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RESOLUCION 1092 DE 2004

(octubre 27)

Diario Oficial 45.747 de 29 de noviembre de 2004

EMPRESA TERRITORIAL PARA LA SALUD

LA PRESIDENTE DE LA EMPRESA TERRITORIAL PARA LA SALUD, ETESA,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, especialmente las previstas en el artículo 4o de la Ley 80 de 1993, artículo 115 de la Ley 489 de 1997, la Resolución número 090 de 2001, y la Resolución número 0394 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4o de la Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, al considerar los deberes de las entidades estatales establece que estas tendrán l a obligación de vigilar la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad máxime cuando estos correspondan al ejercicio de una actividad que constituye monopolio estatal de arbitrio rentístico;

Que igualmente el artículo 4o Ibídem, establece como deber de las Entidades Públicas la de adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa;

Que el artículo 7o de la Ley 643 de 2001 dispone que la operación por intermedio de terceros es aquella que realizan personas jurídicas, en virtud de autorización, mediante contratos de concesión o contratación en términos de la Ley 80 de 1993, celebrados con las entidades territoriales, las empresas industriales y comerciales del Estado, de las entidades territoriales o con las sociedades de capital público autorizadas para la explotación del monopolio;

Que la reglamentación de la Ley 643 de 2001, por medio de los Decretos 2482 de 2003, 2483 de 2003, y 2121 de 2004, los cuales regularon las modalidades de Apuestas en Eventos Deportivos, Caninos, Gallísticos y Similares, y Juegos Localizados, y Juegos Novedosos, los cuales son competencia de Etesa genera el perfeccionamiento y ejecución permanente de contratos de concesión de juegos de suerte y azar lo cual hace necesario adoptar en la entidad un documento que consigne los aspectos esenciales de la interventoría y permita la cabal ejecución de dichos contratos;

 Que el Gobierno Nacional, expidió el Decreto 146 de 2004, por el cual modificó la estructura de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa y en su artículo 10, numeral 5o, asignó funciones a la Vicepresidencia Comercial de Coordinación de la interventoría a los operadores de las distintas modalidades de juegos de suerte y azar;

Que el Presidente de Etesa expidió la Resolución número 0394 de 8 de agosto de 2002, por medio de la cual delegó y desconcentró el ejercicio de funciones y se fijaron los procedimientos en materia de contratación administrativa y en su artículo Décimo Sexto estableció las reglas para la interventoría y supervisión de contratos o convenios;

Que es necesario adoptar procedimientos y metodologías en materia de interventoría de los contratos suscritos por la Empresa Territorial para la Salud Etesa;

Que se ha elaborado la Primera Versión del Manual de Interventoría, cuyo original deberá reposar en el Archivo Central de la Empresa Territorial para la Salud Etesa y copia autenticada deberá permanecer en la Secretaría General de la Entidad;

Que el Manual de Interventoría ha sido elaborado de forma tal que permite su actualización periódica; el Asesor de Interventoría, será el encargado de actualizarlo como mínimo una vez al año y cuando las circunstancias lo ameriten. Cualquier modificación deberá ser aprobada por la Presidencia de Etesa mediante Resolución;

Que es responsabilidad de la Secretaría General, dar a conocer el Manual de Interventoría y sus modificaciones y/o actualizaciones entre los funcionarios, personal profesional y directivo que tenga relación con la actividad; exigir y dar cumplimiento a la aplicación del mismo, así como proponer al Asesor de Interventoría las modificaciones que se requieran en cualquier momento;

Que en virtud de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adoptar por las razones expuestas en la parte considerativa de la presente resolución, el Manual de Interventoría para la Empresa Territorial para la Salud Etesa el cual forma parte integral de la presente resolución.

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ARTÍCULO 2o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de octubre de 2004.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

La Presidenta,

GLORIA BEATRIZ GIRALDO HINCAPIÉ.

Vo. Bo. del Jefe Oficina Asesora Jurídica,

JUAN GUILLERMO HERRERA LUNA.

