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Acuerdo 20 de 2019 COLPENSIONES

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ACUERDO 20 DE 2019

(noviembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por el cual se actualizan las normas para la gestión presupuestal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones y se deroga el Acuerdo 10 de 2011

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En ejercicio de sus facultades legales y en especial, las conferidas por el Decreto 309 de 2017 y los estatutos internos de la Administradora Colombiana de Pensiones, y

CONSIDERANDO

Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó a la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que el objeto de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, es la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida incluyendo la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, para lo cual se encuentra autorizada por la Ley.

Que el Decreto Ley 4121 de 2011, modificó la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, y determinó que sería una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.

Que con la nueva naturaleza jurídica, la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones debe regirse por lo establecido en la Resolución No. 2416 del 12 de noviembre de 1997 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público “Por la cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y aprobación de los presupuestos de la Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta del orden nacional dedicadas a actividades financieras”.

Que en virtud de lo anterior, por medio del Acuerdo 10 de 2011 la Junta Directiva de Colpensiones aprobó las normas para la gestión presupuestal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, estableciendo las regulaciones necesarias para realizar la adecuada gestión presupuestal al interior de la empresa en sus etapas de elaboración, aprobación, ejecución y control del presupuesto.

Que mediante el Decreto 309 de 2017 se modificó la estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones, con el fin de adoptar el nuevo modelo de operación que le permita mejorar la efectividad en la prestación de sus servicios, mejorar sus procesos de evaluación y control de la gestión y dar respuesta oportuna a las solicitudes o trámites de los ciudadanos.

Que a partir de la nueva estructura organizacional, la Junta Directiva de Colpensiones a través del Acuerdo 131 de 2018 adoptó la nueva estructura interna de la Entidad e implementó el modelo de regionalización de la operación, en aras del cumplimiento del objeto social de la Empresa.

Que con ocasión de la nueva estructura interna adoptada por la Entidad se hace necesario actualizar el Acuerdo 10 de 2011 para ajustar las dependencias que participan en la elaboración del presupuesto anual de la Administradora.

Que en sesión ordinaria celebrada el 19 de septiembre de 2019, tal como consta en el Acta 019 de 2019, la Junta Directiva determinó la necesidad de actualizar el procedimiento para la autorización de cupos para comprometer presupuestos futuros de la Administradora Colombiana de Pensiones contenido en el Acuerdo 10 de 2011, actualización que fue aprobada por unanimidad de sus miembros en la sesión ordinaria celebrada el 26 de noviembre de 2019.

Que en mérito de lo expuesto, la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones,

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO. Establecer las normas que regulan la gestión presupuestal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, cuyo texto es el siguiente:

TITULO I.

INTRODUCCIÓN.

El sistema presupuestal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, es un conjunto de instrumentos integrados y organizados para la cuantificación y estimación de los ingresos que la empresa recaudará en el respectivo año y para el control de los gastos que se causen dentro del mismo período, los cuales le permiten ejecutar los planes, programas y proyectos previstos para el cumplimiento de la misión institucional y las metas propuestas.

A su vez es una herramienta administrativa, efectiva para la planificación y control de todos los ingresos, gastos y proyectos, que permite que cada Vicepresidencia, Oficina, Gerencia o Dirección se responsabilice de los recursos que le son asignados, buscando un manejo adecuado de los mismos.

Siendo el presupuesto un instrumento fundamental dentro del sistema de planeación de Colpensiones, las diversas fases que conlleva su elaboración, ejecución y control, requieren articular otros instrumentos administrativos de planificación, tales como el plan anual de contratación o el plan general de compras por lo tanto, la formulación de éstos instrumentos será previa a la programación anual de los ingresos y gastos, y requisito indispensable para la inclusión de los gastos en el presupuesto anual.

Para efectos de operación y control, conforme a los lineamientos establecidos en el Decreto 4121 de 2011, el presupuesto de la Administradora estará totalmente separado de los fondos que administra, cada uno de los cuales contará con sus respectivos ingresos y gastos.

TÍTULO II.

CAPITULO I.

ASPECTOS GENERALES.

ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN DEL MANUAL. El presente manual constituye el reglamento de gestión presupuestal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, siendo éste el instrumento que regula las etapas de programación, aprobación, modificación, ejecución y control del presupuesto.

ARTÍCULO 2o. MARCO JURÍDICO Y DEMÁS NORMAS APLICABLES. El presente manual se establece con base en la siguiente normatividad:

a. Decreto 4121 de 2011 que cambia la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES como Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial.

b. Resolución 2416 de 1997 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante la cual se “Establece normas sobre elaboración, conformación y aprobación del presupuesto de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta del orden nacional dedicadas a actividades financieras".

ARTÍCULO 3o. SISTEMA PRESUPUESTAL. El sistema presupuestal está constituido por el Presupuesto Anual, el Flujo de Caja Proyectado y los Estados Financieros Proyectados de la Administradora. Así mismo, cada uno de los fondos que administra tendrá un presupuesto con sus respectivos ingresos, gastos e inversiones.

PARÁGRAFO 1o. El presupuesto es un instrumento de planificación y gestión de corto plazo que contiene los estimativos de ingresos y gastos e inversiones del año respectivo, con el que se garantiza la operación, el normal funcionamiento de la empresa y el cumplimiento de los objetivos y las metas previstas.

PARÁGRAFO 2o. El presupuesto se compone del presupuesto de Ingresos y el presupuesto de Gastos de la Administradora, el cual debe estar alineado con los instrumentos previstos en el sistema de planeación de la empresa.

CAPÍTULO II.

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN PRESUPUESTAL.

ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN PRESUPUESTAL. Los principios presupuéstales que rigen la gestión presupuestal de la Empresa son los siguientes:

a. Planeamiento. El Presupuesto Anual deberá guardar concordancia con el flujo de caja proyectado y con los demás instrumentos del sistema de planeación de la empresa.

b. Período Anual. El año presupuestal comienza el 1o de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las asignaciones incluidas en presupuesto del año que se cierra en esa fecha.

Una vez aprobado el presupuesto del siguiente año, en el mes de diciembre se podrán iniciar los procesos contractuales y/o realizar los compromisos que se requieran para garantizar el normal y continuo funcionamiento de la empresa. Los compromisos así realizados serán contabilizados en el presupuesto al inicio de cada año.

En el caso que un proceso de contratación en curso no pudiese ser concluido durante el respectivo año, su perfeccionamiento podrá ser realizado en el año siguiente afectando el presupuesto de este año una vez se realicen las modificaciones presupuéstales que se requieran.

c. Unidad de Caja. Con el recaudo de todos los ingresos operacionales y no operacionales de la Administradora se atenderá el pago oportuno de las asignaciones presupuéstales autorizadas. En el caso de los fondos se deberá llevar control de cada una de las fuentes de financiación conforme a las normas que regulan cada uno de los ingresos.

d. Programación Integral. Todo programa de gasto o proyecto de inversión deberá contemplar todos los gastos inherentes que las exigencias técnicas y administrativas que demanden como necesarios para su ejecución y operación posterior. En consecuencia, los gastos inherentes para desarrollar un compromiso podrán afectar la misma cuenta del presupuesto afectado inicialmente.

e. Coherencia Contable. Los estados financieros proyectados resultantes del proceso de elaboración del presupuesto observarán los mismos principios, políticas y métodos contables utilizados por la empresa para llevar su contabilidad

CAPITULO III.

ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO.

ARTÍCULO 5o. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO. El Presupuesto Anual se compone de las siguientes partes:

a. El presupuesto de la Administradora que contendrá el Presupuesto de Ingresos, el Presupuesto de Gastos e Inversiones y el Flujo de Caja.

b. Un presupuesto por cada fondo administrado que contendrá el Presupuesto de Ingresos, el Presupuesto de Gastos y el Flujo de Caja de cada uno.

ARTÍCULO 6o. PRESUPUESTO DE INGRESOS. El Presupuesto de Ingresos contendrá la estimación de los ingresos que se esperan recaudar durante el año, clasificados en operacionales, no operacionales y el endeudamiento.

