BúsquedaBUSCAR
ÍndiceÍNDICE

Acuerdo 5 de 2020 COLPENSIONES

Abrir documento modal
DOCUMENTO
Abrir
Búsqueda modal
BUSCAR
Abrir
Índice modal
ÍNDICE
Abrir

ACUERDO 5 DE 2020

(julio 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por el cual se aprueba el Manual de Contratación de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Decreto 309 de 2017, el Acuerdo 106 de 2017, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007 creó la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), como una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que el objeto de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), es la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y de los Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, para lo cual se encuentra autorizada por la ley.

Que mediante Decreto 4121 de 2011, se cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) de Empresa Industrial y Comercial del Estado al de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio del Trabajo.

Que el artículo 15o de la Ley 1150 de 2007 determina que “Los Contratos que celebren los Establecimientos de Crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades.

En todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la presente ley".

Que el artículo 13o de la ley antes citada prevé, que “las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.

Que mediante Acuerdo 073 de 2014, la Junta Directiva aprobó el Manual de Contratación de la Administradora Colombiana de Pensiones, el cual desarrolla los procesos de contratación y gestión contractual de la entidad.

Que el Decreto 309 de 2017 modificó la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), y a su vez la Junta Directiva mediante Acuerdo 131 de 2018 adoptó el nuevo modelo organizacional.

Que con ocasión de la nueva estructura interna adoptada por la entidad, se hace necesario actualizar la denominación de las dependencias que participan en el proceso contractual de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones).

Que de conformidad con la Circular Externa Única expedida por Colombia Compra Eficiente, las entidades estatales que tienen un régimen especial de contratación tienen la obligación de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública - Secop II, cuando ejecuten o tengan como fuente de financiación dineros públicos.

Que teniendo en cuenta lo anterior, así como las necesidades evidenciadas por la entidad con ocasión de la evolución contractual desde la aprobación del último Manual de Contratación, y con el fin de ajustarse a los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente, se considera procedente realizar ajustes a su texto.

Que conforme lo establece el numeral 15 del Artículo 10 del Acuerdo 106 de 2017, adicionado por el artículo 1 del Acuerdo 132 de 2018, corresponde a la Junta Directiva “Aprobar el manual de contratación de COLPENSIONES con sujeción a lo previsto en la Le/.

Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) en sesión celebrada el 30 de julio de 2020, tal como consta en el Acta de la misma fecha y previa recomendación del Comité de Gobierno Corporativo, para efectos de incorporar algunas actualizaciones, aprobó el Manual de Contratación de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO. Aprobar el Manual de Contratación de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) cuyo texto es el siguiente:

MANUAL DE CONTRATACIÓN

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

TÍTULO I.

MARCO NORMATIVO.

CAPÍTULO I.

NATURALEZA DE COLPENSIONES Y MARCO LEGAL APLICABLE.

1. Naturaleza Jurídica de COLPENSIONES. La Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia; en desarrollo de sus operaciones, COLPENSIONES se rige por el Decreto-Ley 4121 de 2011, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y sus Estatutos.

2. Régimen Contractual Aplicable. De conformidad con el Artículo 15o de la Ley 1150 de 2007, los contratos que celebren las entidades financieras de carácter estatal no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades y en todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el Artículo 13o de la citada Ley.

En tal virtud, el presente Manual deberá ser interpretado de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas del Derecho Privado. Ningún servidor o contratista de COLPENSIONES podrá desarrollar procedimientos o actuaciones adicionales o distintos a los previstos en el presente Manual.

3. Inhabilidades e incompatibilidades para contratar. De conformidad con lo establecido en los artículos 13o y 15o de la Ley 1150 de 2007, COLPENSIONES aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la Contratación Estatal, de acuerdo con lo establecido en la Constitución y la ley.

En consecuencia, quien esté incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o la ley, no podrá participar en procedimientos de contratación ni celebrar contratos con COLPENSIONES.

CAPÍTULO II.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN Y POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO.

1. Principios. Todas las actuaciones y procedimientos de carácter contractual que realicen COLPENSIONES, sus servidores públicos y todos los colaboradores vinculados a COLPENSIONES se sujetarán y orientarán por las normas del Derecho Privado y por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad de acuerdo con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.

2. Políticas de Buen Gobierno. COLPENSIONES, como parte de sus políticas de buen gobierno corporativo, está comprometida a establecer relaciones de confianza con sus grupos de interés, para lo cual utilizará buenas prácticas, como:

- La divulgación de la información de sus procedimientos de contratación, de una manera oportuna y veraz.

- La aplicación de reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad en la provisión de bienes y servicios para cumplir con su objeto social, como el respeto por la equidad en las oportunidades de participación de sus proveedores y el correcto análisis de las condiciones técnicas, comerciales y de valor agregado y, en general, la vigencia de la ética y la responsabilidad social en su contratación.

- La adopción de Reglas de Participación con capítulos comunes para todos los procesos de selección, con requisitos mínimos definidos desde la estructuración del Estudio Previo, previo análisis de cada caso en particular.

- La utilización de reuniones de entendimiento con los proveedores, pudiendo realizar con estos, pruebas que garanticen el entendimiento del alcance del proceso y generar mayor certeza en la cotización para contrataciones complejas.

- La adopción de modelos económicos a largo plazo y la inclusión en las ofertas económicas del costo de los servicios de soporte y mantenimiento, con opción para que al finalizar el contrato se pueda continuar con estos servicios. (Oferta futura de costo calificable, sí hay ampliación del contrato).

- La utilización de la opción de compra de bienes a favor de Colpensiones al final del período contractual, en algunos proyectos.

- La utilización de pruebas de concepto como requisito mínimo para la selección de contratistas de tecnología y práctica de pruebas técnicas durante la etapa de evaluación de las propuestas, que así lo requieran.

- La inclusión de Acuerdos de Niveles de Servicio - ANS, que permitan a Colpensiones realizar descuentos por indisponibilidades o desviaciones en la calidad, sin acudir a procesos sancionatorios.

