RESOLUCIÓN 2520 DE 2014

(febrero 27)

Diario Oficial No. 49.089 de 11 de marzo de 2014

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Por la cual se establecen los procedimientos para la baja y la enajenación de bienes muebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil y su Fondo Rotatorio, y se delegan unas funciones.

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las consagradas en el Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que los numerales 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establecen como deberes de los servidores públicos “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados” y “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.

Que el artículo 2o, numeral 2, literal e) de la Ley 1150 de 2007, establece que “(…) en los procesos de enajenación de bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y, en general, de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, eficiencia y la selección objetiva (…)”.

Que mediante el Decreto 1510 de 2013 del 17 de julio de 2013, el Gobierno Nacional reguló en su Título II, la enajenación de bienes del Estado.

Que mediante Circular Conjunta número 02 del 16 de diciembre de 2003, la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación establecen los “deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo.”.

Que se hace necesario ajustar los procedimientos para la baja y enajenación de bienes muebles de la Entidad, de conformidad con la normatividad legal vigente, en aras de propender por el manejo eficiente de sus recursos físicos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

DEFINICIONES.

ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN DE BAJA. Es el retiro definitivo de los bienes muebles en el inventario y estados financieros de la Entidad que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sean susceptibles de reparación o adaptación; que requieran un mantenimiento que resulte antieconómico; que no sean útiles o adecuados para el servicio al cual hayan sido destinados, o cuando los bienes hayan sido objeto de pérdida, hurto o daños por siniestros, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

ARTÍCULO 2o. BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES. Son aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades, o que han perdido utilidad para la misma, o aquellos que estando en servicio activo han desaparecido y se haya efectuado su pago o reposición o se haya exonerado al funcionario que los tenía bajo su responsabilidad, mediante el procedimiento pertinente.

Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la entidad, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:

a) Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio: Son aquellos bienes que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la entidad para su funcionamiento.

b) No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos, además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

c) No útiles por cambio o renovación de equipos: Son aquellos elementos, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.

ARTÍCULO 3o. BIENES INSERVIBLES. Son aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.

Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se originan en una o varias de las siguientes circunstancias:

a) Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad.

b) Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.

c) Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales, y contra la conservación del ambiente.

CAPÍTULO II.

DEL COMITÉ DE BAJAS.

ARTÍCULO 4o. El comité de Bajas de la Registradora Nacional del Estado Civil, quedará conformado por los siguientes funcionarios de la Entidad:

a) En el nivel central

-- El Gerente Administrativo y Financiero, quien lo presidirá.

-- El Jefe de la Oficina Jurídica.

-- El Director Administrativo.

-- El Director Financiero.

-- El Coordinador de Contabilidad.

-- El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios, quien actuará como Secretario del Comité, con voz y sin voto.

Adicionalmente, deberá asistir a todas las sesiones del Comité, el Jefe de Control Interno, en calidad de invitado, con voz y sin voto.

b) En las Delegaciones Departamentales

-- Los Delegados Departamentales, quienes lo presidirán.

-- El funcionario con funciones jurídicas de la Delegación Departamental.

-- Un Registrador Especial de la capital de departamento o, en su defecto, el Registrador del municipio donde están ubicados los bienes.

-- El funcionario responsable del manejo del Almacén, quien actuará como Secretario con Derecho a voz y sin voto.

Adicionalmente, deberá asistir a todas las sesiones del Comité, el funcionario de la Delegación con funciones de Control Interno, en calidad de invitado, con voz y sin voto.

c) En la Registraduría Distrital

-- Los Registradores Distritales, quienes lo presidirán.

-- El Coordinador Jurídico.

-- El funcionario con funciones Administrativas de la Registraduría Distrital.

-- El funcionario con funciones de Almacén, quien actuará como Secretario con derecho a voz y sin voto.

Adicionalmente, deberá asistir a todas las sesiones del Comité, el funcionario de la Registraduría Distrital, con funciones de Control Interno, en calidad de invitado, con voz y sin voto.

