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ÍNDICE
ACUERDO 11 DE 2011
(Diciembre 22)
<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
"Por el cual se aprueba el Código de Buen Gobierno Corporativo de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES COLPENSIONES
En uso de las facultades concedidas en el Decreto 4488 de 2009, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, como una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente;
Que mediante Decreto Ley 4121 del 2 de noviembre de 2001, se cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, al de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo;
Que el objeto de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES es la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales que las normales legales le asignen y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, en los términos que determina la Constitución y la Ley, en su calidad de entidad financiera de carácter especial;
Que la supervisión y vigilancia estará a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia, quien en cumplimiento de sus objetivos legales propenderá para que COLPENSIONES cumpla con las funciones establecidas;
Que las funciones asignadas por la Ley a la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, deben cumplirse con la finalidad de lograr la mayor rentabilidad social mediante la mejor utilización económica y social de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da derecho el sistema pensional y el sistema de ahorros de beneficios económicos sean prestados en forma adecuada, oportuna, eficiente y sin ninguna clase de limitación, disminución o restricción con el fin de asegurar el goce efectivo del derecho a la seguridad social.
Que mediante el Decreto 1599 de 2005, el Gobierno Nacional adoptó para el sector público colombiano el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, el cual debe implementarse obligatoriamente en los organismos públicos enumerados en el artículo 5o de la Ley 87 de 1993, incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado.
Que la estructura del MECI incluye dentro del subsistema de Control Estratégico, el Componente "Ambiente de Control" del cual hace parte los elementos Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos y el Estilo de Dirección
Que el numeral 16 del artículo 10° de los Estatutos Internos dispone que es función de la Junta Directiva aprobar el Código de Buen Gobierno Corporativo;
Que en sesión de la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES llevada a cabo el día 22 de noviembre de 2011, se aprobó la adopción del Código de Buen Gobierno;
Que teniendo en cuenta lo anterior,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o Aprobar el Código de Buen Gobierno Corporativo, que hace parte de este Acuerdo y que se adjunta como Anexo.
ARTÍCULO 2o: El Código de Buen Gobierno Corporativo que se adopta mediante este Acuerdo, deberá ser divulgado y socializado por la Vicepresidencia de Talento Humano. Igualmente, deberá ser incluido en el Reglamento' Interno de Trabajo y hará parte de los procesos de inducción y reinducción que brinda la empresa a todos sus servidores.
ARTÍCULO 3o: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C., a los
RAFAEL PARDO RUEDA
Presidente
DIEGO F. MANRIQUE NIETO
Secretario Técnico
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES – COLPENSIONES
CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN
2. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
3. MARCO DE ACTUACIÓN EMPRESARIAL
4. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS
5. DE LAS RELACIONES JURIDICAS Y ECONÓMICAS CON LOS CONTRATISTAS
6. LA ENTIDAD Y SU GOBIERNO
7. MECANISMOS DE CONTROL Y DE GESTIÓN
8. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
9. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Teniendo en cuenta que las prácticas de Gobierno Corporativo corresponden al conjunto de valores, principios, políticas, reglas, medios, prácticas y procesos por medio de los cuales una organización es dirigida, operada y controlada, buscando la eficiencia, la transparencia, la coherencia y el cumplimiento de los compromisos con sus diversos grupos de interés, la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES ha definido el presente Código de Buen Gobierno Corporativo, a través del cual se establece el marco de actuación, la estructura de gobierno y las prácticas que orientan las decisiones y las acciones entre quienes intervienen en el proceso de puesta en marcha y el funcionamiento de la Entidad.
Este Código de Buen Gobierno integra las normas, prácticas y procedimientos con base en los cuales COLPENSIONES administra sus asuntos, preserva la ética y declara la transparencia de su gestión, a través de la definición de un referente de comportamiento que genere confianza a partir del reconocimiento y respeto de los derechos de todos los grupos de interés, especialmente los afiliados, pensionados, ahorradores y beneficiarios.
Los principios y valores sobre los cuales se funda este Código son la transparencia, la confianza, la integridad, la responsabilidad, la fluidez y veracidad de la información, la comunicación efectiva con los diferentes grupos de interés y la clara definición de la estructura de gobierno de COLPENSIONES, para lograr la integridad ética de la entidad, el adecuado manejo de sus asuntos, el cumplimiento de los compromisos con sus grupos de interés, el fortalecimiento de relaciones honestas, constructivas e idóneas y el conocimiento público de su gestión.