ARTÍCULO 7o.PRESUPUESTO DE GASTOS Y DE INVERSIÓN. Presupuesto de Gastos y de Inversión comprende la totalidad de los gastos operacionales, no operacionales y los gastos de inversión.

ARTÍCULO 8o. PLAN DE CUENTAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTOS. El Presidente de la empresa expedirá el plan de cuentas mediante el cual, se clasificará y desagregará el presupuesto de ingresos y gastos para la adecuada gestión presupuestal.

ARTÍCULO 9o. ANEXO DE DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO. Junto con el Presupuesto de Gastos e Inversiones se presentará un anexo al máximo nivel de desagregación, el cual servirá para realizar la ejecución presupuestal y la asignación de gastos a las diferentes áreas y proyectos de la empresa.

CAPITULO IV.

CICLO PRESUPUESTAL ANUAL.

ARTÍCULO 10. PROGRAMACIÓN. Con fundamento en los lineamientos que establezca la Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la Información, las áreas de la empresa remitirán a esa dependencia el Anteproyecto de Presupuesto del área antes del 30 de septiembre de cada año.

ARTÍCULO 11. PROGRAMACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL. La Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la Información durante el mes de octubre de cada año, consolidará y verificará la coherencia del anteproyecto de presupuesto que presente cada una de las áreas con las fuentes de financiación existentes y las metas y objetivos establecidos, y preparará el Proyecto de Presupuesto Anual para el siguiente año.

Este proyecto será presentado al Presidente de la empresa, el cual deberá impartir su conformidad antes de someterlo a consideración y aprobación de la Junta Directiva.

ARTÍCULO 12. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN. El Presidente deberá presentar antes del 31 de octubre de cada año el Proyecto del Presupuesto Anual a la Junta Directiva para su estudio y posterior aprobación, de acuerdo con la clasificación establecida, junto con el anexo de desagregación del presupuesto.

PARÁGRAFO. La aprobación del presupuesto anual la realizará la Junta Directiva antes del 31 de diciembre de cada año.

ARTÍCULO 13. MODIFICACIÓN AL PROYECTO DE PRESUPUESTO. Cuando a juicio de la Junta Directiva hubiese necesidad de modificar el proyecto de Presupuesto Anual, el órgano directivo solicitará al Presidente de Colpensiones realizar los ajustes pertinentes, fijando el plazo para la nueva presentación del proyecto ajustado.

ARTÍCULO 14. MODIFICACIONES. Las modificaciones al Presupuesto Anual se efectúan a través de los siguientes mecanismos: Adición, Traslado, Modificación del anexo de desagregación del presupuesto y Armonización de la cuentas por pagar del año anterior.

a. Adición. Cuando durante la ejecución del Presupuesto de Gastos y de Inversión se hiciere indispensable incrementar el monto de las asignaciones presupuéstales, para complementar las insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, entre otros, el Presidente deberá presentar la solicitud para su aprobación a la Junta Directiva. Las solicitudes de adición deberán contar con los ingresos que financien estos nuevos gastos.

b. Traslado. Corresponde a la Junta Directiva, aprobar los traslados que modifiquen los montos aprobados por esta, en el presupuesto anual.

c. Modificaciones al anexo de desagregación. Los traslados que no modifiquen los montos globales aprobados por la Junta Directiva por cada grupo de gastos, solo requerirán la aprobación del Presidente de Colpensiones o el funcionario del nivel directivo a quien éste delegue.

d. Armonización de las cuentas por pagar del año anterior. En el caso que las cuentas por pagar reales al final del año sean superiores a las que se estimaron dentro del presupuesto aprobado y éstas cuenten con la respectiva fuente de financiación, el Presidente podrá realizar los ajustes presupuéstales que se requieran con el fin de armonizar el monto de las mismas, para no afectar la normal ejecución de los gastos previstos para el año.

