RESOLUCIÓN 220 DE 2019

(abril 8)

Diario Oficial No. 50.969 de 30 de mayo 2019

UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS

Por la cual se deroga la Resolución número 1035 del 4 de noviembre de 2015, se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y se da su regulación.

LA DIRECTORA DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS (USPEC),

en uso de las facultades conferidas por los Decretos número 4150 de 2011 y 1840 de 2018,

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades públicas de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que mediante Sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional ratificó las atribuciones constitucionales y legales del Contador General de la Nación, de expedir normas de carácter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de control interno le corresponden, las cuales están contenidas en el literal k) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996.

Que el Consejo de Estado, en sucesivos fallos, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nación para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores públicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Sistema de Control Interno Contable.

Que el artículo 1o de la Ley 87 de 1993 y sus modificatorios, define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Que el ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales y, en consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.

Que el control interno debe expresarse a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Que el artículo 3o de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.

Que el numeral 31, del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno.

Que el numeral 52, del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, define como falta gravísima, “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI) 2014, es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.

Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución número 533 de 2015 y sus modificaciones, por la cual incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para entidades de Gobierno.

Que este Marco Normativo es aplicable a las entidades de Gobierno que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública, entre las que se encuentra la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (USPEC).

Que de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, los estados financieros de cada entidad deben cumplir con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, las cuales se pueden ver afectadas por la efectividad de sus Sistemas de Control Interno y, en particular, por el control interno contable.

Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución número 193 el 5 de mayo de 2016, “por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”.

Que el subnumeral 3.2.2 del numeral 3 Gestión del Riesgo Contable, de la Resolución número 193 de 2016, señala que las entidades “...deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera”. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público de la entidad y del jefe de la Oficina de Control Interno.

Que la USPEC debe implementar mecanismos para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, por lo que es pertinente contar con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Que el numeral 18 del artículo 12 del Decreto número 4150 de 2011, faculta al Director de la USPEC para “Crear y organizar comités, grupos internos de trabajo y órganos de asesoría y coordinación, para atender el cumplimiento de las funciones de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (SPC) de acuerdo con las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos aprobados por la entidad”.

Que mediante Resolución número 1035 del 4 de noviembre de 2015, se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (USPEC).

Que en razón de la nueva normativa contable aplicable a las entidades de Gobierno según Resoluciones números 533 de 2015 y 193 de 2016, expedidas por la Contaduría General de la Nación, se hace necesario fortalecer y ajustar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREAR EL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE EN LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS (USPEC). Con el fin de contar con una herramienta fundamental que garantice al interior de la USPEC una información contable confiable, razonable y oportuna.

ARTÍCULO 2o. OBJETO. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tiene por objeto:

1. Formular directrices, políticas y estrategias en los procesos y procedimientos de la entidad con el fin de procurar que los estados financieros de la entidad cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

2. Aprobar la depuración de la información financiera que le sea presentada por el Contador o por los responsables de las dependencias proveedoras de la información contable.

3. Implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información.

4. Proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

5. Contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos de la entidad.

6. Las demás que le correspondan de acuerdo con su naturaleza.

ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. El Comité estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El Director General, o su delegado, quien lo presidirá;

2. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado,

3. El Director Administrativo y Financiero;

4. El Subdirector Administrativo;

5. El Subdirector Financiero;

6. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación;

7. El Coordinador del Grupo de Contabilidad – Contador de la entidad.

PARÁGRAFO 1o. La asistencia al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será indelegable, a excepción de los mencionados.

PARÁGRAFO 2o. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad asistirá en calidad de invitado permanente con voz pero sin voto. En caso que se requiera la asistencia de otros funcionarios o servidores públicos que puedan apoyar los asuntos que se tratarán en cada sesión, ellos asistirán en calidad de invitados con voz pero sin voto y su asistencia será de obligatoria aceptación y cumplimiento.

PARÁGRAFO 3o. Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable así como los demás funcionarios o servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán de acuerdo con los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad.

PARÁGRAFO 4o. El Contador de la Entidad – Coordinador del Grupo de Contabilidad – asistirá con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO 5o. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el Secretario dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si la justificación se presentó en forma oportuna.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable las siguientes:

1. Proponer las acciones administrativas necesarias para evitar que la información financiera revele situaciones como las siguientes:

1.1. Frente a Bienes y Derechos

a) Valores que afecten la situación financiera y no representen derechos o bienes para la entidad.

b) Derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción.

d) Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

1.2. Frente a obligaciones

a) Obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicios.

b) Obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro.

c) Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la ley ha establecido su cruce o eliminación.