Todas las actuaciones de los miembros de la Junta Directiva, directivos, servidores, usuarios, contratistas, colaboradores, empleadores y grupos de interés, están enmarcadas en las disposiciones de este Código, para que el gobierno de COLPENSIONES pueda desarrollar su actividad misional dentro de los principios éticos y el buen manejo empresarial.
2. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD.
2.1. Naturaleza y objeto
La Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.
COLPENSIONES tiene por objeto la administración estatal del régimen solidario de prima media con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007, como también de las prestaciones especiales que las normas legales, le asignen, incluyendo la administración de los Beneficios Económicos Periódicos en los términos que señale la Constitución y la Ley, en su calidad de entidad financiera de carácter especial.
2.2. Régimen jurídico aplicable
Los actos que expida COLPENSIONES para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado. No obstante, podrá expedir los actos administrativos que requiera para el cumplimiento de su objeto y funciones, que se someterán al procedimiento general administrativo previsto en la normativa aplicable vigente.
El régimen contractual de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, será el establecido en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones que lo modifiquen, adicionen o reglamenten.
En consecuencia, los procesos de contratación que desarrolle COLPENSIONES, se realizarán con sujeción a las reglas generales contenidas en el Manual de Contratación de la Entidad, mediante la aplicación de procedimientos eficaces y eficientes que cumplan con los principios de la función administrativa.
2.3. Misión
Gestionamos integralmente las prestaciones y beneficios económicos legalmente establecidos a lo largo del ciclo de vida de nuestros ciudadanos clientes, en condiciones sostenibles, eficientes y trabajando por una mejor calidad de vida de los colombianos generando la mayor rentabilidad social.
2.4. Visión
Para el año 2014, seremos la Administradora de Prestaciones y Beneficios Económicos líder en el sector por la calidad y oportunidad en la atención de nuestros clientes, reconocida por nuestra responsabilidad social, generando la mayor rentabilidad social.
2.5. Valores
Los valores que inspiran el desarrollo de todas las actividades a cargo de quienes tengan algún vínculo con COLPENSIONES son: la responsabilidad, la integridad, el respeto, la equidad, la honestidad, la solidaridad, la tolerancia, el compromiso, la comunicación y la transparencia.
2.6. Código de Ética
COLPENSIONES cuenta con un Código de Ética, el cual constituye un referente formal e institucional de la conducta personal y profesional de todas las personas involucradas con la Entidad, independientemente de su cargo, el cual está estructurado sobre el respeto a la vida, a la libertad de las personas, al cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, a la observancia de los derechos humanos y a la prevalencia del interés general sobre el interés particular en todos los campos de la vida y en particular en el campo de la seguridad social en pensiones.
Mediante su observancia se pretende garantizar el desarrollo de relaciones honestas y constructivas, a partir del reconocimiento de la responsabilidad que la Entidad tiene con sus servidores, con sus afiliados, con sus ahorradores, con sus pensionados, con los receptores de beneficios y prestaciones, con los usuarios, con su competencia y con la sociedad colombiana en general. Es por eso que todos los servidores de COLPENSIONES tienen el compromiso de observar fielmente las disposiciones contenidas en el Código de Ética y contribuir a su difusión y correcta aplicación.
2.7. Compromiso con los fines del Estado
De conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política, las leyes y la reglamentación aplicable a las actividades desarrolladas por COLPENSIONES, la Junta Directiva, el Presidente, su equipo directivo y todos los servidores, se comprometen a administrar la Entidad bajo los preceptos de integridad y transparencia, gestionar eficientemente los recursos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población.
2.8. Compromiso con la gestión
El Presidente y su equipo directivo se comprometen a destacarse por su competencia, integridad, transparencia, liderazgo y responsabilidad social, actuando con objetividad y profesionalismo en el ejercicio de sus cargos, encaminando la gestión y crecimiento de la Entidad en el contexto de los fines sociales del Estado. Para ello se comprometen a orientar sus capacidades y competencias personales y profesionales en cumplimiento de la normatividad vigente, del acatamiento de los procedimientos establecidos y de la finalidad de los mismos, teniendo en cuenta la existencia de un Estado Social de Derecho.
