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Resolución 4285 de 2015 MSPS

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RESOLUCIÓN 4285 DE 2015

(octubre 21)

Diario Oficial No. 49.673 de 21 de octubre de 2015

EL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se establecen los anexos técnicos para el reporte de la información por parte de las asociaciones, agremiaciones y comunidades religiosas que afilian colectivamente a sus miembros al Sistema de Seguridad Social Integral.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011 y en desarrollo del artículo 12 del Decreto 3615 de 2005, modificado por el artículo 3o del Decreto 2172 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 100 de 1993 establece en el parágrafo del artículo 15 y en el parágrafo del artículo 157 que la afiliación tanto al Sistema General de Pensiones como al de Seguridad Social en Salud podrá ser individual o colectiva y en este caso realizarse a través de empresas, agremiaciones, asociaciones de acuerdo a la reglamentación que para el efecto se expida.

Que en desarrollo de las citadas disposiciones fue expedido el Decreto 3615 de 2005, modificado por los Decretos 2313 de 2006, 2172 de 2009 y 692 de 2010, que reglamenta la afiliación de los trabajadores independientes de manera colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral.

Que de acuerdo con lo contemplado en el artículo 12 ibídem, las asociaciones, agremiaciones, comunidades y congregaciones religiosas autorizadas para afiliar colectivamente a sus miembros al Sistema de Seguridad Social Integral, están obligadas a suministrar trimestralmente la relación actualizada de afiliados y la certificación que acredite que se mantiene la reserva especial de garantía, bien sea que esté constituida mediante póliza o a través de cuenta bancaria.

Que los artículos 112, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, establecieron que este Ministerio articulará el manejo y será responsable de la administración de la información del Sistema de la Protección Social, a través del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (SISPRO) y que los agentes del Sistema están obligados a proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos establecidos, so pena de ser reportadas ante las autoridades competentes para la aplicación de las sanciones correspondientes.

Que el Ministerio como ente rector del Sector Salud y Protección Social, responsable del control de la operación de la afiliación colectiva a través de asociaciones, agremiaciones y comunidades religiosas y en ejercicio de la facultad reglamentaria contenida en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, requiere contar con información adicional relacionada con las organizaciones autorizadas.

Que se hace necesario establecer directrices que estandaricen la forma y los periodos en los cuales deben presentar la información trimestral, a través de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), con el fin de facilitar su procesamiento y el análisis de la información.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto adoptar los anexos técnicos para el reporte de la información trimestral por parte de las asociaciones, agremiaciones y comunidades religiosas que afilian colectivamente trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral.

ARTÍCULO 2o. REPORTE Y VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN. Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las asociaciones, agremiaciones y comunidades religiosas autorizadas para afiliar colectivamente a sus miembros al Sistema de Seguridad Social Integral, reporten la información trimestral solicitada conforme los Anexos Técnicos 1 y 2 de la presente resolución, los cuales hacen parte integral de la misma.

ARTÍCULO 3o. PERIODICIDAD Y PLAZO DE PRESENTACIÓN. La información solicitada se debe reportar trimestralmente, con corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de cada año y se reportará dentro de los 15 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte. El Registro Tipo 5 “Registro del detalle de aportes y afiliaciones discriminado por mes dentro del trimestre” contenido en el Anexo Técnico 1, deberá reportarse discriminando cada uno de los meses correspondientes al respectivo periodo de corte.

PARÁGRAFO 1o. La información con las especificaciones y estructura de datos señalada en la presente resolución, deberá ser presentada de manera obligatoria a partir del corte correspondiente a septiembre 30 de 2015, periodo que deberá reportarse a más tardar el 15 de diciembre de 2015. Para tales efectos se habilitará la plataforma a partir del 1o de noviembre del presente año.

PARÁGRAFO 2o. En el evento en que la entidad reportante no se haya registrado en el (Sispro) Sistema Integral de Información de la Protección Social, deberá hacerlo y realizar la solicitud de los usuarios correspondientes a partir del 1o de noviembre de 2015.

ARTÍCULO 4o. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. La Dirección de Regulación de la Operación del Aseguramiento en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones de este Ministerio, validará la información ingresada por PISIS, revisará y verificará que los documentos anexos del informe trimestral estén completos y vigentes.

