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Resolución 1056 de 2015 MSPS

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RESOLUCIÓN 1056 DE 2015

(abril 9)

Diario Oficial No. 49.478 de 10 de abril de 2015

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se establecen los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados (RUAF), el mecanismo de transferencia de los archivos y se dictan otras disposiciones.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2o del Decreto-ley 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012 y los Decretos números 1637 de 2006, 721 de 2013 y 1047 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto número 1637 de 2006 se determinaron las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras del Sistema de la Protección Social, esto es, los subsistemas de seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales, subsidio familiar, parafiscales, cesantías y asistencia social, dep reportar la información al Registro Único de Afiliados (RUAF) adoptando para el efecto, los anexos técnicos correspondientes;

Que en desarrollo del citado decreto, se expidió la Resolución número 2358 de 2006, modificada por las Resoluciones números 2947 de 2006, 3336 de 2013 y 3796 de 2014, que estableció las especificaciones técnicas y los plazos para el cumplimiento de la obligación de reporte de información al Registro Único de Afiliados (RUAF), por parte de las citadas administradoras señalando en su artículo 3, que para el efecto se deberá utilizar en internet la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA) desarrollada por este Ministerio;

Que la Ley 1636 de 2013 creó el Mecanismo de Protección al Cesante con el fin de mitigar los efectos del desempleo, relacionados principalmente con la disminución de los ingresos económicos de los trabajadores y sus familias y la desprotección frente al Sistema de Seguridad Social Integral;

Que igualmente, mediante Decretos número 604 de 2013 y 288 de 2014 se reglamentó el acceso y operación del Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS), y se determinaron las condiciones para el otorgamiento de la pensión familiar establecida en la Ley 1580 de 2012, respectivamente;

Que así mismo, a través del Decreto números 055 de 2015, se reglamentó la afiliación de estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales;

Que dado que las administradoras de los riesgos que conforman los diferentes subsistemas del Sistema de la Protección Social están obligadas a reportar la información relativa a sus empleadores y afiliados, se hace necesario adaptar las nuevas disposiciones normativas en aras de tener un sistema unificado y consolidado;

Que dado lo anterior, se hace necesario adoptar la Plataforma de Integración de Datos (PISIS) del Sistema de Información de la Protección Social (SISPRO) como mecanismo de transferencia de archivos en forma segura. Igualmente, es pertinente establecer la periodicidad y plazos de reporte a través de dicha plataforma;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados (RUAF) a través de los cuales las entidades Administradoras de los Subsistemas a que refiere el artículo 2o del Decreto número 1637 de 2006, deberán reportar la información, en el mecanismo de transferencia de los archivos, “Plataforma de Integración de Datos (PISIS) del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro)”. Igualmente, señalar la periodicidad, plazos para el reporte y la disposición de los archivos de resultados del procesamiento de la información.

ARTÍCULO 2o. ANEXOS TÉCNICOS DEL REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS (RUAF). Adóptense como parte integral de la presente resolución, los Anexos Técnicos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes Subsistemas, al Registro Único de Afiliados (RUAF), así:

“Anexo Técnico 1. Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones

Anexo Técnico 2. Afiliados a Fondos de Cesantías: Subsistema de Cesantías

Anexo Técnico 3. Afiliados a Riesgos Laborales: Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales.

Anexo Técnico 4. Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones – Entidades pagadoras de pensiones

Anexo Técnico 5. Compensación Familiar: Subsistema de Subsidio Familiar.

Anexo Técnico 6. Programas de Asistencia Social: Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales.

Anexo Técnico 7. Especificaciones técnicas aplicables a los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados (RUAF)”.

PARÁGRAFO. Los datos correspondientes al Subsistema de Seguridad Social en Salud, serán tomados de la información suministrada por las EPS del régimen contributivo y subsidiado al Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) del Ministerio de Salud y Protección Social. La actualización de la información en el Registro Único de Afiliados (RUAF), refleja el estado de la afiliación con corte al último día del mes vencido.

ARTÍCULO 3o. PERIODICIDAD Y PLAZO DEL REPORTE DE LAS NOVEDADES AL REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS (RUAF). Las Administradoras de cada uno de los Subsistemas, deben reportar los archivos mencionados en el artículo anterior, en las siguientes fechas:

ANEXOSPeriodicidadFecha de Corte de la Información a reportarPlazo para enviar los archivos planos
 DesdeHasta
Anexo técnico 1. Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en PensionesSemanalDía viernes de la semana, incluyendo novedades de ese díaDía sábado siguiente al día de corteDía lunes siguiente al día de corte.
Anexo técnico 2. Afiliados a Fondos de Cesantías: Subsistema de Cesantías MensualÚltimo día calendario del mes reportadoDía primero calendario del mes siguiente de la información a reportarDía 10 calendario del mes siguiente de la información a reportar
Anexo técnico 3. Afiliados a Riesgos Laborales: Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales.SemanalDía viernes de la semana, incluyendo novedades de este día.Día sábado siguiente al día de corteDía lunes siguiente al día de corte.
Anexo técnico 4. Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones – Entidades pagadoras de pensionesSemanalDía viernes de la semana, incluyendo novedades de este díaDía sábado siguiente al día de corteDía lunes siguiente al día de corte.
Anexo técnico 5. Compensación Familiar: Subsistema de Subsidio Familiar. SemanalDía Viernes de la semana, incluyendo novedades de este díaDía sábado siguiente al día de corteDía lunes siguiente al día de corte.
ANEXOSPeriodicidadFecha de Corte de la Información a reportarPlazo para enviar los archivos planos
 DesdeHasta
Anexo técnico 6. Programas de Asistencia Social: Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales.Mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo del programaÚltimo día calendario del período reportado Día primero calendario siguiente al día de corte, de acuerdo a la periodicidadDía 10 calendario del mes siguiente al día de corte, de acuerdo a la periodicidad

ARTÍCULO 4o. DISPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE RESULTADOS DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN REPORTADA AL RUAF. Como resultado del procesamiento de la información reportada por las administradoras, este Ministerio publicará dichos archivos, conforme a las especificaciones previstas en el numeral 3 del Anexo Técnico 7, que hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO 5o. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE LOS ARCHIVOS AL REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS (RUAF). La información correspondiente a los anexos técnicos a que refiere el artículo 2o de la presente resolución, debe reportarse a través de la plataforma de Integración de datos – PISIS del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro), conforme con las especificaciones previstas en el numeral 2 del Anexo técnico 7. “Especificaciones técnicas aplicables a los Anexos del Registro Único de Afiliaciones (RUAF)”, que hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO 6o. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto número 1377 de 2013, Ley 1712 de 2014 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan; en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

ARTÍCULO 7o. IMPLEMENTACIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS POR PARTE DE LAS ADMINISTRADORAS. Los Anexos Técnicos números 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 del Registro Único de Afiliados (RUAF), a que se refiere el artículo 2o de la presente resolución, deben implementarse por las Administradoras de los diferentes Subsistemas, a partir del 1o de junio de 2015 con el reporte de las novedades periódicas del mes de mayo de 2015.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 2358 de 2006, modificada por las Resoluciones números 2947 de 2006, 3336 de 2013 y 3796 de 2014.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 9 de abril de 2015.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.

