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Resolución 2692 de 2010 MPS

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RESOLUCIÓN 2692 DE 2010

(julio 15)

Diario Oficial No. 47.775 de 19 de julio de 2010

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se adopta el Formulario Único Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2o del Decreto-ley 205 de 2003 y el artículo 7o del Decreto 2390 de 2010,

RESUELVE:

TÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. OBJETO. El objeto de la presente resolución es adoptar el contenido del Formulario Único Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a todos los actores del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, los operadores de afiliación, así como a quienes administran el Registro Único de Afiliados.

ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Aportantes: Son las personas naturales o jurídicas que realizan los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y al de la Protección Social o las obligadas a reportar novedades de afiliación así no esté a su cargo el pago de aportes.

Administradoras: Son las entidades tanto públicas como privadas que tienen a su cargo los procesos de afiliación, traslados y novedades en el Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, así:

a) En salud: las Empresas Promotoras de Salud, EPS, tanto del régimen contributivo como del régimen subsidiado.

b) En pensiones: Las administradoras del régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida y las del régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

c) En cesantías: Las administradoras de Fondos de Cesantías y el Fondo Nacional del Ahorro en su función de administradores de los Fondos de Ahorro programado de largo plazo.

d) En riesgos Profesionales: Las administradoras de Riesgos Profesionales, ARP.

e) En subsidio familiar: las Cajas de Compensación Familiar.

Operadores de afiliación: Son las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social en sus componentes de pensiones, salud, riesgos profesionales y Cajas de Compensación Familiar, quienes están autorizadas por ley para afiliar a la población contributiva y subsidiada a dichos Sistemas y las entidades que se encuentren autorizadas por el Ministerio de la Protección Social para la operación de PILA, siempre y cuando su régimen legal particular se los permita y cumplan con los requisitos de seguridad en el manejo de la información, capacidad técnica, operativa y financiera y sean contratados por las administradoras o la entidad de economía mixta que se conforme en los términos del Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Centralizador: Es un sistema de información que garantiza la operación transaccional, control, y monitoreo de los procesos de la Afiliación Única Electrónica, administrado por la entidad descentralizada indirecta mixta, definida en el Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Autorizados: son aquellas entidades o personas naturales autorizadas para reportar información relacionada con las afiliaciones, novedades y traslados al Sistema de la Seguridad Social Integral y de la Protección Social, los cuales pueden ser el aportante, el cotizante, las entidades territoriales, los pagadores de pensiones, las administradoras de los Sistemas de la Seguridad Social Integral y de la Protección Social, los aportantes facultativos (sólo aplica para el Sistema del Subsidio Familiar), los pensionados y el Fondo de Solidaridad Pensional.

TÍTULO II.

AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y DE LA PROTECCIÓN SOCIAL.

CAPÍTULO I.

ACTORES Y SUS RESPONSABILIDADES.

ARTÍCULO 4o. ACTORES. Son actores de la Afiliación Única Electrónica al Sistema de Seguridad Social integral y de la Protección Social, los aportantes, las Entidades Territoriales (departamentos, distritos y municipios), los cotizantes o trabajadores (estos últimos sólo para el Sistema de Subsidio Familiar), los operadores de afiliación, la entidad administradora del Registro Único de Afiliados, el centralizador y las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

ARTÍCULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS APORTANTES. Dentro de la Afiliación Única Electrónica los aportantes son responsables de:

a) Realizar la afiliación de la empresa a los sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar ejerciendo el derecho a la libre elección.

b) Realizar el proceso de afiliación a los sistemas de salud, pensiones y al Fondo de Ahorro programado de largo plazo cuando aplique, con la manifestación por parte del empleado de la adecuada asesoría por parte de las Administradoras y de la libre elección mediante la firma del Formato de Elección Libre, Espontánea y Voluntaria a la Protección Social.

c) Verificar el registro por parte de la Administradora de Fondos de Pensiones, del formulario de preafiliación en papel del Sistema General de Pensiones en el Sistema Único de Afiliación.

d) Reportar las novedades que afecten la información propia y la de sus trabajadores y los traslados.

e) Verificar los resultados de cada afiliación, traslado o novedad, que se realizó en nombre de sus trabajadores o representados.

f) Recopilar y enviar los documentos soporte de la afiliación de los cotizantes y sus beneficiarios a las respectivas Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, de acuerdo a las condiciones definidas en la presente resolución.

g) En el Sistema de Riesgos Profesionales deberá realizar la afiliación, retiro, reporte de novedades y pago de los aportes de los trabajadores independientes con quienes tenga un contrato de prestación de servicios civil, comercial o administrativo de acuerdo a la norma que regule la afiliación de este tipo de independientes.

ARTÍCULO 6o. RESPONSABILIDAD DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, las Entidades Territoriales son responsables de reportar las novedades autorizadas de las afiliaciones a salud en el régimen subsidiado.

ARTÍCULO 7o. Responsabilidades de los cotizantes o trabajadores (estos últimos para el Sistema de Subsidio Familiar).

1. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica los cotizantes son responsables de:

a) Seleccionar las administradoras de salud, pensiones y ahorro programado de largo plazo, ejerciendo el derecho a la libre elección.

b) Buscar la debida asesoría por parte de un representante de la Administradora de Fondos de Pensiones y manifestar que recibió la misma mediante el diligenciamiento del formulario físico de preafiliación, en forma previa al inicio de su relación laboral.

c) Entregar los documentos soporte de su afiliación y de la de sus beneficiarios, al aportante para ser enviados a las administradoras respectivas.

d) Solicitar el Formato de Elección Libre, Espontánea y Voluntaria a los sistemas de salud, pensiones y ahorro programado de largo plazo; firmarlo una vez haya sido leído en su totalidad y esté de acuerdo con el proceso de afiliación o traslado que deberá adelantar su empleador o su representante ante la respectiva administradora, mediante el diligenciamiento de un formulario electrónico, provisto por el operador de Afiliación.

e) Reportar las novedades que afecten su condición y/o la de su grupo familiar ante la administradora correspondiente.

2. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, específicamente para el Sistema del Subsidio Familiar, los trabajadores deberán:

a) Verificar con su empleador la afiliación a una Caja de Compensación Familiar a la cual esté afiliada la empresa.

b) Suministrar a su empleador la documentación soporte de su afiliación y la de su grupo familiar, para que este a su vez, la envíe a la Caja de Compensación Familiar correspondiente.

c) Los independientes, los facultativos, los pensionados y los afiliados por fidelidad, verificarán su afiliación a través del Sistema de Afiliación Única. Estos deberán suministrar la documentación soporte de la afiliación directamente a la caja de compensación correspondiente.

d) Los afiliados facultativos se afiliarán a través de la entidad que hizo el convenio con la Caja de Compensación Familiar.

ARTÍCULO 8o. OPERADORES DE AFILIACIÓN. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, los operadores de afiliación son responsables de servir de medio para la afiliación y cualquier novedad que la afecte entre el aportante, el cotizante o trabajador, el centralizador y las diferentes administradoras de cada subsistema del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social y en particular de:

a) Disponer de un software que permita la inscripción del aportante; diligenciar o cargar un archivo con la información del formulario de Afiliación Única Electrónica, las novedades y traslados; disponer del mecanismo necesario para informar la obligatoriedad de los documentos soporte de la afiliación, traslado y novedades, la captura y envío de los mismos y la emisión de los reportes necesarios que permitan al autorizado a reportar, tener un soporte de las acciones realizadas en el sistema.

b) Disponer de los mecanismos de prestación del servicio a través de la web y de manera asistida.

c) Realizar las validaciones de las estructuras y de los valores de datos suministrados en la inscripción del aportante y en el Formulario de Afiliación Única Electrónica de acuerdo a las definidas en la presente resolución.

d) Guardar en sus registros la información cargada en la inscripción inicial. Esta información deberá ser conservada mínimo seis (6) meses.

e) Consumir el servicio web de consulta dispuesto por el centralizador que verifica en el RUAF la identificación del aportante y su afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales y del Subsidio Familiar, los datos de identificación del cotizante o trabajador y de los beneficiarios a afiliar y el histórico de afiliaciones correspondientes con el propósito de validar la condición de afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

f) Desarrollar un servicio web que permita consumir la información del estado de cuenta de los aportantes, a través del servicio web que dispondrá para tal fin el centralizador, con el propósito de validar la viabilidad de los traslados en el Sistema de Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar.

g) Enviar las solicitudes de afiliación, traslados o novedades al centralizador, el cual registrará el evento en su sistema y lo enviará a la administradora correspondiente.

h) Publicar a través de su Sistema de Afiliación Única Electrónica o enviar mensajes electrónicos, la información del estado del trámite haciendo consultas al sistema del centralizador de tal manera que el aportante y el afiliado puedan estar enterados.

i) Suscribir los contratos correspondientes con las administradoras que hubieran elegido su servicio para la transferencia de la información de las afiliaciones y sus novedades.

j) Suscribir contrato con el centralizador para hacer uso del mecanismo de interconexión.

k) Garantizar en lo que le corresponde, el flujo de la información contenida en el Formulario Único Electrónico y sus novedades el mismo día en que la reciba.

l) Acreditar la certificación de calidad de seguridad de la información ISO 27001 o las que la modifiquen o complementen, expedida por un ente autorizado. Para nuevos operadores de afiliación, tendrán un plazo de un año a partir de la vigencia de la presente resolución para acreditar este requisito.

m) Registrar las bitácoras transaccionales de la inscripción del aportante, las solicitudes de afiliación, traslados y novedades.

n) Llevar la trazabilidad que permita conocer el usuario que realiza la transacción.

ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDADES DE LAS ADMINISTRADORAS. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, las administradoras tienen las siguientes responsabilidades:

a) Contar con un sistema de información que permita incorporar las afiliaciones, traslados y novedades generadas a través del sistema de la Afiliación Única usando mecanismos de conexión con el centralizador para el intercambio de datos.

b) Realizar la asesoría para la afiliación de las nuevas empresas y trabajadores de forma previa al proceso de afiliación o traslado.

c) Realizar la asesoría y la afiliación de la nueva fuerza laboral de forma previa al inicio de su vinculación laboral, en el caso del Sistema General de Pensiones.

d) Revisar el correcto diligenciamiento y la consistencia de las afiliaciones y novedades.

e) Solicitar y verificar los documentos soporte de las afiliaciones.

f) Aprobar o rechazar las afiliaciones, novedades o traslados.

g) Publicar en su página web o a través de otro medio verificable, la información del estado del trámite, de tal manera que el aportante y el afiliado queden informados.

h) Disponer un servicio web que permita al centralizador consultar el estado de cuenta del aportante, para las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar.

i) Para las Administradoras de los Fondos de Pensiones y Cesantías, Riesgos Profesionales y las Cajas de Compensación Familiar, transferir la información de las afiliaciones y las novedades al RUAF, acorde con las especificaciones de la Resolución 4316 de 2006 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

j) Para las Administradoras de Salud, transferir la información de las afiliaciones a la BDUA acorde con la Resolución 1982 de 2010 o la norma que la modifique, adicione o sustituya y al RUAF de conformidad con las especificaciones definidas en la presente resolución o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

k) Las demás definidas por las normas vigentes para cada uno de los subsistemas del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

ARTÍCULO 10. FUNCIONALIDADES DEL CENTRALIZADOR. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, el centralizador deberá tener las siguientes funcionalidades:

a) Disponer de un servicio web de consulta al RUAF, para que el sistema de captura de la Afiliación Única Electrónica del operador lo consuma y pueda realizar la validación de la información de identificación del aportante y la afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar; de los datos de identificación del trabajador y de los beneficiarios y el histórico de afiliaciones correspondientes, con el propósito de validar la condición de afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social. Para este fin, el Ministerio de la Protección dispondrá del servicio web de consulta al RUAF para que el centralizador haga uso de este.

b) Disponer un servicio web de consulta del estado de cuenta del aportante que será consumido por el sistema de captura de la afiliación única electrónica del operador de Afiliación. Esta información será dispuesta al centralizador por las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar a través de un servicio web.

c) Registrar las bitácoras transaccionales de la inscripción del aportante, las solicitudes de afiliación, traslados y novedades.

d) Controlar el flujo de las operaciones.

e) Controlar que todas las solicitudes tengan una respuesta en los términos definidos en la presente norma y las demás normas vigentes para cada uno de los subsistemas.

f) Generar reportes para el Ministerio de la Protección Social, los organismos de control y vigilancia.

g) Medir los niveles de servicio que se acuerden para la correcta y oportuna respuesta de los involucrados.

h) Realizar el registro y control de los cobros de las transacciones entre los actores del sistema.

i) Disponer de la información que permita autorregular los diferentes problemas, vacíos, conflictos de interés y malas prácticas.

j) Promover el flujo documental y biométrico requerido para la afiliación, movilidad y novedades.

k) Desarrollar los servicios de procesos básicos (afiliación, traslados y novedades): mallas de validación para cargues iniciales, servicios de validación en línea para los procesos de afiliación, movilidad y novedades, servicios de intercambiador, compensación de información para los actores del Sistema de Afiliación Única Electrónica.

l) Disponer un servicio web de consulta que permita verificar en el RUAF la información de trabajadores y beneficiarios que soporten la operación de las administradoras.

m) Promover la homologación, estandarización y mejora continua del proceso de Afiliación Única Electrónica al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

CAPÍTULO II.

PROCESO DE AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA.

ARTÍCULO 11. DEFINICIÓN. Es el conjunto de procedimientos interrelacionados, mediante los cuales el aportante debe realizar la afiliación de la empresa al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar, la afiliación de sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar y Ahorro programado de largo plazo, así como efectuar la afiliación de los beneficiarios a los Sistemas de Salud y Cajas de Compensación Familiar, haciendo uso de los mecanismos electrónicos o asistidos que para tal in dispongan los operadores de afiliación.

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA. El proceso de Afiliación única Electrónica, incluye los siguientes procedimientos:

a) Inscripción de los autorizados ante el operador de afiliación.

b) Afiliación del aportante al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar.

c) Afiliación única, traslado y novedades de los trabajadores y de los beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

d) Respuesta y publicación del estado del trámite, por parte de las administradoras.

e) Remisión por parte de las Administradoras de las afiliaciones efectivas al Registro Único de Afiliados, RUAF, y a la BDUA.

ARTÍCULO 13. INSCRIPCIÓN DE LOS AUTORIZADOS A REPORTAR AL SISTEMA ANTE EL OPERADOR DE AFILIACIÓN. Los autorizados para reportar a través del Sistema de Afiliación Única Electrónica deberán inscribirse para acreditar esta condición, mediante el mecanismo suministrado por el operador de afiliación, el cual debe contener la siguiente información, la cual consta de dos tipos de registro:

Registro tipo 1. Datos del encabezado.

Registro tipo 2. Datos de las sucursales o dependencias

ARTÍCULO 14. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 1. Datos del encabezado

CÓDIGO


DESCRIPCIÓNLONGITUD

TIPO



VALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


 
1Tipo de registro12NObligatorio. Debe ser 1.
  Obligatorio.
  1. Aportante (Aplica para los aportantes de naturaleza
  jurídica o natural que afilien personas dependientes).
  2. Cotizante (Aplica para cotizantes dependientes e
  independientes sin personas a cargo).
2Tipo de autorizado a reportar1N3. Entidad territorial
  4. Pagador de pensiones.
  5. Administradora
  6. Aportante Facultativo (solo aplica para CCF).
  7. Pensionado
  8. Fondo de solidaridad pensional
  Obligatorio, cuando el campo 18 es J, lo suministra el
  Aportante
  1. Pública
12Naturaleza jurídica1N2. Privada
3. Mixta
4. Organismos multilaterales
5. Entidades de derecho público no sometidas a la legislación colombiana
  Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante.
  Lo suministra el Aportante.
  1. Empleador.
  2. Independiente.
  4. Agremiaciones
  5. Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado
  6. Misiones diplomáticas, consulares o de organismos
3Tipo de Aportante2Nmultilaterales no sometidos a la legislación colombiana.
7. Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar.
8. Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales.
9. Asociaciones
10. Aportantes facultativos (aplica solamente para CCF).
11. Pagador de pensiones
  Lo asigna el sistema
4Modalidad del formulario1N0. Electrónica
1. Asistida
  Opcional. Lo suministra el pagador de pensiones.
129Tipo de pagador de pensión1N1. Empleador
2. Administradora de pensiones
3. Pagador de pensiones
5Código del operador de afiliación2AAsignado por el sistema del Operador de Afiliación.
7Fecha de inscripción ante el operador de10AAsignado por el sistema.

Afiliación

Formato: AAAA-MM-DD.
  Obligatorio.

8

Tipo de identificación del autorizado a reportar

2

A
CC Cédula de ciudadanía

CE Cédula de extranjería
NI Número de identificación tributaria
TI Tarjeta de identidad
PA Pasaporte
  



9Número de identificación del17NObligatorio.

autorizado a reportar


10Dígito de verificación1NObligatorio si el tipo de identificación del Aportante es NI. Lo suministra el Aportante.
11Razón social del autorizado a reportar200AObligatorio. En caso de las personas naturales los nombres seguidos de los apellidos.
13Correo electrónico de contacto del autorizado60AObligatorio.

a reportar

Excepto para el tipo de autorizado a reportar es Cotizante.
16Actividad Económica Principal. Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante.
 4ALo suministra el Aportante. Según tabla CIIU versión 3.1.A.C
  Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante
17Clase de Aportante1AA Aportante con o más de 200 cotizantes
B Aportante con menos de 200 cotizantes
C MIPYME que se acoge a la Ley 590 del 2000.
I Independiente
  Obligatorio para todos los autorizados a reportar.
18Tipo de persona1ALo suministra el autorizado. N Natural J Jurídica
19Tipo de documento del representante legal2AAplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI.
  Campo Obligatorio
20Número de identificación del17AAplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante

representante legal

y el tipo de documento es NI. Lo suministra el Aportante.
21Primer apellido del representante legal20AAplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI.

 Lo suministra el Aportante
22Segundo apellido del representante legal30AAplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI.

 Lo suministra el Aportante
23

Primer nombre del representante legal20

A

Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI.
Lo suministra el Aportante
24
Segundo nombre del representante legal30
A
Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI.
Lo suministra el Aportante
14Número de sucursales4NAplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante. Puede ser cero (0).
  

ARTÍCULO 15. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 2. Datos de las sucursales o dependencias

Este registro sólo aplica cuando el tipo de autorizado sea aportante, debe ser diligenciado cuando en el campo 14, definido en el artículo 14, el valor sea mayor que cero (0).

CÓDIGODESCRIPCIÓN


LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


1Tipo de registro2NObligatorio. Debe ser 2.
25Código de la Sucursal o de la Dependencia15AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
130Nombre de la sucursal40AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
Si la sucursal no tiene nombre coloque su código.
26Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
Código relacionado en la Tabla departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
27Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
Código relacionado en la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
28Dirección de la sucursal o dependencia40AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
29Número de teléfono de la sucursal o dependencia17AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
131Correo electrónico de la sucursal60AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
132Nombres y apellidos del contacto100AObligatorio. Lo suministra el Aportante

PARÁGRAFO. El archivo con la totalidad de la información de la inscripción deberá ser enviado por el operador de afiliación al centralizador y este a su vez, la remitirá a las administradoras que detecte que tiene afiliados o en el momento de la primera afiliación o traslado.

El Aportante deberá actualizar esta información en el momento en que se presente algún cambio a través de las novedades de actualización del Aportante, las cuales serán enviadas por parte del operador de afiliación al centralizador y este a su vez a las Administradoras, el mismo día en que se sean reportadas.

El autorizado a reportar podrá autorizar a otras personas a realizar transacciones con control y registro de acceso por tipo de novedad o por sucursal o centro de trabajo, esta información debe quedar registrada en el operador de afiliación y disponible para las administradoras.

ARTÍCULO 16. ASIGNACIÓN DE AUTENTICACIONES AL AUTORIZADO PARA REPORTAR AL OPERADOR DE AFILIACIÓN. Una vez el operador de Afiliación haya ingresado la totalidad de los datos suministrados por el autorizado a reportar, este le asignará un usuario y una clave para el inicio de sesiones futuras, enviándolas al correo electrónico suministrado en el campo 13 del artículo 14, o de manera inmediata por el sistema, en un cuadro de diálogo.

ARTÍCULO 17. AFILIACIÓN DEL APORTANTE AL SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES Y AL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR. La información del formulario de afiliación y de traslado del aportante en el Sistema de Riesgos Profesionales y en el Sistema de Subsidio Familiar consta de tres tipos de registros:

Registro tipo 3. Datos del encabezado

Registro tipo 4. Datos de los centros de trabajo

Registro tipo 5. Datos de la afiliación y el traslado

ARTÍCULO 18. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 3. Datos del encabezado

CÓDIGODESCRIPCIÓN

LONGITUD


TIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


1    Tipo de registro2NObligatorio debe ser 3
4Modalidad del formulario1NLo asigna el sistema.
0 Electrónico.
1 Asistido.
5Código del operador de afiliación2AAsignado por el sistema.
6Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio, asignado por el sistema.
Estará conformado por el código del operador de afiliación más un número consecutivo por operador
Se asigna por cada archivo que se envíe.
30Fecha de la solicitud de Afiliación o traslado10AAsignado por el sistema.
Formato: AAAA-MM-DD. Aplica solo para nuevas afiliaciones.
31Número del formulario de la solicitud de afiliación o de traslado14AObligatorio, lo asigna el sistema.
Estará conformado por el código o número de referencia en el sistema más un número consecutivo.
8Tipo de identificación del Aportante2AObligatorio. Lo asigna el sistema
Debe corresponder al registrado en el Campo 8 en el Artículo 14
9Número de identificación del Aportante17AObligatorio.
Debe corresponder a lo registrado en el Campo 9 en el Artículo 14
10Dígito de verificación1NObligatorio.
Debe corresponder a lo registrado en el Campo 10 en el Artículo 14
11Razón social del Aportante200AObligatorio.
Debe corresponder a lo registrado en el Campo 11 en el Artículo 14
14Número de sucursales4NObligatorio, lo asigna el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 14 en el Artículo 14
15Número de Centros de trabajo4NAplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante. Debe ser mayor que cero (0).


ARTÍCULO 19. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 4. Datos de los centros de trabajo. Este registro solo aplica cuando el tipo de autorizado sea aportante, debe ser diligenciado cuando en el campo 15, definido en el artículo 18, el valor sea mayor que cero (0).

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN


LONGITUD

ITUD

TIPO

VALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


1Tipo de registro2NObligatorio debe ser 4
25Código de la sucursal o de la dependencia15AObligatorio. Lo suministra el aportante.
Código asignado por el aportante para cada una de las sucursales. Deben corresponder a los códigos ingresados en el campo 25 del Artículo 15)
26Departamento de la ubicación de la sucursal o dependencia.2AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
Corresponde al campo ingresado en campo 26 del artículo 15.
27Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia3AObligatorio. Lo suministra el aportante.
Corresponde al campo ingresado en campo 27 del artículo 15.
36Código del centro de trabajo15AObligatorio. Lo suministra el aportante.
Código asignado por el aportante para cada una de los centros de trabajo. Se deben incluir tantos centros de trabajo como el número ingresado en el campo 15 del artículo 18)
37Nombre del centro de trabajo40ALo suministra el aportante.
38Actividad económica de Riesgos Profesionales del centro de trabajo7AObligatorio. Lo suministra el aportante de acuerdo con lo definido por la ARP a la cual se va a afiliar. La actividad económica de Riesgos Profesionales debe corresponder con las estipuladas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
133Departamento domicilio del centro de trabajo2AObligatorio. Lo suministra el aportante.
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
134Municipio de domicilio del centro de trabajo3AObligatorio. Lo suministra el aportante.
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
222Dirección del centro de trabajo40AObligatorio. Lo suministra el aportante.
135Teléfono del centro de trabajo17AObligatorio. Lo suministra el aportante.
136Correo electrónico del Centro de trabajo60AObligatorio. Lo suministra el aportante.
137Persona responsable de Salud Ocupacional100AObligatorio. Lo suministra el aportante.


