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Resolución 395 de 2013 COLPENSIONES

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RESOLUCION 395 DE 2013

(noviembre 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por la cual se adopta el Procedimiento de Control Interno Contable y se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES

EL VICEPRESIDENTE ADMINISTRATIVO DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren los numerales 4) y 5) del Artículo 22 del Decreto 4936 del 29 de diciembre de 2011, por el cual se establece la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1151 de 2007 en su Artículo 155 creó a la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que mediante Decreto No. 4121 del 2 de noviembre de 2011, expedido por el Ministerio del Trabajo cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, al de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial.

Que el Artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, el literal a) del Artículo 4 de la Ley 298 de 1996, corresponde a la Contaduría General de la Nación ''Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público".

Que el Artículo 1 de la Ley 87 de 1993, establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad.

Que el Artículo 7 del Decreto 1914 de 2003 señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.

Que es necesario promover en los empleados públicos el desarrollo de una cultura del Autocontrol, dado que éste es considerado como uno de los fundamentos del Modelo Estándar de Control Interno - MECI adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005.

Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución No. 357 de 2008 adoptó el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible.

Que de conformidad con el Artículo 2 de la Resolución No. 357 de 2008, el procedimiento para la implementación de controles al proceso contable público debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública.

Que la Superintendencia Financiera de Colombia en el numeral 7.6.1 de la Circular Externa 038 de 2009 determinó que los representantes legales serán responsables del establecimiento y mantenimiento de adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, para lo cual deberán diseñar procedimientos de control sobre la calidad, suficiencia y oportunidad de la misma. De ahí que resulte indispensable que las entidades implementen la ejecución de las políticas contables a través de toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones que intervienen en el proceso contable e incluyan el establecimiento de unos procedimientos obligatorios para todas las actividades de dicho proceso.

Que de acuerdo al numeral 4 del Articulo 22 del Decreto 4936 de 2011, es función de la Vicepresidencia Administrativa definir las políticas y procedimientos en materia contable que se deben ejecutar en COLPENSIONES, en cumplimiento de las normas aplicables.

Que en mérito a lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Adoptar el Procedimiento de Control Interno Contable de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, bajo los criterios de autocontrol, efectividad y eficiencia.

ARTÍCULO SEGUNDO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>Además de las características establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, la contabilidad de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones debe contar en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad, para ello la información contable contará como mínimo con los siguientes elementos:

1. Continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independientemente del personal encargado de realizar los registros. En este sentido, y conforme a lo establecido en la Ley 951 de 2005, tanto el Representante Legal como el Contador de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, deberán presentar al separarse de sus cargos a manera de empalme, un informe de gestión sobre los asuntos de su competencia, a fin de dar continuidad y normal desarrollo al proceso contable.

2. Depuración contable permanente y sostenibilidad: Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos Oh los estados, informes y reportes contables, implementando los controles necesarios para mejorar la calidad de la información.

Con el propósito de garantizar la sostenibilidad del proceso contable, los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable y el autocontrol, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

3. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones: Deben documentarse las políticas, prácticas y procedimientos contables implementados por la entidad y los que a futuro sé expidan, para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar los estados contables básicos. Así mismo, deben elaborarse y actualizarse los manuales donde se describan detalladamente las actividades contables y responsables por dependencias,

4. Registro de la totalidad de las operaciones: La contabilidad de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afectan, de conformidad con lo dispuesto en el Plan General de la Contabilidad Pública y los Planes de Cuentas de la Superintendencia Financiera de Colombia.

La información debe ser registrada y revelada en los tiempos establecidos en las políticas adoptadas por la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones.

5. Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y. obligaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como las inversiones, cuentas por cobrar por concepto de multas, contribuciones, cuotas partes pensiónales, propiedad, planta y equipo, inventario de elementos de consumo, proveedores y acreedores, y demás, deberán estar identificados plenamente y de forma individual.

6. Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, se aplicará lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

7. Actualización dé los valores: Los bienes, derechos y obligaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados, para lo cual se deberán aplicar criterios técnicos acordes a cada circunstancia. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos sé harán atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

8. Soportes documentales: La totalidad de las operaciones realizadas por la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones deberán estar respaldadas en documentos idóneos, susceptibles de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, emitidas y a cargo de las áreas fuente de información contable.

Los funcionarios que intervienen en el proceso contable, deben hacer el autocontrol del procesó que les compete, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, con fundamento en los principios establecidos en las normas y procedimientos contables vigentes.

9. Conciliaciones de información y presentación de informes: Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere Jugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.

Así mismo, la totalidad de informes y reportes en materia contable, deben emitirse con base en los saldos registrados en los estados financieros de la Administradora Colombiana de Pensiones. En éste sentido, las cifras registradas en los libros auxiliares de contabilidad a cargo de las áreas fuente de información contable, deben ser las reflejadas en los libros de contabilidad.

Por lo anterior, cualquier información relativa a la situación financiera de COLPENSIONES deba basarse en los saldos registrados en los libros de contabilidad, por lo cual ninguna dependencia de la entidad podrá presentar información y cifras que difieran de las consignadas en los estados financieros.