ANEXO TÉCNICO 1.

AFILIADOS A FONDOS DE PENSIONES: SUBSISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN PENSIONES.

Las administradoras de los Fondos de Pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), sus afiliados.

Para el efecto deben enviar los siguientes archivos: a) MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO; b) NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN, y c) ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente, se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del Anexo Técnico 1.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

1.1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1 ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: RUAF3
Tipo de Fuente250Fuente de la Información – Administradoras de Fondos de pensiones AFP3
Tema de informaciónPMPP
PNPA
PNPE
Información de los siguiente temas:
4
 PMPP

Maestro de Afiliados Cargue Periódico 
  NPA Novedades de Actualización 
  NPE Novedades de Estado Afiliación y al día del aportante 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del día viernes de la semana 8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información:

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860999123
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad reportadora.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

025-14

0025-3

230201
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de la información de las afiliaciones a los Fondos de pensiones RUA250PMPPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250PNPAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250PNPEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS DEL MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE.

Los archivos de inconsistencias cumplirán con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónPUBIdentificador del módulo de información: Publicaciones3
Tipo de Fuente200Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social3
Tema de informaciónPMPP

PNPA

PNPE
Información de los siguiente temas:


4
 PMPP Maestro de inconsistencias de Afiliados cargue periódico 
  PNPA Novedades de actualización 
  PNPE Novedades de estado afiliación y al día del aportante 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.

Ejemplo: 20141231
8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000900474727
12
Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Tipo de identificación de la entidad destinoNITipo de identificación de la entidad destino de la información:

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad destino999999999999Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860314055
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

025-14

230201

230901
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE INCONSISTENCIAS DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE.

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a los Fondos de pensiones.PUB200PMPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200PNPAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200PNPEAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

1.2.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO

El archivo maestro de afiliados cargue periódico está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1, tanto en el Registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
117Código administradora6Ver glosario
235Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
336Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
437Total de registros relacionados en el archivo 8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
538Nombre del Archivo (Con extensión .TXT) 44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALOR PERMITIDOREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
11Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
22Número de identificación del afiliado17
33Código género1Ver glosario
44Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DD
55Departamento nacimiento2Ver glosarioNO
66Municipio nacimiento3Ver glosarioNO
77Primer apellido60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
88Segundo apellido60NO
99Primer nombre60
1010Segundo nombre60NO
1111Departamento residencia2Ver glosario
1212Municipio residencia3Ver glosario
1315Fecha efectiva de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
1416Afiliación subsidiada1Ver glosario
1517Código administradora6
1618Código tipo de cotizante2Ver glosario
1739Afiliado cesante1Ver glosario
1819Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNO
1920Número de identificación del aportante17NO
2021Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
2122Razón social del aportante150Ver glosarioNO
2223Clase de aportante 1Ver glosario
2324Departamento de la ubicación laboral2Ver glosario
2425Municipio de la ubicación laboral3Ver glosario
2526Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNO
2627Estado de la afiliación1Ver glosario
2728Al día1Ver glosario
2834Código de la administradora desde donde se traslada6Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras.
2940Traslado1Ver GlosarioNO

Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 1, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Los campos con código 19 (Tipo de identificación del aportante), 20 (Número de identificación del aportante) y 22 (Razón social del aportante) en el glosario del anexo 1, no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.

Si el campo con código 18 (Código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 19 (Tipo de identificación del aportante) y 20 (Número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (Tipo de identificación del afiliado) y 2 (Número de identificación del afiliado) respectivamente.

Para el cargue periódico, si un afiliado tiene más de un aportante, la administradora de pensiones debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados cargue periódico.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la administradora de pensiones sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados cargue periódico, diligenciando la totalidad de los campos con un aportante; los demás aportantes los debe reportar en el archivo de novedades de actualización con la novedad P07.

1.2.2 ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

El archivo de novedades de actualización está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados cargue periódico.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico debe ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,). Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
117Código de la administradora6Ver glosario
235Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
336Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
437Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
538Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALOR PERMITIDOREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
117Código administradora6
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
32Número de identificación del afiliado17
47Primer apellido60Ver glosario
58Segundo apellido60NO
69Primer nombre60
710Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3Ver “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”
9Valor 1Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a pensiones ” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10Valor 2 
11Valor 3 
12Valor 4 
13Valor 5 
14Valor 6 
15Valor 7 
16Valor 8 
17Valor 9 
18Valor 10 
19Valor 11 
20Valor 12 
21Valor 13 
22Valor 14 
23Valor 15 

1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Cód. Nov.DescripciónOrden de las variables de
la novedad
Observaciones
P01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos modificados deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
P02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.

Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
P03Modificar afiliación a pensiones15, 16Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04Retirar o trasladar afiliación a pensiones30, 31, 32, 33, 34Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos:

Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33.

Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32.

Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34.

Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.

Si el caso es por “Anulación por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el “campo 30” corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación.

Si el caso es por “cedido por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de fin de la vigencia.

Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de la sustitución de administradora.

Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “Campo 30” debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras.

Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “Campo 30” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora.
P07Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.

LOS CAMPOS 18, 19, 20 Y 22 SON OBLIGATORIOS
P08Modificar aportante de una afiliación a pensiones18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.

Los campos 19, 20, 22 son obligatorios.
P09Desvincular aportante de una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 29Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.

Los campos 19, 20, 29 son obligatorios.

