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RESOLUCION 24 DE 2020
(septiembre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Por la cual se deroga la Resolución No. 006 de 2020, Resolución No. 012 de 2020 y se adoptan medidas transitorias para la atención de ciudadanos, usuarios y grupos de interés en armonía con la prórroga de la Emergencia Sanitaria
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las establecidas en el artículo 10 del Decreto 309 de 2017, numeral 1 del artículo 16 del Acuerdo 106 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante Decreto Ley 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurídica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales por normas legales y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos.
Que el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 faculta la utilización de medios electrónicos en los procedimientos y trámites administrativos.
Que el numeral 1 del artículo 16 del Acuerdo 106 de 2017 establece como función del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expedir los actos administrativos que permitan mayor eficiencia en la prestación del servicio en cumplimiento de los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos inherentes al desarrollo del objeto de Colpensiones.
Que mediante Resolución No. 006 del 26 de marzo de 2020 se adoptaron medidas transitorias para la atención de trámites, otros procedimientos administrativos, solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, requerimientos y comunicaciones oficiales en la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, en armonía con la declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.
Que mediante Resolución No. 012 del 19 de junio de 2020 se corrigió la continuación del epígrafe de la Resolución No. 006 de 2020.
Que el Ministerio de Salud y Protección Social mediante Resolución 1462 del 25 de agosto de 2020 prorrogó la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 30 de noviembre de 2020.
Que en Decreto 1168 de 25 de agosto de 2020 se implementaron medidas de cuidado para la protección de la salud y la vida y la salud, entre ellas el Aislamiento Selectivo y Distanciamiento Individual Responsable.
Que a través de Directiva Presidencial 07 del 27 de agosto de 2020, dirigida a las entidades y organismos que conforman la rama ejecutiva del orden nacional, se estableció que a partir del mes de septiembre el servicio se prestaría hasta con 30% en modalidad presencial y el 70% restante bajo la figura de trabajo en casa.
Que Colpensiones ha implementado canales y herramientas digitales, para evitar desplazamientos y como mecanismo de contingencia en relación con los posibles impactos en la salud.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. La atención a la ciudadanía, usuarios o grupos de interés, se adelantará a través de los siguientes canales:
1. Portal web.
2. Contact center.
3. Redes sociales.
4. Puntos de Atención Colpensiones – PAC.
5. APP móvil.
PARÁGRAFO PRIMERO: Se podrá disponer de herramientas adicionales a las previstas, las cuales serán comunicadas a la ciudadanía, usuarios o grupos de interés a través de los canales establecidos para su efecto.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La Entidad habilitará Puntos de Atención – PAC, estratégicamente definidos, e informará a los ciudadanos, usuarios o grupos de interés las fechas y horarios de atención. Para lo anterior se tomarán en consideración las disposiciones nacionales y locales que regulen para la movilidad de los ciudadanos.
ARTÍCULO SEGUNDO. En la opción portal web - Sede Electrónica https://sede.colpensiones.gov.co, se podrá, entre otros, adelantar los siguientes trámites:
| Trámites y Servicios | Descripción | Requisito |
| Trámites | -Actualización datos del afiliado -Actualización de datos del pensionado -Corrección de historia laboral - Radicación de PQRS -Afiliación electrónica ((vinculación inicial) -Pensión vejez tiempos privados -Vinculación inicial al programa BEPS | Ingreso usuario y contraseña |
| Portal web del aportante: -Certificado digital gratuito -Estados de cuenta | ||
| -Corregir inconsistencias en el reporte de pago -Efectuar pagos por PSE -Certificaciones de pagos. -Cargue de medios magnéticos para completar el detalle de los pagos. -Realizar liquidaciones de cálculos actuariales públicos, cuotas partes pensionales y bonos pensionales. -Simulaciones de cálculos actuariales privados. -Informar inconsistencias a través de formularios electrónicos -Validar las deudas de empresas absorbidas o fusionadas. | ||
| Portal para colombianos en el exterior: -Vinculación Inicial -Traslado de Régimen -PQRS. -Consulta Historia Laboral y certificaciones -Actualización de datos -Pagos de Pensión con tarjetas de Crédito. | Ingreso usuario y contraseña | |
| Radicación trámites web: -Facturas -Afiliación (Traslado de Régimen) | Sin ingreso de usuario y contraseña | |
| Certificados | Pensión Indemnización Deducidos devengados EPS Estado de cuenta BEPS | Con ingreso de usuario y contraseña |
| Afiliación Vinculado BEPS No Pensión | Sin ingreso de usuario y contraseña | |
| Consultas | Estado de Trámite Consulta de Saldo BEPS Historia Laboral | Con ingreso de usuario y contraseña |
| Estado de Trámite | Sin ingreso de usuario y contraseña | |
PARÁGRAFO PRIMERO: Los trámites relacionados con otorgamiento de anualidades vitalicias de los Beneficios Económicos Periódicos – BEPS, solicitudes de prestaciones económicas, novedades de nómina de pensionados, pagos de subsidios de incapacidad, valoración de la pérdida de capacidad laboral, así como los documentos requeridos a los ciudadanos para continuar con los trámites señalados, deberán ser radicados en los Puntos de Atención Colpensiones – PAC. Ello a excepción de los trámites electrónicos que se habiliten en la Sede Electrónica.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El ciudadano, usuario o grupo de interés deberá diligenciar a través de la “Sede Electrónica” la información requerida y adjuntar los documentos solicitados, conforme a las indicaciones establecidas en cada opción habilitada. En caso de no contar con la totalidad de los documentos obligatorios requeridos o que estos no se alleguen en los términos previstos, se cerrará la solicitud y requerirá su radicación nuevamente con el lleno de requisitos. Los mencionados documentos harán parte integral del expediente.
