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ÍNDICE
RESOLUCIÓN 137 DE 2015
(marzo 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 156 de 2018. Aplica a partir del período contable 2018>
Por medio de la cual se modifica el Procedimiento para la elaboración del Informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal.
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el Decreto 143 de 2004,
CONSIDERANDO
Que mediante la Resolución 354 de 2007, se adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública;
Que mediante la Resolución 356 de 2007, se adoptó el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, integrado por el Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos Contables;
Que la Ley 951 de 2005 estableció la obligación que tienen los servidores públicos y particulares, mencionados en la misma, de presentar un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones, a quienes los sustituyan legalmente una vez se separen de sus cargos o finalicen su administración;
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece lo siguiente: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de (...) economía (...)";
Que se hace necesario modificar el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal del Manual de Procedimientos establecido en la Resolución 356 de 2007, en lo relativo a los informes contables y de control interno contable que el representante legal saliente debe entregar a su sucesor, considerando criterios de materialidad, de oportunidad y de costo beneficio para las entidades en las cuales se produce el cambio;
Que en mérito de lo anteriormente expuesto;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o El Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública quedará así:
1. CONTENIDO DEL INFORME
El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambio de representante legal en las entidades hace parte del acta de informe de gestión, establecido en la normativa vigente, y se refiere a las condiciones en que se entrega el sistema contable de la entidad.
El sistema contable comprende el conjunto de subsistemas tales como el administrativo, financiero, de costos y tributario, entre otros, los cuates acopian los procedimientos y operaciones de la entidad que se encuentran respaldados por documentos, soportes, comprobantes contables, y los libros de contabilidad principales y auxiliares. Así mismo, incluye las aplicaciones de software que utiliza la entidad y la correspondencia interna y externa.
Cuando se produzca cambio de representante legal, se deben informar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) La entrega del sistema de información contable con todos los elementos que lo integran.
b) La disposición de los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. Así mismo, la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad.
c) La realización y registro de los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los recursos destinados para el pago de estos pasivos. En caso de no contar con estos, se debe evidenciar si se está realizando el estudio respectivo o se conoce el estado de esta obligación.
d) La identificación, valoración y registro de las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad,
e) La relación de los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad que fueron entregados en administración o en fiducia.
f) Las situaciones y hechos económicos pendientes de resolver en materia contable, de manera detallada.
g) La descripción de los temas contables específicos respecto a los cuales se haya acordado, entre las partes, que se entregarán con posterioridad.
Se le debe anexar al informe lo siguiente:
a) Los estados contables básicos certificados junto con sus notas, elaborados con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal.
b) El dictamen del revisor fiscal, cuando la entidad esté obligada a tenerlo, sobre los estados contables de la entidad con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal.
c) El informe de control interno contable, realizado con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal, conforme a la normatividad vigente.
d) El Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental (o los estados que se les asimilen, conforme al marco normativo que le resulte aplicable a la entidad, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública) certificados por el contador y el representante legal saliente, y elaborados con corte al último día del mes anterior a la fecha del cambio de representante legal. Cuando el cambio se produzca en el mes de enero, se presentarán estos estados contables con corte al 30 de noviembre del año inmediatamente anterior.
e) Los últimos reportes contables transmitidos a la Contaduría General de la Nación a través del CHIP.
f) Cuando no se disponga de los documentos enumerados en los literales a), b) y c), bien sea porque aún no es exigible su presentación o porque siéndolo no se cuente con ellos, se anexarán los correspondientes al último periodo anual que hayan sido presentados para efectos legales y se dejará constancia de los hechos o circunstancias que impidieron ta disposición de ta información a que hacen referencia los literales enunciados.
2. REPORTE DE LA INFORMACIÓN
Para efectos del reporte de información, las entidades en las cuales se produzca cambio de representante legal, aplicarán el presente procedimiento y harán el reporte correspondiente en las condiciones y fechas establecidas por la Contaduría General de la Nación.
El reporte y certificación de la información económica, financiera y social de la entidad, que se presenta a la Contaduría General de la Nación, le corresponderán al representante legal y al contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío a través del CHIP, sin importar que esta se refiera al periodo inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del cargo.
Así mismo, se actualizarán los datos básicos en el CHIP, correspondientes a los nuevos responsables de la información financiera.
ARTICULO 2o VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998.
Publíquese y cúmplase
Dada en Bogotá, D. C., 20 de marzo de 2015.
Pedro Luis Bohórquez Ramírez
El Contador General de la Nación
