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ÍNDICE
RESOLUCION 30 DE 2020
(noviembre 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Por la cual se establece el principio de gratuidad para los costos de la reproducción de documentos en la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de las facultades legales y estatuarias, en especial las establecidas en el artículo 10 del Decreto 309 de 2017, el artículo 16 (Numeral 1o) del Acuerdo 106 de 2017, la Resolución 017 de 2020 y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007 creó la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones, como una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante el Decreto Ley 4121 de 2011 se determinó que la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones sería la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.
Que mediante Decreto 309 de 2017 se modificó la estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones.
Que mediante Acuerdo 106 de 2017 la Junta Directiva, en virtud de la modificación de la estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, aprobó la modificación de los estatutos internos, tal y como consta en el Acta 108 del 1 de marzo de 2017.
Que la Ley 1712 de 2014 señala que, en virtud del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. Así mismo, que el acceso a la información solamente puede ser restringido por la ley o en la Constitución.
Que en línea con lo anterior el artículo 4o ibidem indica que el derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública.
Que según el artículo 6o de la Ley 1712 de 2014 la información pública: "Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal", y a la cual puede acceder de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica cualquier persona.
Que al tenor de lo dispuesto por el artículo 23 constitucional, desarrollado por el artículo 13 de la Ley 1755 de 2015, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular y obtener pronta resolución, completa y de fondo sobre la misma. De igual forma, requerir información, consultar, examinar y solicitar copias de documentos, entre otras actuaciones.
Que la Ley 1081 de 2015, en su libro segundo (2), parte 1, titulo 1, capítulo 1, compiló las disposiciones contenidas en el Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamentó la Ley 1712 de 2014, en lo relativo a la gestión pública de la información.
Que de acuerdo con el numeral 8 del artículo 2.1.1.2.1.4. del Decreto 1081 de 2015, las entidades destinatarias de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información tienen la obligación de indicar los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación. Así mismo los costos unitarios de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información en custodia de la Entidad.
Que en línea con lo dispuesto en el artículo 2.1.1.3.1.5 del citado Decreto, en concordancia con los artículos 3 y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y la respuesta de las solicitudes de acceso a la información pública los sujetos deberán 1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información; 2) Permitir al ciudadano, interesado o usuario: a. Elegir el medio por el cual se quiere recibir respuesta; b. Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada; así como c. Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o costos de reproducción en el evento en el que el solicitante elija un formato distinto al disponible y resulte necesaria la transformación de la información, de acuerdo a lo dispuesto en el presente acto administrativo.
Que, se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción.
Que a la presente Resolución le son aplicables las excepciones al acceso a la información pública preceptuadas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015 y las demás que se regulen esta materia.
Que de acuerdo con un análisis realizado por la Dirección Documental, en el que se valoraron los conceptos jurídicos y financieros de la Entidad, sobre el modelo actual, modelo transitorio y modelo semi-automatizado resulta más favorable garantizar el acceso gratuito de las copias al ciudadano, dado que el costo proveniente de la consulta, extracción, reproducir la información, envío de oficio informativo con los valores objeto de consignación, más desarrollos tecnológicos pueden convertirse en una carga considerable e innecesaria para quienes deseen acceder a la documentación oficial, sobre todo en los eventos en que se solicita un número alto de copias.
Así mismo se observa en el análisis realizado que, con el fin de expedir y entregar copias de documentos, la gratuidad de las mismas simplifica trámites y ha mostrado una relación eficiente con el ciudadano.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. COSTOS DE REPRODUCCIÓN. Establecer que en la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones aplica el principio de gratuidad y en consecuencia no se generará cobro por concepto de reproducción de información pública.
ARTÍCULO SEGUNDO. MEDIOS IDÓNEOS PARA RECIBIR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA. Se consideran medios idóneos para la recepción de solicitudes de información los siguientes:
A. Personalmente, por escrito o vía oral, en los espacios físicos destinados por Colpensiones para la recepción de solicitudes de información pública.
B. Telefónicamente, al número fijo destinado por Colpensiones para la recepción de solicitudes de información pública.
C. Correo físico o postal, en la dirección destinada por Colpensiones para la recepción de solicitudes de información pública.
D. Correo electrónico institucional de Colpensiones destinado para la recepción de solicitudes de información pública.
E. Y los demás medios físicos o electrónicos que para tal fin disponga Colpensiones en su sitio web oficial o en sus instalaciones.
ARTÍCULO TERCERO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su expedición.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C., a los 12 días del mes de noviembre de 2020.
JUAN MIGUEL VILLA LORA
PRESIDENTE
