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RESOLUCIÓN 25514 DE 2017

(septiembre 29)

Diario Oficial No. 50.376 de 04 de octubre de 2017

EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR

Por la cual se establecen los requisitos para la operación del juego de suerte y azar en la modalidad de promocionales.

LA VICEPRESIDENTE DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL EN FUNCIONES DE PRESIDENTE DE LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR (COLJUEGOS),

en uso de las facultades legales y reglamentarias, en particular las conferidas en los artículos 5o y 31 de la Ley 643 de 2001 y el numeral 7 del artículo 2o y numeral 8 del artículo 5o del Decreto número 1451 de 2015, la Resolución número 20172300023404 del 13 de septiembre de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 31 de la Ley 643 de 2001 señala como una de las modalidades de juegos de suerte y azar los promocionales, organizados y operados con fines de publicidad o promoción de bienes o servicios, establecimientos, empresas o entidades, en los cuales se ofrece un premio al público, sin que para acceder al juego se pague directamente;

Que mediante el artículo 94 de la Ley 1753 de 2015 se definió que se podrán utilizar como juegos promocionales los sorteos, bingos, apuestas deportivas, lotería instantánea y lotto preimpresa, y sus derechos de explotación se pagarán sobre el valor total del plan de premios y cada premio contenido en el plan no podrá superar ciento sesenta (160) salarios mínimos mensuales legales vigentes;

Que el artículo 94 ibídem también prevé que las únicas personas exceptuadas para la realización de juegos promocionales son los operadores de juegos de suerte y azar, las beneficencias departamentales y las sociedades de capitalización;

Que mediante el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público número 1068 de 2015, se compiló en el Título 4 las normas relacionadas con Juegos Promocionales especialmente el Decreto número 493 de 2001, señalando los requisitos para su operación, las reglas sobre el desistimiento de las peticiones, el plazo para la entrega de premios, así como las condiciones para modificar el cronograma de sorteos;

Que a través del Decreto número 2104 del 22 de diciembre de 2016 se modificó el Decreto número 1068 de 2015 en materia de juegos promocionales, teniendo como principales aspectos la eliminación de la etapa de concepto de viabilidad, la exigencia como requisito al momento de la solicitud del pago de derechos de explotación y gastos de administración así como la constitución de la garantía única de cumplimiento;

Que el proyecto de acto administrativo fue publicado en la web de la Entidad entre el 2 y el 9 de agosto de 2017, en cumplimiento de lo previsto en la Resolución número 20171200007444 de 2017;

Que de conformidad con lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer los requisitos para la operación de juegos promocionales de competencia de Coljuegos.

ARTÍCULO 2o. REQUISITOS. Las personas naturales o jurídicas que pretendan operar juegos de suerte y azar promocionales de competencia de Coljuegos, deberán acreditar con la radicación de la solicitud lo siguiente:

1. Diligenciamiento del Formulario de Solicitud de Autorización.

2. Fotocopia de Cédula de Ciudadanía del solicitante o del Representante Legal de la persona jurídica, según corresponda.

3. Acompañar con la solicitud de autorización, cualquiera de los siguientes documentos de acuerdo a los bienes, servicios o elementos que hagan parte del plan de premios: factura de compra o documento que acredite la propiedad de los bienes a entregar o promesa de contrato de compraventa, en los cuales se indique el valor correspondiente.

4. En caso de que no se cuente con factura de compra o documento que acredite la propiedad, se podrá aportar cotización de los mismos con un certificado que garantice los recursos para el pago del plan de premios con vigencia no mayor a tres (3) meses anteriores a la radicación de la solicitud del juego. El certificado debe ser expedido por el contador o revisor fiscal e indicará que la Sociedad cuenta con los recursos para la compra del total de plan de premios junto con fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional del contador que los firma.

5. Recibo de pago de los derechos de explotación y gastos de administración sobre el valor total del plan de premios, incluido IVA; y garantía única de cumplimiento, por el valor total del plan de premios ofrecido, con una vigencia mínima por el término del juego promocional y dos (2) meses más.

6. En toda solicitud debe incluirse el texto de los términos y condiciones del juego promocional a emplear en la pauta publicitaria.

7. Autorización en caso de que se usen los resultados de otro juego de suerte y azar.

8. Para el caso de los planes de premios indeterminados, se debe presentar justificación técnica y económica del respectivo plan, así como el lugar y el calendario para la operación del juego promocional.

9. Certificado de autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia para las entidades financieras y aseguradoras.