Indice

PRESENTACION

La Interventoría

Normatividad Vigente

Designación del Interventor

Procedimiento General

Documentación del contrato

Iniciación de actividades

Funciones y obligaciones del interventor durante la ejecución del contrato

Funciones y obligaciones del interventor durante la etapa de terminación y liquidación del contrato

Informes de Interventoría

Glosario

Formatos

Verificación de actividades a la iniciación del contrato

Verificación de actividades en la ejecución del contrato

Verificación de actividades durante la terminación y liquidación del contrato.

Presentación

La transferencia de ingresos al sector de la salud y la sostenibilidad financiera de Etesa como entidad del Estado dedicada al control de juegos de suerte y azar, dependen en gran medida del control que efectúe a los juegos en el país. Siendo el control una actividad primordial en las labores de todo interventor, Etesa ha visto la necesidad de adoptar un manual que facilite la ejecución y el cumplimiento de dichas labores.

Este documento es un Manual de Interventoría que iden tifica las actividades y responsabilidades que deberán asumir los interventores en la ejecución de la vigilancia y control de los contratos que Etesa tiene suscritos, desde una perspectiva técnica, administrativa, jurídica y financiera. Contiene acciones generales comunes que deberán ser atendidas por los interventores que la Empresa designe.

El Manual contribuye a mejorar la calidad de la interventoría y la gestión de la Empresa, estableciendo criterios y procesos compatibles con el proceso de calidad que actualmente se adelanta en la Empresa, orientando los esfuerzos hacia la búsqueda del incremento en el recaudo de recursos para la salud.

Este manual debe entenderse como una herramienta gerencial, que permite racionalizar la actividad de la interventoría y fijar parámetros mínimos para su ejecución.

Las acciones incluidas en este Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los interventores; los Vicepresidentes, la Secretaría General, la Oficina Jurídica y Control Interno velarán por la correcta aplicación del mismo.

Como todo plan, proceso o estrategia, es susceptible de mejorarse y complementarse con los aportes permanentes de los funcionarios de la Empresa, en la medida que su implementación y uso así lo vayan sugiriendo.

Ha sido un deseo de la Presidencia, mejorar sustancialmente la práctica de la interventoría, en el convencimiento que redundará en un incremento importante de los recaudos. Invito a todos los funcionarios a seguir construyendo en equipo, herramientas gerenciales que contribuyan al mejoramiento de esta organización que es de todos los colombianos.

La Presidenta,

Gloria Beatriz Giraldo Hincapié.

1. La Interventoría

El Interventor es la persona encargada por la Empresa de efectuar la supervisión, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de un contrato.

Como representante de la entidad y máxima autoridad del contrato, debe desarrollar labores financieras, administrativas, técnicas, legales y comerciales cuyo alcance está indicado en las normas colombianas vigentes y las resoluciones que sobre la materia se han expedido en la entidad, en estrecha concordancia con las obligaciones establecidas por Etesa en los contratos a los cuales se les efectúan interventoría.

Los objetivos generales de la labor de interventoría son los siguientes:

1. Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, establecidas en el contrato suscrito con la Empresa.

2. Verificar el cumplimiento de las metas contractuales en las condiciones de tiempo, costo y calidad solicitados en el contrato.

3. Verificar el cumplimiento de la normatividad y requerimientos vigentes de las autoridades nacionales, departamentales y municipales competentes.

4. Velar porque las relaciones entre la Empresa y el Contratista, las autoridades de regulación y control y la ciudadanía en general, sean llevadas de tal forma que se logre un entendimiento permanente entre las partes.

5. Llevar el control del archivo de interventoría con la finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato.

2. Normatividad Vigente

El interventor es un representante de Etesa en la ejecución del contrato de operación. Debe ser consciente de sus derechos y obligaciones, contenidos en leyes, decretos, resoluciones y circulares que rigen el ejercicio de la contratación en las entidades estatales. El interventor responde civil, penal, fiscal y disciplinariamente, por el incumplimiento de sus obligaciones.

El interventor deberá tener en cuenta el texto del contrato y la normatividad vigente, parte de la cual se incluye a continuación:

1. Ley 80 de 1993

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ARTÍCULO 3o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.

