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Resolución 377 de 2017 COLPENSIONES

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RESOLUCION 377 DE 2017

(agosto 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por la cual se crean unos Grupos Internos de Trabajo en la Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES

LA SUSCRITA VICEPRESIDENTE DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

En ejercicio de las facultades legales que le confiere la Resolución No 216 del 02 de mayo  de 2017 y Resolución No 318 de 18 de julio de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto No 309 del 24 de febrero de 2017 se modificó la Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, en el numeral 17 del artículo 10o dispuso como función del Presidente, expedir los actos relacionados con la administración del personal de la Empresa.

Que el artículo 9o del Acuerdo No 108 de 2017, expedido por la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, establece que el Presidente de la Empresa podrá conformar Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios para la atención y ejecución de funciones, y los diferentes planes y programas que deba adelantar la Empresa.

Que mediante la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017, se modificó la reglamentación para la creación y conformación de Grupos Internos de Trabajo, la cual se adicionó mediante Resolución No 318 de 18 de julio de 2017.

Que en el artículo 3o de la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017, se delegó: la decisión de creación o modificación de los Grupos Internos de Trabajo en el Vicepresidente de Gestión Corporativa, con acompañamiento de la Gerencia de Planeación Institucional, con base en la justificación técnica qué lo sustente.

Que la Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media, solicitó la creación de unos Grupos interno de Trabajo para la Dirección de Procesos Judiciales y unos Grupos Internos de Trabajo para la Dirección de Acciones Constitucionales, en la que expuso la respectiva Justificación Técnica que argumenta el cumplimiento de los criterios de pertinencia y conducencia, eficiencia y eficacia, conforme lo establece la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017 y Resolución No 318 de 2017.

Que mediante correo electrónico de fecha veintisiete (27) de julio de 2017, remitido por la Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la información, dio “VIABILIDAD PRESUPUESTAL- VIGENCIA 2017" para la creación de los Grupos Internos de Trabajo Embargos Judiciales, Gestión de Costas y Agencias en Derecho derivadas del RPM, Grupo de Sentencias, Gestión de tutelas y Desacatos, y Gestión de Sanciones de tutela. Que en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Crear unos Grupos Internos de Trabajo de carácter transitorio en la Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, encargados de realizar las funciones establecidas en la presente Resolución y las demás que se le asignen, conforme a lo aquí dispuesto?

Dirección de Procesos Judiciales:

1. Grupo Interno de Trabajo Gestión de Costas y Agencias en Derecho Derivas del RPM.

2. Grupo Interno de Trabajo Embargos Judiciales.

3. Grupo Interno de Trabajo Sentencias.

Dirección de Acciones Constitucionales:

1. Grupo Interno de Trabajo Gestión de Sanciones de Tutela.

2. Grupo Interno de Trabajo Gestión de Tutelas y Desacatos.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los Grupos Internos de Trabajo que acá se crean, tendrán vigencia hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2017 o hasta que subsista el número mínimo de integrantes, lo que ocurra primero y a partir de la expedición de la presente resolución, conforme a lo dispuesto en el artículo 5o de la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017 y parágrafo del artículo segundo de la Resolución No 318 de 2017.

La Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media, la Dirección de Procesos Judiciales y Dirección de Acciones Constitucionales, deberán reportar de forma inmediata a la Vicepresidencia de Gestión Corporativa, el nombre del trabajador oficial o en misión, que sea asignado al Grupo interno de Trabajo o cuando sé presente su retiró o reasignación a otro Grupo y cuando el número de integrantes del Grupo interno de Trabajo, sea inferior al mínimo establecido en el artículo 5o de la Resolución No216 del 02 de mayo de 2017.

En caso de disminuir el número de integrantes del GIT se dará aplicación a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 5o de la citada Resolución 216 de 2017 y Resolución No 318 de 2017.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El servidor público del nivel profesional que sea designado coordinador, es decir, quien deberá ser el de mayor gradó salarial dentro del grupo Interno de trabajo, tendrá derecho a percibir mensualmente (a Bonificación Salarial por Coordinación equivalente al diez (10%) de la remuneración básica mensual de que trata el artículo 7o de la Resolución No216 del 02 de mayo de 2017, por el tiempo en que ejerza las funciones de coordinación y conforme a lo señalado en esta disposición.

