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RESOLUCION 249 DE 2013
(agosto 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Por la cual se adopta la política de distribución de la comisión en procesos de
Conmutación Pensional
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES
- COLPENSIONES,
En ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el, Decreto 4121 de 2011, artículo 5o del Decreto 4936 de 2011 y artículos 7o y 16 del Acuerdo 09 de 2011 proferido por la Junta Directiva de COLPENSIONES
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su Artículo 155, creó a la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Que mediante el Decreto 4121 de 2011, se modificó la naturaleza jurídica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales asignadas por las normas legales y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos.
Que mediante Decreto número 2011 de 2012 de 28 de septiembre de 2012, se reglamentó la entrada en operación de la Administradora Colombiana de Pensiones-COLPENSIONES como nueva administradora del Régimen de Prima Media.
Que la conmutación pensional(1) es un mecanismo jurídico y contable, a través del cual una entidad empleadora, para lograr la normalización de su pasivo pensional, transfiere a un tercero, mediante el pago de una suma establecida, la responsabilidad jurídica del pago de pensiones a su cargo. La conmutación pensional puede ser total y definitiva cuando el empleador se libera integralmente de toda responsabilidad del pago de los pasivos pensionales, o parcial, cuando el empleador conserva responsabilidad por el pasivo transferido. La normalización es el género y la conmutación pensional es la especie.
Que la conmutación pensional puede realizarse con COLPENSIONES, con entidades administradoras del Régimen de Ahorro Individual o con sociedades aseguradoras y debe ser autorizado por la Superintendencia o entidad que ejerza el control y vigilancia de la entidad respectiva, previo el concepto favorable del Ministerio de Trabajo.
Que la conmutación pensional como mecanismo de normalización de pasivos pensionales se circunscribe a las prestaciones pensionales a las que tengan derecho los pensionados de una entidad, en razón de lo cual tal mecanismo no puede incluir las prestaciones asistenciales no pensionales derivadas de la convención colectiva, pacto laboral o de disposiciones relativas a ello.
Que en la cuantificación de la conmutación pensional se incluyen gastos de administración que varían de acuerdo al tipo de conmutación pensional que se efectúe en cuanto al número de personas y el riesgo que se asume; el objeto de la presente nota técnica es definir cómo se distribuyen estos gastos de administración a lo largo del tiempo.
Que el marco normativo de las conmutaciones pensionales es el siguiente: A. Artículo 41 de la Ley 550 de 1999
"Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley".
"Normalización de los Pasivos Pensionales. Los acuerdos de reestructuración en que el empleador deba atender o prever el pago de pasivos pensionales, deben incluir las cláusulas sobre normalización de pasivos pensionales de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional, a la cual deben ajustarse también los actos y contratos que se celebren y ejecuten con base en tales cláusulas.
"Para tal fin, se acudirá a mecanismos tales como la constitución de reservas adecuadas dentro de un plazo determinado, conciliación, negociación y pago de pasivos, conmutación pensional total o parcial y constitución de patrimonios autónomos. Estos mecanismos podrán aplicarse en todos los casos en que se proceda a la normalización del pasivo pensional, aún cuando ésta no haga parte de un acuerdo de reestructuración.
"Parágrafo 1. La Superintendencia que ejerza la inspección, vigilancia o control de la empresa que se encuentre en proceso de reestructuración, autorizará el mecanismo que elija la empresa para la normalización de su pasivo pensional en concordancia con la competencia que tiene el Ministerio de Trabajo para ello. Los acuerdos de reestructuración que se celebren sin la correspondiente autorización, carecerán de eficacia jurídica.
"Cuando se trate de entidades públicas del orden nacional o de entidades públicas del nivel territorial, cuando estas últimas no están sujetas a la inspección, vigilancia o control de una Superintendencia, se requerirá adicionalmente para los mismos efectos un concepto favorable de viabilidad financiera emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
"Parágrafo 2. Los patrimonios autónomos que se constituyan como garantía para la financiación de los pasivos pensionales podrán ser administrados por las Administradoras de Fondos de Pensiones o por las sociedades fiduciarias en la forma en que señale el Gobierno Nacional.
