RESOLUCIÓN 9308 DE 2015

(octubre 16)

Diario Oficial No. 49.672 de 21 de octubre de 2015

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional y se dictan otras disposiciones.

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

en ejercicio de la facultad legal que le confiere el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, en concordancia con los artículos 34 numeral 19 de la Ley 734 de 2002, y 2 numeral 2 del Decreto número 4890 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 23 de la Constitución Política establece el Derecho Fundamental de Petición, según el cual toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades administrativas por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta dentro de los términos establecidos en la ley;

Que de conformidad con el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, las autoridades deben reglamentar el trámite interno de las peticiones que les corresponda resolver y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo;

Que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, en sus artículos 13 a 33, regula las actuaciones administrativas relacionadas con el derecho de petición de interés general y particular, el derecho de petición de informaciones, el derecho de petición de documentación, el derecho de formulación de consultas, así como las reglas generales de presentación, requisitos, términos y forma de resolverlos;

Que es deber del Ministerio de Defensa Nacional, el Comando General de las Fuerzas Militares, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, reglamentar el trámite interno de las peticiones que les corresponde resolver, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo;

Que el artículo 55 de la Ley 190 de 1995, dispone que las quejas y reclamos se resolverán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición;

Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 19 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es deber del servidor público dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, así como los internos sobre el trámite del derecho de petición;

Que de conformidad con el inciso 3o del artículo 6o de la Ley 962 de 2005, toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública, disposición concordante con el artículo 7o numeral 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo;

Que mediante Decreto-ley 019 de 2012, se dictaron normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública;

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, en toda entidad deberá existir por lo menos una dependencia encargada de atender las peticiones, quejas y reclamos de los ciudadanos;

Que el Decreto número 2693 de 2012 establece la obligación de implementar la estrategia de Gobierno en Línea y así contribuir al incremento de la transparencia en la gestión pública y promover la participación ciudadana, haciendo uso de los medios electrónicos, en concordancia con lo dispuesto en el inciso 3o del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 y el inciso 1o del artículo 1o del Decreto-ley 019 de 2012;

Que dentro de las políticas de Buen Gobierno y la Gerencia Pública Activa, se pretende orientar a la organización hacia la excelencia en la prestación de servicios, tanto a los clientes internos como a la ciudadanía en general;

Que la Corte Constitucional mediante Sentencia C-818 de 2011, declaró inexequibles los artículos 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32 y 33 de la Ley 1437 de 2011, “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” con efectos diferidos hasta el 31 de diciembre de 2014, a fin de que el Congreso, expidiera la Ley Estatutaria correspondiente al derecho de petición;

Que con fundamento en lo anterior el Ministerio de Defensa Nacional expidió la Resolución número 4277 de 5 de julio de 2012, para lo cual estableció en su artículo 31 en lo que corresponde a su vigencia que “La presente resolución comenzará a regir después de su publicación en el Diario Oficial hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta la fecha en que se expida la ley estatutaria que regule el derecho de petición, de conformidad con lo ordenado por la Corte Constitucional en Sentencia C-818 de 2011”;

Que mediante Ley 1755 de 30 de junio de 2015, el Congreso de la República reguló el Derecho Fundamental de Petición y sustituyó un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo;

Que con la expedición del presente acto administrativo se pretende avanzar en la consolidación de una cultura organizacional que incorpore altos estándares de calidad en la gestión, que emplee las mejores prácticas de la administración pública y que desarrolle permanentemente las competencias gerenciales de los servidores públicos del Sector Defensa;

Que de conformidad con lo antes indicado se requiere actualizar las disposiciones contenidas en la Resolución número 4277 del 5 de julio de 2012, en correspondencia con los principios y disposiciones contenidos en las Leyes 1474 de 2011 y 1755 de 2015, así como en el Decreto-ley 019 de 2012,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO DEL DERECHO DE PETICIÓN. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Constitución Política y el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas al Ministerio de Defensa Nacional, al Comando General de las Fuerzas Militares, las Fuerzas Militares (Ejército Nacional, Fuerza Aérea Colombiana y Armada Nacional) y la Policía Nacional, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma, en relación con los asuntos y trámites de su competencia.

