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ÍNDICE
CONCEPTO 4872 DE 2019
(febrero 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
SARLAFT, ENTREVISTA NO PRESENCIAL, REQUISITOS
Síntesis: De acuerdo con las normas vigentes contenidas en el Capítulo SARLAFT de la Circular Básica Jurídica, específicamente sus numerales 4.2.2.2.1.8.2 y 4.2.2.2.1.8.2, la entrevista no presencial impone unos requisitos especiales para ser implementada por parte de la entidad vigilada, a saber: (i) señalar en el procedimiento las razones objetivas por las cuales se considera la realización de entrevistas no presenciales, o por personal que no tenga la condición de empleado y (ii) contemplar un seguimiento más estrictos de los clientes vinculados a través de esta modalidad.
«(…) petición en la que, después de efectuar algunas consideraciones en torno algunos numerales de la Circular SARLAFT relacionadas con la obligatoriedad de la entrevista e inclusive traer un pronunciamiento de este Organismo, consulta “ (…) en el caso de la apertura de un producto 100% digital (no contemplado entre las excepciones del numeral 4.2.2.2.1.6.) y el cliente haber diligenciado íntegramente el formulario de vinculación, radicados todos los soportes y verificada la información (documento de identidad, soportes, datos exigidos en el formulario, listas internacionales vinculantes para Colombia, etc.) y el banco tenga la seguridad de que la información fue efectivamente enviada por el cliente potencial, favor aclarar la finalidad perseguida con la entrevista toda vez que el marco legal aplicable a la materia no contempla un objetivo diferente, un requerimiento de información ni un mecanismo de autenticación adicional al formulario de solicitud de vinculación de clientes.
De igual manera, indaga el siguiente supuesto “En caso de que un banco cumpla con lo indicado en el parágrafo anterior y no realice la entrevista, sería sujeto a ser sancionado por la SFC”.
Para abordar la respuesta a su consulta, efectuaremos algunas precisiones de orden conceptual, de la siguiente manera:
1. Consideraciones de los productos financieros digitales de cara al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT:
Sea lo primero señalar que de cara a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (también LA/FT), los productos ofrecidos de forma digital por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia son entendidos como aquellos en los que no existe contacto físico con el potencial cliente al momento de su vinculación.
En este sentido, los referidos productos se caracterizan por: (i) presentar los documentos electrónicos en sustitución de los físicos, (ii) utilizan mecanismos de verificación de la identidad de los clientes a distancia o no presenciales, como por ejemplo, a través de biometría, (iii) al ser la vinculación de manera no presencial, estos buscan ser 7/24, es decir, en todas las horas de los siete días de la semana, (iv) en su mayoría, requieren que el cliente o potencial cliente disponga de conexión a internet al momento de la vinculación y en general para consultas, transacciones y solicitudes, (v) la omnicanalidad es pilar esencial de los mismos en la medida en que si bien un contacto inicial al momento de la vinculación es a distancia, esto no implica que cliente deba realizar toda su transaccionalidad por este medio, sino que se pueda utilizar todos los canales, (vi) valoración del tiempo tanto al momento de la vinculación como en la transaccionalidad y (vii) sin desplazamiento físico.
Ahora bien, recordemos que en materia de la administración del riesgo de LA/FT son varios los requisitos mínimos que se deben acatar por parte de las entidades vigilada para efectuar la vinculación de un potencial cliente, los cuales son de obligatorio cumplimiento independiente de si el producto es o no digital, salvo que un producto o servicio se encuentre expresamente exceptuado de adelantar el proceso de vinculación regular como por ejemplo el que se realiza de manera simplificada, caso en el que no es necesario completar el formulario con los mínimos campos indicados en las instrucciones de la SFC, así como tampoco agotar la respectiva entrevista.
Lo anterior, en atención a lo dispuesto en el numeral 4.2.2.2.1 del Capítulo SARLAFT según el cual “Las entidades vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntado los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo.”
Así mismo, de conformidad con el actual numeral 4.2.2.2.1.8.1.3. del Capítulo SARLAFT de la CBJ, “(…) El diligenciamiento del formulario, así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos, puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente”.
Por lo anterior, la entrevista es uno de los requisitos indispensables dentro del proceso de conocimiento del cliente de suerte que se debe realizar de manera obligatoria por las entidades vigiladas, en el momento previo a la vinculación de un potencial cliente, sin considerar que el producto sea catalogado como digital o físico, garantizando que para el caso de los primeros también se dé cumplimiento a este requisito en materia de administración del riesgo de LA/FT.
2. Finalidades de la entrevista en el procedimiento de vinculación de clientes de cara al SARLAFT:
Al encontrarse enmarcada la entrevista en el Capítulo SARLAFT de la CBJ dentro del mecanismo del conocimiento del cliente (KYC por sus siglas en inglés), aquella es un requisito necesario, en conjunto con el formulario y la verificación de los respectivos soportes exigidos, para profundizar la información que permita, de una mejor manera, identificar sus características de aquél, reiteramos, conocerlo mejor.
Ahora bien, al estar la entrevista inmersa en el KYC, esta debe realizarse al momento de la vinculación del cliente, de tal manera que tiene como fines los siguientes: (i) ampliar la información de los potenciales clientes en relación con los factores de riesgo, (ii) comparar la información que el potencial cliente haya consignado en el formulario de vinculación y (iii) capturar impresiones subjetivas de los potenciales clientes a la hora de responder las preguntas realizadas en la entrevista.
