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Resolución 468 de 2017 COLPENSIONES

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RESOLUCION 468 DE 2017

(octubre 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por la cual sé crean unos Grupos Internos de Trabajo en la Vicepresidencia de
Operaciones del Régimen de Prima Media de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES

LA SUSCRITA VICEPRESIDENTE DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En ejercicio de las facultades legales que le confiere la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017 y Resolución No 318 de 18 de julio de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto No 309 del 24 de febrero de 2017 se modificó la Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, en el numeral 17 del artículo 10o dispuso como función del Presidente, expedir los actos relacionados con la administración del personal de la Empresa,

Que el artículo 9o del Acuerdo No 108 de 2017, expedido por la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, establece que el Presidente de la Empresa podrá conformar Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios para la atención y ejecución dé funciones, y los diferentes planes y programas que deba adelantar la Empresa.

Que mediante la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017, se modificó la reglamentación para la creación y conformación de Grupos Internos de Trabajo, la cual se adicionó mediante Resolución No 318 del 18 de julio de 2017.

Que en el artículo 3o de la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017, se delegó la decisión de creación o modificación de los Grupos Internos de Trabajo en el Vicepresidente de Gestión Corporativa, con acompañamiento de la Gerencia de Planeación Institucional, con base en la justificación técnica que lo sustente.

Que la Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media, solicitó la creación de unos Grupos Internos de Trabajo para la Dirección de Historia Laboral, en la que expuso la respectiva Justificación Técnica que argumenta el cumplimiento de los criterios de pertinencia y conducencia, eficiencia y eficacia, conforme lo establece la Resolución No 216 de 2017 y Resolución No 318 de 2017.

Que mediante correo electrónico de fecha veintisiete (27) de septiembre de 2017, remitido por la Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la Información, se otorgó "VIABILIDAD PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2017” para la creación de los Grupos Internos de Trabajo Dirección de Historia Laboral - Corrección de Historia Laboral - Grupo 1 día a día, Dirección de Historia Laboral - Corrección de Historia Laboral - Grupo 2 día a día y Dirección de Historia Laboral - Grupo Gestión de Tiempos Públicos.

Que en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Crear unos Grupos Internos de Trabajo de carácter transitorio en la Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, encargados de realizar las funciones establecidas en la presente Resolución y las demás que se le asignen, conforme a lo aquí dispuesto:

Dirección de Historia Laboral:

1. Grupo Interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Corrección de Historia Laboral, Grupo 1 día a día.

2. Grupo Interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Corrección de Historia Laboral, Grupo: 2 día a día.

3. Grupo Interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Grupo Gestión de Tiempos Públicos.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los Grupos Internos de Trabajo que acá se crean, tendrán vigencia hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2017 o hasta que subsista el número mínimo de integrantes, lo que ocurra: primero y a partir de la expedición dé la presente resolución, conforme a lo dispuesto en él artículo 5o de la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017 y parágrafo del artículo segundo dé la Resolución No 318 de 2017.

La Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Medía y la Dirección de Historia Laboral, deberán reportar de forma inmediata a la Vicepresidencia de Gestión Corporativa, el nombre del trabajador oficial o en misión, que sea asignado al Grupo Interno de Trabajo o cuando se presente su retiro o reasignación a otro Grupo y cuándo el número de integrantes del Grupo Interno de Trabajo, sea inferior al mínimo establecido en el artículo 5o de la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017.

En caso de disminuir el número de integrantes del GIT se dará aplicación a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 5o de la citada Resolución 216 de 2017 y Resolución No 318 de 2017.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El servidor público del nivel profesional que sea designado coordinador, es decir, quien deberá ser el de mayor grado salarial dentro del grupo interno de trabajo, tendrá derecho a percibir mensualmente la Bonificación Salarial por Coordinación equivalente al diez (10%) de la remuneración básica mensual de que trata el artículo 7o de: la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017, por el tiempo en que ejerza las funciones de coordinación y conforme a lo señalado en esta disposición.

ARTÍCULO SEGUNDO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DIRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL, CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL, GRUPO 1 DÍA A DÍA. El Grupo interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Corrección de Historia Laboral, Grupo 1 día a día, ejercerá las siguientes funciones:

1. Administrar y dar atención en el aplicativo Bizagi a los casos de corrección de historia laboral radicados por los afiliados,

2. Verificar los datos registrados en Bizagi contra los datos solicitados por el ciudadano en los formularios de corrección.

3. Validar la consistencia en la información de la historia laboral realizando la confirmación de los datos básicos del afiliado y del empleador contra las bases de referencia (Registraduría Nacional de Estado Civil y/o Aplicativos Propios de Colpensiones).

