BUSCAR
ÍNDICE
ACUERDO 1 DE 2024
(agosto 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
COMITÉ DE TRANSICIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL INTEGRAL PARA LA VEJEZ, INVALIDEZ Y MUERTE
Por medio del cual se adopta el reglamento del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte.
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES (COLPENSIONES)
CONSIDERANDO:
Que el artículo 90 Transitorio de la Ley 2381 de 2024 “por medio de la cual se establece el Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de Origen Común, y se dictan otras disposiciones”, dispuso la conformación del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
Que acorde con el mencionado artículo, el Comité de Transición Operativa estará integrado por un representante de cada una de las siguientes entidades: i) Colpensiones, ii) Administradoras del Pilar Contributivo del Componente Complementario de Ahorro Individual, iii) Superintendencia Financiera de Colombia, iv) Ministerio de Hacienda y Crédito Público y v) Ministerio de Trabajo.
Que el citado artículo 90 de la Ley 2381 de 2024 determina las funciones del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, entre otras, la de definir su reglamento de funcionamiento, así como su Secretaría Técnica.
Que en sesión del 20 de agosto de 2024 se propone y se aprueba que la Presidencia del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez sea por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, teniendo en cuenta que es quien tiene la facultad de vigilancia y el componente técnico que puede fortalecer al Comité. Asimismo, se propone como Secretario Técnico al Director de Pensiones del Ministerio del Trabajo, planteamiento que también fue respaldado por el Comité.
Que, en esa misma sesión, se creó la Subcomisión Operativa y Tecnológica, que será asesorada por el equipo jurídico de Colpensiones y las AFP, y la Subcomisión de Comunicaciones, las cuales permitirán concentrar por temáticas las metodologías y las hojas de rutas con las cuales se abordarán las diferentes funciones del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
Que el presente Reglamento fue aprobado por el Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, en sesión efectuada el 28 de agosto de 2024, según Acta No. 02.
Que, por lo tanto, se hace necesario expedir el reglamento del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, con el fin de regular su funcionamiento.
Que, en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. El presente reglamento tiene como objeto fijar las reglas básicas de organización y funcionamiento bajo los cuales se rige la gestión del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, sin perjuicio de lo previsto en la ley aplicable.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente reglamento será de aplicación general y obligatoria para todos los miembros del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez y cualquier otra persona que concurra a las sesiones en calidad de invitado.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Teniendo en cuenta que a la fecha del presente Acuerdo no se ha autorizado el funcionamiento de las Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI), se procede para los efectos que dispone el artículo 90 de la Ley 2381 de 2024 que la representación de las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) estará en cabeza de Asofondos. Una vez se otorgue dicha autorización el Comité definirá el esquema de representación de las ACCAI.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE TRANSICIÓN OPERATIVA DE SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL INTEGRAL PARA LA VEJEZ, INVALIDEZ Y MUERTE.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE TRANSICIÓN. Son funciones del Comité de Transición:
a. Hacer seguimiento del traslado de los afiliados, información, recursos y adecuación tecnológica y operativa entre Colpensiones, las Administradoras del Pilar Contributivo del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI) y las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).
b. Recibir y hacer seguimiento mensual a los informes que deban presentar las subcomisiones que se integren al Comité sobre el avance de la puesta en marcha de las disposiciones de la transición operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
c. Realizar seguimiento a los informes y avances de cada una de las subcomisiones conformadas.
d. Definir su Secretaría Técnica.
e. Reunirse al menos una vez al mes o cuando se requiera.
f. Dar cumplimiento al reglamento establecido en el presente documento.
g. Presentar el Informe de gestión cada tres meses, así como un informe final de su periodo a las Comisiones VII del Congreso de la República, al Presidente de la República y al Ministerio del Trabajo.
h. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones.
FUNCIONES DEL/LA PRESIDENTE(A) Y EL/LA SECRETARIO(A) DEL COMITÉ DE TRANSICIÓN OPERATIVA DE SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL INTEGRAL PARA LA VEJEZ, INVALIDEZ Y MUERTE.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL/LA PRESIDENTE(A). Son funciones del/la presidente(a) del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez en cabeza de la Superintendencia Financiera de Colombia, las siguientes:
a. Asegurar la comunicación adecuada entre los distintos niveles de gobierno (incluyendo las subcomisiones).
b. Definir la agenda con anticipación. Para ello, se enviará para comentarios a los miembros del Comité dentro del tiempo que se indique en cada sesión, para que, a más tardar dos días antes de la siguiente sesión se cuente con la agenda definida.
c. Velar por el cumplimiento de la agenda para cada sesión.
d. Presidir las sesiones y servir como moderador y facilitador de la misma.
e. Conceder la palabra y garantizar que los tiempos para cada intervención sean respetados.
f. Actuar como vocero y representante del Comité de Transición Operativa.
g. Velar por el cumplimiento de los acuerdos del Comité de Transición Operativa.
h. Velar porque la sesión se desarrolle en un entorno ordenado y que sea destinado al diálogo y la crítica constructiva.
