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Acuerdo 92 de 2016 COLPENSIONES

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ACUERDO 92 DE 2016

(mayo 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 3 de 2020>

Por el cual se modifica el Acuerdo 84 de 4 de septiembre de 2015, por medio del cual se modificó el Estatuto de Auditoría interna de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones)

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En uso de sus facultades- legales, de conformidad con lo establecido en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia y

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, en sesión de 4 de septiembre de 2015, aprobó el Acuerdo 84 de 2015 por medio del cual se modificó el Estatuto de Auditoría que actualmente sirve de referente para el desarrollo de la evaluación independiente a( interior de la entidad.

Que la Oficina de Control Interno viene adelantando un proceso de normalización de la actividad de auditoría, el cual involucra, entre otros aspectos, la alineación de las disposiciones internas con las orientaciones que en materia de auditoría establecen la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia y las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.

Que el Numeral 6.1.4.2.1.1. de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, establece:

“El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto (documento) debidamente aprobado por la junta directiva u órgano equivalente, en donde quede establecido un acuerdo con la alta dirección de la entidad respecto de la función y responsabilidad de la actividad de auditoría interna, su posición dentro de la organización, la autorización al auditor para que tenga acceso a los registros, al persona! y a los bienes relevantes para la ejecución de los trabajos, y la definición del ámbito de actuación de las actividades de auditoría interna.''

Que por su parte el numeral 6.1.4.2.1.4 de la misma Circular, referente al Programa de aseguramiento de calidad y cumplimiento, hace mención al código de ética de los auditores indicando que:

El auditor interno debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Este programa incluye evaluaciones de calidad periódicas, externas e internas, y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñado para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar las operaciones de la organización, y a proporcionar aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con las normas aplicables a esta actividad y el código de ética de los auditores.

Que sobre éste mismo particular, la Norma 1000 de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, establece:

"Él propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas. El director ejecutivo de auditoría debe revisar periódicamente el estatuto efe auditoría interna y presentarlo a la alta dirección y al Consejo para su aprobación,”

Esta misma disposición, en su norma 1010, en relación con el reconocimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas en el estatuto de auditoría interna señala:

“La naturaleza obligatoria de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas debe estar reconocida en el estatuto de auditoría interna. El director ejecutivo de auditoría debería tratar la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas con la alta dirección y el Consejo. ”

Que el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES. impartió su visto bueno al presente Estatuto y lo presentó a consideración de la Junta Directiva para su aprobación.

Que los miembros de la Junta Directiva, en sesión extraordinaria virtual de 12 de mayo de 2016, aprobaron la modificación del Acuerdo 84 de 4 de septiembre de 2015, por medio del cual se modificó el Estatuto de Auditoría Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones).

Que teniendo en cuenta lo anterior

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO. <Artículo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 3 de 2020> Modificar el Acuerdo 84 de 4 de septiembre de 2015, por medio del cual se modificó el Estatuto de Auditoría Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), conforme al texto adjunto que hace parte del presente Acuerdo.

ARTÍCULO SEGUNDO. <Artículo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 3 de 2020> El Estatuto que se modifica mediante el presente Acuerdo deberá ser divulgado a través de la Página Web de la entidad y comunicado a todos los Vicepresidentes y Gerentes de la entidad a efectos de garantizar su plena colaboración para el adecuado desarrollo de la actividad de auditoría interna.

ARTÍCULO TERCERO. <Artículo derogado por el artículo 3 del Acuerdo 3 de 2020> El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 12 MAYO 2016

DIANA MARCELA ARENAS PEDRAZA

Presidente delegada de la Junta Directiva

CARLOS ALBERTO PARRA SATIZABAL

Secretario Técnico de la Junta Directiva (A)

ANEXO.

ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA.

La Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), en desarrollo de sus atribuciones legales y estatutarias, y teniendo en cuenta los principios y lineamientos. establecidos en su Reglamento de Junta Directiva encaminados a fortalecer entre otros aspectos sus prácticas de Gobierne Corporativo, aprueba el Estatuto de Auditoría para la Empresa, en los siguientes términos:

ESTATUTO DE AUDITORÍA INTERNA

1. Objetivó

El objetivo del presente Estatuto de Auditoría Interna es proporcionar un acuerdo formal respecto de la organización de la actividad de auditoría interna y específicamente sobre el propósito, autoridad, responsabilidad y código de ética: de la función de auditoría interna a cargo de la Oficina de Control Interno al interior de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones).

2. Posición en la organización y atribuciones

El Director de la Oficina Nacional de Control Interno es un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República y nombrado de acuerdo con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011,

De conformidad con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 87 de 1993 la Oficina de Control Interno, es una instancia de carácter Asesor, que desarrolla su actividad de manera independiente y reporta administrativamente a la Presidencia de Colpensiones y funcionalmente al Comité de Auditoría, según lo previsto en el numera 6,1.4 del Capítulo IV, Título I Parte i de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia,

Con base en lo anterior y en consonancia con el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, el reporte administrativo implica que la Presidencia:

- Brinda respaldó a. la actividad de Auditoría interna de la Oficina de Control Interno posicionándola a un nivel apropiado dentro de la. organización.

- Facilita la comunicación directa y abierta de la Oficina de Control Interno con todos los niveles de la entidad.

- Crea flujos de información adecuados que te permitan mantenerse actualizado respecto a las actividades, planes e iniciativas de la organización,

- Gestiona los recursos de auditoría interna y temas de remuneración enmarcados dentro de las escalas salariales aprobadas por la Junta Directiva.

- Solícita los trabajos de aseguramiento y consultaría que considere necesarios en función de los objetivos y riesgos de la organización.

- Aprueba en primera instancia el Estatuto de la Actividad de Auditoría interna, y el plan anual de recursos humanos y financieros requeridos.

El Reporte funcional al Comité de Auditoria, implica que el Comité:

- Aprueba el Estatuto de Auditoria Interna.

- Aprueba el plan de auditoria basada en riesgos.

- Aprueba el presupuesto de auditoría interna y el plan de recursos.

- Recibe comunicaciones periódicas del Director de la Oficina Nacional de Control Interno sobre el desarrollo del plan de auditoría interna y cualquier otro asunto que sea requerido.

- Formula las preguntas adecuadas a la Presidencia y al Director de la Oficina Nacional de Control interno, para determinar si existen alcances inadecuados o limitaciones que pudiesen impactar la capacidad de auditoría interna para cumplir con sus responsabilidades.

- interactúa y se comunica con el Director de la Oficina Nacional de Control Interno.

El Director de la Oficina Nacional de Control interno y/o los auditores de la misma mantienen una posición de independencia con respecto a las actividades que evalúan o aquellas en las cuales realizan actividades de consulta, acompañamiento o asesoría y no asumen responsabilidades sobre la ejecución de las operaciones.

Esto implica que en ningún caso podrá la Oficina de Control Interno participar en los procedimientos administrativos de Colpensiones, ni en forma directa, ni a través de autorizaciones o refrendaciones, como Jo establece el parágrafo único del artículo 12 de la Ley 87 de 1993.

3. Propósito, responsabilidad y autoridad de la auditoría interna

3.1 Definición de auditoría interna

La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión institucional, de riesgos, control y gobierno, ayudando al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la organización.

3.2 Responsabilidades

La Oficina de Control Interno reconoce la definición de auditoría interna, el Código de Ética para la práctica de sus actividades de Auditoría interna y las normas internacionales para la práctica profesional de auditoría interna, para ejercer las siguientes responsabilidades:

- Preparar el Plan Anual de Auditoria utilizando una metodología apropiada basada en el riesgo, e| cual debe ser presentado a la Presidencia y al Comité de Auditoría, para su revisión y aprobación.

