Acuerdo 107 de 2017 COLPENSIONES

ACUERDO 107 DE 2017

(marzo 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

Por el cual se modifica el reglamento interno de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones -COLPENSIONES

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES -COLPENSIONES

En ejercicio de las facultades legales establecidas en la Ley 1151 de 2007 y en especial las que le confiere el artículo 90 de la Ley 489 de 1998, el numeral 3 del artículo 11 del Acuerdo 106 de 2017 y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155, creó la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES, como Empresa Industrial y Comercial del. Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que el Decreto Ley 4121 de 2011 cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones)., Empresa Industrial y Comercial del Estado a la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.

Que el Decreto 4938 de 2011 aprobó la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones -Colpensiones, que a su vez fue modificado por el Decreto 2727 de 2013 con el fin de incluir en su estructura organizacional la operación de los. Beneficios Económicos Periódicos -BEPS,

Que mediante Acuerdo 01 de 2009 se estableció el reglamento interno de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones -Colpensiones, el cual fue modificado por el Acuerdo 94 de 2016.

Que mediante Decreto 309 de 2017 se modificó la estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones -COLPENSIONES.

Que la Junta Directiva de Colpensiones, en sesión ordinaria de 1 de marzo de 2017 aprobó la modificación de la entidad, como consta en el acta 108 de la misma fecha.

Que en virtud de lo anterior se hace necesario modificar el reglamento interno de la Junta Directiva con el fin de que exista una estructura normativa coherente con las nuevas disposiciones reglamentarias aplicables a la entidad.

Que en mérito de lo expuesto, la Junta Directiva

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. El presente reglamento establecerá los principios generales, las reglas de funcionamiento y las normas de conducta de los miembros de la Junta Directiva y de quienes de alguna manera participen en sus reuniones o decisiones.

ARTICULO 2o. PRINCIPIOS GENERALES. Las actuaciones de la Junta Directiva se ejecutarán en procura de cumplir con el objeto social y las funciones de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, dentro de los principios generales de buena fe, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, diligencia, eficacia, participación y publicidad.

ARTICULO 3o. COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA. La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 309 del 24 de febrero de 2017, estará integrada por los siguientes miembros:

1. Un representante del Ministro del Trabajo.
2. Un representante del Ministro de Hacienda y Crédito Público.
3. Tres Representantes del Presidente de la República.

La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones- COLPENSIONES, cumplirá las funciones señaladas en las normas legales, en los reglamentos y en los Estatutos de la empresa y la presidirá uno cualquiera de los representantes del Presidente de la República.

Los miembros de la Junta Directiva ejercerán válidamente sus funciones y se posesionarán ante la Superintendencia Financiera de Colombia, cuando así lo exijan las normas legales o reglamentarias.

PARÁGRAFO 1o. Corresponde al Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Legales de la. Administradora Colombiana de Pensiones -COLPENSIONES, o quien haga sus veces, ejercer la Secretaria Técnica de la Junta Directiva.

ARTICULO 4o. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Son funciones de la Junta Directiva las siguientes:

