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RESOLUCIÓN 6 DE 2022
(mayo 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
“Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental - PGD vigencia 2021 - 2024 y al Plan Institucional de Archivos - PINAR vigencia 2021 - 2023 de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones”
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES -
COLPENSIONES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las establecidas en el artículo 10o del Decreto 309 de 2017, el Artículo 16 (Numeral 1°) del Acuerdo 106 de 2017, y Resolución 013 de 2019 y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007, en su artículo 155, creó la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante Decreto Ley 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurídica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos.
Que los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000 establecen la obligación de las entidades públicas en la elaboración de programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública NacionaT señala que se deberá adoptar el Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
Que el literal a) del artículo 17 de la Ley 1712 de 2014 menciona que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, deben encontrarse alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.
Que el literal c) y d) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, señala cuáles son los instrumentos archivísticos; entre ellos, el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivos - PINAR.
Que a su vez los artículos 2.8.2.5.10., 2.8.2.5.11. y 2.8.2.5.12. del Decreto 1080 de 2015 establecen la obligatoriedad de formular el Programa de Gestión Documental, la aprobación y la publicación en la página web de la entidad dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación.
Que el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto 1081 de 2015, Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, prevé los mecanismos de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública incluido el Programa de Gestión Documental, resaltando que deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo.
Que mediante Resolución 511 de 2017 de Colpensiones se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, el cual cumple su función de “Orientar a la Alta Dirección en el Desarrollo de la Política Institucional de Gestión Documental”.
Que mediante Resolución 092 del 2018 Colpensiones adoptó los instrumentos archivísticos, el Programa de Gestión Documental (PGD), el Plan Institucional de Archivos (PINAR) y el Sistema Integrado de Conservación (SIC).
Que mediante Resolución 002 del 2021 Colpensiones, se actualizó el Programa de Gestión Documental - PGD para la vigencia 2021 - 2024 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 2021 - 2023 de Colpensiones.
Que conforme a los resultados del seguimiento y mejora continua al Programa de Gestión Documental - PGD para la vigencia 2021 - 2024 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 2021 - 2023, y atendiendo la necesidad de priorizar las actividades enmarcadas en el Proyecto de CONFORMACIÓN DE ARCHIVOS PRODUCIDOS DURANTE LA EMERGENCIA SANITARIA 2020-2021, orientado a atender las necesidades en materia de conformación y organización de expedientes físicos, electrónicos e híbridos y su evolución a expedientes electrónicos con ocasión a la declaratoria de la emergencia, se requiere efectuar una actualización de los instrumentos archivísticos en mención.
Que mediante Acta No. GPI - 7 del 29 de marzo de 2022, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó el control de cambios a los instrumentos archivísticos, Programa de Gestión Documental - PGD vigencia 2021 - 2024 y Plan Institucional de Archivos - PINAR vigencia 2021 - 2023.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Actualizar el Programa de Gestión Documental - PGD para la vigencia 2021 - 2024 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 2021 - 2023 de Colpensiones, los cuales se encuentran como anexo y hacen parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO. Los lineamientos establecidos en la presente resolución serán de obligatorio cumplimiento para todas las áreas de Colpensiones, las cuales deberán implementar el Programa de Gestión Documental - PGD vigencia 2021 - 2024 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 2021 - 2023 de Colpensiones.
ARTÍCULO TERCERO. Ordenar la publicación de la versión actualizada y convalidada de los instrumentos archivísticos en mención, en la página web de Colpensiones.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los nueve (9) días del mes de mayo de 2022
JUAN MIGUEL VILLA LORA
Presidente
