RESOLUCIÓN 3498 DE 1994

Agosto 29

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL CONTROL FISCAL PARA LOS GASTOS RESERVADOS

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de las facultades constitucionales y legales y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política señala que la Contraloría General de la República ejercerá la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación; dicho control se realizará de manera posterior y selectiva.

Que para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación de control interno.

Que la revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

Que en el presupuesto general de la Nación figuran partidas correspondientes al rubro de gastos reservados.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. COMPETENCIA. El control fiscal de los gastos reservados de: La Federación Nacional de Cafeteros, de la Aduana Nacional, del Ministerio de la Defensa, la Fuerza Aérea, la Armada Nacional, el Ejército Nacional, el Comando General, la Vigésima Brigada y el Comando Unificado del Sur, Departamento Administrativo de Seguridad, la Policía Nacional, la Policía Nacional la fiscalía General de la Nación, la Presidencia de la República, el Fondo de Seguridad de la Rama Judicial, será ejercido por el Contralor General.

ARTÍCULO 2. PÓLIZA DE MANEJO. El ordenador del gasto legalmente designado para el manejo de estos fondos deberá constituir póliza de manejo en cuantía del 15 por ciento del valor apropiado.

ARTÍCULO 3. RENDICIÓN DE CUENTAS. De las erogaciones efectuadas son cargo a gastos reservados, el Ministro, representante legal, director o el ordenador del gasto, deberá rendir cuenta al Contralor General, cada seis meses. Los periodos de seis meses terminan el 30 de junio y e3l 31 de diciembre de cada año y el plazo máximo para la rendición es el primer día hábil de los meses de octubre y abril respectivamente.

ARTÍCULO 4. EXAMEN DE LA CUENTA. En la revisión se verificará, entre otros, el cumplimiento de las normas generales, procedimientos internos y registro de las transacciones realizadas.

Las entidades deberán mantener los libros de contabilidad: auxiliares, diario y mayor y balances; libros de presupuesto; de ejecución presupuestal y movimiento de reservas de apropiación; tarjetas de kardex de almacén e inventarios, debidamente diligenciados y actualizados de tal forma que presenten información completa de las operaciones registradas.

Los libros auxiliares deben contener el código contable, detalle, saldo inicial, movimiento débito y crédito y saldo final por cada cuenta y subcuenta que conforma el balance general.

Los estados financieros consolidados, correspondientes a cada vigencia fiscal, deberán ser remitidos a la Contraloría General de la República con sus notas explicativas a más tardar el quince de marzo del año siguiente.

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL REQUERIDA PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL:

Para el adecuado ejercicio del control fiscal, las entidades fiscalizadas deberán remitir a la Contraloría General de la República, la siguiente documentación adicional:

a) En la cuenta del mes de Enero:

1. Manual de firmas para ordenaciones y autorizaciones, debidamente clasificadas por competencias de carácter fiscal, entre otras, las de ordenación del gasto, presupuesto, tesorería, contabilidad, almacén, inventarios, etc.

2. Procedimientos para el manejo y toma de inventarios de almacenes.

3. Procedimientos para el manejo y toma de inventarios de Muebles e inmuebles (Activos fijos).

4. Relación detallada de los bienes inmuebles con indicación de la ubicación, fecha de adquisición, número de la escritura, notaría, costo de adquisición, avalúo comercial, destinación y modalidad de la propiedad en administración directa, en arriendo, en comodato, en fiducia, procesos litigiosos, etc.

5. Manuales de contabilidad y códigos de cuentas.

6. Presupuesto general para la vigencia.

7. Relación de la contabilización de las reservas de apropiación.

8. Manuales de procedimientos, verificación y evaluación que conforman el sistema de control interno para el rubro.

b). En la cuenta del mes de Diciembre:

1. Relación detallada de la toma física de inventarios de Almacenes a 31 de Diciembre con indicación de la descripción de los bienes, cantidades y valores unitarios y totales.

2. Relación detallada de la toma física de inventarios de muebles e inmuebles (Activos Fijos) a 31 de diciembre, con indicación del área responsable de su manejo, descripción de los bienes, cantidades y valores unitarios y totales.

