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Circular 24 de 2018 SF

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CIRCULAR EXTERNA 24 DE 2018

(noviembre 22)

Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 466 de 23 de noviembre de 2018

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

Referencia: Instrucciones relativas a los programas de afiliados próximos a cumplir la edad de pensión y de actualización de historia laboral, y a los formularios de vinculación y traslado de afiliados de las entidades administradoras del sistema general de pensiones – SGP.

Apreciados señores:

Con el fin de fortalecer los procesos de reconocimiento pensional de las administradoras del sistema general de pensiones – SGP, y de conformidad con las obligaciones de las administradoras de obtener y mantener actualizada la información de los afiliados, se considera necesario impartir instrucciones relativas a los programas de afiliados próximos a cumplir la edad de pensión y de actualización de historia laboral de los afiliados al sistema general de pensiones – SGP.

Adicionalmente, con el fin de impulsar la implementación de nuevos desarrollos tecnológicos en los procesos de vinculación y traslado de afiliados del sistema general de pensiones – SGP, se considera necesario impartir algunas instrucciones relacionadas con los formularios de vinculación al sistema general de pensiones – SGP y al servicio social complementario de beneficios económicos periódicos – BEPS.

En consecuencia, este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales y en particular las establecidas en el artículo 2.2.2.1.8. del Decreto 1833 de 2016, y parágrafo 2 del artículo 2.6.10.2.3. y el numeral 5o del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

PRIMERA: Modificar los numerales 1 y 3 del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a procedimiento para la afiliación y el traslado de afiliados del sistema general de pensiones – SGP.

SEGUNDA: Modificar el numeral 12 del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a la educación financiera del sistema general de pensiones – SGP.

TERCERA: Adicionar el numeral 13 del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a los programas de actualización de historia laboral de las administradoras del sistema general de pensiones – SGP.

CUARTA: Adicionar el numeral 14 del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a los programas de afiliados próximos a cumplir la edad de pensión de las administradoras del sistema general de pensiones – SGP.

QUINTA: Modificar el instructivo del Anexo 1 del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a la solicitud de vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones – SGP.

SEXTA: Modificar el instructivo del Anexo 1A del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a la solicitud de vinculación al servicio social complementario de beneficios económicos periódicos – BEPS.

SÉPTIMA: Las administradoras del sistema general de pensiones – SGP deben remitir a esta Superintendencia una descripción general de los programas de actualización de historia laboral y de afiliados próximos a cumplir la edad de pensión, así como una descripción detallada de las correspondientes estrategias de evaluación de impacto de cada uno de estos programas antes del 31 de marzo de 2019.

La presente Circular rige a partir de su publicación.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

Cordialmente,

JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ

Superintendente Financiero de Colombia

P2 Tít III- Cap I -  SGP

PARTE II.

MERCADO INTERMEDIADO.

TÍTULO III.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTÍAS.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES – SGP.

1. VINCULACIÓN A LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SGP

2. CÁLCULO DE RESERVAS

Las entidades administradoras del SGP y las correspondientes aseguradoras de vida al efectuar los cálculos que involucran la utilización de tablas de mortalidad, de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas, para efectos del cálculo de reservas deben emplear un interés técnico real del 4%.

Para efecto del cálculo de reservas, las entidades administradoras del SGP y las correspondientes aseguradoras de vida deben emplear las tablas establecidas en los anexos señalados en el subnumeral 3.8 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de la presente Circular.

3. PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS ENTRE REGÍMENES PENSIONALES Y ENTRE LAS DIFERENTES ADMINISTRADORAS DEL SGP

3.1. Términos para los traslados

El término para trasladarse de régimen es de 5 años de conformidad con lo establecido en el literal e. del art. 13 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003 y siempre que al afiliado le falten más de 10 años para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida.

Para cambiarse de sociedad administradora dentro del régimen de ahorro individual con solidaridad – RAIS-, el término es de 6 meses de conformidad con los arts. 107 de la Ley 100 de 1993 y 16 del Decreto 692 de 1994.

En ambos casos los términos señalados deben contarse desde la selección anterior. Se entiende que hubo selección desde el momento en que se presente debidamente diligenciado el formulario correspondiente.

En aplicación de lo establecido en la Ley 1580 de 2012 en concordancia con el Decreto 288 de 2014, cuando los afiliados al SGP decidan optar por la aplicación de la pensión familiar, no son oponibles para el traslado entre regímenes o entre administradoras del RAIS los términos antes señalados.

3.2. Diligenciamiento del formulario

Cuando el afiliado decida trasladarse de régimen o de administradora, debe expresar su voluntad mediante el diligenciamiento del formulario establecido en la proforma A.2000-01, de conformidad con su instructivo. Este formulario puede diligenciarse de la siguiente forma: cuando se trate de traslado entre administradoras del RAIS, ante el empleador o ante la nueva entidad administradora y, cuando se trate de traslado entre regímenes pensionales, ante cualquiera de las administradoras.

