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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

(marzo)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES COLPENSIONES

CONTENIDO

1PRESENTACIÓN..................................................................................................2
2IDETIFICACIÓN DE LA ENTIDAD.....................................................................3
3MARCO DE ACTUACIÓN EMPRESARIAL.....................................................5
4MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS......................................................9
5DE LAS RLACIONES JURIDICAS Y ECONÓMICAS CON LOS CONTRATISTAS..................................................................................................11
6LA ENTIDAD Y SU GOBIERNO.........................................................................12
7MECANISMOS DE CONTROL Y DE GESTIÓN.............................................14
15DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN..................................................................18
16CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO...............................20

1. PRESENTACIÓN.

Teniendo en cuenta que las prácticas de Gobierno Corporativo corresponden al conjunto de valores, principios, políticas, reglas, medios, prácticas y procesos por medio de los cuales una organización es dirigida, operada y controlada, buscando la eficiencia, la transparencia, la coherencia y el cumplimiento de los compromisos con sus diversos grupos de interés, la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES ha definido el presente Código de Buen Gobierno, a través del cual se establece el marco de actuación, la estructura de gobierno y las prácticas que orientan las decisiones y las acciones entre quienes intervienen en el proceso de puesta en marcha y el funcionamiento de la Entidad.

Este Código de Buen Gobierno integra las normas, prácticas y procedimientos con base en los cuales COLPENSIONES administra sus asuntos, preserva la ética y declara la transparencia de su gestión, a través de la definición de un referente de comportamiento que genere confianza a partir del reconocimiento y respeto de los derechos de todos los grupos de interés.

Doctrina Concordante

Los principios y valores sobre los cuales se funda este Código son la transparencia, la confianza, la responsabilidad, la fluidez y veracidad de la información, la comunicación efectiva con los diferentes grupos de interés y la clara definición de la estructura de gobierno de COLPENSIONES, para lograr la integridad ética de la entidad, el adecuado manejo de sus asuntos, el cumplimiento de los compromisos con sus grupos de interés, el fortalecimiento de relaciones honestas, constructivas e idóneas y el conocimiento público de su gestión.

Todas las actuaciones de los miembros de la Junta Directiva, directivos, funcionarios, trabajadores, usuarios, contratistas, colaboradores, empleadores y grupos de interés, están enmarcadas en las disposiciones de este Código, para que el gobierno de COLPENSIONES pueda desarrollar su actividad misional dentro de los principios éticos y el buen manejo empresarial.

2. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD.

2.1. NATURALEZA Y OBJETO.

La Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES es una empresa Industrial y Comercial del Estado - EICE del orden nacional, vinculada al Ministerio de la Protección Social, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

COLPENSIONES tiene por objeto la administración estatal del régimen solidario de prima media con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007, como también de las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, incluyendo la administración de los Beneficios Económicos Periódicos en los términos que señale la Constitución y la Ley.

Concordancias

2.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.

Los actos que expida COLPENSIONES para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado. No obstante, podrá expedir los actos administrativos que requiera para el cumplimiento de su objeto y funciones, que se someterán al procedimiento general administrativo previsto en el Código Contencioso Administrativo.

Por su parte, el régimen contractual de COLPENSIONES será el establecido en el Estatuto General de Contratación Pública, y por tanto se le aplicará la excepción prevista en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, y demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten. En consecuencia, los procesos de contratación que desarrolle COLPENSIONES, se realizarán con sujeción a las reglas generales contenidas en el Manual de Contratación de la Entidad, mediante la aplicación de procedimientos eficaces y eficientes que cumplan con los principios de la función administrativa.

Concordancias

2.3. MISIÓN.

Somos la Administradora del régimen de prima media con prestación definida que garantiza el reconocimiento de las prestaciones económicas y los beneficios económicos periódicos en condiciones de sostenibilidad, eficiencia y economía, orientada al exitoso cumplimiento de los procesos que le permiten el desarrollo de su objeto con un talento humano eficiente, competente y comprometido, logrando la satisfacción de nuestros clientes.