- Implementar el Pian Anual de Auditoría aprobado, incluyendo si se estima apropiado, cualquier tarea o proyecto especial requerido por la Presidencia, Comité de Auditoría y presentar periódicamente información sobré el estado y los resultados de ejecución de plan y la suficiencia de los recursos de la Oficina.

- Contar con el personal profesional de auditoría capacitado y con las habilidades y conocimientos especializados: requeridos teniendo en cuenta el tamaño, la complejidad y Otras características propias de la empresa; para estos efectos podrá contratar asesoramiento y asistencia competente en caso que los auditores internos carezcan de los conocimientos, las aptitudes u otras: competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo.

- Emitir informes periódicos a los responsables de los procesos, a la Presidencia y a: los organismos de control y/o vigilancia que lo requieran, sobre los resultados obtenidos de las evaluaciones realizadas y el cumplimiento de la normatividad legal aplicable.

- Informar los aspectos relevantes de las evaluaciones, incluyendo recomendaciones sobre las posibles mejoras a los procesos de control.

- Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales.

- Establecer un programa de aseguramiento de la calidad de la función, por medio del cual se respalde la mejora continua de las actividades de Auditoría Interna.

- Prestar el servicio de consultoría para aquellos temas en los que la Oficina de Control Interno esté calificada.

3.3 Autoridad

El Director de la Oficina Nacional de Control Interno y el personal de la Oficina están autorizados a:

- Tener acceso total y libre a los funcionarios, registros y bienes de la organización, garantizando que se cumpla con las políticas de confidencialidad y seguridad. Para los casos en los cuales la información requerida haya sido considerada como de carácter reservado el Director de la Oficina Nacional de Control Interno y el personal de la Oficina, están autorizados para consultarla, en cuyo caso la información sólo podrá ser utilizada para la verificación y/o consulta, dentro del marco de la auditoría previamente programada. En estos casos, dentro del programa de auditoría se dejará constancia de tal hecho, al igual que en el informe final de resultados de la auditoría.

- Asignar recursos, establecer frecuencias, seleccionar temas, determinar alcances de trabajo, y aplicar las técnicas requeridas para cumplir los objetivos de auditoría.

- Requerir y obtener la colaboración pronta y necesaria del personal en las áreas de la Empresa en las cuales se desarrollan las auditorías, así como de otros servicios especializados propios y ajenos a la organización.

- Establecer las frecuencias, temas: y alcances de las evaluaciones y aplicar las técnicas necesarias para cumplir con los Objetivos de auditoría.

El Director de la Oficina Nacional de Control interno y el personal de la Oficina no están autorizados a:

- Realizar tareas operativas para la organización.

- Iniciar o aprobar transacciones contables o administrativas ajenas a la actividad de auditoría interna.

- Realizar auditoría alguna en la que pudieran tener un conflicto de intereses.

- Dirigir las actividades de empleados de la organización que no se desempeñen en el área de Auditoría interna, a menos que dichos empleados hayan sido debidamente asignados a equipos de auditoría o que colaboren con los auditores internos de la Oficina,

- Participar en los procedimientos administrativos de Colpensiones, a través de autorizaciones o refrendaciones.

4, Alcance del trabajo

El alcance del trabajo de Auditoría interna al realizar actividades de aseguramiento y consultoría busca determinar si los procesos de administración de riesgo, control y gobierno corporativo son adecuados, generan valor y funcionan para asegurar que:

- Se logren desarrollar los objetivos, planes y programas de la empresa,

- La interacción con los diversos grupos de gobierno corporativo se desarrollen de acuerdo con lo necesario.

- La información financiera, administrativa y operativa significativa sea precisa, confiable y oportuna.

- Se fomente la calidad y la mejora continua.

- Los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada,

- Los recursos se adquieran de manera económica, se utilicen en forma eficiente y sé protejan adecuadamente.

- Las acciones: se desarrollen conforme a las normas, políticas, los procedimientos y reglamentos vigentes.