Mediante el derecho de petición, cualquier persona podrá solicitar el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o servidor público, que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias, reclamos e interponer recursos, entre otros trámites, siempre y cuando su atención y respuesta sea función del Ministerio de Defensa Nacional, el Comando General de las Fuerzas Militares, las Fuerzas Militares (Ejército Nacional, Fuerza Aérea Colombiana y Armada Nacional) o la Policía Nacional, con arreglo a las disposiciones previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, en las demás normas generales y especiales que regulen la atención de tales peticiones, y en lo no reglado en ellas, de acuerdo a lo previsto en la presente resolución.

PARÁGRAFO. Para los efectos previstos en la presente resolución, se entiende que el Ministerio de Defensa Nacional está integrado por la Unidad de Gestión General, el Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana y la Policía Nacional.

ARTÍCULO 2o. NATURALEZA DEL DERECHO DE PETICIÓN. Sin que sea necesario invocar el artículo 23 de la Constitución Política, el Ministerio de Defensa Nacional tramitará toda actuación que inicie cualquier persona en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma y por ende se sujetará a las reglas previstas en la presente resolución.

En virtud del principio de buena fe, la presentación por cualquiera de los medios a que se refiere la presente resolución de una solicitud en los términos de que trata el artículo anterior, deberá ser tramitada como una manifestación del derecho de petición, sin que pueda negarse su recepción, tramitación y resolución, salvo en los casos expresamente previstos en la presente resolución.

ARTÍCULO 3o. INCORPORACIÓN DE PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES APLICABLES A LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Con el fin de garantizar el carácter fundamental del derecho de petición, se entienden incorporados a la presente resolución, los principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos contenidos en el Capítulo I del Título 1 del Decreto-ley 019 de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

ARTÍCULO 4o. FINALIDAD DE LA ACTUACIÓN DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. La actuación administrativa a cargo de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional, tiene por objeto el cumplimiento de los cometidos estatales, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

ARTÍCULO 5o. TITULARES DEL DERECHO DE PETICIÓN. Tiene derecho a presentar peticiones toda persona colombiana o extranjera, sin embargo, y de conformidad con lo previsto en el artículo 219 de la Constitución Política, ningún miembro de la fuerza pública en servicio activo podrá dirigir peticiones al Ministerio de Defensa Nacional, excepto sobre asuntos que se relacionen con el servicio y la moralidad del respectivo cuerpo.

ARTÍCULO 6o. GRATUIDAD Y ACTUACIÓN EN SEDE ADMINISTRATIVA. Las actuaciones realizadas por el Ministerio de Defensa Nacional para recibir, tramitar y atender efectivamente los derechos de petición son gratuitas, y no requieren de intermediario o abogado para su tramitación, con excepción de la interposición de recursos en la vía gubernativa y de aquellas actuaciones administrativas en las cuales solo los abogados en ejercido podrán intervenir como apoderados o agentes oficiosos de conformidad con las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o de leyes especiales.

ARTÍCULO 7o. TÉRMINO Y CONDICIONES PARA RESOLVER LAS DISTINTAS MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN. De conformidad con lo previsto en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 de 2015, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, sin perjuicio del término especial para resolver las siguientes modalidades del derecho de petición:

1. Las peticiones de documentos que reposen en los archivos del Ministerio de Defensa Nacional y de información, deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, transcurridos los cuales sin que se haya producido una respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales, que la petición de documentos ha sido aceptada y los mismos serán entregados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al solicitante, sin que pueda negarse en dicho evento su entrega, salvo que el peticionario no acredite el pago del valor de la reproducción si se trata de copias, el cual le será informado dentro del mismo término de tres (3) días hábiles establecido para la expedición de los documentos respectivos.

2. Cuando se trate de la expedición de copias, el costo de las mismas será informado en la comunicación mediante la cual se acepte la respectiva petición, valor que en ningún caso será superior al costo de la reproducción, y que será cancelado por el peticionario mediante consignación en la cuenta que para el efecto indique en la respuesta respectiva el servidor público competente, una vez cancelado el valor de las copias y radicado ante el servidor competente la copia del recibo respectivo, este deberá expedirlas en un plazo no superior a tres (3) días hábiles, salvo que para su reproducción se requiera de un tiempo adicional, circunstancia que será informada al peticionario mediante comunicación remitida dentro del plazo referido, indicando la fecha en la cual se hará entrega de los documentos solicitados, que no podrá ir más allá de seis (6) días hábiles contados a partir de la radicación del recibo de pago.

3. Las peticiones mediante las cuales se eleve una consulta al Ministerio de Defensa Nacional sobre asuntos de su competencia o que tiene a su cargo, deberán resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción.

Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercido del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

4. Las peticiones de información que cualquier otra autoridad formule al Ministerio de Defensa Nacional, se resolverán en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de su presentación.

PARÁGRAFO 1o. Cuando por razones excepcionales y plenamente justificadas no sea posible dar respuesta dentro de los plazos de que trata el presente artículo a las peticiones formuladas al Ministerio de Defensa Nacional, el servidor público responsable de proferir la respectiva respuesta deberá informar al peticionario, dentro del plazo fijado en el presente artículo y que corresponda según la modalidad de petición de que se trate, sobre la circunstancia que impide dar respuesta dentro del plazo fijado en este artículo para ello, señalando a la vez el término razonable dentro del cual se resolverá o dará respuesta definitiva a la petición formulada, el cual no podrá ser superior al doble del fijado en este artículo para el efecto.

PARÁGRAFO 2o. Se entiende que los términos para resolver el respectivo derecho de petición empezarán a contarse a partir del día siguiente de su recepción por parte del Ministerio de Defensa Nacional en concordancia con lo establecido en el parágrafo del artículo 1o de la presente resolución, so pena de las sanciones a que hubiere lugar.

ARTÍCULO 8o. PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE PETICIONES. Las peticiones dirigidas al Ministerio de Defensa Nacional podrán presentarse por escrito o verbalmente y deberá quedar constancia de la misma, o por cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Los recursos en la vía gubernativa se presentarán conforme a las normas especiales previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como aquellas que regulen el respectivo procedimiento.

PARÁGRAFO. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley o la norma especial que regule el trámite respectivo, en el acto de recibo, el servidor público encargado de recibir la petición deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará, dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes.

ARTÍCULO 9o. PRESENTACIÓN DE PETICIONES VERBALES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 430 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las peticiones verbales y las solicitudes de acceso a la información pública ante el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional podrán ser presentadas en forma presencial, por vía telefónica, por medios electrónicos o tecnológicos o a través de cualquier otro medio idóneo para la comunicación o transferencia de voz, ante las dependencias de Atención y Orientación Ciudadana o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional, quienes procederán a transcribirlas y a radicarías en las Oficinas de Gestión Documental, puntos de radicación de correspondencia, cancillerías o dependencias que hagan sus veces.

Las dependencias de Atención y Orientación Ciudadana o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional, deberán dejar constancia y radicar las peticiones verbales que se reciban, por cualquier medio idóneo que garantice la comunicación o transferencia de datos de la información al interior de la entidad, el peticionario podrá solicitar copia de la constancia de haber presentado la respectiva petición por el mismo medio de recepción de la misma, constancia que le será remitida una vez radicada la respectiva petición por el servidor encargado de su recepción, por cualquier medio escrito o electrónico.

La constancia de presentación de las peticiones verbales a que se refiere el inciso anterior, deberá contener como mínimo, los siguientes datos:

1. Número de radicado o consecutivo asignado a la petición.

2. Fecha y hora de recibido.

3. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de los documentos de identidad y de la dirección física o electrónica donde se recibirá correspondencia y se harán las notificaciones. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

4. El objeto de la petición.

5. Las razones en las que fundamenta la petición. La no presentación de las razones en que se fundamenta la petición no impedirá su radicación, de conformidad con el parágrafo 2o del artículo 16 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o o de la Ley 1755 de 2015.

6. La relación de los documentos que se anexan para iniciar la petición. Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo se deberá indicar al peticionario los documentos o la información que falten, sin que su no presentación o exposición pueda dar lugar al rechazo de la radicación de la misma, de conformidad con el parágrafo 2o del artículo 16 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015.

7. Identificación del servidor responsable de la recepción y radicación de la petición.

8. Constancia explícita de que la petición se formuló de manera verbal.

El Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional deberán centralizar en su línea de atención al ciudadano, la recepción y constancia de radicación de las peticiones presentadas telefónicamente, y habilitarán los medios tecnológicos o electrónicos de que trata el artículo 11 de la presente resolución, de manera que se permita la recepción de peticiones verbales en los términos y condiciones establecidas en el siguiente inciso, incluso por fuera de los horarios de atención al público, para lo cual, se pondrán en funcionamiento los mecanismos de grabación de mensajes de voz que orienten al peticionario en la presentación de cualquier petición verbal recibida telefónicamente en las líneas de atención al ciudadano.