ARTÍCULO 20. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 5. Datos de la afiliación y del traslado

CÓDIGODESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS
1Tipo de registro2CN_Obligatorio debe ser 5
Variables de afiliación al Sistema Riesgos Profesionales
32Código Administradora de Riesgos Profesionales a la cual se afilia o traslada.6AObligatorio. Lo suministra el Aportante.
Este campo se usa para indicar la Administradora a la cual se afilia por primera vez e igualmente cuando se realiza un traslado.
CÓDIGODESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS

Variables de afiliación al Sistema de Compensación Familiar

39Código del Departamento de la Caja de Compensación Familiar a la cual se afilia o traslada2AObligatorio. Lo suministra el Aportante
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
40Código Caja de Compensación Familiar a la cual se afilia o traslada6AObligatorio. Lo suministra el Aportante

Variables adicionales para los traslados en los sistema de Riesgos Profesionales y
Compensación Familiar

33Código de la Administradora de Riesgos Profesionales anterior de la que se traslada6ALo suministra el Aportante. Aplica cuando se va a realizar un traslado.
34Fecha de afiliación de la Administradora de Riesgos Profesionales anterior de la que se traslada10AOpcional. Aplica cuando se diligencia el campo 33.
Lo suministra el operador de afiliación consumiendo el servicio web que dispondrá el centralizador para este fin.
35Estado de cuenta del Aportante en la ARP anterior de la que se traslada1NOpcional. Aplica cuando se diligencia el campo 33.
Lo suministra el operador de afiliación consumiendo el servicio web que dispondrá el centralizador para este fin.
1 Al día
2 En mora
25Código del Departamento de la Caja de Compensación Familiar anterior de la que se traslada2ALo suministra el aportante. Aplica cuando se va a realizar un traslado.
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
40Código de la Caja de Compensación Familiar anterior de la que se traslada6ALo suministra el aportante.
Aplica cuando se diligencia el campo 39.
41Fecha de afiliación a la Caja de Compensación anterior de la que se traslada10AOpcional. Aplica cuando se diligencia el campo 25.
Lo suministra el operador de Afiliación consumiendo el servicio web que dispondrá el Centralizador para este fin.
42Estado de cuenta del Aportante en la Caja de Compensación anterior de la que se traslada1NOpcional. Aplica cuando se diligencia el campo 25.
Lo suministra el operador de afiliación consumiendo el servicio web que dispondrá el centralizador para este fin.
1 Al día
2 En mora

PARÁGRAFO. Para poder realizar la afiliación de una empresa al Sistema de Riesgos Profesionales y al Sistema de Subsidio Familiar, se requiere la afiliación de por lo menos un trabajador.

ARTÍCULO 21. AFILIACIÓN ÚNICA DE COTIZANTES, TRABAJADORES, DE CABEZAS DE FAMILIA Y BENEFICIARIOS AL SISTEMA DE LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y A LA PROTECCIÓN SOCIAL. La afiliación única de los cotizantes, trabajadores, o cabezas de familia y beneficiarios se hará electrónicamente a través de los mecanismos que disponga el operador de afiliación, ya sea por medio de archivos planos para cargues masivos, digitando directamente la información en medios electrónicos o en forma asistida.

La información del Formulario de Afiliación Única Electrónica al Sistema de Seguridad Social Integral y Protección Social contiene la información para la afiliación y el traslado para los subsistemas de salud, pensión, riesgos profesionales, subsidio familiar y ahorro programado de largo plazo y consta de cuatro tipos de registros:

Registro tipo 7. Datos del encabezado

Registro tipo 8. Datos de afiliación de los cotizantes, trabajadores o cabezas de familia.

Registro tipo 9. Datos de afiliación de los beneficiarios

Registro tipo 10. Tiempo de ejecución de las actividades del trabajador independiente

ARTÍCULO 22. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 7. Datos del encabezado

CÓDIGODESCRIPCIÓN



LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


1Tipo de registroN1Obligatorio debe ser 7
4Modalidad del formulario1NLo asigna el sistema.
0 Electrónico
1 Asistido
5Código del operador de Afiliación2AAsignado por el sistema del Operador de Afiliación.
138Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio, asignado por el sistema.
Estará conformado por el código del operador de afiliación más un número consecutivo por operador
Se asigna por cada archivo que se envíe.
45Número de empleados a afiliar o trasladar5NLo suministra el Aportante. Debe corresponder al número de registros tipo 8
Para el caso de la afiliación al Régimen Subsidiado de Salud corresponde al tipo de afiliado cabeza de familia.
46Número de beneficiarios a afiliar o trasladar5NLo suministra el Aportante. Debe corresponder al número de registros tipo 9.
Para el caso de la afiliación al Régimen Subsidiado de Salud corresponde al tipo de afiliado otros miembros del grupo familiar
3Tipo de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14. No aplica para Régimen Subsidiado
8Tipo de identificación del aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18.
9Número de identificación del aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18.
10Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
11Razón social del aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
139Código del Departamento2AAplica para el Régimen Subsidiado en Salud. Corresponde al código del departamento del ente territorial
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
140Código del Municipio3AAplica para el Régimen Subsidiado en Salud. Corresponde al código del municipio del ente territorial
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.

ARTÍCULO 23. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 8. Datos de afiliación de los trabajadores o cotizantes o cabezas de familia. En este tipo de registro se reportan los datos de la afiliación a cada uno de los subsistemas de la Seguridad Social integral y el Subsidio Familiar de cada cotizante, trabajador o cabeza de familia.

La información que contiene este registro está clasificada en:

Variables de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia.

Variables de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Variables de afiliación al Sistema General de Pensiones.

Variables de afiliación al Sistema General de Riesgos Profesionales.

Variables de afiliación a la Caja de Compensación Familiar.

Variables de afiliación al Ahorro Programado de Largo Plazo.

CÓDIGODESCRIPCIÓN


LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


1Tipo de registro2NObligatorio. Debe ser 8
43Fecha de la solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Formato: AAAA-MM-DD.
141Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AObligatorio, lo asigna el sistema.
Estará conformado por el código o número de referencia en el sistema más un número consecutivo.

Variables de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia

47Tipo de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
TI Tarjeta de identidad
RC Registro Civil
PA Pasaporte
CD Carnet diplomático
48Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia17NObligatorio. Lo suministra el autorizado.
196Departamento de expedición del documento de identificación2AOpcional.
Aplica para cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad
142Municipio de expedición del documento de identificación3AOpcional.
Aplica para cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad
143Fecha de expedición del documento de identificación10AOpcional. Aplica para cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad
Formato AAAA-MM-DD
49Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
50Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia30ALo suministra el autorizado.
51Primer nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
52Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia30ALo suministra el autorizado.
53Género del trabajador o cotizante o cabeza de familia1AObligatorio. Lo suministra el autorizado. M Masculino F Femenino
54Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AObligatorio. Lo suministra el autorizado. Formato: AAAA-MM-DD
Para el caso de los trabajadores o cotizantes el sistema de operador de afiliación debe validar edad permitida para trabajar y no permitir su ingreso.
209Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el autorizado
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
210Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante3AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
55Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia4AObligatorio. Lo suministra el autorizado. Código del país de acuerdo al estándar ISO 3166
56Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el autorizado
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
57Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia3AObligatorio. Lo suministra el autorizado
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
144Dirección de residencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
145Departamento de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Obligatorio. Lo suministra el autorizado
De acuerdo a la Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
146Municipio de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el autorizado
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del
DANE.
58Dirección de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
59Teléfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia17AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
60Correo electrónico del trabajador o cotizante o cabeza de familia60AOpcional. Lo suministra el autorizado.
61Departamento de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
De acuerdo a la Tabla Departamentos - Tabla DIVI-POLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
62Municipio de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AObligatorio. Lo suministra el autorizado.
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
63Código de la Sucursal o de la Dependencia donde desempeñará labores15AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 25 del Artículo 15. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
26Departamento domicilio de la sucursal o dependencia Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del Artículo 15. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
27Municipio domicilio de la sucursal o dependencia Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del Artículo 15. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
64Salario básico o valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingresos o mesada pensional (sin centavos)10AObligatorio. Lo suministra el autorizado o el pagador de pensiones.
No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud.
65Salario integral1AObligatorio S Sí
N No
147Horas mes contratadas3NObligatorio, aplica solo para Cajas de Compensación Familiar.
66Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato10AObligatorio. Lo suministra el Aportante o el pagador de pensiones.
Fecha de vinculación a la entidad o de inicio del contrato descrito de la siguiente manera: AAAA-MM-DD. No aplica cuando corresponde al régimen subsidiado en salud, con excepción de los casos del Decreto 2060 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
67Tipo de cotizante o trabajador2NObligatorio. Lo suministra el Aportante.
1. Dependiente
2. Servicio Doméstico
3. Independiente
4. Madre comunitaria 10. Pensionado
12. Aprendices del SENA en etapa lectiva
15. Desempleado con subsidio de Caja de Compensación Familiar
16. Independiente agremiado
18. Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC
19. Aprendices del SENA en etapa productiva
20. Estudiantes (Régimen especial -Ley 789/2002)
21. Estudiantes de postgrado en salud (Decreto 190
de 1996)
22. Profesor de establecimiento particular
30. Dependiente Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud.
31. Cooperados de cooperativas o Precooperativas de Trabajo Asociado.
32. Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana.
33. Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
34. Concejal amparado por póliza de salud.
40. Beneficiario UPC Adicional.
41. Cotizante independiente sin ingresos con pago por tercero
42. Cotizante pago solo Salud. Artículo 2o Ley 1250
de 2008.
43. Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero. Literal e) del parágrafo 1o del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, modificada por el artículo 3o de la Ley 797 de 2003.
No aplica para los afiliados al Régimen Subsidiado de Salud
68Subtipo Cotizante o trabajador1NOpcional. Lo suministra el Aportante.
1. Dependiente pensionado por vejez activo
2. Independiente pensionado por vejez activo
3. Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad.
4. Cotizante con requisitos cumplidos para pensión.
5. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos.
6. Cotizante perteneciente a un régimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores.
7. Afiliado al ahorro programado de largo plazo y cotizante al régimen contributivo de salud.
8. Afiliado al ahorro programado de largo plazo y no cotizante al régimen Contributivo de Salud.
9. Independiente pensionado por vejez activo con contrato de prestación de servicios
10.Independiente con contrato de prestación de servicios
148Tipo de Pensión2NOpcional. Lo suministra el Aportante o el pagador de pensiones
1. Vejez
2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
3. Sobrevivencia temporal riesgo común
4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
8. Invalidez por riesgo común
9. Invalidez por Riesgos Profesionales
10. Jubilación
11. Jubilación para compartir
12. Sanción
13. Gracia


159


Estado Civil del Trabajador


1


N
Obligatorio
1. Soltero
2. Casado
3. Separado
4. Unión libre
5. Viudo



160



Nivel Educativo



1



N
Obligatorio.
0. Sin nivel educativo
1. Básica Primaria
2. Básica Secundaria
3. Técnica o Tecnológica
4. Universitaria profesional
5. Especialización, Máster o Doctorado


203


Tipo de Vivienda


1


N
Opcional. Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42.
1. Propia
2. Arrendada
3. Familiar
4. Usufructo u ocupación de hecho


212


Fecha fin del contrato


10


A
Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al
subtipo cotizante 10.
Fecha de terminación del contrato con el contratante descrito de la siguiente manera: AAAA-MM-DD.
213Valor del contrato12NOpcional. En el caso de que el campo 68 sea igual al
subtipo cotizante 10.
Corresponde al valor del contrato con el contratante
214Forma de pago1NOpcional. En el caso de que el campo 68 sea igual al
subtipo cotizante 10.
1. Anticipado
2. Vencido
215Deducciones12NOpcional. En el caso de que el campo 68 sea igual al
subtipo cotizante 10.
Corresponde al monto de las deducciones pactadas con el contratante
216Recibe transporte1NObligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10.
1. Sí
2. No


VARIABLES DE AFILIACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD


69

Régimen de Salud.

1

A
Obligatorio. Lo suministra el Aportante o la EPSS
C Contributivo
S Subsidiado
70

Tipo de afiliado al Sistema de Salud1

A

Obligatorio. Lo suministra el Aportante o la EPSS
C Cotizante (aplica para el régimen contributivo)
F Cabeza de familia (aplica para el régimen subsidiado)
71Código de la Administradora a la cual se afilia o traslada6AObligatorio. Lo suministra el Aportante o la EPSS.

200
Tipo de identificación del representante de la administradora de salud


2



A
Obligatorio. Lo digita la administradora
CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
PA Pasaporte
Aplica solo para el sistema de salud. Se valida contra la base de datos de asesores autorizados que posee el centralizador
201Número de identificación del representante de la administradora de salud17AObligatorio. Lo digita la administradora. Se valida contra la base de datos de asesores autorizados que posee el centralizador
202Número del formulario en papel que diligenció representante de la administradora de salud.16AObligatorio. Lo digita la administradora.
149Departamento de ubicación de la Notaría2AOpcional. Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42. De acuerdo a la Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
150Municipio de ubicación de la Notaría3AOpcional. Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42

De acuerdo a la Tabla Departamentos - Tabla DIVI-POLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
151Número de la Notaría donde se presentó la declaración juramentada.3AAplica para tipo de cotizantes 41 y 42

De acuerdo a la Tabla Departamentos - Tabla DIVI-POLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
75Pertenencia étnica.1NObligatorio si se selecciona régimen subsidiado. Lo suministra la EPSS
1. Indígena
2. ROM (Gitanos)
3. Raizal ( Población del Archipiélago de San Andrés y Providencia)
4. Palenquero de San Basilio.
5. Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afro-descendiente.
6. Otras etnias.
76Tipo de población beneficiaría del subsidio2NObligatorio si se selecciona régimen subsidiado. Lo suministra la EPSS
1. Indigentes.
2. Población infantil a cargo del ICBF.
3. Madres Comunitarias.
4. Artistas, autores, compositores.
5. Otro tipo de población.
7. Discapacitado.
8. Desmovilizados.
9. Desplazados.
12. Población en centros psiquiátricos.
13. Migratorio.
14. Población en centros carcelarios.
15. Población Rural no Migratoria.
16. Población de la tercera edad en protección de ancianato
17. Comunidades indígenas
18. ROM (gitanos)
19. Negro(a), mulato(a) o afrocolombiano(a) o afro-descendiente
31. Adulto Mayor
32. Cabeza de Familia
33. Mujer Embarazada
34. Mujer Lactante
35. Trabajador Urbano
36. Trabajador Rural
37. Víctima de Violencia Armada
38. Jóvenes Vulnerable Rurales
39. Jóvenes Vulnerables Urbanos
61. Desocupado
77Nivel Sisbén.1ALo suministra el sistema.
Es obligatorio si se selecciona el régimen subsidiado.
1. Nivel I.
2. Nivel II.
3. Nivel III.
N No aplica
78Número de ficha Sisbén.17NLo suministra el sistema.
Es obligatorio si se selecciona el régimen subsidiado.
152IPS seleccionada por el afiliado12AObligatorio.

VARIABLES DE AFILIACIÓN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

79Código de la Administradora de Fondos de Pensiones a la cual se afilia o traslada6AObligatorio. Lo digita la administradora.
Si el tipo de cotizante es 33 el código de la administradora debe ser 25-11 que corresponde al ISS.
80Régimen de la Administradora de Fondos de Pensiones a la cual se afilia o traslada.1AObligatorio. Lo digita la administradora.
P Prima media
A Ahorro individual
83Persona excluida por edad del Régimen de Ahorro Individual (literal b) art. 61 de la Ley 100) y se compromete a cotizar 500 semanas al Régimen de Ahorro Individual1AOpcional, lo digita la administradora cuando la persona es excluida por edad de acuerdo al literal b) del art. 61 de la Ley 100 y se compromete a cotizar 500.
Aplica para el Régimen de Ahorro individual.
S Sí
N No
76Tipo de población beneficiaría del subsidio2NObligatorio si el tipo de cotizante es 33
Lo digita la administradora.
3. Madres comunitarias.
4 Artistas, autores, compositores.
7. Discapacitado.
35. Trabajador Urbano
36. Trabajador Rural
61. Desocupado
62. Concejal
153Tipo de identificación del representante de la Administradora de Pensión o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional2AObligatorio. Lo digita la administradora
CC Cédula de Ciudadanía
CE Cédula de Extranjería
PA Pasaporte
Aplica solo para el sistema de pensiones. Se valida contra la base de datos de asesores autorizados que posee el centralizador.
154Número de identificación del representante de la Administradora de Pensión o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional17AObligatorio. Lo digita la administradora. Se valida contra la base de datos de asesores autorizados por las administradoras de Fondos de Pensiones que posee el centralizador.
155Número del formulario en papel que diligenció el representante de la administradora de pensión o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional16AObligatorio. Lo digita la administradora.
156Tipo de Fondo seleccionado1NOpcional lo digita la administradora.
Aplica para el Régimen de Ahorro Individual.
1. Conservador
2. Moderado
3. De Mayor Riesgo
157Se realizarán aportes voluntarios1AOpcional, lo digita la administradora. Aplica para el Régimen de Ahorro Individual. S Sí
N No

VARIABLES DE AFILIACIÓN A RIESGOS PROFESIONALES

32Código Administradora de Riesgos Profesionales a la cual se afilia6ADebe corresponder a lo registrado en el Campo 32 en el Artículo 20
25Código de la sucursal o de la dependencia15AObligatorio, lo suministra el Aportante. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 25 del Artículo 15.
26Departamento de domicilio de la sucursal2AObligatorio, lo suministra el Aportante. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 26 del Artículo 15.
27Municipio de domicilio de la sucursal3AObligatorio, lo suministra el Aportante. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 27 del Artículo 15.
133Departamento de domicilio del centro de trabajo2AObligatorio, lo suministra el Aportante. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 133 del Artículo 19.
134Municipio de domicilio del centro de trabajo3AObligatorio, lo suministra el Aportante. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 134 del Artículo 19.
84Código centro de trabajo en el que desempeña labores9AObligatorio, lo suministra el Aportante. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 36 del Artículo 19 de acuerdo al centro de trabajo.
38Código de la actividad económica de Riesgos Profesionales del centro de trabajo.7ADebe corresponder a lo registrado en el campo 38 del Artículo 19.
85Código de la Ocupación del Cotizante4ALo suministra el Aportante.
De acuerdo a la tabla de códigos de ocupaciones CIUO
88 A.C

VARIABLES DE AFILIACIÓN A LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

25Código del departamento de ubicación de la Caja de Compensación Familiar4NDebe corresponder al registrado en el campo 39 definido en el Artículo 20.
Se debe validar que el código del departamento de ubicación de la Caja corresponda con el departamento de ubicación laboral del trabajador.
39Código Caja de Compensación Familiar del Trabajador6ADebe corresponder al registrado en el campo 40 definido en el Artículo 20.
158Tipo de afiliado Opcional.
1. Afiliado por fidelidad (solo aplica para el tipo de cotizante pensionado)
2. Afiliado facultativo (solo aplica cuando el tipo de aportante es facultativo)

VARIABLES DE AFILIACIÓN AL FONDO DE AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO

86Código Administradora de cesantías a la que se afilia o traslada6ALo suministra el Aportante.
87Tipo de afiliación1N1. Ahorro Programado de Largo Plazo

VARIABLES ADICIONALES PARA LOS TRASLADOS DE SALUD, PENSIONES Y AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO

88Código EPS anterior6AOpcional, aplica solamente para traslado de Administradora de salud. Lo suministra el Aportante o la EPSS
89Régimen de Salud de la EPS anterior1AObligatorio cuando se diligencia el campo 88. Lo suministra el operador.
C contributivo
S Subsidiado
90Código de la Administradora de Fondos de Pensiones anterior6AOpcional, aplica solamente para traslado de Administradora de Fondos de Pensiones. Lo suministra el Aportante.
91Régimen de Pensión de la Administradora de Fondos de Pensiones anterior1AOpcional, aplica cuando se diligencia el campo 90. Lo suministra el operador.
P Prima Media
A Ahorro Individual
92Traslado por Sentencia (C-1024 o SU062 y otras)1AOpcional, aplica solamente para traslado de Administradora de Fondos de Pensiones cuando se diligencia el campo 90. Lo suministra el Aportante.
S Sí
N No
220Traslado por fallo judicial1AOpcional, aplica solamente para traslado de Administradora de Fondos de Pensiones cuando la orden de traslado proviene de un fallo judicial, debe ir acompañado del documento del fallo judicial.
S Sí
N No
   
93Código de la Administradora de Cesantías anterior6AOpcional, aplica solamente para traslado de Administradora de cesantías en Cuentas de Ahorro Programado de Largo Plazo. Lo suministra el Aportante.

PARÁGRAFO 1o. Aclaraciones para el Sistema General de Pensiones. Las administradoras deberán cumplir la obligación de asesoramiento previa a la afiliación dejando constancia de ello a través del diligenciamiento del formulario de preafiliación en papel, que deberá ser firmado por el cotizante y el representante de la administradora correspondiente. Por lo tanto, el cotizante podrá recibir varias asesorías pero solamente deberá firmar un único formulario de preafiliación.

El formulario de asesoría deberá cumplir con los contenidos especificados en el artículo 23 de esta resolución.

La administradora de pensión deberá registrar en el Sistema de Afiliación Única la información del formulario de preafiliación, la cual quedará en estado de espera a que el aportante realice la afiliación al momento del inicio de la relación laboral hasta por 30 días. Si pasado este tiempo no se realiza la vinculación laboral, esta preafiliación quedará en estado "anulado".

El sistema sólo aceptará un formulario de preafiliación en estado de espera por cada trabajador.

Las preafiliaciones en estado de espera no será enviada a la administradora como solicitudes de afiliación hasta tanto no se dé el inicio de la relación laboral.

En el momento en que el aportante vaya a registrar el vínculo laboral se deberá consultar la existencia de una preafiliación con la administradora a la cual el trabajador se va a afiliar. En el caso en que la preafiliación esté en estado "anulado" se podrá activar de tal manera que permita el registro del vínculo laboral por parte del empleador.

Los campos 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68 del artículo 23 serán diligenciados en el momento en que el aportante registre el inicio de la relación laboral. El campo 148 deberá ser diligenciado en caso de que el aportante sea un pagador de pensión.

PARÁGRAFO 2o. Aclaraciones para el Fondo de Solidaridad Pensional. El Administrador Fiduciario deberá cumplir la obligación de asesoramiento previa a la afiliación en el sistema de pensiones dejando constancia de ello a través del diligenciamiento del formulario de solicitud del subsidio al aporte en pensión en papel, que deberá ser firmado por el solicitante y el representante del administrador fiduciario.

