INSTRUCTIVO 15 DE 2003

(24 de Septiembre )

Señores:

Representantes legales, jefes de áreas financieras, de control interno, jefes de contabilidad, contadores y miembros de los comites técnicos de saneamiento contable de los entes públicos de los niveles nacional y territorial.

REFERENCIA:

Procedimiento general para el diligenciamiento del formato denominado "Avance Saneamiento Contable Ley 716/01".

Apreciados señores:

Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en el literal a) del artículo 3o, de la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el literal a) del artículo 2o, del Decreto 1914 de 1996, se permite impartir las instrucciones para el correcto diligenciamiento del modelo denominado "AVANCE SANEAMIENTO CONTABLE LEY 716/01", el cual permite efectuar su seguimiento.

1. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DENOMINADO "Avance Saneamiento Contable Ley 716/01"

1.1. Plazo para su presentación

Los entes públicos a que se refiere la Resolución 250 del 4 de julio del 2003, expedida por el Contador General de la Nación, y que deben adelantar procesos de saneamiento contable de conformidad con la Ley 716/01 y los decretos 1282/02 y 1914/03, presentarán a la Contaduría General de la Nación –CGN - la información relacionada con este proceso, conjuntamente con la información contable, en la siguiente fecha:

INFORMACION A: FECHA DE PRESENTACION

30 DE SEPTIEMBRE DE 2003 31 DE OCTUBRE DE 2003

1.2. Requisitos de forma

Esta información se debe remitir en medio impreso y magnético. El archivo debe grabarse en el mismo disquete de 3.5" en el cual se reporten los formatos cgn96.001 y cgn96.002. Cuando por el tamaño del archivo, no sea posible copiarlo en el mismo disquete, puede remitirlo en un disquete independiente.

Cuando se envié la información por correo electrónico, se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

Las direcciones para presentar la información vía Internet son:

Para entes del nivel territorial cgnterritorial@contaduria.gov.co

Para entes del nivel nacional cgnnacional@contaduria.gov.co

En el asunto del correo electrónico, debe mencionar: Saneamiento Contable- Nombre de la entidad reportante.

El informe consta de tres partes:

• Un encabezado para diligenciar los datos de la entidad reportante.
• Una encuesta sobre los avances realizados en el proceso de saneamiento contable.
• Un cuadro para registrar las cifras que afectan la contabilidad del ente público, producto de la aplicación de la citada norma.

El informe se debe elaborar en EXCEL.

Los valores deben expresarse en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al dígito más cercano.

El formato de la fecha de corte es dd/mm/aaaa, igual al utilizado en el CGN96.001.

El archivo se denominará "CGN2003.005"

El disquete debe identificarse mediante una etiqueta que contenga: Código y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.

2. DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME "AVANCE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY 716/01"

2.1 INFORMACIÓN GENERAL

Para el diligenciamiento del informe se debe tener en cuenta:

a) Los valores se reportarán a nivel de cuenta del Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública PGCP, correspondientes al balance, incluyendo las cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras (Cta. 8330 Bienes Pendientes de Legalizar y 9190 Otras Responsabilidades Contingentes). Relacione el valor de las cuentas sometidas al proceso de saneamiento contable, exclusivamente en la porción objeto de análisis. El reporte se realiza revelando el impacto directo desde las cuentas de origen y por lo tanto, no se incluyen las cuentas 1996 Bienes y Derechos en Investigación Administrativa y 2996 Obligaciones en Investigación Administrativa.

b) No se reportarán valores en las cuentas de la clase cero (o) Planeación y Presupuesto, ni de Ingresos, Gastos y Costos.

c) El archivo debe digitarse en forma estrictamente secuencial, sin filas intercaladas en blanco.

2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA

2.2.1 ENCABEZADO

Celda B1: Departamento al cual corresponda la entidad reportante

Celda E1: Nombre del formato CGN2003.005

Celda B2: Municipio correspondiente.

Celda B3: Nombre de la respectiva entidad.

Celda B4: Código asignado por la CGN al ente público.

Celda B5: Fecha de corte (DD/MM/AAAA)

2.2.2. ENCUESTA: Filas 7 a 16

Contiene preguntas que deben ser contestadas en la columna F (Respuesta), de forma excluyente. Debe marcar uno (1) si la respuesta es afirmativa; cero (0) si es negativa.

2.2.3 CATALOGO DE CUENTAS: Filas 21 en adelante

A partir de la celda A25, inician los códigos de cuentas del catálogo del PCGP, tal como se observa en el ejemplo.

Columna C: Corresponde a los valores identificados para ser depurados durante el proceso, registrados o no contablemente a la fecha de corte, incluyendo las citadas cuentas de orden,del literal a) numeral 2.1 de este instructivo.

Columnas D y E: Comprende la información correspondiente a aquellas partidas que ya han surtido todo el proceso de Saneamiento Contable, han sido aprobadas por el representante legal o por el máximo órgano colegiado de dirección según corresponda, y se han registrado contablemente.

Deberá reportarse con el valor de las afectaciones por incorporaciones o eliminaciones efectivamente realizadas.

Columna F: Corresponde a la sumatoria de las columnas D y E, es decir el valor total saneado tanto por efecto de incorporaciones como de eliminaciones, a nivel de cada cuenta del Catálogo.

El medio impreso debe ser firmado por los funcionarios responsables, no obstante en el medio magnético no figurarán los nombres.

3. CONSOLIDACION DE INFORMACION

Cuando los entes públicos referidos en el campo de aplicación de la Ley 716/01 hayan establecido Comités Técnicos de Saneamiento Contable en cada sucursal, oficina, agencia o dependencia regional, de conformidad con el parágrafo del Art.6 del decreto 1282 de 2002, la oficina principal será la responsable de consolidar la información de todas sus sucursales, regionales o agencias, para reportarlo a la CGN.

Igualmente, los entes públicos de la administración central que consolidan información financiera, económica y social de corporaciones públicas de elección popular, organismos de control y unidades sin personería jurídica, deberán consolidar la información sobre saneamiento contable de dichas entidades. Las entidades consolidadas, deberán enviar la información sobre saneamiento contable a la entidad central en la misma fecha establecida en la Resolución 250 del 2003, para enviar la información contable básica objeto de consolidación.

Las entidades consolidadoras a que hace referencia este numeral, deberán relacionar en el oficio remisorio, aquellas unidades incorporadas y las no incluidas en el informe.

Las entidades públicas deberán documentar y conservar debidamente los soportes sobre todas las actuaciones administrativas que se adelanten, de conformidad con el artículo 9 del decreto 1282/02 y 1914 de 2003.

Cordialmente

JAIRO ALBERTO CANO PABÓN

Contador General de la Nación

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normatividad relacionada con el Sistema de Seguridad Social Integral y el Sistema General de Pensiones."
ISSN [2256-1633]
Última actualización: 31 de marzo de 2018