Concordancias

2.4. VISIÓN.

Colpensiones se constituirá en una empresa innovadora y sólida, con altos estándares de servicio, y líder en el aseguramiento del sistema pensional colombiano, apoyada en macroprocesos, tecnología y talento humano de la mejor calidad, para crear y mantener relaciones a largo plazo con clientes leales y satisfechos.

2.5. VALORES.

Los valores que inspiran el desarrollo de todas las actividades a cargo de quienes tengan algún vínculo con COLPENSIONES son: la responsabilidad, el respeto, la lealtad, la equidad, la honestidad, la solidaridad, la tolerancia, el compromiso, la comunicación y la transparencia.

2.6. CÓDIGO DE ÉTICA.

COLPENSIONES cuenta con un Código de Ética, el cual constituye un referente formal e institucional de la conducta personal y profesional de todas las personas involucradas con la Entidad, independientemente de su cargo, el cual está estructurado sobre el respeto a la vida, a la libertad de las personas, al cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, a la observancia de los derechos humanos y a la prevalencia del interés general sobre el interés particular en todos los campos de la vida y en particular en el campo de la seguridad social en pensiones.

Mediante su observancia se pretende garantizar el desarrollo de relaciones honestas y constructivas, a partir del reconocimiento de la responsabilidad que la Entidad tiene con sus trabajadores, con sus afiliados, con sus pensionados, con los receptores de beneficios y prestaciones, con los usuarios, con su competencia y con la sociedad colombiana en general. Es por eso que todos los funcionarios y trabajadores de COLPENSIONES tienen el compromiso de observar fielmente las disposiciones contenidas en el Código de Ética y contribuir a su difusión y correcta aplicación.

Concordancias

2.7. COMPROMISO CON LOS FINES DEL ESTADO.

De conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política, las leyes y la reglamentación aplicable a las actividades desarrolladas por COLPENSIONES, la Junta Directiva, el Presidente y su equipo directivo se comprometen a administrar la Entidad bajo los preceptos de integridad y transparencia, gestionar eficientemente los recursos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población

2.8. COMPROMISO CON LA GESTIÓN.

El Presidente y su equipo directivo se comprometen a destacarse por su competencia, integridad, transparencia, liderazgo y responsabilidad social, actuando con objetividad y profesionalismo en el ejercicio de sus cargos, encaminando la gestión y crecimiento de la Entidad en el contexto de los fines sociales del Estado. Para ello se comprometen a orientar sus capacidades y competencias personales y profesionales en cumplimiento de la normatividad vigente, del acatamiento de los procedimientos establecidos y de la finalidad de los mismos, teniendo en cuenta la existencia de un Estado Social de Derecho.

3. MARCO DE ACTUACIÓN EMPRESARIAL.

3.1. RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL.

COLPENSIONES asume su responsabilidad empresarial como la proyección de la Entidad hacia la sociedad, basada en interacciones armoniosas y productivas con sus grupos de interés, mediante las cuales contribuye al crecimiento económico, al bienestar de la comunidad y al desarrollo sostenible.

3.2. IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS.

COLPENSIONES está integrada por un grupo humano organizado para satisfacer necesidades y expectativas de otros grupos humanos, que en su conjunto forman la sociedad, y tiene el imperativo ético de obtener buenos resultados en términos de bienestar para todos, incluyendo aquellas personas que los conforman, participan en éstos, son afectados o son beneficiarios de sus actividades.

Es por eso que la Entidad ha identificado los distintos grupos de interés, como aquéllos que de manera directa o indirecta contribuyen con su gestión o son beneficiarios de la misma, y a través de este Código de Buen Gobierno ha asumido su compromiso frente a cada uno de ellos, facilitando mecanismos de comunicación que permitan atender sus necesidades y expectativas.

Para COLPENSIONES, los objetivos que se persiguen a través de la construcción de relaciones con cada grupo de interés, son los siguientes:

a) Reconocer y garantizar sus derechos.

b) Fomentar una activa participación y cooperación para la creación de valor, la satisfacción de sus expectativas y la construcción del Estado Social de Derecho.

c) Desarrollar mecanismos de mejoras de desempeño que los involucren.

d) Compartir la información relevante para los temas en los que éstos participan, según la normatividad y las leyes vigentes.

e) Buscar el mutuo beneficio entre las partes y garantizar que se encuentren enmarcadas dentro de la debida transparencia y formalidad que éstas ameritan.