La Administradora de Pensión (ISS) deberá registrar en el Sistema de Afiliación Única las afiliaciones correspondientes a los solicitantes del subsidio al aporte en pensión que le sean entregados por parte del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional.

En los campos correspondientes al artículo 22 se deberán registrar los del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional.

La información de la persona solicitante del subsidio deberá registrarse en los campos correspondientes al artículo 23.

PARÁGRAFO 3o. Aclaraciones para el Sistema de Riesgos Profesionales. Los trabajadores del SENA en etapa electiva no podrán ser afiliados al Sistema de Riesgos Profesionales.

Para permitir la afiliación del trabajador independiente el tipo de cotizante debe ser 3 y el subtipo de cotizante debe ser 10 y el tipo de aportante debe corresponder a los códigos 1 ó 4; los que no cumplan estas condiciones no podrán afiliarse.

Para que un trabajador se pueda afiliar al Sistema de Riesgos Profesionales debe haber realizado la afiliación a los Sistemas de Salud y Pensión.

ARTÍCULO 24. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 9. Datos de afiliación de los beneficiarios y otros miembros del grupo familiar

Este tipo de registro aplica solamente para los sistemas de salud y Subsidio Familiar.

Debe existir un registro por cada uno de los beneficiarios u otros miembros del grupo familiar a afiliar como corresponda.

CÓDIGODESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS
1

Tipo de registro2

N

Obligatorio debe ser 9

197Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio, asignado por el sistema.
Estará conformado por el código del operador de afiliación más un número consecutivo por operador
Se asigna por cada archivo que se envíe.
198Fecha de la solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema.
Formato: AAAA-MM-DD. Aplica solo para nuevas afiliaciones.
199Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AObligatorio, lo asigna el sistema.
Estará conformado por el código o número de referencia en el sistema más un número consecutivo.
Tipo de identificación del cotizante o trabajador o 
47cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el aportante.
Número de identificación del cotizante o trabajador o 
48cabeza de familia17NObligatorio. Lo suministra el aportante.
  Obligatorio. Lo suministra el aportante.
  CC Cédula de Ciudadanía
94Tipo de identificación del beneficiario o miembro del grupo familiar2ACE Cédula de Extranjería
TI Tarjeta de Identidad
RC Registro Civil
PA Pasaporte
Número de identificación del beneficiario o miembro 
95del grupo familiar17NObligatorio. Lo suministra el aportante.
96Primer apellido del beneficiario o miembro del20AObligatorio. Lo suministra el aportante.

grupo familiar


97Segundo apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar30ALo suministra el Aportante.
98Primer nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar20AObligatorio. Lo suministra el aportante.
99Segundo nombre del beneficiario o miembro del30ALo suministra el Aportante.

grupo familiar


100

Género del beneficiario o miembro del grupo familiar 1A

Obligatorio. Lo suministra el aportante.
M Masculino
F Femenino
  
101Fecha de nacimiento del beneficiario o miembro del grupo familiar10AObligatorio. Lo suministra el aportante.
Formato: AAAA-MM-DD
102Nacionalidad del beneficiario o miembro del4AObligatorio. Lo suministra el aportante.

grupo familiar

Código del país de acuerdo al estándar ISO 8361
103Condición del beneficiario o miembro del grupo familiar1ALo suministra el aportante. D Discapacidad E Estudiante
  Obligatorio. Lo suministra el autorizado
194Departamento de residencia del2ADe acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA

Beneficiario

(División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
  Obligatorio. Lo suministra el autorizado
195Municipio de residencia del3ADe acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA

Beneficiario

(División Político Administrativa de Colombia) del DANE.
161Dirección de residencia del beneficiario40AObligatorio.
  Obligatorio. Lo suministra el Aportante.
  1. Cónyuge o compañero(a) permanente
  2. Hijo (a) o hijastros
  3. Padre o madre
104Parentesco con cotizante o trabajador o cabeza de familia1N4. Segundo grado de consanguinidad (para el caso de las Cajas de Compensación corresponde a hermanos huérfanos de padres)
5. Tercer grado de consanguinidad
6. Menor de 12 años sin consanguinidad
7. Padre o madre del cónyuge
8. Otros no parientes
  Obligatorio.
  0. Sin nivel educativo
  1. Básica Primaria
160Nivel Educativo1N2. Básica Secundaria
3. Técnica o Tecnológica
4. Universitaria profesional
5. Especialización, Máster o Doctorado

Variables de afiliación sistema general de salud

  Obligatorio. Lo suministra el Aportante para el caso
  de Régimen Contributivo o la EPSS para el caso del
69Régimen de salud1ARégimen Subsidiado.
C Contributivo
S Subsidiado
105Código de la Administradora de acuerdo con el régimen.6AObligatorio. Lo suministra el Aportante para el caso de régimen contributivo o la EPSS para el caso del régimen subsidiado.
  Obligatorio. Lo suministra el Aportante para el caso
  de Régimen Contributivo o la EPSS para el caso del
  Régimen Subsidiado.
  Si el régimen es Contributivo:
106Tipo de afiliado1AC Cotizante (aplica cuando el parentesco es cónyuge o compañero permanente)
B Beneficiario
A Adicional (UPC-Adicional)
Si el régimen es subsidiado:
O Otro miembro del grupo Familiar
  Obligatorio si se selecciona régimen subsidiado. Lo
  suministra la EPSS
  1. Indígena
  2. ROM (Gitanos)
107Pertenencia étnica1N3. Raizal ( Población del Archipiélago de San Andrés




y Providencia)
4. Palenquero de San Basilio.
5. Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afro-descendiente.
6. Otras etnias.
  Obligatorio si se selecciona Régimen Subsidiado. Lo
  suministra la EPSS
  1. Indigentes.
  2. Población infantil a cargo del ICBF.
  3. Madres comunitarias.
  4. Artistas, autores, compositores.
108Tipo de población beneficiaría del subsidio2N5. Otro tipo de población.
7. Discapacitado.
8. Desmovilizados.
9. Desplazados.
12. Población en centros psiquiátricos.
13. Migratorio.
14. Población en centros carcelarios.
15. Población Rural no Migratoria.
  Obligatorio si se selecciona Régimen Subsidiado. Lo
  suministra la EPSS
109Nivel Sisbén.1A1. Nivel I.
2. Nivel II.
3. Nivel III.
110Número de Ficha Sisbén.17NObligatorio si se selecciona Régimen Subsidiado. Lo




suministra el Aportante o la EPSS
162

IPS seleccionada por el afiliado Obligatorio. Debe corresponder al código de habilitación de la IPS.

 

Variables de afiliación a la caja de compensación familiar

25Código del departamento de ubicación de la Caja de Compensación Familiar4NObligatorio, lo suministra el Aportante.
De acuerdo a la Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA
(División Político Administrativa de Colombia) del DANE
111Código Caja de Compensación6AObligatorio. Lo suministra el Aportante.

Familiar del Trabajador

163Salario del cónyuge o compañero permanente  Opcional. Aplica cuando en el campo parentesco se haya

 seleccionado el valor 1.

ARTÍCULO 25. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 10. Tiempo de ejecución de las actividades del trabajador independiente.

Este tipo de registro aplica para los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios. Por cada día de la semana debe existir un registro, teniendo un máximo de 7 registros.

CÓDIGODESCRIPCIÓN



LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


1Tipo de registro2NObligatorio debe ser 10
  Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al
  subtipo cotizante 10.
  1. Lunes
  2. Martes
217Día laborado1N3. Miércoles
  4. Jueves
  5. Viernes
  6. Sábado
  7. Domingo
  Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al
218Hora Inicio diario5Asubtipo cotizante 10 y se haya diligenciado el campo 217.
  
  Formato HH:MM
  Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al
subtipo cotizante 10 y se haya diligenciado el campo 217.
Formato HH-MM
219Hora Fin diario5A
   

El reporte de novedades de ingreso de trabajadores en el Sistema de Riesgos Profesionales queda congelado durante el tiempo que el aportante se encuentre en mora del pago de sus aportes, por lo tanto el centralizador consumirá el servicio web dispuesto por la ARP para validar el estado de cuenta del aportante.

ARTÍCULO 26. REGISTRO DE LA LIBRE ESCOGENCIA POR PARTE DEL TRABAJADOR DE LA ADMINISTRADORA DE SALUD, PENSIÓN Y AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO. Por cada afiliación o traslado que afecte la afiliación del trabajador cotizante, realizada por un Aportante a través del Formulario de Afiliación Única Electrónica a la Protección Social, el operador de Afiliación debe enviar un archivo imprimible de salida de información denominado "Formato de Elección Libre, Espontánea y Voluntaria a la Protección Social". Este documento es el resultado de la validación de los campos antes del envío de la información de la solicitud de afiliación a las respectivas Administradoras por parte del operador. El formato, una vez verificado y aprobado por el cotizante, deberá ser firmado como constancia de manifestación de la voluntad de quien tiene el derecho de elección. Una copia de dicho formato debe reposar en los archivos del aportante, otra copia debe tenerla el afiliado y otra deberá ser enviada por el aportante a cada administradora ya sea en medio físico o a través de un archivo escaneado a más tardar el día siguiente hábil de la afiliación o del traslado a través del mecanismo que el operador de afiliación implemente. Este documento deberá ser custodiado por el aportante por un período no inferior a los tres años y por las administradoras de acuerdo con las normas que le apliquen.

Este formato no aplica para la afiliación de las personas solicitantes del subsidio al aporte en pensión del Fondo de Solidaridad Pensional.

ARTÍCULO 27. TEXTO DEL FORMATO DE ELECCIÓN LIBRE, ESPONTÁNEA Y VOLUNTARIA A LA PROTECCIÓN SOCIAL. El texto del Formato será el siguiente:

"Fecha del trámite: Campo 111 (Formato AAAA-MM-DD)

Yo, (campos 51, 52, 49, 50 separados con espacio), identificado con (campo 47) número (campo 48), manifiesto libre, espontánea y voluntariamente que he decidido afiliarme junto con mi grupo familiar, al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social a través de las siguientes Administradoras:

En el Sistema de Salud a la EPS (campo 71, se debe colocar el nombre de la Administradora correspondiente) en el régimen (campo 69, se debe colocar el nombre del régimen).

En el Sistema de Pensiones a la administradora (campo 79 del artículo 23) en el régimen (campo 80), el tipo de fondo (campo 156 del artículo 23, debe aparecer en caso de que este campo haya sido ingresado en la preafiliación), habiendo recibido la debida asesoría para seleccionar el régimen de pensiones y el tipo de fondo.

Manifiesto que esta asesoría la realizó (Campo 204) como representante de la administradora (campo 79 del artículo 23) identificado con la (campo 153 y 154 del artículo 23) mediante el formulario (campo 155 del artículo 23).

Por ser persona excluida por edad del Régimen de Ahorro Individual (literal b), artículo 61 de la Ley 100 de 1993) me comprometo a cotizar durante 500 semanas a este régimen. (Esta condición aparece solamente para aquellas personas que en el campo 83 del artículo 23 tiene el valor S).

Manifiesto mi voluntad de acogerme a lo contemplado en la Sentencia C-1024 de 2004 o SU062 de 2010 (Este texto aparece cuando en el campo 92 del artículo 23 tiene el valor S).

En el Sistema de Ahorro Programado de largo plazo a la Administradora (campo 86), (se debe colocar el nombre de la Administradora correspondiente), con el tipo de afiliación (campo 87).

Declaro bajo la gravedad de juramento, que la información registrada en el proceso de afiliación es veraz y que los beneficiarios del grupo familiar relacionado dependen económicamente de mí. Para constancia firmo,

--------------------------------“

Los campos requeridos para el texto del Formato de elección libre, espontánea y voluntaria son los siguientes:

CAMPODESCRIPCIÓNVALOR PERMITIDO
111Fecha del trámiteFormato AAAA-MM-DD
47Tipo de identificación del cotizante o cabeza de familiaAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
48Número de identificación del cotizante o cabeza de familiaAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
49Primer apellido del cotizante o cabeza de familiaAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el Artículo 23
50Segundo apellido del cotizante o cabeza de familiaAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el Artículo 23
51Primer nombre del cotizante o cabeza de familiaAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el Artículo 23
52Segundo nombre del cotizante o cabeza de familiaAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el Artículo 23


AFILIACIÓN SISTEMA GENERAL DE SALUD

69Régimen de Salud.Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 69 definido en el Artículo 23
71Código de la Administradora de acuerdo al régimen seleccionado.Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 71 definido en el Artículo 23


AFILIACIÓN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

79Código de la Administradora de Fondos de Pensiones.Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 79 definido en el Artículo 23
80Régimen de la Administradora de Fondos de Pensiones.Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 80 definido en el Artículo 23
156Tipo de fondoAsignado por el sistema. Corresponde al campo 156 del artículo 23, en caso de que este campo haya sido ingresado en la preafiliación.
153Tipo de identificación del representante de la administradora de pensiónAsignado por el sistema. Corresponde al campo 153 del artículo 23
154Número de identificación del representante de la administradora de pensiónAsignado por el sistema. Corresponde al campo 154 del artículo 23
204Nombre del representante de la administradora de pensiónAsignado por el sistema. Debe corresponder al del registro de representantes autorizados por la administradora.
155Número del formulario que diligenció el representante de la administradora de pensión.Lo asigna el sistema. Corresponde al campo 155 del artículo 23.
83Persona excluida por edad del régimen de Ahorro Individual (literal b) art. 61 de la Ley 100) y se compromete a cotizar 500 semanas al Régimen de Ahorro IndividualDebe aplicarlo si en el 83 del artículo 23 la respuesta es S (sí), en cuyo caso el texto debe decir: "Por ser persona excluida por edad del Régimen de Ahorro Individual (literal b, artículo 61 de la Ley 100 de 1993) me comprometo a cotizar durante 500 semanas al Régimen de Ahorro Individual."
92Traslado Sentencia C-1024 de 2004 o SU062 de 2010Si en el campo 92 del artículo 23 la respuesta es S (sí) debe colocar el texto:
"Manifiesto mi voluntad de acogerme a lo contemplado en la Sentencia
C-1024 de 2004 o SU062-2010."


AFILIACIÓN AL AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO

86Código Administradora de cesantíasAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 86 definido en el artículo 23
87Tipo de afiliaciónAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 87 definido en el artículo 23.

ARTÍCULO 28. DOCUMENTOS SOPORTES DE LA AFILIACIÓN. Los documentos soportes de la afiliación son de carácter obligatorio y aplican para cada uno de los sistemas como se señalan en los siguientes artículos.

PARÁGRAFO. El operador de afiliación deberá proveer un mecanismo que permita validar, adjuntar y trasmitir las imágenes escaneadas de los documentos, relacionándolos con la respectiva afiliación a las administradoras. Estas deberán remitirlos al RUAF a través de los mecanismos que este Ministerio disponga para tal fin, el día siguiente hábil a la fecha de recepción por parte de la administradora.

ARTÍCULO 29. DOCUMENTOS SOPORTES DE LA AFILIACIÓN EN SALUD. Los documentos soportes para afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud son:

1. Para afiliados beneficiarios, cónyuge o compañero(a) permanente

a) Registro civil de matrimonio en el caso de cónyuge.

b) Declaración juramentada de convivencia igual o superior a dos años en el caso de compañero(a) permanente.

2. Para afiliados beneficiarios, hijos o padres, o parientes hasta tercer grado de consanguinidad:

a) Registro civil de nacimiento del hijo o del cotizante para el caso de los padres donde conste el parentesco

b) <Ver Notas del Editor> Certificado de escolaridad en donde conste edad, escolaridad, período y dedicación académica (para los hijos entre 18 y 25 años para el régimen contributivo de salud)

c) Certificado de incapacidad permanente emitido por la Junta de Invalidez (para los hijos mayores de 18 años según lo establecido en los términos del Decreto 2463 de 2001 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya).

3. Para afiliados beneficiarios adicionales: Registro civil de nacimiento donde conste el parentesco.

4) Para los independientes con bajos ingresos: Deberán enviarse a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) donde estén Afiliados o se vayan a afiliar los documentos establecidos en la Resolución 1155 de 2009 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya y los anexos correspondientes. Para los casos de los cotizantes que se registren como cotizante 41 (Cotizante sin ingresos con pago por tercero), se debe anexar una declaración de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Para los casos de las empresas o entidades, la declaración debe ser firmada por el representante legal de la misma.

5) Para el cotizante y para los beneficiarios: Para la afiliación al Régimen Contributivo del Subsistema de Salud tanto del cotizante como de los beneficiarios se debe diligenciar el formato del estado de salud contemplado en el artículo 15 de la Resolución 5261 de 1994 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

PARÁGRAFO. En caso de no entregar la debida documentación en los 8 días siguientes al envío de la solicitud, la administradora de salud procederá a realizar la correspondiente suspensión por no acreditar la condición de beneficiario del grupo familiar, conforme a la normatividad vigente.

ARTÍCULO 30. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA AFILIACIÓN EN PENSIONES. Los documentos soportes para la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Pensiones son:

1. Si el trabajador es independiente, declaración de Ingresos (Decreto 510 de 2003 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya).

2. En el caso de las novedades de retracto se debe adjuntar carta firmada por la persona solicitando el retracto.

3. En el caso de la novedad de anulación se debe adjuntar la imagen del documento soporte de la anulación.

PARÁGRAFO. Para el caso del Fondo de Solidaridad Pensional aplica lo contemplado en el numeral 2 de este artículo.

ARTÍCULO 31. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA AFILIACIÓN AL SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES.

1. Para las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA):

a) Certificado de Existencia y Representación expedidos por la Superintendencia de Economía Solidaria.

b) Resolución de aprobación del Ministerio de la Protección Social para sus regímenes de trabajo asociado y compensaciones.

2. Para las Agremiaciones de Trabajadores Independientes: resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiación y en consecuencia, como autorizada para realizar afiliación colectiva de trabajadores independientes a la seguridad social.

3. Para las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital o municipal: Documento que acredite que hubo invitación a concurso público en los términos del artículo 24 de la Ley 1122 de 2007 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

4. Para las personas naturales: Copia del documento de identificación.

5. Para Personas jurídicas: Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o personería jurídica.

6. Para las notarías: Acta de posesión del notario.

7. Para los colegios y universidades: Resolución o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES.

8. Para establecimientos de comercio: Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.

9. Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Públicas: Documento de existencia y representación legal expedido por la Dirección Territorial de Salud.

10. Para las alcaldías: Acta de posesión del alcalde.

11. Para los consorcios: Certificado de existencia y representación legal de cada una de las empresas que conforman el Consorcio y el acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio.

ARTÍCULO 32. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA AFILIACIÓN AL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR.

1. Para una empresa:

a) Certificado de existencia y representación legal o personería jurídica.

b) Paz y salvo expedido por la última caja de compensación familiar donde haya estado afiliada la empresa.

En el Sistema de Afiliación Única, este paz y salvo no será requerido dado que las Cajas de Compensación Familiar deberán disponer de un servicio web donde reportará el estado de cuenta del aportante (es decir si está al día o está en mora).

2. Para las personas naturales: copia del documento de identificación.

3. Para afiliar una Cooperativa de Trabajo Asociado CTA, los requisitos contemplados en el artículo 2o del Decreto 400 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya:

a) El certificado de existencia y representación legal de la Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado, expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria;

b) Copia de estatutos donde conste la facultad de afiliarse a una Caja de Compensación Familiar;

c) Copia del documento de la acreditación de su personería jurídica;

d) Copia de la Resolución de aprobación del Ministerio de la Protección Social para sus regímenes de trabajo asociado y compensaciones;

e) Paz y salvo expedido por la última Caja de Compensación Familiar donde haya estado afiliada la empresa.

Con la implementación del Sistema de Afiliación Única, este paz y salvo no será requerido dado que las Cajas de Compensación Familiar deberán disponer de un servicio web donde reportará el estado de cuenta del aportante (es decir si está al día o está en mora).

4. Para las Agremiaciones o Mutuales: Los contratos de trabajo de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, puesto que los asociados no pueden estar afiliados a las Caja de Compensación Familiar.

5. Para la afiliación de los trabajadores y de los beneficiarios: No se requiere ningún documento soporte.

6. Para tener derecho al pago de la cuota monetaria, los afiliados beneficiarios requieren los siguientes documentos soporte:

a) Registro civil de nacimiento del hijo, hijastro o hermano;

b) Registro civil de nacimiento del trabajador si los beneficiarios son los padres o hermanos y adicional para los hermanos el registro de defunción de los padres;

c) <Ver Notas del Editor> Certificado de escolaridad, cuando el beneficiario es mayor de 12 años;

d) En el caso de los hijastros, declaración juramentada de convivencia igual o superior a dos años y dependencia económica;

e) Certificado de discapacidad (si aplica) para el reconocimiento de la doble cuota monetaria;

f) Certificado del ingreso del cónyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar y por quién recibe;

g) En los casos de los retiros por fallecimiento del trabajador beneficiario de la cuota monetaria o de su(s) beneficiario(s) debe enviarse Registro Civil de Defunción (para el reconocimiento del subsidio extraordinario).

El sistema facilitará el envío de los documentos para hacer uso del derecho del subsidio en dinero (cuota monetaria).

ARTÍCULO 33. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Y CARPETAS. El aportante, el cotizante, el trabajador deberán garantizar que las imágenes de los soportes son los correspondientes y conjuntamente con el operador de afiliación garantizar que se cumplan las especificaciones establecidas en este artículo.

1. Siglas para los nombres de los archivos y carpetas

SIGLADESCRIPCIÓNLONGITUD MÁXIMA
COMComponente :
PE = Pensiones
SC = Salud Régimen Contributivo
SS = Salud Régimen Subsidiado
RP = Riesgos Profesionales
SF = Subsidio Familiar
EA = Ahorro programado de largo plazo
2
DA DCDA Carpeta o archivo de información de documentos soporte de la afiliación del aportante

DC Carpeta o archivo de información de documentos soporte de la afiliación del cotizante o beneficiario
2
TDAPORTipo de identificación del aportante al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente2
IDAPORNúmero de identificación del aportante al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente.17
TDAFILTipo de identificación del afiliado o beneficiario al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente2
IDAFILNúmero de identificación del afiliado o beneficiario al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente.17
CDCódigo del documento de acuerdo a los definidos en el numeral 3 de este artículo.2
CCara del documento de identificación que se ha digitalizado, cuyos valores solo pueden ser A para el anverso y R para el reverso.1

2. Nombres de carpetas y archivos

TIPO DE ARCHIVONOMBRE DE ARCHIVOLONGITUD MÁXIMA
Carpeta información de documentos soporte de la afiliación de la empresa.COM_DA_APOR
Carpeta información de documentos soporte de la afiliación del cotizante o trabajador o los beneficiariosCOM_DC_AFIL
Archivo documento soporte de afiliación del aportanteCOM_DA_TDAPOR_IDAPOR_CD

Nombre que el aportante debe dar a cada uno de los archivos soporte de la afiliación
29
Archivo documento soporte de afiliación del cotizante o beneficiariosCOM_DC_TDAFIL_IDAFIL_CD_C

Nombre que el aportante o el cotizante o trabajador debe dar a cada uno de los archivos soporte de la afiliación
31
Archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del aportanteCOM_DA_TDAPOR_IDAPOR
Nombre que el operador de afiliación debe dar al archivo comprimido que contiene el total de archivos soporte de la afiliación del aportante
26
Archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante o beneficiarioCOM_DC_TDAFIL_IDAFIL

Nombre que el operador de afiliación debe dar al archivo comprimido que contiene el total de archivos soporte de la afiliación del cotizante o beneficiario
26

En la construcción del nombre de los archivos donde se utilice el número de identificación del afiliado (IDAFIL o IDAPO) se debe hacer con el número completo, sin rellenar con ceros o blancos cuando la longitud de este número sea inferior a 17 dígitos.

