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Acuerdo 7 de 2020 COLPENSIONES

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ACUERDO 7 DE 2020

(agosto 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por el cual se actualiza el reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y se derogan los Acuerdos 113 de 2017, 006 de 2019, 007 de 2019 y 008 de 2019.

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES -COLPENSIONES

En ejercicio de sus facultades legales, en particular las que le confiere el literal e) del articulo 90 de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 del Decreto 309 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que conforme lo prevé el numeral 6.1.2 de la Parte I, Título I, Capítulo IV, de la Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, “para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a las juntas directivas u órganos equivalentes de las entidades sometidas a inspección y vigilancia, éstas deben contar con un comité de auditoría, dependiente de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno de la misma, así como a su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u órgano equivalente en la materia, desarrollando funciones de carácter eminentemente de asesoría y apoyo".

Que el aludido comité tendrá como funciones principales las contenidas en el numeral 6.1.2.1. ibidem, sin perjuicio de las demás que le asigne la Junta Directiva al aprobar su reglamento.

Que el numeral 6.1.2.3 de la precitada circular, establece que, la Junta Directiva deberá adoptar el reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría, Incluyendo, además de las funciones señaladas en el numeral 6.1.2.1 ejusdem, "aquellas que en su criterio sean propias de la institución y se adapten a sus necesidades".

Que en cumplimiento de lo anterior, la Junta Directiva mediante Acuerdo 14 del 11 de diciembre de 2011, conformó el Comité de Auditoría de la Administradora Colombiana de Pensiones -Colpensiones-, acto administrativo modificado por los Acuerdos 085 del 4 de septiembre de 2015 de y 093 del 12 de mayo de 2016.

Que con la finalidad de ajustar la conformación y funciones del citado comité a las. orientaciones que sobre el particular definió la Superintendencia Financiera de Colombia en las Circulares Externas 028 y 029 de 2014, la Junta Directiva, mediante Acuerdo 113 del 05 de abril de 2017, adoptó el reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y derogó el Acuerdo 93 de 2016.

Que el Decreto 648 de 2017 modificó y adicionó el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, estableciendo funciones para los Comités de Auditoría, relacionadas con la resolución de diferencias y conflictos de interés que afecten el ejercicio de la auditoría interna.

Que mediante el Acuerdo 007 del 19 de junio de 2019 se reformó la estructura y funcionamiento del Comité de Auditoria de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y se modificó el Acuerdo 113 de 2017.

Que a través del Acuerdo 008 del 19 de junio de 2019 se modificó la conformación del Comité de Auditoria de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y se adicionó el Acuerdo 006 del 21 de mayo de 2019.

Que el Nuevo Código de Mejores Prácticas Corporativas (Nuevo Código País), adoptado medíante Circular Externa 028 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, en sus recomendaciones 18.9, 18.13. y 18.18 plantean orientaciones y recomendaciones sobre la actividad del Comité de Auditoría.

Que el numeral 18.25 del precitado Código de Mejores Prácticas Corporativas, establece igualmente recomendaciones relacionadas con la gestión de riesgos, algunas de las cuales estarán a cargo del Comité de Auditoría.

Que con la finalidad de unificar las diferentes disposiciones y recomendaciones que conciernen al correcto funcionamiento del Comité de Auditoría, contribuir en el mejoramiento continuo del control interno de la entidad, y evitar la dispersión normativa sobre el particular, se hace necesario actualizar el reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría.

Que el Comité de Auditoría, en sesión celebrada el 24 de agosto de 2020 recomendó a la Junta Directiva, aprobar la actualización de su reglamento de funcionamiento.

Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), en sesión del 25 de agosto de 2020, aprobó la actualización del reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoria de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el reglamento de funcionamiento del Comité de Auditoría de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), cuyo texto es el siguiente:

I. ASPECTOS GENERALES.

ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. El Comité de Auditoría es un Comité de Junta Directiva, conformado para brindar apoyo a la gestión que realiza este órgano respecto de la supervisión y evaluación del sistema de control interno de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y del mejoramiento continuo de este Sistema. Su principal tarea es asistir a la Junta Directiva en su función de supervisión mediante la evaluación de los procedimientos contables, el relacionamiento con el Revisor Fiscal y, en general, la revisión de la Arquitectura de Control de la entidad, incluida la auditoría del sistema de gestión de riesgos implementado por la empresa. Este Comité, por tanto, no sustituye la responsabilidad de la Junta Directiva definidas en las normas vigentes con relación al establecimiento y desarrollo del control interno.

II. ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. El Comité de Auditoría estará conformado por lo menos por tres (3) miembros que serán designados por la misma Junta Directiva de entre sus miembros, para periodos de un (1) año y/o hasta que la Junta Directiva defina su nueva integración.

