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CONCEPTO 4657 DE 2010
(marzo 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
D.J.N.
Bogotá D.C.
Señora
SONNY AREIZA SALDARRIAGA
Carrera 13 No. 7-28
Armenia - Quindío
REF. Derecho de petición de información - Copias de Resoluciones, Circulares, Conceptos y Memorandos del Instituto de Seguros Sociales.
Respetada señora:
En atención a la comunicación de la referencia en la que solicita la copia de 18 documentos entre Resoluciones, Circulares, Conceptos y Memorandos emanados de distintas dependencias del Instituto de Seguros Sociales, es necesario hacer las siguientes aclaraciones:
El artículo 5o del Código Contencioso Administrativo, al establecer las reglas mínimas que deben contener una petición ciudadana como desarrollo del artículo 23 Superior, señaló:
“(…)”
“1. La designación de la autoridad a la que se dirigen”.
“2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección”.
“3. El objeto de la petición. “
“4. Las razones en que se apoya”.
“5. La relación de documentos que se acompañan”.
“6. La firma dLa peticionaria, cuando fuere el caso”.
“(…)”
En ese mismo sentido, la Resolución No. 482 del 28 de febrero de 2003 reglamentario del trámite interno del derecho de petición, información, consulta, quejas y reclamos ante el Instituto de Seguros Sociales, en su artículo 9o advierte lo siguiente:
“Artículo 9o. Contenido de las peticiones escritas. De acuerdo con lo establecido por el artículo 5o del Código Contencioso Administrativo, las peticiones escritas deberán contener por lo menos:”
“1. La designación de la autoridad o dependencia a la que se dirige”.
“2. Los nombres y apellidos completos del solicitante, número del documento de identidad, teléfono o fax, dirección de correspondencia y ciudad de residencia”.
“3. El objeto de la petición; si se trata de consultas, relacionar las preguntas pertinentes”.
“4. Las razones en que se apoya”.
“5. La relación de los documentos que se acompañan”.
“6. La firma dLa peticionaria, y/o apoderado cuando fuere el caso”.
“(…)”
Con relación al numeral 4o del contenido normativo transcrito relacionado con las razones sobre las cuales se soporta la petición ciudadana ante el Instituto de Seguros Sociales y en general ante la Administración, la jurisprudencia Constitucional ha aseverado que las mismas deben encontrarse plenamente justificadas y se encuentran sujetas a la razonabilidad, a los límites propios de los deberes ciudadanos, a la prohibición de abuso del derecho y a la reserva, rasgos que delimitan el ejercicio del derecho de petición, “(…)” pues se trata del cuidado, preservación y buena administración de los recursos públicos, así como del resultado obvio de los deberes ciudadanos y la protección de otros valores constitucionales “(…)”1.
En esa medida, el ejercicio del derecho de petición consecuente con el de recibir informaciones de las autoridades, debe descansar sobre criterios de seriedad y razonabilidad, dado que su invocación abusiva bien podría contribuir a entorpecer la labor de la administración afectándose así el interés público que debe primar en todo caso sobre el interés particular.
Al respecto, el Máximo Tribunal Constitucional ha dicho lo siguiente:
“(…) la Sala reitera que "el titular del derecho [de petición y de acceso a los documentos públicos] debe ejercerlo en forma que evite todo abuso en cuanto respecta tanto a su frecuencia como a la cantidad, contenido y forma de los documentos solicitados, de modo que el ejercicio de su facultad sea compatible con las actividades propias de quien está llamado a permitir el acceso al documento o de sus demás conciudadanos. La petición debe ser, desde todo punto de vista, razonable"1. Por lo tanto, es válido sostener que para garantizar la razonabilidad de la petición, la persona que presenta una solicitud de información o de acceso a los documentos públicos debe cumplir con los requisitos mínimos que señala el artículo 5o del Código Contencioso Administrativo2
Una vez leída la solicitud del epígrafe, encuentra esta Dirección que no haya satisfechos los requisitos claramente señalados por la Ley y la Jurisprudencia Constitucional para el ejercicio del derecho fundamental de petición de información, como quiera que se echan de menos las razones suficientes que justifican la expedición de un sinnúmero de fotocopias, conminando al Instituto a poner a disposición de un solo peticionario los recursos físicos y humanos para la consecución de lo solicitado desnaturalizando los principios de economía y celeridad de la función administrativa.