3. Codificación de los documentos soportes

Los documentos soportes deben ser identificados de la siguiente manera:

Código del documento (CD)Descripción del documento
01Documento de identificación
Declaración juramentada de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante.
02Resolución 1155 de 2009 o la norma que la modifique, adicione o sustituya - Para los casos de los cotizantes que se registren como cotizante 41 (Cotizante sin ingresos con pago por tercero), se debe anexar una declaración de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Para los casos de las empresas o entidades, la declaración debe ser firmada por el representante legal de la misma.
03Para los trabajadores independientes: Declaración de Ingresos (Decreto 510 de 2003 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya)
04Registro civil de defunción
05Registro civil de matrimonio en el caso de cónyuge.
06Declaración juramentada de convivencia y dependencia económica
07Certificado del ingreso del cónyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar.
08Certificado de escolaridad
09Certificado de incapacidad permanente
10Certificado de discapacidad
11Formato del estado de salud
12Certificado de Existencia y Representación expedidos por la Superintendencia de Economía Solidaria.
13Copia de estatutos
14Acreditación de Personería Jurídica
15Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiación
16Los contratos de trabajo de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo a la agremiación
17Documento que acredite que hubo invitación a concurso público en los términos del artículo 24 de la Ley 1122 de 2007 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
18Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
19Para las notarías: Acta de posesión del notario
20Para los colegios y universidades: Resolución o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES
21Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Públicas: Documento de existencia y representación legal expedido por la Dirección Territorial de Salud.
22Para las alcaldías: Acta de posesión del alcalde
23Para los consorcios: Acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio.
24Carta firmada por el cotizante solicitando el retracto en el Sistema de Pensiones
25Documento soporte de la anulación en el Sistema de Pensiones
26Comunicación firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminación del contrato.
27Contrato de trabajo del trabajador

2. Para la toma de las copias de los documentos

a) Los escáneres deben tener una resolución mínima de 200 DPI.

b) Generar los archivos en formato TIFF4, JPG o PDF.

c) Tamaño máximo de 100 Kb.

d) Las condiciones de Brillo y contraste deben permitir la visualización correcta de la imagen.

e) Para el caso de los documentos de identificación cuyo tipo sean CC, TI, CE y PA el afiliado debe presentar el original del mismo. Para el caso de los documentos que tengan información por ambas caras, se deben escanear ambas caras, como por ejemplo las cédulas de ciudadanía nuevas que esta expidiendo la Registraduría Nacional del Estado Civil. Cada una de las caras debe ser escaneada en archivos separados.

f) Para el caso del documento cuyo tipo sea RC el afiliado debe presentar el original expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil o la Notaría correspondiente.

3. Matriz de documentos soporte por sistema

El aportante, el cotizante y el operador de afiliación deben validar el cumplimiento de los debidos soportes de la afiliación tanto para el aportante así como para los cotizantes o trabajadores y para las novedades de acuerdo a lo definido en la siguiente tabla:

DOCUMENTO
SALUD
PENSIÓN
RIESGOS
SUBSIDIO FAMILIAR

Cotizante o trabajador y beneficiarios

02 Declaración juramentada de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante para el cotizante (cotizante 41 sin ingresos con pago por tercero)
03 Declaración de Ingresos (Decreto 501 de 2003)
04 Registro civil de defunción


Cotizante o trabajador
Los independientes con bajos ingresos deberán enviarse a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) donde estén Afiliados o se vayan a afiliar los documentos establecidos en la Resolución 1155 de 2009 y los anexos correspondientes. Para los casos de los cotizantes que se registren como cotizante 41 (Cotizante sin ingresos con pago por tercero), se debe anexar una declaración de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Para los casos de las empresas o entidades, la declaración debe ser firmada por el representante legal de la misma.
Si el trabajador es independiente, declaración de Ingresos (Decreto 510
de 2003)
 
05 Registro civil de matrimonio en el caso de cónyuge.
06 Declaración juramentada de convivencia y dependencia económica
07 Certificado del ingreso del cónyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar.
BeneficiariosPara beneficiario cónyuge o compañero (a) permanente:
Registro civil de matrimonio en el caso del cónyuge

Declaración juramentada de convivencia igual o superior a dos años en el caso de compañero(a) permanente
 Para ejercer el pago de la cuota monetaria, los afiliados beneficiarios requieren los siguientes documentos soporte:

Certificado del ingreso del cónyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar.
01 Documento de identificación
08 Certificado de escolaridad
09 Certificado de incapacidad permanente
10 Certificado de discapacidad
06 Declaración juramentada de convivencia
Para hijos o padres, o parientes hasta tercer grado de consanguinidad.

Registro civil de nacimiento del hijo o del cotizante para el caso de los padres donde conste el parentesco

Certificado de escolaridad en donde conste edad, escolaridad, periodo y dedicación académica (para los hijos entre 18 y 25 años para el Régimen Contributivo de Salud)

Certificado de incapacidad permanente emitido por la Junta de Invalidez (para los hijos mayores de 18 años según lo establecido en los términos del Decreto 2463 de 2001).
 Registro civil de nacimiento del hijo, hijastro o hermano.

Registro civil de nacimiento del hijo, hijastro o hermano.

Registro civil de nacimiento del trabajador para el caso de los padres o hermanos donde conste el parentesco.

Certificado de escolaridad, cuando el beneficiario es mayor de 12 años.

Certificado de discapacidad (si aplica) para el reconocimiento de la doble cuota monetaria.

Hijastros:

En el caso de los hijastros, declaración juramentada de convivencia igual o superior a dos años y dependencia económica.

Para los hermanos: adicionalmente el Registro Civil de defunción de los padres.
01 Documento de identificación
Para beneficiarios adicionalesRegistro civil de nacimiento donde conste el parentesco 
11 Formato del estado de salud
Cotizante y beneficiarioPara la afiliación al subsistema de Salud del Régimen Contributivo tanto del cotizante como los beneficiarios se debe diligenciar el formato del estado de salud contemplado en la Resolución 5261 artículo 15 de 1994 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. 

Aportante

12 Certificado de Existencia y Representación expedidos por la Superintendencia de Economía Solidaria.
13 Copia de estatutos
14 Acreditación de Personería Jurídica
Para las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) Certificado de Existencia y Representación expedidos por la Superintendencia de Economía Solidaria.

Resolución de aprobación del Ministerio de la Protección Social para sus regímenes de trabajo asociado y compensaciones
Para afiliar a una Cooperativa de Trabajo Asociado CTA, los contemplados en el Decreto 400 de 2008, artículo 2o.

El certificado de existencia y representación legal de la Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado, expedido por la Superintendencia de Economía Solidaria.

Copia de estatutos donde conste la facultad de afiliarse a una CCF

Copia del documento de acreditación de la personería Jurídica.

Resolución de aprobación del Ministerio de la Protección Social para sus regímenes de trabajo asociado y compensaciones.
15 Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiación

16 Los contratos de trabajo de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo a la agremiación
Para las Agremiaciones de Trabajadores Independientes Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiación y en consecuencia, como autorizada para realizar afiliación colectiva de trabajadores independientes a la seguridad social.En cuanto a las Agremiaciones o Mutuales:
Los contratos de trabajo de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, puesto que los asociados no pueden estar afiliados a las CCF.
17 Documento que acredite que hubo invitación a concurso público en los términos del art. 24 de la Ley 1122/07.Para las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital o municipal Documento que acredite que hubo invitación a concurso público en los términos del art. 24 de la Ley 1122/07.
01 Documento de identificaciónPersonas naturales Fotocopia del documento de identificación para personas naturales.Fotocopia del documento de identificación para personas naturales.
18 Certificado de la Cámara de Comercio para personas jurídicas
14 Personería jurídica
Para personas jurídicas Certificado de existencia y representación legal o personería jurídicaCertificado de existencia y representación legal o personería jurídica
19 Acta de posesión del notarioPara las notarías Para las notarías: Acta de posesión del notario
20 Resolución o permiso de funcionamiento expedido por el ICFESPara los colegios y universidades Para los colegios y universidades: Resolución o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES
21 Documento de existencia y representación legal expedido por la Dirección Territorial de Salud.Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de salud públicas:
Documento de existencia y representación legal expedido por la Dirección Territorial de Salud.
22 Acta de posesión del alcaldePara las alcaldías Para las alcaldías: Acta de posesión del alcalde
18 Certificado de existencia y representación legal
23 Acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio.
Para los consorcios Para los consorcios: Certificado de existencia y representación legal de cada una de las empresas que conforman el Consorcio.
El acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio.

Novedades

12 Certificado de Existencia y Representación expedidos por la Superintendencia de Economía Solidaria.
18 Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio
14 Acreditación de Personería jurídica
G01 Actualización del documento de identificación del aportante
G02 Actualización de la Razón Social
Adjuntar el documento del certificado de existencia y representación o personería jurídica correspondienteAdjuntar el documento del certificado de existencia y representación correspondiente o personería jurídica correspondienteAdjuntar el documento del certificado de existencia y representación correspondiente o personería jurídica correspondienteAdjuntar el documento del certificado de existencia y representación correspondiente o personería jurídica correspondiente
01 Documento de identificación del cotizante o trabajadorG40 Actualización del documento de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia
G41 Actualización o corrección del nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia
Adjuntar el documento de identificaciónAdjuntar el documento de identificaciónAdjuntar el documento de identificaciónAdjuntar el documento de identificación
01 Documento de identificación del beneficiarioH01 Actualización del documento de identificación del beneficiario
H02Actualización o corrección de datos básicos del beneficiario
Adjuntar el documento de identificación Adjuntar el documento de identificación
04 Registro civil de defunciónG53 Retiro por fallecimiento del cotizante o trabajador o cabeza de familia
H04 Retiro por fallecimiento del beneficiario
Adjuntar Registro Civil de DefunciónAdjuntar Registro Civil de DefunciónAdjuntar Registro civil de defunciónAdjuntar Registro Civil de Defunción
En los casos de los retiros por fallecimiento del trabajador beneficiario de la cuota monetaria o de su(s) beneficiario(s) debe enviarse Registro Civil de Defunción (para el reconocimiento del subsidio extraordinario )
24 Carta firmada por la persona solicitando el retracto en el Sistema de PensionesP02 RetractoEn el caso de las novedades de retracto se debe adjuntar carta firmada por la persona solicitando el retracto. 
25 Documento soporte de la anulación en el Sistema de PensionesP03 AnulaciónEn el caso de la novedad de anulación se debe adjuntar la imagen del documento soporte de la anulación. 
26 Comunicación firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminación del contrato.G54 Desvinculaciones laborales Adjuntar una comunicación firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminación del contrato.
27 Contrato de trabajo del trabajadorG52 Corrección de la fecha de vinculación laboral Adjuntar a la novedad una copia del contrato de trabajo del trabajador

CAPÍTULO IV.

NOVEDADES DE AFILIACIÓN.

ARTÍCULO 34. REPORTE DE NOVEDADES DE LAS AFILIACIONES. La información de las afiliaciones podrá ser actualizada mediante el reporte de novedades una a una o a través de archivos en forma masiva a través del sistema Web dispuesto por el operador de afiliaciones o por el sistema asistido.

Las novedades se clasifican en generales y particulares de cada sistema. Si el tipo de novedad es general, el operador de afiliación debe enviar las novedades al Centralizador y este a su vez, a las Administradoras correspondientes de todos los Sistemas de la Seguridad Social Integral y de la Protección Social y si por lo contrario, es particular, únicamente a la administradora del sistema afectado, así:

1. Novedades Generales: Son aquellas novedades que afectan a todos los componentes y por lo tanto tienen que ser enviadas a cada Administradora de los sistemas de la Protección Social; Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensación Familiar y Ahorro programado de largo plazo, en los cuales el Aportante, el trabajador o el beneficiario se encuentre afiliado. Dichas novedades empezarán por la siguiente letra:

G General

2. Novedades Particulares: Son aquellas que afectan solo uno(s) de los sistema(s) y por lo tanto tienen que ser enviadas únicamente a la(s) Administradora(s) del sistema de la Protección Social afectado(s). Dichas novedades empezarán por las siguientes letras:

S Salud

P Pensión

C Cajas de Compensación Familiar

R Riesgos Profesionales

E Ahorro programado de largo plazo

H Salud y Cajas de Compensación

Para las novedades de cambio de datos básicos de identificación, fecha de nacimiento, nombres o razón social de personas y/o aportantes, el sistema del operador consumirá un servicio que dispondrá el centralizador, el cual validará la pertinencia del cambio verificando contra el RUAF u otras bases de datos certificadoras que este disponga. Si coincide la información, el centralizador aceptará la novedad y la enviará a las administradoras. En caso de no coincidir o no existir en las bases de datos certificadoras, el autorizado a reportar la novedad deberá adjuntar la imagen del documento que certifique la pertinencia del cambio. El centralizador deberá validar la novedad contra la imagen del documento antes de aceptar y enviar la novedad a las administradoras. Los documentos válidos para estas novedades son los legalmente expedidos por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el DAS, el Ministerio de Relaciones Exteriores para personas naturales; la DIAN, la Cámara de Comercio o las entidades que expidan los certificados de existencia y representación legal para las personas jurídicas.

Las novedades constan de cuatro tipos de registros:

Registro tipo 11. Registro de detalle encabezado

Registro tipo 12. Registro de detalle de las novedades de aportantes

Registro tipo 13. Registro de detalle de las novedades de cotizantes o trabajadores

Registro tipo 14. Registro de detalle de las novedades de beneficiarios

ARTÍCULO 35. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 11. Registro de detalle encabezado.

CÓDIGODESCRIPCIÓN

LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS



1Tipo de registro                    2NObligatorio debe ser 11
4Modalidad del formulario1NObligatorio. Lo asigna el sistema.
0. Electrónica.
1. Asistida.
5Código del operador de afiliación2AObligatorio. Asignado por el sistema.
164Código de referencia en el sistema12AObligatorio. Asignado por el sistema.
2Tipo de autorizado a reportar1NAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 2 definido en el Artículo 14
8Tipo de identificación del autorizado a reportar2AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 14
9Número de identificación del autorizado a reportar17NAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 14
112Fecha de reporte de las novedades10AObligatorio. Asignado por el sistema. Formato: AAAA-MM-DD
113Total de registros tipo 12, 13 y 14 relacionados en el archivo8NObligatorio. Lo suministra el Aportante.


ARTÍCULO 36. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 12. Registro de detalle de las novedades de aportantes.

CÓDIGODESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS
1Tipo de registro2NObligatorio debe ser 12
114Número del formulario de novedad14AObligatorio, debe ser asignado por el operador.
165Código de la administradora6AObligatorio, debe ser asignado por el operador
166Tipo de documento del aportante2AObligatorio. Lo suministra el Aportante
167Número de identificación del aportante17AObligatorio. Lo suministra el Aportante
115Fecha de inicio de la novedad10AObligatorio. Asignado por el sistema, permitiendo que el Aportante pueda modificarlo.
Formato: AAAA-MM-DD
Fecha desde la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
116Código de la novedad3AObligatorio. Lo suministra el aportante.
Ver "Códigos de novedades de aportantes" (artículos 39 y 40)
Valor 1A



Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los nuevos valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de novedades para aportantes", que se incluye en los artículos 39 y 40 de la presente resolución.
Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A


ARTÍCULO 37. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 13. Registro de detalle de las novedades de los cotizantes o trabajadores o cabeza de familia.

DESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS
1Tipo de registro2NObligatorio debe ser 13
117Número del formulario de novedad10AObligatorio, debe ser asignado por el operador.
CÓDIGODESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS
168Código de la administradora6AObligatorio, debe ser asignado por el operador. Aplica para las novedades particulares para aportantes.
47Tipo de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia2AObligatorio. Lo suministra el aportante.
CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
TI Tarjeta de identidad
RC Registro Civil
PA Pasaporte
CD Carné diplomático
48Número de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia17AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
49Primer apellido del cotizante o trabajador o cabeza de familia20AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
50Segundo apellido del cotizante o trabajador o cabeza de familia30ALo suministra el autorizado a reportar.
51Primer nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia20AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
52Segundo nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia30ALo suministra el autorizado a reportar.
118Fecha de inicio de la novedad10AObligatorio. Asignado por el sistema, permitiendo que el autorizado a reportar pueda modificarlo.
Formato: AAAA-MM-DD
Fecha desde la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
119Código de la novedad3AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
Ver "Códigos de novedades de cotizante o cabeza de familia" que se incluyen en los artículos 41 y 42 de la presente Resolución.
Valor 1A



Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los nuevos valores en el mismo orden en que aparecen en los respectivos artículos 41 y 42.



Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A


ARTÍCULO 38. DEFINICIÓN DEL REGISTRO TIPO 14. Registro de detalle de las novedades de beneficiarios.

CÓDIGODESCRIPCIÓN


LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS




1Tipo de registro2NObligatorio debe ser 14
120Número del formulario de novedad10AObligatorio, debe ser asignado por el operador.
169Código de la administradora6AObligatorio, debe ser asignado por el operador.
47Tipo de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia







2







A






Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
TI Tarjeta de identidad
RC Registro Civil
PA Pasaporte
CD Carné diplomático



48Número de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia17AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
94Tipo de identificación del beneficiario2AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
TI Tarjeta de identidad
RC Registro Civil
PA Pasaporte
95Número de identificación del beneficiario17AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
96Primer apellido beneficiario20AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
97Segundo apellido beneficiario30ALo suministra el autorizado a reportar.
98Primer nombre beneficiario20AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
99Segundo nombre beneficiario30ALo suministra el autorizado a reportar.
121

Fecha de inicio de la novedad

10

A

Obligatorio. Asignado por el sistema, permitiendo que el Aportante pueda modificarlo.
Formato: AAAA-MM-DD
Fecha desde la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
122Código de la novedad3AObligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. Ver "Códigos de novedades de beneficiarios" (artículo 43)
Valor 1
A



Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los nuevos valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de novedades para beneficiarios" que se incluyen en el artículo 43 de la presente Resolución.




















Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A

ARTÍCULO 39. CÓDIGOS DE NOVEDADES GENERALES PARA APORTANTES.

Cód. Nov.DescripciónOrden de los nuevos valores en la novedadObservaciones
G01Actualización del documento de identificación del Aportante8,9Para actualización del tipo y/o número de documento de identificación del Aportante.
8. Tipo de Identificación del Aportante
9. Número de Identificación del Aportante. No incluir el dígito de verificación
G02Actualización de la Razón Social del Aportante1111. Razón social del Aportante
G04Actualización información básica Aportante13,16,1713. Correo electrónico
16. Actividades Económica principal
17. Clase de Aportante
G05Actualización documento de identificación del representante legal19,20Para actualización del tipo y/o número de documento de identificación del representante legal.
19. Tipo de Identificación del representante legal
20. Número de Identificación del representante legal
G06Actualización nombres del representante legal23, 24, 21, 2223. Primer nombre del representante legal
24. Segundo nombre del representante legal
21. Primer apellido del representante legal
22. Segundo apellido del representante legal
G07Actualización de la ubicación de sucursal o dependencia25, 26, 27, 28, 29, 130, 131, 13225. Código de la Sucursal o de la Dependencia. Obligatorio
26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia.
28. Dirección de la sucursal o dependencia
29. Número de teléfono de la sucursal o dependencia
130. Nombre sucursal
131. Correo electrónico
132. Nombre del contacto
G08Adición de Sucursales o dependencia25, 26, 27, 28, 29, 130, 131, 13225. Código de la Sucursal o de la Dependencia. Obligatorio
26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia.
28. Dirección de la sucursal o dependencia
29. Número de teléfono de la sucursal o dependencia
130. Nombre sucursal
131. Correo electrónico
132. Nombre del contacto
Todos los campos son obligatorios.

La apertura de una nueva sucursal requiere
el envío de la novedad de adición de centros
de trabajo y la afiliación de por lo menos un
trabajador.
G09Cierre de Sucursales o dependencia25, 26, 2725. Código de la Sucursal o de la Dependencia.
26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia.
Todos los campos son obligatorios.
G10Cancelación por Liquidación de la empresa170Fecha de liquidación (Formato: AAAA-MM-DD)
G11Cancelación por Sustitución patronal171, 172, 173171. Tipo de identificación
172. Número de identificación de la empresa que asume la sustitución
173. Fecha de cancelación (Formato: AAAA-MM-DD)
Cód. Nov.DescripciónOrden de los nuevos valores en la novedadObservaciones
G12Cancelación por Fusión174, 175, 176174. Tipo de identificación
175. Número de identificación de la empresa creada en la fusión
176. Fecha de cancelación (Formato: AAAA-MM-DD)
G13Cancelación por Absorción177, 178, 179177. Tipo de identificación
178. Número de identificación de la empresa que absorbe
179. Fecha de cancelación (Formato: AAAA-MM-DD)
G14Cancelación por Cambio de NIT180180. Fecha de la cancelación (Formato:
AAAA-MM-DD)
Adicionalmente debe enviar una novedad de actualización del documento de actualización del aportante.
G15Cancelación por retiro de trabajadores de empleador persona natural y/o Persona Jurídica181181. Fecha de retiro (Formato: AAAA-MM-DD)
G16Cancelación por Cese de actividades definitivas. (Desafiliación de la empresa)182Fecha del cese de actividades (Formato: AAAA-MM-DD)
G17Receso temporal de actividades del empleador183, 184183. Fecha de inicio del receso (Formato: AAAA-MM-DD)
184. Fecha de finalización del receso (Formato: AAAA-MM-DD)
G18Reestructuración185, 186185. Fecha de inicio de la Reestructuración (Formato: AAAA-MM-DD)
186. Fecha de finalización de la Reestructuración (Formato: AAAA-MM-DD)
G19Concordato187, 188187. Fecha de inicio del Concordato (Formato : AAAA-MM-DD)
188. Fecha   de   finalización del Concordato(Formato AAAA-MM-DD)

ARTÍCULO 40. CÓDIGOS DE NOVEDADES PARTICULARES PARA APORTANTES.

Cód. Nov.DescripciónOrden de los nuevos valores en la novedadObservaciones
R01
Actualización de los datos del centro de trabajo
26, 27, 25, 36, 37, 222, 135,
136, 137
26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia
25. Código de la sucursal o dependencia. Obligatorio
36. Código del centro de trabajo. Obligatorio
37. Nombre del centro de trabajo. 222. Dirección centro de trabajo
135. Teléfono del centro de trabajo
136. Correo electrónico del centro de trabajo
137. Persona responsable de salud ocupacional
Todos los campos son obligatorios.
R02
Adición centros de trabajo
26, 27, 25, 36, 37, 38, 133, 134, 222, 135,
136, 137
26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia
25. Código de la sucursal o dependencia. Obligatorio
36. Código del centro de trabajo. Obligatorio.
37. Nombre del centro de trabajo. Obligatorio.
38. Actividad económica de Riegos Profesionales del Centro de Trabajo.
133. Departamento de ubicación del centro de trabajo
134. Municipio de ubicación del centro de trabajo
222. Dirección centro de trabajo
135. Teléfono del centro de trabajo
136. Correo electrónico del centro de trabajo
137. Persona responsable de salud ocupacional

La adición de un nuevo centro de trabajo implica adicionalmente en diligenciamiento de la afiliación de los nuevos trabajadores y/o el reporte de la novedad R05 para los trabajadores que ya se encuentran afiliados.