ARTÍCULO 5o. INCUMPLIMIENTO EN EL REPORTE DE INFORMACIÓN. La falta de presentación de la información aquí requerida o las inconsistencias en la misma, darán lugar a la solicitud de explicaciones a las organizaciones obligadas a reportar, para lo cual estas contarán con un término máximo de quince (15) días hábiles a partir del recibo de la comunicación para aportar las pruebas o explicaciones que considere pertinentes.

Con fundamento en lo anterior se determinará si la entidad se encuentra incursa en alguna de las causales que dan lugar a la cancelación de la autorización de conformidad con lo previsto en el artículo 11 del Decreto 3615 de 2005, decisión que se adoptará mediante acto administrativo motivado.

ARTÍCULO 6o. RESPONSABILIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las asociaciones, agremiaciones y congregaciones religiosas que participen en el reporte, flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de la información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada, sobre los datos a los cuales tienen acceso.

ARTÍCULO 7o. SOPORTE Y ASISTENCIA TÉCNICA. Con el propósito de brindar asesoría y asistencia técnica, el Ministerio dispone de la Mesa de Ayuda de PISIS, cuyo detalle de operación se especifica en el anexo de la presente resolución.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 21 de octubre 2015.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.

ANEXO TÉCNICO 1

INFORMACIÓN GENERAL

Las entidades obligadas a reportar deben enviar a este Ministerio los archivos planos con la “Relación actualizada de afiliados” y “certificación expedida por el revisor fiscal, contador o representante legal, que acredite que mantiene la reserva especial de garantía mínima”, conforme a los siguientes cuatro capítulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a) Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre de los archivos de la información de afiliados que debe ser enviada por las asociaciones, agremiaciones y comunidades religiosas autorizadas, debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivo Valores permitidos o formato Descripción Longitud fija Requerido
Módulo de informaciónACOIdentificador del módulo de informaciónACO: Afiliaciones Colectivas3SI
Tipo de fuente240245Fuente de la Informacion3si
 240Congregaciones religiosas con menos de 100 miembros afiliadoscolectivamente
 245Congregaciones religiosas que cuentancon 101 o más miembrosafiliados colectivamentey asociaciones yagremiaciones autorizadaspara la afiliación colectivade sus trabajadoresindependientes al Sistemade Seguridad SocialIntegral.
Tema de información RACO Información de listado de afiliados. 4
Fecha de corte AAAAMMDD Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo de fecha válida: 20150930.8
Tipo de identificación de la entidad reportadora NI Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. - Se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. 2
Número de identificación de la entidad reportadora 999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de NIT sn incluir el digito de verificación.                                                                                                                                Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.Ejemplo: 000860999123. 12
Extensión del archivo .txt Extensión del archivo plano. Si es un archivo plano.txt 4

NOMBRE DEL ARCHIVO

Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud
Reporte de información trimestral de afiliaciones colectivas ACO240RACOAAAAMMDDNI999999999999.txt ACO245RACOAAAAMMDDNI999999999999.txt 36

b) Contenido del archivo

El archivo de la información trimestral de afiliaciones colectivas está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así:

Registro Descripción Reporte
Tipo 1 Registro de control. Obligatorio
Tipo 2 Registro de detalle de los datos generales de la entidad. Obligatorio
Tipo 3 Registro de detalle de los datos del representante legal, contador o revisor fiscal que certifica la reserva especial de garantía mínima. Obligatorio
Tipo 4 Registro del listado de afiliados activos durante el trimestre. Obligatorio
Tipo 5 Registro del detalle de aportes y afiliaciones discriminado por mes dentro del trimestre. Obligatorio
Tipo 6 Registro de detalle de la reserva especial de garantía mínima. Obligatorio

