RESOLUCIÓN 111 DE 2010

(marzo 18)

Diario Oficial No. 47.663 de 26 de marzo de 2010

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Por la cual se establece el procedimiento para la asignación del identificador de los descuentos por nómina.

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de las facultades conferidas en el artículo 7o Decreto-ley 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 149 y 150 del Código Sustantivo del Trabajo y el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, “por la cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales”, reglamentado por el Decreto 1848 de 1969, establecen que frente a las deducciones y retenciones, los pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos;

Que en virtud del artículo 142 de la Ley 79 de 1988, “por la cual se actualiza la legislación cooperativa”, concordante con lo establecido por el Código Sustantivo del Trabajo establece previo consentimiento del deudor, que la entidad pública está obligada a deducir y retener de cualquier cantidad que haya de pagar a sus trabajadores las sumas que estos adeuden a las cooperativas, y que la obligación conste en libranza, títulos valores, o cualquier otro documento suscrito por el deudor;

Que con el propósito de optimizar el procedimiento para efectuar descuentos por nómina de los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, se precisa regular su procedimiento administrativo con el fin de organizar el funcionamiento de la Procuraduría en lo referente a los descuentos autorizados por los funcionarios, propiciando de esta manera la protección de sus intereses frente a los aportes, ahorros y créditos con las entidades del sector financiero, de salud y solidario;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. Establecer el procedimiento administrativo para otorgar a cooperativas, sindicatos, fondos de empleados, empresas prestadoras de salud, y establecimientos de crédito, entidades aseguradoras, vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y sociedades que realizan operaciones activas de crédito sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y Financiera de Colombia, un identificador de los descuentos autorizados por los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación por concepto de aportes, ahorros y créditos otorgados mediante libranza a través de la nómina.

ARTÍCULO 2o. REQUISITOS. Las entidades y/o empresas interesadas en que la Procuraduría General de la Nación le otorgue un Identificador de Descuento, deben cumplir los requisitos mínimos generales y específicos así:

1. Mínimos Generales. Todas las entidades deben allegar los siguientes documentos:

a) Solicitud motivada firmada por el gerente y/o presidente y/o representante legal;

b) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal;

c) Fotocopia del NIT y/o RUT;

d) Certificación original expedida por la entidad financiera donde se establezca el tipo de cuenta (ahorros o corriente) y número, con fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días, en la cual serán abonados los recursos descontados a los funcionarios;

e) Aceptación expresa consignada en el formato que para el efecto adopte la Secretaría General en la cual acepta las disposiciones contenidas en la presente resolución.

2. Mínimos Específicos. Además de los documentos generales las entidades, dependiendo del objeto social, deben cumplir los siguientes requisitos:

2.1. Requisitos para Cooperativas y Fondos de Empleados.

a) Certificado original de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio respectivo, con vigencia no mayor a treinta (30) días;

b) Certificado original expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria en el cual debe constar que la entidad es objeto de vigilancia y control por parte de esta Superintendencia, con una vigencia no mayor a treinta 30 días;

c) Paz y salvo de multas y de contribuciones expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria, con vigencia no mayor a treinta 30 días;

d) Certificación original emitida por el revisor fiscal o contador público en donde se establezca que el balance vigente no presenta problemas financieros ni falta de liquidez.

(Anexar fotocopia de los dos últimos Estados Financieros);

e) Copia del portafolio de servicios, las tasas de interés ofrecidas no deberán pasar el límite fijado oficialmente para el respectivo año;

f) Copia de los estatutos vigentes.

2.2. Requisitos Establecimientos de Crédito, Entidades aseguradoras, Cooperativas Financieras, Compañías Prestadoras de Salud:

a) Certificado original de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio respectivo, no mayor a treinta (30) días;

b) Certificado original expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de Salud, en el cual debe constar que la entidad es objeto de vigilancia y control por parte de la Superintendencia que corresponda, con una vigencia no mayor a treinta (30) días;

c) Certificación original emitida por el revisor fiscal o contador público en donde se establezca que el balance vigente no presenta problemas financieros ni falta de liquidez.

(Anexar fotocopia de los dos últimos Estados Financieros);

d) Paz y salvo de multas y de contribuciones expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia o Superintendencia de Salud, con vigencia no mayor a treinta 30 días;

e) Los Establecimientos de Créditos, acreditarán calificaciones vigentes, una de las cuales serán el grado de inversión, por lo menos de grado de inversión, de acuerdo con las escalas usadas por las sociedades calificadoras en Colombia.