ARTÍCULO 15. EJECUCIÓN. Corresponde al proceso mediante el cual se cumple el objeto del gasto, este proceso se inicia con la asunción de los compromisos y termina con la recepción del bien o la prestación del servicio y su respectivo pago. Estará integrado por los siguientes elementos:

a. Las asignaciones de gasto. Son autorizaciones máximas de gasto que tienen como fin ser comprometidas durante el año respectivo. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán servir de base para realizar modificaciones presupuéstales, ni comprometerse.

b. Certificado de Disponibilidad (CD). El certificado de disponibilidad es un documento con el cual garantiza la existencia de asignación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de gastos e Inversiones del respectivo año. Este certificado caducará el 31 de diciembre de cada año. Este documento podrá ser electrónico.

En los casos que se requieran realizar compromisos que afecten presupuestos futuros, se deberá expedir el certificado de disponibilidad presupuestal en el que se establezca la parte que se gastará con cargo al presupuesto de cada año.

Todos los actos, contratos o compromisos que afecten las asignaciones presupuéstales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de recursos para atender estos gastos.

c. Reserva Presupuestal (RP). Es la operación mediante la cual se afecta en forma definitiva la asignación presupuestal, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. La reserva presupuestal afectará el presupuesto con el valor de cada compromiso.

- En el caso de los compromisos que prevén gastos reembolsables se deberá causar una proyección de los mismos, para garantizar el pago de las obligaciones que se generen por este concepto. En el caso de estos gastos y en los que no sea posible establecer con certeza su cuantía, los supervisores y/o interventores del respectivo compromiso, deberán controlar que su ejecución máxima sea hasta el monto de la proyección contabilizada.

- Cuando se pretenda asumir un compromiso en una cuenta que no tenga el saldo suficiente, se asignarán recursos de otra cuenta sin que se pueda incrementar de forma alguna el valor total del presupuesto respectivo aprobado por la Junta Directiva.

- Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos obligará a la Dirección Financiera a informar a las Oficinas de Control Disciplinario Interno y Control Interno, para que inicien las acciones administrativas o disciplinarias que se requieran para resarcir los posibles perjuicios que se le generen a la empresa.

d. Afectación del Presupuesto. El proceso de afectación del Presupuesto de Gastos y de Inversión se efectuará teniendo en cuenta las siguientes etapas:

Expedición del certificado de disponibilidad por el empleado que esté autorizado conforme a los procedimientos, previa a la asunción del compromiso.

Reserva presupuestal de los compromisos adquiridos y que desarrollen el objeto de la asignación presupuestal.

Generación de la obligación en el momento de que el supervisor o interventor del compromiso o quien esté debidamente autorizado la reconozca y autorice su pago con cargo a un reserva presupuestal.

El pago que se materializa mediante la transferencia de recursos al beneficiario del registro presupuestal o en nombre de éste a quien se autorice conforme a las normas que regulan la materia.

e. Compromisos legalmente adquiridos a 31 de diciembre de cada año. La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así la recepción del bien o del servicio y su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. Las cuentas por pagar deben incluirse en el presupuesto del año siguiente para su pago.

CAPITULO V.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO.

ARTÍCULO 16. INFORME DE SEGUIMIENTO A LA JUNTA. El Presidente de la Empresa presentará a la Junta Directiva por lo menos trimestralmente, la ejecución presupuestal de la Administradora y Fondos a cargo, en el que informará los saldos acumulados a cada corte tanto en el Presupuesto de Ingresos como en el Presupuesto de Gastos e inversiones.

ARTÍCULO 17. INFORME SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS VICEPRESIDENCIAS U OFICINAS. Es competencia de la Vicepresidencia de Gestión Corporativa efectuar el seguimiento a la ejecución acorde con la programación del Presupuesto Anual, para lo cual presentará un informe mensual de análisis que será remitido para conocimiento de las Vicepresidencias y Oficinas.

No obstante la Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la Información y la Oficina de Control Interno, podrán presentar cuando lo consideren conveniente, informes de coyuntura sobre la gestión presupuestal y de requerirse, la alta administración aprobará acciones correctivas o de mejoramiento como resultado de los mismos.

CAPITULO VI.

COMPROMISOS DE PRESUPUESTOS FUTUROS.