En caso de falta definitiva de un miembro del Comité, originada en su relevo como miembro de la Junta Directiva, lo reemplazará de pleno derecho por el resto del período, el nuevo miembro designado que entre a sucederlo.

Los miembros deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al referido órgano social y ser en su mayoría independientes.

PARÁGRAFO 1. Los miembros del Comité de Auditoría tendrán derecho a percibir honorarios por su asistencia a las sesiones, los cuales estarán a cargo de la entidad y fijados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en los términos y condiciones señaladas en los Decretos 1486 de 1999, 2561 de 2009 y 767 de 2020 compilados en el Decreto 1068 de 2015, y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

PARÁGRAFO 2. A las reuniones del Comité podrán ser citados el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), así como cualquier otro funcionario de la entidad que se requiera para los temas de su competencia, o persona externa que el Comité considere pertinente para el desarrollo inherente de sus funciones de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia y el presente reglamento. Asistirá como invitado permanente el Revisor Fiscal de la entidad.

ARTÍCULO 3. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. El Comité de Auditoría se reunirá de manera ordinaria cada tres (3) meses y extraordinariamente las veces que se consideren necesarias, previa citación del Secretario Técnico del Comité, por solicitud del Presidente del Comité, del Presidente de la entidad, el Revisor Fiscal, o de al menos dos (2) de sus miembros.

PARÁGRAFO 1: La convocatoria a las reuniones ordinarias del Comité de Auditoría se efectuarán válidamente mediante citación escrita, correo electrónico o cualquier medio tecnológico válido y eficaz, con una antelación no Inferior a cinco (5) días calendario, la cual Incluirá los temas a tratar y la documentación necesaria y relevante para conocimiento de los miembros y así preparar la deliberación y toma de decisiones.

PARÁGRAFO 2: El Comité podrá ser convocado y sesionar válidamente en reuniones no presenciales, sean estas ordinarias o extraordinarias, mediante la utilización de medios electrónicos y las herramientas de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de conformidad con las normas vigentes.

ARTÍCULO 4. QUORUM. El Comité de Auditoria podrá reunirse, deliberar y decidir con la mayoría absoluta de sus miembros.

PARÁGRAFO: En caso de empate, la mayoría la constituirá el voto dirimente del Presidente del Comité de Auditoría.

ARTÍCULO 5. PRESIDENTE. El Comité de Auditoría tendrá un Presidente que será elegido dentro de los miembros designados por el Presidente de la República que hagan parte del Comité, para periodos de un (1) año, quien tendrá la función de presidir las reuniones y velar por el cumplimiento de sus funciones.

PARÁGRAFO 1: En caso de reelección del Presidente del Comité, de entre los miembros restantes podrán designar un presidente ad hoc, con el fin exclusivo de suscribir el acta en la cual se adopta tal decisión.

ARTÍCULO 6. SECRETARIO DEL COMITÉ. El Comité de Auditoría tendrá un Secretarlo que será el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar y dar a conocer el cronograma de las reuniones del Comité, de acuerdo con lo que el mismo Comité decida.

2. Preparar la agenda de las reuniones, en conjunto con el Presidente del Comité.

3. Convocar a las sesiones dentro de los términos establecidos, remitiendo a los miembros del comité la documentación necesaria para el adecuado desarrollo de las sesiones.

4. Elaborar las actas y llevar el archivo de las reuniones del Comité.

5. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en las sesiones del respectivo Comité.

6. Mantener Informados a los miembros del Comité respecto de las normas que se expidan sobre Control Interno o acerca de temas relativos a sus funciones.

7. Asegurar la comunicación efectiva hacia los miembros del Comité, la Alta Dirección, la Secretaria Técnica de la Junta Directiva y demás comités internos, en los temas de competencia del Comité.

PARÁGRAFO 1. Actas del Comité. El Secretario del Comité de Auditoría elaborará un acta de cada sesión, indicando la fecha, hora, lugar de reunión y una descripción sucinta de los temas tratados, así como de las acciones a ejecutar, estableciendo un mecanismo de seguimiento sobre el cumplimiento de las decisiones adoptadas. Las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario del Comité.

Los documentos conocidos por el Comité que sean sustento de sus decisiones deberán formar parte integral de las actas y se presentarán como anexos de estas, los cuales estarán adecuadamente identificados y foliados y se mantendrán bajo medidas adecuadas de conservación y custodia.

PARÁGRAFO 2. Cuando quiera que el Comité sesione mediante la utilización de medios electrónicos y de tecnologías de la información y las comunicaciones, deberá garantizarse que los medios utilizados, permitan el adecuado registro y custodia de sus determinaciones.

ARTÍCULO 7. INFORMES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. Como resultado de su gestión y de sus actividades, el Comité de Auditoría elaborará un informe con una periodicidad mínima anual, que deberá ser presentado a la Junta Directiva.