1.2.3 ARCHIVO DE NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el periodo donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al periodo anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALOR PERMITIDOREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
117Código de la administradora6Ver glosario
235Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
336Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALOR PERMITIDOREQUERIDO
437Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
538Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1NOMBRE DEL CAMPOL LONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDOOBSERVACIONES
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
117Código administradora6 
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
32Número de identificación del afiliado17 
47Primer apellido60Ver glosario
58Segundo apellido60 NO
69Primer nombre60 
710Segundo nombre60 NO
8Código de la novedad3P05

P06
927Estado de la afiliación1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
1019Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioCampos obligatorios, excepto cuando la afiliación no tenga vinculaciones laborales vigentes.
1120Número de identificación del aportante17Ver glosario
1221Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
1322Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio de acuerdo a la obligatoriedad de los campos 19 y 20.
1428Al día1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se debe enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número de total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.4 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del maestro de afiliados cargue periódico, novedades de actualización o novedades estado afiliación y al día del aportante enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/PENSIONES.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos, se deben usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo número 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO NÚMERO 1

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados cargue periódico y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico o F- Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidos
0Tipo de Registro1N1 – Registro de control

2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

CD - Carné Diplomático

PA – Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A
3Código género1AM – Masculino

F – Femenino
4Fecha de nacimiento10FAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
8Segundo apellido60A
9Primer nombre60A
10Segundo nombre60A
11Departamento residencia2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
15Fecha efectiva de afiliación a la administradora10FAAAA-MM-DD

Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16Afiliación subsidiada1AS – Sí recibe subsidio

N – No recibe subsidio
17Código administradora6A
18Código tipo de cotizante2N1- Dependiente.

2- Servicio doméstico

3- Independiente.

4- Madre comunitaria.

16- Independiente agremiado o asociado.

18- Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC.

20- Estudiantes (Régimen especial- Ley 789/2002).

22- Profesor de establecimiento particular.

30- Dependiente entidades o universidades con régimen especial en salud

31- Cooperados o precooperativas de trabajo asociado.

32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana.

33- Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.

34- Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá que percibe honorarios amparado por póliza de salud.

35- Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud

36- Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional

43- Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero.

47- Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones – Aportes Patronales.

51- Trabajador de tiempo parcial Decreto número 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud.

52- Beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante.

53. Afiliado Partícipe

54- Prepensionado de entidad en liquidación

55 - Afiliado Partícipe –dependiente
19Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

NI - Número de identificación tributaria

CD- Carné diplomático
20Número de identificación del aportante17A
21Dígito de verificación del aportante1N0-9. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio
22Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
23Clase de aportante 1AA - Aportante con 200 o más cotizantes

B - Aportante con menos de 200 cotizantes

C - Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000

D - Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010)

I - Independiente
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
26Fecha de vinculación con el aportante10FAAAA-MM-DD
27Estado de la afiliación1N1- Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora.

2- Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que sí han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.

3- Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.
28Al día1N1 - Al día

2 - En mora
29Fecha de desvinculación con el aportante10FAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro o traslado de administradora10FAAAA-MM-DD
31Causa del retiro o traslado2N 0 - Anulado por multiafiliación

1 - Pensión

2 - Devolución de saldos

3 - Indemnización sustitutiva

4 - Traslado de régimen

5 - Traslado de administradora mismo régimen

6 - Fallecimiento

7 - Anulación

8 - Retracto

9 - Cedido por multiafiliación

10 - Afiliación por el empleador

11 - Duplicidad en la identificación

12 - Sustitución

13 - Fusión

14 - Liquidación

15 - Por inclusión errónea
Cód.Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValores permitidos
32Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva 10FAAAA-MM-DD
33Fecha de fallecimiento10FAAAA-MM-DD
34Código de la administradora a la que se traslada 6ACódigo utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.

Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen

Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es SÍ
35Fecha inicial del período de la información10FAAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10FAAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8N
38Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)58AVer tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO
39Afiliado cesante1AS- si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral.

N- si el afiliado no se encuentra cesante.
40Traslado1N1- SÍ

2- NO

Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen

ANEXO TÉCNICO NÚMERO 2.

AFILIADOS A FONDOS DE CESANTÍAS: SUBSISTEMA DE CESANTÍAS.

Las administradoras de los Fondos de Cesantías deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), los afiliados a los Fondos de Cesantías.

Deben enviar los siguientes archivos: a) MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO y b) NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 1.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1 ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: RUAF3
Tipo de Fuente250Fuente de la Información – Administradoras de Fondos de Cesantías3
Tema de informaciónEMCP

ENCE
Información de los siguiente temas:
4
 EMCP Maestro de Afiliados Cargue Periódico 
  ENCE Novedades de Actualización 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del último día calendario del mes reportado.8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información:

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860999123
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad reportadora.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

230201

230901

230301
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRES DE ARCHIVOS: MAESTRO AFILIADOS CARGUE PERIODICO Y DE NOVEDADES DE ACTUALIZACION

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de información de los Fondos de cesantías sobre afiliaciones a la seguridad social.RUA250EMCPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250ENCEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS DE LOS ARCHIVOS MAESTRO AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO Y DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónPUBIdentificador del módulo de información: Publicaciones3
Tipo de Fuente200Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social3
Tema de informaciónEMCP
ENCE
Información de los siguiente temas: 4
 EMCP Maestro de Afiliados Cargue Periódico 
  ENCE Novedades de Actualización 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha de corte del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora. Ejemplo: 20141231. 8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000900474727
12
Tipo de identificación de la entidad destinoNITipo de identificación de la entidad destino de la información:

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad destino999999999999Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860314055
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO2
Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

230201

230901

231001
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRES DE ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO Y DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a los Fondos de CesantíasPUB200EMCPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200ENCEAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

1.2.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIODICO A CESANTÍAS

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 2, tanto en el Registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 2NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
114Código administradora6Ver glosario
232Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
333Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
434Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
535Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 2NOMBRE DEL CAMPOL LONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
11Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
22Número de identificación del afiliado17
33Código género1Ver glosarioNO
44Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO
55Departamento nacimiento2Ver glosarioNO
66Municipio nacimiento3Ver glosarioNO
NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 2NOMBRE DEL CAMPOL LONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
77Primer apellido60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
88Segundo apellido60NO
99Primer nombre60
1010Segundo nombre60NO
1111Departamento residencia2Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE NO
1212Municipio residencia3Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE NO
1313Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
1414Código administradora 6
1515Código tipo de afiliado2Ver glosario
1616Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
1717Número de identificación del aportante17
1818Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
1919Razón social del aportante150Ver glosario
2020Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DD
2121Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAA-MM-DD
2222Fecha final del contrato con el aportante10AAAA-MM-DD
2323Clase de aportante1Ver glosario
2424Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO
2525Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO
2626Estado de la afiliación1Ver glosario
2727Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAA-MM-DDNO
2828Último período de pago del aportante a la administradora7Ver glosarioNO

Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 2, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Si el campo con código 18 (Código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 19 (Tipo de identificación del aportante) y 20 (Número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (Tipo de identificación del afiliado) y 2 (Número de identificación del afiliado) respectivamente.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO.