ARTÍCULO SEGUNDO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE COSTAS Y AGENCIAS EN DERECHO DERIVAS DEL RPM. El Grupo Interno de Trabajó Gestión de Costas y Agencias en Derecho Derivas del RPM, ejercerá las siguientes funciones:

1. Gestionar los trámites asignados diariamente en el sistema BPM BIZAGI y en las: bases de datos, dispuestas por la entidad.

2. Analizar las sentencias, autos de costas y demás piezas procesales emitidas por los despachos judiciales para el pago de costas a cargo de la Administradora Colombiana de Pensiones -Colpensiones, para efectos de determinar la condena en costas y agencias en derecho y trámite del proceso ordinario laboral, contencioso administrativo y ejecutivo laboral.

3. Identificar la información y soportes necesarios para atender de fondo las solicitudes y trámites de pago de costas,

4. Realizar las solicitudes a las dependencias y regionales para la consecución de la Información y documentación requerida para la atención de las solicitudes de pago de costas a Colpensiones.

5. Hacer seguimiento a las gestiones adelantadas tendientes a la atención de las diferentes solicitudes realizadas de pago de costas.

6. Crear los casos de costas y agencias en derecho en Bizagi,

7. Validar y depurar bases de datos.

8. Realizar la validación y aprobar la información de los documentos jurídicos contra los diferentes instrumentos, aplicativos, bases de datos, páginas web, con el fin de su creación en el aplicativo bizagi para el trámite de pago de costas judiciales y agencias en derecho.

9. Consultar y manejar los aplicativos.

10. Redactar y proyectar las comunicaciones para el ciudadano, los despachos judiciales y entes de control, entre otros,

11. Atender los Casos especiales y de contingencias según requerimientos de la Entidad de pago de costas,

12. Verificar casos para Informes a Entes de Control y los solicitados por (a Entidad,

13. Analizar y cerrar embargos presentados en los casos de cosías.

14. Mantener la confidencialidad de la información que las dependencias de la Administradora le suministre, para atender las diferentes solicitudes realizadas de pago de costas.

15. Administrar y gestionar la base de datos de acciones de tutela, entes de control, y requerimientos judiciales, donde reposa toda la información de éstos casos de solicitudes de pago de costas y agencias en derecho.

16. Marcar, gestionar y reportar todos los casos relacionados en la meta diaria de acciones de tutela contra la Entidad, denominada ”Reporte_Tutelas_Unificado_fecha" y en la meta de requerimientos judiciales.

17. Analizar y responder las diferentes solicitudes que versan sobre pagos de costas y agencias en derecho, realizadas por los despachos judiciales en acciones de tutela, requerimientos judiciales y las peticiones que realizan los diferentes entes de control a la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

18. Analizar los casos con medida cautelar de embargo y con prescripción, generando la correspondiente comunicación al ciudadano, en las solicitudes de pagos de costas de acciones de tutela, requerimientos judiciales y de los diferentes entes de control.

19. Generar y presentar informes periódicos propios de su gestión y los que le sean solicitados por la Gerencia Nacional de Defensa Judicial.

20. Identificar y analizar sentencias de procesos ordinarios laborales o contenciosos administrativos y procesos ejecutivos derivados para efectos de determinar la. condena en costas y agencias en derecho.

21. Validar y aprobar los casos de costas y agencias en derecho en el aplicativo Bizagi, para pago por parte de la Dirección de Tesorería de la Entidad.

22. Realizar el estudio y decidir sobre la materialización del fenómeno jurídico de la prescripción de la acción de cobro en la obligación de pago de costas y agencias en derecho conforme a las decisiones proferidas por los despachos judiciales a nivel nacional.

23. Realizar la validación y aprobación de la información de los documentos jurídicos contra los diferentes instrumentos, aplicativos, bases de datos, páginas web, con el fin de autorizar o no él pago de las costas judiciales.

24. Ejercer seguimiento á los casos aprobados para pago de costas.

25. Generar, seguir y controlar los repartos de casos de cumplimiento de sentencias en lo que respecta a la condena en costas y agencias en derecho.

26. Generar, controlar y seguir las devoluciones de casos gestionados por el Equipo de Cosías,

27. Ejercer el seguimiento a los puntos de control de la información de casos de costas y agencias en derechos.

28. Ejercer seguimiento y control al procedimiento de pago de costas en bizagi y de forma manual,

29. Ejercer seguimiento, control y las administración de la información de los casos de costas judiciales en bases de datos y en bizagi.

30. Apoyar en la resolución de temas jurídicos inherentes al trámite y gestión de casos de costas y agencias en derecho.

31. Apoyar las gestiones para desarrollos en el aplicativo bizagi, para el mejoramiento del trámite y gestión de casos de costas y agencias en derecho.

