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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 184 DE 2012
(agosto 27)
Diario Oficial No. 48.535 de 27 de agosto de 2012
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Documental (Sigedoc), como herramienta institucional para radicar, producir, tramitar, archivar y hacer seguimiento a la documentación Oficial de la Contraloría General de la República.
LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 6o del Decreto-ley 267 de 2000, “en ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría General de la República definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y en este decreto”.
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, determina como deberes de todo servidor público “custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida”.
Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que está prohibido a todo servidor público “ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.
Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Decreto 1400 del 6 de agosto de 1970 - Código de Procedimiento Civil, “el documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención”, en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”.
Que el Decreto 1151 de 2008 “por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones”, se invita a las entidades públicas del orden nacional a utilizar el poder de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), para mejorar la eficiencia y transparencia de la administración pública.
Que el artículo sexto (6o) de la Ley 527 de 2000, establece: “Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito”.
Que de acuerdo con la Directiva Presidencial número 04 del 3 de abril de 2012, de conformidad con las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias para la implementación de la política, se encuentra la denominada “Cero Papel”, que consiste en la sustitución de flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. Sustentado en la utilización de tecnologías de la información y las Telecomunicaciones.
Que el artículo 3o del Acuerdo 060 calendado el 30 de octubre de 2001, expedido por Archivo General de la Nación, indica: “Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programe de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos”.
Que de conformidad con el artículo undécimo de la Resolución Orgánica 6436 del 7 de diciembre de 2011, “por la cual se modifica el trámite previsto para las Resoluciones Orgánicas y Reglamentarias previsto en la Resolución Orgánica 5706 de 2005”, se cumplió con los requisitos previos de trámite de la presente resolución.
Que el Sigedoc tiene por objeto dotar a la Contraloría General de la República, de soluciones tecnológicas e informáticas que soporten el Sistema de Gestión Documental en los procesos misionales y de apoyo, de acuerdo con las estrategias de modernización de la institución,
En mérito de lo expuesto:
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adoptar el Sistema de Gestión Documental (Sigedoc), como herramienta institucional para radicar, producir, tramitar, archivar y hacer seguimiento a la documentación oficial de la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 2o. La primera radicación que se genere con el nuevo sistema de gestión documental Sigedoc, será el número próximo siguiente al que registre el Sistema Cordis al momento de su cierre.
ARTÍCULO 3o. Todas las asignaciones que se realicen en el Sigedoc, son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios del Sistema.
ARTÍCULO 4o. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA. En el nivel central, el Sigedoc se implementará a partir del día 28 de agosto de 2012. En el nivel desconcentrado, las Gerencias Departamentales Colegiadas, seguirán empleando su sistema actual de gestión documental, junto con sus mecanismos tradicionales de radicación, hasta que la herramienta informática Sigedoc sea implementada en cada una de ellas.
PARÁGRAFO. Para la implementación en el nivel desconcentrado de la herramienta informática que se adopta con la presente resolución, la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC), y la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI), establecerán los mecanismos que permitan a las Gerencias Departamentales Colegiadas, acceder y usar el Sistema de Gestión Documental (Sigedoc).
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 27 de agosto de 2012.
La Contralora General de la República,
SANDRA MORELLI RICO.
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019
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