3. Relación de reservas de caja.

4. Relación de la cancelación y oficio de las reservas de apropiación no utilizadas.

ARTÍCULO 5. RESULTADO DE LA REVISIÓN. El Contralor General, con base en el resultado del estudio de las cuentas, proferirá su aceptación mediante fenecimiento, si detecta irregularidades, requerirá al responsable de rendirla, para que las subsane; para ello se fija un término no superior a 10 días hábiles. Si no se subsanan las glosas, se iniciará proceso de responsabilidad fiscal.

ARTÍCULO 6. OBJETIVOS DE LA REVISIÓN. El Contralor General efectuará un análisis al cumplimiento del objeto de los gastos reservados, a fin de evaluar la economía, eficiencia y efectividad en el manejo de los mismos. Igualmente verificará el nexo de causalidad de la transacción, operación o gasto realizado con el objeto del rubro.

ARTÍCULO 7. CONTENIDO DE LA CUENTA. La cuenta deberá contener:

- Relación de todos los gastos efectuados en el respectivo periodo.

- Estado de Tesorería donde se consignen todos los movimientos y el saldo del rubro.

- Comprobantes de gastos en original.

- Relación de conexidad entre los gastos efectuados, el concepto y las partidas asignadas en las normas presupuestales como gastos reservados.

ARTCHIVO DE DOCUMENTOS. Efectuada la devolución de los documentos a la entidad fiscalizada, será responsabilidad de la administración su archivo y conservación en los términos que establece la ley.

ARTÍCULO 8. NORMS INTERNAS. Es obligación de las entidades que manejen rubro de gastos reservados establecer un reglamento o instructivo de procedimientos de delegación, ejecución, control y registro tanto de operaciones como de bienes que aseguren el cumplimiento del objetivo del rubro, su destinación y la correspondiente guarda de bienes y elementos públicos.

ARTÍCULO 9. DEFINICIONES. Para efectos de ejecución y control del rubro de gastos reservados se entiende por:

GASTOS RESERVADOS:

Son erogaciones destinadas al cubrimiento de actividades de inteligencia e investigación para la conservación y el restablecimiento del orden público y la represión del delito en todas sus manifestaciones, la protección a terceros y a funcionarios y exfuncionarios públicos; y de otros conceptos del gasto que no pueden efectuarse a través de canales administrativos normales, en razón de la necesidad que tienen los organismos de operar en secreto.

OPERACIONES DE INTELIGENCIA Y CONTRA-INTELIGENCIA_

Son aquellas que ejecutan los organismos de seguridad del Estado, tendientes para la conservación y restablecimiento del orden público, que pueden ser abiertas o a cubierto.

Incluye vigilancias, seguimientos, penetraciones, infiltraciones y operaciones especiales ejecutadas tanto dentro como fuera del país y generan gastos como: el alquiler de todo tipo de vehículos, inmuebles, servicio de hoteles, restaurante, pago de transporte aéreo, terrestre, fluvial y marítimo, pago de peajes, teléfonos, telex, pago de remesas, fletes y propinas.

PAGO DE ASESORES Y ANALISTAS:

Servicios profesionales o técnicos prestados en forma transitoria o esporádica, por personas naturales para desarrollar actividades relacionadas con la atención de los servicios especiales de inteligencia.

PAGO DE INFORMANTES

Es la retribución en dinero o en especie, brindada a cualquier persona por datos especiales suministrados a las secciones de inteligencia, sobre ubicación de antisociales o conocimiento de sus actividades delictivas en un lugar determinado estos datos pueden provenir de elementos confiables ocasionales y que a pesar de que sus informaciones se registren, analicen, comparen y evalúen no siempre generen resultados positivos. En ocasiones estos datos con la continuación de datos suministrados con anterioridad y que darán resultados positivos posteriores.

En los casos de pagos a informantes y cuando por razones de lugar, seguridad y medios en que se actúa, así como de la reserva convenida con los beneficiarios, estos no acepten consignar los datos personales y de identificación, se elaborará un acta certificación de los gastos en que conste el hecho con las firmas de las autoridades ordenadoras.

PAGO DE RECOMPENSAS:

Esta cancelación se hace para recompensar las informaciones oportunas y veraces que permiten planear operaciones con resultados positivos basados en los datos suministrados por un informante, su cuantía está autorizada y reglamentada por el Gobierno Nacional por captura de cabecillas de grupos subversivos y redes del narcotráfico, su cancelación se efectuará en todo caso buscando la seguridad física del informante y su familia, accediendo a las condiciones que el considere convenientes.

