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Resolución 315 de 2017 COLPENSIONES

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RESOLUCION 315 DE 2017

(julio 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por la cual se expide el Reglamento del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto

EL SUSCRITO PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En ejercicio dé las facultades legales y estatutarias, en especial las establecidas en el Decreto 309 de 2017, el Acuerdo 106 del 2017, y

CONSIDERANDO:

Que la ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de pensiones COLPENSIONES, como una Empresa industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que mediante Decreto Ley No. 4121 del 2 de noviembre de 2011, se cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, a la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial.

Que el artículo 15o de la Ley 1150 de 2007 determina que “Los Contratos que celebren los Establecimientos de Crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentadas aplicables a dichas actividades.

En todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la presente ley”.

Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 establece que “las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legal mente para la contratación estatal”.

Que el artículo 3o del Decreto ley 4121 de 2011 establece que las operaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, se regirán por esa norma, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y sus estatutos.

Que la Junta Directiva de COLPENSIONES, mediante Acuerdo 073 del 23 de julio de 2014 aprobó el Manual de Contratación de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES.

Que en cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, que orientan tas actuaciones y procedimientos de carácter contractual que adelante COLPENSIONES, es pertinente conformar el Comité de Contratación y Racionalización del Gasto.

Que el numeral 5o, Capitulo 1, Título II del Manual de Contratación establece qué COLPENSÍONES contará con un Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, quien asesorará al Representante Legal y emitirá recomendaciones de conformidad con la reglamentación que determine sus funciones, la cual será expedida por el Presidente o por quien éste delegue.

Que dentro de la anterior estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, mediante Resolución 343 de 2014 se creó el Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, modificado por la Resolución 429 de 2015 y la Resolución 518 de 2016.

Que mediante el Decreto 309 de 2017 el Gobierno Nacional modificó la estructura interna de COLPENSIONES, razón por la cual se hace necesario modificar el Reglamento del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto a fin de adecuarlo a la nueva estructura.

Que el artículo 21o del Decreto 309 de 2017 establece que el Presidente de COLPENSIONES podrá “crear comités permanentes o transitorios especiales para el estudio, análisis, asesoría y decisión en temas asociados a la gestión de COLPENSIONES”.

Que teniendo en cuenta lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Créase el Comité de Contratación y Racionalización del Gasto de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES.

ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 15 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Contratación y Racionalización del Gasto estará conformado así:

Miembros con voz y voto:

- El Vicepresidente de Operaciones del Régimen de Prima Media.

- El Vicepresidente de Beneficios Económicos Periódicos.

- El Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Legales.

- El Vicepresidente Comercial y de Servicio al Ciudadano.

- El Vicepresidente de Planeación y Tecnologías de la Información.

- El Vicepresidente de Seguridad y Riesgos Empresariales.

La Presidencia del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto se rotará cada (6) meses entre sus miembros con voz y voto. A partir de la entrada en vigencia del presente reglamento la ostentará el Vicepresidente de Beneficios Económicos Periódicos y se continuará sucesivamente de manera descendente para regresar nuevamente al primero de los miembros.

Miembros con voz y sin voto:

- El Vicepresidente de Gestión Corporativa - Representante Legal Suplente, o su delegado

- El Jefe de la Oficina de Control Interno.

- El Jefe de Oficina, Gerente o Director que solicita la contratación.

PARÁGRAFO PRIMERO: A petición de cualquiera de sus miembros, se podrá cursar invitación a otros funcionarios, contratistas o incluso a particulares que por razón de sus conocimientos específicos puedan ilustrar al Comité en los temas sometidos a su consideración.

PARÁGRAFO SEGUNDO: A petición de cualquiera de sus miembros, se podrá cursar invitación a los funcionarios y contratistas del área responsable de elaborar los estudios y documentos previos requeridos para la contratación o que hagan parte del Grupo Evaluador del procedimiento de contratación, a fin de que expliquen y aclaren al Comité, las inquietudes que se presenten.

PARÁGRAFO TERCERO: En caso de ausencia de un número de miembros con voz y voto que no permita la conformación de los quorum deliberatorio y decisorio, el Vicepresidente de Gestión Corporativa, designará para el tema particular o para la sesión, un funcionario de la entidad que actúe como miembro ad hoc con voz y voto.

PARÁGRAFO CUARTO: Cuando el tema a tratar corresponda a una Gerencia o Dirección que dependa jerárquicamente de uno de los miembros del Comité, éste podrá deliberar más no podrá votar sobre dicho tema.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO.

1. Recomendar al Vicepresidente de Gestión Corporativa la aprobación del Pían General dé Compras, antes del 31 de enero de cada año, el cual será elaborado por las dependencias de COLPENSIONES y consolidado por la Dirección de Bienes y Servicios. Si durante el respectivo año surgen nuevas necesidades de contratación, éstas se entenderán incluidas en el Plan Genera) de Compras, una vez el Vicepresidente de Gestión Corporativa apruebe su inclusión.