En caso de que se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se remitirá un informe especial a la Junta Directiva y al representante legal.

III. FUNCIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.

ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. El Comité de Auditoría tendrá las siguientes funciones:

1. Proponer para aprobación de la junta directiva, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCI.

2. Presentar a la junta directiva, las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCI, incluyendo la gestión de riesgos.

3. Conocer y evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

4. Informar a la junta directiva sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

5. Conocer y evaluar el proceso de preparación, presentación y revelación de información financiera, velando por su ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios.

6. Recibir el Informe final de auditoría financiera, estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la Junta Directiva, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos, sin perjuicio de las funciones atribuidas por la normativa al Revisor Fiscal y a la Alta Gerencia, y en el caso de que contengan salvedades u opiniones desfavorables, deberá emitir un pronunciamiento sobre su contenido y alcance.

7. Proponer a la junta directiva programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ¡lícita, y por mala conducta la violación de leyes, reglamentos o políticas Internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles.

8. Analizar y aprobar el Plan Anual de Auditoría, los requerimientos de recursos y el Informe anual de la actividad de auditoría interna presentados por la Oficina de Control Interno, que Involucran el conjunto de actividades adelantadas por esta Oficina, en cumplimiento de las funciones que le son propias conforme a la normatividad vigente.

9. Supervisar las funciones y actividades de la Oficina de Control Interno a partir de Información periódica sobre sus actividades, con el objeto de determinar su Independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que Impidan su adecuado desempeño, y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad y si la Alta Dirección tiene en cuenta las conclusiones y recomendaciones de sus informes.

10. Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus Implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada 6 meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más Importante de la gestión realizada.

11. Evaluar los Informes de control Interno practicados por los auditores Internos, contraloría, u otros órganos y revisar el cumplimiento de las acciones y medidas que sean consecuencia de los informes o actuaciones de inspección, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

12. Hacer seguimiento al cumplimiento de las Instrucciones dadas por la junta directiva, en relación con el SCI.

13. Solicitar los Informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

14. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones.

15. Presentar a la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal. En tal sentido, la función del comité es recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

16. Informar a la Junta Directiva respecto al funcionamiento del SCI, el cual deberá incluir entre otros aspectos:

a. Las políticas generales establecidas para la implementación del SCI de la entidad.

b. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos.

c. Las actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría.

d. Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.

e. Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso.

f. La evaluación de la labor realizada por la Oficina de Control Interno, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados.

17. Evaluar la calidad y efectividad de los servicios de la Revisoría Fiscal, en el marco de la función de supervisión que le atañe al Comité.

18. Interactuar y llevar relaciones periódicas con el Revisor Fiscal y, en particular, evaluar e informar a la Junta Directiva de todas aquellas situaciones que puedan limitar su acceso a la información o poner en riesgo su independencia y cualesquiera otras relacionadas con el plan de auditoría y el desarrollo de la auditoría financiera, así como aquellas otras comunicaciones previstas en la legislación de auditoría financiera y en las normas técnicas de auditoría.

19. Supervisar la eficiencia de la función de cumplimiento regulatorio y LA/FT.

20. Efectuar seguimiento periódico al grado de cumplimiento del Código de Ética y la eficacia del sistema de denuncias anónimas o “whistleblowers”, evaluando las actuaciones antiéticas que se presenten y el contenido de las denuncias efectuadas, haciendo a la Junta Directiva las recomendaciones pertinentes

21. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

22. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

23. Analizar y evaluar los sistemas y herramientas de control de riesgos de Colpensiones, formulando las iniciativas de mejora que considere necesarias sobre su infraestructura y el sistema de control interno.

24. Revisar el cumplimiento de los límites definidos por la entidad e informes sobre riesgos, haciendo las recomendaciones pertinentes a la Junta Directiva.

ARTÍCULO SEGUNDO. El presente Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), en sesión ordinaria llevada a cabo el 25 de agosto de 2020, como consta en acta 015 de la misma fecha.

ARTÍCULO TERCERO. El presente reglamento deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial las contenidas en los Acuerdos 113 del 5 de abril de 2017, 006 del 21 de mayo de 2019, 007 del 19 de junio de 2019 y 008 del 19 de junio de 2019, y rige a partir de la fecha de su expedición.

PARÁGRAFO TRANSITORIO: La composición actual del Comité, establecida en el Acuerdo 008 del 19 de junio 2019, se mantendrá hasta que la Junta Directiva defina su nueva integración.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., el 25 de agosto de 2020.

FELIPE NEGRET MOSQUERA

Presidente de la Junta Directiva

OSCAR EDUARDO MORENO ENRIQUEZ

Secretario Técnico de la Junta Directiva

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