MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

CIRCULAR EXTERNA SOP-03-98 DE 1998

(diciembre 30)

Diario Oficial No. 43.518, del 4 de marzo de 1999

Señores:

Representantes legales,

Tesoreros,

Ordenadores del Gasto,

Organos que correspondan a secciones del Presupuesto General de la Nación,

Gerentes de Banca Oficial de Entidades Financieras.

Asunto:

Transacciones de la Dirección del Tesoro Nacional, Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998.

Teniendo en cuenta que el artículo 31 del Decreto 2331 de 1998 en su parágrafo, determina que las transacciones de la Dirección del Tesoro Nacional, DTN, no son sujetas del pago de la contribución del dos por mil al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras y que el Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998, del cual adjunto una copia, establece que "Son transacciones de la Dirección General del Tesoro Nacional las que se hacen con cargo a los recursos del Presupuesto Nacional", la DTN se permite informar a ustedes lo siguiente:

a) Las transacciones a que hace referencia el Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998, son las realizadas por los órganos del Orden Nacional de la Administración Pública a través de las siguientes cuentas.

1. Las cuentas corrientes autorizadas por la Dirección del Tesoro Nacional, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3o. del Decreto 630 de 1996, en las cuales los órganos ejecutores manejan recursos del Presupuesto Nacional y que tienen las siguientes características:

- Fueron autorizadas a los órganos ejecutores para los objetos del gasto: Servicios Personales, Gastos Generales, Transferencias, Inversión, Deuda Interna, Gastos de Funcionamiento, Acreedores Varios y Recaudos.

- Su denominación es: - DTN - nombre del Organo Ejecutor - Concepto del Gasto.

2. Las cuentas de Cajas Menores siempre y cuando a través de ellas se ejecuten recursos del Presupuesto Nacional, las cuales deben cumplir con los siguientes requisitos:

- Que hayan sido constituidas y autorizadas por la Dirección General de Presupuesto -DGP - del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

- La denominación de estas cuentas debe ser: Nombre del órgano ejecutor - Caja Menor Recursos del Presupuesto Nacional.

- Cada vez que un órgano ejecutor, obtenga la autorización de la Dirección General de Presupuesto para la constitución de una cuenta de caja menor, a través de la cual se manejen recursos del Presupuesto Nacional, deberá reportar a la DTN, de acuerdo con el procedimiento establecido en el literal b de esta circular, la apertura de la respectiva cuenta ante la entidad bancaria, e igualmente su terminación si fuere el caso.

3. Las cuentas en las cuales los órganos ejecutores manejen recursos del Presupuesto Nacional recaudados y ejecutados sin situación de fondos, en virtud de una norma específica.

- La denominación de estas cuentas deberá ser: Nombre del órgano ejecutor - Recaudo Recursos del Presupuesto Nacional.

4. Las cuentas en las que se manejen recursos del Presupuesto Nacional en virtud de encargos fiduciarios celebrados por los órganos ejecutores, con los cuales se garantiza la ejecución de estos recursos.

- La denominación de estas cuentas deberá ser: Nombre del órgano ejecutor - Encargos Fiduciarios Recursos del Presupuesto Nacional.

b) La DTN requiere para las cuentas señaladas en los numerales 2, 3 y 4 del literal a) de esta circular que le sean reportadas, para lo cual se establece el siguiente procedimiento:

1. Los órganos ejecutores determinarán si desean seguir utilizando las cuentas en donde manejan los recursos del Presupuesto Nacional señalados en los numerales 2, 3 y 4 del literal a) de esta circular, o si requieren de la apertura de una nueva cuenta en una entidad financiera que les garantice eficiencia en la prestación de servicios.

2. Una vez definida la utilización de estas cuentas y teniendo en cuenta las definiciones señaladas en los numerales 2, 3, y 4 del literal a) de esta circular, el órgano ejecutor deberá diligenciar el formato anexo número 2 "Reporte de cuentas a la -DTN-, Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998", en el cual debe consignar".

La ciudad y fecha de reporte de la cuenta a la -DTN-.

Novedad de la cuenta reportada: Se debe señalar con una X el cuadro de cuenta vigente.

Numeral I.