2.3. Requisitos para Sindicatos:

a) Copia de los Estatutos vigente;

b) Certificado original de inscripción del Ministerio de la Protección Social en el que conste la Personería jurídica, con vigencia no mayor a treinta (30) días.

2.4 Requisitos para Sociedades que realizan operaciones activas de crédito sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y Financiera de Colombia:

a) Certificado original de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia de Sociedades y la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio respectivo, no mayor a treinta (30) días;

b) Certificado original expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, en el cual debe constar que la entidad es objeto de vigilancia y control por parte de esta Superintendencia en cuanto al manejo de operaciones activas de crédito, con una vigencia no mayor a treinta (30) días;

c) Certificación original emitida por el revisor fiscal o contador público en donde se establezca que el balance vigente no presenta problemas financieros ni falta de liquidez.

Anexar fotocopia de los dos últimos Estados Financieros);

d) Paz y salvo de multas y de contribuciones expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia o Superintendencia de Salud, con vigencia no mayor a treinta 30 días.

PARÁGRAFO. La radicación de la documentación en la Procuraduría General de la Nación no da derecho al identificador del descuento por nómina, sino hasta que se comunique la aprobación.

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA DEL IDENTIFICADOR DE DESCUENTO. El Identificador de Descuento otorgado por parte de la Secretaría General, tendrá una vigencia de doce (12) meses, a partir de la fecha de comunicación del otorgamiento del Identificador de descuento a la entidad solicitante, el cual podrá ser renovado en los términos de la presente resolución.

ARTÍCULO 4o. PROCESO DE APROBACIÓN Y ASIGNACIÓN DEL IDENTIFICADOR DE DESCUENTO.

1. Radicación de solicitudes de otorgamiento y/o renovación del Identificador de Descuento.

<Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 350 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

2. Estudio de la documentación. La División Gestión Humana revisará la información remitida por las Entidades que soliciten el Identificador de Descuento y verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el artículo 2o de la presente resolución.

El Jefe de la División de Gestión Humana podrá solicitar información adicional para la evaluación.

3. Evaluación. Una vez recibidos y verificados los documentos de manera completa, la División Gestión Humana presentará al Comité de Evaluación, las solicitudes de Identificador de Descuento, para su evaluación y recomendación.

El Comité de Evaluación estará integrado por el Jefe de la División Gestión Humana quien lo presidirá, o su delegado, un delegado del Secretario General, el Jefe de la División Financiera o su delegado y él Coordinador del Grupo de Nómina.

El Coordinador del Grupo de Nómina será el Secretario Técnico del Comité de Evaluación quien tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar a los miembros del comité por solicitud del presidente;

b) Levantar las actas consecutivas de las reuniones para la firma de los asistentes;

c) Conservar los archivos documentales del Comité;

d) Proyectar los actos administrativos e informes requeridos para aprobación.

4. Informe de Evaluación. Luego del estudio y evaluación correspondiente por parte del Comité de Evaluación, este elaborará y presentará al Secretario General un informe consolidado sobre el resultado de la evaluación.

5. Aprobación del Identificador. El Secretario General expedirá Resolución asignando el listado definitivo de destinatarios del Identificador de Descuento, con base en el informe presentado por el Comité Evaluador.

Su asignación no sólo queda sujeta a la evaluación del Comité, sino también a la capacidad técnica, operativa y administrativa de la Procuraduría General de la Nación.

6. Comunicación de decisiones. Una vez expedida la resolución, el Jefe de la División Gestión Humana le comunicará al representante legal de las entidades solicitantes la decisión definitiva del Comité.

En caso de no ser asignado el Identificador de Descuento, se le informará al solicitante y se le devolverá la documentación aportada.

ARTÍCULO 5o. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL IDENTIFICADOR DE DESCUENTO. Una vez asignado el Identificador de Descuento por parte de la Secretaría General, corresponderá a las oficinas responsables del trámite de la nómina verificar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables a las respectivas libranzas o títulos valores donde conste la obligación y la autorización del funcionario y la del codeudor si lo hubiere.

PARÁGRAFO. Queda absolutamente prohibido efectuar descuentos a favor de personas a las que no se les haya asignado o renovado el Identificador de Descuentos.