3. MARCO DE ACTUACIÓN EMPRESARIAL.
3.1. Rentabilidad social
COLPENSIONES cumplirá con sus funciones con la finalidad de lograr la mayor rentabilidad social mediante la mejor utilización económica y social de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da derecho el sistema pensional y el sistema de ahorros de beneficios económicos periódicos sean prestados en forma adecuada, oportuna, eficiente y sin ninguna clase de limitación, disminución o restricción con el fin de asegurar el goce-efectivo del derecho a la seguridad social.
La prestación de servicios financieros por parte de COLPENSIONES tiene como objetivo primordial garantizar la protección del derecho a la seguridad social de sus afiliados, ahorradores, beneficiarios y usuarios, y en ningún caso los argumentos financieros serán una justificación para negarse a prestar eficiente y oportunamente los servicios que le corresponden.
3.2 Responsabilidad social empresarial
COLPENSIONES asume su responsabilidad empresarial como la proyección de la Entidad hacia la sociedad, basada en interacciones armoniosas y productivas con sus grupos de interés, mediante las cuales contribuye al crecimiento económico, al bienestar de la comunidad y al desarrollo sostenible.
3.3. Identificación de grupos de interés
COLPENSIONES está integrada por un grupo humano organizado paca satisfacer necesidades y expectativas de otros grupos humanos, que en su conjunto forman la sociedad, y tiene el imperativo ético de obtener buenos resultados en términos de bienestar para todos.
Es por eso que la Entidad ha identificado los distintos grupos de interés, como aquéllos que de manera directa o indirecta contribuyen con su gestión o son beneficiarios de la misma, y a través de este Código de Buen Gobierno ha asumido su compromiso frente a cada uno de ellos, facilitando mecanismos de comunicación que permitan atender sus necesidades y expectativas.
Para COLPENSIONES, los objetivos que se persiguen a través de la construcción de relaciones con cada grupo de interés, son los siguientes:
a) Reconocer y garantizar sus derechos.
b) Fomentar una activa participación y cooperación para la creación de valor, la satisfacción de sus expectativas y la construcción del Estado Social de Derecho.
c) Desarrollar mecanismos de mejoras de desempeño que los involucren.
d) Compartir la información relevante para los temas en los que éstos participan, según la normatividad y las leyes vigentes.
e) Buscar el mutuo beneficio entre las partes y garantizar que se encuentren enmarcadas dentro de la debida transparencia y formalidad que éstas ameritan.
3.4. Principios generales en relación con los grupos de interés
Los miembros de la Junta Directiva, directivos, servidores y colaboradores de COLPENSIONES, en relación con los grupos de interés, en todas sus actuaciones deberán tener en cuenta los siguientes principios:
a) No se realizarán negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento contrario a las leyes.
b) Se informarán de manera clara las condiciones de las operaciones y de los servicios ofrecidos por la Entidad, de tal forma que sea posible que los usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan de forma correspondiente.
c) Se acatarán todos los aspectos legales sobre prácticas comerciales restrictivas, según los principios de la sana competencia, y en ningún caso se incurrirá en conductas de competencia desleal.
d) Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos que sean presentados por usuarios, afiliados, pensionados, destinatarios de beneficios, contratistas, entes externos y ciudadanía en general, deberán ser atendidos de manera adecuada, clara, sencilla, oportuna y precisa.
e) Los contratistas y proveedores de la Entidad serán seleccionados en forma estricta de conformidad con las normas aplicables y el Manual de Contratación.
f) Las relaciones de la Entidad con las entidades gubernamentales y demás autoridades públicas, se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo la observancia de principios éticos.
3.5. Compromisos con los grupos de interés
Los siguientes son los compromisos que COLPENSIONES asume con cada uno de los grupos de interés con que tiene relación:
3.5.1. Servidores y sus familias
Promover la participación de los servidores de la Entidad, y crear condiciones para el desarrollo integral y armónico de éstos y sus familias.
3.5.2. Empleadores, pensionados, afiliados, receptores de beneficios y prestaciones, y usuarios.
Asegurar la satisfacción de los empleadores, pensionados, afiliados, ahorradores, receptores de beneficios y prestaciones, y usuarios, con excelencia en los servicios prestados por la Entidad, contribuir a la calidad de vida de éstos y sus familias con servicios oportunos que correspondan a los derechos que los mismos tienen, y construir relaciones de confianza y transparencia.