32. Todas aquellas que sean asignadas por el coordinador.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO EMBARGOS JUDICIALES. El Grupo Interno de Trabajo Embargos Judiciales, ejercerá las siguientes funciones:

1. Realizar seguimiento a los registros de embargo que es entregada por la Dirección Financiera denominada SAP, esta actividad^ consiste en que se revisa de manera mensual se identifican los nuevos registros de embargo que se cargan a las regionales para: que se realice las acciones de defensa judicial y se realiza seguimiento a los pronunciamientos judiciales de los registros acumulados con el fin de identificar la: posibilidad de cierre definitivo del registro de embargo.

2. Monitorear a los registros congelados, procurando la radicación de las solicitudes ante los Juzgados con el fin de que se ratifique la constitución de los depósitos judiciales o en su defecto el levantamiento de la medida cautelar.

3. Realizar la adecuada clasificación de los mandamientos de pago para que sean remitidos a las áreas competentes de cumplimiento con el fin de allegar dichos cumplimiento a los procesos ejecutivos.

4. Realizar el seguimiento a los pronunciamientos judiciales una vez se radiquen los cumplimientos con el fin de verificar la terminación del proceso ejecutivo por pago o en el evento contrario que se haya tenido en cuenta en la liquidación del crédito.

5. Realizar el seguimiento al análisis de las liquidaciones de crédito efectuadas por el grupo de embargos que permiten el cierre contable de los registros de embargo.

6. Proponer para su validación y adopción, las estrategias que correspondan, con base en lós indicadores establecidos, para mejorar la gestión de la Dirección de Procesos frente a nivel de embargabilidad de (a entidad, esto se traduce en que se disminuya el valor de los embargos que ingresan a las cuentas de la entidad lo que redunda en la disponibilidad inmediata de los dineros del Régimen de Prima Media.

7. Generar las alertas necesarias a los profesionales máster de las regionales, con et fin de identificar los remanentes a favor de la Administradora y los embargos en exceso, procurando la gestión diligente de las regionales frente a este asunto.

8. Realizar el seguimiento a la calidad de la información entregada por la Dirección Financiera que es lo que permite desplegar las acciones de defensa judicial, devolviendo aquellos registros inconsistentes o que no permiten identificar la existencia del proceso judicial.

9. Rendir informes y dar respuestas a los organismos de control tanto internos como externos respecto del tema de embargos,

10. Proponer los planes de mejoramiento en los que la Dirección de Procesos se vea vinculada por el tema de embargos y realizar el seguimiento a los mismos.

11. Todas aquellas funciones que considere la Dirección de Procesos Judiciales.

12. Realizar el seguimiento a los procesos judiciales (Laborales y contencioso administrativos) en los qué es parte la entidad.

13. Cumplir con los lineamientos establecidos por la Dirección de procesos judiciales respecto a la evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de las firmas de abogados externos.

14. Realizar seguimiento a la implementación de las instrucciones operativas y jurídicas, impartidas por la Dirección, por parte de los funcionarios de la Dirección en cada una de las regionales.

15. Apoyar la calificación de las firmas de abogados, reportando la revisión del cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Dirección de procesos.

16. Realizar el seguimiento a los planes operativos que deben cumplir cada una de las regionales, con el fin de determinar el replanteamiento de los indicadores y si es del caso las barreras encontradas en la ejecución planteando al director de procesos las soluciones posibles.

17. Verificar de manera mensual cada uno de los informes de seguimiento que son diligenciados por los profesionales de cada una de las regionales y determinar la procedencia del pago de las facturas de las firmas conforme con el informe de seguimiento.

18. Realizar la validación de los Informes de gestión debe pasar dichos informes para visto bueno del director de procesos judiciales con el fin proceder al pago de las facturas.

19. Realizar el seguimiento a las acciones de respuesta a contingencias planteadas por la Dirección de Procesos Judiciales y que deban ser ejecutados por los profesionales master siete, verificando su efectivo cumplimiento.

20. Apoyar la revisión de los informes entregados por el vigilante judicial, con el fin verificar el seguimiento de los movimientos procesales incluyendo la validación de los reportes allegados por las firmas de abogados externos en cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

21. Corroborar los estados: de los procesos y actuaciones realizadas por el contratista encargado de los procesos que se encuentran en recurso extraordinario de casación.

