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CIRCULAR 16 DE 2016
(abril 28)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 374 de 29 de abril de 2016
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.
| Referencia: | Instrucciones en materia del deber de asesoría para que proceda el traslado de afiliados entre regímenes pensionales y se adiciona información a los extractos de los afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación Definida. |
Apreciados señores:
Con el fin de garantizar que las decisiones de traslados entre regímenes pensionales que realizan los afiliados del Sistema General de Pensiones (SGP) se caractericen por el oportuno y adecuado suministro de información en el marco de la asesoría por parte de las administradoras de los regímenes pensionales, considerando los requerimientos operativos que demanda la implementación del procedimiento para el traslado de afiliados entre regímenes y priorizando a los afiliados que su derecho de traslado está próximo a cumplirse, esta Superintendencia, en ejercicio de las facultades señaladas en el artículo 9o de la Ley 1328 de 2009, adicionado por el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 1748 de 2014, y en los artículos 2.6.10.2.3 y 2.6.10.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA. Adicionar el subnumeral 3.13. y modificar los subnumerales 3.1. al 3.3. y 3.5. del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relacionados con el deber de asesoría que tienen las administradoras del SGP para que proceda el traslado de afiliados entre regímenes.
SEGUNDA. Adicionar al subnumeral 9.3. del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relacionado con la información sobre los aportes, las deducciones de que trata el literal d del artículo 2.6.10.4.2 del Decreto 2555 de 2010 las cuales deben incluirse dentro de los extractos de los afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación Definida y modificar el subnumeral 3.13. relacionado con la rentabilidad en el traslado de recursos del régimen solidario de prima media con prestación definida al régimen de ahorro individual con solidaridad, de ese mismo Capítulo.
TERCERA. Las Administradoras del SGP deben incluir dentro de sus programas de educación financiera, campañas de promoción y/o divulgación, información acerca de la asesoría que deben brindar a los afiliados de parte de sus representantes, para que proceda el traslado entre regímenes pensionales.
CUARTA. Señalar que las solicitudes de traslado entre regímenes pensionales, deben estar enmarcadas dentro del deber del buen consejo, tal y como lo establece el artículo 2.6.10.2.3 del Decreto 2555 de 2010, por lo que las administradoras se encuentran obligadas a proporcionar información completa respecto de los beneficios, inconvenientes y efectos de la toma de decisiones en relación con la participación de los afiliados en cualquiera de los dos regímenes del SGP.
QUINTA. La instrucción primera de la presente Circular entra a regir de acuerdo con el siguiente régimen de transición:
- A partir del 1 de octubre de 2016, para mujeres que tengan 42 o más años de edad y hombres que tengan 47 o más años de edad al momento de solicitud de traslado entre regímenes pensionales.
- A partir del 1 de enero de 2018 para mujeres que tengan 37 o más años de edad y hombres que tengan 42 o más años de edad al momento de solicitud de traslado entre regímenes pensionales.
- A partir del 1 de octubre de 2018 para todos los afiliados sin importar su edad.
Las instrucciones segunda y tercera de la presente Circular entran a regir a partir del 1 de octubre de 2016.
La instrucción cuarta de la presente Circular entra a regir a partir de la fecha de publicación.
PARÁGRAFO. Lo dispuesto en esta instrucción no limita el derecho de los afiliados al SGP de cualquier edad a recibir asesoría en los términos establecidos por los subnumerales 3.13.2 y 3.13.3., de que trata la instrucción primera de esta Circular, cuando así lo soliciten.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
GERARDO HERNÁNDEZ CORREA
Superintendente Financiero de Colombia
/050000
PARTE II
MERCADO INTERMEDIADO
TÍTULO III
INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTÍAS
CAPÍTULO I: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS
DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES – SGP
1. VINCULACIÓN A LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SGP
La vinculación de los afiliados al sistema general de pensiones debe realizarse mediante el diligenciamiento del formulario establecido por la SFC en el Anexo 1 del presente Capítulo.
Al respecto es de señalar que la vinculación no es inválida por el hecho de que se omitan algunos datos del formulario, como por ejemplo el documento de identidad de los beneficiarios, siempre y cuando los mismos no correspondan a la información mínima exigida en el art. 11 del Decreto 692 de 1994.