3.3. PRINCIPIOS GENERALES EN RELACIÓN CON LOS GRUPOS DE INTERÉS.

Los miembros de la Junta Directiva, directivos, empleados, trabajadores y colaboradores de COLPENSIONES, en relación con los grupos de interés, en todas sus actuaciones deberán tener en cuenta los siguientes principios:

a) No se realizarán negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento contrario a las leyes.

b) Se informarán de manera clara las condiciones de las operaciones y de los servicios ofrecidos por la Entidad, de tal forma que sea posible que los usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan de forma correspondiente.

c)  Se acatarán todos los aspectos legales sobre prácticas comerciales restrictivas, según los principios de la sana competencia, y en ningún caso se incurrirá en conductas de competencia desleal.

d) Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos que sean presentados por usuarios, afiliados, pensionados, destinatarios de beneficios, contratistas, entes externos y ciudadanía en general, deberán ser atendidos de manera adecuada, clara, sencilla, oportuna y precisa.

e) Los contratistas y proveedores de la Entidad serán seleccionados de conformidad con las normas aplicables y el Manual de Contratación.

f) Las relaciones de la Entidad con las entidades gubernamentales y demás autoridades públicas, se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo la observancia de principios éticos.

3.4. COMPROMISOS CON LOS GRUPOS DE INTERÉS.

Los siguientes son los compromisos que COLPENSIONES asume con cada uno de los grupos de interés con que tiene relación:

3.4.1. FUNCIONARIOS, TRABAJADORES Y SUS FAMILIAS.

Promover la participación de los funcionarios y trabajadores de la Entidad, y crear condiciones para el desarrollo integral y armónico de éstos y sus familias.

3.4.2. EMPLEADORES, PENSIONADOS, AFILIADOS, RECEPTORES DE BENEFICIOS Y PRESTACIONES, Y USUARIOS.

Asegurar la satisfacción de los empleadores, pensionados, afiliados, receptores de beneficios y prestaciones, y usuarios, con excelencia en los servicios prestados por la Entidad, contribuir a la calidad de vida de éstos y sus familias con servicios oportunos que correspondan a los derechos que los mismos tienen, y construir relaciones de confianza y transparencia.

3.4.3. CONTRATISTAS.

Crear y mantener relaciones de mutuo beneficio, garantizando la transparencia a través de la aplicación de reglas claras y previamente conocidas, cumpliendo con las condiciones contractuales pactadas entre las partes y promoviendo prácticas responsables entre los contratistas.

3.4.4. ESTADO.

Contribuir a la sostenibilidad financiera del sistema general de pensiones, a la construcción y consolidación del Estado Social de Derecho, asegurar y promover el cumplimiento de las obligaciones con los entes del Estado, particularmente aquéllos que por razón de sus funciones se relacionen directamente con la actividad de la Entidad, y apoyar el fortalecimiento institucional.

3.4.5. MERCADO.

Actuar con lealtad y transparencia y contribuir al desarrollo del mercado, mediante el acatamiento de las disposiciones vigentes sobre prácticas comerciales restrictivas, y evitar cualquier conducta de competencia desleal.

3.4.6. SOCIEDAD Y COMUNIDAD.

Contribuir a la sostenibilidad en términos de bienestar social, crecimiento económico, desarrollo y protección ambiental, en un marco de corresponsabilidad, diálogo, participación y respeto a los derechos humanos.

3.5. DEFENSORÍA DEL CLIENTE.

COLPENSIONES contará con un defensor del cliente, que será nombrado y cumplirá sus funciones en los términos y condiciones establecidas por el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), la Ley 1328 de 2009, el artículo 9o del Decreto 4488 de 2009, los reglamentos y las demás normas que los modifiquen, adicionen o desarrollen. El defensor del cliente conocerá y resolverá las quejas individuales formuladas por los empleadores, pensionados, afiliados, receptores de beneficios y usuarios, relativas a un posible incumplimiento por parte de la Entidad, de las normas legales o internas que rigen el desarrollo o ejecución de los servicios o productos que ofrece o presta, o respecto a la calidad de los mismos.