3. Veedurías ciudadanas: Podrán participar en los procesos de selección adelantados por COLPENSIONES, las Veedurías Ciudadanas constituidas de conformidad con la Ley 850 de 2003.

4. Publicación de documentos en el SECOP II: COLPENSIONES publicará en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, los documentos de su actividad contractual, en concordancia con la Ley de Transparencia.

5. Uso de medios electrónicos: COLPENSIONES podrá usar medios electrónicos para la solicitud y recibo de cotizaciones y ofertas, la celebración de contratos, la realización de audiencias de negociación, las subastas inversas, los procedimientos sancionatorios en los que se requiera la presencia de las partes, y todos los demás trámites en la etapa precontractual, como contractual.

TÍTULO II.

DISPOSICIONES GENERALES.

CAPÍTULO I.

REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN EN COLPENSIONES.

1. Competencia para celebrar contratos y convenios. De conformidad con los Estatutos Internos de COLPENSIONES, está en cabeza del Representante Legal o sus suplentes en ejercicio la competencia para comprometer y ordenar el gasto, celebrar los contratos y convenios, expedir los actos que se requieran en desarrollo de las etapas precontractual, contractual y post-contractual, suscribir las actas de liquidación de los contratos y, en general, adoptar todas las decisiones en relación con el desarrollo de la gestión contractual de COLPENSIONES; sin perjuicio de la posibilidad de delegar tales atribuciones a funcionarios del nivel directivo, con sujeción a las normas estatutarias y legales aplicables. La Dirección Contractual será la encargada de llevar a cabo la comunicación entre la entidad y los interesados u oferentes, durante los procesos de selección, conforme las funciones asignadas a dicha Dirección.

2. Capacidad para contratar. Podrán contratar con COLPENSIONES las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, de derecho público o privado, directamente o a través de consorcios o uniones temporales, siempre que sean consideradas legalmente capaces para contratar de conformidad con las disposiciones vigentes y no se encuentren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad o en un conflicto de intereses, de acuerdo con lo establecido en la Constitución, la ley y los Estatutos de COLPENSIONES.

3. Plan General de Compras. COLPENSIONES dispondrá de un Plan General de Compras para cada año elaborado por las dependencias de COLPENSIONES, consolidado por la Dirección de Bienes y Servicios y presentado por el Gerente Administrativo al Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, para que éste recomiende su aprobación al Vicepresidente de Gestión Corporativa. Dicha aprobación deberá surtirse antes del 31 de enero de cada año.

Si durante el respectivo año surgen nuevas necesidades de contratación, el Plan General de Compras será modificado. Las nuevas necesidades de contratación se entenderán incluidas en el Plan General de Compras, una vez el Vicepresidente de Gestión Corporativa, previa recomendación del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, apruebe su inclusión.

El Plan General de Compras y sus modificaciones serán publicados en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

4. Certificado de Disponibilidad. Todo procedimiento contractual que se inicie al interior de COLPENSIONES deberá disponer de un Certificado de Disponibilidad, previamente expedido por la Vicepresidencia de Gestión Corporativa, cuyo valor deberá amparar la totalidad del monto de las obligaciones que se contraerán con la futura contratación; y cumplir con las afectaciones presupuéstales que se requieran.

5. Comité de Contratación y Racionalización del Gasto. COLPENSIONES contará con un Comité de Contratación y Racionalización del Gasto quien asesorará al Representante Legal y emitirá recomendaciones de conformidad con la reglamentación que determine sus funciones, la cual será expedida por el Presidente o por quien éste delegue.

El Comité de Contratación y Racionalización del Gasto podrá decidir de manera motivada la aplicación de una modalidad de contratación diferente a la aplicable a la respectiva contratación, siempre y cuando esta se encuentre regulada en el presente Manual de Contratación. Esta decisión deberá ser parte Integral de los Estudios Previos.

6. Estudio de Mercado. El área solicitante de COLPENSIONES realizará para la contratación las consultas de precios e Investigaciones de mercado necesarias. Estas consultas se podrán realizar a través de los medios que se juzguen convenientes o en forma directa con las personas del sector requerido, elaborando el correspondiente cuadro comparativo, cuando a ello hubiere lugar.

El estudio de mercado también podrá tener en cuenta fuentes tales como la consulta a bases de datos especializadas, estudios, procesos similares en otras entidades, el análisis de precios históricos, entre otros. Cuando se recurra a estas fuentes, se deberán Indicar las bases de datos revisadas y/o las condiciones históricas en que el bien o servicio fue adquirido.

El trámite del estudio de mercado deberá documentarse y sus soportes deberán ser parte Integral de los Estudios Previos. Las solicitudes que se comuniquen al mercado deben establecer expresamente que no generan compromiso u obligación para COLPENSIONES, y no corresponde a un procedimiento de contratación salvo la posibilidad establecida en el parágrafo 1 del numeral III. INVITACIÓN A UN PROPONENTE del CAPÍTULO II. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN del presente Manual.

En desarrollo del trámite del estudio de mercado se deberán tener en cuenta los principios que orientan la contratación de COLPENSIONES.

TÍTULO III.

ETAPA PRECONTRACTUAL.

CAPÍTULO I.

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.

1. Los estudios previos, que soportan los procedimientos de contratación que adelante COLPENSIONES, deberán ser suscritos por el Vicepresidente, Jefe de Oficina, Gerente y Director solicitante.

