Concepto 11384 de 2007 ISS

CONCEPTO 11384 DE 2007

(septiembre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

D.J.N.

PARA: XXXXXXXXXXXXXXX

DE: Dirección Jurídica Nacional – Unidad de Seguros.

ASUNTO: Concepto Jurídico – Petición información a través de apoderados

Respetado Doctor:

Acuso recibo del oficio de la referencia en el cual se solicita concepto jurídico relacionado con la procedencia de dar información a través de derecho de petición a personas que acreditan la condición de apoderados de los afiliados, y en esa medida determinar qué tipo de información puede ser suministrada y qué documentación se les debe exigir a estos apoderados.

Sobre el particular se considera:

Sea lo primero anotar que el artículo 74 de la Constitución Nacional dispone que "todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley".

A su turno, el inciso primero del artículo 14 del Decreto 1406 de 1999 señala claramente qué tipo de información relacionada con el Sistema de Seguridad Social es de carácter reservada, veamos: “La información respecto de las bases y la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral que figuren en las declaraciones respectivas, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de las entidades administradoras sólo podrán utilizarla para el control del cumplimiento de las obligaciones existentes para con el Sistema, para el reconocimiento de las prestaciones asistenciales o indemnizatorias que éste contempla y para efectos de informaciones impersonales de estadística”.

“(…)””.

Entre tanto, con ocasión de la Sentencia T-729 de 2002, la Corte Constitucional ilustró sobre el tipo de datos o información que puede ser divulgada dentro del marco del derecho de la información ponderando su alcance con el derecho a la intimidad, señalando claramente que los datos referidos a las relaciones de los afiliados con el Sistema de Seguridad Social Integral se consideran como información semiprivada en tanto compila información personal o impersonal y que para cuyo acceso y conocimiento existen grados mínimos de limitación. Sobre el particular la Corte adujo que "(…) la misma sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales."

Y en lo concerniente a la información de carácter público, de acuerdo con la sentencia citada, la misma se define como aquella que "puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea información general, privada o personal. Por vía de ejemplo, pueden contarse los actos normativos de carácter general, los documentos públicos en los términos del artículo 74 de la Constitución, y las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente serán públicos, los datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformación de la familia. Información que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno."

Teniendo en cuenta lo anterior, se advierte que en aras de garantizar el derecho a la libertad de información y de acuerdo con lo establecido en el artículo 74 de la Norma Fundamental, toda persona tiene derecho a acceder a los documentos que por regla general son de carácter público, con excepción de aquellos que la propia Ley señala como reservados, como es el caso de las bases de datos y la información consignada en las autoliquidaciones de aportes que figuren en las respectivas declaraciones la cual solo puede ser utilizada para los fines establecidos en el artículo 14 del Decreto 1406 de 1999.

De la misma manera tampoco puede ser suministrada información relacionada con las bases de datos de la nómina de pensionados teniendo en cuenta que vincula el historial laboral del afiliado de uso propio y exclusivo del ISS, tal y como se adujo en el concepto jurídico DJN-US 9778 del 30 de junio de 2007: “(…) tiénese que el acceso al Sistema que contiene la nómina de pensionados es de uso exclusivo del afiliado al Instituto de Seguros Sociales y de la propia entidad, dado que esta base de datos incluye información de carácter confidencial entregada por el afiliado desde el momento de su afiliación al Instituto de Seguros Sociales y que permanece no solo durante la vida laboral sino con posterioridad a esta, información que en los términos de la H. Corte Constitucional en la sentencia reseñada, en tanto compete a las entidades de seguridad social, la cataloga como información semi-privada a la cual se puede acceder sólo por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales”.

“Por las anteriores razones, no es procedente lo solicitado por ASUISS ni por ninguna organización de pensionados, por cuanto la información contenida en la Nómina de Pensionados como quiera que se trata de información semi-privada, de acuerdo a lo señalado por la H. Corte Constitucional, solo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales, con lo cual el Instituto de Seguros Sociales garantiza el derecho fundamental a la intimidad personal del afiliado el cual, en tanto se ubica dentro del contexto de los derechos fundamentales irrenunciables, inalienables e imprescriptibles, no puede ser afectado o vulnerado por pacto o convenio entre particulares so pretexto de invocar el derecho a la información”.

Ahora bien, en cuanto a la información considerada como pública, la propia Constitución Política en sus artículos 20 y 23 permite su acceso como garantía del derecho de informar y recibir información veraz e imparcial y cuyo ejercicio ciudadano se hace a través del derecho fundamental de la petición reglamentado además por los artículos 5o y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

Es del caso tener en cuenta que el ejercicio del derecho de petición por mandato del numeral 1o del artículo 28 del Decreto 196 de 1971 no requiere acreditar la calidad de abogado, sin embargo, cuando la petición se instaura a favor de un tercero aduciendo la condición de apoderado judicial del peticionario, la jurisprudencia ha sido unánime al señalar que quien actúa judicialmente en representación de otra persona debe hacerlo con la calidad de abogado en ejercicio¹.

Lo anterior con fundamento en el Derecho de Postulación de que trata el artículo 63 del Código de Procedimiento Civil, y a fortiori si se trata del trámite de una actuación administrativa caso en el cual, si una persona actúa como apoderado de un tercero, deberá ser abogado en ejercicio en los términos del artículo 52 del Código Contencioso Administrativo y para tal fin deberá aportar el poder debidamente conferido en los términos del artículo 70 del CPC.

Así las cosas, en los casos en los que un profesional del derecho aduce representar los intereses de un afiliado del ISS, y en virtud del derecho de petición solicita información sobre documentos que no sean de carácter reservado o la iniciación de una actuación administrativa, deberá acreditar el interés aportando para el efecto el poder debidamente conferido en los términos de ley.

En los anteriores términos se espera haber absuelto su inquietud.

Cordialmente

SERGIO HERNANDO COLMENARES PORRAS
Director Jurídico Nacional

RAMG/odpm

Rad. 103674

Derecho a la información Apoderados

28/VIII/07-4/IX/07

NOTA AL FINAL:

1. V. Concepto DJN-US 16865 del 20 de noviembre de 2006