CIRCULAR EXTERNA 047 DE 2001

(noviembre 29)

Diario Oficial No. 44.645, de 13 de diciembre de 2001

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por el artículo 6 de la Resolución 354 de 2007>

Señores: Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad, contadores y revisores fiscales de las entidades sujetas al ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública.

Referencia: Divulgación de los parámetros empleados en el proceso de consolidación

Apreciados señores:

Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y particularmente las señaladas en los artículos 3o. y 4o. de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir las siguientes instrucciones tendientes a lograr una total transparencia y divulgación de los parámetros con los cuales se ejecutan trimestralmente los diferentes procesos oficiales de consolidación en la CGN en el marco previsto por la Resolución número 139 de 17 de mayo de1999.

1.Justificación

Con el fin de lograr una mayor eficiencia, eficacia y transparencia, en la ejecución y obtención periódica de los resultados consolidados por parte de la CGN, es conveniente que los entes públicos comprendidos en tales procesos, conozcan con antelación los factores determinantes de los cálculos, depuraciones y revelaciones, que serán materia de seguimiento permanente tanto por este despacho como por las dependencias y organismos de control interno y externo, según sea el caso.

Al propiciar la interacción permanente de la CGN con los entes públicos y de los entes públicos entre sí, tomando como referencia el conjunto de parámetros que se utilizan para obtener los resultados consolidados oficiales, es factible la implementación gradual de criterios cada vez más estrictos de control de calidad, entendidos como los mínimos requeridos, para validar la información relacionada con las transacciones recíprocas estandarizando, de esta manera, el uso de subcuentas específicas del Catálogo General de Cuentas siempre que se trate del reconocimiento y revelación de los saldos originados en transacciones entre entidades públicas, cualquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan.

2.Objetivos

General

Identificar e implementar mecanismos de divulgación y transparencia en el proceso de consolidación, que permitan identificar con precisión los registros de saldos originados en transacciones recíprocas.

Específicos

1. Mejorar la calidad y posibilidades de análisis financieros de los estados contables consolidados.

2. Dotar con herramientas precisas a los organismos de control y seguimiento para evaluar objetivamente los saldos de transacciones recíprocas con diferencias por conciliar.

3. Sensibilizar a las entidades públicas en materia del impacto que la información contable básica de mala calidad o mal diligenciada al emplear los formatos preestablecidos por la CGN, le ocasiona a los resultados consolidados finalmente obtenidos.

4. Inducir, al interior de las entidades públicas el desarrollo de libros auxiliares que permitan identificar claramente al tercero con el cual se efectúan las transacciones, particularmente si se trata de otro ente público.

3.Ambito de aplicación

La presente circular externa, deberá ser aplicada por la totalidad de entidades contenidas en el artículo 2o.de la Resolución 400.

4.Aspectos conceptuales

Tabla de correlaciones

Corresponde al conjunto depares de subcuentas del CGC, en las cuales las entidades públicas deberán registrar sus saldos de transacciones recíprocas de manera que los reportes parciales que remitan las entidades partícipes en cada caso, sean efectivamente enfrentados al momento de ejecutar los procesos de consolidación por parte de la CGN. De esta manera, al constituir los cruces recíprocos admitidos oficialmente, las entidades públicas deberán tomar nota de las subcuentas propias y recíprocas admitidas, al momento de diligenciar tanto el formato CGN-96-001 como el CGN-96-002, respectivamente.

En este orden de ideas, la tabla de correlaciones divulgada es producto del estudio técnico contable adelantado por la CGN para identificar las subcuentas en las que, usualmente, debe adelantarse el registro de posibles transacciones entre entidades públicas, dada la estructura del CGC y constituye el punto de partida para los futuros procesos de consolidación.

Por su parte, las entidades públicas que adviertan la inexistencia de correlaciones posibles o la improcedencia de las existentes, podrán informarlo oportunamente a la CGN solicitando la respectiva modificación o mantenimiento anexando para el efecto, las respectivas justificaciones y documentación técnica del caso para su estudio.

Tabla de composición patrimonial

De conformidad con lo establecido mediante los artículos 10, 11 y 20 en su parágrafo 2o. de la Resolución 139 de 1999, el proceso de consolidación consulta automáticamente la tabla de composición patrimonial estructurada a partir de la información reportada por las entidades públicas en el formato CGN-98-003 y demás normas que lo modifiquen o adicionen, con el objetivo fundamental de determinar las entidades que integrarán los consolidados y proceder, consecuentemente, a deducir la operación recíproca de inversión – patrimonio y determinar el respectivo interés minoritario o participación de terceros.