PARÁGRAFO 1o. Con la solicitud, el operador se compromete a que la pauta publicitaria se ceñirá a lo previsto para la regulación de la marca de Coljuegos.

PARÁGRAFO 2o. La garantía única de cumplimiento podrá ser constituida por anualidades y será presentada en la primera solicitud de juego promocional del respectivo año. Para los juegos subsiguientes solo será necesario presentar el anexo de la entidad emisora donde se informe el saldo libre de afectación.

PARÁGRAFO 3o. En los casos en que se haya efectuado el pago de derechos de explotación y gastos de administración en exceso, o no se autorice el juego promocional, se procederá a la devolución de los recursos según la normativa vigente aplicable.

PARÁGRAFO 4o. En los casos, en que el plan de premios incluya bienes o servicios que sean recibidos a título gratuito por otra persona, el interesado en obtener autorización no deberá adjuntar el certificado que garantice los recursos de que trata el numeral 4 del presente artículo.

En este caso, el solicitante deberá adjuntar un documento emitido por la persona que ofrece el bien o servicio a título gratuito, donde se obligue a su entrega para el juego promocional, y se indique su valor comercial.

PARÁGRAFO 5o. En el caso del numeral 3, la factura, documento o promesa de compraventa que acredite la propiedad, deberá reflejar como mínimo el número de bienes a entregar en el juego promocional así como su valor comercial incluido IVA.

En el caso del numeral 4, la cotización deberá contener como mínimo el valor comercial de los bienes que se ofrezcan, sin que sea necesario que correspondan las cantidades de bienes o elementos del plan de premios.

ARTÍCULO 3o. INFORMACIÓN DE FORMULARIO. Las personas jurídicas o naturales que deseen obtener autorización para la realización de un juego promocional de carácter nacional, deberán diligenciar el Formulario de Solicitud de Autorización, el cual contendrá la siguiente información:

