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RESOLUCION 6 DE 2020
(marzo 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020>
Por la cual se adoptan medidas transitorias para la atención de trámites, otros
procedimientos administrativos, solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, requerimientos y comunicaciones oficiales en la Administradora Colombiana de Pensiones Colpensiones en armonía con la declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las establecidas en el artículo 10o del Decreto 309 de 2017, el artículo 16 (Numeral 1o) del Acuerdo 106 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante Decreto Ley 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurídica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales por normas legales y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos.
Que el Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011 faculta el uso de medios electrónicos con validez y fuerza probatoria.
Lo anterior dentro del contexto actual de transformación digital previsto Decreto 1078 de 2015, que promueve la implementación y masificación de los sistemas de información para facilitar el acceso ágil y efectivo de todos los ciudadanos, usuarios o grupos de interés del país a los servicios prestados por el Estado.
Que el numeral 1 del artículo 16 del Acuerdo 106 de 2017 establece como función del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expedir los actos administrativos que permitan mayor eficiencia en la prestación del servicio en cumplimiento de los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos inherentes al desarrollo del objeto de Colpensiones.
Que el Ministerio de Salud y Protección Social mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 declaró la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional y adoptó medidas sanitarias con el objeto de prevenir y controlar la propagación de la enfermedad producida por el virus denominado COVID-19.
Que la Directiva Presidencial 02 del 12 de marzo de 2020 establece medidas para atender la contingencia generada por el Covid-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones - TIC, implementando el trabajo en casa.
Que mediante Circular interna 20 del 16 de marzo de 2020, expedida por el Ministerio del Trabajo, se establecieron las directrices transitorias para trabajo en casa por el Covid-19.
Que mediante Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional, en atención a que la población colombiana se encuentra actualmente expuesta a una situación grave e inminente que afecta la salud, el empleo, el abastecimiento de bienes básicos, la economía y el bienestar de todos los habitantes del territorio nacional; requiriéndose con ello de herramientas legales para enfrentar eficazmente la situación.
Que el Presidente de la República, mediante Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del día 25 de marzo de 2020 hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 13 de abril de 2020 en el marco de la emergencia sanitaria por cauda del Coronavirus COVID-19.
Que la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante Circular Externa No.008 de 2020, dispuso en su artículo séptimo “Adoptar las medidas necesarias para garantizar la disponibilidad de los funcionarios, colaboradores o terceros que desempeñen funciones críticas en la entidad vigilada, así como verificar periódicamente la capacidad de estos para el cumplimiento de sus obligaciones. De igual forma, la entidad vigilada deberá fortalecer la estrategia de trabajo en casa o trabajo remoto a gran escala. Para los trabajadores de respaldo de funcionarios que desempeñan cargos críticos, la entidad vigilada deberá habilitar el trabajo remoto o en instalaciones diferentes a las usadas por los trabajadores principales, adoptando los controles respectivos para minimizar los riesgos derivados de operar en tales condiciones”. Y en el artículo noveno “Las entidades vigiladas deberán mantener la prestación del servicio en las oficinas, siempre y cuando las condiciones así lo permitan. Así mismo deberán informar al público los canales disponibles para la prestación del servicio garantizando su continuidad. En caso de ser necesario el uso de la red bancaria no propia las entidades deberán considerar el no cobro de este servicio a los afectados.”
Que Colpensiones atendiendo a la emergencia sanitaria implementó medidas transitorias, disponiendo canales y herramientas digitales para la recepción y radicación a través del portal web de la Entidad, para evitar desplazamientos y como mecanismo de contingencia en relación con los posibles impactos en la salud.
Que en armonía con las medidas declaración de Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, Colpensiones estableció medidas en el marco de la campaña “QuédateEnCasa” para buscar líneas de atención a los adultos mayores, grupos de interés y la ciudadanía en general.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> La Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, para la atención de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés, pone a su disposición canales, herramientas y medios electrónicos, a través de la plataforma digital establecida por la Entidad.