Datos Generales de la Entidad Solicitante: Se deben diligenciar los siguientes aspectos: Sección Presupuestal, NIT, Nombre, Entidad Solicitante, Pagaduría Solicitante, Código asignado por la Dirección del Tesoro Nacional a la Pagaduría solicitante (regional), dirección correspondiente a la Pagaduría (regional) solicitante, Teléfono, Fax y Ciudad.

La información anterior es indispensable para la D.T.N., ya que son la fuente para actualizar el sistema en forma permanente y evitar contratiempos en la comunicación verbal o escrita que sea necesaria con la entidad.

Numeral II.

Datos de la cuenta reportada - Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998: En este numeral se diligencia la siguiente información:

1. Recursos que se manejan a través de la cuenta: Dependiendo del recurso que se maneje en la cuenta, el órgano ejecutor debe:

a) Para el caso de que en la cuenta se manejen recursos del Presupuesto Nacional girados por la -D.T.N.-, señalar con una X a la casilla correspondiente;

b) Para el caso de que en la cuenta se manejen recursos del Presupuesto Nacional recaudados y administrados por los órganos ejecutores sin situación de fondos, explicar en forma breve el concepto por el cual está realizando recaudos de recursos y las normas que regulan a la entidad para que realice el mencionado recaudo;

c) Para el caso de que en la cuenta se manejen recursos del Presupuesto Nacional en virtud de encargos fiduciarios, señalar qué objeto del gasto se está ejecutando a través de la cuenta (Servicios Personales, Gastos Generales, Transferencias, Inversión o deuda, en el caso de marcar la casilla Otros, debe anotarse el concepto).

2. Denominación de la cuenta. Esta parte del formulario se diligencia teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) Para los casos de las cuentas en donde se manejen recursos del Presupuesto Nacional:

- A través de cajas menores: Su denominación deberá ser: "Nombre del órgano ejecutor - Caja Menor Recursos del Presupuesto Nacional".

b) Si en la cuenta se manejan recursos del Presupuesto Nacional, recaudados y administrados por los órganos, y ejecutados sin situación de fondos, la denominación deberá ser: "Nombre del Organo Ejecutor - Recaudo recursos del Presupuesto Nacional";

c) Si la cuenta es manejada en virtud de negocios fiduciarios contratados por el órgano ejecutor, para garantizar la ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional, su denominación deberá ser: "Nombre del Organo Ejecutor - Encargos Fiduciarios Recursos del Presupuesto Nacional".

Es importante señalar que:

- Las cuentas abiertas en virtud de encargos fiduciarios, contratados por los órganos ejecutores para garantizar la ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional, sólo deben manejar recursos de la Nación.

- En el contrato de encargo fiduciario debe constar por lo menos:

a) Nombre de la Entidad Bancaria;

b) El número de la cuenta bancaria en el cual se están manejando estos recursos;

c) El nombre del órgano ejecutor que celebra el negocio fiduciario;

d) El objeto del encargo fiduciario;

e) Identificación del recurso como recurso del Presupuesto Nacional si de ello se trata.

3. Realizado lo anterior, el órgano ejecutor debe solicitar al banco en donde tenga abiertas las respectivas cuentas lo siguiente:

a) Que cambie la denominación, la cual debe ser la indicada en el formato número 2 "Reporte de cuentas a la -DTN-, Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998";

b) Que diligencie el numeral III del formato, el cual es de total responsabilidad de la entidad bancaria; en esta parte se deben consignar los datos básicos del banco, y el dato correspondiente al número de cuenta que posee el órgano ejecutor;

c) Que registre el nombre del Gerente de la sucursal bancaria, quien debe firmar el formulario adicionando el sello respectivo.

4. El órgano ejecutor debe cerciorarse que el banco realizó el cambio de denominación de la respectiva cuenta, tanto en las tarjetas de firmas, como en su base de datos y que el número de la cuenta consignado en el formato número 2, corresponde a la cuenta que está manejando la entidad.

5. El formulario debe ser firmado por el ordenador del gasto y el tesorero o pagador general de la entidad, escribiendo además sus nombres. Las dos firmas son indispensables, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

6. Cuando las cuentas reportadas por el órgano ejecutor a la -D.T.N.-, correspondan a aquellas destinadas al manejo de los recursos del Presupuesto Nacional a través de Cajas Menores, se anexará la autorización que ha expedido por la Dirección General de Presupuesto.

7. Cuando las cuentas reportadas por el órgano ejecutor a la -D.T.N.-, correspondan a aquellas destinadas al manejo exclusivo de los recursos del Presupuesto Nacional mediante un contrato de encargo fiduciario, se anexará la copia del respectivo contrato.