Si la petición verbal se presenta en alguna dependencia diferente a la indicada en el inciso anterior, se procederá por parte del servidor público que la recepciona a su transcripción, quien contará con un día para proceder a enviarla a la Oficina de Gestión Documental, puntos de radicación de correspondencia, cancillerías o dependencias que haga sus veces, para su radicación y trámite respectivo.

PARÁGRAFO 1o. Las personas que hablen en una lengua nativa, un dialecto oficial de Colombia o en Lengua de Señas Colombiana (LSC), podrán presentar peticiones por cualquiera de los medios de que trata el presente artículo ante las dependencias de Atención y Orientación Ciudadana o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional, en su lengua o dialecto. Cuando este tipo de peticiones se realicen de manera verbal y no se disponga de un intérprete, serán grabadas por el servidor público que la recepcione o a través del mecanismo de grabación de mensajes de voz cuando se presenten fuera del horario de atención al público, en cualquier medio tecnológico o electrónico, con el fin de proceder a su posterior traducción y respuesta.

PARÁGRAFO 2o. Recibirán atención especial y preferente en el momento de presentar una petición, las siguientes personas quienes por disposición legal se encuentren catalogadas como sujetos de especial protección:

- Persona en situación de discapacidad

- Víctima

- Integrante de grupo étnico

- Adulto mayor

- Mujer gestante o con niño de brazos

- Veterano de la Fuerza Pública

- Desplazado

PARÁGRAFO 3o. Deberán presentarse por escrito aquellas peticiones reguladas por normas especiales que correspondan a trámites y servicios a cargo del Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares o Policía Nacional, que prevean en las disposiciones que las rigen su presentación de manera escrita y a través de formularios o cualquier otro instrumento estandarizado para el efecto, los cuales deberán ser publicados en la página web según corresponda.

PARÁGRAFO 4o. Las dependencias de Atención y Orientación Ciudadana o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Fuerzas Militares y Policía Nacional deberán implementar un sistema electrónico, digital o mecánico especial de asignación de turnos para la recepción de peticiones verbales recibidas por cualquier medio, que permita determinar el orden de recepción de las mismas y que tenga en cuenta lo previsto en el parágrafo segundo del presente artículo.

PARÁGRAFO 5o. En los aspectos no regulados en el presente artículo, se aplicarán a la presentación y trámite de peticiones verbales y solicitudes verbales de acceso a la información pública las disposiciones previstas en el Decreto número 1166 del 19 de julio de 2016.

ARTÍCULO 10. PRESENTACIÓN DE PETICIONES ESCRITAS. Cuando las normas especiales que regulen las distintas actuaciones administrativas que se surtan ante el Ministerio de Defensa Nacional lo requieran, podrá exigirse que determinadas peticiones se presenten por escrito, para lo cual, se pondrán a disposición de los interesados, formularios y otros documentos virtuales y físicos para su diligenciamiento en la página web del Ministerio y en las distintas sedes del mismo, así como instructivos para su diligenciamiento que den cuenta de los requisitos y documentos requeridos para la presentación de las distintas peticiones regladas; tales formularios no tendrán costo alguno, salvo que las normas especiales que regulen la actuación administrativa respectiva lo establezcan.

Los peticionarios podrán aportar en todo caso, los documentos adicionales que consideren útiles para que sea resuelta su petición, sin que el servidor público encargado de resolver la misma puede obviar su consideración al momento de resolverla.

El peticionario podrá solicitar al servidor público encargado de la recepción de una petición escrita, la autenticación de una copia de la misma que deberá aportar, en la cual se anotará la fecha y hora de su presentación, así como el número y clase de documentos anexos, esta copia tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos sin costo alguno para este.

ARTÍCULO 11. PRESENTACIÓN Y TRÁMITE DE PETICIONES POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. Se admitirán y tramitarán peticiones recibidas por el Ministerio de Defensa Nacional por cualquier medio idóneo para la comunicación electrónica o transferencia de datos, siempre y cuando reúnan los requisitos previstos en el siguiente artículo y en las normas especiales que regulen las actuaciones administrativas de competencia del Ministerio, y se dirijan a las direcciones de correo electrónico o formularios de datos establecidos para el efecto en la página web del mismo Ministerio.

