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Carta Circular 1 de 2020 CGN

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CARTA CIRCULAR 1 DE 2020

(noviembre 10)

Diario Oficial No. 51.495 de 11 de noviembre de 2020

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, CONTADORES PÚBLICOS Y JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES
DE: CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN
ASUNTO: RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS DE LA REGULACIÓN CONTABLE

El 18 de septiembre de 2019 el Congreso de la República expidió el Acto Legislativo 04, que reforma el Régimen de Control Fiscal, y el 16 de marzo de 2020 se expidió el Decreto-ley 403 por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal. Como quiera que esta normatividad legal contempla aspectos relacionados con la aplicación y observancia de la regulación contable pública, se solicita tener presente la siguiente información.

El artículo 81 del Título IX del Decreto número 403, que se refiere al Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, define cuáles son las conductas sancionables. Algunas de estas conductas tienen relación directa con la función de suministrar información contable; entre ellas, se destacan las siguientes:

(…)

f) Incurrir en errores relevantes que generen glosas en la revisión de las cuentas y que afecten el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal.

g) No rendir o presentar las cuentas e informes exigidos ordinariamente, o no hacerlo en la forma y oportunidad establecidas por los órganos de control fiscal en desarrollo de sus competencias.

i) Reportar o registrar datos o informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información de los órganos de control o aquellos que contribuyan a la vigilancia y al control fiscal.

k) No atender los requerimientos o solicitud de documentos, libros registrados, contabilidad o información en el marco de ejercicios de vigilancia y control fiscal, de las indagaciones preliminares o procesos de responsabilidad fiscal. La sanción para esta conducta también aplicará en tratándose de contratistas, proveedores, interventores y en general a las personas que hayan participado, determinado, coadyuvado, colaborado o hayan conocido los hechos objeto de investigación.

n) No permitir el acceso a la información en tiempo real por parte de la Contraloría General de la República y demás órganos de control fiscal en las condiciones previstas en la ley, o reportar o registrar datos e informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información. (…)

En el evento de que se incurra en alguna de estas faltas, los servidores públicos gestores fiscales y quienes, sin ser gestores fiscales, deban suministrar la información que se requiera para el ejercicio de las funciones de vigilancia o control fiscal, pueden ser objeto de sanciones, como multas desde uno (1) hasta 150 salarios mínimos diarios, y de suspensión o de separación temporal del cargo, hasta por 180 días.

Además, el artículo 82 del Decreto número 403 señala que si hay renuencia en la presentación oportuna de las cuentas o informes, o si estos no se presentan por más de tres (3) periodos consecutivos o seis (6) periodos no consecutivos dentro de un mismo periodo fiscal, los titulares de los órganos de control fiscal solicitarán, ante las autoridades disciplinarias competentes, adelantar el proceso disciplinario para la remoción o la terminación del contrato del servidor público por justa causa, previo proceso disciplinario, cuando la mora o la renuencia hayan sido sancionadas previamente con multas o suspensión.

Dado que es una situación relacionada con la aplicación y observancia de la regulación contable pública, el Contador General de la Nación se permite instar a los servidores públicos con rol y responsabilidad de dirección en las entidades públicas a propender por la formulación y adopción de políticas que aseguren la calidad de la información producto del proceso contable.

Lo anterior, con el fin de garantizar, por un lado, que los estados financieros, informes y reportes contables de la entidad que dirigen cumplan con las características cualitativas de relevancia y representación fiel y, por otro lado, que la información sea suministrada a los diferentes usuarios con la oportunidad requerida y poniendo a disposición de las autoridades de control fiscal y disciplinario todo el sistema documental contable que permita verificar el debido reconocimiento de los hechos económicos ocurridos en la entidad.

De igual manera, el Contador General de la Nación recuerda tener en cuenta lo señalado en la Resolución número 193 de 2016 que contiene el procedimiento para la evaluación del control interno contable y establece responsabilidades para quienes ejecutan procesos diferentes al contable. En dicha Resolución, la visión sistémica de la contabilidad y el compromiso institucional; el análisis, verificación y conciliación de la información fuente del proceso contable; y la depuración contable permanente y sostenible se presentan como elementos de control necesarios para garantizar que se produzca información contable con las características señaladas y que se realice evaluación permanente del Sistema de Contro Interno Contable por parte de los jefes de control interno, o quienes hagan sus veces. Esto con el fin de asegurar el cumplimiento de las directrices de contabilidad; la aplicabilidad de los principios, políticas y gestión de los riesgos e indicadores; y la efectividad de los controles en el proceso contable.

Cordialmente,

La Subcontadora General y de Investigación encargada de las funciones del despacho del Contador General de la Nación,

Marleny María Monsalve Vásquez.

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