Ítem Descripción
1. Razón Social Denominación de la persona jurídica o nombre de la persona natural que solicita autorización. En el caso de persona jurídica debe corresponder con los datos registrados en el Certificado de Existencia y Representación Legal y para persona natural debe coincidir con los datos del documento de identificación que está siendo aportado.
Ítem Descripción
2. NIT Número de Identificación Tributaria de la persona natural o jurídica solicitante.
3. Departamento Departamento en donde se encuentran ubicadas las oficinas de la persona natural o jurídica solicitante. Para el caso de persona jurídica debe corresponder con los datos registrados en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
4. Ciudad Ciudad en donde se encuentran ubicadas las oficinas de la persona natural o jurídica solicitante. Para el caso de persona jurídica debe corresponder con los datos registrados en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
5. Dirección Lugar de ubicación de las oficinas administrativas de la persona natural o jurídica solicitante. Para el caso de persona jurídica debe corresponder con los datos registrados en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
6. Email Dirección de correo electrónico de contacto con la persona natural o jurídica solicitante, el cual previa autorización será usado para la notificación electrónica. Para el caso de persona jurídica debe corresponder con los datos registrados en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
7. Representante Legal Nombre completo del representante legal de la empresa.
8. Teléfonos Teléfonos de contacto con la persona natural o jurídica solicitante. Deben estar ubicados en el departamento y ciudad indicados arriba.
9. Actividad Comercial Debe aparecer únicamente la actividad que se encuentra registrada en el Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva. En el caso de persona natural será aquella registrada en el registro mercantil.
10. Nombre Contacto: Escriba el nombre completo de la persona que se ha sido definida como contacto.
11. Teléfonos del Contacto: Teléfonos (número celular preferiblemente) de la persona que ha sido definida como contacto.
12. Dirección del Contacto: Lugar de ubicación de la persona registrada como contacto.
13. Email del Contacto Correo electrónico de la persona registrada como contacto.
14. Nombre del Promocional: Denominación que se le ha dado al juego promocional.
15. Cubrimiento: Municipios en cuya jurisdicción se ofrecerá el juego promocional.
16. Fechas: Fechas (dd/mm/aaaa) de inicio y terminación del juego promocional.
Fechas (dd/mm/aaaa) de sorteo (s) o presorteo (s) según corresponda.
17. Municipios donde se realizan los sorteos: Municipio o municipios en donde se realizarán los sorteos.
18. Objeto del Promocional: Describa claramente cuál es el objeto que persigue o busca alcanzar el juego promocional (incrementar ventas, dar a conocer la marca, la empresa etc.)
19. Requisitos para participar: Describa los requisitos que le dan derecho a una persona de participar del juego promocional.
20. Método de selección del ganador. Descripción de la Mecánica de Juego Detalle el método que se ha de seguir para elegir al (a los) ganador (es) del juego promocional. De acuerdo con el artículo 94 de la Ley 1753 de 2015 es posible usar como juegos promocionales: los sorteos, bingos, apuestas deportivas, lotería instantánea y lotto preimpresa.
Debe señalarse en la mecánica de forma clara cómo se realiza la selección de forma aleatoria, esto es por la suerte, el azar o la casualidad.
21. Condiciones y Restricciones Relacione todas las condiciones y restricciones que existen para participar en el juego promocional. Se debe explicar claramente el mecanismo mediante el cual se garantiza que los premios quedarán en poder del público, por ejemplo, a través del establecimiento de lista de suplentes, frente a la negativa de personas a reclamar los premios o la imposibilidad de localización de potenciales ganadores, entre otras posibilidades.
Se encuentra prohibido el ofrecimiento de juegos de suerte y azar a menores de edad, motivo por el cual en las condiciones deberá indicarse que los participantes deberán tener como mínimo 18 años.
22. Plan de Premios: Se relaciona la descripción, cantidad y costo unitario (valor comercial con IVA incluido) de los premios que serán entregados al (los) ganador (es) en el (los) sorteo (s) del juego promocional. Adicionalmente se debe informar a cargo de quien estará la ganancia ocasional. Si el impuesto por ganancia ocasional es asumido por la persona natural o jurídica solicitante, se debe relacionar en el detalle del Plan de Premios de forma independiente a fin de totalizar junto con el valor total del plan de premios. Si no se aclara quién asume dicho impuesto, se entenderá que es asumido por la Sociedad o persona natural solicitante. Se pueden insertar cuantas filas sean necesarias para que todos los premios e impuestos queden relacionados.
Para liquidar el impuesto de ganancia ocasional, se debe tomar como base el valor del premio antes de impuestos, (IVA, Impoconsumo, entre otros) y aplicar la tarifa prevista en el artículo 317 del estatuto Tributario. Cabe señalar que los premios cuyo valor antes de impuesto supere las 48 UVT generan ganancia ocasional.
23. Pago de Derechos y Gastos Discriminación de los valores por concepto de Derechos de Explotación y de Gastos de Administración cuyo pago se adjunta con la solicitud.
24. Autorización Notificación por Correo Electrónico: Autorización que puede o no entregar la persona natural o jurídica para recibir al correo electrónico que fue relacionado en el numeral 6 la notificación de la resolución (de aprobación o de rechazo).
25. Firma del Representante Legal o persona natural solicitante: Espacio reservado para la firma del representante legal o persona natural solicitante, según corresponda, una vez el formulario este impreso.
Nota: una vez el proceso de autorización se realice a través del Portal del Operador, este punto será reemplazado por la autenticación establecida por medio de esta plataforma.
26. No. de Identificación: Escriba el número de identificación del representante legal o persona natural solicitante, según corresponda, como figura en el documento de identificación. Se debe relacionar adicionalmente el lugar de expedición del documento.

ARTÍCULO 4o. INHABILIDADES. El formulario de que trata el artículo 3o, además de los campos relacionados anteriormente incluirá la manifestación bajo la gravedad de juramento de no estar incurso en las inhabilidades consagradas en la Ley 643 de 2001 y demás normas del Régimen Propio de los Juegos de Suerte y Azar.

ARTÍCULO 5o. DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO. El valor cubierto por la garantía de cumplimiento debe ser igual al valor total del plan de premios ofrecido, con una vigencia mínima por el término del juego promocional y dos (2) meses más. Quien adquiere la garantía debe ser la sociedad o persona natural que presenta la solicitud (debe estar firmada por el Representante Legal); el asegurado debe ser Coljuegos (NIT 900505060- 5) y beneficiario “Terceros”; se debe mencionar el nombre completo del promocional. El objeto de la garantía de cumplimiento debe ser garantizar la entrega de premios del juego promocional. La garantía debe estar acompañada de su respectivo recibo de pago.

La garantía debidamente constituida se presentará con la solicitud de autorización. Se aceptarán las garantías señaladas en el artículo 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto Único del Sector Planeación 1082 de 2015.