Los estudios previos deberán contener como mínimo los siguientes elementos:

a) Descripción de la necesidad que se busca satisfacer con la futura contratación y determinación de la conveniencia del objeto a contratar para COLPENSIONES.

b) Manifestación sobre la inclusión de la contratación que se pretende en el Plan Genera- de Compras al que alude el numeral 3 del CAPÍTULO I. REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN EN COLPENSIONES del presente Manual.

c) Definición de la modalidad de contratación aplicable a la futura contratación con fundamento en el presente Manual.

d) Descripción del objeto y el alcance del bien o servicio a contratar, incluyendo las especificaciones y documentos técnicos correspondientes.

e) Obligaciones generales y específicas exigibles al futuro Contratista y a COLPENSIONES.

f) Determinación del valor estimado del futuro contrato, de conformidad con las disposiciones establecidas en el presente Manual y los resultados del estudio de mercado.

g) Determinación del plazo estimado para la ejecución del futuro contrato que se derive del procedimiento de contratación.

h) Determinación de la forma de pago del valor del futuro contrato que se derive del procedimiento de contratación. Así como la justificación de la necesidad de pactar la entrega de anticipo o pago anticipado, si aplica.

i) Determinación de los requisitos para participar y criterios de calificación de carácter técnico, si aplica, que se tendrán en cuenta para seleccionar la propuesta más favorable para COLPENSIONES.

j) La estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles involucrados en la futura contratación, si aplica.

k) Las licencias o permisos especiales, los cuales deberán ser advertidos por el área técnica que requiere la contratación, si aplica.

l) Indicación de las garantías que deben ser exigidas a los participantes del procedimiento de contratación y al proponente que resulte seleccionado de acuerdo con lo establecido en el presente Manual.

m) Determinación de los criterios de desempate de las ofertas, si aplica.

n) Determinación del responsable de la supervisión del respectivo contrato.

2. Para iniciar el trámite correspondiente, además de los estudios previos, deberán entregarse a la Dirección Contractual en medio físico y magnético, todos los documentos y antecedentes correspondientes, incluyendo el Certificado de Disponibilidad.

CAPÍTULO II.

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN.

Las modalidades de contratación dispuestas en este capítulo estarán sujetas a los principios indicados en el TÍTULO I. MARCO NORMATIVO del presente Manual.

Las siguientes serán las modalidades de contratación con fundamento en las cuales COLPENSIONES escogerá a sus contratistas:

I. Invitación a una pluralidad determinada de proponentes.

II. Convocatoria Pública

III. Invitación a un proponente

IV. Subasta Inversa

I. INVITACIÓN A UNA PLURALIDAD DETERMINADA DE PROPONENTES

Definición. Modalidad de contratación competitiva en que presentarán propuesta para la contratación de bienes o servicios que requiera COLPENSIONES, previa invitación a varias personas. La oferta se seleccionará con base en factores objetivos definidos en las Reglas de Participación y en lo dispuesto en el presente Manual.

Procedencia. La invitación a una pluralidad determinada de proponentes procederá cuando la cuantía estimada para el futuro contrato sea superior a trescientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (300 SMLMV) e inferior a seis mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (6000 SMLMV), en ambos casos sin incluir IVA.

Procedimiento. La modalidad de contratación por invitación a una pluralidad determinada de proponentes se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

a) Será requisito para este procedimiento invitar como mínimo a tres (3) oferentes que estén en capacidad de ofrecer los bienes o servicios requeridos por COLPENSIONES, de acuerdo con los Estudios y Documentos Previos. Lo anterior, salvo que, de acuerdo con el estudio de mercado, se evidencie que existen únicamente dos (2) oferentes en el mercado, caso en el cual se invitará a dicho número de oferentes.

b) La invitación a celebrar un contrato se formulará mediante comunicación suscrita por el Representante Legal o su delegado, en la cual se anexarán las Reglas de Participación correspondientes. Dichas Reglas de Participación contendrán, la siguiente información mínima: objeto del contrato y alcance del mismo, plazo de ejecución, criterios de selección, requisitos de capacidad y experiencia, plazo para recibir el ofrecimiento y demás condiciones que se deriven de la naturaleza del objeto a contratar.

c) Los interesados podrán formular observaciones a las Reglas de Participación.

d) De conformidad con la naturaleza de los bienes y servicios se establecerá el plazo para presentar las ofertas.

e) Una vez presentadas las ofertas, se realizará la evaluación y calificación de las mismas por parte del Grupo Evaluador, el Grupo Evaluador elaborará el respectivo informe, con estricta sujeción a las condiciones señaladas en las Reglas de Participación.

f) Concluido el término de evaluación y calificación establecido en las Reglas de Participación, el Informe de Evaluación estará a disposición de los proponentes en la Dirección Contractual de COLPENSIONES hasta por el término de tres (3) días hábiles, plazo durante el cual podrán formular las observaciones que consideren pertinentes.

g) Analizadas las observaciones formuladas por los proponentes y efectuadas las modificaciones o los ajustes a que hubiere lugar, el Grupo Evaluador emitirá el correspondiente Informe Final de Evaluación con base en el cual el Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, de acuerdo con sus funciones, recomendará al Representante Legal o a su delegado, la selección del contratista o declaratoria de fallido del procedimiento con base en las Reglas de Participación, quien podrá apartarse de dicha recomendación.

h) La selección del contratista se comunicará en el plazo establecido en el cronograma mediante comunicación escrita, con copia a los demás proponentes. La declaratoria de fallido del procedimiento se informará a quienes presentaron oferta.

II. CONVOCATORIA PÚBLICA

Definición. Modalidad de contratación competitiva en la que pueden presentar propuesta para la contratación de bienes o servicios que requiera COLPENSIONES todas las personas que cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria pública. La oferta se seleccionará con base en factores objetivos definidos en las Reglas de Participación y en lo dispuesto en el presente Manual.

Procedencia. La convocatoria pública procederá cuando la cuantía estimada para el futuro contrato sea Igual o superior a seis mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (6000 SMLMV) sin Incluir IVA o en vigencia de Ley 996 de 2005 “por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones".