MATERIAL TÉCNICO PARA INTELIGENCIA:

Corresponden a este rubro los elementos de carácter devolutivo (equipos de oficina, muebles, estantes, electrodomésticos, vehículos y de consumo (papelería, útiles de escritorio, víveres, mercancías).

EQUIPO TÉCNICO DE SONIDO Y VIDEO:

Cámaras de video, fotográficas, de filmación, circuitos cerrados de televisión, sistemas especiales de alarmas, interceptación, monitoreo, laboratorios fotográficos, proyección, escucha, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación.

ARMAMENTO Y EQUIPO CRIPTOGRÁFICO

Toda clase de armas, municiones, explosivos, máquinas cifradoras y de levantamiento de claves, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación, siempre y cuando se demuestre nexo de causalidad directo con operaciones de inteligencia.

EQUIPO TÉCNICO DE SEGURIDAD MILITAR:

Cajas fuertes, bóvedas de seguridad, detectores de explosivos y armas, destructores de documentos, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación.

EQUIPO TÉCNICO DE SEGURIDAD DE COMUNICACIONES:

Seguridad de voz, fax, interceptores, estaciones y equipos de monitoreo y todos aquellos materiales y accesorios indispensables para su mantenimiento y conservación.

EQUIPO TÉCNICO DE COMUNICACIONES:

Radiogoniometría, receptores, transmisores, radares, antenas, scanner, biper, radios portátiles, grabadoras, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación.

EQUIPO DIDÁCTICO

Material indispensable para el planeamiento y desarrollo de Conferencias Bilaterales de inteligencia, cursos, seminarios, entrenamientos especiales para capacitación y especialización de miembros de Inteligencia Militar, misiones de contrainteligencia y contraespionaje a nivel nacional e internacional.

EQUIPO TÉCNICO DE SISTEMAS

Computadores, impresoras, plotters, terminales periféricos para enlace con las diferentes Unidades y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación.

PAGO INFORMACIÓN ESPECIALIZADA

Edición y publicación de revistas, folletos, boletines, suscripciones en revistas, periódicos, libros y obras especiales. Estudios de seguridad de personas e instalaciones, pago de especialistas y analistas para asesoramiento en el campo técnico de inteligencia, así como en los aspectos jurídico, social, económico y laboral, los cuales afectan en alguna medida la labor de Inteligencia.

PAGO DE PÓLIZAS:

Seguro de bienes e inmuebles oficiales al servicio de la Inteligencia Militar.

MANTENIMIENTO MATERIAL TÉCNICO:

Gastos por concepto de mano de obra y suministro de repuestos, que demanda la conservación de los diferentes equipos al servicio de la Inteligencia Militar.

ARTÍCULO 10. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL. Es el conjunto de actuaciones que adelanta el Contralor General de la República, con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores públicos y particulares por la administración, manejo y recaudo irregulares de los fondos o bienes del estado, ejecutados por el rubro de gastos reservados.

ARTÍCULO 11. INICIACIÓN DEL PROCESO. El proceso de Responsabilidad fiscal se iniciará:

1. Como resultado de trabajos de Auditoria.

2. Como resultado del examen de la cuenta donde se encuentren observaciones de fondo.

3. Como resultado de informes de control físico y de gestión.

4. Como resultado de la etapa preliminar adelantada por quejas, denuncias, o petición de investigación por irregularidades en la gestión fiscal.

Para ello se proferirá Auto de Apertura de Investigación.

ARTÍCULO 12. DILIGENCIAS PRELIMINARES. Las denuncias, informes o antecedentes recibidos, podrán ser objeto de diligencias preliminares, con el fin de determinar si existe mérito para abrir formalmente investigación o en caso contrario ordenar su archivo y/o traslado a la autoridad competente cuando a ello haya lugar.

ARTÍCULO 13. PRÁCTICA DE PRUEBAS. Serán admisibles en la etapa investigativa los medios probatorios señalados en la Ley. Se practicarán las pruebas solicitadas, siempre y cuando se estimen convenientes y conducentes así como también las que considere procedentes, y que hacen relación con los hechos que se investigan.