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)

b.1. REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

No Nombre del campo Longitud máxima del campo Tipo Valores permitidos Requerido
0 Tipo de registro 1 N 1: valor que significa que el registro es de control.
1 Tipo de Identificación de la entidad que reporta 2 A Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. Se debe especificar: NI correspondiente al tipo de identificación NIT.
2 Número de identificación de la entidad que reporta 12 N Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior. - Número de NIT sin incluir el dígito de verificación. Ejemplo: 860999123.
3 Fecha inicial del período de la información reportada 10 F En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. Ejemplo de fecha válida: 2015-07-01.
4 Fecha final del período de la información reportada 10 F En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. Último día calendario del mes o periodo que se está reportando. Ejemplo de fecha válida: 2015-09-30.
5 Número total de registros de detalle contenidos en el archivo 10 N Debe corresponder a la cantidad de registros de detalle, contenidos en el archivo. Si existen más registros será la suma de todos los registros.

b.2 REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE DE LOS DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD.

Mediante el registro tipo 2, las entidades reportan el detalle de la información de los datos generales de la entidad. Se debe reportar un solo registro tipo 2 en el archivo.

Nombre del campo Longitud máxima del Campo Tipo Valores permitidos Requerido
0Tipo de registro 1N 2: valor que significa que el registro de detalle es tipo 2.
1Consecutivo de registro 10N Número consecutivo de registro de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo.
2Tipo de entidad 1N 1: Agremiación
2: Asociación
3: Comunidad religiosa.
3Tipo de identificación de la entidad que reporta 2A Tipo de identificación de la entidad reportado­ra de la información.
Se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT.
4Número de identificación de la entidad 12N Número de identificación de la entidad que reporta la información, sin dígito de verificación.
Ejemplo: 860999123.
5Dígito de verificación 1N 0-9
6Código del municipio de la sede principal de la entidad 5A Tabla División Político Administrativa de Co­lombia Divipola del Dane. Los dos (2) prime­ros dígitos corresponden a departamento y los tres (3) siguientes a municipio.
7Razón social de la entidad 200A Corresponde al nombre o razón de la entidad.
8Número de teléfono de la entidad 22A Número de teléfono de la entidad.
9Dirección 200A Dirección de la entidad.
10Correo electrónico 101A Correo electrónico de la entidad.
11Actividad económica 4N Código CIIU del Dane vigente.
12Número de afiliados 8N Número total de personas afiliadas a algún componente de la seguridad social integral por parte de la entidad durante el periodo de repor­te. Este dato debe coincidir con la cantidad de registros de detalle tipo 4.
13Resolución de autorización afiliación colectiva 8N Número de la resolución mediante la cual se autorizó a la entidad para la afiliación colec­tiva.
14Fecha de la resolución de autorización para la afilia­ción colectiva 10F En formato AAAA-MM-DD. Ejemplo de fe­cha válida: 2015-03-31.
15Tipo de identificación del representante legal 2A CC: Cédula de ciudadanía
CE: Cédula de extranjería
CD: Carné diplomático
PA: Pasaporte.
16Número de identificación del representante legal 16A .
17Primer apellido del repre­sentante legal 60A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nom­bre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej.: Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS, Primer apellido: MOLINA, segun­do apellido DEL CASTILLO.
18Segundo apellido del repre­sentante legal 60A Cuando una persona no tiene segundo nombre o segundo apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la pa­labra VIUDA (O). NO
19Primer nombre del repre­sentante legal 60A .
20Segundo nombre del repre­sentante legal 60A .NO
21Código del municipio de ubicación del representante legal 5A Tabla División Político Administrativa de Co­lombia Divipola del Dane. Los dos (2) prime­ros dígitos corresponden a departamento y los tres (3) siguientes a municipio.
22Dirección del representante legal 200A .
23Número telefónico de con­tacto del representante legal 22A .
24Correo electrónico del re­presentante legal 101A .
25Valor activo 20N Valor de los activos de la entidad según los estados financieros reportados conforme a las directrices del Anexo Técnico 2 Capítulo 1 Literal a.
En números enteros positivos, sin decimales, sin separador de miles.