De conformidad con lo establecido en el literal d), artículo 14 de la Ley 1328 de 2009, el defensor del cliente no podrá asumir el conocimiento y tramitar asuntos relativos al reconocimiento de las prestaciones y de las pensiones de invalidez, de vejez y de sobrevivientes, salvo en los aspectos relacionados con la calidad del servicio y en los trámites del reconocimiento de éstas.

Concordancias

3.6. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y COMUNITARIA.

COLPENSIONES contará con mecanismos encaminados a garantizar la participación ciudadana, con sujeción a lo dispuesto en la normatividad vigente, permitiendo de esta manera la realización del control social sobre su gestión.

Mediante este proceso se garantizará una adecuada gestión en la prestación de los servicios en forma eficiente y oportuna, así la defensa de los derechos y el cumplimiento de los deberes de los distintos grupos de interés.

4. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS.

4.1. CONFIGURACIÓN DE UN CONFLICTO DE INTERESES.

Los miembros de la Junta Directiva, los directivos, funcionarios, trabajadores o colaboradores de COLPENSIONES se encuentran en una situación de conflicto de intereses cuando deban tomar una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, y se encuentren en la posibilidad de escoger entre el interés de la Entidad, cliente, usuario o proveedor de la situación presentada, y su interés propio o el de un tercero, de manera que, de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría un indebido beneficio pecuniario y/o extra-económico que de otra forma no recibiría, desconociendo así un deber legal, contractual, estatutario o ético.

4.2. COMPROMISO FRENTE A LOS CONFLICTOS DE INTERÉS.

COLPENSIONES se compromete a aplicar todos los mecanismos necesarios para garantizar la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés. Para cumplir con este propósito, los miembros de la Junta Directiva, directivos, empleados, trabajadores y colaboradores de COLPENSIONES, tienen prohibido incurrir en cualquiera de las siguientes prácticas.

a. Recibir remuneración, dádiva o cualquier otro tipo de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a la Entidad o a sus grupos de interés;

b. Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros;

c. Realizar gestiones, averiguaciones o trámites a favor de familiares o terceros, relacionados con los asuntos propios de la competencia de la Entidad, por fuera de los canales oficiales, dispuestos específicamente para el suministro de información.

d. Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la transparencia de la gestión de la Entidad y en contra del buen uso de los recursos públicos.

e. Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites, otorgar contratos o vincular personal a la entidad por fuera de los procedimientos previamente establecidos.

4.3. MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS.

Cuando se configure cualquier situación que les reste independencia u objetividad, o en la cual se vean avocados a la adopción de una decisión y/o a alternativas de conducta, en la que tengan la posibilidad de elegir entre el interés de la Entidad y su interés personal o el de terceras personas, los miembros de la Junta Directiva, directivos, empleados, trabajadores y colaboradores de COLPENSIONES deben actuar con diligencia y lealtad hacia la Entidad dentro del marco de conducta contenido en el presente código, y abstenerse de intervenir directa o indirectamente, en las decisiones y/o conductas respecto de las cuales exista o pueda existir conflicto de interés.

Ante toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, el miembro de la Junta Directiva, directivo, empleado, trabajador o colaborador de COLPENSIONES, estará obligado a proceder como si éste existiera.

De presentarse un conflicto de interés real o presunto (porque se tenga duda sobre la existencia del mismo), los miembros de la Junta Directiva, directivos, empleados, trabajadores y colaboradores de COLPENSIONES deberán:

1. Suspender toda actuación e intervención directa o indirecta en las actividades, deliberaciones y/o decisiones que tengan relación con el conflicto real o presunto, e informar por escrito y oportunamente a su superior inmediato. En el caso de los miembros de la Junta Directiva, éstos deberán ponerlo en consideración de la propia Junta.

2.  El superior inmediato se pronunciará sobre la efectiva existencia del conflicto de interés e informará la decisión adoptada. Para el caso de la Junta Directiva, los miembros restantes decidirán sobre la efectiva existencia o no del conflicto de interés, para lo que el miembro de Junta implicado se abstendrá de deliberar y votar. De lo anterior se dejará constancia en las actas de la Junta Directiva. En el evento en que se presente un conflicto de interés por parte de los miembros de la Junta Directiva y con ocasión del mismo no pueda conformarse quórum, los impedimentos deberán ser tramitados ante el Presidente de la República.