PARÁGRAFO 1o. Garantía en mecánicas de plan de premios indeterminado. En el caso de mecánicas en las cuales el valor del plan de premios sea indeterminado pero determinable, se constituirá la garantía única de cumplimiento por el valor estimado presentado en la solicitud de autorización. Una vez terminado el juego promocional deberá reajustarse el valor de la garantía al valor de los premios que efectivamente hayan quedado en poder del público.

PARÁGRAFO 2o. Información para garantías anuales. Cuando se trate de garantías de cumplimiento constituidas por anualidades, el anexo deberá contener el nombre del juego promocional correspondiente.

ARTÍCULO 6o. AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO. En la eventualidad de tener que realizar sorteos adicionales hasta que los premios queden en poder del público, la garantía de cumplimiento deberá prorrogarse oportunamente, debiendo extender su vigencia hasta dos (2) meses después de terminado el juego promocional.

ARTÍCULO 7o. INICIO DE EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROMOCIONAL. El juego promocional solo podrá iniciar una vez se encuentre en firme el acto administrativo de autorización. El término entre el inicio y el fin del juego promocional no podrá ser superior a un (1) año.

ARTÍCULO 8o. REAJUSTE DE DERECHOS DE EXPLOTACIÓN. En aquellos juegos promocionales en los que su mecánica corresponda a siembra de premios o en aquellos que no sea posible conocer al momento de la autorización el valor exacto a pagar por derechos de explotación y gastos de administración, el operador deberá cancelar la diferencia que se llegue a generar dentro de los 10 días siguientes a la terminación del juego promocional. En estos casos no habrá lugar a devolución en caso de que el juego promocional haya entregado menos premios de los estimados.

PARÁGRAFO. Una vez detectado que el operador no ha cancelado el valor adicional que se llegare a generar, Coljuegos adelantará las actuaciones administrativas correspondientes por inexactitud en el pago de los derechos de explotación y gastos de administración.

ARTÍCULO 9o. TRÁMITE. Recibida la solicitud con el cumplimiento lleno de los requisitos previsto en la norma, Coljuegos dentro de los quince (15) días siguientes y previo estudio, emitirá el acto administrativo de autorización.

Este término se sujetará a las reglas sobre peticiones incompletas de que trata el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

La solicitud deberá ser presentada con una antelación mínima de quince (15) días al comienzo del juego promocional.

ARTÍCULO 10. CONCEPTO DESFAVORABLE Y DESISTIMIENTO. Si del examen de la solicitud de autorización, Coljuegos emite concepto desfavorable, así lo hará conocer al interesado mediante acto administrativo susceptible de recursos en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cuando del examen de la solicitud de autorización se establezca que está incompleta o que requiere aclaración, así se comunicará al interesado para que la complete o aclare, siguiendo para el efecto lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 11. DOCUMENTOS PARA SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN Y FISCALIZACIÓN. Con el objeto de evidenciar la aleatoriedad del juego promocional y la entrega de premios a los ganadores, los operadores de juegos promocionales autorizados deben enviar a Coljuegos la siguiente documentación, que se allegará conforme con la normatividad vigente aplicable:

MECÁNICA DOCUMENTOS PLAZO
MECÁNICA - SORTEO DEFINIDO:
Buzones, eventos deportivos, loterías, bingos, sorteos electrónicos, entre otros
Acta de sorteo que evidencie la identificación de los ganadores principales y suplentes y el premio correspondiente, según el plan de premios autorizado para el juego promocional así:
Siempre que el valor total del plan de premios supere los mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 SMLMV), el acta debe ser suscrita por un representante del operador autorizado y el delegado de la primera autoridad administrativa del lugar donde se realiza el sorteo.
En los casos cuyo valor no supere los mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 SMLMV), el operador deberá solicitar el acompañamiento del delegado, sin perjuicio que el sorteo se lleve a cabo sin su presencia, el acta de sorteo debe ser suscrita por un representante del operador autorizado y la primera autoridad administrativa competente, si se hizo presente en el sorteo en caso contrario allegar documento que evidencie la solicitud del Delegado para que asistiera al sorteo.
En ambos casos se deberá anexar el pago realizado con el que se perfeccionó la solicitud del acompañamiento del delegado.
Dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se realice el sorteo.
Acta de entrega de premios, que debe contener la información detallada, según el valor del premio individual autorizado para el juego promocional, así: Para premios hasta de un SMMLV: Certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal o contador del operador en la cual señale los premios entregados y los premios no reclamados.