PARÁGRAFO. El Comité de Bajas se apoyará en los funcionarios que considere necesarios para llevar a cabo su labor.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE BAJAS. Son funciones del Comité de Bajas:

a) Recomendar al funcionario competente la baja definitiva de bienes, previa presentación del informe presentado por el Coordinador de Almacén o el funcionario que haga sus veces y el concepto técnico respectivo.

b) Recomendar al funcionario competente el procedimiento de enajenación a título oneroso o gratuito o la destrucción de los bienes que se recomendó dar de baja.

c) Aprobar el informe de avalúo de los bienes y el precio mínimo de venta de los mismos.

d) Revisar y aprobar la conformación de lotes presentada por el secretario del Comité, cuando se considere que este sistema es de mayor conveniencia para los intereses de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

e) Efectuar las Recomendaciones que sean necesarias para que el procedimiento de baja de los bienes se surta de conformidad con la ley.

ARTÍCULO 6o. SESIONES. Las reuniones del Comité de Bajas, serán convocadas por su presidente en forma escrita, indicando la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo cada sesión.

De lo tratado en cada sesión se levantará un acta que será suscrita por quienes hayan asistido a la reunión y su elaboración y custodia será responsabilidad del secretario del comité.

ARTÍCULO 7o. DECISIONES. Las decisiones del Comité de Bajas se tomarán con la mayoría de los votos de los integrantes que tienen este derecho.

CAPÍTULO III.

PROCEDIMIENTO PREVIO A LA BAJA DE BIENES MUEBLES.

ARTÍCULO 8o. Para la baja definitiva de bienes muebles del inventario de la Registraduría Nacional del Estado Civil descritos en el artículo 1o de la presente resolución, se realizarán previamente los siguientes trámites:

a) Nivel Central

La baja de bienes servibles no utilizables y de bienes inservibles, requiere concepto técnico previo del funcionamiento competente según el tipo de bien, con visto bueno del Almacenista, de acuerdo con el siguiente cuadro:

El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios, remitirá al Gerente Administrativo y Financiero en su calidad de presidente de Comité de Bajas, un informe sobre los bienes muebles que por su estado justifiquen su baja definitiva, incluyendo su valor actual en los estados financieros, así como el concepto técnico antes descrito.

Para el caso del papel y cartón inservible producto de los procesos electorales, formas impresas no útiles, o de cualquier otra actividad de la entidad, el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios enviará a la Gerencia Administrativa y Financiera la respectiva relación donde conste la descripción y cantidad de estos elementos que reposen en el almacén, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la realización de cada evento electoral, anexando el respectivo registro fotográfico. Esta relación deberá ser avalada por un funcionario de la Oficina de Control Interno. Para el caso del papel o cartón distinto al electoral este informe se presentará cada dos meses.

La Oficina de Control Interno y la Coordinación de Almacén e Inventarios deberán asignar a un funcionario para que presencie el proceso de destrucción del papel y cartón inservible producto de los procesos electorales, formas impresas no útiles, de lo cual se levantará un acta acompañada del registro fotográfico.

Para el caso de bienes muebles diferentes a papel o cartón, el informe se soportará con un acta donde se relacionen los bienes por agrupación de inventarios, en orden alfabético por elemento indicando además número de placa, serial, material, modelo, marca, color y valor de los mismos, tal como figuren en las cuentas de inventarios, y demás especificaciones de los bienes a dar de baja además del registro fotográfico de los mismos.

Respecto a la baja de equipos de cómputo, se debe tener en cuenta que cada equipo informático debe tener asociada una o más licencia para su funcionamiento, razón por la cual es necesario que la Gerencia de Informática discrimine en la matriz el tipo de licencia que debe ser objeto de baja relacionada con el equipo y determine la disposición final de las mismas.

Para el caso de los bienes del Proyecto de Modernización Tecnológica (PMT), estos pueden ser dados de baja siempre y cuando correspondan a PMT I y cuenten con el concepto emitido por la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación y la Gerencia de Informática para proceder a la baja; si corresponden a PMT II estos deben ser sustituidos, por lo tanto, no es necesario elaborar resolución de baja para esta novedad y se debe seguir el procedimiento establecido para el control de estos bienes.