3.5.3. Contratistas
Crear y mantener relaciones de mutuo beneficio, garantizando la transparencia a través de la aplicación de reglas claras y previamente conocidas, cumpliendo con las condiciones contractuales pactadas entre las partes y promoviendo prácticas responsables entre los contratistas.
3.5.4. Estado
Contribuir a la sostenibilidad financiera del sistema general de pensiones, a la construcción y consolidación del Estado Social de Derecho, asegurar y promover el cumplimiento de las obligaciones con los entes del Estado, particularmente aquéllos que por razón de sus funciones se relacionen directamente con la actividad de la Entidad, y apoyar el fortalecimiento institucional.
3.5.5. Mercado
Actuar con lealtad y transparencia y contribuir al desarrollo del mercado, mediante el acatamiento de las disposiciones vigentes sobre prácticas comerciales restrictivas, y evitar cualquier conducta de competencia desleal.
3.5.6. Sociedad y comunidad
Contribuir a la sostenibilidad en términos de bienestar social, crecimiento económico, rentabilidad social, desarrollo y protección ambiental, en un marco de corresponsabilidad, diálogo, participación y respeto a los derechos humanos.
3.6. Defensoría del Consumidor Financiero
COLPENSIONES contará con un Defensor del Consumidor Financiero, que será nombrado y cumplirá sus funciones en los términos y condiciones establecidas por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Ley 1328 de 2009, el artículo 9o del Decreto 4488 de 2009, los reglamentos y las demás normas que los modifiquen, adicionen o desarrollen. El Defensor del Consumidor Financiero conocerá y resolverá las quejas individuales formuladas por los empleadores, pensionados, afiliados, receptores de beneficios y usuarios, relativas a un posible incumplimiento por parte de la Entidad de las normas legales o internas que rigen el desarrollo o ejecución de los servicios o productos que ofrece o presta, o respecto a la calidad de los mismos.
De conformidad con lo establecido en el literal d), artículo 14 de la Ley 1328 de 2009, el defensor del cliente no podrá asumir el conocimiento y tramitar asuntos relativos al reconocimiento de las prestaciones y de las pensiones de invalidez, de vejez y de sobrevivientes, salvo en los aspectos relacionados con la calidad del servicio y en los trámites del reconocimiento de éstas.
3.7. Participación ciudadana y comunitaria
COLPENSIONES contará con mecanismos encaminados a garantizar la participación ciudadana, con sujeción a lo dispuesto en la normatividad vigente, permitiendo de esta manera la realización del control social sobre su gestión.
Mediante este proceso se garantizará una adecuada gestión en la prestación de los servicios en forma eficiente y oportuna, así como la defensa de los derechos y el cumplimiento de los deberes de los distintos grupos de interés.
4. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS.
4.1. Configuración de un conflicto de intereses
Los miembros de la Junta Directiva, los directivos, servidores o colaboradores de COLPENSIONES se encuentran en una situación de conflicto de intereses cuando deban tomar una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, y se encuentren en la posibilidad de escoger entre el interés de la Entidad, cliente, usuario o proveedor de la situación presentada, y su interés propio o el de un tercero, de manera que, de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría un indebido beneficio pecuniario y/o extra-económico para sí o para un tercero que de otra forma no recibiría, desconociendo así un ético, legal, estatutario o contractual.
4.2. Compromiso frente a los conflictos de interés
COLPENSIONES se compromete a aplicar todos los mecanismos necesarios para garantizar la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés.
Para cumplir con este propósito, los miembros de la Junta Directiva, directivos, servidores y colaboradores de COLPENSIONES, tienen prohibido incurrir en cualquiera de las siguientes prácticas:
a. Recibir remuneración, dádiva o cualquier otro tipo de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a la Entidad o a sus grupos de interés;
b. Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros;
c. Realizar gestiones, averiguaciones o trámites a favor de familiares o terceros, relacionados con los asuntos propios de la competencia de la Entidad, por fuera de los canales oficiales dispuestos específicamente para el suministro de información;
d. Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la transparencia de la gestión de la Entidad y en contra del buen uso de los recursos públicos;
e. Todo tráfico de influencias o injerencias de cualquier tipo para privilegiar trámites, otorgar contratos o vincular personal a la entidad por fuera de los procedimientos previamente establecidos;
f. Toda conducta orientada a sugerir o aconsejar la contratación con personas naturales o jurídicas con violación de los principios éticos y procedimientos establecidos en este Código, en el Manual de Contratación o en la Ley.
