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RESOLUCION 442 DE 2014
(septiembre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Modificación del Artículo 8, Resolución 000274 de 2014 Por la cual se Adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de las atribuciones legales y estatutarias conferidas en el Decreto 2727 de 2013, Acuerdo 9 de 2011 y la establecida en artículo 3 de la Ley 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO
Que la administración y modernización de los archivos públicos constituyen obligaciones del Estado para garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley.
El Decreto 2609 de 2012, "por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado", en su artículo 8 establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrolla a partir instrumentos archivísticos como son el Cuadro de Clasificación Documental, La Tabla de Retención Documental y el programa de gestión Documental entre otros.
En ese sentido el Archivo general de la Nación en fecha 15 de marzo de 2013, expidió el acuerdo 004, “Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de Retención Documental y las Tablas de valoración Documental" el cual define que las entidades del Estado del orden nacional deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus Tablas de Retención Documental de conformidad con los establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo Genera) de la Nación.
Que para tal fin la Gerencia Nacional de Gestión Documental de Colpensiones elaboró las Tablas de Retención Documental (Versión 1), las cuales se presentaron ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en sesión del día 2 de agosto de 2013, en el cual fueron aprobadas y se solicitó la expedición del acto administrativo para su adopción.
Que se dio origen a la Resolución 000274 del 27 de junio de 2014 “Porta cual se Adoptan las tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones"
Que el Artículo 8o de la Resolución 000274. Implementación. Establece "La implementación de las Tablas de Retención Documental se realizará de manera gradual en cada una de las Vicepresidencias, Oficinas, Gerencias Nacionales, Gerencias Regionales y Puntos de Atención, de acuerdo al cronograma que para el efecto defina la Gerencia de Gestión Documental, contando con 2 meses a partir de la expedición de la presente resolución para su total cumplimiento"
Que la Administradora Colombiana de Pensiones con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Corte Constitucional mediante el auto 320 de 2013, enfoco sus áreas de trabajo, en lograr la evacuación de la represa del ISS, lo cual se declaró cumplido por la Corte Constitucional en el auto 259 de 2014.
Que debido a la concentración y prioridad que se estableció para dar cumplimiento a las solicitudes radicadas que se encontraban acumuladas se generó un retraso en las funciones de algunas áreas, en razón a que la estructura de Colpensiones se mostró insuficiente para la atención de todas las solicitudes, tal y como lo manifiesta el Auto 259 de 2014 “la situación actual de Colpensiones nos pone en un escenario similar, al presentado con el inicio de la liquidación del ISS y la obligación de Colpensiones de asumir todos sus procesos, pues aunque si bien es cierto, Colpensiones actualmente se encuentra mejor organizada, que en el inicio de su operación, cuenta con una represa propia significativa, que dificulta su gestión..."
Que una de las áreas que se ha visto afectada de manera directa es la Gerencia Nacional de Gestión Documental, en cuanto al cumplimiento de las obligaciones señaladas en la Resolución 274 de 2014, en lo relacionado con la implementación.
Que para cumplir con lo establecido en la resolución, se requiere la ampliación del cronograma considerando la necesidad de dar mayor cubrimiento at proceso de capacitación e implementación a nivel nacional, según la definición del cronograma desarrollado por parte de la Gerencia Nacional de Gestión Documental, así como el diseño de los instrumentos de capacitación por parte de la Gerencia Nacional de Desarrollo de Talento Humano a través de Programa de Capacitación.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. MODIFICAR EL ARTÍCULO 8. IMPLEMENTACIÓN. La implementación de las Tablas de Retención Documental se realizará de manera gradual en cada una de las Vicepresidencias, Oficinas, Gerencias Nacionales, Gerencias Regionales y Puntos de Atención, de acuerdo al cronograma que para el efecto defina la Gerencia de Gestión Documental, contando con un plazo no superior al 31 de diciembre de los corrientes, para su total cumplimiento
ARTÍCULO 2o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación,
COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los
MAURICIO OLVERA GONZÁLEZ
Presidente
