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FICHA DE ANÁLISIS No. 166

IDENTIFICACIÓN DE LA SENTENCIA

Tribunal de origen:Corte ConstitucionalIdentificación de la sentencia:T-918/11
Ponente:JORGE IGNACIO PRETELT CHALJUB
Tipo de acción o recurso:Revisión de tutelaTipo de decisión:Concede
Norma demanda:No aplica.
Hechos relevantes:Una persona que laboró en una notaría, como requisito para poder solicitar su pensión de vejez, solicitó a la Notaría que le expidiera su certificado laboral, mencionando el salario devengado y entidad a la cual se consignaron sus aportes de pensión, sin embargo la Notaría, le informó que no existían archivos correspondientes a su hoja de vida, por lo que no era posible especificar los valores consignados mes por mes, puesto que ese dato no reposa en los archivos ni fue suministrado por el anterior notario.
Clase de interpretación:Interpretación del acto jurídico demandado a la luz de la ConstituciónSustentación normativa:Ley 29 de 1973, artículo 118; Superintendencia de Notariado y Registro, Instrucción Administrativa No. 3 de 2008
Precedentes a Considerar:No aplicaDecisiones posteriores a considerar:No aplica
Tema:Sistema de Seguridad Social en Pensiones
Subtema:Reconstrucción del expediente

ANÁLISIS DEL CASO.

PROBLEMA JURÍDICO.

¿Qué se debe hacer cuando una entidad cuando no cuenta con los archivos necesarios para suministrar la información que le es solicitada?

REGLA.

Es deber de las entidades públicas propender por el correcto manejo de los archivos públicos y la guarda y custodia de documentos, a su cargo cualquiera que sea su forma de custodia o almacenamiento, ante la imposibilidad de acceder a los soportes de los mismos, deben acudir al Código Procesal Civil que trae mecanismos para su reconstrucción, cuando ésta es posible.

RATIO DECIDENDI [TEXTUAL].

IMPOSIBILIDAD DE LA ENTIDAD EN SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN POR INEXISTENCIA DE LOS ARCHIVOS.

“(…) Ahora bien, esta actuación administrativa puede iniciarse mediante petición que ejercen los ciudadanos, es decir que quien solicita la expedición de un documento, a su vez insta a que se adelanten las diligencias para su ubicación, y de ser necesaria, las que exijan su reconstrucción. Al referirnos específicamente a los casos de guarda y archivo de los documentos que reposan en las entidades públicas, esta Corporación ha considerado que la necesidad de suministrar la información, supone su búsqueda la cual, en algunos casos, solo se puede realizar en los sistemas de almacenamiento de datos normalmente utilizados, los cuales deben ser clasificados y organizados de manera que resulte posible la localización y se garantice el acceso a los mismos (…) En ese sentido, la Corte estableció el deber de las entidades públicas a propender por el correcto manejo de los archivos públicos y la guarda y custodia de documentos, a su cargo cualquiera que sea su forma de custodia o almacenamiento. También dispuso, que ante la imposibilidad de acceder a los soportes de los mismos, debe acudir al Código Procesal Civil trae mecanismos para su reconstrucción, cuando ésta es posible. (…) En el caso en estudio la Sala considera que, por un lado CAJANAL E.I.C.E., hace unas exigencias que son imposibles de cumplir para proceder a certificar el tiempo cotizado a la señora Gerardino, quien no debe asumir las responsabilidades que por función les competen a las entidades respecto a la guarda de los archivos. (…)”

PARTE RESOLUTIVA.

CONFIRMAR PARCIALMENTE las sentencias proferidas el 22 de marzo de 2011, por el Juzgado Sexto Penal Municipal, y del 5 de mayo de 2011, por el Juzgado Cuarto Penal del Circuito de Neiva, Huila, SEGUNDO: AMPARAR los derechos fundamentales de la señora Nancy Stella Gerardino Perdomo, y ORDENAR a la Caja Nacional de Previsión Social CAJANAL E.I.C.E. en liquidación, que acepte y avale la certificación expedida por la Notaría 32 de Bogotá, para el trámite de su pensión.

SALVAMENTO O ACLARACIÓN DE VOTO.

Ninguno.

ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS.

OBITER DICTA [TEXTUAL].

Ninguno.

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de diciembre de 2020
Fecha de Diario Oficial: Diciembre 13 de 2020 (No. 51527)

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