Procedimiento. La modalidad de contratación por convocatoria pública se desarrollará conforme el siguiente procedimiento:

a) El Representante Legal o a su delegado convocará públicamente a participar en el procedimiento de contratación mediante la utilización de medios idóneos tales como Internet.

b) Se publicarán las Reglas de Participación correspondientes en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

c) Los Interesados podrán formular observaciones a las Reglas de Participación.

d) De conformidad con la naturaleza de los bienes y servicios objeto de la futura contratación, se establecerá el plazo para presentar ofertas. El Grupo Evaluador procederá a realizar la evaluación y calificación de las propuestas allegadas con estricta sujeción a las condiciones señaladas en las Reglas de Participación.

e) Concluido el término de evaluación y calificación establecido en las Reglas de Participación, el Informe de Evaluación será publicado en su Integridad en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente hasta por el término de tres (3) días hábiles, plazo durante el cual los proponentes podrán formular las observaciones que consideren pertinentes.

f) Analizadas las observaciones formuladas por los proponentes y efectuadas las modificaciones o los ajustes a que hubiere lugar, el Grupo Evaluador emitirá el correspondiente Informe Final de Evaluación con base en el cual el Comité de Contratación y Racionalización del Gasto de acuerdo con sus funciones, recomendará al Representante Legal o a su delegado la selección del contratista o la declaratoria de fallido del procedimiento, quien podrá apartarse de dicha recomendación.

g) La decisión del Representante Legal o su delegado se Informará a todos los Interesados en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente y se comunicará de manera escrita al proponente seleccionado que su propuesta fue aceptada.

Si el oferente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión, no suscribe el contrato dentro del tiempo establecido en las Reglas de Participación o si entre la comunicación de aceptación y la suscripción del contrato sobreviene una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses o se evidencia que el oferente se encuentra incurso en las causales de rechazo previstas en las Reglas de Participación, COLPENSIONES desistirá de la propuesta y podrá contratar, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, con el oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta sea favorable para COLPENSIONES y estuviere vigente a la fecha y sea posible llegar a un acuerdo sobre precios y condiciones que mejoren su oferta inicial y que se asemeje a la oferta desistida.

Lo anterior, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta al proponente seleccionado en primer lugar.

III. INVITACIÓN A UN PROPONENTE

Definición. Modalidad de contratación mediante la cual se contrata con una persona, jurídica o natural, capaz e idónea para ejecutar el objeto del futuro contrato de acuerdo con los requerimientos y requisitos que se establezcan en los estudios previos y con base en una oferta presentada de manera previa. La necesidad de recurrir a esta modalidad de contratación y a alguna de sus causales, deberá ser justificada en los estudios previos.

Procedencia. La modalidad de contratación por invitación a un proponente procederá en cualquiera de los siguientes casos:

a) Cuando se trate de la celebración de contratos en consideración a las calidades especiales (conocimiento, experiencia, reconocimiento, seguridad, confianza) de la persona que se debe contratar (contratos intuito personae), lo cual incluye, sin limitarse, los contratos que tengan por objeto bienes o servicios (metodologías, procedimientos, entre otros) sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial que se decida celebrar con los titulares de estos derechos.

b) Cuando se trate de la celebración de contratos que tengan por objeto una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada, que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por el mismo Contratista. Dichas razones deben estar identificadas y justificadas en el documento de estudios previos.

c) Cuando se trate de la celebración de contratos cuyo valor no sobrepase de trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes (300 SMLMV) sin incluir IVA.

d) Cuando no exista en el mercado pluralidad de oferentes del bien o servicio a contratar.

e) Cuando se trate de la celebración de contratos para la prestación de servicios cuando no exista personal de planta suficiente o capacitado para la realización de las actividades requeridas por COLPENSIONES.

f) Cuando se trate de la celebración de contratos de compraventa y arrendamiento de bienes inmuebles.

g) Cuando se declare fallido alguno de los procedimientos de contratación adelantados bajo las modalidades de convocatoria pública, invitación a una pluralidad determinada de proponerles y subasta inversa o, si antes del perfeccionamiento del contrato, el mismo no es suscrito.

h) Cuando se trate de la celebración de contratos para la actualización, mantenimiento, soporte de software y renovación de licenciamiento, cuyos servicios ofrece el mismo proveedor.

i) Cuando se trate de la celebración de contratos de condiciones uniformes bajo la modalidad de inscripción, suscripción o afiliación.

j) Cuando se trate de la celebración de contratos y convenios con entidades, empresas u organizaciones públicas o privadas, que tenga por objeto el intercambio de información o la consulta de bases de datos para la verificación de información correspondiente a los afiliados, pensionados y usuarios de COLPENSIONES o cuando tengan por objeto aunar esfuerzos y no se generen contraprestaciones entre los cocontratantes.

k) Cuando se trate de la celebración de contratos que se requieran para la adquisición de un bien o la prestación de un servicio, que garanticen la continuidad de uno ya existente y que el mismo proveedor esté en capacidad de ofrecer y represente la mejor relación costo - beneficio para COLPENSIONES.

l) Cuando se trate de contratos necesarios para cumplir de manera directa el objeto de COLPENSIONES definido en la ley.

m) Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios interadministrativos.

n) Cuando se trate de la celebración de contratos de adhesión en los cuales COLPENSIONES es el adherente.

o) Cuando la necesidad inminente del bien o servicio no permita adelantar la contratación bajo otra modalidad.

p) Cuando se trate de adquirir bienes de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en las siguientes modalidades: Acuerdos Marco de Precios, bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda y bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Superficies.

q) Cuando se trate de la celebración del contrato con el Revisor Fiscal.

r) Cuando se trate de la celebración del contrato con el Defensor del Consumidor Financiero.

Procedimiento. La modalidad de contratación por invitación a un proponente se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

a) COLPENSIONES invitará a presentar oferta a aquella persona que se encuentre en capacidad de responder a la necesidad de la Entidad de acuerdo con la información de mercado que obtenga y los documentos previos.

b) La invitación a presentar oferta de COLPENSIONES deberá contener como mínimo los siguientes datos: objeto, plazo, valor, forma de pago, garantías exigibles, si aplica, obligaciones, especificaciones técnicas, entre otra información esencial para determinar el precio y alcance de lo requerido por COLPENSIONES.

c) La oferta se deberá aceptar o declinar en el término que para el efecto COLPENSIONES indique en su invitación. De no existir respuesta, se entenderá que la invitación de COLPENSIONES fue rechazada.

d) Cuando COLPENSIONES se acoja a Acuerdos Marco de Precios, bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda y bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Superficie, llevará a cabo el procedimiento previsto por Colombia Compra Eficiente para tales efectos, así como para emitir las órdenes de compra en desarrollo de la operación secundarla,

e) Cuando se trate de la celebración de contratos de condiciones uniformes bajo la modalidad de Inscripción, suscripción, afiliación o adhesión, COLPENSIONES celebrará el contrato, de conformidad con las condiciones sustentadas en los estudios previos.