1.2.2 ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN AFILIADOS A CESANTÍAS

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico debe ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 2NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
114Código de la administradora6Ver glosario
232Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
333Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
434Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
535Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 2NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
114Código administradora 6
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
32Número de identificación del afiliado17
47Primer apellido60Ver glosario
58Segundo apellido60NO
69Primer nombre60
710Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”
9Nuevo valor 1Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como,,

Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10Nuevo valor 2 
11Nuevo valor 3 
12Nuevo valor 4 
13Nuevo valor 5 
14Nuevo valor 6 
15Nuevo valor 7 
16Nuevo valor 8 
17Nuevo valor 9 
18Nuevo valor 10 
19Nuevo valor 11 
20Nuevo valor 12 
21Nuevo valor 13 
22Nuevo valor 14 
23Nuevo valor 15 

1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Cód. Nov.DescripciónOrden de las Variables de la novedadObservaciones
E01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF

Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
E02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.

Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
E03Modificar afiliación a cesantías13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF.

Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04Retirar o trasladar afiliación a cesantías16, 17, 18, 29, 30, 31Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora.

Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 29, 30 y 31.

Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 29 y 30.
E05Modificar estado de la afiliación del afiliado16, 17, 18, 26Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.

El campo 18 no es obligatorio
E06Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías16, 17, 18, 27, 28Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.

El campo 18 no es obligatorio.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a cesantías, o novedades de actualización, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.3 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del Maestro de Afiliados cargue periódico o de Novedades de Actualización enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/CESANTIAS.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, el día 20 calendario siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo número 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO NÚMERO 2

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados de la Protección Social (RUAF) a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
0Tipo de Registro1N1 - Registro de control

2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

CD - Carné Diplomático
2Número de identificación del afiliado17A
3Código género1AM - Masculino

F - Femenino
4Fecha de nacimiento10FAAAA-MM-DD
Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
5Departamento nacimiento2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
8Segundo apellido60A
9Primer nombre60A
10Segundo nombre60A
11Departamento residencia2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
13Fecha de afiliación a la administradora10FAAAA-MM-DD
14Código administradora6A
15Código tipo de afiliado1N1 – Dependiente

2 - Independiente

3 – Voluntario
16Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

NI - Número de identificación tributaria
17Número de identificación del aportante17A
18Dígito de verificación del aportante1N0-9
19Razón Social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20Fecha de vinculación con el aportante10FAAAA-MM-DD
21Fecha inicial del contrato con el aportante10FAAAA-MM-DD
22Fecha final del contrato con el aportante10FAAAA-MM-DD
23Clase de aportante1AA - Aportante con 200 o más cotizantes

B - Aportante con menos de 200 cotizantes

C - Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000

D - Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010)

I - Independiente
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
26Estado de la afiliación1N1 - Afiliado con saldo a favor

2 - Cuenta cancelada

3 - Cuenta con saldo cero
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10FAAAA-MM-DD
28Último período de pago del aportante a la administradora4AFormato : AAAA

AAAA : Año a reportar
29Tipo de retiro de la administradora1N1 - Traslado de administradora

2 - Fallecimiento

3 - Por inclusión errónea

4 - Otra causa de retiro
30Fecha de retiro de la administradora10FAAAA-MM-DD
31Fecha de fallecimiento 10FAAAA-MM-DD
32Fecha inicial del período de la información10FAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10FAAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8N
35Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)58AVer tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

ANEXO TÉCNICO NÚMERO 3.

AFILIADOS A RIESGOS LABORALES: SUBSISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN RIESGOS LABORALES.

Las administradoras de Riesgos Laborales deben suministrar la información de los afiliados, al Ministerio de Salud y Protección Social, para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Deben enviar los siguientes archivos: a) MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, b) NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN y c) ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 3.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1 ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: RUAF3
Tipo de Fuente250Fuente de la Información – Administradoras de Riesgos Laborales3
Tema de informaciónRMRP

RNRA

RNRE
Información de los siguiente temas:


4
 RMRP Maestro de Afiliados Cargue Periódico 
  RNRA Novedades de Actualización 
  RNRE Novedades Estado Afiliación y al día del aportante 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del día viernes de la semana8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información:

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860999123
12
Indicador de Código COIndicador que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad reportadora.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

014-18

014-17

014-23

014-25
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y ESTADO AFILIACIÓN Y ESTADO AL DÍA DEL APORTANTE

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de información de las ARL sobre afiliaciones a la seguridad social.RUA250RMRPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250RNRAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250RNREAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS DE LOS ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE.

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónPUBIdentificador del módulo de información: Publicación3
Tipo de Fuente200Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social3
Tema de informaciónRMRP

RNRA

RNRE
Información de los siguiente temas:


4
 RMRP Maestro de Afiliados Cargue Periódico 
  RNRA Novedades de Actualización 
  RNRE Novedades Estado de Afiliación y al día del aportante 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha de corte del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.

Ejemplo: 20141231
8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000900474727
12
Tipo de identificación de la entidad destinoNITipo de identificación de la entidad destino de la información:

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad destino999999999999Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860314055
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

014-25

014-8

014-23

014-30
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE INCONSISTENCIAS DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES ESTADO DE AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE.