4. Controlar los registros de solicitudes de corrección de inconsistencias reportadas por los ciudadanos o identificadas en el análisis de las solicitudes, a través de los aplicativos destinados para tal fin (Consulta pagos, cordnc, modisubsi, etc),

5. Controlar las correcciones de las inconsistencias del afiliado y sus pagos, a través del aplicativo CORRDNC.

6. Administrar las solicitudes de imputación de pagos corregidos o que una vez verificada la historia laboral, se evidencia que no están sumando semanas en la misma.

7. Solicitar gestión de Cobro a la Dirección de Ingresos por Aportes para aquellos ciclos requeridos por el afiliado y en los cuales se evidencie que presentan mora por parte del empleador.

8. Administrar las solicitudes de correcciones de afiliación, relación laboral o convalidación de tiempos a la Dirección de Afiliaciones, cuando haya lugar a ello.

9: Validar solicitudes de cargue y recuperación de tiempos cotizados en el Régimen de Ahorro Individual, e instanciar su trámite con la Dirección de Ingresos por aportes a través de requerimiento interno.

10. Validar estado de traslado de régimen a través de los aplicativos destinados para ello (SIAFP, Novedades en Línea, y consulta al afiliado) cuando el ciudadano así lo solicite. En el caso de presentar inconsistencias se debe trasladar consulta a la Dirección de Afiliaciones.

11, Administrar la aplicación de Novedades de Retiro Retroactivo, para atender solicitudes de corrección de historia laboral.

12, Llevar el control y seguimiento de las correcciones de las Inconsistencias en la historia laboral al reportadas por entes de control (Procuraduría, Defensoría del Pueblo, etc.).

13. Proyectar respuesta al afiliado con relación a los tiempos solicitados en los formularios de corrección, proporcionando información veraz y notificando la procedencia o no de la aplicación de los tiempos y/o las gestiones realizadas para la actualización de la historia laboral.

14, Asistir semanalmente a las reuniones de la Procuraduría General de la Nación y conciliar los casos requeridos en la mesa técnica del ente de control, así como realizar revisión, seguimiento y gestión de las diferentes asignaciones de casos, conforme a solicitudes recibidas.

15. Responder conceptos de área solicitados por otras Gerencia en lo referente a temas de corrección de historia laboral,

16. Giras que les sean asignadas por el jefe inmediato.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DIRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL, CORRECCIÓN DE HISTORIA LABORAL, GRUPO 2 DÍA A DÍA. El Grupo Interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Corrección de Historia Laboral, Grupo 2 día a día, ejercerá ¡as siguientes funciones:

1. Administrar y dar atención en el aplicativo Bízagi a los casos de corrección de historia laboral radicados por los afiliados.

2. Verificar los datos registrados en Bízagi contra los datos solicitados por el ciudadano en los formularios de corrección.

3. Validar la consistencia en la información de la historia laboral realizando la confirmación de los datos básicos del afiliado y del empleador contra las bases de referencia (Registraduría Nacional de Estado Civil y/o Aplicativos Propios de Colpensiones).

4. Controlar los registros de solicitudes de corrección de Inconsistencias reportadas por los ciudadanos o identificadas en el análisis de las solicitudes, a través de los aplicativos destinados para tal fin (Consulta pagos, cordnc, modisubsi, etc).

5. Controlar las correcciones de las inconsistencias del afiliado y sus pagos, a través del aplicativo CORRDNC.

6. Administrar las solicitudes de imputación de pagos corregidos o qué una vez verificada la historia laboral, se evidencia que no están sumando semanas en la misma.

7. Solicitar gestión de Cobro a la Dirección de Ingresos por Aportes para aquellos ciclos requeridos por el afiliado y en los cuales se evidencie que presentan mora por parte del empleador.

8. Administrar las solicitudes de correcciones de afiliación, relación laboral o convalidación de tiempos a la Dirección de Afiliaciones, cuando haya lugar a ello.

9. Validar solicitudes de cargue y recuperación de tiempos cotizados en el Régimen de Ahorro Individual, e instanciar su trámite con la Dirección de Ingresos; por aportes a través de requerimiento Interno.

10. Validar estado de traslado de régimen a través de los aplicativos destinados para ello (SIAFP, Novedades en Línea, y consulta al afiliado) cuando el ciudadano así lo solicite. En el caso de presentar inconsistencias se debe trasladar consulta a la Dirección de Afiliaciones.

11. Administrar la aplicación de Novedades de Retiro Retroactivo, para atender solicitudes de corrección de historia laboral.