El Presidente del Comité de Baja convocará a dicho comité para dar inicio al proceso de baja de bienes y tomar las decisiones e impartir las recomendaciones a que haya lugar.

El Comité de Baja con fundamento en los informes y conceptos técnicos presentados recomendará la procedencia o no de la baja de los bienes, y el procedimiento de enajenación onerosa o a título gratuito o destrucción a realizarse.

b) En el nivel desconcentrado

Los Registradores Municipales, Especiales o Auxiliares, enviarán a la Delegación Departamental o a la Registraduría Distrital en cada caso, un informe sobre los bienes muebles que por su estado de obsolescencia, deterioro o desuso justifiquen su baja definitiva, adjuntando el concepto técnico respectivo. A este concepto se le impartirá el visto bueno por el funcionario que ejerza funciones de almacenista con el visto bueno de los Delegados Departamentales y/o Registradores Distritales.

En caso que se requiera asesoría o apoyo se podrá solicitar al funcionario competente en las Oficinas Centrales, de acuerdo con el tipo de bien que se pretenda dar de baja.

El funcionario que ejerza funciones de almacenista presentará a los Delegados Departamentales o Registradores Distritales, en su calidad de Presidentes de Comité de Bajas, un informe consolidado de toda la Delegación y/o Registraduría Distrital sobre los bienes muebles que por su estado justifiquen su baja definitiva, incluyendo el valor actual en los estados financieros, así como el concepto técnico antes descrito.

Para el caso del papel y cartón inservible producto de los procesos electorales, formas impresas no útiles, o de cualquier otra actividad de la Entidad, el funcionario que ejerza funciones de almacenista enviará a los Delegados Departamentales o Registradores Distritales la respectiva relación donde conste la descripción y cantidad de estos elementos que reposen en el almacén, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la realización de cada evento electoral, anexando el respectivo registro fotográfico. Esta relación deberá ser avalada por un funcionario de la Oficina de Control Interno. Para el caso del papel o cartón distinto al electoral este informe se presentará cada dos meses.

Los Delegados Departamentales y/o Registradores Distritales, el servidor con funciones de almacenista y el funcionario de Control Interno de la Delegación Departamental y/o Registraduría Distrital deberán realizar el proceso de destrucción del papel y cartón inservible producto de los procesos electorales, formas impresas no útiles, de lo cual se levantará un acta acompañada del registro fotográfico.

Para el caso de bienes muebles diferentes a papel o cartón, el informe se soportará con un acta donde se relacionen los bienes por agrupación de inventarios, en orden alfabético por elemento indicando además número de placa, serial, material, modelo, marca, color y valor de los mismos, tal como figuren en las cuentas de inventarios, y demás especificaciones de los bienes a dar de baja además del registro fotográfico de los mismos.

Los Delegados Departamentales y/o Registradores Distritales, convocarán el comité para dar inicio al proceso de baja y enajenación de bienes y tomar las decisiones a que haya lugar.

El Comité de Baja con fundamento en los informes y conceptos técnicos presentados recomendará la procedencia o no de la baja de los bienes, y el procedimiento de enajenación onerosa o a título gratuito o destrucción a realizarse.

CAPÍTULO IV.

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA Y ENAJENACIÓN DE BIENES.

ARTÍCULO 9o. El representante legal o en quien en este delegue procederá a dar de baja los bienes muebles de la entidad, previa recomendación del Comité de Bajas, sustentada en los conceptos técnicos e informes pertinentes. En todo caso este funcionario podrá apartarse de la recomendación emitida, justificando debidamente su decisión.

Se deberá emitir acto administrativo debidamente motivado que ordene la baja de los bienes muebles de la Entidad, la cual se perfecciona con el retiro físico y el descargo de los registros financieros y de inventario con el cumplimiento de los requisitos que sean necesarios para cada bien.