4.3. Manejo de los conflictos de interés
Cuando se configure cualquier situación que reste independencia u objetividad, o en la cual se vean avocados a la adopción de una decisión y/o a alternativas de conducta, en la que tengan la posibilidad de elegir entre el interés de la Entidad y su interés personal o el de terceras personas, los miembros de la Junta Directiva, directivos, servidores y colaboradores de COLPENSIONES deben actuar con diligencia y lealtad hacia la Entidad dentro del marco de conducta contenido en el presente código, y abstenerse de intervenir directa o indirectamente, en las decisiones y/o conductas respecto de las cuales exista o pueda existir conflicto de interés.
Ante toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, el miembro de la Junta Directiva, directivo, servidor o colaborador de COLPENSIONES, estará obligado a proceder como si éste existiera.
De presentarse un conflicto de interés real o presunto (porque se tenga duda sobre la existencia del mismo), los miembros de la Junta Directiva, directivos, servidores o colaboradores de COLPENSIONES deberán:
1. Suspender toda actuación e intervención directa o indirecta en las actividades, deliberaciones y/o decisiones que tengan relación con el conflicto real o presunto, e informar por escrito y oportunamente a su superior inmediato. En el caso de los miembros de la Junta Directiva, éstos deberán ponerlo en consideración de la propia Junta.
2. El superior inmediato se pronunciará sobre la efectiva existencia del conflicto de interés e informará la decisión adoptada. Para el caso de la Junta Directiva, los miembros restantes decidirán sobre la efectiva existencia o no del conflicto de interés, para lo que el miembro de Junta implicado se abstendrá de deliberar y votar. De lo anterior se dejará constancia en las actas de la Junta Directiva. En el evento en que se presente un conflicto de interés por parte de los miembros de la Junta Directiva y con ocasión del mismo no pueda conformarse quórum, los impedimentos deberán ser tramitados ante el Presidente de la República.
3. En el evento en que el superior inmediato considere la efectiva existencia del conflicto de interés, se deberá designar otro servidor para que dé continuidad a las actividades correspondientes, a través de la realización del proceso respectivo.
4. Si el conflicto de interés es compartido por el superior inmediato, éste a su vez deberá poner el asunto en conocimiento de su superior, quien procederá de la forma descrita en los numerales anteriores.
5. DE LAS RELACIONES JURIDICAS Y ECONÓMICAS CON LOS CONTRATISTAS.
A continuación se definen las reglas de gobierno de la Entidad, las cuales tienen por objeto regular las relaciones entre sus distintos órganos de gobierno, en beneficio de los grupos de interés.
5.1. Reglas de contratación
El régimen contractual de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, será el establecido en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones que lo modifiquen, adicionen o reglamenten, por lo tanto deberá expedirse e implementarse el Manual de Contratación al interior de la Entidad.
En consecuencia, con sujeción a lo establecido en el Manual de Contratación, todos los procesos de contratación que realice COLPENSIONES se ajustarán a las disposiciones allí contenidas, con sujeción a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, equidad, economía, eficiencia, celeridad, imparcialidad, publicidad, buena fe, responsabilidad jurídica, autonomía de la voluntad, diligencia y cuidado, transparencia, responsabilidad administrativa, confidencialidad y competencia.
6.1. Junta Directiva
6.1.1. Conformación
La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, estará integrada por los siguientes miembros:
1. El Ministro de Trabajo o el Viceministro como su delegado, quien la presidirá.
2. El Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado.
3. Un Representante del Presidente de la República.
Los miembros de la Junta Directiva ejercerán válidamente sus funciones y sólo tendrán que posesionarse ante los organismos de inspección, vigilancia y control, cuando así lo exijan las normas legales o reglamentarias.
6.1.2. Funciones
Corresponde a la Junta Directiva la dirección de COLPENSIONES en cumplimiento de las funciones contenidas en la Ley y en los Estatutos Internos de la empresa.