PARÁGRAFO 1: Para el caso de la causal prevista en el literal c), del numeral III. INVITACIÓN A UN PROPONENTE del presente Manual, COLPENSIONES contratará con quien haya presentado la oferta más favorable en el estudio del mercado. Esta circunstancia deberá ser justificada en documento suscrito por el área solicitante.

PARÁGRAFO 2: Para los contratos cuya cuantía sea Igual o Inferior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV) sin Incluir IVA, el área solicitante deberá elaborar un documento que incluya la justificación de la necesidad de la contratación, un análisis que permita establecer que el valor se encuentra ajustado a los precios del mercado y los demás aspectos que considere necesarios para la futura contratación. El mencionado documento deberá acompañarse de la propuesta o cotización respectiva.

IV. SUBASTA INVERSA

Definición. Modalidad de contratación competitiva en virtud de la cual las personas invitadas por COLPENSIONES que cumplan con los requisitos para participar de una convocatoria pública realizan una puja dinámica que podrá ser electrónica o presencial, mediante reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado y de acuerdo con las condiciones que establezcan las Reglas de Participación correspondientes. COLPENSIONES seleccionará la oferta con base en el menor precio ofertado al finalizar el evento de subasta.

Procedencia. Esta modalidad de contratación se podrá efectuar para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, cuya cuantía sea Igual o superior a trescientos salarlos mínimos legales mensuales vigentes (300 SMLMV).

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Procedimiento, La modalidad de contratación por subasta inversa se desarrollará conforme el siguiente procedimiento:

a) COLPENSIONES publicará las Reglas de Participación correspondientes en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, donde se fijarán los requisitos para participar en la subasta y las reglas que regirán el evento de subasta.

b) Los Interesados podrán formular observaciones a las Reglas de Participación durante el término que se establezca en éstas.

c) Las Reglas de Participación indicarán el plazo para presentar los requisitos para participar en la subasta y la oferta económica inicial.

d) Vencido el término anterior, el Grupo Evaluador procederá a realizar la verificación de los requisitos para participar en la subasta, previstos en las Reglas de Participación durante el término que éstas prevean.

e) Concluida la verificación por parte del Grupo Evaluador, comunicará los resultados mediante documento que será publicado en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Durante el término indicado en las Reglas de Participación, los proponentes podrán observar dicho documento y presentar a COLPENSIONES las aclaraciones correspondientes.

f) COLPENSIONES comunicará en el SECOP II o en la plataforma que para tales efectos disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, los proponentes que participarán en el evento de subasta, la cual se llevará a cabo en la fecha y hora que establezcan las Reglas de Participación.

g) Finalizado el evento de subasta, se seleccionará a aquel oferente que haya presentado el menor precio. COLPENSIONES podrá abstenerse de suscribir el contrato cuando, de manera razonada, observe que la postura final del proponente puede poner en riesgo el cumplimiento del objeto del contrato y sus obligaciones, por ser artificialmente baja. De esto se deberá dejar constancia.

CAPÍTULO III.

DESCRIPCIÓN DE NORMAS APLICABLES PARA LAS MODALIDADES DE INVITACIÓN A UNA PLURALIDAD DETERMINADA DE PROPONENTES, CONVOCATORIA PÚBLICA Y SUBASTA INVERSA.

1. Presentación de las Propuestas. Las propuestas se deberán presentar por escrito en la forma y oportunidad que se indique en las Reglas de Participación.

COLPENSIONES podrá autorizar la presentación de propuestas alternativas,
indicando de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación.

2. Evaluación de las propuestas. Para los procedimientos que se realicen a través de convocatoria pública, invitación a una pluralidad determinada de proponentes y subasta inversa, COLPENSIONES verificará, en desarrollo de esta etapa, el cumplimiento de los requisitos de participación que se hayan exigido en las Reglas de Participación, hará las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios y condiciones de mercado; además, considerará los resultados de las asesorías internas o externas que estime conveniente solicitar, y finalmente aplicará los factores de evaluación que se hubieren establecido.

La evaluación de las ofertas será realizada por un Grupo Evaluador. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero.

La evaluación de las ofertas se debe realizar teniendo en cuenta los requisitos, los criterios de evaluación y su ponderación establecidos en las Reglas de Participación y dentro del plazo que se haya señalado, el cual se podrá ampliar por el término que COLPENSIONES estime necesario, en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes.

Durante el período de evaluación o verificación, COLPENSIONES podrá solicitar los documentos, certificados y aclaraciones que considere necesarios con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al proponente que, luego de la verificación correspondiente considere necesarios. Con ocasión de lo anterior serán subsanables, antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado, o hasta el momento que las Reglas de Participación indiquen, los aspectos que no afecten la asignación de puntaje de acuerdo con las Reglas de Participación.

Las evaluaciones técnicas, jurídicas, económicas y financieras deberán estar firmadas por los funcionarios designados como evaluadores.

3. Grupo Evaluador. Para cada procedimiento que se realice a través de Convocatoria pública, invitación a una pluralidad determinada de proponentes o subasta inversa, se conformará un Grupo Evaluador que tendrá a su cargo la evaluación técnica, jurídica, financiera y económica de las propuestas que se presenten, con estricta sujeción a las condiciones establecidas en las Reglas de Participación y en el presente Manual.