5. Funciones

La Oficina de Control Interno, desarrolla servicios de aseguramiento que “comprenden la evaluación objetiva de las evidencias para proporcionar una opinión o conclusión, independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto, donde la naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento están determinados por la oficina de control interno” y servicios de consultoría “que son por naturaleza consejos o asesora miento con el propósito de añadir valor y mejorar los procesos de manejo de riesgo, control y gobierno, la naturaleza y el alcance del trabajo está sujeto al acuerdo efectuado con el cliente.

Para el desarrollo de estos servicios se realizan entre otras las siguientes funciones;

- Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de Control Interno.

- Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mande.

- Verificar que los controles asociados en todas y cada una de las actividades, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la empresa.

- Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades, se cumplan por los responsables de su ejecución.

- Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de Colpensiones, recomendando los ajustes necesarios.

- Servir de apoyo a los directivos en el proceso de la toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.

- Verificar les procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de Información, recomendando las mejoras que sean necesarias.

- Fomentar la cultura de autocontrol, Contribuyendo al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

- Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno, dando a conocer las oportunidades de mejora para su fortalecimiento y realizar seguimiento a la implementación de las mismas.

6. Código de Ética para la Práctica de la Auditoría Interna

6.1 Definición y Alcance

El Código de Ética para la práctica de auditoría Interna realizada por la Oficina de Control Interno de Colpensiones se ha realizado de acuerdo al Marco internacional Para la Práctica Profesional de Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos IIA-Global, en el Cual se establecen los principios que son relevantes para la profesión y práctica de la Auditoría Interna y las reglas de conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean adoptadas por los auditores internos.

6.2. Objetivo

El Presente Código de Ética brinda orientación sobre el comportamiento y forma de actuar esperada de los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno de Colpensiones, por medio de la declaración, descripción, establecimiento y adopción de principios y reglas de conducta que gobiernen su comportamiento, para brindar a los clientes de los trabajos de auditoría, incluyendo el Comité de Auditoria, confianza en el aseguramiento independiente y objetive sobre la gestión de riesgos, control y gobierno,

6.3. Ámbito de Aplicación.

Esté Código de Ética está dirigido a los auditores internos de la Oficina de Control Interno de Colpensiones, y su cumplimiento es obligatorio y complementario al Código de Ética de Colpensiones.

Su aplicación se extiende a terceros que realicen actividades de Aseguramiento y/o consultaría en nombre de la Oficina de Control interno de Colpensiones.

6.4. Misión de La Auditoría Interna.

Mejorar y proteger el valor de la organización proporcionando, a las partes interesadas aseguramiento, consejo y visión objetiva, confiable y basada en riesgos.

6.5. Definición de Auditoría Interna.

La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión institucional, de riesgos, control y gobierno, ayudando al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la organización.

6.6. Principios y Reglas de Conducta

6.6.1 Principios

El personal que ejerce la función de auditoría interna de la Oficina de Control Interno de Colpensiones debe destacarse porque sus acciones están guiadas por los siguientes principios, como complemento a los establecidos en el Código de Ética de Colpensiones:

6.6.1.1 Integridad: Es la capacidad de actuar con rectitud, procurando con ello el bienestar común y generando confianza en el trabajo que realizan los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno con una conducta intachable y libre de sospechas. Ser íntegro significa ser coherente con respecto a lo que se piensa, dice y hace.

6.6.1.2 Objetividad: Este principio busca que los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno, actúen de manera ejemplar, de acuerdo a los valores, principios y compromisos establecidos y que exhiban el más alto nivel de objetividad profesional a| reunir, evaluar y comunicar la información sobre la actividad o proceso auditado. Los Auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes, y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por los de Otras personas.

6.6.1.3 Confidencialidad: Los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo,

6.6.1.4 Competencia: Este principio establece que los Auditores internos de la Oficina de Control Interno deben reunir los conocimientos, las aptitudes y experiencia necesarios para cumplir con sus responsabilidades individuales al desarrollar trabajos de Auditoría,

6.6.2 Reglas de Conducta

Las regías de conducta describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas portas Auditores Internos de la Oficina de Control Interno, estas reglas son una guía para Interpretar tas principios en la aplicación práctica. El hecho de que una conducta particular no se halle contenida en las siguientes reglas de Conducta no impide que ésta sea considerada inaceptable,

6.6.2.1 Integridad: Los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno deben en el desempeño de su trabajo:

- Tomar decisiones acordes con el Interés de Colpensiones y no el particular.