"La conmutación pensional podrá realizarse con el Instituto de Seguros Sociales, y las compañías de seguros de vida; la conmutación pensional podrá también realizarse total o parcialmente a través de los fondos de pensiones y los patrimonios autónomos pensionales administrados por sociedades fiduciarias o administradoras de fondos de pensiones. El Gobierno reglamentará el alcance de la conmutación pensional, total o parcial, los casos, condiciones, formas de pago y garantías que deban aplicarse en cada caso para el efecto, de tal manera que se proteja adecuadamente a los pensionados.
"Parágrafo 3. Cuando se otorguen créditos para financiar el pago de los pasivos pensionales o para realizar su conmutación pensional, dichos créditos tendrán el mismo privilegio de los créditos laborales cuyo pago se realice o se conmute".
B. Artículo 2o del Decreto 1260 de 2000
"Casos en que procede la normalización. Para efectos del artículo 41 de la Ley 550 de 1999 la normalización del pasivo pensional procede para lograr el pago oportuno de las obligaciones pensionales, en el evento en que el mismo no se esté realizando, o cuando se prevea que no se podrán realizar los pagos de dichas obligaciones en razón de circunstancias que puedan afectar la entidad o empresa.
"A los mecanismos de normalización pensional a que se refiere el artículo 41 de la Ley 550 de 1999 podrá acudirse, independientemente de los acuerdos de reestructuración, y se adelantarán también respecto de empresas o entidades en liquidación".
C. Artículo 3o. del Decreto 1260 de 2000
"Formas de Conmutación pensional Total. La conmutación pensional total como mecanismo de normalización pensional podrá realizarse:
Con el Instituto de Seguros Sociales;
Con una compañía de seguros a través de una renta vitalicia;
Por medio de un retiro programado administrado por una administradora de fondos de pensiones;
Por los demás mecanismos que señale el Gobierno Nacional de acuerdo con la Ley (...)"
D. Artículo 2o del Decreto 941 de 2002
"Obligaciones objeto de conmutación pensional parcial. Podrán conmutarse parcialmente las obligaciones de carácter pensional a cargo de las entidades previstas en el artículo anterior, sea que ellas provengan de pensiones, cuotas partes de pensiones o constituyan beneficios pensionales extralegales.
"Se podrán administrar a través de los patrimonios autónomos pensionales, conjuntamente con los recursos destinados al pago de bonos pensionales y sus cuotas partes respectivas, los recursos transferidos para el pago de las obligaciones mencionadas en el inciso anterior".
E. Artículo 34 de la Ley 1116 de 2006
"Contenido del Acuerdo. Las estipulaciones del acuerdo deberán tener carácter general, en forma que no quede excluido ningún crédito reconocido o admitido, y respetarán para efectos del pago, la prelación, los privilegios y preferencias establecidas en la ley (...).
"Parágrafo lo. Los acuerdos de reorganización que suscriban los empleadores que tengan a su cargo el pago de pasivos pensionales, deberán incluir un mecanismo de normalización de pasivos pensionales. Dichos mecanismos podrán consistir en la constitución de reservas adecuadas dentro de un plazo determinado, la conciliación, negociación y pago de pasivos, la conmutación pensional total o parcial y la constitución de patrimonios autónomos, todo ello de conformidad con la ley y con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.
"Los mecanismos de normalización pensional podrán aplicarse voluntariamente en todos los casos en que sea procedente la normalización del pasivo pensional, aun cuando esta no sea realizada dentro de un proceso de insolvencia.
"La Superintendencia que ejerza la inspección, vigilancia o control del empleador, autorizará el mecanismo que este elija para la normalización de su pasivo, previo el concepto favorable del Ministerio de la Protección Social. Los acuerdos de reorganización o los mecanismos de normalización pensional que sean establecidos sin la autorización y el concepto mencionados, carecerán de eficacia jurídica".
Que tal y como se advierte del anterior marco normativo, la aplicación de los mecanismos de normalización de pasivos a los que aluden la Ley 550 de 1999 y la Ley 1116 de 2006, resultan jurídicamente viables para cualquier entidad que tenga a su cargo este tipo de obligaciones, por lo que no se requiere que las entidades se encuentren incursas en procesos de reestructuración o de reorganización empresarial.