En desarrollo de sus funciones el Grupo Evaluador deberá:

a) Elaborar el Informe de Evaluación que será puesto en conocimiento de los proponentes.

b) Evaluar las observaciones e intervenciones realizadas por los proponentes y demás interesados al informe mencionado y emitir el Informe de Evaluación definitivo que presentará al Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, de acuerdo con sus funciones.

c) Verificar, analizar, comprobar y evaluar los ofrecimientos contenidos en cada una de las ofertas recibidas determinando el cumplimiento de todos los requerimientos y condiciones establecidos en las Reglas de Participación. La verificación, evaluación y calificación de las ofertas a cargo del Grupo Evaluador, se efectuará en forma objetiva, ciñéndose a los criterios establecidos en las Reglas de Participación y en el presente Manual.

d) Presentar y firmar el informe de evaluación definitivo al Comité de Contratación y Racionalización del Gasto a fin de que éste recomiende al Representante Legal, de acuerdo con sus funciones, la decisión de selección del contratista o declaratoria de fallido del procedimiento.

La integración del Grupo para cada procedimiento la realizará el Representante Legal o su delegado, mediante comunicación que se remitirá a cada uno de los servidores que realizaran las evaluaciones.

La integración de este Grupo podrá efectuarse con asesores externos a COLPENSIONES contratados o designados para tal propósito, cuando se considere pertinente por el Representante Legal de COLPENSIONES.

4. Suspensión del procedimiento de contratación. COLPENSIONES podrá suspender el procedimiento de contratación en cualquiera de sus etapas cuando lo considere conveniente.

5. Cancelación del procedimiento de contratación. COLPENSIONES podrá cancelar el procedimiento de contratación antes de la fecha y hora prevista para el cierre en las Reglas de Participación,

6. Saneamiento del procedimiento de contratación. Si durante cualquier etapa del procedimiento de contratación se advierte que se pretermitió alguno de los requisitos establecidos en este Manual de Contratación o en la Reglas de Participación o se encuentren Irregularidades en el procedimiento, el Representante Legal deberá ordenar su cumplimiento o saneamiento cuando éste fuere procedente y se continuará con el trámite respectivo en el estado en que el mismo se encuentre.

7. Etapa de Negociación. Cuando COLPENSIONES lo considere conveniente y en aplicación del principio de economía, en las Reglas de Participación respectivas, podrá prever una etapa de negociación, previa a la selección del contratista, con los siguientes objetivos:

- Para obtener un mejor precio por parte del único oferente habilitado.

- Para obtener el menor precio de oferta, dentro de los proponentes que hayan sido habilitados y que hayan obtenido en la evaluación final un puntaje ubicado dentro de los rangos que se prevean en las Reglas de Participación. Esta posibilidad deberá definirse claramente en las Reglas de Participación correspondientes.

Con esta etapa no se podrá poner en riesgo la ejecución del objeto del futuro contrato ni las obligaciones en él contenidas. Tampoco desmejorar las condiciones técnicas presentadas en la oferta.

De fracasar la etapa de negociación o cuando esta no sea favorable a los Intereses de COLPENSIONES, la Entidad podrá abstenerse de suscribir el contrato y declarar el procedimiento fallido, sin que se pueda hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta.

Las Reglas de Participación deberán prever las reglas que regirán esta etapa. Del desarrollo de esta etapa y los acuerdos que se obtengan, se deberá dejar constancia escrita.

8. Derecho de retracto. En caso que COLPENSIONES, con posterioridad a la selección del contratista y en todo caso antes de la firma del respectivo contrato, detecte error o Inconsistencia en la evaluación que sirvió de fundamento para dicha selección, podrá retractarse de la misma comunicando esta decisión al proponente seleccionado e Indicándole las razones en que sustenta la decisión; caso en el cual, corregido el error o la inconsistencia se continuará con el procedimiento y se tomará la decisión que corresponda frente al proceso.

9. Precio artificialmente bajo. El precio artificialmente bajo se determinará en cada caso concreto respecto de una oferta determinada, considerando el estudio de mercado que respalda el procedimiento de contratación y las condiciones particulares del sector correspondiente a los bienes o servicios a adquirir. En este caso COLPENSIONES deberá requerir al oferente para que sustente y justifique el alcance del precio ofrecido. Estas explicaciones deberán ser analizadas de manera suficiente por el Grupo Evaluador y por el Vicepresidente o Jefe de Oficina solicitante.

TÍTULO IV.

ETAPA CONTRACTUAL.

1. Documentación de los contratos. La celebración de los contratos por parte de COLPENSIONES, de acuerdo con la naturaleza y cuantía de los mismos, deberá surtirse de la siguiente forma:

a) En los contratos cuya cuantía fuese superior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV) sin incluir el IVA, se utilizará el formato de contrato.

b) En los contratos cuya cuantía fuese igual o inferior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV) sin incluir el IVA, se entenderán celebrados con la suscripción, por parte del Representante Legal o su delegado, de un documento de aceptación de oferta, remitido al proponente.

2. Ejecución. Para iniciar la ejecución de los contratos, se deberá aprobar la respectiva garantía, si aplica, de acuerdo con el contrato o el documento de aceptación de oferta correspondiente.

Las garantías que se requieran deberán estar vigentes durante el término de duración del contrato hasta la terminación o liquidación del contrato según corresponda.

El Director Contractual de COLPENSIONES deberá aprobar la respectiva garantía conforme con los requisitos exigidos en las Reglas de Participación, el contrato o la aceptación de oferta.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando en el respectivo contrato se prevea la suscripción de un acta de inicio, el plazo de ejecución del contrato se contabilizará desde el momento en el cual dicha acta sea suscrita por el supervisor y el contratista, o desde el momento que las partes prevean en el respectivo contrato.

De acuerdo con su complejidad y naturaleza, en los contratos se podrán pactar etapas de alistamiento, ejecución y transición, caso en el cual se podrá estipular que la ejecución contractual Inicie con posterioridad a la etapa de alistamiento.

3. Garantías en la contratación de COLPENSIONES: La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato, se determinarán teniendo en cuenta la naturaleza del mismo, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes.

Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y las condiciones del mercado se adoptarán las siguientes garantías:

a) Pólizas de Seguro en favor de particulares o en favor de Empresas Industriales y Comerciales del Estado expedidas por compañías aseguradoras autorizadas para funcionar en Colombia.

b) Garantías bancadas a primer requerimiento.

c) Fiducia mercantil en garantía.