En efecto, la petición del rubro claramente obstruye el derecho legítimo de los demás ciudadanos que acuden a este Despacho en amparo del mismo derecho constitucional, en la medida que impide a los funcionarios del Instituto suministrar oportunamente la información requerida máxime cuando le es imposible disponer de los recursos físicos, técnicos y documentales, obstaculizando el flujo normal de evacuación de las solicitudes que diariamente se tramitan en esta Dirección.3
Sin perjuicio de lo anteriormente expuesto, y dado que a la Administración le compete la protección de los recursos públicos como garantía del principio de economía, cuyo contenido implica entre otros aspectos el de la necesidad razonada en la emisión de copias fotostáticas y la austeridad como política gubernamental tratándose del manejo y adecuado control de los recursos públicos, esta Dirección accede a lo solicitado en la petición atendiendo a los parámetros que a continuación pongo de presente de acuerdo a las facultades de que trata el artículo 15 de la Resolución No. 482 de 2003:
A. La peticionaria deberá informar a la mayor brevedad, las razones detalladas por las cuales se justifica la reproducción fotostática de la totalidad de los actos administrativos solicitados (18 documentos).
B. Una vez esta Dirección encuentre cumplido a cabalidad el requisito exigido en el numeral anterior, la emisión de las copias informales solicitadas se sujetará a las siguientes reglas:
1. Sólo se expedirá la copia informal de aquellos documentos que la peticionaria haya indicado como necesarios de acuerdo con la justificación requerida en el presente oficio.
2. Todas las Resoluciones, Circulares y memorandos VP (Vicepresidencia de Pensiones), GNAP (Gerencia Nacional de Atención al Pensionado), y conceptos DJN-US (Dirección Jurídica Nacional – Unidad de Seguros) anteriores al 31 de diciembre del año 2005 por disposición expresa del Archivo General de la Nación, no reposan en este Despacho sino en la Coordinación del Archivo Inactivo del Departamento Nacional de Mantenimiento del Instituto de Seguros Sociales cuyas instalaciones se encuentran en la Carrera 68 No. 70A-20 de esta ciudad.
Por lo tanto se advierte que el trámite para la consecución de dichos documentos, de ser solicitados, demorará el tiempo necesario que demande el envío de la solicitud con la relación de los documentos en concreto, la búsqueda de cada documento en los paquetes respectivos, el desarchive y el posterior traslado de los mismos a esta Dirección.
3. Todas las Resoluciones, Circulares y memorandos VP, GNAP, y DJN-US posteriores al 1o de enero del año 2006, sólo serán emitidos si el contenido de los mismos se encuentran dirigidos a regular la función administrativa y en ejercicio de tal potestad se impongan cargas a los afiliados o beneficiarios, caso en el cual, tendrán los efectos establecidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, es decir, no comprometen la responsabilidad del Instituto ni serán de obligatorio cumplimiento y ejecución.
De igual manera su consecución implicará el tiempo que demande la solicitud, búsqueda, reproducción fotostática, y traslado de las distintas áreas misionales competentes a esta Dirección para su correspondiente envío al peticionario.
Las demás comunicaciones y memorandos en los que se imparten instrucciones internas de trámite a las áreas seccionales o misionales del Instituto de Seguros Sociales, por tratarse de información que compete única y exclusivamente al Instituto, no serán suministrados.
C. Sólo hasta que se haya satisfecho el cumplimiento del requisito legal para acceder a lo solicitado, esta Dirección hará saber el costo de la reproducción de los documentos y del desarchive de los mismos, valor que deberá cancelarse directamente en la Tesorería del Instituto de Seguros Sociales ubicada en el 6 Piso de la Carrera 10 No. 64-28 de esta ciudad.
D. Si la interesada no presenta los requisitos solicitados en el término de dos (2) meses se entenderá que ha desistido de su petición, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 16 de la Resolución No. 482 de 2003 concordante con el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.
Atentamente
SERGIO HERNANDO COLMENARES PORRAS
Director Jurídico Nacional
Instituto de Seguros Sociales
Con copia:
· Dra. Eliana Roys Garzón. Asesora Presidencia. Oficio P.ISS 2060
· Dra. Isabel Cristina Martínez Mendoza. Gerente Nacional de Atención al Pensionado
· Dr. Walter Orozco Salazar. Vicepresidente de Pensiones (E)
RAMG/odpm
Rad 01541
Abuso Derecho Petición
NOTAS AL FINAL:
1. V. Sentencia T-463 de 2001
2. V. Sentencia T-673 de 2000
3. V. Sentencias T-473 de 1992, T-306 de 1993; T-010 de 1993; T-315 de 1993; T-074 de 1997, T-1074 de 2000 y T-630 de 2002.
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de febrero de 2021 - Diario Oficial No. 51567 - Enero 24 de 2021
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