El formulario a que se refiere este numeral debe ser adoptado por las entidades administradoras, con las especificaciones e instrucciones indicadas por esta Superintendencia en la mencionada proforma y su correspondiente instructivo, lo cual no obsta para que cada entidad dependiendo de las características y necesidades propias pueda introducir las modificaciones e información que considere pertinente, previa aprobación de esta Superintendencia. En tal sentido, las reformas que pretendan realizarse deben justificarse, debiendo remitirse para el efecto el proyecto de formato correspondiente.
2. CÁLCULO DE RESERVAS
Las entidades administradoras del SGP y las correspondientes aseguradoras de vida al efectuar los cálculos que involucran la utilización de tablas de mortalidad, de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas, para efectos del cálculo de reservas deben emplear un interés técnico real del 4%.
Para efecto del cálculo de reservas, las entidades administradoras del SGP y las correspondientes aseguradoras de vida deben emplear las tablas establecidas en los anexos señalados en el subnumeral 3.8 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de la presente Circular.
3. PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS ENTRE REGÍMENES PENSIONALES Y ENTRE LAS DIFERENTES ADMINISTRADORAS DEL SGP
3.1. Términos para los traslados
El término para trasladarse de régimen es de 5 años de conformidad con lo establecido en el literal e. del art. 13 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003 y siempre que al afiliado le falten más de 10 años para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida.
Para cambiarse de sociedad administradora dentro del régimen de ahorro individual con solidaridad – RAIS-, el término es de 6 meses de conformidad con los arts. 107 de la Ley 100 de 1993 y 16 del Decreto 692 de 1994.
En aplicación de lo establecido en la Ley 1580 de 2012 en concordancia con el Decreto 288 de 2014, cuando los afiliados al SGP decidan optar por la aplicación de la pensión familiar, no son oponibles para el traslado entre regímenes o entre administradoras del RAIS los términos antes señalados.
3.2. Diligenciamiento del formulario
Con el fin de proceder al traslado, entre regímenes o entre administradoras del RAIS, el respectivo formulario sólo se puede presentar debidamente diligenciado a partir del primer día del 61 mes de efectuada la selección de régimen en el primer caso, y a partir del primer día del séptimo mes de seleccionada la administradora, en el segundo.
El formulario de vinculación debe diligenciarse en original y dos copias, cuya distribución debe ser la siguiente: original para la nueva administradora, una copia para el afiliado y una copia para el empleador, cuando se trate de trabajador dependiente. Tratándose de trabajadores independientes, sólo es necesario diligenciarlo en original y una copia, el primero para la nueva administradora y, la segunda, para el afiliado.
Tratándose de solicitudes de traslado entre administradoras del RAIS o entre los regímenes del SGP, para efectos de acceder a la pensión familiar ya referida, deben diligenciarse los espacios creados en el mencionado formulario.
3.3. Solicitudes de retracto
3.4. Reporte de solicitudes de traslado a la administradora anterior
La nueva administradora debe informar a la administradora anterior a más tardar el octavo día de cada mes las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo señalado vence un sábado, domingo o festivo, se entiende prorrogado hasta el día hábil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora debe elaborar un listado que contenga los nombres de los trabajadores con su identificación y debe anexar las fotocopias de los respectivos formularios de vinculación, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectúa el reporte.
Los listados a que se refiere el presente subnumeral pueden ser remitidos en medio magnético o electrónico.
3.5. Informe de solicitudes de traslado
Para ello debe emplear un formato que contenga como mínimo las siguientes especificaciones:
3.5.1. Nombre o razón social de la nueva entidad administradora
3.5.2. Fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificación de los requisitos legales
3.5.3. Nombre y apellidos del solicitante
3.5.4. Documento de identificación
3.5.5. Procedencia o improcedencia de la solicitud. Causal ---------
3.5.6. Nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable
3.6. Causales de rechazo del traslado
Para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 3.5.5, la administradora anterior está en la obligación de verificar que el afiliado no esté incurso en alguna de las siguientes situaciones:
3.6.1. Fecha de la última selección menor a 6 meses (cambio entre administradoras del RAIS)
3.6.2. Fecha de la última selección menor a 5 años (traslado entre regímenes pensionales)
3.6.3. Que al afiliado le falten 10 o menos años para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida (traslado entre regímenes), salvo que se trate de una solicitud de traslado soportado en el acceso a una pensión familiar, de conformidad con el art. 5 del Decreto 288 de 2014.