Con el fin de proceder al traslado, entre regímenes o entre administradoras del RAIS, el respectivo formulario sólo se puede presentar debidamente diligenciado a partir del primer día del 61 mes de efectuada la selección de régimen en el primer caso, y a partir del primer día del séptimo mes de seleccionada la administradora, en el segundo.

Tratándose de solicitudes de traslado entre administradoras del RAIS o entre los regímenes del SGP, para efectos de acceder a la pensión familiar ya referida, deben diligenciarse los espacios creados en el mencionado formulario.

3.3. Solicitudes de retracto

(...)

3.8. Efectividad del traslado ante la nueva administradora

De conformidad con lo dispuesto en el art. 42 del Decreto 1406 de 1999, el traslado surte efectos el primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.

3.9. Primera cotización a la nueva administradora

3.10. Documentos soporte de las solicitudes efectuadas

Tanto la nueva administradora como aquella en la cual se encontraba afiliado el trabajador, deben mantener a disposición de la SFC los documentos que soporten las solicitudes de traslado presentadas con el propósito de que en cualquier momento pueda verificarse el cumplimiento efectivo de las instrucciones aquí contenidas.

3.11. Realización de convenios particulares

Las entidades administradoras de pensiones pueden celebrar convenios de carácter gremial o entre regímenes, con el propósito de lograr la agilización y seguridad del procedimiento, así como de la información que se obtenga en el trámite de los traslados.

En todo caso, las administradoras son responsables del cumplimiento de los términos y condiciones establecidas en el presente numeral para los trámites de traslados.

3.12. Rentabilidad en el traslado de recursos del régimen solidario de prima media con prestación definida al régimen de ahorro individual con solidaridad

La rentabilidad mensual a tener en cuenta para calcular la rentabilidad acumulada del período que se requiera debe establecerse mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

Donde:

RA     = Rentabilidad acumulada del período a calcular

RMi     = Rentabilidad divulgada por la SFC para cada uno de los meses que componen el período de cálculo.

i=1,2,…,n

En el evento en que dentro del período de cálculo se presente una fracción de mes, la rentabilidad de los respectivos días se establecerá mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

Donde:

RMx = Rentabilidad equivalente para los n días calendario del mes

RM = Rentabilidad divulgada por la SFC para el mes

n      = Número de días calendario a tener en cuenta

ndm = Número de días calendario del mes del cálculo

Las rentabilidades mensuales divulgadas por la SFC se calculan de acuerdo con lo dispuesto para el tipo de fondo moderado en la Opción A, en los términos del parágrafo 2 del art. 2.6.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010, tomando como período de cálculo el número de días calendario del respectivo mes.

3.13. Deber de asesoría para que proceda el traslado de afiliados entre regímenes.

De acuerdo con el inciso segundo del artículo 9º de la Ley 1328 de 2009, adicionado por el parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 1748 de 2014, y el art. 2.6.10.2.3. del Decreto 2555 de 2010, las Administradoras del Sistema General de Pensiones deben garantizar que los afiliados que deseen trasladarse entre regímenes pensionales reciban asesoría de representantes de ambos regímenes, como condición previa para que proceda el traslado.

3.13.1. Solicitud de asesoría

3.13.1.1. Requisitos para la solicitud de asesoría.

El afiliado puede efectuar la solicitud de asesoría en cualquier momento, salvo que se encuentre dentro del término de 10 años establecido en el literal e) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993. La solicitud debe realizarse por cualquier medio verificable ante la administradora en la que se encuentra afiliado o ante la administradora del otro régimen a la que estaría interesado en trasladarse. Una vez el afiliado reciba las asesorías por parte de las administradoras de ambos regímenes, se podrá dar inicio al procedimiento de traslado de que trata el numeral 3 de este capítulo.

Para efectuar esta solicitud no se pueden exigir formalidades adicionales a la presentación del documento de identificación del afiliado.

(...)

10. PAGO DE MESADAS PENSIONALES MEDIANTE CONSIGNACIÓN EN CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS

10.1. Las entidades de previsión social deben ilustrar a los beneficiarios de mesadas pensionales sobre las diferentes posibilidades con que cuentan para el pago de las mismas, según los mecanismos establecidos para el efecto en los arts. 5  del Decreto 2150 de 1995, 2 y 5 de la Ley 700 de 2001 -modificado por el art. 1 de la Ley 952 de 2005 y art. 16 de la Ley 1171 de 2007, respectivamente-, 1 del Decreto 2751 de 2002 y 13 de la Ley 962 de 1995, e informarles que la decisión sobre el mecanismo a utilizar corresponde exclusivamente a ellos según les resulte más conveniente.