22. Todas aquellas funciones que considere la Dirección de Procesos Judiciales.

ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNÓ DE TRABAJO SENTENCIAS. El Grupo Interno de Trabajo Sentencias, ejercerá las siguientes funciones:

1. Realizar seguimiento diario a la identificación y alistamiento de las sentencias proferidas en contra de Colpensiones y las allegadas a través de PQRS, con el fin de verificar su completitud documental, cumplimiento previo, duplicidades y aquellas sentencias que no requieren atención por cuanto se trata de fallos absolutorios o no de competencia de la entidad.

2. Identificar y clasificar diariamente los fallos en concretos y abstractos de tal forma que éstos últimos puedan ser enviados al contratista: encargado de realizar la transcripción, y de esta forma continuar con su alistamiento.

3. Garantizar la entrega de las sentencias al área competente de cumplimiento y verificar que la respuesta brindada por esta de cumplimiento Integral al fallo alistado.

4. Realizar el seguimiento de las sentencias que ingresan a través de PQRS, clasificándolas en: (i)Aquellas que conforme al estudio de seguridad realizado por el contratista corresponden a coplas auténticas, (ii) Aquéllas que no pueden ser cotejadas al estar pendiente de entrega el sello patrón por el Juzgado o presentan inconsistencias, y sobre éstas realizar un monitoreo de las piezas procesales allegadas por los ciudadano y requeridas a las regionales para su completitud,

5. Realizar el seguimiento a los Conceptos de área correspondiente al pago de costas judiciales con el fin de verificar el pago integral de la sentencia o en su defecto el seguimiento a la solicitud de los documentos pendientes para el pago de cosías.

6. Proyectar reportes en relación a la gestión desarrollada por el contratista encargado de la transcripción de sentencias judiciales, incluida la calidad de las mismas.

7. Rendir informes y dar respuestas a los organismos de control tanto internos como externos respecto del tema de sentencias judiciales.

8. Todas aquellas funciones que considere la Dirección de Procesos Judiciales.

ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SANCIONES DE TUTELA. El Grupo Interno de Trabajo Gestión de Sanciones de Tutela ejercerá las siguientes funciones:

1. Efectuar la respuesta de los casos de Sanción en acciones de tutela, cuando se encuentren soporte documental de cumplimiento a lo pretendido por el accionante u ordenado por el Juez, o cuándo se cuenta con la estrategia de Defensa Judicial para hacer la oposición a las pretensiones reclamadas por el accionante o lo ordenado por el juez, de acuerdo a la normatividad y jurisprudencia aplicable al caso.

2. Direccionar los asuntos pendientes de trámite al área competente al interior de la entidad, actividad que se realiza luego de la revisión de: los oficios de los juzgados que diariamente se reciben a través de Bizagi-

3. Verificar detalladamente los casos de mayor complejidad por sus fundamentos tácticos y jurídicos, para articular la propuesta de atención á la orden judicial, con las Direcciones y Gerencias de Colpensiones que se encuentran involucradas en el asunto objeto de acción de tutela; así como plantear medidas alternativas de Defensa en los casos complejos.

4. Recopilar la información relacionada con él trámite dado a las Sanciones con la finalidad de identificar el estado en que se encuentre la atención de un caso.

5. Realizar la atención de los casos asignados bajo los parámetros de calidad fijados por la Dirección de Acciones Constitucionales y establecer controles para verificar el cumplimiento de tales parámetros de Calidad por el Grupo Interno de trabajo.

6. Suministrar los soportes de la gestión efectuada frente a un caso de Sanción ante los requerimientos efectuados por parte de la oficina de control disciplinario interno, Contraloría, Procuraduría o cualquier organismo de control interno o externo,

7. Participar en las mejoras a los procesos relacionados con la gestión de acciones de tutela en estado de sanción, en el sistema Bizagi, de acuerdo a los lineamientos de la Dirección de infraestructura Tecnológica.

8. Gestionar ante los entes policivos SIJIN, DIJIN y CTI, el levantamiento de las sanciones reportadas contra los trabajadores de Colpensiones con ocasión de sus funciones.

9. Gestionar ante las Oficina de los Consejos Seccionales de la Judicatura, el levantamiento de las multas que se encuentran en etapa de cobro persuasivo o coactivo, reportadas contra los trabajadores de Colpensiones con ocasión de sus funciones,

10. Realizar seguimiento al inform General de Tutelas de la entidad para verificar las Sanciones que se encuentran pendientes de atención, con la finalidad de dar impulso a las mismas, de acuerdo a las metas de atención fijadas por la entidad o por los superiores inmediatos.