8. Una vez diligenciado el formato en su totalidad, deberá ser enviado por el órgano ejecutor, en original, a la Dirección del Tesoro Nacional, División de Tesorería y Cuentas Corrientes.

9. Recibidos por la -D.T.N.- los documentos correspondientes de reporte de cuenta, ésta procederá a ingresarla en su base de datos, e informará al órgano ejecutor respectivo y al banco.

10. El numeral IV. Datos de terminación de la cuenta, sólo debe ser diligenciado por los órganos ejecutores cuando se trate de cancelación ante el banco de alguna de las cuentas señaladas en los numerales 2, 3 y 4 del literal a) de esta circular y estas ya hayan sido reportadas a la DTN como vigentes.

Cada vez que un órgano ejecutor, abra o cancele ante el banco alguna de estas cuentas, deberá reportar a la -DTN- la respectiva novedad.

El formato número 2 "Reporte de cuentas a la -DTN-, Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998" debe ser utilizado por el órgano ejecutor exclusivamente para el procedimiento señalado en esta circular, por lo tanto, cuando un órgano ejecutor requiera de la autorización para la apertura, la sustitución o la terminación de las cuentas que trata el segundo párrafo de esta circular, deberá realizar la respectiva solicitud ante la -D.T.N.- en el formato anexo número uno (1), "Solicitud para apertura -terminación- sustitución de cuentas autorizadas".

c) Alcance del concepto Presupuesto Nacional contenido en el artículo 1o. del Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998.

Con el fin de hacer claridad sobre el concepto de Presupuesto Nacional a continuación se transcribe lo que establece al respecto el artículo 3o. del Estatuto Orgánico del Presupuesto:

"Cobertura del Estatuto. Consta de dos (2) niveles: Un primer nivel que corresponde al Presupuesto General de la Nación, compuesto por los presupuestos de los Establecimientos Públicos del orden nacional y el Presupuesto Nacional.

El Presupuesto Nacional comprende las Ramas Legislativa y Judicial, el Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la Organización Electoral, y la Rama Ejecutiva del nivel nacional, con excepción de los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta (..)"

De acuerdo con este concepto presupuestal, se colige que quedan sometidas a la contribución de que trata el artículo 29 del Decreto 2331 del 16 de noviembre de 1998, las transacciones realizadas sobre las cuentas en donde los Establecimientos Públicos manejen recursos propios, ya que estos no hacen parte del Presupuesto Nacional.

d) No sujeción a la contribución del dos por mil de las transacciones con cargo al Presupuesto Nacional;

Teniendo en cuenta que desde la fecha de su expedición, el Decreto 2331 en el parágrafo del artículo 31, dispone que las transacciones de la Dirección General del Tesoro Nacional, no están sujetas a la contribución establecida en el artículo 29 de ese Decreto, y que el Decreto 2626 del 22 de diciembre de 1998, precisa que dichas transacciones son aquellas que se hagan con cargo a los recursos del Presupuesto Nacional, se concluye que ninguna transacción efectuada con cargo a estos recursos debió ser objeto de la citada contribución.

Así las cosas, si las transacciones efectuadas con cargo a los recursos del Presupuesto Nacional han sido gravadas con la citada contribución, entonces estamos frente a la figura denominada pago de lo no debido, pues de acuerdo con una interpretación teológica, el sentido del parágrafo del artículo 31 del Decreto 2331 es el no someter los recursos del Presupuesto Nacional a la contribución establecida en el artículo 29 de dicho decreto, situación que queda absolutamente clara con el Decreto 2626 de 1998.

En consecuencia, las entidades financieras que hayan efectuado el cobro de la contribución establecida en el artículo 29 del Decreto 2331 de 1998, sobre las transacciones que realicen los órganos con cargo a los recursos del Presupuesto Nacional, o que hayan constituido cuentas por cobrar por este concepto, deben proceder a reversar la operación realizada, y a devolver el dinero constitutivo del pago de forma inmediata.

GLORIA INÉS CORTÉS ARANGO,

Dirección del Tesoro Nacional.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normatividad relacionada con el Sistema de Seguridad Social Integral y el Sistema General de Pensiones."
ISSN [2256-1633]
Última actualización: 31 de marzo de 2018