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a Riesgos LaboralesPUB200RMRPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200RNRAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200RNREAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

1.2.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO A RIESGOS LABORALES

El archivo maestro de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO NÚMERO 3, tanto en el Registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 3NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
110Código administradora6Ver glosario
228Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
329Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
430Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
531Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 3NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
11Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
22Número de identificación del afiliado17
33Código género1Ver glosario
44Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DD
55Primer apellido60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
66Segundo apellido60NO
77Primer nombre60
88Segundo nombre60NO
99Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
1010Código administradora6
1111Código tipo de cotizante2Ver glosario
1212Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado 7Ver glosario
1313Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
1414Número de identificación del aportante17
1515Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
1616Razón social del aportante150Ver glosario
1717Clase de aportante 1Ver glosario
1818Código de ocupación del afiliado4
1919Departamento de la ubicación laboral 2Ver glosario
2020Municipio de la ubicación laboral 3Ver glosario
2122Al día1Ver glosario
2232Subtipo de cotizante2Ver glosarioNO
2333Modalidad1Ver glosarioNO

Los campos con código 6 (segundo apellido) y 8 (segundo nombre) en el glosario del anexo 3, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Si el campo con código 11(Código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 13 (Tipo de identificación del aportante) y 14 (Número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (Tipo de identificación del afiliado) y 2 (Número de identificación del afiliado) respectivamente.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados cargue periódico.

1.2.2 ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN AFILIADOS A RIESGOS LABORALES

El archivo de novedades de actualización de filiados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos laborales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados cargue periódico.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 3NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
110Código de la administradora6Ver glosario
228Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
329Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
430Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
531Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 3NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMÁ DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
110Código administradora 6
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
32Número de identificación del afiliado17
45Primer apellido60Ver glosario
56Segundo apellido60NO
67Primer nombre60
78Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales”
9Nuevo valor 1Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacíos y reportarse en el archivo como,,

Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10Nuevo valor 2 
11Nuevo valor 3 
12Nuevo valor 4 
13Nuevo valor 5 
14Nuevo valor 6 
15Nuevo valor 7 
16Nuevo valor 8 
17Nuevo valor 9 
18Nuevo valor 10 
19Nuevo valor 11 
20Nuevo valor 12 
21Nuevo valor 13 
22Nuevo valor 14 
23Nuevo valor 15 
   

1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Cód. Nov.DescripciónOrden de las Variables de la novedadObservaciones
R01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.

Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
R02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.

Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
R03Modificar afiliación a riesgos laborales9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 32, 33Modificar la información de la afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF.

Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04Retirar o trasladar afiliación a riesgos laborales13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27 Retirar afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF en los siguientes casos:

Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 24, 25 y 27.

Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 24, 25 y 26.

Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 23, 24, y 25.

Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25.

Si el caso es por traslado por contrato de cesión se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25.

Si el caso es por multiafiliación del aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25.

Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” corresponde a la fecha de sustitución de la empresa o la administradora.

Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la fusión de la empresa o la administradora.

Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 13, 14, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la empresa o la administradora.

Para todos los casos no es obligatorio el campo 15.

1.2.3 ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DEL ESTADO DE AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

La novedad R06 (al día del aportante) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, solamente se debe enviar en el periodo donde haya cambiado el estado al día o en mora respecto al periodo anterior.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 3NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11: valor que significa que el registro es de control
110Código de la administradora6Ver glosario
228Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
329Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
430Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
531Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 3NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
110Código administradora6
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
32Número de identificación del afiliado17
45Primer apellido60Ver glosario
56Segundo apellido60NO
67Primer nombre60
78Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3R06

Solo puede ser código R06.
921Estado de la afiliación1Ver glosarioNO

La novedad R05 no se requiere por lo tanto no se debe enviar.

El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
1013Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
1114Número de identificación del aportante17Ver glosario
1215Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
1316Razón social del aportante150Ver glosario
1422Al día1Ver glosario

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a Riesgos Laborales, novedades de actualización o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.4 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponde a la estructura de los archivos, ya sea del Maestro de Afiliados cargue periódico, Novedades de Actualización o Novedades de estado de afiliación y al día del aportante, enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/RIESGOS.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo número 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO NÚMERO 3

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.Nombre del CampoLongitud Máxima del campoTipoValores Permitidos
0Tipo de Registro1N1 – Registro de control

2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

CD- Carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A
3Código género1AM - Masculino

F - Femenino
4Fecha de nacimiento10FAAAA-MM-DD
5Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
6Segundo apellido60A
7Primer nombre60A
8Segundo nombre60A
9Fecha de afiliación10FAAAA-MM-DD
10Código administradora6A
11Código tipo de cotizante2N1 - Dependiente.

2 - Servicio doméstico.

3 - Independiente.

4 - Madre comunitaria.

12 - Aprendices en etapa lectiva.

16 - Independiente agremiado o asociado.

18 - Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC.

19 - Aprendices en etapa productiva

20 - Estudiantes (Régimen especial- Ley 789/2002).

21 - Estudiantes de posgrado en salud (Decreto 2376 de 2010).

22 - Profesor de establecimiento particular.

23 - Estudiantes Decreto 055 de 2015

30- Dependiente entidades o universidades con régimen especial en salud.

31- Cooperados o precooperativas de trabajo asociado.

32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana.

34 - Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá que percibe honorarios amparado por póliza de salud.

35- Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud

36- Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional

51- Trabajador de tiempo parcial Decreto número 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en salud.

53 - Afiliado Partícipe

55 - Afiliado Partícipe - dependiente
12Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado 7NDe acuerdo con lo definido en el Decreto número 1607 de 2002 o la norma que la modifique o sustituya.
13Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

CD - Carnet diplomático

NI - Número de identificación tributaria
14Número de identificación del aportante17A
15Dígito de verificación del aportante1N0-9
16Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17Clase de aportante 1AA - Aportante con 200 o más cotizantes

B - Aportante con menos de 200 cotizantes

C - Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000

D - Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010)

I - Independiente
18Código de ocupación del afiliado4NTabla CIUO 88 A.C.
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político - Administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1 - Activo

2 - Inactivo
22Al día1N1 - Al día

2 - En mora
23Fecha de desvinculación con el aportante10FAAAA-MM-DD
24Fecha de retiro o traslado10FAAAA-MM-DD
25Causa del retiro o traslado1N1 - Pensión

2 - Desvinculación del trabajador con el aportante

3 - Traslado del aportante a otra ARP

4 - Fallecimiento

5 - Traslado por contrato de cesión

6 - Por multiafiliación del aportante

7 - Por sustitución de la empresa

8 - Por fusión de la empresa

9 - Por liquidación de la empresa

10 - Por sustitución de la administradora

11 - Por fusión de la administradora

12 - Por liquidación de la administradora

13 - Por inclusión errónea
26Fecha de reconocimiento de la pensión10FAAAA-MM-DD
27Fecha de fallecimiento10FAAAA-MM-DD
28Fecha inicial del período de la información10FAAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10FAAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8N
31Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)58AVer tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”
Cód.Nombre del CampoLongitud Máxima del campoTipoValores Permitidos
32Subtipo de cotizante2N 9 - Cotizante pensionado con mesada pensional superior a los 25 salarios mínimos

10 - Independiente con contrato de prestación de servicios

11 - Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi Decreto número 1047 de 2014.

