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ACUERDO 94 DE 2016
(junio 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 18 del Acuerdo 107 de 2017>
Por el cual se modifica el reglamento Interno de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES.
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En uso de las facultades legales, especialmente las concedidas en el literal d) del artículo 90 de la Ley 489 de 1998, el numeral 2 del artículo 10 del acuerdo 09 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su articulo 155 creó a la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante Decreto 4121 de 2011 el Presidente de la República en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas en el literal e) del artículo 18 de la Ley 1444 de 2011, cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones a la de empresa industrial y comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial.
Que el numeral 2 del artículo décimo del Acuerdo 09 de 2011 "Por el cual se aprueba la reforma de los estatutos internos de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones", establece dentro de las funciones de la Junta Directiva la de "Dictarse su propio reglamento”.
Que mediante Acuerdo 01 de 1 de octubre de 2009, la Junta Directiva aprobó el reglamento de la misma, estableciendo en su artículo 3 la Composición de la Junta Directiva así, La Junta Directiva de Colpensiones estará integrada por los siguientes miembros: a. El Ministro de la Protección Social o un Viceministro como su delegado, b. El Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado, c. Un Representante del Presidente de la República.
Que mediante Decreto 706 de 27 de abril de 2016, el Presidente de la República modificó la integración de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones Colpensiones.
Que conforme lo anterior se hace necesario modificar el reglamento de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 706 de 2016.
Que teniendo en cuenta lo anterior la Junta Directiva de Colpensiones,
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO: <Acuerdo derogado por el artículo 18 del Acuerdo 107 de 2017> Modificar el Acuerdo 01 de 2009 de la Junta directiva de Colpensiones "Por el cual se establece el reglamento interno de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones” el cual quedará así:
Articulo 1o. Objeto. El presente reglamento establecerá los principios generales, las reglas de funcionamiento y las normas de conducta de los miembros de la Junta Directiva y de quienes de alguna manera participen en sus reuniones o decisiones.
Artículo 2o. Principios Generales. Las actuaciones de la Junta Directiva se cumplirán en procura de cumplir con el objeto social y las funciones de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, dentro de los principios generales de buena fe, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, diligencia, eficacia, participación y publicidad,
Artículo 3. Composición de la Junta Directiva y Posesión de sus Miembros. De acuerdo con el artículo 1 del Decreto 0706 de 2016, La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, estará integrada por los siguientes miembros:
1. El Ministro del Trabajo o su delegado, quién la presidirá.
2. Eí Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado.
3. Un (1) Representante del Presidente de la República.
Los miembros de la Junta: Directiva ejercerán válidamente sus funciones y solo tendrán que posesionarse ante los organismos de inspección, vigilancia y control, cuando así le exijan las normas legales o reglamentarias.
Artículo 4o. Funciones de la Junta Directiva. Son funciones de la Junta Directiva las siguientes:
1. Adoptar y modificar los estatutos internos de la Empresa,
2. Dictarse su propio reglamento,
3. Establecer las condiciones y requisitos de nombramiento y posesión del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, con arreglo a las normas legales y reglamentarias vigentes,
4. Nombrar al Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, quien tomará posesión ante el Presidente de la República,
5. Fijar las políticas generales y establecer las metas y objetivos de corto, mediano y largo plazo de la Empresa,
6. Dictar políticas y directrices para la administración de los Beneficios Económicos Periódicos, de acuerdo a lo previsto en la Ley y en los reglamentos.
5. Aprobar los anteproyectos anuales de presupuesto, como también los proyectos de adición y traslados presupuéstales con arreglo a las disposiciones orgánicas y reglamentarías sobre la materia.
6. Autorizar las operaciones de crédito de conformidad con las normas legales vigentes.
7. Aprobar la distribución del presupuesto anual de la Empresa.
8. Aprobar u objetar los estados financieros de la Empresa.
9. Proponer al Gobierno Nacional para aprobación, la estructura interna de la Empresa y las funciones de las dependencias.
10. Presentar a consideración del Gobierno Nacional para su aprobación, la fijación y las modificaciones o ajustes a la estructura interna y a la planta de personal de la empresa,
11. Evaluar y autorizar la apertura de Gerencias Departamentales, dentro de las cuales puede autorizar la del Distrito Capital, como también evaluar y autorizar la apertura de sucursales y de agencias que operen en esas Gerencias.
12. Dictar las políticas y reglas generales de vinculación.
13. Adoptar el reglamento de operaciones de la Empresa.
14. Fijar las directrices y políticas para el manejo de negociaciones colectivas.
17. Evaluar los informes de gestión y de resultados presentados por el Presidente y adoptar las medidas correctivas, en caso de ser necesario.