3.  En el evento en que el superior inmediato considere la efectiva existencia del conflicto de interés, se deberá designar otro funcionario o trabajador para que dé continuidad a las actividades correspondientes, a través de la realización del proceso respectivo.

4.  Si el conflicto de interés es compartido por el superior inmediato, éste a su vez deberá poner el asunto en conocimiento de su superior, quien procederá de la forma descrita en los numerales anteriores.

5. DE LAS RELACIONES JURIDICAS Y ECONÓMICAS CON LOS CONTRATISTAS.

A continuación se definen las reglas de gobierno de la Entidad, las cuales tienen por objeto regular las relaciones entre sus distintos órganos de gobierno, en beneficio de los grupos de interés.

5.1. REGLAS DE CONTRATACIÓN.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1151 de 2007, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, el Acuerdo No. 02 de 2009 de la Junta Directiva de COLPENSIONES, a través de la Resolución No. 011 de 2010 se dictó el reglamento general de los procesos contractuales al interior de la Entidad.

En consecuencia, con sujeción a lo establecido en el Manual de Contratación, todos los procesos de contratación que realice COLPENSIONES se ajustarán a las disposiciones allí contenidas, con sujeción a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, equidad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, buena fe, responsabilidad jurídica, autonomía de la voluntad, diligencia y cuidado, transparencia, responsabilidad administrativa, confidencialidad y competencia.

Concordancias

6. LA ENTIDAD Y SU GOBIERNO.

6.1. JUNTA DIRECTIVA.

6.1.1. CONFORMACIÓN.

La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, estará integrada por los siguientes miembros:

a) El Ministro de la Protección Social o un Viceministro como su delegado, quien la presidirá.

b) El Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado.

c) Un Representante del Presidente de la República.

Los miembros de la Junta Directiva ejercerán válidamente sus funciones y sólo tendrán que posesionarse ante los organismos de inspección, vigilancia y control, cuando así lo exijan las normas legales o reglamentarias.

6.1.2. FUNCIONES.

Corresponde a la Junta Directiva la dirección de COLPENSIONES, y el cumplimiento de las funciones contenidas en el artículo 10 del Acuerdo No. 002 de 2009, expedido por la Junta Directiva de Colpensiones. Por el cual se adoptan los estatutos internos de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones.

6.1.3. REUNIONES Y CONVOCATORIA.

Las reuniones de la Junta Directiva de COLPENSIONES y su convocatoria, se ajustarán a lo dispuesto en el artículo 11 del Acuerdo No. 002 de 2009, expedido por la Junta Directiva de Colpensiones, Por el cual se adoptan los estatutos internos de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones.

6.1.4. QUÓRUM.

El quórum requerido para el funcionamiento de la Junta Directiva de COLPENSIONES, se ajustará a lo dispuesto en el artículo 12 del Acuerdo No. 002 de 2009, expedido por la Junta Directiva de Colpensiones, "Por el cual se adoptan los estatutos internos de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones”.

6.1.5. INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Con el fin de que los miembros de la Junta Directiva puedan contar para la toma de decisiones con todos los elementos de juicio necesarios, deberán tener acceso a la información relevante de acuerdo al orden del día contenido en la convocatoria.

6.1.6. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Cuando en las reuniones de Junta Directiva se discutan y tomen decisiones acerca de temas que involucren la estrategia comercial de COLPENSIONES u otros que le den ventaja competitiva o tengan que ver con su competitividad en el mercado, la información que se entrega y la que se divulga a los miembros de Junta Directiva para el desarrollo de sus actividades, sólo debe ser utilizada por ellos para el fin por el cual fue entregada y sobre esta información deben guardar la confidencialidad requerida para preservar los intereses de la Entidad.

6.1.7. REGLAMENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA.

El Reglamento Interno de la Junta Directiva establece los principios generales, las reglas de funcionamiento y las normas de conducta de los miembros de la Junta Directiva y de quienes de alguna manera participen en sus reuniones o decisiones.