- Actuar con rectitud y honestidad absoluta en la realización de su trabajo y con honradez en el empleo de los recursos que: le son asignados,

- Respetar las leyes y divulgar lo que corresponda de acuerdo a la ley y la profesión,

- Respetar y cumplir con los valores, principios éticos, compromisos y normas que rigen a Colpensiones.

- Negarse a participar en actos ilegales o actos que vayan en detrimento de Ja profesión de Auditoria Interna y de Colpensiones.

- Contribuir al logro de los objetivos legítimos y al desarrollo de la cultura ética de Colpensiones,

6.6.2.2 Objetividad: Los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno deben en el desempeño de su trabajo:

- Actuar siempre en beneficio de Colpensiones, y evitar cualquier participación en actividades o relaciones que perjudiquen o aparentemente perjudiquen la evaluación imparcial en el desarrollo de su trabajo.

- Rechazar cualquier dádiva o regalo por parte de los auditados o cualquier parte involucrada y/o interesada en el trabajo de Auditoría Interna que se realiza, que pueda perjudicar así sea en apariencia su juicio profesional.

- Divulgar todos los hechos materiales que se conozcan y que, al no ser divulgados pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.

- Sustentar sus observaciones y recomendaciones con las evidencias resultantes de las revisiones practicadas, de acuerdo con las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna.

- Propender porque los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada.

- Adquirir y utilizar en forma eficiente los recursos con que cuenta la oficina de Control Interno.

- Aplicar las normas, políticas, los procedimientos y reglamentos vigentes en el desarrollo del trabajo.

6.6.2.3 Confidencialidad: Se debe dar un adecuado manejo a la información que es solicitada y revisada por los Auditores Internos de Colpensiones, actuando de acuerdo a las siguientes conductas:

- No revelar a familiares, amistades y otras personas ajenas a su línea de reporte, ni oralmente ni por escrito información confidencial de Colpensiones que es obtenida durante los trabajos de Auditoría.

- Cumplir con todas las normas establecidas por Colpensiones para el manejo y usó de la información,

- Prudencia en el uso y protección de la información obtenida.

- No utilizar información para lucro personal o que de alguna manera fuera contraria a la ley o en el detrimento de los objetivos de Colpensiones.

6.6.2.4 Competencia: Los Auditores Internos de la Oficina de Control interno deben actuar de acuerdo con las conductas que se mencionan a continuación

- Participar sólo en trabajos para los cuales tiene los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia,

- Desarrollar los trabajos de Auditoría dando cumplimiento a las Normas Internacionales Para el Ejercicio Profesional de Auditoría Interna,

- Mejorar continuamente sus habilidades por medio de autoestudio y capacitación, que contribuyan a la efectividad y calidad de sus servicios.

6.7. Sanciones

Las sanciones por el incumplimiento al presente código se regirán por lo establecido en el reglamento interno de trabajo y por el Código Único Disciplinario.

6.8. Revisión periódica.

La vigencia del presente Código inicia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva, de igual forma se hará revisión por la Oficina de Control Interno por lo menos cada tres (3) años o con una periodicidad menor si así se requiere, para verificar que su contenido siga siendo pertinente y acorde con el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna del instituto de Auditores Internos del NA - Global.

6.9. Certificación.

Todo el persona) de Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno y los terceros que realicen actividades de Aseguramiento y/o consultaría en nombre de la Oficina de Control interno de Colpensiones, deben firmar el acta de compromiso de aplicación y cumplimiento a los principios y reglas de conductas establecidos en el presente código para el desarrollo del trabajo como Auditor Interno de la oficina de control interno de Colpensiones.

ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

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