ARTÍCULO 14. CIERRE DE LA INVESTIGACIÓN. De conformidad con el inciso 2 del artículo 77 de la Ley 42 de 1993, surtida la etapa instructiva se proferirá Auto de Cierre de la Investigación y Archivo o Auto de Cierre y Apertura de Juicio Fiscal, según sea el caso.

ARTÍCULO 15. NOTIFICACIÓN Y RECURSO. Declarada la apertura del Juicio Fiscal se procederá a notificar el auto a los presuntos responsables y al asegurador si lo hubiere, en forma personal o en su defecto por edicto conforme a lo señalado en el Código Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 16. INICIACIÓN DEL JUICIO. Cumplidos los requisitos anteriores, se iniciará el juicio y en caso de que el presunto responsable no se hubiere hecho presente personalmente o por medio de apoderado debidamente constituido, se le nombrará apoderado de oficio con quien se surtirá el trámite.

ARTÍCULO 17. PROCEDIMIENTO. A disposición de los presuntos responsables o su apoderado, se pondrá el expediente contentivo de las diligencias adelantadas en la etapa investigativa, señalándose un término de cinco días para presentar descargos, solicitar pruebas y aportar las que se pretendan hacer valer.

ARTÍCULO 18. ETAPA PROBATORIA. Se decretarán si son conducentes y pertinentes, la práctica de pruebas solicitadas y las que considere de oficio, para ser practicadas en un término no mayor de quince (15) días hábiles, más el término de las distancias, cuando estás deban practicarse fuera de la ciudad sede.

ARTÍCULO 19. VINCULACIÓN DE TERCEROS. Antes de proferirse el fallo y cuando aparezcan pruebas de responsabilidad fiscal, de terceros, se procederá a vincularlos mediante auto motivado, siguiendo el trámite señalado en los artículos anteriores.

ARTÍCULO 20. FALLO. Terminada la etapa probatoria deberá proferirse fallo definitivo, el cual será con o sin responsabilidad o sanción, con multa y será notificado en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra él procede el recurso de reposición.

ARTÍCULO 21. FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL. El fallo sin responsabilidad fiscal se profiere cuando en el proceso se desvirtúan los cargos formulados.

ARTÍCULO 22. FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL. El fallo con responsabilidad fiscal se profiere cuando en el proceso de responsabilidad fiscal, no se desvirtúan los cargos formulados, e impone, en consecuencia, la obligación a cargo de los responsables fiscales.

El daño emergente será el valor de reposición de los fondos o bienes. El Contralor solicitará su determinación a entidades del Estado especializadas en este tipo de evaluaciones, cuando el daño emergente no pueda establecerse mediante cotizaciones comerciales o se requieran especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos para ello.

ARTÍCULO 23. TRSLADO DEL TÍTULO EJECUTIVO. En firme el fallo con responsabilidad fiscal se dará traslado, en un término de cinco (5) días hábiles a la Unidad de Jurisdicción Coactiva para la iniciación del proceso de cobro.

ARTÍCULO 24. MULTAS. El Contralor General impondrá multas a las personas o funcionarios de las entidades a las cuales se refiere la presente resolución, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados cuando:

a). No comparezca a las citaciones que en forma escrita les haga.

b). No rindan las cuentas e informes a que se refiere la presente resolución, o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos.

c). Incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes.

d). Entorpezcan o impidan el ejercicio del control fiscal.

e). No adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por la Contraloría.

f). Cuando en el proceso de responsabilidad fiscal, aparezca violación de normas legales sin menoscabo al patrimonio del Estado.

h). <sic> Cuando se determinen glosas en la revisión de sus cuentas.

i). Cuando teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieron oportunamente o en la cuantía requerida.

ARTÍCULO 25. PAGO DE MULTAS. El pago de las obligaciones contenidas en las resoluciones de multa, deberá hacerse a favor de la Tesorería de la Contraloría en el término establecido en el acto administrativo que la impone.

ARTÍCULO 26. Las resoluciones que impongan multas, debidamente ejecutoriadas y una vez transcurrido el término concedido en ellas para el pago, prestarán mérito ejecutivo por jurisdicción coactiva.

ARTÍCULO 27. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga las demás que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Santafe de Bogotá, D. C., a los 29 AGO. 1994

MANUEL FRANCISCO BECERRA BARNEY

Contralor General

HERNÁN GONZALO JIMENEZ BARRERO

Secretario General

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Última actualización: 31 de agosto de 2019

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