Una vez impartida la orden de baja los bienes deberán ser almacenados por el Coordinador de Almacén e Inventarios o el funcionario que ejerza esta función de las Delegaciones Departamentales y/o Registraduría Distrital, para adelantar el procedimiento de enajenación a título oneroso o a título gratuito o destrucción, quien deberá asegurar su preservación en el estado en que se encuentren hasta que se surta el trámite correspondiente.

Cuando se trate de vehículos y equipos de cómputo en buen estado de funcionamiento se deberá continuar realizado el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos hasta tanto se surta el procedimiento respectivo.

No podrán ser dados de bajas los equipos que sean objeto de sustitución por renovación tecnológica hasta tanto no se encuentre en funcionamiento los nuevos bienes.

ARTÍCULO 10. PROCEDIMIENTO PARA LA ENAJENACIÓN Y/O DESTRUCCIÓN DE BIENES.

a) Enajenación de bienes a título oneroso. La entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar de conformidad a los términos establecidos en el Título II del Decreto 1510 de 2013 o las normas que lo sustituyen, modifiquen o adicionen.

Una vez se emita el acto administrativo donde se proceda a dar de baja los bienes y se determine el mecanismo de enajenación de los mismos, el Coordinador de Almacén e Inventarios o el funcionario que ejerza esta función en las Delegaciones Departamentales y/o Registraduría Distrital procederá a realizar los estudios previos para llevar a cabo el proceso de contratación que corresponda en los términos establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013, de conformidad a las normas vigentes que lo regulen.

Se deberá presentar ante el Comité de Bajas el Señalamiento del precio mínimo de venta de los bienes muebles para su aprobación de conformidad a lo establecido en el Título II, Capítulo IV del Decreto 1510 de 2013 o las normas que lo sustituyen, modifiquen o adicionen.

El Coordinador de Almacén e Inventarios o el funcionario que ejerza en las Delegaciones Departamentales y/o Registraduría Distrital siempre será el encargado de coordinar y supervisar los procesos de enajenación a través de intermediarios y los de enajenación directa en subasta pública y/o por oferta en sobre cerrado de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.

Para el caso del papel y cartón inservible producto de los procesos electorales, previamente a ser entregado al adjudicatario, se deberá realizar el proceso de destrucción conforme al literal c) del presente artículo.

b) Enajenación de bienes a título gratuito. Una vez se emita el acto administrativo donde se proceda a dar de baja los bienes y se determine el mecanismo de enajenación de los mismos, el Coordinador de Almacén e Inventarios o el funcionario que ejerza esta función en las Delegaciones Departamentales y/o Registraduría Distrital procederá a iniciar el trámite para la enajenación de a título gratuito según lo establecido en el Título II, Capítulo IV del Decreto 1510 de 2013.

Este caso se presenta cuando haya sido establecida por el Comité de Bajas o cuando el proceso de enajenación a título oneroso haya sido fallido.

c) Destrucción: Este mecanismo se utilizará cuando se establezcan que los bienes carezcan de valor comercial en razón a su obsolescencia, deterioro o cualquier otro hecho que impida su venta.

Para la destrucción se debe hacer uso de los mecanismos apropiados según el bien a destruir solicitando la intervención de la Oficina de Control Interno. En caso de vehículos se procederá a su chatarrización en los términos ordenados por la ley.

Para el caso de los bienes pertenecientes a Oficinas Centrales, el procedimiento será realizado con la presencia del Gerente Administrativo y Financiero o el Director Administrativo o sus delegados según su competencia. En todos los casos el procedimiento de destrucción de bienes deberá contar con la presencia de un funcionario de Control Interno, cuando se cuente con este; en caso contrario, se deberá cursar invitación a un organismo de control.

La destrucción podrá adelantarse directamente por el Registrador Municipal cuando los bienes pertenezcan o se encuentren ubicados en un municipio. Cuando los bienes pertenezcan o se encuentren ubicados en una capital de departamento, la destrucción se adelantará con la presencia de los Delegados Departamentales, cuando pertenezcan o se encuentren ubicados en el Distrito Capital, la destrucción únicamente podrán realizarla los Registradores Distritales.