Recibida una petición por medios electrónicos o mensajes de datos, el servidor público responsable de la administración de la cuenta o casilla electrónica respectiva deberá enviar al peticionario un mensaje electrónico a la cuenta de correo reportada acusando recibo de la comunicación entrante, indicando la fecha, hora y número de radicado asignado. Recibida una petición por este medio electrónico, esta tendrá como datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos.

Cualquier peticionario que presente solicitudes por escrito, de manera verbal o por cualquier medio de comunicación electrónico o transferencia de datos podrá solicitar en el escrito de radicación de su petición o al momento de formularla que la actuación continúe surtiéndose a través de mensajes de datos, en cuyo caso suministrará su dirección de correo electrónico a fin de que el servidor público competente la incorpore en la base de datos que se establezca para el efecto, a fin de que las comunicaciones y notificaciones producidas con ocasión de la actuación respectiva se surtan electrónicamente a la cuenta de correo reportada en cuyo caso se entenderá surtida la respectiva notificación a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo respectivo, fecha y hora que deberá certificar el servidor público competente.

En todo caso, el peticionario podrá en cualquier momento solicitar al servidor público competente que las notificaciones y comunicaciones que deban serle remitidas se surtan por cualquier otro medio de comunicación.

Las peticiones de información y consulta efectuadas a través de correo electrónico no requerirán de su inscripción en la base de datos a que se refiere el presente artículo, y podrán ser respondidas por la misma vía o por la que seleccione en solicitud el peticionario.

Las peticiones y comunicaciones radicadas por medios electrónicos se entenderán efectuadas oportunamente cuando existan términos para su presentación establecidos por las normas especiales que regulen las actuaciones administrativas que se surten ante el Ministerio de Defensa Nacional, siempre y cuando se hayan presentado hasta antes de las cero (0) horas del día siguiente, y se radicarán y trasladarán al funcionario competente al día hábil siguiente a su presentación.

PARÁGRAFO 1o. Cuando fallen los medios electrónicos de comunicación del Ministerio de Defensa Nacional, que impidan a los interesados remitir sus peticiones o escritos por este medio dentro de los términos o plazos fijados por la ley y los reglamentos que regulan las actuaciones administrativas que se surten ante el Ministerio, los peticionarios podrán insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes al primer intento de remisión, o enviar su petición por cualquier otro medio efectivo dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla del servicio aportada a la petición o documento, en cuyo caso se entenderá presentada oportunamente la respectiva documentación.

PARÁGRAFO 2o. Se entenderán incorporados a la presente resolución las disposiciones pertinentes a los medios electrónicos y los mensajes de datos contenidas en el Capítulo IV del Título III de la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en la Parte I de la Ley 527 de 1999, “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

ARTÍCULO 12. DEBER DE TRÁMITE OPORTUNO. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición establecido en el artículo 23 de la Constitución Política. Por tanto, es un deber del servidor público de la Entidad atender las peticiones dentro de los términos establecidos en la ley. Ningún servidor público podrá negarse a la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas.

ARTÍCULO 13. CONTENIDO DE LAS PETICIONES. Toda petición presentada al Ministerio de Defensa Nacional deberá contener, además de los requisitos especiales que establezcan las normas que regulen de manera particular las actuaciones administrativas que se surten ante el mismo, por lo menos los siguientes elementos:

1. La designación del Ministerio de Defensa Nacional o de cualquiera de sus dependencias, cuerpos y órganos como autoridad a la que se dirige. No podrá rechazarse el trámite y radicación de la petición por la ausencia de designación de la dependencia encargada del trámite de la misma, o por la designación de una que no sea la competente funcionalmente para resolverla, siempre y cuando se trate de un asunto cuya resolución corresponda al Ministerio.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección de correo electrónico. Si el peticionario es una persona de derecho privado que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en las que se fundamenta la petición.

5. La relación del cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite, incluyendo aquellos necesarios para el efecto.

6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

PARÁGRAFO 1o. El servidor público encargado de recibir la petición tiene la obligación de examinarla integralmente, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no sean exigidos expresamente por las normas aplicables a la actuación administrativa en particular y que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren dentro de sus archivos.

PARÁGRAFO 2o. Las denuncias anónimas que no reúnan los requisitos previstos en el presente artículo no se tramitarán como derechos de petición, por ende, no generan el deber de brindar respuesta al solicitante, sin perjuicio de la obligación del servidor público que las reciba, de remitirlas al competente para iniciar las investigaciones o procedimientos administrativos del caso.