18. Aprobar los procesos, procedimientos, actividades o funciones que deban ser tercerizados o externalizados.
19. Nombrar el Defensor del Cliente y al suplente, señalar la modalidad de contratación, señalar sus honorarios y aprobar su presupuesto de funcionamiento, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias.
20. Fijar la cuantía de los honorarios del Revisor Fiscal designado en los términos que señalen las normas legales y reglamentarias, y establecer la forma de su contratación.
21. Aprobar el Manual de Riesgo Operativo.
22. Aprobar u objetar los candidatos a ocupar empleos del nivel Directivo de la Empresa que le que sean presentados por el Presidente previo proceso de selección externo.
23. Autorizar al Presidente de la empresa, la contratación de asesores externos que presten asesoría directa a la Junta Directiva.
24. Cumplir las gestiones y funciones asignadas por las normas legales y reglamentarias y por las autoridades de inspección, vigilancia y control, relacionadas con el sistema de administración del riesgo operativo.
25. Las demás que le sean asignadas por disposiciones normativas, incluidas las señaladas en el articulo 90 de la Ley 489 de 1998, las que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su competencia y aquellas que sean necesarias para su adecuado funcionamiento.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. "Por una única vez, el Presidente podrá nominar directamente, sin que se requiera adelantar procesos de selección externos a cuatro (4) de los Vicepresidentes u otros cargos de manejo y confianza que considere necesarios para el desarrollo inicial del negocio y con los cuales pueda proceder a realizar los procesos de selección del personal de la empresa, los cuales serán sometidos a aprobación u objeción de la Junta Directiva",
Artículo 5. Honorarios de los miembros de la Junta. Los miembros de la Junta Directiva podrán percibir honorarios por su asistencia a las sesiones, los cuales estarán a cargo de la entidad y fijados en los términos y condiciones señalados por las disposiciones legales y reglamentarias.
PARÁGRAFO. Para efectos del desarrolla de la primera sesión de Junta Directiva, los miembros acuerdan que no habrá lugar a percibir honorarios.
Artículo 6o. Reuniones de la Junta Directiva y Convocatoria. La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, se reunirá de manera ordinaria una vez al mes, tal como lo estípula en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y extraordinariamente cuando sea convocada por el Presidente de la Empresa o por el revisor fiscal o por el Defensor del Cliente, o a solicitud de por lo menos dos (2) de sus miembros.
La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta Directiva se hará validamente mediante citación escrita, o por correo electrónico, o vía fax, o por cualquier medio tecnológico válido y eficaz, con no menos de ocho (8) días de anticipación a la reunión con indicación de los temas a tratar.
En la citación se describirá ta fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la reunión, y el orden del día; y se enviará la documentación qué sea necesaria y relevante para que los miembros de la Junta Directiva la conozcan con antelación.
La Junta Directiva podrá sesionar sin convocatoria cuando asistan o participen la totalidad de los miembros que la conforman.
Artículo 7o. Clases de reuniones. Las reuniones de la Junta Directiva podrán ser ordinarias o extraordinarias. Igualmente, las reuniones podrán ser presenciales, no presenciales o con Voto por escrito según lo dispuesto; en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995 y demás normas que las adicionen modifiquen y complementen.
A las reuniones de la Junta Directiva podrán asistir con derecho a voz pero sin voto el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones y el Secretario Técnico de la Junta.
Artículo 8. Convocatoria y gastos de expertos. La Junta Directiva podrá tener invitados permanentes o temporales, dependiendo de los temas que se vayan a tratar, lo cual deberá ser expresado de manera previa al Secretario de la Junta con el fin de qué los convoque, y se adelanten los trámites pertinentes para cubrir los costos que ello demande.
Artículo 9o. Agenda. El temario de las reuniones de la Junta Directiva deberá establecerse en una agenda, cuyo contenido es el siguiente:
- Aprobación del orden del día
- Aprobación del acta anterior, si es que no ha sido aprobada previamente en la reunión donde se llevó a cabo,
- Asuntos propuestos por los miembros de la Junta Directiva
- Asuntos propuestos por el Presidente de Colpensiones
- Temas a aprobar por la Junta Directiva
- Temas informativos
Una vez agotada la agenda c cuando así se considere corresponderá al Presidente de la Junta Directiva finalizar las reuniones.