De lo actuado tanto en el nivel central como en el desconcentrado, se dejará constancia en un acta la cual será remitida al Comité de Bajas, acompañada del respectivo registro fotográfico.

CAPÍTULO V.

DE LA DELEGACIÓN PARA DAR DE BAJA, ENAJENAR, COMERCIALIZAR, DONAR O DESTRUIR BIENES MUEBLES.

ARTÍCULO 11. Se delegan las siguientes facultades en materia de manejo de bienes muebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil:

a) En el Gerente Administrativo y Financiero: El Gerente Administrativo y Financiero tiene la facultad para ordenar la baja del inventario de los bienes muebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de que trata el artículo 1o de esta resolución, e igualmente para proceder a su enajenación, comercialización o destrucción, cuando el valor de dichos bienes exceda de trescientos (300) salarios mínimos mensuales vigentes, previo cumplimiento de lo previsto en el Decreto 1510 de 2013 o las normas vigentes que lo regulen y del procedimiento descrito en la presente resolución.

b) En el Director Administrativo: El Director Administrativo tiene la facultad para enajenar, comercializar, o destruir los bienes muebles que han sido dados de baja de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de que trata el artículo 1o de esta resolución, cuando el valor de dichos bienes NO exceda de trescientos (300) salarios mínimos mensuales vigentes, previo cumplimiento de lo previsto en el Decreto 1510 de 2013 o las normas vigentes que lo regulen y del procedimiento descrito en la presente resolución.

c) En los Registradores Distritales y los Delegados Departamentales: Los Registradores Distritales y los Delegados Departamentales tienen la facultad para ordenar la baja del inventario de los bienes muebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de que trata el artículo 1o de esta resolución que se encuentren bajo su jurisdicción, e igualmente para proceder a su enajenación, comercialización o destrucción.

PARÁGRAFO. Los Delegados Departamentales y los Registradores Distritales, enviarán, para control posterior, copia de lo actuado con destino a la Gerencia Administrativa y Financiera, Oficina de Control Interno y Grupo de Almacén e Inventarios de la Registraduría y a la Coordinación de Recursos Físicos para realizar el retiro de los bienes de las pólizas de seguros adquiridas por la Entidad.

CAPÍTULO VI.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 12. De conformidad con lo previsto por el artículo 209 del Código Electoral Colombiano, los documentos electorales podrán ser incinerados por los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, una vez vencidos los respectivos períodos, para Presidente de la República y miembros del Congreso, Diputados y Concejales.

ARTÍCULO 13. Una vez la Registraduría Nacional del Estado Civil haya expedido el certificado a que se refiere el artículo 24 de la Ley 134 de 1994 “por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación de ciudadana”, y se hayan vencido los términos o resuelto las acciones de que trata el artículo 25 ibídem, los materiales y demás formularios utilizados para llevar a cabo cualquiera de los mecanismos de participación ciudadana a que se refiere la citada ley, quedarán a disposición de la Registraduría Nacional y se les dará el trato de “bienes inservibles” (papel o cartón inservible), para efectos de lo previsto en la presente resolución.

ARTÍCULO 14. El Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop), será el mecanismo de publicidad de las actividades y asuntos propios del proceso de enajenación. Para tal efecto se aplicará lo establecido en el Decreto 1510 de 2013, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. En el evento que no esté disponible el Secop para estos efectos, se deberá realizar la publicación en la página web de la Entidad.

ARTÍCULO 15. Se podrán adelantar los procesos de baja que sean necesarios en la vigencia, siempre y cuando se haya adelantado la actualización de inventarios, con corte a cada cierre fiscal.

ARTÍCULO 16. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones números 402 del 30 de junio de 2010 y 10710 de 17 de diciembre de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de febrero de 2014.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

CARLOS ARIEL SÁNCHEZ TORRES.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
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ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019

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