Dado el régimen de consolidación por presunción dispuesto mediante el artículo 10 de la precitada resolución 139, las entidades o los interesados que posean un interés opuesto al resultante de la tabla de participación patrimonial, deberán aportar los documentos probatorios para su evaluación y decisión por parte de este despacho, en los términos allí definidos.

En este orden de ideas, las entidades públicas deberán asegurarse de reportar como saldos de transacciones recíprocos en el formato CGN-96-002, los resultantes de operaciones con todas aquellas entidades en las que el sector público posea, directa o indirectamente, por concurrencia de sus participaciones sin prorratearlas, participaciones patrimoniales iguales o mayores al 50%.Igualmente deberá reportar los saldos de transacciones efectuadas con las entidades que, de conformidad con el parágrafo 2o. del artículo 20 deban consolidarse excepcionalmente.

Tabla de códigos institucionales

Igualmente, con el fin de minimizar los rechazos de información relacionada con las operaciones recíprocas contenidas en el formato CGN-96-002, cuando se digitan códigos institucionales inexistentes o sencillamente no se digitan, las entidades públicas deberán constatar con antelación a su reporte de información, esto es, al momento de diligenciamiento de los formatos, la presencia de código institucional para las entidades que forman parte del sector público.

En caso de tener elementos que prueben la falta de asignación de un código institucional como pública para entidades con las cuales efectúe transacciones, deberá informarlo oportunamente a la CGN, para que así se procede a la respectiva evaluación y, si es el caso, ala asignación del respectivo código institucional. Es claro que el listado de entidades con su código institucional, debe consultarse con el fin de identificar la entidad pública con la cual se realizó una operación recíproca, y sirve de base para el diligenciamiento del formato CGN-96-002.

No está de más insistir en que serán objeto de reporte en el formato CGN-96-002, los saldos de todas aquellas transacciones financieras efectuadas con entidades en las cuales el sector público posee, directa o indirectamente, participaciones iguales o mayores al 50%, sin prorratearlas. Igualmente deberán reportarse las transacciones efectuadas con las entidades que se consoliden excepcionalmente, según lo previsto en el parágrafo 2o. del artículo 20, debiendo asignárseles el respectivo código institucional.

Finalmente, las entidades públicas interesadas en conocer con antelación a los procesos de consolidación el resultado estado preliminar de la conciliación de sus saldos de transacciones con las demás entidades públicas, lo podrán solicitar a la CGN en donde se procesarán quincenalmente con cifras reportadas hasta esa fecha. Con él podrán interactuar proactivamente y con antelación a los procesos de consolidación, con aquellas entidades que los relacionan en sus saldos recíprocos con el fin de conciliar las diferencias en sus cifras dejando evidencia, en notas a los estados contables individuales, de los asientos de ajuste a que hubiere lugar.

Las tablas señaladas de: matriz de correlaciones, composición patrimonial y códigos institucionales, se publicarán en la página web de la Contaduría General de la Nación, en ladirección: www.contaduria.gov.co y serán objeto de permanente mantenimiento en los términos anteriormente expuestos.

5.Consideraciones generales

Dado que las precitadas tablas van a ser objeto de permanente actualización, las entidades deberán consultarlas con antelación a su reporte de información contable básica, de manera que su desconocimiento, no será admitido como una excusa válida para presentar información por fuera de los criterios y parámetros contenidos en las tablas.

Ahora bien, sin perjuicio de los movimientos por mantenimiento permanente, las tablas existentes al momento definido para la presentación de información ante la CGN, de conformidad con lo definido en la resolución 377 y demás normas que la modifiquen o adicionen, serán las que se utilicen, para todos los efectos en los respectivos procesos de consolidación.

Cuando se establezca la necesidad de ajustes a las tablas por parte de las entidades públicas, éstas deberán remitirse para su estudio a la CGN – Subcontaduría de Consolidación e Investigación o la dependencia que haga sus veces, debidamente justificadas y documentadas. Una vez evaluada la solicitud, la CGN, dará la respuesta en un plazo no superior a cuatro (4) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación del oficio respectivo, procediendo a actualizar las tablas a que haya lugar, tanto para la divulgación a través de Internet, como a efectos de la operatividad y funcionalidad del aplicativo de consolidación.

6.Vigencia

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y surtirá los efectos relacionados con el proceso de consolidación a partir de la información correspondiente al trimestre de septiembre de 2001.

Cordialmente,

El Contador General de la Nación,

Francisco Salazar Martín.

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ISSN [2256-1633]
Última actualización: 31 de diciembre de 2017