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ARTÍCULO 4o. DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales:

1. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.

2. Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

3. Solicitarán la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

4. Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra estos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.

5. Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a mundialmente o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.

6. Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

7. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual.

8. Adoptarán las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.

Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado.

9. Actuarán de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

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ARTÍCULO 5o. DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS CONTRATISTAS. Para la realización de los fines de que trata el artículo 3o de esta ley, los contratistas:

1. Tendrán derecho a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que el valor intrínseco de la misma no se altere o modifique durante la vigencia del contrato.

En consecuencia tendrán derecho, previa solicitud, a que la administración les restablezca el equilibrio de la ecuación económica del contrato a un punto de no pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a los contratistas. Si dicho equilibrio se rompe por incumplimiento de la entidad estatal contratante, tendrá que restablecerse la ecuación surgida al momento del nacimiento del contrato.

2. Colaborarán con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que este sea de la mejor calidad; acatarán las órdenes que durante el desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrarán con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.

3. Podrán acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren.

Las autoridades no podrán condicionar la participación e n licitaciones o concursos ni la adjudicación, adición o modificación de contratos, como tampoco la cancelación de las sumas adeudadas al contratista, a la renuncia, desistimiento o abandono de peticiones, acciones, demandas y reclamaciones por parte de este.

4. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello.

5. No accederán a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho.

Cuando se presenten tales peticiones o amenazas, los contratistas deberán informar inmediatamente de su ocurrencia a la entidad contratante y a las demás autoridades competentes para que ellas adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. El incumplimiento de esta obligación y la celebración de los pactos o acuerdos prohibidos, dará lugar a la declaratoria de caducidad del contrato.

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ARTÍCULO 14. DE LOS MEDIOS QUE PUEDEN UTILIZAR LAS ENTIDADES ESTATALES PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL. Para el cumplimiento de los fines de la contratación, las entidades estatales al celebrar un contrato:

1. Tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, podrán, en los casos previstos en el numeral 2o de este artículo, interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado.

En los actos en que se ejercite algunas de estas potestades excepcionales deberá procederse al reconocimiento y orden de pago de las compensaciones e indemnizaciones a que tengan derecho las personas objeto de tales medidas y se aplicarán los mecanismos de ajuste de las condiciones y términos contractuales a que haya lugar, todo ello con el fin de mantener la ecuación o equilibrio inicial.

Contra los actos administrativos que ordenen la interpretación, modificación y terminación unilaterales, procederá el recurso de reposición, sin perjuicio de la acción contractual que puede intentar el contratista, según lo previsto en el artículo 77 de esta ley.

2. Pactarán las cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad en los contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio estatal, la prestación de servicios públicos o la explotación y concesión de bienes del Estado, así como en los contratos de obra. En los contratos de explotación y concesión de bienes del Estado se incluirá la cláusula de reversión.

Las entidades estatales podrán pactar estas cláusulas en los contratos de suministro y de prestación de servicios.

En los casos previstos en este numeral, las cláusulas excepcionales se entienden pactadas aún cuando no se consignen expresamente.

PARÁGRAFO: En los contratos que se celebren con personas públicas internacionales, o de cooperación, ayuda o asistencia; en los interadministrativos; en los de empréstito, donación y arrendamiento y en los contratos que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las entidades estatales que no correspondan a las señaladas en el numeral 2o de este artículo, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, así como en los contratos de seguro tomados por las entidades estatales, se prescindirá de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales.

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ARTÍCULO 17. DE LA TERMINACIÓN UNILATERAL. La entidad en acto administrativo debidamente motivado dispondrá la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos:

1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.

2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.

3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.

4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.

Sin embargo, en los casos a que se refieren los numerales 2o y 3o, de este artículo podrá continuarse la ejecución con el garante de la obligación.

La iniciación de trámite concordatario no dará lugar a la declaratoria de terminación unilateral. En tal evento la ejecución se hará con sujeción a las normas sobre administración de nego cios del deudor en concordato. La entidad dispondrá las medidas de inspección, control y vigilancia necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto contractual e impedir la paralización del servicio.