ARTÍCULO 6o. SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL IDENTIFICADOR DE DESCUENTO. El Secretario General previo informe del jefe de la División de Gestión Humana, podrá suspender hasta por un (1) año el Identificador de Descuento por nómina, a aquellas entidades destinatarias del descuento en los siguientes eventos:

a) No tener descuentos a su favor durante seis (6) meses consecutivos;

b) Incursionar reiteradamente en conductas que afecten a servidores públicos, las cuales deberán estar debidamente documentadas;

c) Presentar por fuera de tiempo o en horarios diferentes a los establecidos, en forma reiterada, las novedades para incorporarlas al Sistema;

d) Refinanciar los créditos otorgados a los servidores públicos sin que estos firmen una nueva libranza;

e) Cobrar intereses superiores a la tasa de usura certificada por la Superintendencia Financiera. Los cobros que se hagan tales como comisiones, estudio de crédito, cuotas de administración, etc., harán parte de la tasa de interés cobrada y no podrán superar la tasa máxima legal permitida.

PARÁGRAFO. Los descuentos que se estén efectuando al momento de la suspensión del Identificador, se continuarán realizando hasta la finalización de las obligaciones contraídas por parte de los servidores públicos.

ARTÍCULO 7o. CANCELACIÓN DEFINITIVA DE LOS IDENTIFICADORES DE DESCUENTOS. El Secretario General previo informe del Jefe de la División Gestión Humana, podrá cancelar de manera definitiva el Identificador de Descuento por nómina a aquellas entidades destinatarias del descuento que incurran en alguna de las siguientes causales:

a) Alterar la información de las libranzas, dejar espacios en blanco o demás documentos;

b) No indicar en cada libranza el interés pactado entre las partes;

c) Transferir o utilizar el Identificador de Descuento en beneficio de terceras personas, teniendo en cuenta que el mismo es individual e intransferible;

d) Registrar en pagarés, libranzas o autorizaciones que respalden los créditos, valores superiores, a los realmente entregados al servidor público o número de cuotas superiores como mecanismos para disfrazar sobre costos e intereses superiores permitidos por la ley, o tasas de usura. La prueba de esto, estará a cargo del servidor público;

e) Presentar estado de liquidación o disolución;

f) Ceder a terceros el descuento sin contar con la autorización del funcionario;

g) Presentar sanción por alguno de los organismos de control.

ARTÍCULO 8o. RENOVACIÓN. Anualmente desde el 15 de abril y hasta el 30 de abril en horario laboral, todos los destinatarios del Identificador de Descuento, deberán solicitar la renovación del mismo a la División Gestión Humana, presentando los documentos de que trata el artículo segundo de la presente resolución.

ARTÍCULO 9o. RECHAZOS DEL SISTEMA. La Procuraduría General de la Nación no se responsabiliza de las inconsistencias que se presenten en el proceso de unificación, cruces de información o descuentos rechazados por el sistema.

ARTÍCULO 10. RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

La responsabilidad de los negocios celebrados entre los servidores públicos y los destinatarios de los descuentos recaerá exclusivamente en ellos y corresponderá a estos evaluar los riesgos, la solvencia de sus clientes y formas de pago. Por su parte los servidores públicos al autorizar los descuentos deberán conocer las condiciones de los negocios, calidad y servicios ofrecidos, por lo que liberan de toda responsabilidad a la Procuraduría General de la Nación de cualquier reclamación que surja de la relación comercial que se pacte y que involucre el descuento por nómina.

ARTÍCULO 11. INFORME DE PRESUNTAS CONDUCTAS IRREGULARES. En el evento que cualquier funcionario que intervenga en el proceso de descuentos por nómina, se percate o llegue a conocer de cualquier presunta conducta irregular, deberá dar aviso de manera inmediata al Jefe de la División de Gestión Humana. Igual procedimiento debe observar el afectado, sin perjuicio de adelantar la reclamación ante la entidad destinataria del descuento.

ARTÍCULO 12. NORMA DE TRANSICIÓN. Los destinatarios de la presente resolución, que actualmente cuenten con descuentos autorizados a través de la nómina, tendrán un plazo hasta el 30 de abril del presente año para ajustarse y cumplir con los requisitos y procedimientos aquí establecidos.

Hasta tanto no les sea confirmado el Identificador de Descuento, el grupo de Nómina se abstendrá de tramitar descuentos adicionales a los previamente autorizados.

Quienes no cumplan con los requisitos aquí establecidos o no radiquen los documentos para el otorgamiento del Identificador en el término señalado en este artículo, podrán ser sujetos a la suspensión provisional de que trata el artículo 6o de la presente resolución.

Las libranzas radicadas antes de la expedición de la presente resolución continuarán tramitándose de acuerdo con la autorización impartida por el respectivo servidor público.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D. C., a 18 de marzo de 2010.

El Procurador General,

ALEJANDRO ORDÓÑEZ MALDONADO.

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Última actualización: 31 de agosto de 2019

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