3.6.4. En disfrute de pensión
3.6.5. Solicitud de pensión en trámite
3.6.6. No afiliado
Los plazos mencionados en los subnumerales 3.6.1. y 3.6.2. deben contarse desde la fecha en que se seleccionó la administradora anterior, siempre que tal selección se haya realizado dentro de los términos legales.
En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe debe precisar la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, así como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad.
En los eventos en que no proceda el traslado, el informe debe expresar con claridad la causa del rechazo.
3.7. Traslado de la información y de los saldos del afiliado a la nueva entidad administradora
La administradora anterior tiene como plazo máximo 30 días hábiles siguientes a la fecha en que inicia la efectividad, definida en el siguiente subnumeral, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia.
La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede remitirse en medio magnético o electrónico, debe contener como mínimo: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ello hay lugar, y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad.
Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, debe proceder a la transferencia de ésta dentro de los 20 días calendario siguientes a su recepción.
Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual además del envío de la información aludida, hay lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega del bono pensional.
Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tiene el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora.
3.8. Efectividad del traslado ante la nueva administradora
De conformidad con lo dispuesto en el art. 42 del Decreto 1406 de 1999, el traslado surte efectos el primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.
3.9. Primera cotización a la nueva administradora
En el caso de los trabajadores dependientes, la primera autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora debe realizarse en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente previstos para ello. A título de ejemplo, si el traslado surte efectos el 1 de agosto, la autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora debe realizarse en septiembre, correspondiente a los aportes de agosto.
Tratándose de los trabajadores independientes, el primer pago de cotizaciones a la nueva administradora debe efectuarse en el mes en el cual se hace efectivo el traslado. Así, según el ejemplo citado, la primera consignación a la nueva administradora debe efectuarse en agosto.
3.10. Documentos soporte de las solicitudes efectuadas
Tanto la nueva administradora como aquella en la cual se encontraba afiliado el trabajador, deben mantener a disposición de la SFC los documentos que soporten las solicitudes de traslado presentadas con el propósito de que en cualquier momento pueda verificarse el cumplimiento efectivo de las instrucciones aquí contenidas.
3.11. Realización de convenios particulares
Las entidades administradoras de pensiones pueden celebrar convenios de carácter gremial o entre regímenes, con el propósito de lograr la agilización y seguridad del procedimiento, así como de la información que se obtenga en el trámite de los traslados.
En todo caso, las administradoras son responsables del cumplimiento de los términos y condiciones establecidas en el presente numeral para los trámites de traslados.
3.12. Rentabilidad en el traslado de recursos del régimen solidario de prima media con prestación definida al régimen de ahorro individual con solidaridad
La rentabilidad mensual a tener en cuenta para calcular la rentabilidad acumulada del período que se requiera, debe establecerse mediante la aplicación de la siguiente fórmula:
Donde:
RA = Rentabilidad acumulada del período a calcular
RMi = Rentabilidad divulgada por la SFC para cada uno de los meses que componen el período de cálculo.
i=1,2,…,n
En el evento en que dentro del período de cálculo se presente una fracción de mes, la rentabilidad de los respectivos días se establecerá mediante la aplicación de la siguiente fórmula:
Donde:
RMx = Rentabilidad equivalente para los n días calendario del mes
RM = Rentabilidad divulgada por la SFC para el mes
n = Número de días calendario a tener en cuenta
ndm = Número de días calendario del mes del cálculo
Las rentabilidades mensuales divulgadas por la SFC, se calculan de acuerdo con lo dispuesto para el tipo de fondo moderado en la Opción A, en los términos del parágrafo 2 del art. 2.6.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010, tomando como período de cálculo el número de días calendario del respectivo mes.
