CONCEPTO 20373 DE 2005

(diciembre 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

D.J.N.

Bogotá, D.C.

PARA: Doctora Sandra Patricia Quevedo R

Jefe Departamento Nacional de Conciliación

DE: Dirección Jurídica Nacional – Unidad de Seguros

ASUNTO: Solicitud de actualización o ratificación de vigencia de norma

Mediante comunicación dirigida a esta Dirección, la consultante nos informa que la presentación del archivo de medio magnético por parte de los grandes aportantes debe aplicar las mismas fechas para el pago de aportes establecidas en el Decreto 1406 de 1999, sin embargo, en un 25% de aportantes pertenecientes a este grupo, hacen caso omiso a la normatividad, razón por la cual requiere se le indique si existe una norma diferente que permita exigir a los grandes aportantes dar cumplimiento a la entrega oportuna de ésta información mensual, así mismo desea consultar si el decreto 2649 de 1993, se encuentra vigente o si existe normas actualizadas para exigir la conservación de archivos y documentos al aportante, en caso de que el Instituto lo requiera.

Sobre el particular manifestamos lo siguiente:

Al respecto, le indicamos que la normatividad vigente a la fecha que exige a los grandes aportantes efectuar el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral con la periodicidad, en los lugares y dentro de los plazos que corresponda conforme a su clasificación, es el Decreto 1406 de 1999, el cual establece el régimen de recaudación de aportes que financian el Sistema General de Seguridad Social Integral.

En cuanto a la conservación y destrucción de archivos y documentos relacionados con el pago de aportes, la norma aplicable y viegente a la fecha es el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, según el cual: “Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. (Subrayado por fuera de texto).

Agrega la norma que: “Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.

En los anteriores términos esperamos absolver su consulta.

Cordialmente,

RUTH ALEYDA MINA GARCIA

Jefe Unidad de Seguros

Vo.Bo. EMIL ENRIQUE ARIZA OLAYA

Director Jurídico Nacional

Proyectó: Claudia Patricia Mora Rodríguez

Rad. 6409

Presentación Medio Magnético Pago Aportes

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"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de febrero de 2021 - Diario Oficial No. 51567 - Enero 24 de 2021

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