Que así mismo, resulta claro que la conmutación pensional puede realizarse con la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, con entidades administradoras del Régimen de Ahorro Individual o con sociedades aseguradoras y que dicho mecanismo debe ser autorizado por la Superintendencia o entidad que ejerza el control y vigilancia de la entidad respectiva, previo el concepto favorable del Ministerio de Trabajo.
Que resulta especialmente importante señalar que la conmutación pensional como mecanismo de normalización de pasivos pensionales al que aluden las normas transcritas en el anterior acápite, se circunscribe a las prestaciones pensionales a las que tengan derecho los pensionados de una entidad, valga decir, las mesadas pensionales por vejez, invalidez o sobrevivencia, mesadas adicionales a las que tengan derecho los pensionados, el auxilio funerario, los bonos pensionales, títulos o cuotas partes a los que eventualmente se encuentre obligada, en razón de lo cual tal mecanismo no puede incluir las prestaciones asistenciales no pensionales derivadas de la convención colectiva, pacto laboral o de disposiciones relativas a ello.
Que ahora bien, cuando en el artículo 2 del Decreto 941 de 2002 se señala que "podrán conmutarse parcialmente las obligaciones de carácter pensional a cargo de las entidades previstas en el artículo anterior, sea que ellas provengan de pensiones, cuotas partes de pensiones o constituyan beneficios pensionales extralegales", no se está aludiendo a prestaciones asistenciales tales como auxilios para medicamentos, seguros de vida, préstamos universitarios, préstamos de calamidad doméstica, auxilio para lentes y monturas, auxilios educativos y para recreación, a los cuales la entidad empleadora continuará obligada en los términos de la convención, pacto o norma que les dio origen, mientras la misma se encuentre vigente.
Que en ese orden de ideas, es necesario definir las etapas para el proceso de la conmutación pensional y definir los parámetros que fundamenten de manera general y objetiva la formulación de los costos asociados con el proceso administrativo.
Que en mérito a lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ETAPAS DEL PROCESO DE CONMUTACIÓN PENSIONAL. Las etapas del proceso administrativo de conmutación pensional en COLPENSIONES son las siguientes:
Etapa I: Pre-cálculo.
En esta etapa el interesado en la conmutación pensional manifiesta mediante una solicitud escrita el deseo de iniciar el proceso de conmutación pensional.
Pasos y requisitos.
1. El solicitante de conmutación pensional debe acercarse a un punto de atención del ciudadano, en una rotonda u oficina regional de Colpensiones y radicar carta de solicitud de conmutación pensional firmada por el representante legal de la empresa, acompañada con un CD que contenga la información de los individuos objeto de conmutación pensional.
2. La Vicepresidencia Comercial le enviará una carta notificándole el valor de la conmutación pensional y otros términos y tiempos para perfeccionar un acuerdo contractual de la conmutación pensional. Es deber del solicitante dar respuesta a la carta, en los términos fijados, especificando su decisión de continuar o no el proceso de conmutación pensional.
3. En el evento de continuar con ei proceso de conmutación pensional se seguirá con la siguiente etapa.
Etapa II: Conmutación pensional.
En esta etapa se formaliza el contrato de conmutación pensional, la empresa hace entrega de los permisos que habilitan este requerimiento y de la documentación de las carpetas individualizadas del personal a conmutar (coincidente con la base de datos entregada en la Etapa I), debidamente foliadas conforme a guía suministrada por Colpensiones.
Pasos y requisitos.
1. Solicitar el permiso para conmutar ante el Ministerio de Trabajo y la Superintendencia que vigila y regula el tipo de empresa por parte del empleador interesado.
2. Realizar solicitud de conmutación pensional con carta dirigida a la Vicepresidencia Comercial y radicada en punto de atención al ciudadano.
3. Firmar contrato de conmutación pensional con Colpensiones.
4. Realizar pago previo (abono) para la revisión de la documentación, el estudio jurídico y actuarial individualizado.
5. Entregar o enviar constancia del pago.
6. Entregar los documentos en una regional de Colpensiones, incluyendo: Los soportes de aprobación del Ministerio de Trabajo y la Superintendencia que los vigile si la empresa es privada; sí la empresa es pública, ésta debe entregar adicionalmente certificación de viabilidad financiera expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
7. Informe de cálculo actuarial del valor a conmutar para cada individuo elaborado por la empresa interesada y/o COLPENSIONES, siguiendo los parámetros y especificaciones técnicas exigidas por Colpensiones.