26Valor pasivo 20N Valor de los pasivos de la entidad según los estados financieros reportados conforme a las directrices del Anexo Técnico 2 Capítulo 1 Literal a.
En números enteros positivos, sin decimales, sin separador de miles.
27Valor patrimonio 20N Valor del patrimonio de la entidad según los estados financieros reportados conforme a las directrices del Anexo Técnico 2 Capítulo 1 Literal a.
En números enteros positivos, sin decimales, sin separador de miles.
28Valor patrimonio sin incluir reserva especial de garantía mínima 20N Valor del patrimonio de la entidad sin incluir reserva, según los estados financieros reporta­dos conforme a las directrices del Anexo Téc­nico 2 Capítulo 1 Literal a.
En números enteros positivos, sin decimales, sin separador de miles.
29Valor reserva especial de garantía mínima 20N Valor de la reserva de la entidad según los estados financieros reportados conforme a las directrices del Anexo Técnico 2 Capítulo 1 Literal a.
En números enteros positivos, sin decimales, sin separador de miles.
30Código contable de la re­serva especial de garantía mínima 8N Código correspondiente al Plan Único de Cuentas (PUC). Ejemplo: 3310: Reservas es­tatutarias.
31Número de miembros nue­vos de la entidad que se afiliaron colectivamente al Sistema General de Seguri­dad Social en Salud durante el periodo de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros nuevos afiliados colectivamente al Sistema General de Seguridad Social en Salud durante ese pe­riodo de reporte diligenciar con 0.
32Número de miembros nue­vos de la entidad que se afiliaron colectivamente al Sistema General de Pensio­nes durante el periodo de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros nuevos afiliados colectivamente al Sistema de Gene­ral de Pensiones durante ese periodo de repor­te diligenciar con 0.
33Número de miembros nue­vos de la entidad que se afiliaron colectivamente al Sistema General de Riesgos Laborales durante el perio­do de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros nuevos afiliados al Sistema General de Riesgos Labo­rales durante ese periodo de reporte diligen­ciar con 0.
34Número de miembros nue­vos de la entidad que se afiliaron colectivamente a Caja de Compensación Familiar - CCF durante el periodo de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros nuevos afiliados a Caja de Compensación Familiar durante ese periodo de reporte diligenciar con 0.
35Número de miembros de la entidad retirados del Siste­ma General de Seguridad Social en Salud durante el periodo de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros de la entidad retirados del Sistema General de Se­guridad Social en Salud durante ese periodo de reporte diligenciar con 0.
36Número de miembros de la entidad retirados del Siste­ma General de Pensiones durante el periodo de re­porte. 8N En caso que no haya tenido miembros de la entidad retirados del Sistema General de Pen­siones durante ese periodo de reporte diligen­ciar con 0.
37Número de miembros de la entidad retirados del Siste­ma General de Riesgos La­borales durante el periodo de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros de la entidad retirados del Sistema General de Ries­gos Laborales durante ese periodo de reporte diligenciar con 0.
38Número de miembros de la entidad retirados de Caja de Compensación Familiar - CCF durante el periodo de reporte. 8N En caso que no haya tenido miembros de la entidad retirados de Caja de Compensación Familiar – CCF durante ese periodo de reporte diligenciar con 0.
39Número total de miembros de la entidad afiliados co­lectivamente al Sistema General de Seguridad So­cial en Salud a la fecha de corte del periodo de reporte. 8N Este valor debe ser mayor a cero.
40Número total de miembros de la entidad afiliados co­lectivamente al Sistema General de Pensiones a la fecha de corte del periodo de reporte. 8N Este valor debe ser mayor a cero.
41Número total de miembros de la entidad afiliados co­lectivamente al Sistema Ge­neral de Riesgos Laborales a la fecha de corte del periodo de reporte. 8N Este valor debe ser mayor o igual a cero.
42Número total de miem­bros de la entidad afiliados colectivamente a Caja de Compensación Familiar - CCF a la fecha de corte del periodo de reporte. 8N Este valor debe ser mayor o igual a cero.

b.3 REGISTRO TIPO 3 – REGISTRO DE DETALLE DE LOS DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL, CONTADOR O REVISOR FISCAL QUE CERTIFICA LA RESERVA ESPECIAL DE GARANTÍA MÍNIMA

Mediante el Registro Tipo 3, las entidades reportan el detalle de la información de los datos del Representante Legal, Contador o Revisor Fiscal que certifica la reserva especial de garantía mínima. Se debe reportar un solo registro tipo 3 en el archivo.