1. Elegir su presidente para periodos de (un) 1 año.
2. Adoptar y modificar los estatutos internos de la Empresa.
3. Dictarse su propio reglamento.
4. Someter á consideración del Gobierno Nacional la estructura y planta de personal y las modificaciones a que haya lugar, de conformidad con las normas legales vigentes.
5. Nombrar al Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES de conformidad con las normas legales vigentes, quien tomará posesión del cargo ante el Presidente de la República.
6. Fijar las políticas genérales y establecer las metas y objetivos de' COLPENSIONES, a corto, mediano y largo plazo.
7. Dictar políticas y directrices para la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos, que promuevan y fomenten la cultura del ahorro para la vejez de acuerdo con lo previsto en la Ley y en:los reglamentos, así como para el otorgamiento de servicios adicionales y complementarios para uso, beneficio y disfrute de los afiliados, ahorradores, pensionados y beneficiarios.
8. Aprobar el proyecto anual de presupuesto, los proyectos de adición y traslados presupuestales, con arreglo a las disposiciones orgánicas y reglamentarias sobre la materia, así como la distribución de los mismos.
9. Aprobar las políticas generales para la implementación del Sistema de Administración Integral de Riesgos de la Empresa, de conformidad con las regulaciones legales y las expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
10. Autorizar las operaciones de crédito, de conformidad con las normas legales vigentes.
11. Aprobar u objetar los estados financieros de COLPENSIONES.
12. Aprobar a iniciativa del Presidente de la empresa, previo estudio técnico la creación, supresión o fusión de Gerencias, Direcciones, Subdirecciones y Direcciones Regionales en todo el país, o las que hagan sus veces.
13. Dictar las políticas y reglas generales para el proceso de selección externa, vinculación y promoción dé los trabajadores de la Empresa.
14. Fijar las condiciones generales de carácter salarial y prestacional de los Trabajadores Oficiales de la Empresa, para lo cual sé deberán tener en cuenta los lineamientos fijados por el CONPES.
15. Aprobar el manual de Contratación de COLPENSIONES con sujeción a lo previsto en la. Ley.
16. Aprobar el Código de Ética y Buen Gobierno, así como sus^, reformas o modificaciones, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
17. Aprobar u objetar la vinculación a la planta de personal, de los candidatos a ocupar los cargos de Vicepresidente y Jefe de Oficina que sean presentados por el Presidente de COLPENSIONES.
18. Fijar las directrices y políticas para el manejo de negociaciones colectivas.
19. Evaluar los informes de gestión y de resultados presentados por el Presidente y adoptar las Medidas correctivas en caso de ser necesario,
20. Evaluar los informes de lá revisoría fiscal y adoptar las: medidas a que haya lugar.
21. Nombrar al Oficial de Cumplimiento y a su suplente.
22. Designar al Defensor del Consumidor Financiero con su respectivo suplente, señalar la modalidad de contratación de los mismos y aprobar el presupuestó para el pago de sus honorarios, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.
23. Fijar la cuantía de los honorarios del Revisor Fiscal designado en los términos que señalen las normas legales y reglamentarias, y establecer la forma de su contratación.
24. Aprobar el Sistema de Administración Integral de. Riegos_; cumplir las gestiones y funciones asociadas al mismo, de acuerdo con la normatividad legal vigente y mandatos de la Superintendencia Financiera de Colombia.
25. Aprobar las cesiones o subrogaciones con entidades públicas.
26. Rendir informes solicitados por las entidades de inspección, control y vigilancia y las demás autoridades a las cuales se les debe reportar información.
27. Evaluar periódicamente la gestión del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, conforme al plan de trabajo presentado a la Junta Directiva.
28. Las demás que le sean asignadas por disposiciones legales.

ARTÍCULO 5o. HONORARIOS DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA. Los miembros de la Junta Directiva podrán percibir honorarios por su asistencia a las sesiones, los cuales estarán a cargo de la entidad y fijados en los términos y condiciones señalados en los Decretos 1486 de 1999 y 2561 de 2009, y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTÍCULO 6o. REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA Y CONVOCATORIA. <Artículo modificado por el artículo 1 del Acuerdo 12 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) se reunirá de manera ordinaria una vez al mes, tal como lo estipula el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y extraordinariamente cuando sea convocada por el Presidente de la Empresa, por el Revisor Fiscal, por el Defensor del Consumidor Financiero, o por solicitud de por lo menos dos (2) de sus miembros.

PARÁGRAFO 1o. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta Directiva se realizará válidamente mediante citación escrita, correo electrónico, fax o por cualquier medio tecnológico válido y eficaz, con no menos de ocho (8) días calendario de anticipación a la reunión y la indicación de los temas a tratar.

La citación debe contener fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la reunión, así como el orden del día. Previo a dicha sesión se enviará a la Junta Directiva, la documentación que sea necesaria y relevante para que sus miembros la conozcan con el fin de tomar decisiones.

A estas reuniones, asistirán el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y el Secretario Técnico de la Junta, con voz pero sin voto. También podrán asistir servidores o particulares, cuando así lo determine la Junta con el fin de tratar asuntos específicos.

ARTÍCULO 7o. CLASES DE REUNIONES. Las reuniones de la Junta Directiva podrán ser ordinarias o extraordinarias. igualmente, las reuniones podrán ser presenciales, no presenciales o con voto por escrito según lo dispuesto en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995 y demás normas que las adicionen modifiquen y complementen.

A las reuniones de la Junta Directiva podrán asistir con derecho a voz pero sin voto el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES y el Secretario Técnico de la Junta.

ARTÍCULO 8o. CONVOCATORIA Y GASTOS DE EXPERTOS. La Junta Directiva podrá tener invitados permanentes o temporales, dependiendo de los temas que se vayan a tratar, lo cual deberá ser expresado de manera previa al Secretario de la Junta con el fin de que los convoque, y se adelanten los trámites pertinentes para cubrir los costos que ello demande.