Para premios mayores a un SMMLV: Acta de entrega suscrita por el ganador y un representante del operador, en la cual se indique el premio entregado y los datos de contacto del ganador.
Dentro de los 30 días hábiles siguientes a la entrega del premio.
Para premios no reclamados operará la prescripción extintiva del derecho y se requerirá certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal o contador del operador en la cual relacione los mismos.Dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de que trata el artículo 12 de la Ley 1393 de 2010.
SIEMBRA DE PREMIOS: Raspa y gana, sobres sellados, productos premiados, parametrización de software, entre otros.Acta de presorteo que evidencie la siembra según el plan de premios autorizado para el juego promocional así:
Siempre que el valor total del plan de premios supere los mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 SMLMV), el acta debe ser suscrita por un representante del operador autorizado y el delegado de la primera autoridad administrativa del lugar donde se realiza el sorteo.
En los casos cuyo valor no supere los mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 SMLMV), el operador deberá solicitar el acompañamiento del delegado, sin perjuicio que el sorteo se lleve a cabo sin su presencia, el acta de presorteo debe ser suscrita por un representante del operador autorizado y la primera autoridad administrativa competente, si se hizo presente en el sorteo en caso contrario allegar documento que evidencie la solicitud del Delegado para que asistiera al sorteo.
En ambos casos se deberá anexar el pago realizado con el que se perfeccionó la solicitud del acompañamiento del delegado.
Dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se realice el presorteo.
Acta de entrega de premios que debe tener la información detallada, según el valor del premio individual autorizado para el juego promocional, así:
Para premios hasta de un SMMLV: certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal o contador del operador en la cual señale los premios entregados y los premios no reclamados.
Para premios mayores a un SMMLV: acta de entrega suscrita por el ganador y un representante del operador, en la cual se indique el premio entregado y los datos de contacto del ganador.
Dentro de los 30 días hábiles siguientes a la entrega del premio y debe darse dentro de la vigencia autorizada del juego promocional.
Para premios no reclamados operara la prescripción extintiva del derecho y se requerirá certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal o contador del operador en la cual relacione los mismos.Dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de que trata el artículo 12 de la ley 1393 de 2010.

PARÁGRAFO. Coljuegos podrá dar cierre y expedir el paz y salvo correspondiente a los juegos promocionales autorizados previamente a la entrada en vigencia de la presente resolución, siempre que cumpla con la totalidad de requisitos señalados en el presente artículo.

ARTÍCULO 12. CONSIGNACIÓN DE PREMIOS SOBRE LOS CUALES HAYA OPERADO PRESCRIPCIÓN EXTINTIVA DEL DERECHO O CADUCIDAD JUDICIAL. Cuando en el marco del juego promocional, haya ocurrido alguno de los supuestos señalados en el artículo 12 de la Ley 1393 de 2010, la persona autorizada deberá consignar a Coljuegos el valor del premio consignado en el plan de premios, en la cuenta bancaria que se disponga para tal efecto.

ARTÍCULO 13. AUTORIZACIÓN DE NUEVOS JUEGOS PROMOCIONALES. La manifestación expresa por parte de Coljuegos de la recepción completa de la documentación de que trata el artículo 11, será requisito para la autorización de nuevos juegos promocionales en los casos en que se cumpla un (1) año a partir de la fecha de sorteo, en los casos en que no se evidencie la entrega de la totalidad de los premios, el operador debe manifestar que ha realizado de manera eficiente las gestiones para notificar al ganador y entregar el premio.

ARTÍCULO 14. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE. Los operadores de juegos promocionales autorizados por Coljuegos deben conservar en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, los soportes de la realización del juego promocional y de la entrega de premios, así:

- Para premios por valor de hasta cinco millones de pesos ($5.0000.000), por el término de 2 años.

- Para premios por valor superior a cinco millones de pesos ($5.0000.000), por el término de 5 años.

Esta documentación podrá ser solicitada por Coljuegos para efectos de seguimiento a la gestión y fiscalización y constituirá el soporte documental de las certificaciones de que trata el artículo 14.

ARTÍCULO 15. TRANSICIÓN. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución y hasta tanto entre en funcionamiento el Portal del Operador de Coljuegos para este trámite, los operadores diligenciarán y presentarán de manera física las solitudes para la operación de juegos promocionales de competencia de Coljuegos.

ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución aplica a partir del 10 de octubre de 2017 previa publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución número 135 de 2012 y la Resolución número 20161200029204 de 2016, en todo lo relacionado con juegos promocionales.

Publíquese y cúmplase.

La Vicepresidente de Desarrollo Organizacional en funciones de Presidente,

SARA SANDOVNIK MORENO.

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