12 - Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi Decreto número 1047 de 2014. No obligado a cotizar a pensión.

El valor 10 aplica solamente cuando el tipo de cotizante es independiente.
33Modalidad laboral1N1 - Teletrabajador

2 - Voluntariado

Teletrabajador aplica dando cumplimiento al Decreto 884 de 2012

ANEXO TÉCNICO NÚMERO 4.

PAGADORES DE PENSIONES: SUBSISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN PENSIONES - ENTIDADES PAGADORAS DE PENSIONES.

Las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar la información de los pensionados, al Ministerio de Salud y Protección Social, para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Deben enviar los siguientes archivos: a) MAESTRO DE PENSIONADOS CARGUE PERIÓDICO y b) NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 4.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre

1.1.1 ARCHIVOS MAESTRO DE PENSIONADOS CARGUE PERIÓDICO Y DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: Ruaf3
Tipo de Fuente250Fuente de la Información - Entidades pagadoras de pensión3
Tema de informaciónNMPP

NNPE
Información de los siguientes temas:


4
 NMPP Maestro de Pensionados Cargue Periódico 
  NNPE Novedades de Actualización 
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del Día Viernes de la semana8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información:

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860999123
12
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE PENSIONADOS CARGUE PERIÓDICO Y DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de información de las entidades pagadoras de pensión.RUA250NMPPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt

RUA250NNPEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.txt
36

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE PENSIONADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Los nombres de los archivos cumplen con el siguiente estándar:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónPUBIdentificador del módulo de información: Publicaciones3
Tipo de Fuente250Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social3

Tema de información

NMPP

NNPE

Información de los siguientes temas:


NMPP
Maestro de Pensionados Cargue Periódico


 NNPE
Novedades de Actualización


 
4
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha de corte del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.

Ejemplo: 20141231
8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000900474727
12
Tipo de identificación de la entidad destinoNITipo de identificación de la entidad destino de la información:

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad destino999999999999Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860314055
12
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE PENSIONADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de información de inconsistencias de pensionados.PUB200NMPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxx.txt

PUB200NNPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxx.txt
50

1.2. ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

1.2.1 MAESTRO DE PENSIONADOS CARGUE PERIÓDICO

El archivo maestro de pensionados cargue periódico está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 4, tanto en el Registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 4NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
122Número de identificación del pagador de pensiones17
239Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
340Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
441Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
542Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)36Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

No CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 4NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
11Tipo de identificación del causante 2Ver glosario
22Número de identificación del causante 17
33Primer apellido del causante 60Ver glosario
44Segundo apellido del causante 60NO
55Primer nombre del causante 60
66Segundo nombre del causante 60NO
77Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosario
88Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17
99Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1Ver glosario
1010Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAA-MM-DD
1111Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNO
1212Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNO
1313Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
1414Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60NO
1515Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60
1616Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60NO
1717Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNO
1818Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNO
1919Pensionado residente en el exterior1Ver glosario
2020Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1Ver glosario
2121Tipo de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas 2Ver glosario
2222Número de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas17Ver glosario
2323Dígito de verificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas1Ver glosarioNO
2424Razón social de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas150Ver glosario
2525Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único 2Ver glosario
2626Tipo de pensionado 1Ver glosario
2743Modalidad de pensión2Ver glosario
2844Pensión compartida1Ver glosario
2927Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único 10
3028Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único 10AAAA-MM-DD
3129Fecha de inicio de pago pensional10AAAA-MM-DD
3230Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional10AAAA-MM-DDNO
3331Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional2Ver glosarioNO
3432Mesada pensional10Ver glosario
3533Porcentaje de ingreso base de liquidación7Ver glosario
3634Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7Ver glosarioNO
3735Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7Ver glosarioNO
3845Tipo de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas 2Ver glosario
3946Número de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas17Ver glosario
4047Razón social de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas150Ver glosario
4148Tipo de identificación del pagador de pensión2Ver glosario
4249Número de identificación del pagador de pensión17Ver glosario
4350Razón social del Pagador de Pensión150Ver glosario
4451Identificador de la pensión en el RUAF10Ver glosarioNO
4552Estado de supervivencia del titular pensionado1Ver glosario

Solo aplica cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18
4653Fecha de fallecimiento del titular pensionado10Ver glosario

Es obligatorio cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18 y el valor en el campo Estado de supervivencia del titular pensionado sea 1 - Fallecido
NO
4754Estado de supervivencia del titular causante1Ver glosario

Solo aplica cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18
4855Fecha de fallecimiento del titular causante10Ver glosario

Es obligatorio cuando el tipo de pensión es 16, 17 y 18 y el valor en el campo Estado de supervivencia del titular pensionado sea 1 – Fallecido
NO

Los campos del causante (campos 1 al 6 en el glosario de campos del Anexo número 4) son obligatorios para los cargues periódicos de información. Los campos 4 (Segundo Apellido) y 6 (Segundo Nombre) son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Si el campo Código de tipo de pensión o de otra prestación con pago único (campo 25 en el glosario de campos del anexo 4 ) corresponde a los valores 2, 3, 4, 5, 6 o 7 (pensiones de sobrevivencia), la información del causante (campos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el glosario de campos del anexo 4), deben ser distintos de la información del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único (campos 7, 8, 13, 14, 15 y 16 en el glosario de campos del Anexo número 4).

Si el campo Código de tipo de pensión o de otra prestación con pago único (campo 25 en el glosario de campos del anexo 4 ) corresponde a los valores 1, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 ó 15, la información del causante (campos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el glosario de campos del anexo 4), deben ser iguales a la información del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único (campos 7, 8, 13, 14, 15 y 16 en el glosario de campos del anexo 4), respectivamente.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las entidades pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados cargue periódico.

Si un pensionado tiene más de una pensión con el mismo pagador, por cada una de ellas se debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados cargue periódico.

Para la pensión familiar

Se deben tener en cuenta los siguientes casos, para el reporte de la información al Registro Único de Afiliados (RUAF):

CASOSE DEBE REPORTAR
1 Asignación inicial de la pensión familiar:Un (1) único registro por la pensión familiar, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, donde los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 corresponden al titular causante (el que contribuyó a la pensión) y los demás campos corresponden al titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 16 - Familiar.