10.2. En el evento en que el pensionado elija la consignación en cuenta corriente o de ahorros como mecanismo para el pago de su mesada pensional, debe seleccionar un establecimiento de crédito vigilado por la SFC, una cooperativa de ahorro y crédito, una cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o una cooperativa integral con sección de ahorro y crédito vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, con sucursal, agencia o corresponsal, en los términos de los arts. 2.36.9.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010, en la localidad donde se efectúe regularmente el pago o en aquella en la cual el pensionado tenga su cuenta corriente o de ahorros.

Para el efecto, es necesario que la entidad administradora de pensiones haya celebrado o tenga vigente un convenio con la respectiva entidad financiera, cooperativa de ahorro y crédito, cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o cooperativa integral con sección de ahorro y crédito, en el que se especifique que dichas cuentas sólo pueden debitarse por su titular personalmente o mediante autorización especial, sin que puedan admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante.

En este sentido, las entidades financieras o pagadoras de pensiones al momento de realizar el pago tienen el deber legal de verificar adecuadamente la identidad del titular de la cuenta o beneficiario, a través de medios probatorios idóneos que acrediten tal circunstancia. Así mismo, deben efectuar las consultas respectivas ante la Registraduría Nacional del Estado Civil para confirmar la supervivencia del afiliado pensionado o beneficiario de la pensión.

De otra parte, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del art. 5 de la Ley 700 de 2001, las entidades depositarias no pueden cobrar a los beneficiarios cuotas de manejo por la utilización de las cuentas. Y de acuerdo con lo establecido en el art. 145 del Decreto 019 de 2012, las entidades financieras, cooperativas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito o cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito, no pueden exigir a los pensionados cuya mesada no exceda de 2 SMMLV, mantener saldo alguno en las cuentas en las cuales se les abonen las respectivas pensiones.

11. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN AL AFILIADO

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las administradoras de cesantías con el fin de contribuir a una mayor transparencia en el desarrollo de su actividad deben suministrar a sus afiliados la información a que se refiere el subnumeral 3.4.9.6. del Capítulo I, Título III, de la Parte I de esta Circular, de manera que puedan comparar las distintas opciones del mercado.

En el mismo sentido y sin perjuicio de las obligaciones de información a cargo de las administradoras, la SFC debe dar a conocer la tabla de rentabilidades de los distintos tipos de fondos de pensiones obligatorias, dentro de los 10 días comunes siguientes al corte de cada trimestre; es decir, al corte de marzo, junio, septiembre y diciembre.

Las rentabilidades mínimas de cada tipo de fondo deben incluirse en la citada tabla a partir de su primera verificación, es decir, 31 de agosto de 2013 para el caso de los tipos de fondos conservador y especial de retiro programado y, 31 de agosto de 2014 tratándose de los tipos de fondos moderado y de mayor riesgo.

La SFC incluye en la tabla en mención, las rentabilidades acumuladas del tipo de fondo moderado, teniendo en cuenta para el efecto los flujos de caja del fondo existente al 14 de septiembre de 2010.

12. EDUCACIÓN FINANCIERA DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

Las entidades administradoras de los dos regímenes del SGP deben desarrollar programas de capacitación dirigidos a los consumidores financieros en los términos establecidos en el numeral 4 del art. 2.6.10.1.2. del Decreto 2555 de 2010.  

Para este efecto, tales programas deben contemplar como mínimo los siguientes aspectos, de acuerdo con el régimen aplicable para las sociedades administradoras del RAIS como para las de prima media con prestación definida:  

12.1. Marco regulatorio del SGP y de los dos regímenes pensionales que lo conforman.

12.2. Características de cada uno de los regímenes del SGP.

12.4. Facultades de selección y traslado entre los dos regímenes del SGP, entre las administradoras del régimen de ahorro individual y entre los tipos de fondos que éstas administran.

12.5. Composición y características de cada uno de los tipos de fondos ofrecidos dentro del esquema de “Multifondos”, con una clara identificación de los riesgos de cada uno de ellos.

12.6. Marco general sobre el cálculo de pensiones del SGP.

12.7. Modalidades de pensión de cada uno de los regímenes del SGP.

12.8. Marco regulatorio de protección al consumidor financiero en general y en el esquema de “Multifondos”,

12.9. Esquema de comisiones de administración en cada uno de los regímenes del sistema general de pensiones y particularmente en el RAIS.