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ARTÍCULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio

1. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

2. Los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

3. Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.

4. Las actuaciones de los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia.

5. La responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección será del jefe o representante de la entidad estatal quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, ni a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma.

6. Los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato.

7. Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.

8. Los contratistas responderán y la entidad velará por la buena calidad del objeto contratado.

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ARTÍCULO 53. De la responsabilidad de los consultores, interventores y asesores. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, Interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, Interventoría o asesoría:

2. Ley 734 de 2002

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ARTÍCULO 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:

No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

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ARTÍCULO 53. SUJETOS DISCIPLINABLES. El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de Interventoría en los contratos estatales, que ejerzan funciones públicas, en lo que tienen que ver con estas; presten servicios públicos a cargo del Estado, de los contemplados en el artículo 366 de la Constitución Política, administren recursos de este, salvo las empresas de economía mixta que se rijan por el régimen privado.

Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva.

3. Designación del Interventor

Para ejercer la lnterventoría de un contrato, la Entidad designará a una persona natural o jurídica idónea en la materia objeto del contrato, mediante comunicación escrita por parte del funcionario competente. Esta actividad no podrá ser delegada.

Dicha labor se entenderá iniciada a partir de la fecha de recibo de la comunicación escrita por parte del funcionario competente, al funcionario designado.

4. Procedimiento General

4.1 Documentación del contrato

El Interventor reunirá copia de los siguientes documentos del contrato:

1. Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al interventor conocer la normatividad vigente.

2. Pliegos de condiciones.

3. Correspondencia cruzada durante el proceso de licitación o de solicitud de concesión según el caso.

4. Contrato.

5. Pólizas de garantía.

6. Propuesta.

7. Resolución de adjudicación.

8. Especificaciones técnicas, manuales, folletos y en general toda la información técnica que haya sido aportada por el contratista a la Empresa.

4.2. Iniciación de actividades

El Interventor elaborará y suscribirá junto con el contratista, el acta de iniciación del contrato en los casos en que ello se requiera.

El interventor estudiará los documentos del contrato, con el propósito de conocer de la mejor forma posible la labor que realizará el contratista, de modo que pueda realizar de manera efectiva la labor de interventoría.

Si el Interventor determina que la documentación está incompleta o no cumple con alguna exigencia del contrato, lo comunicará a la Oficina Jurídica para que se proceda según su recomendación.

El Interventor conformará el archivo del contrato con la documentación indicada en el numeral 4.1, la cual estará a su cargo hasta que se liquide el contrato, se cierre el archivo y se entregue a la Oficina Jurídica para su posterior revisión y archivo.

Cuando por cualquier circunstancia el Interventor no pue da ejercer la actividad encomendada, deberá informarlo a la Oficina Jurídica mediante comunicación motivada. En tal caso, la Oficina Jurídica estudiará el caso y determinará las acciones a seguir.

4.3. Funciones y obligaciones del interventor durante la ejecución del contrato

El Interventor tendrá las siguientes funciones y obligaciones durante el período de vigencia del contrato a supervisar:

4.3.1. Funciones administrativas

1. Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo.

2. Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del Contratista.

3. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

4. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que Etesa intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

5. Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma a la Oficina Asesora Jurídica.

6. Coordinar con las dependencias de Etesa que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

7. Toda la correspondencia externa que surja en desarrollo de un contrato será tramitada a través de la interventoria. El Interventor tramitará todos los documentos recibidos, llevando un control pormenorizado del estado de cada gestión al interior de Etesa.

8. Evitar que por causas atribuibles a Etesa se rompa el equilibrio financiero del contrato.

9. Programar y coordinar reuniones periódicas con el contratista, para analizar el estado de ejecución y avance del contrato cuando a ello hubiere lugar.

10. Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos; de igual manera, presentar los informes necesarios para atender los requerimientos efectuados por otras entidades públicas, respecto de las obligaciones a su cargo.

11. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

12. Vigilar el desarrollo de los trabajos con base en lo estipulado en el contrato, teniendo en cuenta los objetivos y alcances básicos del objeto contratado y las obligaciones y especificaciones dadas por la Entidad.

13. Exigir el cumplimiento estricto del contrato, convenios, acuerdos, actas y autorizaciones.

14. Si es del caso enviar a la Oficina Jurídica de Etesa con quince (15) días calendario de anticipación al vencimiento del plazo pactado, la solicitud de prórroga y/o adición del mismo para que conceptúe si es viable o no aceptar la petición al respecto. Esta solicitud deberá ir acompañada del concepto del interventor.

15. Informar al jefe inmediato y a la Oficina Jurídica de Etesa sobre cualquier motivo que lleve a la suspensión del contrato, haciendo una explicación pormenorizada y manifestando el tiempo por el cual se debe suspender la ejecución de los trabajos, informe que debe ser presentado en forma inmediata y tan pronto tenga conocimiento del hecho o hechos que justifiquen o conlleven a la suspensión, informe este, que debe ser remitido oportunamente a la Oficina Asesora Jurídica con el fin de que esta elabore la respectiva acta de suspensión.

16. Informar en forma inmediata a la Oficina Asesora Jurídica y al ordenador del gasto, de las modificaciones que incidan en el alcance o valor del mismo, con el fin de que se tomen las medidas respectivas.

17. Velar y exigir al contratista que las garantías contempladas en el contrato, estén vigentes por todo el plazo de ejecución y vigencia de los compromisos contractuales y que sean presentadas y renovadas oportunamente.

18. Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, serán elaboradas por el interventor. Todas las fechas que figuren en cada una de las actas deben corresponder a la misma fecha en que ocurrió el evento.

19. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas en el contrato, por parte del contratista, deberá informar a la Oficina Jurídica para que ésta revise, analice, y/o evalúe la procedencia y pertinencia de imponer sanciones contractuales o aplicar las cláusulas excepcionales que se hubieren estipulado.

Realizada esta gestión, informará al funcionario competente para la adopción de las medidas que correspondan.

20. Exigir al contratista cuando a ello hubiere lugar y para la expedición de la certificación del cumplimiento mensual, los pagos correspondientes a los sistemas de salud y pensión, de conformidad con la normatividad vigente (Decreto 1703 de 2002 y Decreto 510 de 2003).

21. Todos los originales de las actas y demás documentos del contrato, estarán acompañados de sus soportes y serán archivados en el archivo del contrato en forma secuencial, foliados y registrados en el índice que debe permanecer en la contraportada de cada carpeta, excepto los originales de los documentos que sean soporte para pago, los que reposarán en la Vicepresidencia Financiera.

22. En ningún caso el Interventor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato. Cuando las modificaciones impliquen adiciones en valor o en plazo, estos documentos serán suscritos por la Presidencia una vez obtenga la recomendación por parte del interventor y el visto bueno de la Oficina Jurídica.

4.3.2 Funciones Técnicas

1. Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones, estas deberán someterse a la Vicepresidencia respectiva, previo concepto del Interventor.

2. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a los que haya lugar.

3. Certificar el cumplimiento del contrato cuando le sea solicitado.

4. Certificar oportunamente el recibo a satisfacción del servicio, obra o bienes según lo estipulado en el texto del contrato. Bajo ninguna circunstancia, podrá emitir certificación para el último pago del contrato o convenio que vigila, sin que se hayan ejecutado y obtenido todos los resultados perseguidos en el objeto, términos de referencia, propuesta y cuerpo de obligaciones del mismo. Para expedir esta certifi cación deberá hacer las verificaciones de cumplimiento legal, del cronograma de actividades y de los resultados obtenidos.

5. Confrontar con las normas técnicas, la calidad de los bienes y servicios contratados, y si es el caso, comunicar oportunamente el incumplimiento o siniestro a la Secretaría General, con el fin de tomar las medidas necesarias.