En este sentido, las: áreas fuente de información contable previo a la rendición de informes o reportes^ deberán verificar la información de su gestión con las cifras reveladas en los estados financieros, y en los casos que se requiera con apoyo de la Dirección Financiera, para evitar inconsistencias en los: Informes y reportes que generen interpretaciones erróneas o deficiencias en las características de la información, la cual debe ser clara, única y consistente,

10. Libros de contabilidad: Gomo soporte de los estados contables, la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones generará los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. Los libros de contabilidad estarán contenidos en medio magnético, con base en los aplicativos que para tal efecto cuente la entidad, a disposición de las autoridades en ejercicio de las funciones de control, inspección y vigilancia. Lo anterior, de conformidad con el principio de operación de Cero Papel incluido en el Marco Estratégico y las Políticas del Sistema integrado de Gestión.

Él Contador de Colpensiones será el responsable de controlar la organización, manejo, archivo y custodia del medio físico del Balance General y el Estado dé Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental certificados mensualmente. Al cierre de cada vigencia, se archivarán en medio físico debidamente certificados, el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, las Notas a los Estados Financieros y él Informe del Revisor Fiscal. Para la Administradora de Pensiones, se incluirá el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Flujo de Efectivo.

11. Estructura del área contable y gestión por procesos: La Administradora Colombiana de Pensiones tiene estructurada la Dirección Financiera, con funciones asignadas relativas al subproceso de gestión contable;. Para la ejecución del subproceso de gestión contable, la Dirección Financiera deberá contar con los recursos logísticos, tecnológicos y humanos idóneos y suficientes, para la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.

ARTÍCULO TERCERO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las políticas contables y demás prácticas contables de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, serán las consignadas en el Proceso de Gestión Financiera en el Sistema Integrado de Gestión de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

ARTÍCULO CUARTO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como una instancia asesora del área contable, que analizará y recomendará la adopción de directrices y procedimientos que se requieran para depurar la información contable de la entidad, que afectan [a razonabilidad de los estados financieros.

ARTÍCULO QUINTO. CONFIRMACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:

a. El Gerente Administrativo, quien lo presidirá.

b. El Contador de Colpensiones, principal o suplente.

c. El Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Legales

d. El Gerente de Financiamiento e Inversiones, o Director delegado.

e. El Gerente de Determinación de Derechos, o Director delegado.

f. El Gerente de Defensa Judicial, o Director delegado.

g. El Gerente de Planeación Institucional, o Director delegado.

h. El Gerente de Riesgos y Seguridad de la Información.

i. El Director Financiero.

Asistirá como invitado permanente, con voz pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno como responsable de la evaluación del Procedimiento de Control Interno Contable de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

Así mismo, concurrirán a las sesiones del Comité en calidad de invitados, los funcionarios a quienes se considere pertinente convocar según la temática a analizar, y el Revisor Fiscal cuando se requiera.

ARTÍCULO SEXTO. FUNCIONES. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora Colombiana dé Pensiones - Colpensiones, ejercerá las siguientes funciones:

a. Revisar los soportes y antecedentes de los asuntos a tratar, y recomendar la depuración de los registros contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros, según sea el caso.

b. Asesorar a las áreas fuente de información contable, en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos relacionados con la depuración y sostenibilidad del sistema contable de la entidad.

c. Solicitar a las áreas fuente de información contable, los informes y avances relacionados con el proceso de depuración de la contabilidad de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

d. Estudiar y evaluar los informes presentados por las áreas fuente de información contable y proponer medidas correctivas frente a las debilidades detectadas en el Procedimiento de Control Interno Contable de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

e. Las demás que asigne la Ley o el Presidente de la Entidad.

ARTÍCULO SÉPTIMO. SESIONES. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable sesionará de manera ordinaria una (i) vez por semestre, en el lugar, día y hora que determine el Secretario Técnico del Comité.

De forma extraordinaria, sesionará cuando las circunstancias lo requieran previa convocatoria del Secretario Técnico del Comité.

La convocatoria a las reuniones deberá hacerse mediante correo electrónico por el Secretario Técnico del Comité con una antelación no menor a tres (3) días hábiles e indicando el orden del día.

ARTÍCULO OCTAVO. TOMA DE DECISIONES. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cada sesión del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se efectuará con la presencia mínima de cinco (5) de sus miembros. El Comité adoptará sus decisiones con el voto favorable de la mayoría absoluta de sus miembros.

ARTÍCULO NOVENO. PRESIDENTE DEL COMITÉ. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Serán funciones del Presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable las siguientes:

a. Presidir y dirigir las sesiones del Comité.

b. Hacer cumplir el orden del día aprobado para cada sesión, y proponer y aceptar modificaciones cuando se estimen pertinentes,

c. Hacer seguimiento a las actividades, compromisos, tareas asignadas y adoptadas por el Comité,

d. Suscribir las actas del Comité, juntó con él Secretario Técnico

ARTÍCULO DÉCIMO. SECRETARÍA TÉCNICA. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será ejercida por el Contador de Colpensiones, quien tendrá las siguientes funciones:

a. Convocar y citar a los miembros e invitados a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité,

b. Elaborar el orden del día para cada sesión en coordinación con el Presidente del Comité,

c Elaborar y mantener actualizadas las actas del Comité.

d. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité,

e. Expedir certificaciones de la respectiva sesión en la que conste la fecha dé la sesión, número de Acta y la decisión adoptada por el Comité.

f. Preparar informes de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, cuando le sean requeridos,

g. Archivar y custodiar las actas del Comité.

h. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. ACTAS DEL COMITÉ. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> De cada sesión del Comité se levantará un acta que se firmará por el Presidente y Secretario Técnico del Comité"

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