No Nombre del campo Longitud máxima del Campo Tipo Valores permitidos Requerido
0Tipo de registro 1N 3: valor que significa que el registro de detalle es tipo 3.
1Consecutivo de registro 10N Número consecutivo de registro de detalle dentro del archivo. Continúa la numeración en el siguiente registro de detalle y sigue incrementando de 1 en 1.
2Tipo de persona que certifica la reserva especial de garantía mínima. 1N 1: Representante legal
2: Revisoría fiscal
3: Contador.
3Tipo de identificación 2A NI: NIT
CC: Cédula de ciudadanía
CE: Cédula de extranjería.
4Número de identificación 16N Número de identificación de la persona natural o jurídica que certifica la reserva especial de garantía mínima, sin dígito de verificación.
Ejemplo: 860999123.
5Digito de verificación 1N 0-9 NO
6Razón social 200A Obligatorio cuando quien certifica la reserva especial de garantía mínima es una persona jurídica. NO
7Primer apellido 60A Estos campos son obligatorios cuando quien certifica la reserva especial de garantía mínima es una persona natural.
8Segundo apellido 60A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej.: Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS, Primer apellido: MOLINA, segundo apellido DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o segundo apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). NO
9Primer nombre 60A .
10Segundo nombre 60A .NO
11Tarjeta profesional 20A Tarjeta profesional del contador o revisor fiscal. NO
12Ubicación municipio 5A Departamento y municipio de contacto de la persona que certifica la reserva especial de garantía mínima. De acuerdo a la Divipola del Dane.
13Dirección 200A Dirección de contacto de la persona que certifica la reserva especial de garantía mínima.
14Número de teléfono de contacto 22A Teléfono de contacto de la persona que certifica la reserva especial de garantía mínima.
15Correo electrónico 101A Cuenta de correo de la persona que certifica la reserva especial de garantía mínima.

b.4. REGISTRO TIPO 4 – REGISTRO DEL LISTADO DE AFILIADOS ACTIVOS DURANTE EL TRIMESTRE

Mediante el Registro Tipo 4, las entidades reportan el detalle de la información de los afiliados. Se debe reportar un registro tipo 4 por cada persona que estuvo afiliada en algún momento del trimestre, por lo cual el tipo y número de identificación de la persona no deben repetirse en este tipo de registro.

No Nombre del campo Longitud máxima del Campo Tipo Valores permitidos Requerido
0Tipo de registro 1N 4: Valor que significa que el registro de detalle es tipo 4.
1Consecutivo de registro 10N Número consecutivo de registro de detalle dentro del archivo. Continúa la numeración en el siguiente registro de detalle y sigue incrementando de 1 en 1.
2Tipo de documento de identificación del afiliado 2A CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería TI: Tarjeta de identidad CD: Carné diplomático PA: Pasaporte.
3Número de identificación del afiliado 16A Número de identificación de acuerdo al tipo de documento anterior.
4Primer apellido del afiliado 60A Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej.: Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS, Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o segundo apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
5Segundo apellido del afiliado 60A .NO
6Primer nombre del afiliado 60A .SI
7Segundo nombre del afiliado 60A .NO
8Fecha de nacimiento del afiliado 10F Fecha de nacimiento del afiliado en formato AAAA-MM-DD.
9Género del afiliado 1A F: Femenino M: Masculino.
10Municipio de residencia del afiliado 5A Tabla División Político Administrativa de Colombia Divipola del Dane. Los dos (2) primeros dígitos corresponden a departamento y los tres (3) siguientes a municipio.
11Dirección de residencia del afiliado 200A .
12Número de teléfono de contacto del afiliado 22A Se permiten números y guiones.
13Correo electrónico del afiliado 101A .NO
14Fecha de ingreso a la asociación, agremiación o comunidad religiosa. 10F AAAA-MM-DD
15Fecha de retiro a la asociación, agremiación o comunidad religiosa. 10F AAAA-MM-DD NO
16Indicador de actualización de la persona 1A I: Ingreso del afiliado a la asociación, agremiación o congregación religiosa. A: Actualización de datos en el sistema. E: Eliminar el registro del afiliado porque se reportó equivocadamente por la entidad.