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P2 Tit III Cap I - Anexo 1 Solicitud de Vinculación A 2000-01

ANEXO 1. SOLICITUD DE VINCULACIÓN A ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES. Proforma A.2000-01

TEMA:Sistema General de Pensiones.
NOMBRE DE LA PROFORMA:Solicitud de Vinculación a Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones.
NÚMERO DE LA PROFORMA:A.2000-01.
OBJETIVO:Permitir la afiliación de personas y el traslado de afiliados en el Sistema General de Pensiones.
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA:Administradoras del Sistema General de Pensiones.

INSTRUCTIVO

Logotipo / Nombre / Nit / Número Consecutivo: La Sociedad Administradora incluirá en este campo su razón social, logotipo y NIT, así como un número consecutivo del formulario que permita identificar la solicitud.

1. SOLICITUD DE VINCULACIÓN

2. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE

Nombre: En estos campos se deben registrar los apellidos y el nombre del solicitante.

Dirección / Ciudad / Departamento / Teléfono / Correo electrónico: Campos destinados para que el solicitante registre la dirección, ciudad, departamento y número telefónico de su domicilio y su lugar de trabajo, así como el número del celular en caso de tener. Si el solicitante tiene correo electrónico, en este campo debe registrar la dirección del mismo.

Envío de Correspondencia: marcar donde desea le sea enviada información, residencia, lugar de trabajo o correo electrónico.

Tipo de trabajador / Más de 150 semanas cotizadas: elegir entre trabajador independiente o dependiente e indicar las entidades donde ha efectuado cotizaciones para pensión entre Colpensiones (antes Instituto de Seguros Sociales - ISS) y/o cajas de previsión según corresponda.

3. INFORMACIÓN VÍNCULO LABORAL ACTUAL

4. INFORMACIÓN BENEFICIARIOS

Se debe registrar la información de cada uno de los beneficiarios, incluyendo el código de parentesco según corresponda.

6. ESPACIO PARA LA ADMINISTRADORA

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P2 Tit III Cap I Instructivo BEPS A2000-01

ANEXO 1A: INSTRUCTIVO SOLICITUD DE VINCULACIÓN AL SERVICIO SOCIAL COMPLEMENTARIO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS PERIÓDICOS – BEPS –

ANEXO DE LA PROFORMA A.2000-01

TEMA:Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos – BEPS-.
NOMBRE DE LA PROFORMA:Solicitud de Vinculación al Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos - BEPS -.
NÚMERO DE LA PROFORMA:Anexo A.2000-01.
OBJETIVO:Permitir la solicitud de vinculación al Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos - BEPS.
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA:Administradoras del Sistema General de Pensiones.

INSTRUCTIVO

Generalidades:

El presente formulario debe ser suministrado por el administrador del mecanismo BEPS a las administradoras del SGP, mediante el medio que considere adecuado para garantizar su operatividad.

La Sociedad Administradora al momento de tramitar la afiliación al SGP debe informar al solicitante que cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 3° del Decreto 604 de 2013, que adicionalmente tiene la opción de solicitar su vinculación al Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS), para lo cual debe suministrar la información general sobre el mecanismo y ofrecer este Anexo (Anexo 1A) a fin de que el interesado presente la solicitud.

Logotipo y Nombre: Debe aparecer la razón social, logotipo y NIT de Colpensiones, como administrador del mecanismo BEPS.

Número consecutivo y Entidad administradora: La Sociedad Administradora debe incluir en este campo el número consecutivo del formulario, que debe coincidir con el registrado en el Formulario de Solicitud de Vinculación a Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones Proforma A 2000 – 01, a fin de poder identificar la solicitud. Así mismo debe incluir su nombre o razón social.

1. SOLICITUD DE VINCULACIÓN

Fecha de solicitud / Ciudad: El solicitante debe registrar la ciudad y la fecha de diligenciamiento de la solicitud de vinculación al Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos - BEPS -.

2. INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE

Apellidos y Nombre / Fecha de Nacimiento: En estos campos se deben registrar los apellidos y el nombre del solicitante y su fecha de nacimiento.

Tipo de documento / Número de Identificación / Fecha de expedición / Género / Correo electrónico: Campos destinados para registrar el número de cédula de ciudadanía del solicitante, así como la fecha de expedición, luego marcar el género (femenino o masculino) y si el solicitante tiene correo electrónico, en este campo debe registrar su dirección electrónica.

Dirección residencia / Ciudad / Departamento / Teléfonos: Campos destinados para que el solicitante registre la dirección, ciudad, departamento y número telefónico de su domicilio así como el número del celular en caso de tener.

Dirección laboral / Ciudad / Departamento / Teléfono: Campos destinados para que el solicitante registre la dirección, ciudad, departamento y número telefónico de su lugar de trabajo.

Nivel de Sisbén: Registrar el número del nivel de Sisbén al que pertenece.

3. VOLUNTAD DE SOLICITUD DE VINCULACIÓN Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

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