11. Formular la defensa de la entidad como sujeto activo en procura de la protección de sus derechos fundamentales, cuando resulte vulnerado como persona jurídica o cuando el vulnerado sea un trabajador o ex trabajador de Colpensiones, en razón de sus funciones, a través de la interposición de acciones de tutela en calidad de accionante.

ARTÍCULO SEXTO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TUTELAS Y DESACATOS. El Grupo Interno de Trabajo Gestión de Tutelas y Desacatos ejercerá las siguientes funciones:

1. Efectuar la respuesta de los casos de Tutela y Desacato, cuando se encuentre soporte documental de cumplimiento a lo pretendido por el accionante u ordenado por el Juez, o cuando se cuente con la estrategia de Defensa Judicial para hacer la oposición a las pretensiones reclamadas por el accionante o lo ordenado por el juez, de acuerdo a la normatividad y jurisprudencia aplicable al caso.

2. Direccionar los asuntos pendientes de trámite al área competente al interior de la entidad, actividad que se realiza Juego de la revisión de los oficios de los Juzgados qué diariamente se reciben a través de Bizagi. respecto de cada uno de los oficios.

3. Verificar detalladamente los casos de mayor complejidad por sus fundamentos tácticos y jurídicos, para articular la propuesta de atención a la orden judicial, con las Direcciones y Gerencias de Colpensiones que se encuentran involucradas en el asunto objeto de acción de tutela; así como plantear medidas alternativas de Defensa en los casos complejos.

4. Recopilar la información relacionada con el trámite dado a las Tutelas y Desacatos con la finalidad de identificar el estado en que se encuentre la atención de un caso.

5. Realizar la atención de las Tutelas y Desacatos asignados bajo los parámetros de calidad fijados por la Dirección de Acciones Constitucionales y establecer controles para verificar el cumplimiento de tales parámetros de Calidad por el Grupo interno de trabajo.

6. Suministrar los soportes a la oficina de control disciplinario interno, Contraloría, Procuraduría o cualquier organismo de: control interno o externo, respecto de la gestión efectuada frente a un caso de Tutela o Desacato.

7. Participar en las mejoras a los procesos relacionados con la gestión de acciones de Tutela y Desacato, en el sistema Bizagi, de acuerdo a los lineamientos de la Dirección de Infraestructura Tecnológica.

8. Realizar seguimiento al Informe General de la Tutelas de la entidad para verificar las Tutelas y Desacatos que se encuentran pendientes de atención, con la finalidad de dar impulso a los mismos de acuerdo a las metas de atención fijadas por la entidad o por los superiores inmediatos.

9. Gestionar la consecución de las piezas procesales de las acciones de tutela a través de los trabajadores de la Gerencia de Defensa Judicial, adscritos a las Regionales de Colpensiones, que realizan visitas a los Despachos Judiciales para la revisión de los expedientes de Tutela.

10. Formular la defensa de la entidad como sujeto activo en procura de la protección de sus derechos fundamentales, cuándo resulte vulnerado como persona jurídica o cuando el vulnerado sea un trabajador o ex trabajador de Colpensiones en razón de sus funciones, a través de la interposición de acciones de tutela en calidad de accionante.

11, Promover por iniciativa de COLPENSIONES o a través de la Procuraduría, la revisión ante la Corte Constitucional de las tutelas de especial importancia para la entidad, por los asuntos discutidos vía esta acción constitucional, de acuerdo a los lineamientos de la Dirección a la que pertenece el GIT, y atender a los requerimientos que realiza la Corte Constitucional en los autos en los que solicita aportar pruebas para los casos seleccionados en sede de revisión.

ARTÍCULO SEPTIMO. Los Coordinadores y los integrantes del Grupo Interno de Trabajo, deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Resolución No 216 del 02 de mayo de 2017 y Resolución No 318 de 2017 Por la cual se reglamenta y adiciona respectivamente la creación y conformación de Grupos Internos de Trabajo en la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES,

ARTÍCULO OCTAVO. El pago de la bonificación salarial por Coordinación de que trata el parágrafo 2 del artículo primero de la presente Resolución, se atenderá con cargo al CD No1000003500 del 20 de abril de 2017.

ARTÍCULO OCTAVO. La presente Resolución rige a partir de [a fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los

ADRIANA MARÍA GUZMÁN RODRÍGUEZ

Vicepresidente de Gestión Corporativa

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