b.5 REGISTRO TIPO 5 – REGISTRO DE DETALLE DE APORTES Y AFILIACIONES DISCRIMINADO POR MES DENTRO DEL TRIMESTRE

Mediante el Registro Tipo 5, las entidades reportan el detalle de los aportes y afiliaciones discriminados por mes, para las personas sobre las cuales la entidad aportó al SSSI - Sistema de Seguridad Social Integral. Se debe reportar un registro tipo 5 por cada afiliado y mes, con el detalle de los aportes a cada administradora y fecha inicial y final del aporte; por lo anterior los campos mes, tipo y número de identificación de la persona no deben repetirse en este tipo de registro.

No Nombre del campo Longitud máxima del Campo Tipo Valores permitidos Requerido
0Tipo de registro 1N 5: valor que significa que el registro de detalle es tipo 5.
1Consecutivo de registro 10N Número consecutivo de registro de detalle dentro del archivo. Continúa la numeración en el siguiente registro de detalle y sigue incrementando de 1 en 1.
2Mes 2N Corresponde al mes dentro del trimestre reportado, para el cual se van a listas los afiliados con sus aportes al SSSI.
3Tipo de documento de identificación del afiliado 2A CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería TI: Tarjeta de identidad CD: Carné diplomático PA: Pasaporte.
4Número de identificación del afiliado 16A Número de identificación de acuerdo al tipo de documento anterior.
5Ingreso Base de Cotización del afiliado 9N Ingreso Base de Cotización del afiliado para el mes dado en el campo 2 de este registro. Valor entero sin decimales y mayor a cero.
6Código de la Entidad Promotora de Salud –EPS del afiliado 6A Código de la EPS asignado por la Superintendencia Nacional de Salud, en la cual se encuentra el afiliado al corte del mes dado en el campo 2 de este registro.
7Fecha de afiliación a la Entidad Promotora de Salud – EPS del afiliado 10F AAAA-MM-DD
8Fecha inicial del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha inicial del aporte a la EPS.
9Fecha final del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha final del aporte a la EPS.
10Código de la Administradora de Fondo de Pensiones – AFP del afiliado 6A Código de la AFP asignado por la Superintendencia Financiera, en la cual se encuentra el afiliado al corte del mes dado en el campo 2 de este registro. Ejemplo: 231001 – Colfondos. NO
11Fecha de afiliación a la Administradora de Fondo de Pensiones –AFP del afiliado 10F AAAA-MM-DD NO
12Fecha inicial del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha inicial del aporte a la AFP. NO
13Fecha final del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha final del aporte a la AFP. NO
14Código de la Administradora de Riesgos Laborales –ARL del afiliado 6A Código de la ARL asignado por la Superintendencia Financiera, en la cual se encuentra el afiliado al corte del mes dado en el campo 2 de este registro. Ejemplo: 14-23. NO
15Fecha de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL del afiliado 10F AAAA-MM-DD NO
16Fecha inicial del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha inicial del aporte a la ARL. NO
17Fecha final del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha final del aporte a la ARL. NO
18Código de la Caja de Compensación Familiar –CCF del afiliado 6A Código de la CCF asignado por la Superintendencia del Subsidio Familiar, en la cual se encuentra el afiliado al corte del mes dado en el campo 2 de este registro. Ejemplo: CCF24. NO
19Fecha de afiliación a la Caja de Compensación Familiar – CCF del afiliado 10F AAAA-MM-DD NO
20Fecha inicial del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha inicial del aporte a la CCF. NO
21Fecha final del aporte 10F AAAA-MM-DD Fecha final del aporte a la CCF. NO
22Número de radicación o número de planilla PILA 20N En números enteros positivos, sin decimales, sin separador de miles.

b.6 REGISTRO TIPO 6 – REGISTRO DE DETALLE DE LA RESERVA ESPECIAL DE GARANTÍA MÍNIMA.

Mediante el Registro Tipo 6, las entidades reportan el detalle de la información de la reserva especial de garantía mínima. Se debe reportar un solo registro tipo 6 en el archivo.