| Requisitos para obtener pensión de vejez. (Solo se debe informar lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría). | Mujer: Haber cumplido 57 años y haber cotizado un mínimo de 1300 Semanas (26 años aproximadamente) |
| Hombre: Haber cumplido 62 años y haber cotizado un mínimo de 1300 Semanas (26 años aproximadamente) | |
| Indemnización que sustituye la pensión de vejez en el evento en que no se cumplan los requisitos para pensionarse. (Solo se informará lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría) | Las mujeres que habiendo cumplido 57 años no hayan cotizado un mínimo de 1300 semanas (26 años aproximadamente), podrán seguir cotizando hasta cumplir el mínimo de semanas exigidas. En el evento en que se declare su imposibilidad de seguir cotizando, tendrá derecho a recibir, en sustitución de la pensión, el valor de las cotizaciones efectuadas, actualizadas con el IPC. Los hombres que habiendo cumplido 62 años no hayan cotizado un mínimo de 1300 semanas (26 años aproximadamente), podrán seguir cotizando hasta cumplir el mínimo de 1300 semanas. En el evento en que se declare su imposibilidad de seguir cotizando, tendrá derecho a recibir, en sustitución de la pensión, el valor de las cotizaciones efectuadas, actualizadas con el IPC. En los casos en que los afiliados hayan sido beneficiarios al subsidio al aporte pensional, solo se les devolverá lo correspondiente a los aportes realizados por el afiliado. |
| Número de semanas cotizadas en el SGP a la fecha de la asesoría | xxx | |||
| Si cotiza 12 meses al año | Si cotiza 9 meses al año | Si cotiza 6 meses al año | Si no continúa cotizando | |
| Proyección de la edad en la cual se pensionaría en el RPM (*). | xx Años | xx Años | xx Años | xx Años |
| Valor proyectado de la pensión al cumplir la edad indicada en la fila anterior. | $ xx | $ xx | $ xx | $ xx |
| Proyección del número de semanas cotizadas al cumplir 57 (o 62) años (**). Como quiera que de acuerdo con las proyecciones al cumplir 57 años (o 62) usted no alcanzaría a cumplir el mínimo de 1300 semanas cotizadas para tener derecho a la pensión, podría seguir cotizando hasta alcanzar el mínimo de semanas para pensión o, si lo prefiere, tendría derecho a recibir una indemnización que sustituye la pensión de vejez, correspondiente a los siguientes valores (**). | xx Semanas $ xx | xx Semanas $ xx | xx Semanas $ xx | xx Semanas $ xx |
| Requisitos para obtener pensión de vejez. | Que el capital acumulado en su cuenta de ahorro individual le permita obtener una pensión mensual superior al 110% del SMLMV. |
| Requisitos para obtener la garantía de pensión mínima de vejez. (Solo se informará lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría). | Mujer: Haber cumplido 57 años, haber cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente), que el saldo de la cuenta de ahorro individual no le alcance para generar una pensión de un salario mínimo y que los ingresos permanentes que recibe no sean superiores a un salario mínimo, excluido el ingreso sobre el cual cotiza y que dejaría de percibir al momento de pensionarse. |
| Hombre: Haber cumplido 62 años, haber cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente), que el saldo de la cuenta de ahorro individual no le alcance para generar una pensión de un salario mínimo y que los ingresos permanentes que recibe no sean superiores a un salario mínimo, excluido el ingreso sobre el cual cotiza y que dejaría de percibir al momento de pensionarse. | |
| Devolución de saldos en el evento en que no se cumplan los requisitos para obtener la pensión de vejez. (Solo se informará lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría). | Las mujeres que habiendo cumplido 57 años, no hayan cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente) y no hayan acumulado el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo, tendrán derecho a la devolución del capital acumulado en su cuenta de ahorro individual y el valor del bono pensional, si a este hubiere lugar, o a continuar cotizando hasta alcanzar el derecho a la pensión. |
| Los hombres que habiendo cumplido 62 años, no hayan cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente) y no hayan acumulado el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo, tendrán derecho a la devolución del capital acumulado en su cuenta de ahorro individual y el valor del bono pensional, si a este hubiere lugar, o a continuar cotizando hasta alcanzar el derecho a la pensión. | |
| Número de semanas cotizadas en el SGP a la fecha de la asesoría | xxx | |||
| Si cotiza 12 meses al año | Si cotiza 9 meses al año | Si cotiza 6 meses al año | Si no continua cotizando | |
| Proyección de la edad a la cual se pensionaría en el RAIS. (Edad en la cual acumularía el capital necesario para pensionarse) | xx Años | xx Años | xx Años | xx Años |
| Valor proyectado de la pensión bajo la modalidad de retiro programado, a la edad indicada en la fila anterior, teniendo en cuenta los siguientes tiempos de permanencia en cada tipo de fondo: xx años en el Moderado, xx años en el Conservador y xx años en el de Mayor Riesgo. (*) | $ xx | $ xx | $ xx | $ xx |
| Proyección de la edad en la cual tendría derecho a garantía de pensión mínima (un salario mínimo). (**) | xx Años | xx Años | xx Años | xx Años |
