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CONCEPTO 7279 DE 2005
(mayo 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
D.J.N.
Bogotá D.C.
PARA: Doctor JORGE PEÑA MORENO
Gerente Nacional de Bienes y Servicios
Instituto de Seguros Sociales
DE: Dirección Jurídica Nacional – Unidad de Seguros
ASUNTO: Su oficio ISS-GNByS No. 0216-2005
En atención al oficio de la referencia emanado de la Gerencia a su cargo, en el cual se consulta a esta Dirección respecto de las consecuencias jurídicas que acarrea el manejo inadecuado de la correspondencia en el Instituto de Seguros Sociales, me permito precisar lo siguiente:
Sea lo primero anotar que de conformidad con el inciso 3o del artículo 3o CCA y en armonía con lo normado en el capítulo 2 Título V de la Carta Política de 1991, “(... ) en virtud del principio de celeridad, las autoridades tendrán el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán formularios para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y sin que ello releve a las autoridades de la obligación de considerar todos los argumentos y pruebas de los interesado(,..)” y agrega la norma que “(...) el retardo injustificado es causal de sanción disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por queja del interesado, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al Funcionario”.
En ese mismo sentido, el numeral 5o del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 –Código Disciplinario Único- contempla como uno de los deberes del servidor público, “(...) custodiar y cuidar la documentación e información por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.”
A su turno, el numeral 8 del artículo 35 de la misma normativa, establece como una de las prohibiciones a los servidores públicos, “(...) Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento”.
Finalmente, el artículo 292 de la Ley 599 de 200-Código Penal- modificado por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, establece lo siguiente: “El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses”.
“Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de su s funciones, se impondrá prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta (180) meses e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término”.
“Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad”.
Del basamento jurídico relacionado, se observa que en virtud del principio de celeridad elevado a Norma Superior, el funcionario para cumplir los fines del Estado deberá darle trámite oficioso a los procedimientos que le sean asignados por ley y que sean propios de sus funciones, cuyo retardo injustificado implicará la imposición de sanciones disciplinarias y demás acciones que de tal conducta se deriven.
Ahora bien, el Código Disciplinario Único, en desarrollo de los dispuesto en este principio de carácter supralegal tipificó las conductas susceptibles de ser disciplinadas y en tal virtud, el servidor público a quien se le hayan asignado funciones de custodia y cuidado de la documentación así como del trámite que deberá dársele a la misma, ya como correspondencia externa o interna, bien como archivo histórico, será responsable disciplinariamente por la omisión, retardo o retención de dichos documentos, sin perjuicio que con tales conductas se ocasione un detrimento patrimonial al Estado lo cual no será óbice para iniciar las acciones por responsabilidad fiscal y penal según sea el caso.
En este orden de ideas, cuando sea evidenciada una actuación irregular por parte de un empleado público al servicio del Instituto, sea a título de dolo o culpa, la persona que detecte la inconsistencia se encuentra obligada de poner en conocimiento de la Dirección de Auditoría Disciplinaria para que mediante un procedimiento sumario que garantice el debido proceso del endilgado, se determine claramente si la conducta es reprochable en los términos del Código Disciplinario Único y en tal sentido, sean impuestas las sanciones contenidas en dicho estatuto
Conviene señalar que si la persona que presuntamente retardó u ocultó la correspondencia es contratista al servicio del Estado, las serán aplicables las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 en cuanto a la declaratoria de la caducidad administrativa del contrato por incumplimiento y su correspondiente liquidación1, además de las multas y sanciones legales a que haya lugar, previa investigación administrativa cuyo conocimiento estará en cabeza del Procurador General de la Nación en ejercicio preferente del poder disciplinario.2
En cualquiera de los dos casos, si la acción u omisión del funcionario o contratista estatal constituye una conducta punible, la entidad pública se encuentra legitimada para denunciar tales hechos ante las autoridades judiciales competentes, a fin que sean estas quienes determinen si la conducta se tipifica como delito según el art. 292 del Código Penal, y en tal medida se impongan las condenas en legal forma.3
En mérito de lo expuesto y de acuerdo con los hechos planteados, este Despacho considera pertinente correr traslado del oficio de la referencia a la Dirección Nacional de Auditoría Disciplinaria, para lo de su competencia.
Cordialmente
RUTH ALEYDA MINA GARCÍA
Jefa Unidad de Seguros
Dirección Jurídica Nacional
Vo.Bo.
EMIL ENRIQUE ARIZA OLAYA
Director Jurídico Nacional
Con copia: Dr. Orlando Gómez Rubiano. Director Nacional de Auditoría Disciplinaria.
Proyectó: Omar David Pineda Montenegro. Abogado DJN-US
Rad. 6492
Sanciones Disciplinarias Manejo indebido de Correspondencia
NOTAS AL FINAL:
1. V. Art. 5o, 6o 8o, 9o, 17 Art. 32 Num 3o, 52 de la Ley 80 de 1993
3. V. Concepto ISS.DAD 3239 de 18 de abril de 2005 emitido por la Dirección Nacional de Auditoría Disciplinaria.
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de febrero de 2021 - Diario Oficial No. 51567 - Enero 24 de 2021
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