No Nombre del campo Longitud máxima del campo tipo Valores permitidos Requerido
0Tipo de registro 1N 6: valor que significa que el registro de detalle es tipo 6.
1Consecutivo de registro 10N Número consecutivo de registro de detalle dentro del archivo. Continúa la numeración en el siguiente registro de detalle y sigue incrementando de 1 en 1.
2Tipo de entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. 1N 1: Entidad financiera 2: Aseguradora.
3Tipo de Identificación de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. 2A Tipo de identificación de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. Se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT.
4Número identificación de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. 12N Número de identificación de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima, sin dígito de verificación. Ejemplo: 860999123.
5Dígito de verificación del NIT de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. 1N 0-9 NO
6Razón social de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. 200A .
7Tipo de producto donde se constituyó la reserva especial de garantía mínima. 1N 1: Cuenta de ahorro 2: CDT 3: Fiducia 4: Póliza 5: Portafolio de inversión 6: Otro.
8Nombre del producto 20A Obligatorio en caso que el tipo de producto del campo anterior sea 6. NO
9Número del producto 30A Número de la cuenta de ahorro, CDT, fiducia, póliza, portafolio de inversión u otros. Permite números y guiones.
10Monto 20N Monto de la reserva especial de garantía mínima, cuando se trate de una póliza, se debe indicar el valor amparado por la aseguradora en números enteros, sin decimales, no separador de miles.
11Fecha de certificación 10F Fecha de la certificación expedida por la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima. AAAA-MM-DD.
12Municipio 5A Municipio de la entidad donde se tiene constituida la reserva. Tabla División Político Administrativa de Colombia Divipola del Dane. Los dos (2) primeros dígitos corresponden a departamento y los tres (3) siguientes a municipio.
13Dirección 200A Dirección de la entidad financiera o aseguradora donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima.
14Teléfono 22A Número telefónico de contacto de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima.
15Correo electrónico 101A Correo electrónico de la entidad donde se tiene constituida la reserva especial de garantía mínima.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:

A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales;

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt;

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes;

d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|);

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3;

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS

El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del Sispro.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Control de calidad de los datos

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Seguridad de la información

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades citadas a continuación deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

Los archivos cuyo código de fuente en el nombre es 245, corresponden a congregaciones religiosas que cuentan con 101 o más miembros y a las asociaciones y agremiaciones autorizadas. Estos archivos deben estar firmados digitalmente. Aquellos archivos cuyo código de fuente en el nombre es 240, corresponden a congregaciones religiosas que cuenten con 100 o menos miembros afiliados colectivamente al Sistema de Seguridad Social Integral y NO requieren estar firmados digitalmente.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO

La información solicitada se presentará con corte trimestral a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de cada año. Su fecha límite de entrega será el decimoquinto día calendario del mes siguiente a la fecha de corte, ejemplo:

Fecha de corte de la información a reportar Plazo para enviar el archivo plano
Fecha de Corte Desde: Hasta:
2015-09-30 2015-11-01 2015-12-15
2015-12-31 2016-01-01 2016-01-15
2016-03-31 2016-04-01 2016-04-15
2016-06-30 2016-07-01 2016-07-15
2016-09-30 2016-10-01 2016-10-15
Y así sucesivamente:
Último día calendario del trimestre Primer día calendario del siguiente mes. Decimoquinto día calendario del siguiente mes.

ANEXO TÉCNICO 2

SOPORTES DOCUMENTALES DE AFILIACIONES COLECTIVAS

Las entidades obligadas a reportar definidas en la presente resolución, deben enviar a este Ministerio, los archivos con los soportes documentales aquí dispuestos. Para este anexo técnico se definen tres capítulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.

3. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a) Estructura y especificación del nombre del archivo

El nombre de los archivos con la información trimestral de soportes documentales de afiliaciones colectivas que deben ser enviados por las asociaciones, agremiaciones y comunidades religiosas autorizadas, debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivo Valores permitidos o formato Descripción Longitud fija Requerido
Módulo de información ACO Identificador del módulo de información ACO: Afiliaciones Colectivas 3
Tipo deFuente240245 Fuente de la Información3
 240Congregaciones religiosascon 100 o menos miembrosafiliados colectivamente alSistema de Seguridad SocialIntegral...
 245Congregaciones religiosasque cuentan con 101 omás miembros afiliadoscolectivamente al Sistemade Seguridad SocialIntegral, y asociaciones yagremiaciones autorizadaspara la afiliación colectivade sus trabajadoresindependientes al Sistema deSeguridad Social Integral...
Tema de informaciónIMAGSoportes documentales digitalizados asociadosa las entidades asociaciones, agremiacionesy congregaciones religiosas4
Fecha de Corte AAAAMMDD Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador.Ejemplo de fecha válida: 201509308
Tipo de identificación de la entidad reportadora NI Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. - Se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. 2
Número de identificación de la entidad reportadora 999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de NIT sin incluir el dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 12
Tipo de DocumentoDXXTipo de documento al cual corresponde elsoporte digitalizado.Se debe usar el prefijo D, el cual indica“documento de soporte” y a continuaciónel número de identificador del tipo de documento,usando el carácter CERO de rellenoa la izquierda si es necesario para completar2 dígitos:3SI
 Tipo documentoDescripción.
 01Certificación financieradonde conste la existenciade los recursos o certificaciónde póliza..
 02Estados Financieros..
 03Certificación de ReservaEspecial de GarantíaMínima..
 04Estatutos..
 05Reglamento Interno..
 06Personería Jurídica..
 Los documentos 01 y 03 son obligatorios enel reporte de cada trimestre; el documento 02se reportará de la siguiente manera:..
 CorteEstado financiero a reportar..
 Marzo 31Estado financiero depropósito general de lavigencia inmediatamenteanterior...
 jun-30Balance intermedio del semestrecomprendido entreenero 01 a junio 30 de larespectiva vigencia...
 Septiembre30Balance intermedio del trimestrecomprendido entrejulio 01 a septiembre 30 dela respectiva vigencia...
 Diciembre 31No se reporta...
 Para el caso de la cuenta de patrimonio serequiere información a nivel de subcuenta.Los documentos 04, 05 y 06 son opcionales,solo se deben reportar en el trimestre que hayantenido algún cambio...
Extensióndel archivo.pdfExtensión del archivo.4SI

NOMBRE DEL ARCHIVO

Tipo de Archivo Nombre de Archivo Longitud
Reporte de información trimestral con los soportes documentales de las entidades ACO240IMAGAAAAMMDDNI999999999999D99.pdf ACO245IMAGAAAAMMDDNI999999999999D99.pdf 39

b) Contenido del archivo

El archivo de que trata este Anexo Técnico, es un archivo PDF y debe cumplir con la característica PDF/A, de manera que permita el archivado a largo plazo, asegurando que pueda ser reproducido en el futuro, como lo establece Gobierno en Línea.

2. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS

Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del SISPRO.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Control de calidad de los datos.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Seguridad de la información.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades citadas a continuación deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

Los archivos cuyo código de fuente en el nombre es 245, corresponden a congregaciones religiosas que cuentan con 101 o más miembros y a las asociaciones y agremiaciones autorizadas. Estos archivos deben estar firmados digitalmente. Aquellos archivos cuyo código de fuente en el nombre es 240, corresponden a congregaciones religiosas que cuenten con 100 o menos miembros afiliados colectivamente al Sistema de Seguridad Social Integral y NO requieren estar firmados digitalmente.

3. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO

La información solicitada se presentará con corte trimestral a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de cada año. Su fecha límite de entrega será el decimoquinto día calendario del mes siguiente a la fecha de corte, ejemplo:

Fecha de Corte de la Información a reportar Plazo para enviar el archivo plano
Fecha de Corte Desde: Hasta:
2015-09-30 2015-11-01 2015-12-15
2015-12-31 2016-01-01 2016-01-15
2016-03-31 2016-04-01 2016-04-15
2016-06-30 2016-07-01 2016-07-15
2016-09-30 2016-10-01 2016-10-15
Y así sucesivamente:
Último día calendario del trimestre Primer día calendario del siguiente mes. Decimoquinto día calendario del siguiente mes.
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