2. Decidir la baja en cuentas, según la norma aplicable en cada caso en particular, cuando la información financiera se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones.

3. Estudiar y evaluar los informes que presente la Oficina de Control Interno y la Contraloría General de la República y sugerir alternativas de solución frente a aquellas observaciones o hallazgos que afecten las características fundamentales de relevancia y representación fiel de los estados financieros.

4. Evaluar los eventos de fuerza mayor y caso fortuito, que puedan tener incidencia en la información financiera.

5. Recomendar la adopción de directrices, procedimientos y acciones de control asociadas al proceso contable con el fin de mitigar o neutralizar los factores de riesgo que pueden llegar a afectar el proceso contable y por consiguiente la calidad de los estados financieros.

6. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

ARTÍCULO 5o. SESIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá de manera ordinaria dos veces en el año, semestralmente, y extraordinariamente cuando se estime necesario, previa citación de sus integrantes por parte del Secretario del Comité, con la antelación prevista en el numeral 1 del artículo 7 siguiente. La citación se surtirá por escrito o a través de medios electrónicos.

El Comité sesionará con un quórum deliberatorio de mínimo cinco (5) miembros y las decisiones serán tomadas por mayoría simple. De las reuniones que se lleven a cabo, inclusive de las virtuales de que trata el parágrafo 2 de este artículo, se levantarán actas las cuales serán aprobadas por los miembros asistentes a la respectiva reunión y suscritas por el Director y Contador – Coordinador Grupo de Contabilidad.

PARÁGRAFO 1o. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros, deberán expresar las razones que motivan su decisión, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.

PARÁGRAFO 2o. En concordancia con lo preceptuado por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, el Comité podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.

PARÁGRAFO 3o. Las actas serán enviadas a los asistentes por el Secretario del Comité mediante correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la respectiva reunión, quienes contarán con cinco (5) días para revisarlas y aprobarlas, a fin de que las decisiones adoptadas puedan implementarse. De no recibir comentarios sobre el texto enviado dentro del término previsto, se entenderá que los asistentes están de acuerdo con el mismo y de esa forma imparten su aprobación al acta, la cual será suscrita por los miembros asistentes a la respectiva reunión.

ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA. La Secretaría del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará a cargo del Contador de la entidad – Coordinador del Grupo de Contabilidad, quien será el encargado de levantar las actas de las sesiones del Comité, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo anterior.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. Serán funciones del Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:

1. Convocar a sesiones ordinarias o extraordinarias cuando lo considere conveniente, con una antelación de tres (3) días hábiles a la misma, por escrito o a través de medios electrónicos.

2. Suministrar a los miembros del Comité con una antelación no menor de tres (3) días hábiles los documentos e información necesarios para su adecuada intervención en la sesión convocada.

3. Preparar la agenda a tratar en las sesiones del Comité.

4. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité, velando porque las mismas se ajusten a la verdad de lo actuado y suscribirlas junto con el presidente del Comité.

5. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.

ARTÍCULO 8o. DEPURACIÓN DE DERECHOS U OBLIGACIONES. La depuración de los derechos u obligaciones que no representen un valor patrimonial para la Entidad, será propuesta al Comité por la dependencia responsable y competente para ello. Para lo anterior, con diez (10) días de anterioridad a la realización del comité, remitirá al Secretario del Comité el informe respectivo que dé cuenta de las gestiones realizadas tendientes a lograr su depuración.

ARTÍCULO 9o. FORMALIZACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMITÉ. Las actuaciones administrativas que se deriven de las decisiones tomadas por los miembros del Comité, requerirán para su formalización, de los siguientes requisitos:

1. Acta de la sesión del Comité suscrito por el Director de la Entidad y el Contador - Coordinador Grupo de Contabilidad, en la que consten las decisiones adoptadas.

2. Documentos soporte idóneos que evidencien las gestiones realizadas por la dependencia a cargo.

3. Las demás que a juicio del secretario del comité, considere pertinentes.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y en especial la Resolución número 1035 del 4 de noviembre de 2015.

Publíquese y cúmplase.

8 de abril del 2019.

La Directora,

Matilde Mendieta Galindo

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.