ARTÍCULO 14. PETICIONES INCOMPLETAS Y DESISTIMIENTO TÁCITO. En virtud del principio de eficacia, cuando el servidor público que la recepcione o tramite constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes contado a partir del requerimiento respectivo. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos se reactivará el término para resolver la petición.

Cuando en el curso de una actuación administrativa el servidor público encargado de adelantarla advierta que el peticionario debe realizar la gestión de un trámite a su cargo, necesaria para resolver de fondo la petición, lo requerirá por una sola vez para que la efectúe en el término de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término para resolver la petición.

Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación administrativa iniciada cuando no satisfaga el requerimiento efectuado por el servidor público respectivo, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite una prórroga hasta por un término igual para atender el requerimiento.

Vencidos los términos establecidos en este artículo, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la entidad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva petición pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales y reglamentarios. No obstante lo anterior, el servidor público competente de oficio podrá continuar con la actuación, si la considera necesaria por razones de interés público, de lo cual dejará constancia por escrito mediante acto administrativo motivado.

PARÁGRAFO. Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de lo previsto en las normas especiales que regulan las actuaciones administrativas de competencia del Ministerio de Defensa Nacional en particular.

ARTÍCULO 15. DESISTIMIENTO EXPRESO DE LAS PETICIONES. Los peticionarios podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero la entidad podrá continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; de lo cual dejará constancia por escrito mediante acto administrativo motivado.

ARTÍCULO 16. PETICIONES IRRESPETUOSAS, OSCURAS O REITERATIVAS. Toda petición dirigida al Ministerio de Defensa Nacional debe ser respetuosa, so pena de su rechazo o devolución, precisando en todo caso los motivos que dan lugar a dicha circunstancia,

Solo cuando la finalidad u objeto de una petición resulte incomprensible y no se entienda, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de que la petición no se corrija o aclare dentro del término anteriormente establecido, se archivará la petición. En ningún caso se devolverán peticiones que se consideren inadecuadas o incompletas.

Cuando se presente una petición que reitere lo solicitado en una idéntica o similar ya resuelta, la entidad podrá remitirse a las respuestas anteriores, salvo que se trate de derechos imprescriptibles, o de peticiones que se hubieren negado por no acreditar requisitos, siempre que en la nueva petición se subsane.

PARÁGRAFO. Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en las normas especiales que regulan las actuaciones administrativas de competencia del Ministerio de Defensa Nacional en particular.

ARTÍCULO 17. ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES. Los servidores públicos responsables en el Ministerio de Defensa Nacional darán atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocado, o cuando se relacione con un interés superior al bienestar personal y que sea objeto de protección especial.

PARÁGRAFO 1o. Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, el servidor público responsable de atender la petición deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, o solicitar de inmediato y con urgencia al servidor público competente su adopción, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición. Si la petición la realiza un periodista, para el ejercicio de su actividad, se tramitará preferencialmente.

PARÁGRAFO 2o. Los niños, niñas y adolescentes, así como los adultos mayores y personas en situación de discapacidad podrán presentar directamente solicitudes, quejas o reclamos en interés propio, las cuales tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra.

PARÁGRAFO 3o. La entidad, para efectos de sus actividades de atención al público, establecerá mecanismos de atención preferencial a infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la Fuerza Pública.

PARÁGRAFO 4o. Se entiende por prueba sumaria la plena prueba que no ha sido sometida judicial o extrajudicialmente a contradicción, conocimiento o confrontación por la parte contra la cual se pudiere hacer valer.

ARTÍCULO 18. PETICIONES DIRIGIDAS A SERVIDORES PÚBLICOS SIN COMPETENCIA. En caso de que la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional a la cual se le ha radicado el derecho de petición, no sea competente para su resolución, informará de inmediato al peticionario si este acude a presentar su solicitud verbalmente o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al de su recepción si obró por escrito o por medios electrónicos, y remitirá dentro del mismo término la petición al servidor público o entidad competente, así como una copia de dicha remisión al peticionario a través del medio que haya empleado para radicar su solicitud o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará.

En el caso previsto en el presente artículo, el término para atender y resolver definitivamente la petición formulada se contará a partir del día hábil siguiente al de la recepción de la respectiva solicitud por el servidor público o entidad competente.