Por lo anterior, contrario a lo que se estima en su consulta, en el sentido de afirmar que “(…) el marco legal aplicable a la materia no contempla un objetivo diferente, un requerimiento de información ni un mecanismo de autenticación adicional al formulario de solicitud de vinculación de clientes”, aclaramos que la entrevista es uno de los elementos que componen el mecanismo de vinculación de clientes, junto con el formulario y los soportes que apliquen de la información que haya sido solicitada, de conformidad con el precitado numeral 4.2.2.2.1 del Capítulo SARLAFT, sin los cuales no sería posible para una entidad vigilada aprobar como cliente a una determinada persona.
Así las cosas, la entrevista no es solamente un elemento que sirva como un simple factor, adicional al formulario de vinculación, de autenticación de la identidad del potencial cliente, sino que, como ya se advirtió, tiene varias finalidades que complementan el KYC, tales como, ampliar la información del cliente más allá de lo proporcionado en el formulario de vinculación y permitir la comparación y/o verificación de lo consignado en el referido documento, lo cual además será de utilidad para el desarrollo de todas las cuatro etapas del SARLAFT.
3. Tipos de entrevista en la vinculación de clientes: presencial y no presencial.
De acuerdo con los lineamientos establecidos para el SARLAFT las entrevistas que deben realizar las entidades vigiladas para efectuar adecuadamente el proceso de vinculación de clientes pueden ser de dos clases:
La entrevista presencial es aquella que se realiza de manera física por parte de las entidades sujetas a vigilancia, es decir, donde existe contacto directo persona a persona, la cual, por lo general, es efectuada por la fuerza comercial que ofrece el producto o servicio, siendo ésta quien tiene el primer contacto con el potencial cliente llevándose las impresiones de aquel a partir del lenguaje corporal que este le exprese.
Por su parte, la entrevista no presencial consiste en la que se desarrolla sin contacto físico con la persona, por tanto, puede presentar diversas modalidades en la medida en que las distintas tecnologías y medios de comunicación pongan a disposición nuevas formas de comunicación que le permita a las personas interactuar sin importar si se encuentran en distintos lugares, como por ejemplo, las llamadas telefónicas o a través de video en tiempo real, medios electrónicos con mensajería instantánea, chatbots, etc., son algunas de las alternativas de esta clase de entrevista.
4. Consideraciones particulares para la entrevista no presencial en vinculación de clientes de cara al SARLAFT:
Es preciso resaltar que, de acuerdo con las normas vigentes contenidas en el Capítulo SARLAFT de la Circular Básica Jurídica, específicamente sus numerales 4.2.2.2.1.8.2 y 4.2.2.2.1.8.2, la entrevista no presencial impone unos requisitos especiales para ser implementada por parte de la entidad vigilada, a saber: (i) señalar en el procedimiento las razones objetivas por las cuales se considera la realización de entrevistas no presenciales, o por personal que no tenga la condición de empleado y (ii) contemplar un seguimiento más estrictos de los clientes vinculados a través de esta modalidad.
Ahora bien, las razones objetivas para vincular a los clientes deben ser suficientes para justificar por qué una entidad tiene la necesidad de efectuar la entrevista de manera no presencial, como por ejemplo, la dificultad de acceso a determinadas zonas del país dadas sus condiciones geográficas, sociales, climáticas, políticas, etc., o la misma inclusión financiera, las cuales, en cualquier caso, deben atender a los objetivos del SARLAFT, justificando las circunstancias que dan lugar a adoptar la alternativa de entrevista no presencial.
Por su parte, el seguimiento más estricto establecido en la norma hace referencia, entonces, a la necesidad de establecer dentro de los protocolos del SARLAFT un esquema de procedimiento exigente respecto de los clientes vinculados bajo esa modalidad.
Así mismo, es de resaltar que el referido numeral 4.2.2.2.1.8.2 señala que “(…) en los casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por la entidad vigilada como de alto riesgo, con excepción de la jurisdicción, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad.”, por tanto, en estos evento deberá efectuarse de forma presencial, de acuerdo con las actuales normas que regulan esta materia.
En ese sentido, tanto las razones objetivas y el seguimiento más estricto al que nos referimos anteriormente deben quedar consignados en el respectivo manual SARLAFT de la entidad vigilada, así como la respectiva constancia documental de la entrevista con fecha, hora y los resultados de la misma, e indicando si quién la realizó o la revisó, para el caso de la no presencial, tiene o no la calidad de empleado.
Finalmente, en lo relativo a la hipótesis de su consulta con relación a que una entidad vigilada por esta Superintendencia, efectúe la vinculación de un potencial cliente solicitando el diligenciamiento del formulario y los soportes respectivos y luego de haber efectuado la respectiva verificación de la información, acepte a una determinada persona como cliente sin haberse realizado la entrevista, reiteramos que por lo expuesto en esta respuesta, la entrevista tiene unas finalidades específicas y necesarias para lograr un mejor estándar del SARLAFT, en la medida en que su objetivo también es ampliar la información del mismo y servir como insumo para desarrollar las cuatro etapas de este Sistema.
Por tanto, bajo esta hipótesis, el banco estaría inobservando las normas que regulan su actividad y en esta medida podría ser sujeto de sanción por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, una vez analizadas las condiciones de tiempo, modo y lugar en que se den los hechos.
(…).»