| Proyección del número de semanas cotizadas al cumplir 57 (o 62) años. (***) Como quiera que, de acuerdo con las proyecciones, al cumplir 57 (o 62) años usted no alcanzaría a cumplir el mínimo de 1150 semanas cotizadas y no acumularía el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo, podría seguir cotizando hasta alcanzar el capital necesario para pensionarse o, si lo prefiere, tendría derecho a recibir el capital acumulado en la cuenta individual, incluido el valor del bono | xx Semanas | xx Semanas | xx Semanas | xx Semanas |
| pensional si a este hubiere lugar. Los valores proyectados de la devolución de saldos, serían los siguientes. (***) | $ xx | $ xx | $ xx | $ xx |
| Proyección de la edad en la cual se pensionaría en el RPM. (****) | xx Años | xx Años | xx Años | xx Años |
| Proyección del valor de la pensión en el RAIS al cumplir la edad indicada en la fila anterior, para pensionarse en el RPM. (*****) | $ xx | $ xx | $ xx | $ xx |
4. TRASLADO DE RÉGIMEN PENSIONAL EN LOS TÉRMINOS DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 DE LA CORTE CONSTITUCIONAL PARA EL CASO DE AFILIADOS BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN DE TRANSICIÓN SIN EL CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS LEGALES DE TRASLADO
Para efectos de dar aplicación a lo establecido en la Sentencia SU 062 de 2010 proferida por la Corte Constitucional, las administradoras del SGP deben adelantar el procedimiento que se describe a continuación:
4.1. Solicitud de aplicación de la Sentencia SU 062 de 2010 y diligenciamiento del formulario de traslado
Cuando el afiliado al RAIS desee que se le aplique la jurisprudencia establecida en el mencionado fallo debe expresar su voluntad mediante el diligenciamiento y entrega del formulario de traslado a Colpensiones, antes ISS, acompañado de una comunicación en la que manifieste su intención de acogerse a la referida sentencia y de una fotocopia de su documento de identificación.
4.2. Reporte de solicitudes de traslado
El día 10 de cada mes, Colpensiones debe radicar ante las respectivas sociedades administradoras de fondos de pensiones los formularios de traslado de estos afiliados que haya recibido en el mes inmediatamente anterior, para lo cual utilizará el aplicativo establecido para tal fin, informando a cada sociedad administradora y por cada afiliado, el número de semanas que, de acuerdo con la correspondiente historia laboral de Colpensiones, anterior ISS, había cotizado el afiliado al 31 de marzo de 1994 o a la fecha en que haya entrado en vigencia el SGP en el respectivo nivel territorial, según corresponda.
Debe tenerse en cuenta que la fecha de entrada en vigencia del SGP en el nivel territorial debía ser determinada por la autoridad competente, sin exceder del 30 de junio de 1995.
4.3. Requisitos a verificar
La sociedad administradora de fondos de pensiones que reciba el formulario de traslado, debe verificar que se cumplan los requisitos -señalados en la Sentencia SU 062 de 2010-, a saber
del sector privado deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.
En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del SGP, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SFC en la proforma B.6000-10 que se encuentra en el Anexo 2 del presente Capítulo.
8. REGLAS SOBRE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES
Para los efectos de lo dispuesto en el art. 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por los arts. 9 de la Ley 747, 4 de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, así como en la Ley 1574 de 2012 y la Ley 1580 de 2012, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del SGP adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.
Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:
8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el art. 2 de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del SGP adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.
8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, deben establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.
8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.
8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.
8.5. Debe permitir que la administradora del SGP verifique, antes de decidir una solicitud de pensión o prestación contemplada en cualquiera de los dos regímenes, que el solicitante no se encuentra afiliado en otra administradora del SGP y que no cuenta con una pensión o prestación que sea incompatible con la solicitada, dejando expresa constancia de dichas verificaciones.
9. REMISIÓN DE EXTRACTOS POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA
En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1, art. 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1, art. 97 EOSF, las entidades administradoras del RPMPD deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Ese extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:
9.1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria –NIT.
9.2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, el nombre y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.
9.4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.
9.5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el SGP.
Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.
Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de vinculación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la SFC se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.
La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.
Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SFC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.