6.2. PRESIDENTE.

6.2.1. FUNCIONES.

Corresponde al Presidente la administración de COLPENSIONES y el ejercicio de las funciones contenidas en el artículo 10 del Decreto 4488 de 2009 y el artículo 16 del Acuerdo No. 002 de 2009 expedido por la Junta Directiva de Colpensiones, "Por el cual se adoptan los estatutos internos de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones”.

Concordancias

6.2.2. ACTOS DEL PRESIDENTE.

Las decisiones que adopte el Presidente en desarrollo de la gestión industrial o comercial o económica de COLPENSIONES, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado.

En ejercicio de las funciones públicas asignadas por la Ley, los estatutos y las decisiones de la Junta Directiva, además de los contratos que suscriba y que tengan esa naturaleza, los actos que expida el Presidente se denominarán resoluciones, que se numerarán consecutivamente con la indicación de la fecha en que se expidan y estarán bajo custodia del Vicepresidente Administrativo.

6.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

La estructura organizacional de COLPENSIONES, corresponde a aquélla definida en el Decreto 4488 de 2009, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

Concordancias

6.4. POLÍTICA PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, el Decreto 1601 de 2005, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002 y el Acuerdo No. 02 de 2010 de la Junta Directiva de Colpensiones, la provisión de los cargos de empleados públicos del nivel directivo y asesor, según lo dispuesto en el Decreto 4489 de 2009, así como la contratación de los trabajadores oficiales de la Entidad, se realizará a través de procesos de selección por competencias, con base en los perfiles previamente definidos y revisados en conjunto con la Vicepresidencia de Talento Humano, a través de la aplicación de pruebas y entrevistas cuyo resultado debe plasmarse en informes descriptivos, gráficos y comparativos.

Concordancias

6.5. RESPONSABILIDAD CON RESPECTO A LA DELEGACIÓN.

Cuando el Presidente de COLPENSIONES o algún otro miembro autorizado del nivel directivo delegue determinadas funciones, dicha delegación deberá ser acorde con las obligaciones propias de su cargo como administradores y servidores públicos, impartiendo orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones entregadas, y estableciendo sistemas de control y evaluación periódica de las mismas.

7. MECANISMOS DE CONTROL Y DE GESTIÓN.

7.1. CONTROL INTERNO.

El Presidente de COLPENSIONES adoptará las medidas conducentes a controlar que se organice y suministre la información que requieran las autoridades, en ejercicio de actuaciones técnicas, administrativas, fiscales o judiciales.

COLPENSIONES fomentará el autocontrol, la autogestión, la autorregulación y la ejecución de evaluaciones permanentes a través de las cuales se verifique el cumplimiento de las directrices impartidas por los órganos de gobierno, se realice un seguimiento a las acciones definidas, se evalúen los resultados y se presenten propuestas para el mejoramiento del sistema de control empresarial.

Para el efecto, el Presidente de la entidad será responsable de:

a) Asegurar de manera razonable que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los propósitos de la Entidad.

b) Promover la eficacia, la eficiencia de las actividades empresariales.

c) Garantizar el cumplimiento de la normatividad interna y externa en cada una de las actividades empresariales.

d)  Asegurar la definición e implementación de medidas para prevenir o mitigar los riesgos que puedan afectar los recursos de la Entidad y el logro de los propósitos empresariales.

e)  Mejorar de manera continua la gestión empresarial.

f) Establecer mecanismos eficientes y seguros para la administración y divulgación de la información financiera y no financiera a todos los grupos de interés, promoviendo así principios de transparencia.

COLPENSIONES establecerá el Sistema de Control Interno y diseñará los métodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, así como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servidores se ciñan a los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, a la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias que se expidan sobre el particular para COLPENSIONES, como entidad pública y administradora del Régimen de Prima Media

7.2. GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS.

COLPENSIONES reconoce que en el desarrollo de sus actividades afronta riesgos de diferente naturaleza, por lo cual se compromete a adoptar los mecanismos y las acciones necesarias para la gestión integral de los mismos, de tal forma que se prevengan o minimice su impacto, mediante la implementación de los sistemas de administración de riesgos establecidos por los entes de control y vigilancia, SARO, SARLAFT, SARC, SARM SARL, SARF, entre otros.