6.1.3. Reuniones y convocatoria
Las reuniones de la Junta Directiva de COLPENSIONES y su convocatoria, se ajustarán a lo dispuesto en los Estatutos Internos de la empresa.
6.1.4. Quórum
El quórum requerido para el funcionamiento de la Junta Directiva será el establecido en los Estatutos Internos de COLPENSIONES.
6.1.5. Información para la toma de decisiones
Con el fin de que los miembros de la Junta Directiva puedan contar para la toma de decisiones con todos los elementos de juicio necesarios, deberán tener acceso a la información relevante de acuerdo al orden del día contenido en la convocatoria.
6.1.6. Confidencialidad de la información
Cuando en las reuniones de Junta Directiva se discutan y tomen decisiones acerca de temas que involucren la estrategia comercial de COLPENSIONES u otros que le den ventaja competitiva o tengan que ver con su competitividad en el mercado, la información que se entrega y la que se divulga a los miembros de Junta Directiva para el desarrollo de sus actividades, sólo debe ser utilizada por ellos para el fin por el cual fue entregada y sobre esta información deben guardar la confidencialidad requerida para preservar los intereses de la Entidad.
6.1.7. Reglamento de la Junta Directiva
El Reglamento Interno de la Junta Directiva establece los principios generales, las reglas de funcionamiento y las normas de conducta de los miembros de la Junta Directiva y de quienes de alguna manera participen en sus reuniones o decisiones.
6.2. Presidente
6.2.1. Funciones
Corresponde al Presidente la administración de COLPENSIONES, quien ejercerá las funciones señaladas en la Ley 489 de 1998, Decreto Ley 4121 de 2011, Decreto 4488 de 2009, los Estatutos Internos y demás normativa vigente.
6.2.2. Actos del Presidente
Las decisiones que adopte el Presidente en desarrollo de la gestión industrial o comercial o económica de COLPENSIONES, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado. No obstante, podrá expedir los actos administrativos que requiera para el cumplimiento de su objeto y funciones, los cuales se someterán al procedimiento general administrativo previsto en la normativa vigente
6.3. Estructura organizacional
La estructura organizacional de COLPENSIONES, corresponde a aquélla flexible definida por el Gobierno Nacional.
6.4. Política para la selección de personal
De acuerdo con lo dispuesto en los Estatutos Internos, la provisión de los cargos de empleados públicos, así como la contratación de los trabajadores oficiales de la Entidad, se realizará a través de procesos de promoción interna o de selección externa, a excepción del Presidente y del Director de la Oficina Nacional de Control Interno.
6.5. Responsabilidad con respecto a la delegación
Cuando el Presidente de COLPENSIONES o algún otro miembro autorizado del nivel directivo delegue determinadas funciones, dicha delegación deberá ser acorde con las obligaciones propias de su cargo como administradores y servidores públicos, impartiendo orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas, y estableciendo sistemas de control y evaluación periódica de las mismas, conforme a la ley y la normativa vigente.
7. MECANISMOS DE CONTROL Y DE GESTIÓN.
7.1. Control interno
COLPENSIONES establecerá el Sistema de Control Interno y diseñará los métodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, así como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servidores se ciñan a los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, a la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias que se expidan sobre el particular para COLPENSIONES.
El Presidente de COLPENSIONES impartirá las instrucciones a los servidores de la empresa para que se suministre la información que requieran las autoridades, en ejercicio de actuaciones técnicas, administrativas, fiscales o judiciales. COLPENSIONES fomentará el autocontrol, la autogestión, la autorregulación y la ejecución de evaluaciones permanentes a través de las cuales se verifique el cumplimiento de las directrices impartidas por los órganos de gobierno, se realice un seguimiento a las acciones definidas, se evalúen los resultados y se presenten propuestas para el mejoramiento del sistema de control empresarial.
Para el efecto, el Presidente de la entidad será responsable de:
a) Propender por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los propósitos de la Entidad.
b) Promover la eficacia y la eficiencia de las actividades empresariales.
c) Velar por el cumplimiento el cumplimiento de la normatividad interna y externa en cada una de las actividades empresariales.
d) Promover la definición e implementación de medidas tendientes a prevenir o mitigar los riesgos que puedan afectar los recursos de la Entidad y el logro de los propósitos empresariales.
e) Mejorar de manera continua la gestión empresarial.
f) Establecer mecanismos para la administración y divulgación de la información financiera y no financiera a todos los grupos de interés, promoviendo así principios de transparencia.