PARÁGRAFO TERCERO: En el caso de la radicación de factura y de documentos que se establezcan, bastará con la remisión de la copia simple de los documentos por vía electrónica. En todo caso, una vez superada la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, de forma gradual se requerirá a los ciudadanos, usuarios o grupos de interés allegar la documentación en original dentro de los términos establecidos por las áreas que gestionaron las solicitudes o trámites en copia simple y de conformidad con las normas que regulan la materia.
ARTÍCULO TERCERO. En cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos publicada en el portal web de la Entidad, los ciudadanos, usuarios o grupos de interés que hagan uso del portal web – Sede Electrónica, autorizan a Colpensiones a incluir en sus bases de datos y hacer uso de la información personal o de contacto registrada.
ARTÍCULO CUARTO. Las respuestas a las solicitudes radicadas en la plataforma se enviarán por correo electrónico, de conformidad con lo señalado en el artículo 2o de la presente resolución. Al momento de generar una contestación por parte de Colpensiones y en el caso de que la persona que realiza la solicitud no cuente con una dirección de correo electrónica válida, la respuesta será entregada a la última dirección física registrada en los sistemas de información de la Entidad.
PARÁGRAFO: En caso de que la persona que realiza la solicitud se rehúse a recibir físicamente la respuesta o a firmar la prueba de entrega, el operador de mensajería realizará la entrega bajo puerta, realizando la descripción del predio y el registro correspondiente en la guía con la anotación a mano o sello seco: "Entrega bajo puerta por Covid-19" o a través del uso de guía digital de conformidad con los mecanismos establecidos por el proveedor del servicio mensajería los cuales han sido establecidos por el Gobierno Nacional y la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC).
ARTÍCULO QUINTO. Para la firma de los documentos generados en Colpensiones, de conformidad con las disposiciones normativas internas, se hará uso de certificados digitales o de la firma mecánica.
PARÁGRAFO PRIMERO: La firma mecánica o el certificado digital serán utilizados por los siguientes servidores públicos en el ejercicio de sus competencias:
1. Presidente.
2. Vicepresidentes.
3. Jefes de Oficina.
4. Gerentes.
5. Directores.
6. Subdirectores.
Se encuentran autorizados para el uso de la firma mecánica o el certificado digital, los servidores públicos que en desarrollo de sus funciones deban suscribir documentos, bajo asignación expresa y en el marco de sus funciones.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La firma mecánica tendrá la misma validez que la firma manuscrita siempre y cuando pueda ser verificada a través de los sistemas de información y/o radicación de la Entidad.
ARTÍCULO SEXTO. Los documentos radicados en las formas y canales dispuestos por Colpensiones gozarán de la validez y fuerza probatoria que le confiere a los mismos los artículos 55 de la Ley 1437 de 2011 y 244 de la Ley 1564 de 2012.
ARTÍCULO SÉPTIMO. Vencido el término de la Emergencia Sanitaria se dispondrá sobre la continuidad, revisión o modificación de lo establecido en la presente resolución.
ARTÍCULO OCTAVO. El presente acto administrativo rige a partir de su publicación y deroga la Resolución No.006 del 26 de marzo de 2020, Resolución No. 012 del 19 de junio de 2020 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 24 días de septiembre de 2020.
JUAN MIGUEL VILLA LORA
PRESIDENTE