A través de la implementación de un sistema de gestión Integral de riesgos, COLPENSIONES podrá planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos y actividades necesarios para prevenir o mitigar los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la Entidad. Esta gestión se hace mediante la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y control de los riesgos, logrando así transmitir responsabilidad y compromiso empresarial con el manejo de los mismos.

7.3. CONTROL EXTERNO.

7.3.1. REVISORÍA FISCAL.

COLPENSIONES tendrá un Revisor Fiscal con su suplente, que se designarán y posesionarán en los términos y condiciones establecidas por el artículo 79 del Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) y las demás normas que lo modifiquen o adicionen. El Revisor Fiscal cumplirá las funciones establecidas en la Ley y en los reglamentos.

La Revisoría Fiscal deberá ser ejercida por una firma que cumpla con los requisitos exigidos por la ley y adicionalmente con las condiciones establecidas en el respectivo proceso de selección que se realice con sujeción al Manual de Contratación de la Entidad.

Concordancias

7.3.2. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

En su calidad de empresa administradora del Régimen de prima media con prestación definida, de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y la Ley 1328 de 2009 y las demás normas que las reglamenten, modifiquen o adicionen, COLPENSIONES estará sujeta a la supervisión y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, en los términos establecidos en la Ley y las demás disposiciones vigentes.

Concordancias

7.3.3. MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 44 de la Ley 489 de 1998, la orientación del ejercicio de las funciones a cargo de los organismos y entidades que conforman un Sector Administrativo, está a cargo del Ministro a cuyo despacho se encuentran adscritos o vinculados, sin perjuicio de las potestades de decisión, que de acuerdo con la ley y los actos de creación o de reestructuración, les correspondan. Para este caso, se aplicarán las normas vigentes, teniendo en cuenta que COLPENSIONES está vinculada al Ministerio de la Protección Social.

Notas del Editor

7.3.4. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y las demás normas vigentes, la Contraloría General de la República ejerce el control, vigilancia e investigación de la gestión de los recursos públicos en los entes estatales, incluyendo a COLPENSIONES.

7.3.5. ENTIDADES CERTIFICADORAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

Estas entidades realizarán las correspondientes auditorías de verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas correspondientes de los sistemas de gestión certificados.

7.3.6 OTROS ÓRGANOS DE CONTROL Y ORGANISMOS INDEPENDIENTES.

COLPENSIONES suministrará la información solicitada y atenderá los requerimientos formulados por otros organismos tales como la Procuraduría General de la Nación, la Contaduría General de la Nación, y la Oficina del Zar Anticorrupción, y organismos independientes, entre otros, de conformidad con las disposiciones vigentes, dentro de la órbita de sus competencias.

7.4. CONTROL DISCIPLINARIO.

Los empleados públicos y trabajadores oficiales de COLPENSIONES, en su condición de servidores públicos, están obligados en todas sus actuaciones a salvaguardar la moralidad administrativa, la transparencia, legalidad, igualdad, imparcialidad, celeridad, economía y publicidad, lo mismo que a cumplir los deberes y respetar las prohibiciones establecidos para esa clase de servidores. Dada su calidad, los empleados públicos y trabajadores oficiales de la Entidad, se encuentran sometidos al régimen disciplinario contenido en la Ley 734 de 2002 y demás normas aplicables. Por su parte, el control interno disciplinario en COLPENSIONES está en cabeza de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

7.5. CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

Para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, COLPENSIONES tendrá un oficial de cumplimiento y su suplente, nombrados por el Presidente de la Entidad de entre los funcionarios del nivel asesor, que se posesionarán y cumplirán sus funciones, conforme lo establecido por el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), los reglamentos y demás normas que los modifiquen o adicionen.