7.2. Gestión Integral de Riesgos
COLPENSIONES reconoce que en el desarrollo de sus actividades afronta riesgos de diferente naturaleza, por lo cual se compromete a adoptar los mecanismos y las acciones necesarias para la gestión integral de los mismos, de tal forma que se prevengan, mitiguen o minimicen su impacto, mediante la implementación de los sistemas de administración de riesgos establecidos por los entes de control y vigilancia tales como SARO, SARLAFT, SARM y SARL.
A través de la implementación de un sistema de gestión Integral de riesgos, COLPENSIONES podrá planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos y actividades necesarios para prevenir o mitigar los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la Entidad. Esta gestión se hace mediante la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y control de los riesgos, logrando así transmitir responsabilidad y compromiso empresarial con el manejo de los mismos.
7.3. Control externo
7.3.1. Revisoría Fiscal
COLPENSIONES tendrá un Revisor Fiscal con su suplente, que se designarán y posesionarán en los términos y condiciones establecidas por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las demás normas que lo modifiquen o adicionen. El Revisor Fiscal cumplirá las funciones establecidas en la Ley y en los reglamentos.
La Revisoría Fiscal deberá ser ejercida por una firma que cumpla con los requisitos exigidos por la ley y adicionalmente con las condiciones establecidas en el respectivo proceso de selección que se realice con sujeción al Manual de Contratación de la Entidad.
7.3.2. Superintendencia Financiera de Colombia
La Superintendencia Financiera de Colombia ejercerá la supervisión y vigilancia de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, en los términos establecidos en la Ley y las demás disposiciones vigentes.
7.3.3. Ministerio de Trabajo
De acuerdo con lo establecido en el artículo 44 de la Ley 489 de 1998, la orientación del ejercicio de las funciones a cargo de los organismos y entidades que conforman un Sector Administrativo, está a cargo del Ministro a cuyo despacho se encuentran adscritos o vinculados, sin perjuicio de las potestades de decisión, que de acuerdo con la ley y los actos de creación o de reestructuración, les correspondan. Para este caso, se aplicarán las normas vigentes, teniendo en cuenta que COLPENSIONES está vinculada al Ministerio de Trabajo.
7.3.4. Contraloría General de la República
De acuerdo con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y las demás normas vigentes, la Contraloría General de la República ejerce el control, vigilancia e investigación de la gestión de los recursos públicos en los entes estatales, incluyendo a COLPENSIONES.
7.3.5. Entidades certificadoras de sistemas de gestión
Estas entidades realizarán las correspondientes auditorías de verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas correspondientes de los sistemas de gestión certificados.
7.3.6. Otros órganos de control y organismos independientes
COLPENSIONES suministrará la información solicitada y atenderá los requerimientos formulados por otros organismos tales como la Procuraduría General de la Nación, la Contaduría General de la Nación y organismos independientes, entre otros, de conformidad con las disposiciones vigentes, dentro de la órbita de sus competencias.
7.4. Control disciplinario
Los empleados públicos y trabajadores oficiales de COLPENSIONES, en su condición de servidores públicos, están obligados en todas sus actuaciones a salvaguardar la moralidad administrativa, la transparencia, legalidad, igualdad, imparcialidad, celeridad, economía y publicidad, lo mismo que a cumplir los deberes y respetar las prohibiciones establecidos para esa clase de servidores. Dada su calidad, los empleados públicos y trabajadores oficiales de la Entidad, se encuentran sometidos al régimen disciplinario contenido en la Ley 734 de 2002 y demás normas aplicables. Por su parte, el control interno disciplinario en COLPENSIONES está en cabeza de la Dirección Nacional de Control Disciplinario.
7.5. Control del lavado de activos y financiación del terrorismo
Para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, COLPENSIONES tendrá un oficial de cumplimiento y su suplente, nombrados por la Junta Directiva de entre los funcionarios del nivel Directivo, que se posesionarán y cumplirán sus funciones, conforme lo establecido por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los reglamentos y demás normas que los modifiquen o adicionen.
7.6. Jurisdicción coactiva
COLPENSIONES tiene jurisdicción coactiva para hacer exigible los créditos a favor, en desarrollo de las normas establecidas para entidades públicas en el orden nacional, entre otras, la Ley 6a de 1992 la Ley 1066 de 2006 y las normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.