Para evaluar la suficiencia de las pólizas de seguros, se aplicarán las siguientes reglas:

El valor asegurado de cada una de las coberturas no puede ser Inferior a los siguientes porcentajes y en todo caso para determinarlo se deben tener en cuenta los potenciales riesgos de acuerdo con la naturaleza de los bienes y servicios a contratar a fin de que el amparo sea suficiente.

a) Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en las Reglas de Participación, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

b) Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

c) Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse en todo caso, vigente hasta el término de liquidación del mismo. Este amparo deberá extenderse a cubrir los perjuicios que se generen a COLPENSIONES por las sanciones económicas o pecuniarias como multas y cláusula penal pecuniaria que se causen al contratista.

d) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

e) Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco (5) años, contados a partir del recibo de la obra, salvo que COLPENSIONES justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

f) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.

g) Devolución del pago anticipado. Cubre los perjuicios sufridos por COLPENSIONES por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar. Debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine COLPENSIONES. El valor de esta garantía debe ser el cien por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.

Otras pólizas:

a) Póliza de infidelidad y Riesgos Financieros. Se implementará en los contratos con entidades financieras o cuando quiera que el objeto del mismo lo amerite. El monto y vigencia se determinará según el tipo de contrato a celebrar.

b) Responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad civil extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a COLPENSIONES con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser Inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato, al momento de la expedición de la póliza, y en ningún caso Inferior a doscientos salarlos mínimos legales mensuales vigentes (200 SMLMV). La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

Podrá prescindirse de garantías en los contratos Inferiores a cien salarlos mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV), interadministrativos y los de seguros.

4. Pacto de anticipos y pagos anticipados. COLPENSIONES podrá pactar en los contratos, cuando el objeto del mismo lo requiera, anticipos y/o pagos anticipados que no superen el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, para cuyo giro será obligatoria la constitución y aprobación de una póliza de buen manejo y correcta Inversión del mismo, así como la aprobación del programa de Inversión por parte de COLPENSIONES.

Cuando lo estipule el contrato, el Interventor abrirá con el contratista una cuenta bancada para el manejo conjunto (contratista- Interventor) del anticipo del contrato y deberá ser Independiente de sus cuentas particulares. Esta cuenta deberá estar a nombre del proyecto y contendrá el nombre del contratista y el número del contrato.

De acuerdo con la complejidad, alcance y cuantía del contrato, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, lo cual se determinará en el estudio previo y se someterá a consideración del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto. El costo de la comisión será cubierto directamente por el Contratista.

5. Modificaciones contractuales. Toda modificación (suspensión, aclaración, adición, prórroga o ampliación del plazo de ejecución contractual, entre otras), deberá realizarse durante el plazo de ejecución del respectivo contrato y contar con la justificación y recomendación escrita del supervisor o interventor del Contrato.

Las modificaciones a los contratos deberán cumplir con las mismas formalidades surtidas en relación con el acuerdo inicial. El contratista deberá ampliar o modificar las garantías exigidas en la forma establecida en la correspondiente modificación, suspensión, adición, prórroga o ampliación de plazo.

PARÁGRAFO: Toda modificación a los contratos que suscriba COLPENSIONES podrá denominarse indistintamente “otrosí” y deberá atender a los principios previstos en el presente Manual

6. Cláusula de indemnidad. En los contratos que celebre COLPENSIONES se incorporará la cláusula de indemnidad conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual, el contratista se obliga a mantener indemne a COLPENSIONES de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.

7. Cláusula de multas. En los contratos que suscriba COLPENSIONES podrán preverse multas que consistirán en obligaciones pecuniarias a cargo del contratista, encaminadas a compeler, conminar o apremiarlo con el fin de que éste ejecute las prestaciones de dar, hacer o no hacer a las que está obligado en virtud del respectivo contrato.

7.1. Procedimiento para hacer efectiva la cláusula de multas previstas en los contratos de COLPENSIONES. Para hacer efectiva la cláusula de multas, el supervisor o interventor presentará al contratista el correspondiente informe de encontrarse en retardo, con el fin de que este, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del mismo proceda al correspondiente pago o indique las razones por las cuales se encuentra en desacuerdo con dicho informe, demuestre que ya cumplió con la obligación a su cargo o presente un plan o propuesta de mejora; frente a lo cual COLPENSIONES procederá a analizar las razones expuestas por el contratista y dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación respectiva, señalará en comunicación escrita si acepta total o parcialmente las observaciones presentadas. De no aceptarlas, COLPENSIONES podrá cobrar el valor respectivo previsto en el contrato por concepto de multa, mediante compensación o descuento de saldos que tenga pendiente el contratista. Para esto, con la firma del contrato, se entenderá que el contratista autoriza irrevocablemente a COLPENSIONES para que descuente los valores a su cargo por concepto de multa de cualquier suma a su favor por efecto de este u otro contrato.

Del procedimiento y las actuaciones acá indicadas deberá informarse a la Compañía de Seguros, y en todo caso COLPENSIONES permitirá su actuación en el mismo,

8. Cláusula Penal Pecuniaria. En los contratos que suscriba COLPENSIONES se podrá prever la cláusula penal de conformidad con las normas que rigen el Derecho Privado y las estipulaciones contenidas en el contrato.

9. Supervisión o Interventoría del contrato. La supervisión del contrato será ejercida por el funcionario designado. Dicha labor podrá ser ejercida directamente por el Vicepresidente o Jefe de Oficina, Gerente o Director correspondiente o por servidores de dicha dependencia o por una persona natural o jurídica externa e idónea cuando las circunstancias así lo ameriten. En el evento que la complejidad del contrato lo requiera, podrá contratarse y apoyo a la supervisión, debidamente justificada.

Cuando las circunstancias lo ameriten, el seguimiento y control de los contratos podrá ser llevado a cabo por la persona jurídica o natural idónea contratada para tal efecto, la cual se denominará interventor.