6. En caso de incumplimiento parcial o total dentro del plazo de ejecución del contrato, convenio y/o acuerdo, el Interventor deberá requerir por escrito al contratista dentro de un término no mayor a 30 días de conocido el hecho causal de incumplimiento, para que este se allane al cumplimiento de sus obligaciones contractuales, sin perjuicio de las sanciones o acciones que se puedan interponer ante la reiteración de la conducta del mismo; copia de dicho requerimiento, deberá ser enviada a la Oficina Asesora Jurídica para lo de su competencia.

7. Mantener actualizada la información y archivar toda la documentación relativa al contrato.

8. Notificar a la Oficina Jurídica cuando por cualquier circunstancia no pueda ejercer la actividad de Interventoría y/o de control y vigilancia del contrato o convenio asignado.

9. Notificar al Grupo de Servicios Administrativos y Talento Humano, de la terminación del contrato vigilado con el fin de que este proceda al recibo de los bienes devolutivos asignados al contratista para el cumplimiento de su actividad.

4.3.3 Funciones Financieras

1. Mantener actualizada la información referente al estado financiero del contrato, convenio y/o acuerdo.

2. Mantenerse informado del estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como de las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo, requiriendo periódicamente información sobre estos aspectos a las dependencias correspondientes de Etesa.

3. Revisar y tramitar ante la dependencia de Etesa que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

4. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante la ejecución del contrato, convenio y/o acuerdo, las condiciones financieras existentes al momento de propo ner en los casos en que se haya contratado a través de licitación pública, concurso o contratación directa.

5. Verificar que el contrato está debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en este sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

4.3.4 Funciones Legales

1. Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes durante su ejecución.

2. Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a Etesa, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la Ley.

3. Solicitar oportunamente la aplicación de sanciones en contra del contratista cuando a ello hubiere lugar, sustentando tal acción.

4. Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.

5. Es deber del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista, resolverlas por escrito oportunamente si son de su competencia y emitir un concepto y recomendación sobre las que no lo sean, remitiéndolas a la Oficina Jurídica o a la Vicepresidencia respectiva.

6. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

7. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

8. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

4.4 Funciones y obligaciones del interventor durante la etapa de terminación y liquidación del contrato

1. Solicitar a la Vicepresidencia Financiera la relación de pagos efectuados, al contratista o por el concesionario según sea el caso. Con base en toda la información producida durante el contrato, elaborar y remitir a la Oficina Jurídica el proyecto de acta de liquidación del contrato, una vez terminado el plazo de ejecución.

2. El acta de liquidación final será elaborada por el Interventor, con el visto bueno de la Oficina Asesora y suscrita por el Contratista, el Interventor y el ordenador del gasto.

3. Anexar toda la información de soporte del acta final de liquidación.

4. Entregar por escrito sus órdenes o sugerencias, enmarcadas dentro de los términos del contrato.

5. Una vez liquidado el contrato, el Interventor efectuará el cierre y entrega del archivo a la Oficina Jurídica para su revisión y posterior envío al archivo, actividad que consiste en la elaboración y presentación de los siguientes documentos:

1. Pliegos de condiciones.

2. Correspondencia cruzada con el Contratista y con los funcionarios de las diferentes dependencias de la Entidad, desde el inicio del proceso de licitación o de solicitud de concesión según el caso, hasta la liquidación del contrato.

3. Contrato.

4. Pólizas de garantía.

5. Propuesta.

6. Resolución de adjudicación.

7. Especificaciones técnicas, manuales, folletos y en general toda la información técnica que haya sido aportada por el contratista a la Empresa durante la ejecución del contrato.

