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ÍNDICE
RESOLUCION 29 DE 2020
(noviembre 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Por la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones entre otros
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de las facultades legales y estatuarias, en especial las establecidas en el Decreto 309 de 2017, el Acuerdo 106 de 2017 y la Resolución 017 de 2020 y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante Decreto Ley 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurídica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales por normas legales y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos.
Que la administración y modernización de los archivos públicos constituye una obligación estatal orientada a el goce efectivo de los derechos, deberes y principios contenidos en la Constitución y las leyes, así como el libre acceso a la información.
Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos y son elementos fundamentales en la racionalidad de la administración pública, la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que lo afecten.
Que el artículo 209 de la Constitución Política estableció que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el artículo 3o de la Ley 594 del 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Que el artículo 3o ibidem define el concepto de tabla de retención documental como el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Que el artículo 24 Ibidem establece la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de elaborar y aplicar las tablas de retención documental.
Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015 establece que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental.
Que en el artículo 1o del Acuerdo 004 de 2019, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció que las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Serles Documentales - RUSD sus Tablas de Retención Documental - TRD de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Que el artículo 14 ibidem señalo que si el concepto técnico de evaluación determina que las tablas de retención documental – TRD cumplen los requisitos técnicos exigidos, las instancias competentes procederán a expedir el respectivo certificado de convalidación.
Que el artículo 17 Ibidem estableció que una vez aprobadas y convalidadas las tablas de retención documental –TRD la entidad deberá divulgarlas entre sus servidores públicos, empleados y demás personal que tenga Injerencia en la producción de documentos de archivo, para garantizar su implementación.
Que el artículo 23 y 25 ibidem establecen las situaciones en las cuales se debe actualizar y convalidar las tablas de retención documental, como es el caso de los cambios funcionales y de estructura orgánica como se dio en la Entidad, de conformidad con el Decreto 309 del 24 de febrero de 2017, la Resolución 017 del 06 de agosto de 2020 y el Acuerdo 131 del 26 de abril de 2018.
Que en el marco de los procesos y procedimientos previstos, el Comité Institucional de Gestión del Desempeño, en sesión celebrada los días 10 y 11 de octubre de 2018, aprobó las tablas de retención documental en su versión 2, en cumplimiento de la normativa legal y vigente sobre el particular, las cuales fueron remitidas al Archivo General de la Nación para Convalidación el día 2 de noviembre de 2018.
Que el Archivo General de la Nación, solicitó algunas modificaciones a las tablas de retención documental presentadas, las cuales fueron ajustadas y presentadas ante el Pre- Comité Evaluador de Documentos en sesión del 29 de enero de 2020. Dicha Instancia concluyó que el instrumento archivístico podía ser presentado ante el Comité Evaluador de Documentos una vez se verificaran los ajustes solicitados en el acta de esa sesión.
Que una vez surtido el proceso de evaluación y convalidación de actualización de las tablas de retención documental ante el Archivo General de la Nación, atendiendo los requisitos y procedimientos previstos, la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, recibió certificación de convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD por parte de ésta Entidad expedida el día 6 de agosto de 2020.
Que de conformidad con el certificado expedido por el Archivo General de la Nación el 25 de agosto de 2020 se realizó la Inscripción en el Registro Único de Serles Documentales bajo el número TRD-254.
Que se hace necesario aclarar el artículo segundo de la Resolución 714 del 27 de octubre de 2016 de Colpensiones mediante la cual se adoptaron las tablas de retención documental (Versión 2) y derogó la Resolución 274 de 2014, en el sentido de señalar que por error Involuntario se hizo referencia a la versión 2, cuando lo cierto es que las TRD corresponden a la versión 1 presentadas, ajustadas y convalidadas de acuerdo con el certificado expedido por el AGN del 15 de julio de 2016.
Que para lo anterior, se hará uso de la potestad conferida por el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011, que establece:
“Artículo 45. Corrección de errores formales. En cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores simplemente formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión, ni revivirá los términos legales para demandar el acto. Realizada la corrección, esta deberá ser notificada o comunicada a todos los interesados, según corresponda.”
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a todas las dependencias de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.
ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO. Adoptar la actualización e implementar las Tablas de Retención Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación, mediante certificación del 06 de agosto de 2020, las cuales hacen parte Integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO TERCERO. SEGUIMIENTO Y ASESORÍA. El seguimiento y asesoría, en relación a la implementación de las Tablas de Retención Documental lo realizará la Dirección Documental de la Gerencia Administrativa - Vicepresidencia de Gestión Corporativa.
ARTÍCULO CUARTO. PUBLICACIÓN Y CONSULTA. Las Tablas de Retención Documental actualizadas y convalidadas deberán ser publicadas en la página web, de acuerdo con el artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO QUINTO. Aclarar el artículo segundo de la Resolución 714 del 27 de octubre de 2016 de Colpensiones mediante la cual se hizo referencia a la Tabla de Retención Documental versión 2, en el sentido de señalar que se refiere a la versión 1.
ARTÍCULO SEXTO. VIGENCIA. El presente acto administrativo rige a partir de su publicación
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
JUAN MIGUEL VILLA LORA
PRESIDENTE