No podrá rechazarse o devolverse una petición por el simple hecho de no indicar la dependencia o nombre del servidor público encargado de tramitarla, siempre y cuando la misma sea dirigida al Ministerio de Defensa Nacional y se trata de un asunto sometido a su competencia, en cuyo caso, el servidor público encargado de su recepción la dirigirá de manera inmediata a la dependencia o servidor público competente para resolverla.

ARTÍCULO 19. PETICIONES DE INFORMACIÓN ANÁLOGAS. Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información, de interés general o de consulta análogas, el servidor público competente podrá brindar una única respuesta que se publicará en un diario de amplia circulación, en la página web del Ministerio y se entregarán copias de las mismas a quienes las soliciten, siempre y cuando se cumplan los requisitos que a continuación se enuncian:

1. Que existan más diez (10) peticiones elevadas por personas distintas en el mismo sentido sobre un mismo supuesto fáctico, jurídico o asunto, y que ellas estén formuladas con similitud de formatos, argumentos y planteamientos.

2. Que se dé suficiente publicidad al escrito de respuesta, de tal manera que se garantice efectivamente que los peticionarios directos puedan tener conocimiento de la contestación brindada.

ARTÍCULO 20. IDENTIDAD DE PETICIONES. Cuando sobre el mismo asunto una misma persona o su representante presenten dos (2) o más peticiones con identidad de solicitudes o requerimientos respecto de los mismos hechos y se encuentren relacionadas con una misma actuación o que tengan el mismo efecto, se acumularán y tramitarán bajo una misma radicación.

Para los efectos previstos en el inciso anterior, las oficinas de correspondencia o quien haga sus veces, previo a efectuar el reparto de la documentación, verificará las radicaciones anteriores por tema y/o asunto; así como la identidad del peticionario y procederán a radicar las peticiones posteriores ante la dependencia o autoridad que primero conoció de la actuación. Lo anterior sin perjuicio de que con posterioridad, la acumulación proceda por una dependencia distinta a las oficinas de correspondencia o quien haga sus veces.

ARTÍCULO 21. SITIOS DE RADICACIÓN DE PETICIONES. Las peticiones que se dirijan al Ministerio de Defensa Nacional podrán ser radicadas personalmente en la ciudad de Bogotá, D. C., como punto principal a la siguiente dirección: “Carrera 57 No 43-28 Puerta 8 CAN”.

Para el caso del Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana y la Policía Nacional, la dirección en donde se radicarán las peticiones será publicada en sus respectivos portales electrónicos.

Igualmente y con el propósito de facilitar el acceso, el Ministerio de Defensa Nacional habilitará y mantendrá actualizada una dirección electrónica para el efecto, la cual será divulgada en sus respectivos portales electrónicos o páginas web.

Las personas residentes en un municipio diferente a la ciudad de Bogotá, podrán presentar sus solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de medios electrónicos, o verbalmente o por escrito a las dependencias regionales o seccionales del Ministerio. En el caso de que en el respectivo municipio no existan tales dependencias, lo podrán hacer en aquellas que estuvieren delegadas para el efecto, en los términos previstos en el artículo 9o de la Ley 489 de 1998, o que tuvieran convenios, suscritos para el efecto, para lo cual una vez recibida la petición por la entidad delegataria, deberá remitirla al Ministerio dentro de las 24 horas siguientes.

ARTÍCULO 22. REPARTO DE DERECHOS DE PETICIÓN. Las dependencias de Atención y Orientación Ciudadana o quienes hagan sus veces del Ministerio de Defensa Nacional, dentro del día siguiente a la recepción de los derechos de petición que sean radicados o enviados a las direcciones electrónicas habilitadas para el efecto, y de los cuales no se tenga conocimiento del correo electrónico del competente, procederán a radicarlos en las oficinas de correspondencia o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, para efectos de su respectivo reparto. En caso de tener la certeza del correo electrónico del competente, se procederá a su reenvío en los términos del presente artículo.

PARÁGRAFO. Para efectos de facilitar el reparto de los derechos de petición que efectúan las Oficinas de Correspondencia o quienes hagan sus veces en el Ministerio de Defensa Nacional, los servidores que prestan sus servicios en estas dependencias, deben recibir por parte de las Oficinas responsables del Grupo de Talento Humano, una reinducción trimestralmente, en donde se recuerde la estructura interna del Ministerio de Defensa Nacional y las funciones a cargo de cada una de sus dependencias, así como las responsabilidades y trámite que debe surtirse a las peticiones recibidas.