i. Verificar la participación de los miembros designados por las Entidades que integran el Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL/LA SECRETARIO(A). Son funciones del/la secretario(a) de Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez en cabeza del Director de Pensiones del Ministerio del Trabajo, las siguientes:
a. Convocar a los miembros del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez a través de los medios dispuestos para ello.
b. Mantener la debida y oportuna información y comunicación entre el presidente y los miembros de los diferentes grupos de interés del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
c. Elaborar los proyectos de actas y remitirlas para revisión de los miembros de Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez con la convocatoria a la siguiente sesión de Comité en donde serán aprobadas.
d. Proyectar, preparar y llevar a cabo los trámites para el perfeccionamiento de los acuerdos de Comité que deban expedirse.
e. Llevar el Libro de Actas y Acuerdos y mantenerlos al día.
f. Publicar los Acuerdos en las páginas web del Ministerio del Trabajo, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de la Superintendencia Financiera de Colombia, de Colpensiones y de Asofondos, y, de manera adicional, a donde lo disponga el Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
g. Coordinar la logística de las sesiones.
h. Verificar la asistencia de los miembros del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez a toda la jornada de sesión, así como las decisiones y votaciones.
i. Poner en conocimiento de los miembros del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez las actas.
j. Realizar el seguimiento a las tareas asignadas en cada sesión.
k. Realizar recomendaciones frente a procesos distintos a los expresamente mencionados en el artículo 90 de la ley 2381 de 2024, que podrán tener impacto dentro del seguimiento del Comité, para facilitar en general, el proceso de implementación de la Ley 2381 de 2024.
l. Elaborar y proponer el informe de gestión para su aprobación.
m. Proyectar el cronograma de las sesiones ordinarias para aprobación del Comité.
n. Realizar y/o coordinar la inducción a los nuevos miembros del Comité, una vez que sean designados.
o. Poner en conocimiento y responder todas las comunicaciones, peticiones y demás asuntos dirigidos al Comité, conforme con los lineamientos que ésta determine.
p. Garantizar de manera oportuna el suministro de la documentación que requiera el Comité.
q. Las demás que él o la presidente(a) del Comité considere convenientes.
ARTÍCULO 6o. SUBCOMISIONES TÉCNICAS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO. El Comité tendrá como apoyo y soporte para el cumplimiento de sus funciones unas Subcomisiones técnicas, que estarán conformadas por los funcionarios que designen los miembros del Comité de Transición Técnica.
Los documentos elaborados por las Subcomisiones deben entregarse máximo con una antelación de 24 horas a la fecha establecida para la sesión del Comité de Transición Técnica.
La remisión de los documentos a los integrantes del Comité, deberá efectuarla la Secretaría Técnica en medio magnético o vía electrónica
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE TRANSICIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL INTEGRAL PARA LA VEJEZ, INVALIDEZ Y MUERTE.
ARTÍCULO 7o. REUNIONES ORDINARIAS. El Comité se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes y/o cuando se requieran en el Ministerio del Trabajo o en el lugar a donde sea convocada; o través de cualquier medio tecnológico que les permita a los miembros hacer parte de la deliberación y decisiones que se lleven a cabo durante el desarrollo las sesiones.
Las reuniones ordinarias podrán ser híbridas. Deberán permitir que se desarrollen de manera simultánea tanto presencial como virtual.
PARÁGRAFO: En caso de inasistencia a una sesión del Secretario o Presidente del Comité, será nombrado por votación de manera ad hoc un miembro presente para ejercer la respectiva función.
ARTÍCULO 8o. REUNIONES EXTRAORDINARIAS. El Comité se podrá reunir en cualquier momento cuando se presenten situaciones imprevistas o urgentes, para lo cual, la convocatoria se hará por intermedio del secretario(a), previa autorización de del presidente del Comité o su delegado.
Las reuniones extraordinarias podrán ser híbridas. Deberán permitir que se desarrollen de manera simultánea tanto presencial como virtual.
ARTÍCULO 9o. REUNIONES NO PRESENCIALES POR VOTO SUCESIVO. El Comité, en sus reuniones ordinarias o extraordinarias, podrá reunirse no presencialmente a través de cualquier medio electrónico que permita una comunicación simultánea o sucesiva y donde el envío y recepción de las comunicaciones pueda probarse. Los miembros del Comité deberán expresar su voto y/o ejercer su derecho de voz dentro del mismo día en el que haya iniciado la reunión.
ARTÍCULO 10. EQUITATIVA PARTICIPACIÓN. Con el objeto de garantizar que todos los integrantes del Comité tengan una adecuada y equitativa participación, cada uno tendrá voz y voto nominal. Para el caso de las Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual del Pilar Contributivo (ACCAI) la totalidad de ellas representarán únicamente un (1) voto.
ARTÍCULO 11. INVITADOS A SESIONES DEL COMITÉ DE TRANSICIÓN OPERATIVA DE SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL INTEGRAL PARA LA VEJEZ. En caso de considerarse necesario, el Comité contará con la participación de invitados, con voz más no con voto. La participación de los invitados será aportar o apoyar al Comité en algún punto específico del orden de la agenda, para facilitar la adopción de cualquier decisión.