Artículo 10. Orden del día. El orden del día corresponde elaborarlo al Secretario Técnico de la Junta Directiva originado en las solicitudes de los miembros de la Junta Directiva, las necesidades de la Administración que le exprese el presidente de Colpensiones y las exigencias legales y reglamentarias.
Los miembros de la Junta Directiva podrán, durante el desarrollo de las sesiones, proponer temas nuevos distintos a los previstos para el orden del día, los cuales se tratarán en la medida en que por mayoría se decída alterar el orden del día inicial.
Artículo 11. Domicilio. Las reuniones de la Junta Directiva se llevarán a cabo en el Ministerio del Trabajo o en el sitio que acuerden la totalidad de los miembros de la Junta Directiva.
Artículo 12. Quorum y mayorías. Para deliberar la Junta Directiva requerirá de un numero plural de miembros. Las decisiones dé la Junta Directiva solo podrán adoptarse con el voto favorable de por lo menos dos (2) de los miembros con derecho a voto.
Artículo 13. Actos de la Junta Directiva. Las decisiones de la Junta Directiva se adoptarán por medio de Acuerdos que llevarán la firma del Presidente y del Secretario Técnico de la Junta.
De lo ocurrido en las sesiones y las decisiones adoptadas, se dejará constancia en las actas, las cuales serán suscritas por el presidente y por el secretario de la respectiva sesión,
Los Acuerdos y las Actas se numerarán consecutivamente, con la indicación de la fecha en que se expidan y estarán bajo custodia del Secretario Técnico de la Junta Directiva.
Artículo 14. Del Presidente y de la Secretaría Técnica. El Ministro del Trabajo o su delegado, ejercerá la presidencia de la Junta Directiva.
La secretaria técnica de la Junta Directiva la ejercerá e! Vicepresidente Jurídico y Secretario General de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, quien en ejercicio de esta designación tendrá las siguientes funciones:
1. Comunicar las convocatorias, que, de acuerdo con éste reglamento, se formulen para reuniones ordinarias o extraordinarias.
2. Remitir á los miembros de la Junta Directiva la documentación necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones.
3. Verificar el quorum al comienzo de cada sesión, y cuando así se requiera en su desarrollo.
4. Levantar las actas de las sesiones y someterlas a aprobación de la Junta Directiva.
5. Refrendar con su firma las actas y acuerdos aprobados por la Junta Directiva y expedir las certificaciones sobre los asuntos aprobados.
6. Llevar las actas de la Junta Directiva, en forma consecutiva, y responder por su custodia,
7. Comunicar a las instancias competentes las decisiones y directrices de la Junta Directiva y hacer seguimiento a las acciones que conduzcan a su cabal ejecución.
8. Guardar y custodiar los documentos de la Junta Directiva.
9. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva.
PARÁGRAFO PRIMERO. EN las faltas temporales del Vicepresidente Administrativo de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, ejercerá la Secretaría Técnica quien esté én ejercicio de sus funciones.
En las faltas absolutas del Vicepresidente Administrativo de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, ejercerá la Secretaría Técnica de la Junta Directiva, el Vicepresidente que el Presidente designe.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Para efectos de! desarrollo de la primera sesión de Junta Directiva, y hasta tanto se nombre el Vicepresidente Administrativo de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, o a quien corresponda reemplazarlo, la Secretaria Técnica de la Junta, será ejercida por la Secretaria General del Ministerio de la Protección Social.
Artículo 15. Incompatibilidades e inhabilidades. Los miembros de la Junta Directiva estarán sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los servidores públicos, y al previsto en los estatutos.
Artículo 16. Conflicto de Interés. Cualquiera de los miembros de la Junta Directiva deberán declararse impedidos cuando exista conflicto de interés en las discusiones y decisiones que se sometan a consideración.
Corresponde a los demás miembros de la Junta resolver sobre el conflicto de interés y proceder a designar un miembro ad-hoc, que participe de la respectiva discusión y decisión.
Artículo 17. Acceso a la documentación. Los miembros de la Junta Directiva podrán tener acceso a cualquier documento de Colpensiones, salvo los que tengan reserva legal y qué se les aplique a ellos.
ARTÍCULO SEGUNDO. VIGENCIA. <Acuerdo derogado por el artículo 18 del Acuerdo 107 de 2017> El presente reglamento rige a partir de su aprobación y modifica el Acuerdo 01 de 2009.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C., a los
JORGE BERNAL CONDE
Presidnete de la Junta Directiva
CARLOS PARRA SATIZÁBAL
Secretario Técnico (A)
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de febrero de 2021 - Diario Oficial No. 51567 - Enero 24 de 2021
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