8. Carpetas individuales, una por cada individuo a conmutar, con los documentos requeridos debidamente foliados y marcados.
9. Se notificará al empleador la resolución a través de la cual se legaliza al proceso y en la que se consigna el valor total de la conmutación pensional, incluido los gastos de la administración. El empleador realizará el pago de la conmutación pensional de acuerdo con lo establecido en la resolución.
Etapa III: Inclusión y administración de Nómina de Pensionados de Colpensiones
En esta etapa se efectúan los procedimientos, verificaciones y validaciones para incluir en la Nómina de Pensionados de Colpensiones a los jubilados conmutados.
Pasos y requisitos.
1. Se levantará la información necesaria para la inclusión en Nómina de Pensionados de Colpensiones tales como: Datos básicos, cuenta de consignación de mesadas, embargos, cooperativas, créditos, EPS, entre otros.
2. Una vez emitido el acto administrativo de la conmutación pensional, las correspondientes inclusiones en la Nómina de Pensionados de Colpensiones se realizará en la nómina subsiguiente a la que se encuentre trabajando al momento de expedición de la resolución.
3. Una vez proferido el acto administrativo de conmutación pensional, COLPENSIONES realizará la notificación del mismo a los jubilados.
4. Cuando se trate de Jubilados en expectativa de compartir, existirá un acto administrativo de reconocimiento de pensión de vejez posterior y un acto administrativo de compartibilidad pensional.
5. Una vez efectuadas las inclusiones en Nómina de Pensionados de Colpensiones continúa un proceso de mantenimiento en la nómina hasta el fallecimiento del grupo conmutado.
Que en ese orden de ideas, la estimación de costos por etapas de la conmutación pensional respecto de la metodología en la causación de la comisión, son las que siguen:
Etapa I: Pre-cálculo.
El desarrollo de un cálculo actuarial inicial tiene según el número de personas a conmutar los siguientes costos respecto de la comisión de administración:
| ETAPA | De 0 a 10 | De 11 a 50 | De 51 a 100 | De 101 a 500 | De 501 a 1000 | Más de 1000 |
| I. Precálculo | 8,00% | 7,50% | 7,00% | 6,50% | 6,00% | 5,50% |
Etapa II: Conmutación pensional.
En la etapa de conmutación pensional se incurre básicamente en 3 costos:
1. Tecnológico
a) Digitalización de las carpetas del grupo a conmutar.
b) Estaciones de trabajo para la revisión física de los expedientes frente a la base de datos definitiva.
c) Consultas de Nómina de Pensionados de Colpensiones.
d) Software de liquidación para expectativas de compartibilidad.
2. Recurso Humano:
a) Revisión física de los expedientes frente a la base de datos definitiva.
b) Análisis de actos administrativos de reconocimiento consultas de Nómina de Pensionados de Colpensiones.
c) Liquidación de Expectativas de compartibilidad.
d) Análisis, procesamiento, emisión y notificación del acto administrativo de conmutación pensional.
e) Cálculo actuarial definitivo
f) Proceso de inclusión en Nómina de Pensionados de Colpensiones.
Se estima un costo promedio en uso de recurso humano, analizado desde el punto de vista de los costos laborales del equipo de trabajo directo y la parte proporcional de las áreas administrativas respecto del valor de la Nómina de Pensionados de Colpensiones total de la entidad.
3. Infraestructura física:
Entendida como el conjunto de elementos o de servicios básicos para la creación y el funcionamiento de la entidad.