ARTÍCULO 23. CATÁLOGO DE TRÁMITES Y SERVICIOS. Las Oficinas de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio de Defensa Nacional o quienes hagan sus veces, elaborarán un Catálogo de los principales trámites y servicios que se surten en cada una de las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, con la identificación de la autoridad administrativa a quien le corresponde resolver, con el fin de que repose en las oficinas de Gestión Documental, puntos de radicación de correspondencia, cancillerías o dependencias que hagan sus veces del Ministerio de Defensa Nacional y facilitar de esta manera el correcto direccionamiento de la correspondencia, en especial de las peticiones.

PARÁGRAFO. El catálogo a que se refiere este artículo, será actualizado de conformidad con las disposiciones legales vigentes que regulen los trámites y la prestación de servicios, al menos una vez al año o cuando fuere necesario, por parte de las Oficinas de Atención y Orientación Ciudadana del Ministerio de Defensa Nacional o quienes hagan sus veces del Ministerio de Defensa Nacional, y serán publicados en la página web del Ministerio.

ARTÍCULO 24. INFORMACIONES Y DOCUMENTOS RESERVADOS. Solo tendrán el carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por mandato de la Constitución y la ley, en especial los siguientes:

1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacional.

2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.

5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley 1266 de 2008.

6. Los protegidos por el secreto comercial e industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.

7. Los amparados por el secreto profesional.

8. Los datos genéticos humanos.

ARTÍCULO 25. RECHAZO DE LAS PETICIONES DE INFORMACIÓN POR MOTIVO DE RESERVA. Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales que impiden la entrega de información o documentos pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo lo previsto en el siguiente artículo.

La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella.

ARTÍCULO 26. INSISTENCIA DE SOLICITANTE EN CASO DE RESERVA. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante el servidor público que invoca la reserva, corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada.

Para estos efectos, el servidor público respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá en los siguientes casos:

1. Cuando el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.

2. Cuando el servidor público competente solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no evocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo Tribunal.

ARTÍCULO 27. INAPLICABILIDAD DE LAS EXCEPCIONES. El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello los solicite para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en el presente artículo.

ARTÍCULO 28. FALTA DISCIPLINARIA. La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, así como la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, constituirán falta para el servidor público responsable y darán lugar a la imposición de las sanciones correspondientes de acuerdo con el Código Disciplinario Único y las demás normas que lo complementen, mediante proceso iniciado de oficio o a petición de parte por las oficinas de Control Disciplinario Interno con potestad para ello al interior del Ministerio o quienes hagan sus veces.

PARÁGRAFO. Es deber de todo servidor público resolver dentro del término legal las peticiones formuladas por los ciudadanos en interés general o particular y les está prohibido de conformidad con el numeral 8 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, omitir o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

ARTÍCULO 29. QUEJAS. En cumplimiento de lo establecido por el artículo 55 de la Ley 190 de 1995, las quejas se resolverán o contestarán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO. Una vez recibida la queja, las Oficinas de Gestión Documental, puntos de radicación de correspondencia, cancillerías o dependencias que hagan sus veces, darán traslado de la misma a la Oficina de Control Disciplinario Interno del Ministerio de Defensa Nacional, en tratándose de personal civil o a las autoridades uniformadas con atribuciones disciplinarias de conformidad con las disposiciones legales vigentes. De dicho trámite se informará al quejoso. Lo anterior sin perjuicio de la información que se debe suministrar a la Oficina de Control Disciplinaria Interno, a las Oficinas de Atención y Orientación Ciudadana o quienes hagan sus veces, para efectos de generar estadísticas y rendición de cuentas a los entes de control.

ARTÍCULO 30. RECURSOS. Para efectos de los recursos en contra de los actos que definan una situación administrativa, se aplicarán las normas establecidas en el Capítulo VI del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 31. NORMAS COMPLEMENTARIAS Y ESPECIALES. Las situaciones no previstas en el presente reglamento se regirán por las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en las demás disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, así como en las normas especiales que regulen las actuaciones administrativas de competencia del Ministerio de Defensa Nacional.

ARTÍCULO 32. VIGENCIA. La presente resolución regirá a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga a partir de dicha fecha la Resolución número 4277 de 5 de julio de 2012 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 16 de octubre de 2015.

El Ministro de Defensa Nacional,

LUIS C. VILLEGAS ECHEVERRI

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ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de julio de 2020
Fecha de Diario Oficial: Junio 23 de 2020 (No. 51354)

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