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ÍNDICE
CIRCULAR 1 DE 2024
(enero 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO
| Para: | Servidores Judiciales de la Jurisdicción Contenciosa Administrativa, Consejos Seccionales de la Judicatura y Direcciones Seccionales de Administración Judicial |
| De: | Consejo Superior de la Judicatura |
| Asunto: | Operación de SAMAI en la Jurisdicción Contenciosa Administrativa |
El Consejo Superior de la Judicatura de conformidad con el Plan Estratégico de Transformación Digital de la Rama Judicial -PETD 2021-2025, y el Plan Sectorial de Desarrollo (PSD) 2023-2026 “Hacia una Justicia confiable, digital e incluyente”, expidió el 15 de mayo de 2023, el Acuerdo PCSJA23-12068, “por el cual se dispone el uso obligatorio del aplicativo SAMAI en la jurisdicción contencioso administrativo, como solución de transición tecnológica dentro del Plan Estratégico de Transformación Digital de la Rama Judicial”.
Trascurridos siete (7) meses desde la expedición del citado Acuerdo, el nivel de uso del aplicativo SAMAI en los despachos judiciales de la jurisdicción contencioso administrativo, alcanza el 80%.
Por esta razón, el Consejo Superior de la Judicatura como colofón de los trabajos de armonización de SAMAI que ha desarrollado en coordinación y colaboración armónica con el Consejo de Estado[1], ha estimado necesario para garantizar el cumplimiento pleno del Acuerdo PCSJA23-12068, impartir las siguientes directrices a los servidores judiciales de la jurisdicción contenciosa administrativa, de los consejos seccionales de la judicatura y las direcciones seccionales de administración judicial, así:
1. Plazo y generalidades de la operación del aplicativo SAMAI
1.1. A partir del 22 de enero de 2024, todos los despachos judiciales de la jurisdicción contenciosa administrativa deberán estar vinculados y usando el aplicativo SAMAI, cumpliendo con lo señalado en el numeral 2 de la presente circular.
1.2. El registro, gestión y control de los expedientes judiciales, desde su inicio hasta su archivo, se debe realizar exclusivamente a través del aplicativo SAMAI.
1.3. Los despachos judiciales de la jurisdicción contenciosa administrativa facilitarán la participación de los sujetos procesales y sus apoderados.
1.4. Los usuarios externos ingresarán a través de la ventanilla virtual del aplicativo SAMAI, los memoriales, peticiones y escritos de los procesos judiciales; seguirán contando para el ingreso y reparto de las tutelas y demandas en general con los canales oficialmente habilitados y, continuarán consultando los procesos a través del aplicativo SAMAI; y, por la consulta unificada de la Rama Judicial, de la misma forma como lo vienen realizando a la fecha.
1.5. La medida aplica sin ningún tipo de excepciones para todos los medios de control y acciones constitucionales.
2. Proceso de vinculación y operación del aplicativo SAMAI
Los despachos judiciales de la jurisdicción contenciosa administrativa que a la fecha no hacen uso del aplicativo SAMAI, deberán surtir y cumplir las siguientes etapas, las cuales se coordinarán con el equipo de acompañamiento establecido en el numeral 3 de la presente circular:
2.1. Preparación
Los despachos judiciales deberán adelantar las actividades preparatorias con el apoyo del equipo de acompañamiento y llevar a cabo las tareas necesarias considerando la fecha límite de vinculación y uso del sistema SAMAI.
2.2. Migración de las bases de datos
La migración de las bases de datos se realizará en tiempos que no impacten la operación del sistema y sobre los cuales el equipo de acompañamiento y, los ingenieros que designe la dirección seccional, trasladarán al aplicativo SAMAI toda la información que se encuentre en las bases de datos de las seccionales.
2.3. Migración de expedientes
El proceso de migración de expedientes judiciales al repositorio gestionado por el sistema SAMAI se realizará por los despachos judiciales con el soporte del equipo de acompañamiento descrito en el numeral 3, en cualquier caso, se debe garantizar el cumplimiento de las disposiciones y lineamientos establecidos en la circular PCSJC21- 6 del 18 de febrero de 2021. Esta migración debe finalizar a más tardar el 23 de febrero de 2024.
2.4. Estabilización
Durante el proceso de estabilización del aplicativo SAMAI y una semana después, se contará con la asistencia del equipo de acompañamiento descrito en el numeral 3.
3. Equipo de acompañamiento a la operación y estabilización de SAMAI
El equipo de acompañamiento estará conformado por los ingenieros de la oficina de tecnología del Consejo de Estado -CETIC- y los ingenieros de las respectivas direcciones seccionales, quienes coordinarán con los despachos judiciales las acciones para dar cumplimiento a la presente circular.
4. Soporte y atención de dudas
El soporte y atención de dudas se realizará a través de la mesa de ayuda, el cual se accede a través del siguiente enlace https://JudIT.ramajudicial.gov.co.
El manual de uso del aplicativo se encuentra en la siguiente dirección: https://intrajud.ramajudicial.gov.co/Files/Manual%20JudIT%20v1.pdf
5. Sensibilización y capacitación
El equipo de acompañamiento realizará capacitaciones y dispondrá de manuales y guías de acceso permanente en el componente de ayuda del sistema SAMAI, los cuales se encuentran en la siguiente dirección: https://consejodeestado.gov.co/manuales/servidores/.
AURELIO ENRIQUE RODRÍGUEZ GUZMÁN
Presidente
<NOTA DE PIE DE PÁGINA>
1. Acuerdo PCSJA23-12068. Artículo 2. Coordinación para la gestión de SAMAI. El Consejo Superior de la Judicatura definirá y adoptará el esquema de coordinación y colaboración armónica con el Consejo de Estado, para la administración, gestión, evolución funcional y técnica del sistema de información SAMAI, en el marco de las funciones y capacidades de cada corporación, la gobernanza de TI, la arquitectura empresarial y tecnológica, establecida por el órgano de gobierno y administración de la Rama Judicial.