8. Pólizas que se exijan con posterioridad a la liquidación del contrato.

9. Informe final de Interventoría

5. Informes de interventoría

El Interventor presentará un informe mensual que contenga aspectos que a su juicio reflejen de la mejor forma el desarrollo y el estado actual del contrato. El profesional encargado de la Coordinación de Interventoría, revisará los informes y efectuará las recomendaciones del caso relacionadas con el contenido, la metodología y el tipo de información incluida en el mismo. El Interventor deberá buscar que dicho informe sea claro, simple, normalizado, periódico, que contenga todos los aspectos que se requiera conocer por parte de la Entidad, entre otros los siguientes:

1. Información básica del contrato (Objeto, valor, plazo y fechas relevantes).

2. Balance financiero del contrato.

3. Descripción de actividades ejecutadas durante el período.

4. Opinión sobre cumplimiento de obligaciones a cargo del contratista.

5. Opinión sobre cumplimiento de obligaciones a cargo de Etesa.

6. Evidencia de controles efectuados al contratista por parte del Interventor.

7. Recomendaciones del interventor.

8. Nombre y firma del interventor.

El Interventor incluirá en el informe mensual de actividades, los formatos necesarios que le permitan presentar mejor la información, de acuerdo con las recomendaciones de la Coordinación de Interventoría.

6. Glosario

Para la aplicación del presente Manual, se incluye un glosario de los términos más empleados en la contratación estatal y particularmente en labores de Interventoría.

1. Entidad estatal

Se denominan entidades estatales:

"La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles."...

2. Servidor público

Se denominan servidores públicos:

a) Las personas naturales que prestan sus servicios dependientes a los organismos y entidades de que trata este artículo, con excepción de las asociaciones y fundaciones de participación mixta en las cuales dicha denominación se predicará exclusivamente de sus representantes legales y de los funcionarios de los niveles directivo, asesor o ejecutivo o sus equivalentes en quienes se delegue la celebración de contratos en representación de aquellas;

b) Los miembros de las corporaciones públicas que tengan capacidad para celebrar contratos en representación de estas.

3. Términos de referencia

Son las condiciones mínimas requeridas para adelantar el contrato, describen las necesidades de la Entidad, así

1. Objeto del contrato.

2. Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad.

3. Presupuesto oficial.

4. Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los mismos.

5. Criterios de desempate.

6. Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las ofertas, referidos a la futura contratación.

7. Fecha y hora límite de presentación de las ofertas.

8. Término para la evaluación de las ofertas y adjudicación del contrato.

9. Plazo y forma de pago del contrato.

4. Contrato. Definición Ley 80 de 1993

Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los siguientes:

1. Contrato de obra.

Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

2. Contrato de consultoría.

Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

3. Contrato de prestación de servicios.

Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

4. Contrato de concesión, Ley 643 de 2004.

Son contratos de concesión los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

5. Objeto contractual

Es la necesidad de la Entidad, es la actividad que debe adelantar el contratista en virtud del contrato celebrado y debe corresponder a actividades precisas.

6. Interventoría

Es el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y en lo estipulado en el respectivo contrato.

7. Interventor

Persona natural o jurídica designada por la Entidad para ejercer las funciones de supervisión, vigilancia y seguimiento del contrato.

8. Garantía única

Consiste en pólizas de seguros o avales bancarios, que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y que debe encontrarse vigente durante los términos de ejecución y liquidación del contrato.

En el evento de no constituirse o prorrogarse la garantía única dentro de los términos establecidos en el acto o contrato, procederá la declaratoria de caducidad y la entidad pública podrá hacer efectiva también la cláusula penal:

9. Cláusula penal

Código Civil artículo 1592: "La cláusula penal es aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal"

* El incumplimiento del contrato sólo puede ser declarado mientras este se encuentre vigente.

10. Caducidad

Es la sanción que impone la ley a quien debiendo realizar determinados actos o diligencias ordenados por ella, no los lleva a cabo, quedando impedido para adquirir el derecho del cual es titular.

11. Concurso público

Consiste en un procedimiento destinado a establecer la capacidad técnica, científica, cultural o artística entre dos o más personas. Constituye un medio para seleccionar el contratante de la administración, en el cual es decisivo el factor personal.

12. Terminación unilateral

Acto administrativo por medio del cual, la Entidad Estatal da por terminado el contrato celebrado por causas imputables al contratista. Sólo puede declararse dentro del plazo de ejecución del contrato y por las causales establecidas en la Ley.

7. FORMATOS

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"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633]
Última actualización: 24 de septiembre de 2014