En síntesis el resumen de costos de esta etapa es:
| ETAPA | De 0 a 10 | De 11 a 50 | De 51 a 100 | De 101 a 500 | De 501 a 1000 | Más de 1000 |
| Tecnológico | 4,00% | 3,50% | 3,00% | 2,50% | 2,00% | 1,50% |
| Recurso Humano | 14,00% | 13,50% | 13,00% | 12,50% | 12,00% | 11,50% |
| Infraestructura física | 4,00% | 3,50% | 3,00% | 2,50% | 2,00% | 1,50% |
Etapa III: Inclusión en Nómina de Pensionados de Colpensiones:
En este proceso también intervienen costos tecnológicos, de recurso humano e infraestructura física los cuales se presentan a continuación:
| ETAPA | De 0 a 10 | De 11 a 50 | De 51 a 100 | De 101 a 500 | De 501 a 1000 | Más de 1000 |
| III. Inclusión en Nómina de Pensionados de Colpensiones | 7,50% | 7,00% | 6,50% | 6,00% | 5,50% | 5,00% |
Que por lo tanto, el resumen de costos es:
1. Fase pre-operativa:
Definida como todos los procesos que dan como resultado un proceso de conmutación pensional e inclusión en Nómina de Pensionados de Colpensiones del grupo a conmutar:
| ETAPA | De 0 a 10 | De 11 a 50 | De 51 a 100 | De 101 a 500 | De 501 a 1000 | Más de 1000 |
| I. Pre-cálculo | 8,00% | 7,50% | 7,00% | 6,50% | 6,00% | 5,50% |
| II. Conmutación | ||||||
| Tecnológico | 4,00% | 3,50% | 3,00% | 2,50% | 2,00% | 1,50% |
| Recurso Humano | 14,00% | 13,50% | 13,00% | 12,50% | 12,00% | 11,50% |
| Infraestructura física | 4,00% | 3,50% | 3,00% | 2,50% | 2,00% | 1,50% |
| III. Inclusión en nómina | 7,50% | 7,00% | 6,50% | 6,00% | 5,50% | 5,00% |
| TOTAL COSTO PRE-OPERATIVO | 37,50% | 35,00% | 32,50% | 30,00% | 27,50% | 25,00% |
Esto es, v.g., que si los costos administrativos totales son el 2% del valor total de la conmutación pensional, la fase pre-operativa para una conmutación pensional de más de 1000 personas se estima en un 20%; es decir, un 0,4% del vr. Total de la conmutación pensional.
2. Fase de mantenimiento de la conmutación pensional:
Del total del grupo conmutado se calcula la edad estimada de fallecimiento del grupo (reserva a dps cabezas), con ello se determina el año del fallecimiento y se calcula el número de años que debe cubrir la comisión.
| C de C | EMPRESA | GRUPO ACTUARIAL | NOMBRE | SEXO | FECHA NAC. | NAC. CONY. | EDAD CAUS. | EDAD CONY. | AÑO FALLECIINENTO | AÑOS | CAUSACION |
| Empresa 1 | Actuarial XX | 1,00 | 24.447,00 | 26.340,00 | 44,00 | 39,00 | 2.059 | 48,00 | 440.271,67 | ||
| Empresa 2 | Actuarial XX | 1,00 | 21.262,00 | 18.171,00 | 53,00 | 62,00 | 2.045 | 34,00 | 153.674,06 | ||
| Empresa 3 | Actuarial XX | 1,00 | 25.379,00 | 26.537,00 | 42,00 | 39,00 | 2.059 | 48,00 | 270.740,11 | ||
Con estos insumos se calcula un pago constante a una tasa de interés del 4% real, para cada una de las personas conmutadas el cual corresponderá a la causación anual, calculando la siguiente anualidad.
Donde,
C= Monto de la comisión a amortizar anualmente
R= Pago periódico
n= Plazo en años
P= Período en años
Se desarrolla por cada persona la tabla de amortización del total de la comisión hasta el año de fallecimiento estimado donde se determina el valor que causa de intereses y el valor de la reserva que se libera anualmente. Y se efectúa la suma de los rendimientos por año y la liberación de reservas hasta agotar los recursos.
ARTICULO 2o. INFORMACIÓN CONTABLE. Una vez firmado un acuerdo de conmutación pensional la Gerencia de Actuaría – Vicepresidencia de Planeación y Riesgos de COLPENSIONES suministrará a la Gerencia Económica de la Vicepresidencia Administrativa la información relacionada con el cálculo de la comisión por conmutación pensional, el cual se acompañará de una tabla con la relación de valores a registrar mes a mes en la contabilidad.
PARÁGRAFO. La tabla se ajustará periódicamente al cierre de cada año y se suministrará a la Gerencia Económica de la Vicepresidencia Administrativa para su registro contable en los primeros 15 días del mes de enero del año siguiente.
ARTICULO 3o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 8 AGO 2013
PEDRO NEL OSPINA SANTA MARIA
Presidente
Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES
NOTA AL FINAL:
1. Corte Constitucional. Sentencia C–090 de 2011.