El supervisor o Interventor tendrá a su cargo las responsabilidades que para el efecto se establezcan en el contrato correspondiente y en la normativa interna expedida por COLPENSIONES. entre las cuales se incluirán, entre otras, ejercer el control y la vigilancia de la ejecución del contrato hasta su liquidación, exigir del contratista el adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, de ser necesario ejercer las acciones a que hubiere lugar en caso de incumplimiento del contrato, expedir las certificaciones de cumplimiento para la realización de los pagos pactados, requerir la información y efectuar las observaciones pertinentes al contratista con ocasión del desarrollo del contrato y suscribir el acta de inicio del contrato, en caso de requerirse.

Las modificaciones relacionadas con los funcionarios designados para realizar la supervisión, se realizarán mediante comunicación interna suscrita por el Representante Legal o su delegado y se comunicarán al contratista.

En caso de que la supervisión de un contrato sea compartida, los supervisores designados responderán de manera solidaria por las obligaciones, deberes y compromisos relacionados con el contrato objeto de supervisión. En consecuencia, las justificaciones, solicitudes y documentos que se suscriban en el marco de la supervisión de dicho contrato deberán ser suscritos de manera conjunta por quienes ejerzan la respectiva supervisión.

10. Solución de controversias. Las controversias que surjan con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos celebrados por COLPENSIONES, procurarán resolverse de manera directa entre las partes.

En caso de no ser posible resolver de manera directa las controversias, se acudirá a la Jurisdicción Competente, o en caso de haberse pactado una cláusula compromisoria o compromiso, al Tribunal de Arbitramento en los términos pactados por las partes. Para efectos de pactar cláusula compromisoria o compromiso en los contratos celebrados por COLPENSIONES, se surtirán los trámites que señale la Presidencia de la República por medio de circular, si a ello hubiere lugar.

TÍTULO V.

ETAPA POST CONTRACTUAL.

1. Una vez terminado el plazo del contrato, empieza la etapa post contractual, la cual se considerará surtida con la terminación del contrato, momento en el cual el supervisor o interventor del contrato deberá expedir el correspondiente informe de supervisión para terminación, en contratos de ejecución sucesiva o la autorización de pago de factura, en contratos de ejecución instantánea.

Los contratos que suscriba COLPENSIONES deberán liquidarse cuando superen los cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMMLV), en los siguientes eventos:

- Cuando el contrato respectivo se termine de manera anticipada.

- Cuando durante el plazo de ejecución del respectivo contrato se hayan presentado situaciones de incumplimiento, sanciones o controversias de diversa índole.

- Cuando se trate de contratos cuya ejecución se realice por demanda de COLPENSIONES.

- Siempre que el supervisor o interventor del contrato así lo recomiende en el Informe de supervisión para terminación.

Sin perjuicio de lo anterior, COLPENSIONES podrá abstenerse de adelantar el procedimiento de liquidación, en aquellos contratos que se evidencie, a partir de los informes parciales de ejecución y supervisión, y de manera inequívoca, el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones por las partes. En todo caso, el supervisor o interventor deberá expedir un documento certificando dicha situación.

En los casos en los cuales la liquidación del contrato es obligatoria, ésta se deberá realizar de mutuo acuerdo dentro del plazo que las partes prevean en el contrato, y en caso de no pactarse plazo alguno, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del respectivo contrato.

En el acta de liquidación, se Incluirán descuentos, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo contrato.

SI el contratista no se presenta a la suscripción del acta de liquidación, dentro del mes siguiente a la fecha en que fue Informado, en la dirección de correo electrónico o física Indicada en el contrato del proyecto de acta de liquidación, se tendrá como liquidación del contrato el Informe de Supervisión para terminación, para efectos de proceder a la liberación de los saldos a que haya lugar.

El supervisor del contrato deberá velar porque el contratista cumpla con los compromisos que hayan quedado incluidos en el acta de liquidación, dentro de la vigencia de las garantías e informar, si es del caso, la necesidad de hacer efectivas las garantías de calidad, estabilidad, buen funcionamiento y cualquier otra cuya vigencia se venza con posterioridad a la liquidación del contrato.

El supervisor deberá informar a la Dirección Contractual sobre el vencimiento deja vigencia de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o buen funcionamiento de las obras o bienes y de los servicios prestados, y en general, de todas las garantías que subsistan con posterioridad a la liquidación o terminación del contrato.

2. Informe del Supervisor o Interventor. En cualquier caso, el supervisor o interventor del contrato deberá elaborar un Informe de Supervisión para terminación que tendrá como propósito evidenciar y documentar la ejecución económica, financiera y obligacional del contrato respectivo.

Este Informe deberá estar acompañado del informe de pagos de Tesorería y los soportes que acrediten el cumplimiento por parte del contratista en el pago de aportes a Seguridad Social Integral y Parafiscales.

3. Archivo y conservación de los contratos. La Dirección Contractual será la responsable de la conformación de los expedientes conforme la política y lineamientos de archivo y gestión documental de la Entidad. Será responsabilidad de la Dirección Documental el procesamiento y custodia técnica de los expedientes contractuales conforme el modelo documental centralizado de la Entidad. Será responsabilidad del(os) supervisor(es) del contrato, entregar a dicha dependencia, los documentos que se produzcan o reciban en desarrollo de las actuaciones administrativas y contractuales en el orden en que se generen.

TÍTULO VI.

DISPOSICIONES FINALES.

Vigencia. El presente Manual de Contratación entrará en vigencia a partir del 1o de agosto de 2020. Los procedimientos de contratación en curso y los contratos en ejecución a la fecha de entrada en vigencia del presente manual, así como las adiciones o prórrogas de contratos suscritos con anterioridad a este, deberán regirse de conformidad con el manual vigente a la fecha de apertura del respectivo procedimiento o la celebración del contrato.

Los contratos resultantes de los procedimientos de contratación en curso se regirán de conformidad con el Manual de Contratación vigente a la fecha de celebración del respectivo contrato.

ARTÍCULO SEGUNDO. El presente Acuerdo deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, especialmente aquellas contenidas en el Acuerdo 073 de 2014.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., el 30 de julio de 2020

FELIPE NEGRET MOSQUERA

Presidente de la Junta Directiva

OSCAR EDUARDO MORENO ENRIQUEZ

Secretario Técnico de la Junta Directiva

×