2. Recomendar al Representante Legal o a su delegado la procedencia de iniciar o no los procedimientos de contratación cuya cuantía sea igual o superior a Quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 SMLMV), o aquellos que, independientemente de su cuantía, el Representante Legal o su delegado considere necesario someterlos a su consideración; previa presentación dé análisis de pertinencia, necesidad y conveniencia, con fundamento en los estudios previos y la justificación presentada por el Jefe de Oficina, Gerente o Director solicitante.

3. Recomendar al Representante Legal o a su delegado la publicación o envío a los proponentes de los Informes de Evaluación de las propuestas: presentadas a los procedimientos de contratación, cuyo inicio fue sometido a su consideración.

4. Recomendar al Representante Legal o a su delegado adelantar la etapa de negociación o la selección del contratista o la declaratoria de fallido del procedimiento de contratación cuyo inicio fue sometido a su consideración, con base en el Informe Final presentado por el Grupo Evaluador y en las Reglas dé Participación. El Representante Legal o su delegado podrá apartarse de dicha recomendación.

5. Con fundamento en los estudios previos, decidir de manera motivada la aplicación de una modalidad de contratación diferente a la aplicable, siempre y cuando esta se encuentre regulada en el Manual de Contratación de COLPENSIONES.

6: Recomendar sobre la viabilidad de suscribir adiciones o prórrogas de contratos cuyo objeto principal se haya suscrito en desarrollo de un procedimiento estudiado por el Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, previo concepto del supervisor y/o interventor del contrato.

7, Recomendar sobre la viabilidad de suscribir otras modificaciones contractuales diferentes a las adiciones o prórrogas, previo concepto del supervisor y/o interventor del contrato y cuando el Representante Legal o su delegado lo solicité.

8. Analizar la procedencia de la constitución de fiducia o patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que el contratista reciba a título de anticipo, teniendo en cuenta la complejidad, alcance y cuantía del respectivo contrato y en los términos que para el efecto establezca el Manual de Contratación de COLPENSIONES.

ARTÍCULO CUARTO. SESIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. El Comité de Contratación y Racionalización del Gasto sesionará previa convocatoria del Secretario, con la regularidad que demande la necesidad y la dinámica del proceso contractual de la Entidad.

Cuando el Presidente del Comité lo considere conveniente, la sesión se podrá realizar de manera no presencial, por los medios electrónicos que para ello disponga COLPENSIONES. En este evento, la sucesión dé comunicaciones debe ocurrir de forma simultánea o sucesiva, de acuerdo con el medio tecnológico empleado.

La convocatoria se efectuará, en lo posible, con tres (3) días hábiles de antelación, vía correo electrónico en el cual se especifique fecha, hora, si la sesión será presencial o no presencial y los asuntos a tratar.

ARTÍCULO QUINTO. ACTAS DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. De cada sesión del Comité sea presencial o no presencial, se levantará un Acta que será firmada por todos los miembros concurrentes a ella, donde constará lo debatido y las decisiones adoptadas.

ARTICULO SEXTO. QUORUM DE DELIBERACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. Cada sesión del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto se efectuará con la presencia mínima de tres (3) de sus miembros con voz y voto.

ARTÍCULO SÉPTIMO. QUORUM DE DECISIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. El comité adoptará sus decisiones por mayoría simple de los miembros con voz y voto.

ARTÍCULO OCTAVO. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO.

1. Presidir fas sesiones,

2. Decidir sobre la conveniencia de realizar sesiones de manera no presencial.

3. Convocar directamente a sesión a los miembros del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, sin que medie un término de antelación, cuando la necesidad del bien o servicio así lo demande.

ARTÍCULO NOVENO. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. Actuará como Secretario del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto el Director Contractual de la Vicepresidencia de Gestión Corporativa de COLPENSIONES,

ARTÍCULO DÉCIMO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL GASTO. Son funciones de la Secretaría del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto las siguientes:

1. Citar por correo electrónico a las sesiones, adjuntando la agenda, y las presentaciones elaboradas por el área solicitante de los asuntos a tratar.

2. Elaborar las Actas y hacerlas suscribir de sus miembros.

3. Llevar las Actas de las reuniones y los archivos de documentos, responsabilizándose de su custodia.

4. Entregar las copias de los documentos que soliciten los miembros del Comité, siempre que tengan relación con las decisiones que se adopten,

5. Recopilar y recibir la información y documentación que se evaluará en cada sesión.

6. Emitir los informes que sé soliciten al Comité.

7. Las demás que con ocasión de las necesidades propias del proceso de contratación se generen, las cuales se adicionarán con el visto bueno del Presidente de COLPENSIONES.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. PRESENTACIÓN TÉCNICA. La Oficina, Gerencia o Dirección que solicita la contratación, según sea el caso, deberá realizar una presentación sobre los aspectos relevantes de los documentos qué se exponen al Continuación de la Resolución por la cual se expide él Reglamento del Comité de Contratación y Racionalización del Gasto de COLPENSIONES Comité de Contratación y Racionalización del Gasto, la cual hará parte integral del acta de la sesión del comité.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Nos. 343 de 2014, 429 de 2015 y 518 de 2016.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 18 JUL 2017

MAURICIO OLIVERA GONZÁLEZ

PRESIDENTE

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