Todos los campos son obligatorios.
R03
Cierre centros de trabajo
26, 27, 25, 36, 3726. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia
25. Código de la sucursal o dependencia. Obligatorio
36. Código del centro de trabajo. Obligatorio.
37. Nombre del centro de trabajo.

Todos los campos son obligatorios.
R04Solicitud de reclasificación de la actividad económica de Riesgos Profesionales para los centros de trabajo



26, 27, 25, 36, 37, 38





26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia
25. Código de la Sucursal o de la Dependencia
36. Código del centro de trabajo
37. Nombre del centro de trabajo
3 8. Código de la actividad económica de riegos profesionales
Todos los campos son obligatorios.
Solo podrá realizarse cumplidos tres meses del traslado.
Esta novedad requiere una respuesta de la ARP en el caso en que la solicitud la haga el aportante. La ARP podrá realizar la reclasificación sin que medie solicitud del aportante en cuyo caso deberá reportarlo al aportante.
R05Retracto de traslado189189. Fecha del retracto (Formato: AAAA-MM-DD)
El aportante podrá retractarse de su decisión de traslado a otra ARP a más tardar en el término de los 30 días calendario de la solicitud de traslado, este término deberá ser validado por el centralizador. En este caso debe adjuntar la carta de retracto firmada por el representante legal (Decreto 1772 de 1994 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya)


ARTÍCULO 41. CÓDIGOS DE NOVEDADES GENERALES PARA COTIZANTES O TRABAJADORES O CABEZA DE FAMILIA.

Cód. Nov.DescripciónOrden de los nuevos valores en la novedadObservaciones
G40Actualización o corrección del documento de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia47,48Para actualización del tipo y/o número de documento de identificación del trabajador.
Si se desea actualizar cualquiera de las variables se deben reportar obligatoriamente las dos.
47. Tipo de Identificación
48. Número de Identificación
G41Actualización o corrección del nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia49, 50, 51, 5249. Primer apellido
50. Segundo apellido
51. Primer nombre
52. Segundo nombre
G42Actualización o corrección del género del cotizante o trabajador o cabeza de familia5353. Código del género
G43Corrección de la fecha de nacimiento del cotizante o trabajador o cabeza de familia5454. Fecha de nacimiento
G44Actualización o corrección de nacionalidad del cotizante o trabajador o cabeza de familia5555. Nacionalidad
G45Actualización o corrección del lugar de residencia del cotizante o trabajador o cabeza de familia56, 5756. Departamento del lugar de residencia
57. Municipio del lugar de residencia
G46Actualización información de contacto del cotizante o trabajador o cabeza de familia58, 59, 6058. Dirección de notificación o envío de correspondencia.
59. Teléfono
60. Correo electrónico
G47Cambio del tipo de cotizante o trabajador6767. Código tipo de cotizante. La suministra el Aportante.
G48Cambio del Subtipo de cotizante o trabajador6868. Código subtipo de cotizante. La suministra el Aportante
G49Actualización o corrección de la ocupación8585. Código de la ocupación del cotizante. La suministra el Aportante
G50Actualización o corrección de la ubicación laboral del cotizante o trabajador o cabeza de familia8, 9, 61, 628. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante
61. Departamento de la ubicación laboral del cotizante
62. Municipio de la ubicación laboral del cotizante
La suministra el Aportante
G51Actualización o corrección del código de sucursal o dependencia donde desempeñará labores el cotizante o trabajador o cabeza de familia638. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante
63. Código de la Sucursal o de la Dependencia donde desempeñará labores
La suministra el Aportante
G52Corrección de la fecha de vinculación laboral668. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante
66. Fecha de vinculación con el empleador o fecha de inicio del contrato.
La suministra el Aportante
G53Retiro por fallecimiento123123. Fecha de fallecimiento
Formato: AAAA-MM-DD.
La suministra el Aportante
Para el caso del sistema de salud : Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedarán es estado RETIRADO.
Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser Cotizante principal con su grupo familiar.
En el Régimen Subsidiado cuando se reporta esta novedad para una cabeza de familia los demás miembros del grupo familiar pueden hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario pasan a ser cabeza de familia.
Se debe adjuntar el Registro civil de defunción.
G54Desvinculación laboral8, 9, 124Todos los campos son obligatorios.
8. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante 124. Fecha de desvinculación con el aportante Formato: AAAA-MM-DD.
G55Vinculación laboral8, 9, 67, 85, 61,
62, 63, 64, 65, 147, 66
8. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante
67. Tipo de cotizante o trabajador
85. Código de la Ocupación del trabajador (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 o 2)
61. Departamento de la ubicación laboral del trabajador (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 o 2)
62. Municipio de la ubicación laboral (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 o 2)
63. Código de la Sucursal o de la Dependencia donde desempeñará labores (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 o 2)
64. Salario básico o valor mensual del contrato o mesada pensional.
65. Salario integral (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 o 2)
147. Horas contratadas mes
66. Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato.
Todos los campos son obligatorios.
G56Retirar pensión.8, 9, 127, 128La suministra el pagador de pensiones. Aplica cuando el tipo de cotizante es pensionado.
8. Tipo de identificación del pagador de pensiones
9. Número de identificación del pagador de pensiones
127. Fecha de retiro (Formato:AAAA-MM-DD)
128. Causa del retiro Causa de retiro:
1. Traslado de pagador
2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (Revisión pensión de invalidez)
3.Sentencia Judicial
4. Revocatoria
5. Sustitución (Sobrevivencia)
6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
7. Revocatoria de resolución 9. Inclusión errónea

ARTÍCULO 42. CÓDIGOS DE NOVEDADES PARTICULARES PARA COTIZANTE O TRABAJADOR O CABEZA DE FAMILIA.

Cód. Nov.DescripciónOrden de los nuevos valores en la novedadObservaciones
P01Actualización o corrección del Tipo de población beneficiaria del subsidio (Fondo de Solidaridad Pensional)7676. Tipo de población beneficiaría del subsidio
P02Retracto190190 Fecha del retracto (Formato AAAA-MM-DD)
El trabajador tiene el derecho de retractarse de su decisión de afiliarse a la Administradora de Fondos de Pensiones así se haya dado a través de una vinculación inicial o a través de un traslado, durante los cinco días hábiles siguientes a la fecha en la cual haya efectuado la correspondiente selección de acuerdo a lo establecido en el artículo 3o del Decreto 1161 de 1994 o la norma que lo modifica, adicione o sustituya.
Para el caso de los beneficiarios del subsidio al aporte del Fondo de Solidaridad Pensional, aplica lo establecido en el artículo 16 del Decreto 3771 de 2007 o la norma que lo modifica, adicione o sustituya.
Se debe adjuntar imagen de la carta firmada por el afiliado solicitando el retracto.
P03Anulación191191. Fecha de la anulación (Formato AAAA-MM-DD)
Se debe adjuntar imagen del documento soporte de la anulación
P04Retiros (Fondo de Solidaridad Pensional)8, 9, 205, 2068. Tipo de identificación del administrador del Fondo de Solidaridad pensional
9. Número de identificación del Fondo de Solidaridad Pensional
205. Fecha de retiro (formato AAAA-MM-
DD)
206. Causal del retiro Causal de retiro :
1. Incumplimiento de los requisitos
2. Pensionado
3. Pensión en trámite
4. Cumplimiento de la edad límite
5. Cese de la obligación de cotizar
6. Indemnización sustitutiva
7. Cumplimiento del período máximo para el otorgamiento del subsidio.
Todos los campos son obligatorios.
P05Suspensión (Fondo de Solidaridad Pensional)8,9,207, 2088. Tipo de identificación del administrador del Fondo de Solidaridad Pensional
9. Número de identificación del Fondo de Solidaridad Pensional)
207. Fecha de suspensión (formato AAAA-
MM-DD)
208. Causal de la suspensión Causal de suspensión:
1. Capacidad temporal de pago
2. Incapacidad de pago para realizar el aporte
3. No pago de aportes durante (6) meses.
4. Desafiliación del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Todos los campos son obligatorios.
P06Reactivación (Fondo de Solidaridad Pensional)8, 9, 221, 2088. Tipo de identificación del administrador del Fondo de Solidaridad Pensional
9. Número de identificación del Fondo de Solidaridad Pensional
221. Fecha de reactivación (formato AAAA-
MM-DD)
208. Causal de la suspensión (acorde con las establecidas en la novedad P05)
Todos los campos son obligatorios
P07Vinculación con el Fondo de Solidaridad Pensional8. Tipo de identificación del administrador del Fondo de Solidaridad Pensional
9. Número de identificación del administrador del Fondo de Solidaridad Pensional
67. Tipo de cotizante o trabajador
76. Tipo de población beneficiaría del subsidio
85. Código de la Ocupación
66. Fecha de vinculación
Todos los campos son obligatorios
R05Actualización del centro de trabajo del cotizante8, 9, 26, 27, 25, 368. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante
26. Departamento domicilio de la sucursal o dependencia.
27. Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia
25. Código de la sucursal o dependencia. Obligatorio
 36. Código del centro de trabajo en el que desempeñará labores.
 37. Nombre del centro de trabajo
 Todos los campos son obligatorios.
Actualización de Nivel SisbénAplica únicamente al régimen subsidiado.
S01y/o Número de Ficha SISBEN del cotizante o cabeza de familia77, 7877. Nivel SISBEN
78. Número de Ficha SISBEN
S02Corrección de pertenencia étnica75Aplica únicamente al régimen subsidiado.

del cotizante o cabeza de familia
75. Pertenencia Étnica.
S03Corrección del tipo de población beneficiaría del subsidio del cotizante o cabeza de familia76Aplica únicamente al régimen subsidiado. 76. Tipo de población beneficiaría del subsidio.
 125. Tipo de identificación del cotizante
S04Cambio de segundo cotizante a cotizante principal o de otro miembro del grupo familiar a cabeza de familia.125, 126principal o cabeza de familia con el cual se tiene inscrita la relación familiar.
126. Número de identificación del cotizante principal o cabeza de familia con el cual se tiene inscrita la relación familiar.
 Cambiar el estado de interrupción por residencia
S05Activación Interrupción portemporal en el exterior. Si la activación es a un

viaje al exteriorcotizante principal, los beneficiarios y/ adicionales heredarán el estado del cotizante.
 Interrumpir la afiliación por residencia temporal
S06Interrupción por viaje al exterioren el exterior.
Los beneficiarios y/adicionales heredarán el estado del cotizante.
Interrupción por período de huelgaInterrumpir la afiliación por período de huelga.
S07
Los beneficiarios y/adicionales heredarán el estado del cotizante.
 Cambiar el estado por terminación del período de
S08Activación Interrupción por terminación período de huelgahuelga.
Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/adicionales heredarán el estado del cotizante
 Interrumpir la afiliación por suspensión
disciplinaria.
Los beneficiarios y/adicionales heredarán el estado del cotizante.
S09Interrupción por suspensión 

disciplinaria 
 Cambiar el estado por terminación de la
Activación Interrupción porsuspensión disciplinaria.
S10terminación suspensión disciplinariaSi la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/adicionales heredarán el estado del cotizante
 En el Régimen Contributivo aplica únicamente
 cuando:
 - Inclusión de un nuevo beneficiario o adicional
 al grupo familiar que no esté registrado en el
 sistema de salud.
 -Un cotizante pasa a ser beneficiario o
 adicional de un grupo familiar en la misma
 administradora.
 En el Régimen Subsidiado aplica únicamente
 cuando:
-Una cabeza de familia pasa a ser otro miembro
de un grupo familiar.
125. Tipo de identificación del cotizante o cabeza de familia en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
126. Número de identificación del cotizante o cabeza de familia en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
70 o 106 Tipo de afiliado: para contributivo (C cotizante, A adicional, B beneficiario), para subsidiado (O otro miembro del grupo familiar)
104 = Parentesco con el cotizante o cabeza de familia
103 = Exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años. (Estudiantes o Discapacitados).
  
Inclusión de afiliado beneficiario o adicional125, 126, 70 o 106, 104, 103
S11(cotizante o cabeza de familia) a un grupo familiar.
 8. Tipo de identificación del aportante
9. Número de identificación del aportante
192. Fecha de retiro (Formato AAAA-MM-DD).
C01Retiro del trabajador por reubicación laboral8, 9, 192


 
H05Estado civil y nivel educativo159, 160159. Estado civil del trabajador

del trabajador
160. Nivel educativo


ARTÍCULO 43. CÓDIGOS DE NOVEDADES PARTICULARES PARA BENEFICIARIOS.

Cód. Nov.

Descripción
Orden de los
nuevos valores en la novedad
Observaciones
H01

Actualización documento de identificación del
Beneficiario
94, 95

Para actualización del tipo y/o número de
documento de identificación del beneficiario.
94. Tipo de Identificación del beneficiario
95. Número de Identificación beneficiario

H2
Actualización o corrección de datos básicos del beneficiario96, 97, 98
99, 100, 101,
102
96. Primer apellido del beneficiario
97. Segundo apellido del beneficiario
98. Primer nombre del beneficiario
99. Segundo nombre del beneficiario
100. Género del beneficiario
101. Fecha de nacimiento
102. Nacionalidad del beneficiario
H3Actualización por cambio de condición del beneficiario103
103. Condición del afiliado o beneficiario
H04Retiro por fallecimiento123123. Fecha de fallecimiento
Formato: AAAA-MM-DD
Se debe adjuntar certificado de fallecimiento
C02Exclusión del beneficiario204
204. Causa de la exclusión.
1. Por separación (aplica solamente para cónyuge o compañero permanente)
2. Por no cumplimiento de condiciones del beneficiario (estudiante)
3. Pasa a otro grupo familiar
4. Pasa a ser cotizante a otro grupo familia
S13Cambio de Nivel Sisbén y/o Número de Ficha SISBEN del beneficiario109, 110Aplica únicamente al régimen subsidiado.
109. Nivel SISBEN
110. Número de Ficha SISBEN
S14Corrección de Pertenencia Étnica del beneficiario
107Aplica únicamente al régimen subsidiado.
107. Pertenencia Étnica.
S15Corrección de tipo de población beneficiaría del subsidio del beneficiario108
Aplica únicamente al régimen subsidiado.
108. Tipo de población beneficiaria del subsidio.
S16Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad.

Un miembro del grupo familiar cambia de grupo familiar dentro del mismo contrato.
125, 126, 70 o 106, 104, 103En el Régimen Contributivo aplica únicamente cuando:
Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad.
En el Régimen Subsidiado aplica únicamente cuando:
Un miembro del grupo familiar cambia de grupo familiar dentro del mismo contrato.
125. Tipo de identificación
126. Número de identificación del cotizante o cabeza de familia en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
70 o 106 Tipo de afiliado: para contributivo (C cotizante, B beneficiario, A adicional) y para subsidiado (O otro miembro del grupo familiar)
104. Parentesco con el cotizante o cabeza de familia
103 = Exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años. (Estudiantes o Discapacitados).
S17Exclusión de beneficiario193193. Causa de la exclusión.
1. Por separación (aplica solamente para cónyuge o compañero permanente)
2. Por no cumplimiento de condiciones del beneficiario (discapacidad y estudiante)
3. Pasa a otro grupo familiar
4. Pasa a ser cotizante a otro grupo familiar (aplica para el tipo de parentesco diferente a cónyuge o compañero permanente).
S18Actualización o corrección de datos de ubicación del beneficiario194, 195,161194. Departamento de residencia del beneficiario
195. Municipio de residencia del beneficiario
161. Dirección de residencia del beneficiario
S19Nivel educativo160160. Nivel educativo

PARÁGRAFO. Aclaraciones de las novedades que definen cobertura:

 SISTEMA
NOVEDADSaludPensiónRiesgos ProfesionalesSubsidio familiar para la cuota monetaria
G54 Desvinculaciones laborales
El reporte de esta novedad en el sistema PILA se usará para el cálculo del aporte, pero no eximen del reporte oportuno de ellas por el sistema de afiliación única.
Se permitirá el reporte de esta novedad hasta el último día del mes siguiente de ocurrido el hecho.Se podrán reportar desvinculaciones laborales de meses anteriores y su aplicación no implica el otorgamiento de derechos o coberturas retroactivas, conforme a las normas vigentes del sistema.
La cobertura de un trabajador finaliza el día de su desvinculación laboral del trabajador, por tal razón las novedades de retiro de trabajadores deberán reportarse a más tardar el mismo día en que se realiza dicha desvinculación laboral

Excepcionalmente, en caso de que el aportante no haya reportado oportunamente la novedad, podrá reportarla extemporáneamente máximo hasta los 30 días calendario siguientes de ocurrido el hecho.
En todo caso, el número de retiros laborales reportados extemporáneamente en un mes calendario no podrá representar más del 5% de los cotizantes a cargo del aportante.
Adjunto al envío de esta novedad, debe adjuntar una comunicación firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminación del contrato.
Se podrán reportar novedades extemporá neas de meses anteriores y su aplicación no implica el otorgamiento de derechos o coberturas retroactivas, conforme a las normas vigentes del sistema.
Se debe tener en cuenta lo contemplado en el artículo 6 de la Ley 21 de 1982 y el artículo 37 de la Ley 21 de 1982
G53 Vinculación laboral
El reporte de esta novedad en el sistema PILA se usará para el cálculo del aporte, pero no eximen del reporte oportuno de ellas por el sistema de afiliación única.
 Para el caso del Sistema de Riesgos Profesionales, la cobertura de un trabajador inicia al día siguiente en que se realiza su afiliación a la ARP, para el efecto, las novedades de ingreso de trabajadores deberán reportarse a más tardar un día antes del ingreso del trabajador. En todo caso, la afiliación no se podrá realizar en forma retroactiva a la fecha de reporte de la novedad
G52 Corrección de la fecha de vinculación laboral
 Se validará que la nueva fecha de corrección no puede ser inferior a la fecha de la afiliación.

Se debe adjuntar a la novedad una copia del contrato de trabajo del trabajador
R05 Actualización del centro de trabajo del cotizante
 En caso de que esta actualización implique cambio de la clase de riesgo respecto al anterior su aplicación se realizará a partir de la fecha de respuesta de aceptación por parte de la administradora.

ARTÍCULO 44. PERMISOS PARA LOS TIPOS DE AUTORIZADOS A REPORTAR AFILIACIONES Y NOVEDADES.

Cód. Nov.Descripción de la NovedadAutorizados a reportarObservaciones
No aplicaAfiliación del Aportante a Riesgos Profesionales y a Cajas de Compensación familiar1 Aportante
No aplicaAfiliaciones de los cotizantes1 Aportante
2 Cotizante
4 Pagador de pensiones
5 Administradora
8 Fondo de Solidaridad Pensional
No aplicaAfiliaciones de los beneficiarios o adicionales1 Aportante
2 Cotizante
No aplicaAfiliaciones de cabeza de familia3 Entidad territorial / EPSS
No aplicaAfiliaciones de otros miembros del grupo familiar3 Entidad territorial / EPSS
No aplicaTraslados del Aportante1 Aportante
2 Pagador de pensiones
Únicamente aplica cuando el Aportante es persona jurídica o cuando es un pagador de pensiones.
No aplicaTraslados de los cotizantes1 Aportante
2 Cotizante
4 Pagador de pensiones
5 Administradora
8 Fondo de Solidaridad Pensional
No aplicaTraslados de los cabeza de familia y otros miembros del grupo familiarEntidad territorial / EPSS

Aportantes

 1. Aportante
G01Actualización del documento de identificación del Aportante2. Cotizante
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G02Actualización de la Razón Social del Aportante3. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G04Actualización información básica Aportante4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G05Actualización documento de identificación del representante legal4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G06Actualización nombres del representante legal4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
G07Actualización de la ubicación de sucursal o dependencia1. Aportante
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
G08Adición de Sucursales o dependencia1. Aportante
5. Administradora
G09Cierre de Sucursales o dependencia1. Aportante
5. Administradora
G10Cancelación por Liquidación de la empresa1. Aportante
5. Administradora
G11Cancelación por Sustitución patronal1. Aportante
5. Administradora
G12Cancelación por Fusión1. Aportante
5. Administradora
G13Cancelación por Absorción1. Aportante
5. Administradora
G14Cancelación por Cambio de NIT1. Aportante
5. Administradora
G15Cancelación por retiro de trabajadores de empleador persona natural y/o Persona Jurídica1. Aportante
5. Administradora
G16Cancelación por Cese de actividades definitivas. (Desafiliación de la empresa)1. Aportante
5. Administradora
G17Receso temporal de actividades del empleador1. Aportante
5. Administradora
G18Reestructuración1. Aportante
5. Administradora
G19Concordato1. Aportante
5. Administradora


Novedades particulares para aportantes

R01Actualización del nombre centros de trabajo1. Aportante
R02Adición centros de trabajo1. Aportante
R03Cierre centros de trabajo1. Aportante
R04Solicitud de reclasificación de la actividad económica de Riesgos Profesionales para los centros de trabajo5. Administradora
R05Retracto de traslado1. Aportante


Códigos de Novedades Generales para cotizantes

 1. Aportante
G40Actualización o corrección del documento de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia2. Cotizante
3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
 2. Cotizante
G41Actualización o corrección del nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
 2. Cotizante
G42Actualización o corrección del género del cotizante o trabajador o cabeza de familia3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
 2. Cotizante
G43Corrección de la fecha de nacimiento del cotizante o trabajador o cabeza de familia3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
 2. Cotizante
G44Actualización o corrección de nacionalidad del cotizante o trabajador o cabeza de familia3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G45Actualización o corrección del lugar de residencia del cotizante o trabajador o cabeza de familia2. Cotizante
3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G46Actualización información de contacto del cotizante o trabajador o cabeza de familia2. Cotizante
3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
 1. Aportante
G47Cambio del tipo de cotizante o trabajador5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
G48Cambio del Subtipo de cotizante o trabajador5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
G49Actualización o corrección de la ocupación1. Aportante
5. Administradora
G50Actualización o corrección de la ubicación laboral del cotizante o trabajador o cabeza de familia1. Aportante
5. Administradora
G51Actualización o corrección del código de sucursal o dependencia donde desempeñará labores el cotizante o trabajador o cabeza de familia1. Aportante
5. Administradora
G52Corrección de la fecha de vinculación laboral1 Aportante
5 Administradora
 1. Aportante
 3. Entidad territorial
G53Retiro por fallecimiento4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
G54Desvinculación laboral1. Aportante
5. Administradora
G55Vinculación laboral1. Aportante
5. Administradora
G56Retirar pensión.4. Pagador de pensiones
5. Administradora


Códigos de Novedades Particulares para cotizante o cabeza de familia

P01Actualización o corrección del Tipo de población beneficiaria del subsidio (Fondo de Solidaridad Pensional)8. Fondo de Solidaridad Pensional
 1. Aportante
 2. Cotizante
P02Retracto4. Pagador de pensiones
5. Administradora
8. Fondo de Solidaridad Pensional
P03Anulación5. Administradora
P04Retiros (Fondo de Solidaridad Pensional)5. Administradora
6. Fondo de solidaridad Pensional
P05Suspensión (Fondo de Solidaridad Pensional)5. Administradora
6. Fondo de solidaridad Pensional
P06Reactivación (Fondo de Solidaridad Pensional)5. Administradora
6. Fondo de solidaridad Pensional
P07Vinculación con el Fondo de Solidaridad Pensional5. Administradora
6. Fondo de solidaridad Pensional
R05Actualización o corrección del centro de trabajo del cotizante1. Aportante
5. Administradora
S01Actualización de Nivel Sisbén y/o Número de Ficha SISBEN del cotizante o cabeza de familia3. Entidad territorial
S02Corrección de pertenencia étnica del cotizante o cabeza de familia3. Entidad territorial
S03Corrección de tipo de población beneficiaria del cotizante o cabeza de familia1. Aportante
2. Cotizante
3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
S04Cambio de segundo cotizante a cotizante principal o de otro miembro del grupo familiar a cabeza de familia.1. Aportante
2. Cotizante
3. Entidad territorial
4. Pagador de pensiones
 1. Aportante
S05Activación Interrupción por viaje al exterior2. Cotizante
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
S06Interrupción por viaje al exterior1. Aportante
4. Pagador de pensiones
S07Interrupción por período de huelga1. Aportante
4. Pagador de pensiones
S08Activación Interrupción por terminación período de huelga1. Aportante
4. Pagador de pensiones
S09Interrupción por suspensión disciplinaria1. Aportante
4. Pagador de pensiones
S10Activación Interrupción por terminación suspensión disciplinaria1. Aportante
2. Cotizante
4. Pagador de pensiones
5. Administradora
S11Inclusión de afiliado beneficiario o adicional (cotizante o cabeza de familia) a un grupo familiar.4. Pagador de pensiones
C01Retiro del trabajador por reubicación laboral1. Aportante
H05Estado civil y nivel educativo del trabajador1. Aportante
2. Cotizante
5. Administradora


Códigos de Novedades Particulares para beneficiarios

 1. Aportante
H01Actualización documento de identificación del beneficiario2. Cotizante
3.Entidad territorial
5. Administradora
 1. Aportante
H02Actualización o corrección de datos básicos del beneficiario2. Cotizante
3.Entidad territorial
5. Administradora
 1. Aportante
H03Actualización por cambio de condición del beneficiario2. Cotizante
3.Entidad territorial
5. Administradora
 1. Aportante
H04Retiro por fallecimiento3. Entidad territorial
5. Administradora
 1. Aportante
C02Exclusión del beneficiario2. Cotizante
5. Administradora
S13Cambio de Nivel Sisbén y/o Número de Ficha SISBEN del beneficiario3. Entidad territorial
5. Administradora
S14Corrección de Pertenencia Étnica del beneficiario3. Entidad territorial
S15Corrección de Tipo de población beneficiaria del subsidio del beneficiario3. Entidad territorial
5. Administradora
 1. Aportante
S17Exclusión de beneficiario2. Cotizante
5. Administradora
S16Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad.
Un miembro del grupo familiar cambia de grupo familiar dentro del mismo contrato.
1. Aportante
2. Cotizante
3. Entidad territorial
5. Administradora
S18Actualización o corrección de datos de ubicación del beneficiario 

CAPÍTULO V.