ARTÍCULO 18. PRESUPUESTO FUTUROS. Cuando sea necesario asumir compromisos que cubran más de un año o su ejecución se inicie en años posteriores, se deberá obtener previamente la autorización de cupos para comprometer presupuestos futuros por parte de la Junta Directiva. La administración preparará las estimaciones para la solicitud de cupos futuros basada en las justificaciones presentadas por las áreas.

PARÁGRAFO 1o. La aprobación se impartirá al mismo nivel que se autoriza el presupuesto y será responsabilidad de la Vicepresidencia de Gestión Corporativa desagregar y controlar los cupos aprobados para cada anualidad, conforme a las necesidades que se presenten

durante el año, y presentar los Informes periódicos sobre la ejecución de los cupos aprobados al mismo nivel de desagregación del presupuesto.

PARÁGRAFO 2o. Las autorizaciones para comprometer presupuestos futuros podrán ser aprobadas por parte de la Junta Directiva simultáneamente con la aprobación del Presupuesto Anual.

ARTÍCULO 19. Certificación de cupos Con fundamento en las autorizaciones de la Junta Directiva, en los casos que se requiera afectar presupuestos futuros se expedirá el certificado de disponibilidad en el que se indique que existe autorización para realizar un compromiso cargo a un presupuesto posterior al que se está ejecutando.

ARTÍCULO 20. INCLUSIÓN DE LOS COMPROMISOS DE PRESUPUESTOS FUTUROS EN EL PROYECTO DE PRESUPUESTO. Durante cada año se deberán incluir obligatoriamente en los proyectos de Presupuesto Anual las asignaciones necesarias para darle cumplimiento a los compromisos efectivamente autorizados y realizados con cargo al presupuesto del año que se está programando.

Así mismo al inicio de cada año se deberá afectar las asignaciones presupuéstales aprobadas con los compromisos asumidos mediante este mecanismo en años anteriores. En caso que las asignaciones sean insuficientes, inmediatamente se procederá a realizar las modificaciones presupuéstales pertinentes.

CAPITULO VIL.

OTRAS DISPOSICIONES.

ARTÍCULO 21. ORDENACIÓN DEL GASTO. La ordenación de gasto con cargo al Presupuesto Anual de la Empresa está en cabeza del Presidente, quien podrá delegarla total o parcialmente en funcionarios del nivel directivo de la Empresa de acuerdo con los Estatutos Internos.

El acto de delegación deberá indicar claramente las asignaciones presupuéstales y los montos que se autoriza comprometer al delegatario.

ARTÍCULO 22. REGISTRO Y CONTABILIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. Corresponde a la Vicepresidencia de Gestión Corporativa expedir los procedimientos para llevar en forma separada el adecuado registro de las operaciones presupuéstales y su reflejo en la contabilidad de la Administradora y de cada uno de los Fondos.

ARTÍCULO 23. CONVENIOS DE RECAUDO DE TERCEROS. Cuando la empresa realice convenios para recaudar ingresos que pertenecen a otras empresas o entidades, para su giro no realizará operación presupuestal alguna, sin perjuicio de los registros contables que se deban realizar y de la vigilancia que deba ejercer la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO 24. CRUCES DE CUENTAS. Se podrán realizar cruces de cuentas sin situación de fondos, con entidades públicas o particulares con los cuales la empresa sea mutuamente acreedora y deudora. Para el efecto se deberá contar con la respectiva asignación presupuestal. Estas operaciones deberán reflejarse en el presupuesto.

ARTÍCULO 25. CIERRE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

La Vicepresidencia de Gestión Corporativa expedirá el cronograma para elaborar el cierre anual de la contabilidad presupuestal. En el mismo, se establecerá el plazo máximo para que las áreas envíen los compromisos para su respectiva contabilización en el presupuesto de la empresa.

ARTÍCULO SEGUNDO. Las normas que regulan la gestión presupuestal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, deberán ser comunicadas a las dependencias correspondientes por parte de la Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la Información.

ARTÍCULO TERCERO. El presente Acuerdo deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial la contenida en el Acuerdo 10 de 2011.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., el 26 de noviembre de 2019

FELIPE NEGRET MOSQUERA

Presidente de la Junta Directiva

OSCAR EDUARDO MORENO ENRIQUE

Secretario Técnico de la Junta Directiva

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