7.6. JURISDICCIÓN COACTIVA.

COLPENSIONES tiene jurisdicción coactiva para hacer exigible los créditos a favor, en desarrollo de las normas establecidas para entidades públicas en el orden nacional, entre otras, la Ley 6a de 1992 y las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

7.7. COMPROMISO FRENTE AL MECI.

COLPENSIONES se compromete a aplicar el Modelo Estándar de Control Interno -MECI (adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 de 2005), y velar por su cumplimiento por parte de todos los funcionarios y trabajadores de la Entidad, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente

7.8. COMPROMISO FRENTE A LAS NORMAS DE CALIDAD.

COLPENSIONES se compromete a implementar las normas de calidad que correspondan a su naturaleza y a su objeto social, velando por su cumplimiento por parte de todos los funcionarios y trabajadores, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, generando un ambiente de mejoramiento continuo.

8. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN.

8.1. INFORMACIÓN GENERAL.

Corresponde a la información relacionada con las cuestiones materiales de la Entidad, su gobierno, organización, planes y demás información de carácter público, que es dada a conocer a través de los distintos medios de comunicación como prensa, folletos y la página web de la entidad www.colpensiones.gov.co.

COLPENSIONES divulga toda la información que de conformidad con la normatividad vigente deberá remitir a la Superintendencia Financiera con la periodicidad requerida y dar a conocer al público en general.

8.3. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.

COLPENSIONES se compromete a atender las peticiones, quejas, solicitudes, reclamaciones, consultas e informaciones referentes a la administración, a los productos y/o servicios, a las cuales se les dará respuesta adecuada, clara, sencilla, oportuna y precisa, en los términos previstos por la ley, a través de los diferentes medios y canales para la recepción de este tipo de solicitudes, incluyendo la defensoría del cliente. COLPENSIONES se encargará de establecer el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren al igual que su seguimiento y control, en cuanto sean de su competencia.

8.4. INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL.

Corresponde a la información que tiene reserva por mandato legal y/o a aquélla relacionada con las actividades de COLPENSIONES que corresponde al desarrollo de los trabajos, análisis o evaluaciones, que compromete la estrategia de la Entidad, que otorga ventajas competitivas y que compromete la seguridad o integridad de los funcionarios, trabajadores o instalaciones, entre otras.

8.5. MEDIOS DE INFORMACIÓN.

La información correspondiente al desarrollo de las actividades de COLPENSIONES será publicada permanentemente en la página web de la Entidad. La información no suministrada por dicho medio, deberá ser solicitada por escrito, expresando las razones de la solicitud y fines de la información. La atención de este tipo de solicitudes se realizará con sujeción a las normas aplicables sobre la materia.

8.6. COMPROMISO CON “GOBIERNO EN LÍNEA”.

COLPENSIONES se compromete a poner especial interés en la aplicación efectiva del Programa "Gobierno en Línea”, a través de la implantación de las acciones necesarias para mantener actualizada la página Web de la Entidad, con la más completa información requerida por los grupos de interés.

9. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO.

9.1. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO.

Corresponde a la Junta Directiva y al Presidente de COLPENSIONES velar por el permanente cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Código de Buen Gobierno. La Junta Directiva podrá nombrar un Comité para el conocimiento de los asuntos relacionados con la aplicación de este Código. Adicionalmente, la Revisoría Fiscal podrá conocer de las quejas que se presenten por violación de las normas contenidas en el Código de Buen Gobierno y dar traslado a la Junta Directiva de los hallazgos que arrojen dichas investigaciones.

9.2. MECANISMOS DE VERIFICACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

Con el fin de garantizar el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, la Entidad diseñará e implementará un mecanismo que le permita verificar el cumplimiento de los compromisos contenidos en el mismo, que tenga un carácter integral, verificable, personal y determinable. Este mecanismo de verificación estará a cargo de la Oficina de Control Interno de la Entidad.

9.3. DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

El Código de Buen Gobierno hará parte de los contenidos de los procesos de inducción de todos los funcionarios y trabajadores que se vinculen a COLPENSIONES. Así mismo, el contenido de las disposiciones de este Código de Buen Gobierno, se entenderán incorporadas al reglamento interno de trabajo que expida la Entidad.

El Código de Buen Gobierno de COLPENSIONES será un documento de libre consulta por parte de todos los grupos de interés, y estará disponible en la página web de la Entidad.

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633]
Última actualización: 26 de agosto de 2014