ARCHIVOS DE SALIDA HACIA LAS ADMINISTRADORAS Y DE RESPUESTA DE LAS ADMINISTRADORAS.

ARTÍCULO 45. EL OPERADOR DE INFORMACIÓN REMITIRÁ AL CENTRALIZADOR Y ESTE A SU VEZ A LAS ADMINISTRADORAS LA INFORMACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN, LAS AFILIACIONES, TRASLADOS Y NOVEDADES RECIBIDAS DE LOS OPERADORES DE AFILIACIÓN. Esta información la remitirá en las estructuras definidas a continuación.

ARTÍCULO 46. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA CON INFORMACIÓN DEL AUTORIZADO A REPORTAR. Contiene la información correspondiente al autorizado para reportar, la cual debe ser única para cada autorizado. Este archivo debe corresponder a lo especificado en los artículos 14 y 15, y debe ser enviado por el operador de afiliación al centralizador y este a su vez a las administradoras.

ARTÍCULO 47. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL APORTANTE PARA LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES. Contiene la información de la afiliación del Aportante a la Administradora de Riesgos Profesionales. Este archivo debe ser enviado por el operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la administradora, una vez el aportante haya confirmado la afiliación a través del sistema.

Este archivo consta de cuatro tipos de registro por Aportante, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos de las sucursales. Corresponde a los datos de cada una de las sucursales. Debe existir un registro por cada una de ellas.

Registro tipo 3 Datos de los centros de trabajo. Corresponde a los datos de cada uno de los centros de trabajo. Debe existir un registro por cada uno de ellos.

Registro tipo 4 Datos del traslado. Corresponde a los datos del traslado.

CÓDIGODESCRIPCIÓN
LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS



REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 18.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 18
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 6 definido en el Artículo 18
5Fecha de la solicitud de afiliación o traslado10ADebe corresponder al asignado en el Campo 30 definido en el Artículo 18
6Número del formulario de la solicitud de afiliación o de traslado14ADebe corresponder al asignado en el Campo 31 definido en el Artículo 18
7Tipo de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
8Tipo de identificación del Aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
9Número de identificación del Aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
10Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
11Razón social del Aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
12Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
13Número de sucursales4NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 14 definido en el Artículo 14
14Número de Centros de trabajo4NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 15 definido en el Artículo 18
15Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
16Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14
17Código de la administradora de Riesgos Profesionales a la cual se afilia o traslada6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el campo 32 del artículo 20.


REGISTRO TIPO 2. Datos de las sucursales

18Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
19Código de la Sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 15
20Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 26 definido en el Artículo 15
21Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 27 definido en el Artículo 15
22Dirección de la sucursal o dependencia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 28 definido en el Artículo 15
23Número de teléfono de la sucursal o dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 29 definido en el Artículo 15
24Correo electrónico de la sucursal60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 131 definido en el Artículo 15
25Nombres y apellidos del contacto100AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 132 definido en el Artículo 15


REGISTRO TIPO 3. Centros de trabajo

26Tipo de registro2NDebe ser 3 para este caso
27Código de la Sucursal o de la Dependencia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 19
28Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 26 definido en el Artículo 19
29Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 27 definido en el Artículo 19
30Código del centro de trabajo15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 36 en el Artículo 19
31Nombre del centro de trabajo40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 37 en el artículo 19
32Código de la actividad económica de Riesgos profesionales del centro de trabajo7AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 38 en el Artículo 19
33Departamento de domicilio del centro de trabajo2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 133 en el Artículo 19
34Municipio de domicilio del centro de trabajo3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 134 en el Artículo 19
35Dirección del centro de trabajo40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 222 en el Artículo 19
36Teléfono del centro de trabajo17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 135 en el Artículo 19
37Correo electrónico del centro de trabajo60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 136 en el Artículo 19
38Persona responsable de salud ocupacional100AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 137 en el Artículo 19


REGISTRO TIPO 4. Datos del traslado

39Tipo de registro2NDebe ser 4 para este caso
40Código de la administradora de Riesgos Profesionales anterior de la que se traslada6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 33 en el Artículo 20
41Fecha de afiliación de la administradora de Riesgos Profesionales anterior de la que se traslada10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 34 en el Artículo 20
42Estado de cuenta del Aportante en la Administradora anterior de la que se traslada1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 35 en el Artículo 20
43Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del aportante26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 48. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL APORTANTE PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Contiene la información de la afiliación del aportante a la Caja de Compensación Familiar. Este archivo debe ser enviado por el operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la Administradora una vez el Aportante haya confirmado la afiliación a través del sistema del operador de afiliación.

Este archivo consta de dos tipos de registro, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos de las sucursales. Corresponde a los datos de cada una de las sucursales. Debe existir un registro por cada una de ellas.

Registro tipo 3 Datos de la afiliación. En él se envían los datos de la afiliación. Pueden existir varios registros si ha realizado afiliaciones en varios departamentos.

Registro tipo 4 Datos del traslado. Corresponde a los datos del traslado.

CÓDIGODESCRIPCIÓN


LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS




REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 18.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 18
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 6 definido en el Artículo 18
5Fecha de la solicitud de afiliación o traslado10ADebe corresponder al asignado en el Campo 30 definido en el Artículo 18
6Número del formulario de la solicitud de afiliación o de traslado14ADebe corresponder al asignado en el Campo 31 definido en el Artículo 18
7Tipo de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
8Tipo de identificación del Aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
9Número de identificación del Aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
10Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
11Razón social del Aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
12Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
13Número de sucursales4NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 14 definido en el Artículo 14
14Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
15Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2. Datos de las sucursales

16Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
17Código de la Sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 15
18Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 26 definido en el Artículo 15
19Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 27 definido en el Artículo 15
20Dirección de la sucursal o dependencia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 28 definido en el Artículo 15
21Número de teléfono de la sucursal o dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 29 definido en el Artículo 15
22Correo electrónico de la sucursal60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 131 definido en el Artículo 15
23Nombres y apellidos del contacto100AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 132 definido en el Artículo 15


REGISTRO TIPO 3. Datos de la afiliación

24Tipo de registro2NDebe ser 3 para este caso
25Código del Departamento de la Caja de Compensación Familiar a la cual se afilia o traslada2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 39 definido en el Artículo 20
26Código Caja de Compensación Familiar a la cual se afilia o traslada6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 40 definido en el Artículo 20


REGISTRO TIPO 4. Datos del traslado

27Tipo de registro2NDebe ser 4 para este caso
28Código del Departamento de la Caja de Compensación Familiar anterior de la que se traslada2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 en el Artículo 20
29Código de la Caja de Compensación Familiar anterior de la que se traslada6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 40 en el Artículo 20
30Fecha de afiliación a la Caja de Compensación anterior de la que se traslada10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 41 en el Artículo 20
31Estado de cuenta del Aportante en la Caja de Compensación anterior de la que se traslada1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 42 en el Artículo 20
32Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del aportante26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 49. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE LA AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR PARA ADMINISTRADORA DE SALUD. Contiene la información de la afiliación del trabajador correspondiente a cada Administradora de salud, la cual debe ser enviada por el operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la Administradora o al FOSYGA para el caso de los cotizantes que pertenecen al esquema de las coberturas del Programa Social Complementario teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Si el empleado o cotizante ya se encuentra afiliado o se va a afiliar a una EPS del Régimen Contributivo como cotizante, este archivo de salida se debe enviar a la EPS en la que se encuentra afiliado o a la que se está afiliando.

2. Si el empleado o cotizante se va a afiliar a una EPS del Régimen Subsidiado, este archivo de salida se debe enviar a la EPS donde se está afiliando.

3. Si el empleado o cotizante ya se encuentra afiliado a una EPS del Régimen Contributivo como beneficiario o a una EPS del Régimen Subsidiado, este archivo de salida se debe enviar al FOSYGA. El FOSYGA enviará el archivo a la Administradora a la cual se encuentra afiliado el empleado o cotizante.

Este archivo consta de cuatro tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del empleador. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos de identificación del cotizante o cabeza de familia y los datos que identifican el formulario. En él se envían los datos básicos del cotizante o cabeza de familia y los datos de identificación del formulario. Debe existir un registro por cada cotizante o cabeza de familia.

Registro tipo 3 Datos de la afiliación. En él se envían los datos de la afiliación. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 4 Datos del traslado. En él se envían los datos de traslado. Sólo debe haber un registro por archivo.

CODIGODESCRIPCIÓN



LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS




REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14

REGISTRO TIPO 2. VARIABLES DE IDENTIFICACIÓN
DEL COTIZANTE O CABEZA DE FAMILIA

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Fecha de solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 43 definido en el Artículo 23
15Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 141 definido en el Artículo 23
16Tipo de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
17Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
18Departamento de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 196 definido en el Artículo 23
19Municipio de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 142 definido en el Artículo 23
20Fecha de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 143 definido en el Artículo 23
21Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el Artículo 23
22Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el Artículo 23
23Primer nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el Artículo 23
24Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el Artículo 23
25Género del trabajador o cotizante o cabeza de familia1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el Artículo 23
26Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el Artículo 23
27Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el Artículo 23
28Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el Artículo 23
29Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el Artículo 23
30Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el Artículo 23
31Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el Artículo 23
32Dirección donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el Artículo 23
33Departamento de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el Artículo 23
34Municipio de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el Artículo 23
35Dirección de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el Artículo 23
36Teléfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el Artículo 23
37Correo electrónico del trabajador o cotizante o cabeza de familia60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el Artículo 23
38Departamento de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el Artículo 23
39Municipio de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el Artículo 23
40Código de la Sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
41Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del Artículo 23.
42Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del Artículo 23.
43Salario Básico, valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingreso o mesada pensional (sin centavos)10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el Artículo 23
44Salario Integral10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el Artículo 23
45Horas mes contratadas3NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 147 definido en el Artículo 23
46Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato.10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 definido en el Artículo 23
47Tipo de cotizante o trabajador2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el Artículo 23
48Subtipo Cotizante o trabajador1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el Artículo 23
49Tipo de pensión2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el Artículo 23
50Nivel Educativo1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el Artículo 23
51Tipo de Vivienda1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 203 definido en el Artículo 23
52Código de la Ocupación4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el Artículo 23

VARIABLES DE AFILIACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE
SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

53Tipo de registro2NDebe ser 3 para este caso
54Régimen de Salud1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 69 definido en el Artículo 23
55Tipo de afiliado al Sistema de Salud6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 70 definido en el Artículo 23
56Código de la Administradora a la cual se afilia o traslada1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 71 definido en el Artículo 23
57Tipo de identificación del representante de la administradora de salud2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 200 definido en el Artículo 23
58Número de identificación del representante de la administradora de salud17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 201 definido en el Artículo 23
59Número del formulario en papel que diligenció el representante de la administradora de salud.16AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 202 definido en el Artículo 23
60Departamento de ubicación de la notaría2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 149 definido en el Artículo 23
61Municipio de ubicación de la notaría3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 150 definido en el Artículo 23
62Número de la notaría donde se presentó la declaración juramentada3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 151 definido en el Artículo 23
63Pertenencia étnica.1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 75 definido en el Artículo 23
64Tipo de población beneficiaria del subsidio.2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 76 definido en el Artículo 23
65Nivel Sisbén.1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 77 definido en el Artículo 23
66Número de ficha Sisbén.17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 78 definido en el Artículo 23
67IPS seleccionada por el afiliado12AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 152 definido en el Artículo 23


VARIABLES ADICIONALES PARA LOS TRASLADOS DE SALUD

68Tipo de registro2NDebe ser 4 para este caso
69Código EPS anterior6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 88 definido en el Artículo 23
70Régimen de salud de la EPS anterior1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 89 definido en el Artículo 23
71Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 50. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR PARA LA ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIÓN. Contiene la información de la afiliación del trabajador correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la Administradora que el trabajador eligió para su afiliación.

Este archivo consta de dos tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envían los datos básicos del trabajador y los específicos de la afiliación o traslado al fondo de pensiones.

CODIGODESCRIPCIÓN


LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS




REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2 VARIABLES DE IDENTIFICACIÓN DEL COTIZANTE

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Fecha de solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 43 definido en el Artículo 23
15Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 141 definido en el Artículo 23
16Tipo de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
17Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
18Departamento de expedición del documento de identifica- ción del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 196 definido en el Artículo 23
19Municipio de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 142 definido en el Artículo 23
20Fecha de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 143 definido en el Artículo 23
21Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el Artículo 23
22Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el Artículo 23
23Primer nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el Artículo 23
24Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el Artículo 23
25Género del trabajador o cotizante o cabeza de familia1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el Artículo 23
26Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el Artículo 23
27Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el Artículo 23
28Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el Artículo 23
29Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el Artículo 23
30Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el Artículo 23
31Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el Artículo 23
32Dirección donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el Artículo 23
33Departamento de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el Artículo 23
34Municipio de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el Artículo 23
35Dirección de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el Artículo 23
36Teléfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el Artículo 23
37Correo electrónico del trabajador o cotizante o cabeza de familia60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el Artículo 23
38Departamento de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el Artículo 23
39Municipio de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia.3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el Artículo 23
40Código de la Sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
41Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del Artículo 23.
42Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del Artículo 23.
43Salario Básico, valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingreso o mesada pensional (sin centavos)10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el Artículo 23
44Salario Integral10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el Artículo 23
45Horas mes contratadas3NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 147 definido en el Artículo 23
46Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 definido en el Artículo 23
47Tipo de cotizante o trabajador2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el Artículo 23
48Subtipo Cotizante o trabajador1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el Artículo 23
49Tipo de pensión2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el Artículo 23
50Nivel Educativo1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el Artículo 23
51Código de la ocupación del cotizante4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el Artículo 23


VARIABLES DE AFILIACIÓN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

52Código de la Administradora de Fondos de Pensiones a la cual se afilia o traslada6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 79 definido en el Artículo 23
53Régimen de la Administradora de Fondos de Pensiones a la cual se afilia o traslada.1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 80 definido en el Artículo 23
54Tipo de población beneficiaria
del subsidio
2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 76 definido en el Artículo 23
55Persona excluida por edad del régimen de Ahorro individual (literal b. art 61 de la Ley 100) y se compromete a cotizar 500 semanas al Régimen de Ahorro Individual1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 83 definido en el Artículo 23
56Tipo de identificación del representante de la administradora de pensión o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 153 definido en el Artículo 23
57Número de identificación del representante de la administradora de pensión o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 154 definido en el Artículo 23
58Número del formulario en papel que diligenció el representante de la administradora de pensión o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional16AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 155 definido en el Artículo 23
59Tipo de Fondo seleccionado1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 156 definido en el Artículo 23
60Se realizarán aportes voluntarios1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 157 definido en el Artículo 23


VARIABLES ADICIONALES PARA LOS TRASLADOS DE PENSIONES

61Código de la Administradora de Fondos de Pensiones anterior6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 90 definido en el Artículo 23
62Régimen de pensión de la Administradora de Fondos de Pensiones anterior1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 91 definido en el Artículo 23
63Traslado por sentencia (C-1024 o SU062 y otras)1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 92 definido en el Artículo 23
64Traslado por fallo judicial1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 220 definido en el Artículo 23
65Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 51. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR PARA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES. Contiene la información de la afiliación del trabajador correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la Administradora que el aportante eligió para su afiliación.

Este archivo consta de tres tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envían los datos básicos del trabajador y los específicos de la afiliación del trabajador a la Administradora de riesgos profesionales.

Registro tipo 3 Tiempo de ejecución de las actividades del trabajador independiente. En este registro se envían los datos del tiempo de ejecución de las actividades del trabajador independiente con contrato de prestación de servicios.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

LONGITUDTIPO

VALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS



REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2Debe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del Aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del Aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del Aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Fecha de solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 43 definido en el Artículo 23
15Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 141 definido en el Artículo 23
16Tipo de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
17Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
18Departamento de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 196 definido en el Artículo 23
19Municipio de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 142 definido en el Artículo 23
20Fecha de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 143 definido en el Artículo 23
21Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el Artículo 23
22Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el Artículo 23
23Primer nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el Artículo 23
24Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el Artículo 23
25Género del trabajador o cotizante o cabeza de familia1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el Artículo 23
26Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el Artículo 23
27Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el Artículo 23
28Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el Artículo 23
29Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el Artículo 23
30Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el Artículo 23
31Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el Artículo 23
32Dirección donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el Artículo 23
33Departamento de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el Artículo 23
34Municipio de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el Artículo 23
35Dirección de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el Artículo 23
36Teléfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el Artículo 23
37Correo electrónico del trabajador o cotizante o cabeza de familia60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el Artículo 23
38Departamento de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el Artículo 23
39Municipio de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el Artículo 23
40Código de la Sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
41Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del Artículo 23.
42Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del Artículo 23.
43Salario Básico, valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingreso o mesada pensional (sin centavos)10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el Artículo 23
44Salario Integral10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el Artículo 23
45Horas mes contratadas3NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 147 definido en el Artículo 23
46Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 definido en el Artículo 23
47Tipo de cotizante o trabajador2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el Artículo 23
48Subtipo Cotizante o trabajador1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el Artículo 23
49Tipo de pensión2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el Artículo 23
50Nivel Educativo1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el Artículo 23
51Código de la ocupación del cotizante4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el Artículo 23
52Tipo de contrato1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 211 definido en el Artículo 23
53Fecha fin del contrato10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 212 definido en el Artículo 23
54Valor del contrato10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 213 definido en el Artículo 23
55Forma de pago1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 214 definido en el Artículo 23
56Deducciones12NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 215 definido en el Artículo 23
57Recibe transporte1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 216 definido en el Artículo 23


DATOS AFILIACIÓN SISTEMA RIESGOS PROFESIONALES

58Código Administradora de Riesgos Profesionales.6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 32 definido en el Artículo 23
59Departamento de domicilio de
la sucursal
2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 26 definido en el Artículo 23
60Municipio de domicilio de la sucursal3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 27 definido en el Artículo 23
61Código de la sucursal o de la dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
62Departamento de domicilio del centro de trabajo2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 133 definido en el Artículo 23
63Municipio de domicilio del centro de trabajo3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 134 definido en el Artículo 23
64Código del centro de trabajo en el que desempeña labores9AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 84 definido en el Artículo 23
65Código de la actividad económica de Riesgos Profesionales del centro de trabajo7AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 38 definido en el Artículo 23


REGISTRO TIPO 3 Tiempo de ejecución de las actividades del trabajador independiente

66Tipo de registro2NDebe ser 3 para este caso
67Día laborado1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 217 definido en el Artículo 25
68Hora inicio diario5AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 218 definido en el Artículo 25
69Hora fin diario5AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 219 definido en el Artículo 25

ARTÍCULO 52. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Contiene la información de la afiliación del trabajador correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la Administradora que el Aportante eligió para su afiliación.

Este archivo consta de dos tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envían los datos básicos del trabajador y los específicos de la afiliación del trabajador a la Caja de Compensación Familiar.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del Aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del Aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del Aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Fecha de la solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 43 definido en el Artículo 23
15Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 141 definido en el Artículo 23
16Tipo de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
17Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
18Departamento de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 196 definido en el Artículo 23
19Municipio de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 142 definido en el Artículo 23
20Fecha de expedición del documento de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 143 definido en el Artículo 23
21Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia
20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el Artículo 23
22Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el Artículo 23
23Primer nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia
20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el Artículo 23
24Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el Artículo 23
25Género del trabajador o cotizante o cabeza de familia1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el Artículo 23
26Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el Artículo 23
27Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el Artículo 23
28Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el Artículo 23
29Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el Artículo 23
30Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el Artículo 23
31Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el Artículo 23
32Dirección donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el Artículo 23
33Departamento de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el Artículo 23
34Municipio de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el Artículo 23
35Dirección de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el Artículo 23
36Teléfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el Artículo 23
37Correo electrónico del trabajador o cotizante60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el Artículo 23
38Departamento de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el Artículo 23
39Municipio de la ubicación laboral del trabajador o cotizante3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el Artículo 23
40Código de la Sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
41Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del Artículo 23.
42Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del Artículo 23.
43Salario Básico, valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingreso o mesada pensional (sin centavos)10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el Artículo 23
44Salario Integral10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el Artículo 23
45Horas mes contratadas3NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 147 definido en el Artículo 23
46Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 definido en el Artículo 23
47Tipo de cotizante o trabajador2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el Artículo 23
48Subtipo Cotizante o trabajador1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el Artículo 23
49Tipo de pensión2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el Artículo 23
50Estado civil del trabajador Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 159 definido en el Artículo 23
51Nivel Educativo1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el Artículo 23
52Código de la ocupación del cotizante4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el Artículo 23


DATOS AFILIACIÓN SISTEMA COMPENSACIÓN FAMILIAR

53Código del departamento de ubicación de la Caja de Compensación Familiar2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
54Código caja de compensación familiar del trabajador6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 39 definido en el Artículo 23
55Tipo de afiliado1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 158 definido en el Artículo 23

ARTÍCULO 53. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR PARA LA ADMINISTRADORA DE FONDOS DE CESANTÍAS. Contiene la información de la afiliación del trabajador al Fondo de Ahorro programado de largo plazo, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliación al centralizador y este a su vez a la Administradora que el trabajador eligió para su afiliación.