ARTÍCULO 2o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> Durante la vigencia del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica se dispondrá únicamente la atención a la ciudada nía, usuarios o grupos de interés a través de los siguientes canales:
1. Portal web.
2. Contact center.
3. Redes sociales.
4. Puntos de Atención al Cliente (PAC).
PARÁGRAFO PRIMERO: La Entidad podrá disponer de herramientas adicionales a las previstas, las cuales serán comunicadas a la ciudadanía, usuarios o grupos de interés a través del portal web de Colpensiones.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La Entidad habilitará Puntos de Atención al Cliente (PAC) estratégicamente definidos e informará a los ciudadanos, usuarios y grupos de interés a través del Portal Web y los PAC, las fechas y horarios de atención de conformidad con la medida de “Pico y Cédula”.
PARÁGRAFO TERCERO: En los PAC habilitados se atenderán trámites relacionados con el otorgamiento de anualidades vitalicias de los Beneficios Económicos Periódicos (BEPS).
PARÁGRAFO CUARTO: Vencido el término del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica se dispondrá sobre la continuidad, revisión o modificación de lo establecido en el presente artículo.
ARTÍCULO 3o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> La radicación de los documentos se realizará a través del portal web de Colpensiones https://www.colpensiones.gov.co, opción “Radicación Trámites web”. Los ciudadanos, usuarios o grupos de interés que hagan uso del portal web autorizan a Colpensiones para incluir en sus bases de datos y hacer uso de la información personal o de contacto registrada.
PARÁGRAFO: El ciudadano, usuario o grupo de interés deberá diligenciar a través del “portal web” la información requerida y adjuntar los documentos solicitados, conforme a las indicaciones establecidas en cada opción habilitada. En caso de no contar con la totalidad de los documentos obligatorios requeridos o que estos no se alleguen en los términos previstos, se cerrará la solicitud y requerirá su radicación nuevamente con el lleno de requisitos. Los mencionados documentos harán parte integral del expediente.
ARTÍCULO 4o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> Colpensiones, de conformidad con los preceptos establecidos en la Ley 1581 de 2012, dará cumplimiento a las políticas de tratamiento de datos publicada en el portal web de la Entidad.
ARTÍCULO 5o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> El ciudadano, usuario o grupo de interés que acuda a la utilización de canales no presenciales acreditará su identidad a través de los mecanismos que se dispongan para tal fin. La Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones podrá utilizar los controles necesarios a fin de mitigar los riesgos de suplantación o fraude.
ARTÍCULO 6o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> Las respuestas a las solicitudes radicadas en la plataforma habilitada se enviarán por correo electrónico, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de la presente resolución. Al momento de generar una contestación por parte de Colpensiones y en el caso de que la persona que realiza la solicitud no cuente con una dirección de correo electrónica válida, la respuesta será entregada a la última dirección física registrada en los sistemas de información de la Entidad.
PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de que la persona que realiza la solicitud se rehúse a recibir físicamente la respuesta o a firmar la prueba de entrega, el operador de mensajería realizará la entrega bajo puerta, realizando la descripción del predio y el registro correspondiente en la guía de entrega.
ARTÍCULO 7o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> Para la firma de los documentos que son generados en Colpensiones de conformidad con las disposiciones normativas internas, la Entidad hará uso de certificados digitales o de la firma mecánica para la expedición de los documentos y actos administrativos que se generen durante el término del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.
PARÁGRAFO PRIMERO: La firma mecánica será utilizada por los siguientes servidores públicos de la Administradora Colombiana de Pensiones Colpensiones, en el ejercicio de sus competencias:
1. Presidente
2. Vicepresidentes.
3. Jefes de Oficina.
4. Gerentes.
5. Directores.
6. Subdirectores.
Se encuentran autorizados para el uso de la firma mecánica los servidores públicos que en desarrollo de sus funciones deban suscribir documentos, bajo delegación expresa y en el marco de sus funciones.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La firma mecánica tendrá la misma validez que la firma manuscrita siempre y cuando pueda ser verificada a través del sistema de radicación de la Entidad.
ARTÍCULO 8o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> Los documentos radicados por los canales habilitados por Colpensiones, durante el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica gozarán de la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos los artículos 55 de la Ley 1437 de 2011 y 244 de la Ley 1564 de 2012.
ARTÍCULO 9o. <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 24 de 2020> El presente acto administrativo rige a partir de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los
JUAN MIGUEL VILLA LORA
Presidente
