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CONCEPTO 17257 DE 2005

(octubre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

D.J.N.

Bogotá, D.C.

PARA: XXXXXXXXXXXXXXX

DE: Dirección Jurídica Nacional – Unidad de Seguros

ASUNTO: Aplicación Artículo 4 Decreto 1703 de 2002

Mediante oficio de la referencia remitido a esta Dirección, solicita concepto sobre la aplicación del artículo 4 del Decreto 1703 de 2002 en el sentido de definir si los puntos de Afiliación y Registro, deben requerir documentos que soporten la exclusión de los beneficiarios y en caso afirmativo cuáles.

Al respecto manifestamos:

El Decreto 1703 de 2002, por medio del cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, en su artículo 3 establece que a partir de la vigencia del mencionado Decreto, la afiliación al sistema requiere la presentación de los documentos que acreditan las condiciones legales de todos los miembros del núcleo familiar, así:

1. Para acreditar la calidad de cónyuge, el registro del matrimonio.

2. Para acreditar la calidad de compañero permanente, declaración juramentada del cotizante y compañero o compañera en la que se manifieste que la convivencia es igual o superior a dos años. En este evento la sustitución por un nuevo compañero con derecho a ser inscrito, exigirá el cumplimiento del término antes indicado.

3. Para acreditar la calidad de hijos o padres, o la de parientes hasta tercer grado de consanguinidad, los registros civiles en donde conste el parentesco.

4. Para acreditar la calidad de estudiante, certificación del establecimiento educativo, en donde conste edad, escolaridad, período y dedicación académica.

5. La incapacidad permanente de los hijos mayores de 18 años según lo establecido en los términos del Decreto 2463 de 2001.

6. La dependencia económica con declaración juramentada rendida personalmente por el cotizante, en la que conste el hecho.

Para todos los efectos, la entrega de tales documentos es suficiente para acreditar la condición de beneficiario de acuerdo con las normas legales; lo anterior sin perjuicio de que las entidades promotoras de salud, EPS, o demás entidades obligadas a compensar, EOC, realicen las auditorías correspondientes, los cruces de información o que requieran al afiliado cotizante o empleador, según el caso, para que presente la documentación complementaria que acredite en debida forma tal condición, de acuerdo con lo dispuesto en el presente artículo para ser inscrito como beneficiario.

Así mismo, el artículo 4 del Decreto 1703 de 2002, señala como obligación de los afiliados:

“Además de la obligación de suministrar los soportes que acreditan la calidad de beneficiario de su grupo familiar cuando les sea requerida, es responsabilidad del afiliado cotizante reportar las novedades que se presenten en su grupo familiar y que constituyan causal de extinción del derecho del beneficiario, tales como fallecimientos, discapacidad, pérdida de la calidad de estudiante, independencia económica, cumplimiento de la edad máxima legal establecida y demás que puedan afectar la calidad del afiliado beneficiario.

Cuando se compruebe por la entidad promotora de salud, la ocurrencia de un hecho extintivo de la calidad de beneficiario, no comunicado oportunamente a dicha entidad por parte del afiliado cotizante, dicha entidad seguirá el procedimiento de desafiliación correspondiente, previa comunicación escrita al afiliado cotizante, con no menos de un (1) mes de antelación; el cotizante responderá pecuniariamente en todo caso, por el reporte extemporáneo de las novedades correspondientes de su grupo familiar, debiendo reembolsar los gastos en que incurrió el Sistema durante el periodo en que el beneficiario carecía del derecho. Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades en cabeza del afiliado cotizante, la entidad promotora de salud, EPS, el empleador o la entidad pagadora de pensiones, cuando a ello hubiere lugar”.

Finalmente, el Decreto 1403 DE 1994, por el cual se aprueba el Acuerdo 62 del 29 de junio de 1994 del Consejo Directivo del Instituto de Seguros Sociales que adopta la estructura interna y se establecen las funciones de sus dependencias, en su artículo 69 asigna las funciones al Departamento Nacional de Afiliación y Registro de la siguiente manera:

“El Departamento Nacional de Afiliación y Registro cumplirá las siguientes funciones:

a. Colaborar con los diferentes negocios del ISS en la definición de políticas normas y procedimientos sobre la vinculación de afiliados al Sistema de Seguridad Social.

b. Colaborar en la definición de políticas y procedimientos sobre Afiliación y Registro de empresas y trabajadores.

c. Definir políticas sobre sistemas de trámite de solicitudes para el reconocimiento de derechos.

d. Definir las políticas y procedimientos sobre emisión de estractos a afiliados y empleadores.

e. Definir las normas y procedimientos para garantizar la integridad de los registros históricos de los afiliados, derecho habientes y empleadores.

f. Las demás que le sean asignadas”.

Así las cosas, el Decreto 1703 de 2002 al adoptar las medidas para la promoción y control de la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, taxativamente relaciona los documentos que se requieren para acreditar las condiciones legales de todos y cada uno de los miembros del grupo familiar. En cuanto a la definición de la competencia de los Puntos de Afiliación y Registro para requerir los documentos soportes, el tema debe ser estudiado a la luz del desarrollo de las funciones asignadas a ese Departamento.

En los anteriores términos, esperamos absolver su consulta.

Cordialmente,

EMIL ENRIQUE ARIZA OLAYA

Director Jurídico Nacional.

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