Este archivo consta de dos tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envían los datos básicos del trabajador y los específicos de la afiliación o traslado al fondo de Ahorro programado de largo plazo.

CÓDIGODESCRIPCIÓNLONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Tipo de identificación2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
15Fecha de solicitud de la Afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al asignado en el Campo 43 en el Artículo 23
16Número del formulario de la afiliación del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Obligatorio, debe ser asignado por el operador. Debe corresponder al asignado en el Campo 141 en el Artículo 23
17Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
18Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el Artículo 23
19Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el Artículo 23
20Primer nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el Artículo 23
21Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el Artículo 23
22Género del trabajador o cotizante o cabeza de familia1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el Artículo 23
23Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el Artículo 23
24Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el Artículo 23
25Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el Artículo 23
26Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el Artículo 23
27Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el Artículo 23
28Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el Artículo 23
29Dirección de notificación o envío de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el Artículo 23
30Teléfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el Artículo 23
31Correo electrónico del trabajador o cotizante o cabeza de familia60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el Artículo 23
32Tipo de cotizante o trabajador2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el Artículo 23
33Subtipo Cotizante o trabajador1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el Artículo 23
34Código de la Ocupación del cotizante4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el Artículo 23
35Departamento de la ubicación laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el Artículo 23
36Municipio de la ubicación laboral del trabajador o cotizante3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el Artículo 23
37Código de la sucursal o de la Dependencia15AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 23
38Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia2AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del Artículo 23.
39Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia3AOpcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del Artículo 23.
40Salario Básico, valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingreso o mesada pensional (sin centavos)10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el Artículo 23
41Salario Integral10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el Artículo 23
42Fecha de vinculación con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 definido en el Artículo 23


Datos Afiliación y traslado

43Código Administradora de Fondos de cesantías a la que se afilia o traslada6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 86 definido en el Artículo 23
44Tipo de afiliación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 87 definido en el Artículo 23
45Código Administradora de Fondos de Cesantías anterior1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 93 definido en el Artículo 23
46Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante o beneficiario26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2
47Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante o trabajador26AAsignado por el sistema en el caso que aplique. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 54. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL BENEFICIARIO PARA LA ADMINISTRADORA DE SALUD. Contiene la información de la afiliación del beneficiario correspondiente a cada administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la administradora que el trabajador eligió para su afiliación.

Este archivo consta de dos tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos del trabajador y del beneficiario. En este registro se envían los datos básicos del trabajador y del beneficiario, y los específicos de la afiliación a salud del beneficiario.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del Aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Digito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2. Datos del cotizante y beneficiario

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Fecha de solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 198 definido en el Artículo 24
15Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 199 definido en el Artículo 24
16Tipo de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
17Número de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
18Tipo de identificación del beneficiario o miembro del grupo familiar2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 94 definido en el Artículo 24
19Número de identificación del beneficiario o miembro del grupo familiar17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 95 definido en el Artículo 24
20Primer apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 96 definido en el Artículo 24
21Segundo apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 97 definido en el Artículo 24
22Primer nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 98 definido en el Artículo 24
23Segundo nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 99 definido en el Artículo 24
24Género del beneficiario o miembro del grupo familiar1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 100 definido en el Artículo 24
25Fecha de nacimiento del beneficiario o miembro del grupo familiar10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 101 definido en el Artículo 24
26Nacionalidad del beneficiario o miembro del grupo familiar4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 102 definido en el Artículo 24
27Condición del beneficiario o miembro del grupo familiar1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 103 definido en el Artículo 24
28Parentesco con cotizante o trabajador o cabeza de familia1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 104 definido en el Artículo 24
29Departamento de residencia del beneficiario2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 194 definido en el Artículo 24
30Municipio de residencia del beneficiario3AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 195 definido en el Artículo 24
31Dirección de residencia del beneficiario40AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 161 definido en el Artículo 24
32Nivel Educativo1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el Artículo 24


Datos Afiliación Sistema General de Salud

33Código de la administradora de acuerdo con el régimen6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 105 definido en el Artículo 24
34Régimen de salud1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 69 definido en el Artículo 24
35Tipo de afiliado1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 106 definido en el Artículo 24
36Pertenencia étnica.2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 107 definido en el Artículo 24
37Tipo de población beneficiaría del subsidio.1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 108 definido en el Artículo 24
38Nivel Sisbén.17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 109 definido en el Artículo 24
39Número de ficha Sisbén Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 110 definido en el Artículo 24
40IPS seleccionada por el afiliado12AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 162 definido en el Artículo 24
41Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del beneficiario26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 55. DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE AFILIACIÓN DEL BENEFICIARIO PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Contiene la información de la afiliación del beneficiario correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliación al Centralizador y este a su vez a la administradora que el aportante eligió para su afiliación.

Este archivo consta de dos tipos de registros, así:

Registro tipo 1 Encabezado. En él se envían los datos básicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Sólo debe haber un registro por archivo.

Registro tipo 2 Datos del trabajador y beneficiario. En este registro se envían los datos básicos del trabajador y del beneficiario, y los específicos de la afiliación del beneficiario a la Caja de Compensación Familiar.

CÓDIGO


DESCRIPCIÓN
LONGITUD
TIPO

VALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO

1Tipo de registro2NDebe ser 1 para este caso
2Modalidad del formulario1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Artículo 22.
3Código del operador de afiliación2NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Artículo 22
4Código o número de referencia en el sistema12ADebe corresponder al asignado en el Campo 138 definido en el Artículo 22
5Tipo de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Artículo 14
6Tipo de identificación del Aportante2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Artículo 18
7Número de identificación del Aportante17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Artículo 18
8Dígito de verificación1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Artículo 18
9Razón social del Aportante200AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 11 definido en el Artículo 18
10Correo electrónico de contacto del autorizado a reportar60AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 13 definido en el Artículo 14
11Actividad Económica principal.4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Artículo 14
12Clase de Aportante1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Artículo 14


REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador y beneficiario

13Tipo de registro2NDebe ser 2 para este caso
14Tipo de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el Artículo 23
15Número de identificación del cotizante o trabajador o cabeza de familia17NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el Artículo 23
16Tipo de identificación del beneficiario o miembro del grupo familiar2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 94 definido en el Artículo 24
17Número de identificación del beneficiario o miembro del grupo familiar17AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 95 definido en el Artículo 24
18Primer apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 96 definido en el Artículo 24
19Segundo apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 97 definido en el Artículo 24
20Primer nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar20AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 98 definido en el Artículo 24
21Segundo nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar30AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 99 definido en el Artículo 24
22Género del beneficiario o miembro del grupo familiar1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 100 definido en el Artículo 24
23Fecha de nacimiento del beneficiario o miembro del grupo familiar10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 101 definido en el Artículo 24
24Nacionalidad del beneficiario o miembro del grupo familiar4AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 102 definido en el Artículo 24
25Condición del beneficiario o miembro del grupo familiar1AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 103 definido en el Artículo 24
26Parentesco con cotizante o trabajador o cabeza de familia1NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 104 definido en el Artículo 24


Datos Afiliación Caja de compensación

27Fecha de solicitud de afiliación o traslado10AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 198 definido en el Artículo 24
28Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 199 definido en el Artículo 24
29Código del departamento de ubicación de la Caja de Compensación Familiar2AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el Artículo 24
30Código caja de compensación familiar del trabajador6AAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 111 definido en el Artículo 24
31Salario del cónyuge o compañero permanente10NAsignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 163 definido en el Artículo 24
32Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del beneficiario26AAsignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el Artículo 33 numeral 2.

ARTÍCULO 56. PROCESO DE RESPUESTA POR PARTE DE LA ADMINISTRADORA DE LA AFILIACIÓN NUEVA Y DE LAS NOVEDADES. Las administradoras deberán responder al centralizador el estado o la respuesta definitiva de las solicitudes de afiliación, traslado o novedades en los términos y estructuras que se desarrollan a continuación.

Una vez se haya realizado el proceso de afiliación, o registro de novedades la Administradora deberá publicar en la página web de la entidad, la información del estado del trámite o enviar mensajes que explique su estado, de tal manera que el aportante, el cotizante puedan estar enterados ya sea consultando o imprimiendo. Igualmente, el operador de afiliación deberá publicar en su página web, la información del estado del trámite para lo cual realizará una consulta al centralizador.

ARTÍCULO 57. RESPUESTA DE LA AFILIACIÓN DEL APORTANTE Y DEL TRABAJADOR POR PARTE DE LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES O LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Este archivo contiene la información de la respuesta que la administradora de Riegos Profesionales o la Caja de Compensación Familiar dan al aportante respecto a la afiliación de la empresa y de los trabajadores.

Este archivo contiene cuatro tipos de registros:

Registro tipo 1. Datos de la respuesta de la afiliación en el subsistema de Riesgos Profesionales.

Registro tipo 2. Datos de los centros de trabajo.

Registro tipo 3. Datos de la respuesta de la afiliación en el subsistema del Subsidio Familiar.

Registro tipo 4. Respuesta de la afiliación del trabajador al subsistema de Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar.

Los datos que debe contener la respuesta es la siguiente:

CÓDIGO


DESCRIPCIÓN
LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


Respuesta de la afiliación en el Subsistema de Riesgos Profesionales

1Tipo de registro1NObligatorio, debe ser 1. Suministrado por el sistema
2Código Administradora Actual6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud de afiliación o traslado14AObligatorio suministrado por el sistema
5Tipo de identificación del Aportante2AObligatorio suministrado por el sistema
6Número de identificación del Aportante17AObligatorio suministrado por el sistema
7Razón social del Aportante200AObligatorio suministrado por el sistema
8Fecha de solicitud de la afiliación Obligatorio suministrado por el sistema
9Fecha de respuesta de la afiliación10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
10Fecha de la afiliación10AObligatorio suministrado por la administradora Formato: AAAA-MM-DD.
11Resultado del proceso1NObligatorio. Suministrado por La administradora.
1. Aprobación
2. Negación
3. En Proceso
12Código de la aprobación o negación3AObligatorio. Suministrado por La administradora. Ver- "Códigos de aprobación o negación" Artículo 58
Valor 1A



Dependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación".


Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A

Datos de los centros de trabajo

Este registro se envía en el caso en que la afiliación sea aprobada, confirmando los datos de la actividad económica de cada centro de trabajo

1Tipo de registro2NObligatorio, debe ser 2. Suministrado por el sistema
2Departamento de la ubicación de la dependencia.3AObligatorio suministrado por la administradora
3Municipio de la ubicación domicilio de la sucursal o dependencia2AObligatorio suministrado por la administradora
4Código de la sucursal o de la dependencia15AObligatorio suministrado por la administradora
5Departamento domicilio del centro de trabajo3AObligatorio suministrado por la administradora
6Municipio de la ubicación domicilio del centro de trabajo2AObligatorio suministrado por la administradora
7Dirección del centro de trabajo40AObligatorio suministrado por la administradora
8Código del centro de trabajo15AObligatorio suministrado por la administradora
9Nombre del centro de trabajo40AObligatorio suministrado por la administradora
10Actividad económica de Riesgos Profesionales del centro de trabajo7AObligatorio suministrado por la administradora


Respuesta de la afiliación en el sistema de Caja de Compensación Familiar

1Tipo de registro2NObligatorio, debe ser 3. Suministrado por el sistema
2Código Administradora Actual6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud del traslado14AObligatorio suministrado por el sistema
5Tipo de identificación del Aportante2AObligatorio suministrado por el sistema
6Número de identificación del Aportante17AObligatorio suministrado por el sistema
7Razón social del Aportante200AObligatorio suministrado por el sistema
8Fecha de solicitud de la afiliación10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
9Fecha de respuesta de la afiliación10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
10Fecha de la afiliación10AObligatorio suministrado por la administradora Formato: AAAA-MM-DD.
11 Resultado del proceso1NObligatorio. Suministrado por La administradora.
1. Aprobación
2. Negación
3. En Proceso

12
Código de la aprobación o negación3AObligatorio. Suministrado por La administradora. Ver- "Códigos de aprobación o negación" Artículo 58
Valor 1A



Dependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación"

Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A


Respuesta afiliación del trabajador a los Sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar Este registro se envía en el caso en que la afiliación sea aprobada

1Tipo de registro1NObligatorio, debe ser 4. Suministrado por el sistema
2Código Administradora6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud de la afiliación14AObligatorio suministrado por el sistema
5Fecha de solicitud de la afiliación10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
5Fecha de la respuesta de traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
6Fecha de la afiliación10AObligatorio suministrado por la administradora. Formato: AAAA-MM-DD.
7Fecha de inicio de cobertura10AObligatorio suministrado por la administradora. Sólo aplica para el sistema de Riesgos profesionales.
Formato: AAAA-MM-DD.
8Tipo de identificación del trabajador2AObligatorio suministrado por la administradora.
9Número de identificación del trabajador17AObligatorio suministrado por la administradora.
10Primer apellido del trabajador20AObligatorio suministrado por la administradora.
11Segundo apellido del trabajador30AObligatorio suministrado por la administradora.
12Primer nombre del trabajador20AObligatorio suministrado por la administradora.
13Segundo nombre del trabajador30AObligatorio suministrado por la administradora.
14Fecha de nacimiento del trabajador10AObligatorio suministrado por la administradora.
15Resultado del proceso1NObligatorio suministrado por la administradora.
1. Aprobación
2. Negación
3. En proceso
16Código de la aprobación o negación3AObligatorio suministrado por la administradora. Ver-"Códigos de aprobación o negación". Artículo 58
Valor 1ADependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación".






Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A

PARÁGRAFO 1o. Para el subsistema de Riesgos Profesionales:

La administradora deberá remitir al aportante la respuesta de aceptación o de rechazo a la solicitud de la afiliación dentro de los 8 primeros días siguientes a la fecha de recibido, confirmando o modificando la actividad económica de cada centro de trabajo según el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, sustituya o reemplace.

PARÁGRAFO 2o. Para el Sistema del Subsidio Familiar:

La respuesta por parte de la administradora al aportante deberá ser dentro de los 8 primeros días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de afiliación.

ARTÍCULO 58. CÓDIGOS DE NEGACIÓN DE LA AFILIACIÓN.

Cód.Descripción

En el subsistema de Riesgos Profesionales

Códigos de negación de la afiliación del aportante

11 No se recibió documento soporte de la afiliación de la empresa
2Entidad (asociación) no reglamentada para afiliarse al sistema de Riesgos Profesionales (Decreto 3615 de 2005 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen)
3Entidad (agremiación) no autorizada por el Ministerio de la Protección Social (Decreto 2313 de 2006 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen)
4Retracto del traslado del aportante
5No acredita autorización previa para ejercer la actividad económica en los casos requeridos por las normatividad vigente.


Códigos de negación de la afiliación del trabajador

8Independiente sin contrato de prestación de servicios
En el Sistema del Subsidio Familiar


Códigos de negación de la afiliación del aportante

20La afiliación de la empresa es rechazada porque la ubicación laboral de todos sus trabajadores no corresponde con el departamento de la Caja de Compensación
21La afiliación de la empresa es rechazada porque el empleador no cumple con las normas del salario mínimo legal vigente.


Códigos de negación de la afiliación del trabajador

25La empresa no está afiliada a la Caja de compensación
26El trabajador devenga menos del salario mínimo legal vigente
27La ubicación laboral no corresponde con el departamento de la Caja de Compensación Familiar
28El trabajador es el empresario de una empresa unipersonal (Ley 222 de 1995 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya)
29El trabajador es empleador persona natural


Códigos de negación de la afiliación de beneficiarios

35Hijo mayor de 23 años o hijo no discapacitado
36Registra otro cónyuge en el sistema
37Padres ya figuran afiliados con otro trabajador
38Hermanos ya figuran afiliados con otro trabajador
39Padre o madre figuran afiliados como trabajadores
40Hijastro solo para trabajadores con estado civil casado o unión libre
41Beneficiario figura como cónyuge de pensionado o trabajador cotizante

ARTÍCULO 59. RESPUESTA DE LAS AFILIACIONES Y NOVEDADES POR PARTE DE LAS ADMINISTRADORAS. Para el subsistema de Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar, esta estructura será utilizada para enviar la respuesta de las novedades.

Para los Sistemas de Salud y Pensiones, esta estructura será utilizada para enviar la respuesta de las solicitudes de afiliación y las novedades.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS
1Código del operador de afiliación2AAsignado por el sistema.
2Código Administradora6AObligatorio lo suministra la administradora
3Fecha de solicitud de la afiliación o novedad10AObligatorio lo suministra la administradora.
4Número del formulario de afiliación o novedad10AObligatorio lo suministra la administradora
5Tipo de novedad1N1. Afiliación
2. Novedad
6Código de la novedad3AObligatorio lo suministra la administradora. Aplica cuando el valor del campo 5 es 2.
7Tipo de documento de identificación del2AObligatorio lo suministra la administradora.

aportante

Aplica cuando el código de la novedad es del aportante.
8Número de documento de identificación del17AObligatorio lo suministra la administradora.

Aportante

Aplica cuando el código de la novedad es del aportante.
9Tipo de documento del cotizante o beneficiario2AObligatorio lo suministra la administradora.
10Número de documento de identificación17AObligatorio lo suministra la administradora.
11Fecha de la respuesta10AObligatorio, lo asigna el sistema.
12Fecha de efectividad de la10AObligatorio lo suministra la administradora. Aplica

Afiliación

cuando es aprobado.
13Tipo de afiliado1AObligatorio lo suministra la administradora. Aplica para




el sistema de salud.
  Obligatorio lo suministra la administradora
14Resultado del proceso1N1. Aprobado
2. Rechazado
3. En proceso
15Código de negación Obligatorio suministrado por la administradora. Ver-"Códigos de negación". Artículo 60
Valor 1A
Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A

ARTÍCULO 60. CÓDIGOS DE NEGACIÓN. Los códigos de respuesta a las solicitudes de afiliación y las novedades por parte de las administradoras serán definidos por el Ministerio de la Protección Social en el marco del plan de implementación.

CAPITULO VI

Proceso de Traslados para el Aportante, Cotizantes y Beneficiarios

ARTÍCULO 61. PROCESO DE SOLICITUD DE TRASLADO FRENTE A LA ADMINISTRADORA ACTUAL Y LA ADMINISTRADORA DESTINO DEL TRASLADO. El proceso de traslado, a diferencia de la afiliación, se debe realizar entre la administradora actual y la administradora escogida para el traslado, por lo cual el formulario de traslado será enviado al centralizador y este a su vez a las dos administradoras involucradas en el proceso.

ARTÍCULO 62. TRASLADO DEL APORTANTE DE ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES Y CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Para traslado del aportante de Administradora de Riesgos Profesionales o de Caja de Compensación Familiar se utilizará el formulario definido en los artículos 18, 19 y 20 de la presente resolución, el cual debe ser enviado por parte del operador de afiliación al centralizador y este a su vez a la Administradora actual así como a la Administradora escogida para el traslado el mismo día que se haya realizado el trámite.

El traslado del aportante de Administradora de Riesgos Profesionales implica el traslado de los trabajadores y de los independientes que tengan contratos con el aportante que se hayan afiliado al Sistema de Riesgos Profesionales. Para este caso, la administradora actual de la que se traslada deberá enviar a la administradora de traslado, los trabajadores que tiene actualmente en el formulario definido en el artículo 65 en el término de 8 días siguientes a la aprobación del traslado del aportante.

Respecto al traslado de Caja de Compensación Familiar se debe validar que para el traslado de una Caja de Compensación a otra, se debe cumplir con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 21 de 1982 y en los artículos 43 y 44 del Decreto 341 de 1988, sobre el principio de territorialidad. Es decir, que se debe hacer a través de una Caja de Compensación Familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja más próxima dentro de los límites de los respectivos departamentos.

El traslado del aportante de Caja de Compensación Familiar implica el traslado de sus trabajadores y beneficiarios.

ARTÍCULO 63. TRASLADO DE ADMINISTRADORA EN EL SISTEMA DE SALUD, PENSIONES Y CUENTAS DE AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO. La solicitud del traslado se realizará frente a la administradora actual y la administradora escogida para el traslado, por lo cual el formulario definido en el artículo 23 será enviado por parte del operador de afiliación al centralizador en el mismo momento en que sea terminado el registro, el cual a su vez deberá enviar la misma información a las dos administradoras, el mismo día en que se haya realizado la solicitud del traslado.

En el caso de pensiones la administradora destino del traslado debe enviar al centralizador y este a su vez a la administradora origen la imagen de formulario de traslado.

ARTÍCULO 64. PROCESO DE RESPUESTA DE LA SOLICITUD DE TRASLADO POR PARTE DE LA ADMINISTRADORA ACTUAL A LA ADMINISTRADORA DE TRASLADO. La administradora actual una vez recibida la solicitud de traslado contará con el plazo establecido en esta Resolución para cada sistema para realizar el estudio de la viabilidad del traslado y enviar la respuesta a la administradora a la cual se va a trasladar el cotizante o el empleado o el aportante. El envío se hará a través del centralizador, el cual deberá realizar la remisión a la administradora el mismo día en que sea recibida la respuesta.

Los tiempos para la respuesta de la administradora origen a la administradora destino son:

a) Caja de Compensación: (4) días hábiles

b) Administradora de Riesgos Profesionales: (4) días hábiles.

c) Administradora de Fondo de Pensiones: Regirán los tiempos que aplican en las normas vigentes.

d) Administradora de Fondo de Ahorro Programado de Largo Plazo: (4) días hábiles

e) Administradora de Salud: (4) días hábiles.

La administradora actual debe enviar la respuesta del traslado al centralizador y este a su vez a la administradora, en la estructura definida a continuación.

ARTÍCULO 65. DATOS DE RESPUESTA DE LA ADMINISTRADORA ACTUAL.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

LONGITUDTIPOVALIDACIONES Y ORÍGENES DE LOS DATOS


Respuesta traslado de Aportante en el Subsistema de Riesgos Profesionales

1Tipo de registro2NObligatorio, debe ser 1. Suministrado por el sistema
2Código Administradora Actual6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud del traslado14AObligatorio suministrado por el sistema
5Fecha de solicitud del traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
6Código administradora a la cual se traslada6AObligatorio suministrado por el sistema
7Fecha de la respuesta de traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
8Fecha del traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
10Aprobación o negación1NObligatorio. Suministrado por la administradora.
1. Aprobación
2. Negación
3. En Proceso
11Código de la aprobación o negación3AObligatorio. Suministrado por la administradora.
Ver- "Códigos de aprobación o negación." Artículo 66
Valor 1A



Dependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación.".

Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A


Respuesta traslado de aportante en el sistema del Subsidio Familiar

1Tipo de registro2NObligatorio, debe ser 2. Suministrado por el sistema
2Código administradora actual6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud del traslado14AObligatorio suministrado por el sistema
5Fecha de solicitud del traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
6Código administradora a la cual se traslada6AObligatorio suministrado por el sistema
7Fecha de la respuesta de traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
8Fecha del traslado10AObligatorio suministrado por la administradora
Formato: AAAA-MM-DD.
10Aprobación o negación1NObligatorio. Suministrado por la administradora.
1 Aprobación
2 Negación
3 En Proceso
11Código de la aprobación o negación3AObligatorio. Suministrado por la administradora.
Ver- "Códigos de aprobación o negación." Artículo 66
Valor 1A



Dependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación.".
Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A


Respuesta traslado para el cotizante o cabeza de familia o trabajador a los subsistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar y cuentas de Ahorro programado de largo plazo

1Tipo de registro2NObligatorio, debe ser 3. Suministrado por el sistema
2Código Administradora Actual6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud del traslado14AObligatorio suministrado por el sistema
5Fecha de solicitud del traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
6Código administradora a la cual se traslada6AObligatorio suministrado por el sistema
7Fecha de la respuesta de traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
8Fecha del traslado10AObligatorio suministrado por la administradora.
Formato: AAAA-MM-DD.
9Fecha de fin de vigencia o efectividad de la administradora actual10AObligatorio suministrado por la administradora.
Formato: AAAA-MM-DD.
10Fecha de inicio de cobertura o efectividad en la administradora que solicita el traslado10AObligatorio suministrado por la administradora.
Formato: AAAA-MM-DD.
11Tipo de identificación del afiliado2AObligatorio suministrado por la administradora.
12Número de identificación del afiliado17AObligatorio suministrado por la administradora.
13Primer apellido del afiliado20AObligatorio suministrado por la administradora.
14Segundo apellido del afiliado30AObligatorio suministrado por la administradora.
15Primer nombre del afiliado20AObligatorio suministrado por la administradora.
16Segundo nombre del afiliado30AObligatorio suministrado por la administradora.
17Fecha de nacimiento del afiliado10AObligatorio suministrado por la administradora.
18Aprobación o negación1NObligatorio suministrado por la administradora.
1 Aprobación
2 Negación 3. En proceso
20Código de la aprobación o negación3AObligatorio suministrado por la administradora.
Ver- "Códigos de aprobación o negación." Artículo 66
Valor 1A



Dependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación.".


Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A


Respuesta traslado para beneficiarios en el subsistema de Salud

1Tipo de registro2NObligatorio, debe ser 4. Suministrado por el sistema
2Código administradora actual6AObligatorio suministrado por el sistema
3Código o número de referencia en el sistema12AObligatorio suministrado por el sistema
4Número del formulario de solicitud del traslado14AObligatorio suministrado por el sistema
5Fecha de solicitud del traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
6Código administradora a la cual se traslada6AObligatorio suministrado por el sistema
7Fecha de la respuesta de traslado10AObligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD.
8Fecha del traslado10AObligatorio suministrado por la administradora.
Formato: AAAA-MM-DD.
9Fecha de fin de vigencia o efectividad de la administradora actual10AObligatorio suministrado por la administradora.
Formato: AAAA-MM-DD.
10Fecha de inicio de cobertura o efectividad en la administradora que solicita el traslado10AObligatorio suministrado por la administradora.
Formato: AAAA-MM-DD.
11Tipo de identificación del cotizante o cabeza de familia2AObligatorio suministrado por la administradora.
12Número de identificación del cotizante o cabeza de familia17AObligatorio suministrado por la administradora.
13Primer apellido del cotizante o cabeza de familia20AObligatorio suministrado por la administradora.
14Segundo apellido del cotizante o cabeza de familia30AObligatorio suministrado por la administradora.
15Primer nombre del cotizante o cabeza de familia20AObligatorio suministrado por la administradora.
16Segundo nombre del cotizante o cabeza de familia30AObligatorio suministrado por la administradora.
Fecha de nacimiento del cotizante o cabeza de familia10AObligatorio suministrado por la administradora.
17Tipo de identificación del beneficiario2AObligatorio suministrado por la administradora.
12Número de identificación del beneficiario17AObligatorio suministrado por la administradora.
18Primer apellido del beneficiario20AObligatorio suministrado por la administradora.
19Segundo apellido del beneficiario30AObligatorio suministrado por la administradora.
20Primer nombre del beneficiario20AObligatorio suministrado por la administradora.
21Segundo nombre del beneficiario30AObligatorio suministrado por la administradora.
22Fecha de nacimiento del beneficiario10AObligatorio suministrado por la administradora.
23Aprobación o negación1NObligatorio suministrado por la administradora.
1. Aprobación
2. Negación
3. En proceso
24Código de la aprobación o negación3AObligatorio suministrado por la administradora.
Ver- "Códigos de aprobación o negación." artículo 66
Valor 1A



Dependiendo de la aprobación o negación se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla "Códigos de aprobación o negación."
Valor 2A
Valor 3A
Valor 4A
Valor 5A
Valor 6A
Valor 7A
Valor 8A
Valor 9A
Valor 10A

ARTÍCULO 66. CÓDIGOS DE APROBACIÓN Y NEGACIÓN.

1. Códigos de aprobación

Cód. Nov.Descripción


Para todas las Administradoras

A01Traslado aprobado
A02Traslado aprobado por conciliación entre administradoras
A03Por fallo judicial


Exclusivas de Pensión

A10Traslado aprobado por pertenecer al Fondo de Solidaridad Pensional


Exclusivas de Salud

A20Afiliación con pérdida de la antigüedad o su estado es "RETIRADO" en la entidad que lo tiene.
A21Por unificación de grupo familiar
A22No existe cobertura geográfica
A23Mal servicio comprobado
A24Pérdida de capacidad de pago. Pasa a ser beneficiario.
A25EPS en liquidación
A26Traslado al Régimen de Excepción
A27Fallecimiento del cotizante
A28Incumplimiento del Margen de Solvencia
A29Aprobación por respuesta no oportuna


2. Códigos de negación

Cód. Nov.Descripción


Para el aportante

Para Riesgos Profesionales

N01No se puede trasladar de administradora porque está en mora.
N02No se puede trasladar de Administradora porque no cumple con el tiempo de permanencia
N03Perdió la autorización del Ministerio de la Protección Social para hacer afiliación colectiva
N04Retracto del aportante


Para las Cajas de Compensación Familiar

N05El traslado de la empresa, no puede realizarse porque la Superintendencia del Subsidio Familiar tiene restringido el proceso de traslados dentro del Departamento de la Caja de Compensación reportada
N06No cumple con el tiempo establecido Ley 789 de 2002 Art. 21 numeral 10


Para el cotizante o trabajador

Para todas las Administradoras

N10El afiliado no aparece inscrito en la Administradora
N11El afiliado aparece inscrito en la Administradora en estado fallecido
N12No se recibió documento soporte del traslado
N13Nombres no coinciden con los de la administradora

Para Salud

N25Es beneficiario cónyuge y con grupo familiar unificado en la EPS a la cual se solicita el traslado.
N26Usuarios con tratamiento en curso.
N27No se ha diligenciado el formulario del estado de salud
N28No se puede trasladar de administradora porque adeuda sumas por concepto de cotizaciones


Para Salud

N29No se puede trasladar de administradora porque adeuda sumas por copagos o cuotas moderadoras
N30No se puede trasladar de administradora porque los beneficiarios no cumplen con el tiempo de permanencia en la Administradora anterior.
N31No se puede trasladar de administradora porque el cotizante no cumple con el tiempo de permanencia en la administradora anterior.
N32No se recibió el formato de libre elección o el formato está sin firma o enmendado


Para Pensión

N40No se puede trasladar de régimen porque le faltan 10 años o menos para obtener la pensión.
N41No se puede trasladar de régimen porque no cumple con el tiempo de permanencia en el régimen anterior.
N42No se puede trasladar de Administradora de Fondos de Pensiones porque no cumple con el tiempo de permanencia en la Administradora de Fondos de Pensiones anterior.
N43Solicitud de pensión en trámite
N44En disfrute de pensión.
N45Recibió pago de indemnización sustitutiva
N46Recibió pago de devolución de saldos.
N47Afiliado con compartibilidad de pensión no se puede trasladar al RAIS
N48Afiliado no cumple con requisitos de sentencia C-1024, SU-062 y otras, para el traslado
N49Traslado no realizado por retracto
N50No se recibió el formato de libre elección o el formato está sin firma o enmendado
N51Existe solicitud de traslado en proceso

ARTÍCULO 67. ACLARACIONES AL PRESENTE CAPÍTULO. Los afiliados y los aportantes en proceso de traslado serán bloqueados para todos los efectos de la afiliación por parte del centralizador, es decir no se permitirá registrar novedades de modificación o corrección hasta tanto la administradora actual envíe la respuesta a la administradora de traslado, así mismo impedirá que esta pueda avanzar en el proceso.

En el sistema de salud, el bloqueo será aplicado para el cotizante así como para sus beneficiarios.

En el caso de traslado del aportante en Riesgos Profesionales, no serán bloqueadas las novedades de afiliación de los cotizantes.

El centralizador realizará el registro del envío de la respuesta por parte de la administradora actual y la trasmitirá el mismo día en que sea recibida a la administradora de traslado, lo cual habilitará en el sistema del operador y en el centralizador a recibir novedades sobre estas afiliaciones. En este sentido, el sistema del operador de afiliación deberá estar consultando en el sistema del centralizador, el estado del proceso para saber si está bloqueado o desbloqueado y así permitir el registro o no de novedades en su sistema.

Durante el proceso de traslado, el aportante y el cotizante podrán estar enterados del estado del trámite a través de la consulta que dispondrán los operadores de afiliación y la administradora de traslado en sus respectivas páginas web, que contendrá la información especificada en este artículo. Adicionalmente, deberán utilizar otros medios verificables adicionales para comunicar el estado del trámite.

El centralizador dispondrá un servicio web para que tanto el operador de afiliación así como la administradora puedan consultar el estado del traslado, además garantizará el control del estado del trámite y de los tiempos establecidos.

Para el Fondo de Solidaridad Pensional: los traslados de los beneficiarios del subsidio al aporte de pensiones, se regirá por lo establecido en el artículo 25 del Decreto 3771 de 2007 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

ARTÍCULO 68. MECANISMOS DE EXCEPCIÓN. Para los casos en los cuales la respuesta de la administradora actual no sea satisfactoria para la administradora de traslado, esta tendrá un plazo de dos (3) días hábiles en el subsistema de salud y de cinco (5) días hábiles en los demás subsistemas, para dirimir las diferencias existentes y determinar si aplica el traslado.

En el caso que proceda el traslado, la administradora actual enviará al centralizador una respuesta de aceptación de traslado por conciliación máximo al día siguiente de la conciliación; conservándose los datos y condiciones de la solicitud del traslado correspondiente.

Si agotado este recurso no se resuelven las diferencias, el caso será reportado por la administradora de traslado a la superintendencia del subsistema que corresponda y adicionalmente en el caso del sistema de Riesgos Profesionales al Ministerio de la Protección Social.

TÍTULO III.

OTRAS DISPOSICIONES.

ARTÍCULO 69. REPORTE DE LA INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN AL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL. Las afiliaciones y novedades que sean efectivamente aceptadas, las administradoras deberán reportarlas diariamente al Registro Único de Afiliados, RUAF, para el caso de Pensiones, Ahorro programado de largo plazo, Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de acuerdo con los anexos técnicos definidos en la Resolución 4316 de 2006 o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

Las administradoras del Sistema de Salud, deberán reportar diariamente al RUAF la información de las afiliaciones en las mismas estructuras de los maestros de afiliados del régimen Subsidiado y Contributivo definidas en la Resolución 1982 de 2010 o las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, incluyendo los siguientes campos al final de cada una de las estructuras:

1. Para el régimen Contributivo:

Nombre del campoLongitud máxima del campoValor permitidoCotizanteBeneficiario
Fecha de vinculación con el aportante10Formato DD/MM/AAAAX
Estado del Afiliado2AC, RE, SU, DE, AF, RX, IH, ISXX
Fecha de desvinculación con el aportante10Formato DD/MM/AAAAX
Nombre del Aportante200X

2. Para el régimen Subsidiado:

Nombre del campoLongitud máxima del campoValor permitidoAfiliado
Estado del Afiliado2AC, RE, AFX

Adicionalmente, las administradoras de salud continuarán reportando las afiliaciones, traslados y novedades a la (BDUA) conforme con las especificaciones de la Resolución 1982 de 2010 o aquellas que la adicionen, modifiquen o sustituyan.

ARTÍCULO 70. VALIDACIONES. El sistema del operador de afiliación, deberá realizar las siguientes consultas al Registro Único de Afiliados, RUAF, a través de los servicios web que dispondrá el centralizador para estos fines:

1. Cuando el autorizado vaya a realizar la inscripción ante el operador de afiliación, el sistema deberá realizar la consulta para validar la identificación del aportante, ya sea persona jurídica o natural.

2. Una vez realizada la inscripción del Aportante ante el operador de afiliación y vaya a realizar la afiliación a los Sistemas de Riegos Profesionales y Cajas de compensación Familiar, antes de tramitar la solicitud de afiliación, el sistema deberá consultar la afiliación del Aportante a estos dos sistemas.

3. En el proceso de la afiliación de los cotizantes o cabeza de familia, de los beneficiarios o miembros del los grupos familiares se deberá realizar la consulta de la afiliación de estos a los Sistemas de Salud, Pensión, Ahorro programado de largo plazo, Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de tal manera que se oriente al Aportante sobre la acción que debe realizar, es decir, si debe realizar una afiliación, dado que el empleado o beneficiario no tiene afiliación, o si lo que debe realizar es la aplicación de una novedad.

El sistema verificará igualmente, si la persona que se va a afiliar está fallecida y la comunicará al autorizado a reportar.

4. Cuando se vaya a realizar un traslado, el sistema del operador de afiliación deberá consultar respecto a:

Si la persona o el Aportante que se va a trasladar existe como afiliada en la Administradora de la cual se va a trasladar.

Por cada subsistema verificar los tiempos mínimos de permanencia dependiendo si el traslado es entre Administradoras o es entre regímenes.

Para el caso de traslado en el susbsistema de Pensiones, consultar si la persona ya existe como una persona pensionada, ha recibido indemnización sustitutiva, devolución de saldos o se encuentra fallecido.

El sistema del operador de afiliación, a través del servicio Web que el centralizador dispondrá, consultará el estado de cuenta del Aportante para los casos de traslado en los Sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar. Las Administradoras, correspondientes a estos sistemas, deben disponer para tal fin un servicio web que será consumido por el centralizador.

ARTÍCULO 71. VALIDACIONES PARA LOS COTIZANTES QUE FORMAN PARTE DEL ESQUEMA DE LA COBERTURA DEL PROGRAMA SOCIAL COMPLEMENTARIO. Para el caso de los cotizantes que forman parte del esquema de la cobertura del programa social complementario, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones

1. Afiliación a Salud

a) Una vez hechas las validaciones con respecto a la afiliación del cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, si este no se encuentra afiliado a dicho Sistema y decide afiliarse al Régimen Subsidiado, se procederá a la afiliación de transición a este régimen por un período no inferior a seis (6) meses, a una EPS pública del Régimen Subsidiado, que cuente con cobertura en todo el territorio nacional, siempre y cuando cumpla con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2060 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Una vez transcurrido este lapso, el afiliado podrá trasladarse libremente a cualquier otra EPS que opere el Régimen Subsidiado en su municipio de residencia;

b) Si el trabajador eligiera afiliarse al Régimen Contributivo, se debe verificar que la EPS seleccionada esté debidamente autorizada para operar dicho régimen. En este caso, el operador de afiliación deberá notificar al Aportante que el pago correspondiente al afiliado deberá hacerse a través de PILA por el mes completo a las tasas establecidas por ley para el efecto;

c) Si la persona a afiliar se encuentra ya afiliada al Régimen Subsidiado de salud o al Régimen Contributivo de salud en calidad de beneficiario y quiere permanecer en esta condición, solo se requerirá la información de la EPS correspondiente y no procede la afiliación de beneficiarios de esta persona.

2. Afiliación a Riesgos Profesionales:

a) Cuando el Aportante no esté afiliado a ninguna Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), deberá seleccionar una de la lista de entidades autorizadas para operar este subsistema e informar la totalidad de sus trabajadores;

b) En el caso en que el Aportante ya se encontrara afiliado a una ARP, solo será válida la afiliación de nuevos trabajadores a esa Administradora.

3. Afiliación a Cajas de Compensación Familiar. Aplica para aportantes que realicen actividades diferentes a actividades del hogar (servicios domésticos), servicios de transporte público o privado por cuenta propia, servicios personales por cuenta propia:

a) Cuando el aportante no esté afiliado a alguna Caja de Compensación Familiar (CCF) en el mismo departamento en el que se va a inscribir, deberá seleccionar una de la lista de entidades autorizadas para operar este subsistema e informar la totalidad de sus trabajadores;

b) En el caso en que el aportante ya se encontrara afiliado a una CCF, solo será válida la afiliación de nuevos trabajadores a esa Administradora si los trabajadores que se afilian prestan sus servicios en la misma zona geográfica donde opera la CCF. Para los trabajadores que presten sus servicios en un departamento diferente, aplicará lo estipulado en el literal a) anterior.

4. Afiliación al Sistema de Ahorro Programado de Largo Plazo: Se debe verificar que un trabajador se encuentre afiliado a una sola Administradora autorizada para manejar el sistema de ahorro programado de largo plazo, sin importar cuántos empleadores o aportantes tenga dicho trabajador.

ARTÍCULO 72. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN BIOMÉTRICA DE LOS AFILIADOS. Los operadores de afiliación deben incluir dentro del proceso de afiliación única, los mecanismos para la recopilación de la información biométrica y de identificación de los trabajadores y sus beneficiarios, de acuerdo con lo establecido por las Resoluciones 2455 de 2008, 3755 de 2008 y 4806 de 2009, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

En el caso en que existan convenios entre el operador de afiliación y las administradoras para la recolección de la información, este deberá remitirla a las administradoras correspondientes, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al proceso de afiliación única. De acuerdo con las Resoluciones ya mencionadas, es responsabilidad de las administradoras, la remisión de esta información al Registro Único de Afiliados - RUAF.

En el caso de los beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional, el ISS es la entidad responsable del enrolamiento y captura de la información biométrica dado que es la administradora a la cual se afilia esta población y por lo tanto la responsable de enviar la información al RUAF.

ARTÍCULO 73. DEFINICIÓN DE LOS NOMBRES DE LOS ARCHIVOS.

CampoDescripciónValor permitido
1Código del operador de afiliaciónCódigo asignado por el Ministerio de la Protección Social
2Código de referencia en el sistema
3Código de la entidad Administradora
4Fecha de envíoFormato AAAA-MM-DD
5Modalidad del formulario0 electrónica
1 Asistida
6Componente de la Protección SocialP pensiones
E Ahorro programado de largo plazo
R Riesgos Profesionales
C Cajas de Compensación
S Salud
7Tipo de archivoA Archivo de la inscripción de los aportantes (Artículos 14 y 15).

F Maestro de afiliación o traslado del aportante a Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación (Artículos47 y 48)

M Maestro de afiliación o traslado de los trabajadores (Para los componentes de salud, pensiones, riesgos, cajas de compensación y Ahorro programado de largo plazo, artículos 49, 50, 51, 52, 53) B Maestro de afiliación o traslado de los beneficiarios (para lo <sic> componentes de salud y cajas de compensación, artículos 54 y 55).

G Respuesta por parte de las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de la afiliación del aportante y los trabajadores (artículo 57) N Respuesta por parte de las Administradoras de Salud, Pensiones y Ahorro Programado de Largo Plazo de la afiliación del trabajador y de las administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar de las novedades del aportante y el trabajador (artículo 59).

T1 Respuesta de la solicitud de traslado por parte de la Administradora actual a la Administradora de traslado (artículo 65)

ARTÍCULO 74. CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO DE LOS ARCHIVOS. El sistema del operador debe proveer de una ayuda al aportante para realizar cargas masivas de afiliaciones, traslados y novedades de este y de sus trabajadores. Este archivo debe tener las siguientes características:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión.txt;

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS;

c) El separador de campos debe ser coma (|) y ser usado exclusivamente para este fin;

d) Cuando dentro de un archivo de datos (de trabajadores y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (||);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor;

h) Las longitudes contenidas en las tablas de esta resolución se deben entender como el tamaño máximo del campo;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

PARÁGRAFO. En una etapa posterior de la implementación se tendrá la posibilidad de poder interoperar no solamente a través de archivos planos sino que se podrá realizar a través de archivos con el estándar XML.

ARTÍCULO 75. MODALIDADES DE LA AFILIACIÓN ÚNICA ELECTRÓNICA. Los operadores de afiliación deben prestar el servicio en las modalidades electrónica y asistida.

1. Electrónica: Puede diligenciar la afiliación al Sistema de Seguridad Social integral y a Compensación Familiar a través de las páginas Web de los operadores de afiliación. En ese caso los autorizados a reportar al sistema única de afiliación deben llenar los campos marcados como obligatorios y el sistema le irá indicando los pasos por seguir.

2. Asistida: Es el mecanismo previsto para que los diferentes autorizados a reportar al Sistema de Afiliación única, realicen la afiliación al Sistema de Seguridad Social integral y Compensación Familiar, las novedades correspondientes y las solicitudes de traslado, sin que sea necesario que estos lo realicen a través de Internet; en cuyo caso el autorizado a reportar remitirá la información detallada correspondiente, del aportante, los cotizantes o trabajadores y los beneficiarios, por cualquier medio, al operador de afiliación, quien procederá a digitarla de manera que se transforme en formulario electrónico.

PARÁGRAFO. Sin importar la modalidad por la cual se opte, se debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 12 de esta Resolución y todos los artículos que lo desarrollan.

ARTÍCULO 76. GRADUALIDAD DE LA IMPLEMENTACIÓN. La gradualidad de la implementación se dará en varias etapas y condiciones:

EtapaTiempoCondiciones
Piloto ControladoHasta 3 meses
A partir del plazo máximo establecido en el artículo 8o del Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya, para poner a disposición el Formulario Único Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.
En esta etapa podrán ingresar las empresas que el Ministerio de la Protección Social autorice
VoluntariaHasta 3 meses
Inicia una vez terminada la etapa piloto
Podrá ingresar cualquier empresa sin importar su tamaño
ObligatorioInicia una vez terminada la etapa voluntariaEstán obligadas a ingresar todas las empresas
Para los independientesLos independientes podrán usar el sistema en forma voluntaria.
Será de obligatorio cumplimiento, a partir del dieciochoavo mes de iniciado el Sistema de Afiliación Única
La obligación se hará de acuerdo al último dígito de la cédula, así :
A partir del dieciochoavo mes los terminados en 1, 2, 3 El mes siguiente, los terminados en 4, 5, 6
Y el mes siguiente, los terminados en 7, 8, 9, 0

ARTÍCULO 77. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de julio de 2010.

El Ministro de la Protección Social,

DIEGO PALACIO BETANCOURT.

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