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ÍNDICE
RESOLUCION 714 DE 2016
(octubre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Por la cual se Adoptan las Tablas de Retención Documental (Versión 2) en la Administradora Colombiana de Pensiones - (Colpensiones) y se deroga la Resolución 274 de 2014
LA SUSCRITA PRESIDENTE ENCARGADA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especiarías conferidas en el Decreto 4936 de 2011 modificado por el Decreto 2727 de 2013, el artículo 10 (numeral 25) del Acuerdo 09 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), como una empresa industrial y comercial del Estado del orden Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que el Decreto Ley 4121 del 2 de noviembre de 2011, determinó que la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, es la de Empresa industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera dé carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo. En tal condición estará sometida a la supervisión y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Que la administración y modernización de los archivos públicos constituyen obligaciones del Estado para garantizar a los ciudadanos el goce efectivo de los derechos, deberes y principios contenidos en la Constitución y las leyes, así como el libre acceso a la información.
Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos y son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública, facilitando la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que lo afecten, en los términos previstos en la Ley
Que en virtud de los artículos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se creó el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, el cual deberá estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad, que a su vez servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, dando cuenta del desempeño institucional y facilitando la evaluación de la gestión pública.
Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
Que la administración pública será la responsable de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, así como de su organización, conservación, y la prestación dé los servicios archivísticos.
Que el artículo 3o de la Ley 594 de julio 14 de 2000, define las Tablas de Retención Documental como el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital dé los documentos.
Que el artículo 24 ibídem, establece la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de elaborar y aplicar la Tablas de Retención Documental.
Que el articulo 34 (numerar 5) de la Ley 734 de 2002, establece como deber de los servidores públicos, custodiar y cuidar la documentación de información que por razón de su empleo, cargó o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
Que el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de instrumentos archivísticos tales como el Cuadro de Clasificación Documental, La Tabla de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental, entre otros.
Que mediante Acuerdo 004 de 15 de marzo de 2013 el Archivó General de la Nación dispuso que las entidades Públicas del orden nacional deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus Tablas de Retención Documental de conformidad con las disposiciones allí establecidas y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.
Que en el marco de los procesos y procedimientos previstos, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en sesión celebrada el día 02 de agosto de 2013, aprobó las Tablas de Retención Documental -TRD en su versión 1, en cumplimiento de ¡a normativa legal y vigente sobre el particular, las cuales fueron formalizadas mediante Resolución 274 de 2014 y remitidas al Archivo General de la Nación para Convalidación el día 8 de agosto de 2014.
Que el Archivo General de la Nación, solicitó algunas modificaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas.
Que una vez surtido el proceso de Evaluación y Convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD ante el Archivo General de la Nación, atendiendo los requisitos y procedimientos previstos, la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, recibió certificación de Convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD por parte de ésta entidad expedida el 25 de julio de 2016,
Que en consecuencia de lo anterior y de conformidad con el artículo 13 del Acuerdo 04 de 2013, una vez aprobadas y convalidadas por parte del Archivo General de la Nación, se hace necesario proceder a implementar las Tablas de Retención Documental en su versión 2 de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones).
Que mediante Resolución 4139 de 12 de octubre de 2016 la Ministra del Trabajo encargó de las funciones del Despacho del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) a la Doctora Adriana María Guzmán Rodríguez, Vicepresidente Administrativa, durante la ausencia de su titular y sin perjuicio de sus funciones.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente Resolución aplica a todas las dependencias de la Administradora Colombiana de Pensiones- (Colpensiones)
ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO. Adoptar e implementar en la Administradora Colombiana de Pensiones- (Colpensiones), las Tablas de Retención Documental (versión 2) convalidadas por el Archivo General de la Nación, mediante certificación del 25 de julio de 2016, las cuales hacen parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO TERCERO. SUPERVISIÓN Y ASESORÍA. La supervisión y asesoría, en relación a la aplicación de las Tablas de Retención Documental, será responsabilidad de la Gerencia Nacional de Gestión Documental de la Vicepresidencia Administrativa y del grupo de profesionales designado para tal fin.
ARTÍCULO CUARTA. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 274 de 2014.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los 27 OCT 2016
ADRIANA MARÍA GUZMAN RODRÍGUEZ
Presidente (E)