7.7. Compromiso frente al MECI
COLPENSIONES se compromete a aplicar el Modelo Estándar de Control Interno - MECI (adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 de 2005), y velar por su cumplimiento por parte de todos los servidores de la Entidad, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente
7.8. Compromiso frente a las normas de calidad
COLPENSIONES se compromete a implementar las normas de calidad que correspondan a su naturaleza y a su objeto social, velando por su cumplimiento por parte de todos los servidores, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, generando un ambiente de mejoramiento continuo.
8. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN.
8.1. Información general
Corresponde a la información relacionada con las cuestiones materiales de la Entidad, su gobierno, organización, planes y demás información de carácter público, que es dada a conocer a través de los distintos medios de comunicación como prensa, folletos y la página Web de la entidad www.colpensiones.gov.co.
8.2. Divulgación de información
COLPENSIONES divulga toda la información que de conformidad con la normatividad vigente deberá remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia con la periodicidad requerida y que deba dar a conocer al público en general.
8.3. Atención de peticiones, quejas y reclamos
COLPENSIONES se compromete a atender las peticiones, quejas, solicitudes, reclamaciones, consultas e informaciones referentes a la administración, a los productos y/o servicios, a las cuales se les dará respuesta adecuada, clara, sencilla, oportuna y precisa, en los términos previstos por la ley, a través de los diferentes medios y canales para la recepción de este tipo de solicitudes, incluyendo la Defensoría del Consumidor Financiero. COLPENSIONES se encargará de establecer el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren al igual que su seguimiento y control, en cuanto sean de su competencia.
8.4. Información reservada y confidencial
Corresponde a la información que tiene reserva por mandato legal y/o a aquélla relacionada con las actividades de COLPENSIONES que corresponde al desarrollo de los trabajos, análisis o evaluaciones, que compromete la estrategia de la Entidad, que otorga ventajas competitivas y que compromete la seguridad o integridad de los servidores o instalaciones, entre otras.
8.5. Medios de información
La información correspondiente al desarrollo de las actividades de COLPENSIONES será publicada permanentemente en la página Web de la Entidad. La información no suministrada por dicho medio, deberá ser solicitada por escrito, expresando las razones de la solicitud y fines de la información. La atención de este tipo de solicitudes se realizará con sujeción a las normas aplicables sobre la materia.
8.6. Compromiso con "Gobierno en Línea"
COLPENSIONES se compromete a poner especial interés en la aplicación efectiva del Programa "Gobierno en Línea", a través de la implantación de las acciones necesarias para mantener actualizada la página Web de la Entidad, con la más completa información requerida por los grupos de interés.
9. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.
9.1. Verificación del cumplimiento del Código
Corresponde a la Junta Directiva y al Presidente de COLPENSIONES velar por el permanente cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Código de Buen Gobierno. La Junta Directiva podrá nombrar un Comité para el conocimiento de los asuntos relacionados con la aplicación de este Código. Adicionalmente, la Revisoría Fiscal podrá conocer de las quejas que se presenten por violación de las normas contenidas en el Código de Buen Gobierno y dar traslado a la Junta Directiva de los hallazgos que arrojen dichas investigaciones para los fines legales pertinentes.
9.2. Mecanismos de verificación del Código de Buen Gobierno
Con el fin de garantizar el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, la Entidad diseñará e implementará un mecanismo que le permita verificar el cumplimiento de los compromisos contenidos en el mismo, que tenga un carácter integral, verificable, personal y determinable. Este mecanismo de verificación estará a cargo de la Dirección de la Oficina Nacional de Control Interno de la Entidad.
9.3. Divulgación del Código de Buen Gobierno
El Código de Buen Gobierno hará parte de los contenidos de los procesos de inducción y reinducción de todos los servidores que se vinculen a COLPENSIONES ofrecidos por la Vicepresidencia de Talento Humano. Así mismo, el contenido de las disposiciones de este Código de Buen Gobierno, se entenderán incorporadas al reglamento interno de trabajo que expida la Entidad.
El Código de Buen Gobierno de COLPENSIONES será un documento de libre consulta por parte de todos los grupos de interés, y estará disponible en la página Web de la Entidad.