12. Llevar el control y seguimiento de las correcciones de las inconsistencias en la historia laboral reportadas por entes de control (Procuraduría, Defensoria del Pueblo, etc.).

13. Proyectar respuesta al afiliado con relación a los tiempos solicitados en los formularios de corrección, proporcionando información veraz y notificando la procedencia o no de la aplicación de los tiempos y / o las gestiones realizadas para la actualización de la historia laboral.

14. Asistir semanalmente a las reuniones de la Procuraduría General de la Nación y conciliar los casos requeridos en la mesa técnica del ente de control, así como realizar revisión seguimiento y gestión de las diferentes asignaciones de casos, conforme a solicitudes recibidas.

15. Responder conceptos de área solicitados por otras Gerencia en lo referente a temas de corrección de historia laboral.

16. Otras qué les sean asignadas: por el jefe inmediato,

ARTÍCULO CUARTO. Funciones Especificas del Grupo Interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Grupo de Gestión Tiempos Públicos. El Grupo Interno de Trabajo Dirección de Historia Laboral, Grupo de Gestión Tiempos Públicos, ejercerá las siguientes funciones:

1. Coordinar, analizar, y hacer seguimiento del proyecto de Tiempos públicos alineado a las políticas de Ta entidad.

2. Participar en la definición, implantación y evaluación de ¡os procesos necesarios para la operación del Grupo de Trabajo (Tiempos públicos y convenios Asofondos y Dian),

3. Apoyar a la Dirección de Historia Laboral en los diferentes Comités, reuniones de seguimiento con la Dirección de Prestaciones Económicas y el proveedor SyC para mejorar el proceso de Tiempos Públicos.

4. Monitorear las actividades asignadas a los integrantes del grupo,

5. Validar los casos pendientes de avanzar al liquidador, para que el área de determinación pueda reconocer la Prestación con los tiempos públicos.

6. Realizar seguimiento a las validaciones realizadas por el proveedor (SyC), en cuanto a los indicios pensiónales, para revisar que se esta transfiriendo la información que tiene la obp como indicio pensional.

7. Seguimiento al envío por parte del Grupo de Tiempos Públicos a las cartas enviadas a los empleadores para que confirmen los formatos de certificaciones de tiempos laborados en entidades publicas.

8. Realizar las pruebas de los requerimientos para la visualización de los tiempos públicos en la Historia Laboral.

9. Realizar reuniones periódicas para los temas que se manejan con Asofondos (Web Service para entregar la Historia Laboral de Colpensiones a las AFP por Doble Asesoría)

10. Realizar seguimiento a la transferencia de información de tiempos públicos una vez se cumpla el silencio administrativo de confirmación de los tiempos por parte del empleador, para ser transferidos por el proveedor a base misional de Colpensiones.

11. Realizar reuniones con las diferentes áreas de Colpensiones para definición del subtramité de corrección de H.L tiempos públicos y Actualización de tiempos Públicos dé cara a Fortalecimiento.

12. Contestar Requerimientos internos enviados por la Dirección de determinación de Derechos por tema de Tiempos Públicos (Certificaciones laborales de entidades públicas).

13. Gestionar las solicitudes de información de las áreas de la entidad de convenios con entidades como (Dian, Asofondos), para intercambiar información de afiliados y datos dé ubicación de las empresas, con el fin de actualizar los registros en la base de datos de Colpensiones.

14. Gestionar las firmas de Convenios, otro si y/o cambios en los convenios vigentes.

15. Validar, consolidar y entregar informes de los planes de acción que tiene la DHL frente a los entes de control (Superintendencia, Corte y Contraloría),

16. Realizar calidad o auditoria a fas cartas proyectos de respuesta que van a ser enviadas a los afiliados, formuladas por los analistas del grupo PQRS.

17. Realizar informes para entes de Control (Superfinanciera, Contraloría, Corte Suprema).

ARTÍCULO QUINTO. Los Coordinadores y los integrantes del Grupo Interno de Trabajo, deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017 y Resolución No 318 de 2017, por la cual se reglamenta y adiciona respectivamente, la creación y conformación de Grupos Internos de Trabajo en la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES.

ARTÍCULO SEXTO. El pago de la bonificación salarial por Coordinación de que trata el parágrafo 2 del artículo primero de la presente Resolución, se atenderá con cargo al CD No 1000003500 del 20 de abril de 2017.

ARTÍCULO SEPTIMO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C.

ADRIANA MARÍA GUZMÁN RODRÍGUEZ

Vicepresidente de Gestión Corporativa

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