ARTÍCULO 9o. AGENDA. El temario de las reuniones de la Junta Directiva deberá establecerse en una agenda, cuyo contenido es el siguiente:

• Aprobación del orden del día
• Aprobación del acta anterior, si es que no ha sido aprobada previamente en la reunión donde se llevó a cabo.
• Asuntos propuestos por los miembros de la Junta Directiva
• Asuntos propuestos por el Presidente de Colpensiones
• Temas a aprobar por la Junta Directiva
• Temas informativos

Una vez agotada la agenda o cuando así se considere corresponderá al Presidente de la Junta Directiva finalizar las reuniones.

ARTÍCULO 10. ORDEN DEL DÍA. El orden del día corresponde elaborarlo al Secretario Técnico de la Junta Directiva originado en las solicitudes de los miembros de la Junta Directiva, las necesidades de la Administración que le exprese el presidente de Colpensiones y las exigencias legales y reglamentarias.

Los miembros de la Junta Directiva podrán, durante el desarrollo de las sesiones, proponer temas nuevos distintos a los previstos para el orden del día, los cuales se tratarán en la medida en que por mayoría se decida alterar el orden del día inicial.

ARTÍCULO 11. DOMICILIO. Las reuniones de la Junta Directiva se llevarán a cabo en las instalaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones, o en el sitio que acuerden la totalidad de los miembros de la Junta Directiva.

ARTÍCULO 12. QUÓRUM Y MAYORÍAS. Para deliberar la Junta Directiva requerirá de mínimo tres (3) de sus miembros, Las decisiones de la Junta Directiva solo podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría absoluta de sus integrantes,

ARTÍCULO 13. ACTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA. Las decisiones de la Junta Directiva se adoptarán por medio de Acuerdos que llevarán la firma del Presidente y del Secretario Técnico de la Junta.

De lo ocurrido en las sesiones y las decisiones adoptadas, se dejará constancia en las actas, las cuales serán suscritas por el presidente y por el secretario de la respectiva sesión.

Los Acuerdos y las Actas se numerarán consecutivamente, con la indicación de la fecha en que se expidan y estarán bajo custodia del Secretario Técnico de la Junta Directiva.

ARTÍCULO 14. DEL PRESIDENTE Y DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Uno de los representantes del Presidente de la República, ejercerá la presidencia de la Junta Directiva.

La secretaria técnica de la Junta Directiva la ejercerá el Jefe de la Oficina Asesora dé Asuntos: Legales de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, quien en ejercicio de esta designación tendrá las siguientes fundones:

1. Comunicar las convocatorias que de acuerdo con este reglamento, se formulen para reuniones ordinarias o extraordinarias.
2. Remitir a los miembros de la Junta.Directiva la documentación necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones.
3. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión, y cuando así se requiera en su desarrollo.
4. Levantar las actas de las sesiones y someterlas a aprobación de la Junta Directiva.
5. Refrendar con su firma las actas y acuerdos aprobados por la. Junta Directiva y expedir las certificaciones sobre los asuntos aprobados.
6. Llevar las actas de la. Junta Directiva, en forma consecutiva, y responder por su custodia.
7. Comunicar a las instancias competentes las decisiones y directrices de la Junta Directiva y hacer seguimiento a las acciones que conduzcan a su cabal ejecución.
8. Guardar y custodiar los documentos de la Junta Directiva.
9. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva.

PARÁGRAFO PRIMERO. En las faltas temporales del Director de la Oficina Asesora de Asuntos Legales de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES, ejercerá la Secretaria Técnica quien esté en ejercicio de sus funciones.

En las faltas absolutas del Director de la Oficina Asesora de Asuntos Legales de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES, ejercerá la Secretaria Técnica de la Junta Directiva, quien designe el Presidente.

ARTÍCULO 15. INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES. Los miembros de la Junta Directiva estarán sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los servidores públicos, y al previsto en los estatutos.

ARTICULO 16. CONFLICTO DE INTERÉS. Cualquiera de los miembros de la Junta Directiva deberán declararse impedidos cuando exista conflicto de interés en las discusiones y decisiones que se sometan a consideración.

Corresponde a los demás miembros del a Junta resolver sobre el conflicto de interés y proceder a designar un miembro ad-hoc, que participe de la respectiva discusión y decisión.

ARTÍCULO 17. ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN. Los miembros de la. Junta Directiva podrán tener acceso a cualquier documento de Colpensiones, salvo los que tengan reserva legal y que se les aplique a ellos,

ARTÍCULO 18. VIGENCIA. El presente reglamento rige a partir de su aprobación y deroga los acuerdos 01 de 2009, 094 de 2016 y aquellas disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los

El Presidente

GILBERTO QUINCHE TORO

La Secretaria Técnica (A)

JUANITA DURÁN VELÉZ