ARTÍCULO 12. INDUCCIÓN INICIAL. Dentro de las dos (2) semanas siguientes al nombramiento de un miembro del Comité, el Secretario de esta coordinará las actividades necesarias para realizar la inducción y brindar la información necesaria al nuevo miembro.
ARTÍCULO 13. QUÓRUM DE LIBERATORIO. El Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez podrá deliberar válidamente en las reuniones ordinarias y extraordinarias con cuatro (4) de los miembros que la integren.
ARTÍCULO 14. QUÓRUM DECISORIO. Las decisiones del Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social en reuniones ordinarias y extraordinarias serán tomadas por votación de tres (3) de los miembros que la integren.
PARÁGRAFO. El Comité tomará decisiones en conjunto, lo cual deberá quedar plasmado en el acta de reunión. En caso de que un miembro no esté de acuerdo con la decisión adoptada, por voluntad propia, podrá solicitarle al Secretario(a) que deje esa constancia en las actas.
ARTÍCULO 15. ACTAS. De lo ocurrido en las sesiones del Comité, se dejará constancia en actas, las cuales serán aprobadas por este órgano y firmadas por el/la presidente(a) y el/la secretario(a).
PARÁGRAFO. Las actas deberán estar foliadas y se deberá indicar el respectivo número, lugar, fecha y hora de la sesión, relación de los miembros asistentes y de los invitados según sea el caso, la relación de los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y los fundamentos para la toma de decisiones.
ARTÍCULO 16. ACUERDOS. Los acuerdos que se expidan como resultado de las decisiones adoptadas por el Comité deberán ser digitalizados, se numerarán en forma consecutiva anualmente. Estos serán aprobados por el Comité y firmados por el/la presidente(a) y secretario(a). El secretario(a) deberá archivar los respectivos acuerdos conforme a la normativa de gestión documental.
ARTÍCULO 17. PUBLICACIÓN DE LOS ACUERDOS. Los Acuerdos del Comité serán publicados por gestión del secretario en las páginas del Ministerio del Trabajo, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de la Superintendencia Financiera de Colombia, de Colpensiones y de Asofondos, y, de manera adicional, a donde lo disponga el Comité de Transición Operativa de Sistema de Protección Social Integral para la Vejez.
ARTÍCULO 18. REGLAS DE ORO. Quienes participen en las sesiones del Comité, deberán tener en cuenta las siguientes reglas:
a. Mantener siempre un comportamiento acorde a la normativa aplicable, la moral y las buenas costumbres.
b. Hablar en un tono de voz moderado, manteniendo una conducta acorde con las reglas del Comité.
c. Guardar respeto hacia los demás miembros.
d. Asistir a las sesiones debidamente preparados.
e. Ser puntuales.
f. Concentrar los esfuerzos de la discusión en los problemas y en sus posibles soluciones.
g. Buscar consenso.
h. Estar atento en las sesiones. Concentrarse en las actividades que se desarrollen.
i. Encontrar formas sencillas de hacer las cosas y lograr los objetivos en tiempos eficientes.
j. Es responsabilidad de los miembros del Comité informar por escrito al Ministerio del Trabajo respecto a solicitudes, gestiones o comunicaciones adelantadas para promover o incidir en las decisiones a tomar en el Comité.
CONFLICTO DE INTERÉS, IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 19. CONFLICTOS DE INTERÉS, RECUSACIÓN O IMPEDIMENTO. Los miembros del Comité deben revelar cualquier situación que genere conflicto de interés o impedimento, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, las cuales se manejarán conforme lo establece la normativa vigente o la que la modifique. Así mismo, aplicaran todas las mejores prácticas que sobre la materia se promulguen.
PARÁGRAFO. Una vez conocida la solicitud de recusación, impedimento o conflicto de intereses, los demás miembros del Comité deberán resolverla. Tratándose de una solicitud de recusación, previamente a ser resuelta, se le pondrá en conocimiento al recusado a fin de que la acepte o no.
ARTÍCULO 20. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD. Los miembros del Comité, invitados y quienes manejen los documentos de este órgano, se comprometen a guardar absoluta confidencialidad sobre la información que conozcan o a la que tenga acceso en virtud de su participación en este.
Únicamente se podrán publicar los Acuerdos, las Actas e informes periódicos y definitivos.
INFORME DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 21. INFORME DE GESTIÓN. El Comité deberá presentar informes mensuales de su gestión, así como un informe final de su periodo a las Comisiones VII del Congreso de la República, al Presidente de la República y al Ministerio del Trabajo.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente Acuerdo del Comité de Transición Operativa del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez rige a partir de la fecha de su expedición. Este comité actuará por un período de dieciocho 18 meses a partir de su integración, el cual podré ser prorrogable por seis (6) meses más.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D.C., a los a los 28 días del mes de agosto de 2024.
INGRID MAGALY MUÑETONES SUÁREZ
Presidenta del Comité
JUAN CARLOS HERNÁNDEZ ROJAS
Secretario del Comité