Donde:

Titular causante: Corresponde a la persona que contribuyó a la pensión familiar y no es el titular de la misma.

Titular pensionado: Corresponde a la persona titular de la pensión familiar, es decir el que tuvo mayor número de semanas cotizadas.
2. En el caso de fallecimiento del titular pensionado, estando el titular causante vivo y no hay herederos:a) Reportar el fallecimiento del titular pensionado, en la estructura del archivo de novedades de actualización con la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar, cuya causal es 17-Fallecimiento del titular pensionado de una pensión familiar;

b) Reportar el cambio del titular causante como titular pensionado, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, donde en los campos con código del 1 al 6 y los campos con Código 54 y 55 deben corresponder al titular pensionado fallecido y los demás campos corresponden al titular causante que pasó a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 16 - Familiar.
3. En el caso de fallecimiento del titular pensionado, estando el titular causante vivo y hay herederos.a) Reportar el fallecimiento del titular pensionado, en la estructura del archivo de novedades de actualización con la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar, cuya causal es 17-Fallecimiento del titular pensionado de una pensión familiar;

b) Reportar el cambio del titular causante como titular pensionado, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, donde en los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 deben corresponder al titular pensionado fallecido y los demás campos corresponden al titular causante que pasó a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 16. Familiar y actualizar el campo mesada pensional;

c) Reportar en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados por cada heredero de la pensión un registro, donde los campos con código del 1 al 6 y los campos con código 54 y 55 deben corresponder al titular pensionado fallecido y los demás campos corresponden a del heredero que pasa a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 18 - Sobrevivencia pensión Familiar.
4. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado vivo y no hay herederos: a) Reportar en la estructura del archivo de novedades de actualización, la novedad N09 Actualizar fecha de fallecimiento del titular causante cuando el titular pensionado está vivo
CASOSE DEBE REPORTAR
5. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado vivo y hay herederos:a) Reportar en la estructura del archivo de novedades de actualización, la novedad N09 Actualizar fecha de fallecimiento del titular causante cuando el titular pensionado está vivo;

b) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N04 para actualizar el valor de la mesada pensional del titular pensionado;

c) Reportar en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, por cada heredero de la pensión un registro, donde los campos con código del 1 al 6, el campo con código 54 debe ir en 0 y en el campo 55 va, por estar vivo y deben corresponder al del titular pensionado. Los demás campos corresponden a del heredero de la pensión que pasa a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 18 - Sobrevivencia pensión Familiar.
6. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado fallecido y no hay herederos:a) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar con causal 16 - Retiro pensión familiar por muerte de ambos titulares.
7. En el caso de fallecimiento del titular causante, estando el titular pensionado fallecido y hay herederos:a) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N07 Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar con causal de retiro 16 - Retiro pensión familiar por muerte de ambos titulares;

b) Para los registros de los herederos ya reportados, se debe enviar por cada uno de ellos, la novedad N04 Modificar pago pensión, actualizando el valor de la mesada pensional;

c) Para el caso de los herederos no reportados, se debe enviar en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados por cada heredero de la pensión un registro, donde los campos con código del 1 al 6, el campo con código 54 debe ir en 0 y en el campo 55 va ,, por estar vivo y deben corresponder al del titular pensionado. Los demás campos corresponden a del heredero de la pensión que pasa a ser titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 18 - Sobrevivencia pensión Familiar.
8. Cuando hay separación o divorcio de los cónyuges o compañeros permanentes con pensión familiar, ambos titulares no han fallecido. En este caso ambos excónyuges se convierten en titulares pensionados.a) Reportar en la estructura de maestro de novedades, la novedad N07 Retirar pensión y movimientos con causal de retiro 15 - Retiro tipo pensión familiar por separación o divorcio de los cónyuges o compañeros permanentes;

b) Reportar un registro por cada excónyuge o ex compañera permanente, en la estructura del maestro de cargue periódico de pensionados, en donde los campos con código en el glosario del 1 al 6 son los mismos datos de los campos con código 7, 8, 13, 14, 15 y 16 correspondientemente, los demás campos corresponden al del titular pensionado. Se debe seleccionar tipo de pensión 17 - Familiar por separación o divorcio.

Para que las entidades aseguradoras que tienen a cargo el pago de las pensiones cuya modalidad es renta vitalicia, puedan cumplir con el reporte de la información de las pensiones familiares al RUAF como se establece en este anexo técnico, las Administradoras de los Fondos de Pensiones deben entregarle a las aseguradoras la información del tipo de pensión familiar (16 - Familiar, 17 - Familiar por separación o divorcio, 18 - Sobrevivencia pensión familiar) y la información de los dos titulares, distinguiendo cuál es titular pensionado y cuál el titular causante.

1.2.2. ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN PENSIONADOS

El archivo de novedades de actualización de pensionados está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de actualización.

Novedad de creación de nuevos pensionados

Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente los nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados cargue periódico. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la entidad pagadora de pensiones a donde se traslada, debe reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados cargue periódico.

Novedades de actualización

La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados cargue periódico deberá ser actualizada por las entidades pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE PENSIONADOS”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 4NOMBRE DEL CAMPO LONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
122Número de identificación del pagador de pensiones17Ver glosario
239Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
340Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
441Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
542Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)36Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 4NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
121Tipo de identificación del administrador de pensiones2Ver glosario
222Número de identificación del administrador de pensiones17
323Dígito de verificación del administrador de pensiones1Ver glosarioNO
47Tipo de identificación del pensionado o beneficiario2Ver glosario
58Número de identificación del pensionado o beneficiario17
613Primer apellido del pensionado o beneficiario60Ver glosario
714Segundo apellido del pensionado o beneficiario60Ver glosarioNO
815Primer nombre del pensionado o beneficiario60Ver glosario
916Segundo nombre del pensionado o beneficiario60Ver glosarioNO
10Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de pensionados”
11Nuevo valor 1Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de pensionados” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como ,,

Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
12Nuevo valor 2 
13Nuevo valor 3 
14Nuevo valor 4 
15Nuevo valor 5 
16Nuevo valor 6 
17Nuevo valor 7 
18Nuevo valor 8 
19Nuevo valor 9 
20Nuevo valor 10 
21Nuevo valor 11 
22Nuevo valor 12 
23Nuevo valor 13 
24Nuevo valor 14 
25Nuevo valor 15 

1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE PENSIONADOS

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Cód. Nov.DescripciónOrden de las Variables de la novedadObservaciones
N01Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.

Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
N02Modificación identificación de pensionado o beneficiario7, 8 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
N03Modificar pensión 19, 20, 25, 26, 27, 28, 43, 44, 51Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.

El campo 51 es obligatorio.
N04Modificar pago pensión29, 32, 33, 34, 35, 27, 28, 45, 46, 48, 49, 51Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.

Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
N05Modificar datos del causante de la pensión1, 2, 3, 4, 5, 6Modificar la información del causante de la pensión.

Los datos básicos modificados de la persona y los asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
N06Suspensión del pago de mesada pensional30, 31, 27, 28, 51Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.

Los campos 30, 31, 27, 28, 51 son obligatorios.
N07Retirar pensión y movimientos del tipo de pensión familiar36, 37, 38, 27, 28, 51 Retirar una pensión en la base de datos RUAF.

Los campos 36, 37, 27, 28, 51 son obligatorios para todas las causales de retiro.

El campo 38 es obligatorio cuando la causal de retiro es 8. Retiro pensión por fallecimiento, 17 Fallecimiento del titular pensionado

Cuando la causal de retiro es por traslado de pagador, sustitución, liquidación o fusión, la entidad pagadora de la cual se retira el pensionado debe enviar la novedad de retiro con esta causal y la entidad a la cual se trasladó el pensionado debe enviar el ingreso a dicha entidad en la estructura del archivo maestro de pensionados.

Cuando la causal de retiro es 9. Por inclusión errónea, la fecha de retiro debe ser igual a la fecha de la resolución.
N08Reactivación del pago de mesada pensional30, 31, 27, 28, 51Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF. Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
N09Actualizar fecha de fallecimiento del titular causante cuando el titular pensionado está vivo1, 2, 3, 4, 5, 6, 51, 55Todos los campos son obligatorios

Esta novedad aplica solamente cuando el tipo de pensión es 16, 17, 18

1.2.3 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS

La estructura de los archivos de inconsistencias corresponde a las estructuras de los archivos ya sea del Maestro de Pensionados Cargue Periódico o de Novedades de Actualización enviados por las entidades pagadoras de pensiones, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados (RUAF), en el siguiente link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/PAGADORES.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo número 7 de la presente resolución.

Los pagadores de pensiones deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO NÚMERO 4

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las entidades pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), a través de los archivos maestros de pensionados cargue periódico y de novedades de actualización, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValor Permitido
0Tipo de Registro1N1 - Registro de control

2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del causante 2ARC - Registro civil

TI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

CD - Carné diplomático
2Número de identificación del causante 17A
3Primer apellido del causante 60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
4Segundo apellido del causante 60A
5Primer nombre del causante 60A
6Segundo nombre del causante 60A
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único 2ARC - Registro civil

TI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA - Pasaporte

CD - Carnet diplomático
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17A
9Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1AM - Masculino

F - Femenino
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10FAAAA-MM-DD
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político. Administrativa de Colombia) del DANE.
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político. Administrativa de Colombia) del DANE
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60A
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60A
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60A
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político. Administrativa de Colombia) del DANE

Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S y corresponderán a EX para departamento y EXT para municipio.
18Municipio residencia del pensionado o beneficiario3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE

Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S y corresponderán a EX para departamento y EXT para municipio.
Cód.Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValor Permitido
19Pensionado residente en el exterior1AAplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior.

S- Si reside en el exterior

N- No reside en el exterior
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1AS- El pago se sitúa en el exterior

N - El pago no se sitúa en el exterior
21Tipo de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas2ANI - Número de identificación Tributaria

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de Extranjería

Los campos 21, 22, 23 y 24 corresponden a la entidad que reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas.

Como ejemplo: La UGPP (La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –UGPP)
22Número de identificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas17A
23Dígito de verificación de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas1N0-9
24Razón social de la entidad reconocedora y/o administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas150A
25Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único2N1. Vejez

2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común

3. Sobrevivencia temporal riesgo común

4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos

5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional

6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional

7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos

8. Invalidez por riesgo común

9. Invalidez por Riesgos Laborales

10. Jubilación

11. Jubilación para compartir

12. Sanción

13. Convencional

14. Convencional para compartir

15. Gracia

16. Familiar

17. Familiar por separación o divorcio

18. Sobrevivencia pensión familiar

20. Devolución de saldos

21. Indemnización sustitutiva

22. Auxilio funerario

23. Indemnización por incapacidad permanente

Parcial
26Tipo de pensionado 2N1 - Pensionado del Régimen de prima media con tope máximo de pensión.

2 - Pensionado del Régimen de Prima Media sin tope máximo de pensión.

3 - Pensionado de régimen de Ahorro Individual. No aplica tope máximo de pensión

4 - Pensionado de Riesgos Laborales. Tope máximo de 20 smlmv.

5 - Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión.

6 - Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión.

7 - Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, con tope máximo de pensión.

8 - Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, sin tope máximo de pensión

9 - Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio con tope máximo de pensión.

10 - Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio sin tope máximo de pensión.

11 - Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión.

12 - Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión.
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10N
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10FAAAA-MM-DD
Cód.Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValor Permitido
29Fecha de inicio de pago pensional10FAAAA-MM-DD
30Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional10FAAAA-MM-DD
31Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional2N1. Suspendida por verificación de requisitos - nulidad

2. Suspendida por no cobro

3. Suspendida por doble resolución

4. Reincorporación laboral

5. Revocatoria de resolución

6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros.

7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez

8. Reactivación –Acreditación de requisitos

9. Reactivación por cobro

10. Reactivación por retiro del servicio

11. Reactivación - Entrega de certificados

12. Reactivación - Revisión del estado de invalidez

13. Reactivación por otras causas
32Mesada pensional10NValor sin decimales, ni puntos.

En este campo se reporta el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7NPUEDE SER UN VALOR IGUAL O MAYOR DE CERO

PARA LOS CASOS DE PENSIONES DE SOBREVIVENCIA, SE DEBE REPORTAR EL PORCENTAJE DE LA MESADA PENSIONAL CORRESPONDIENTE A CADA BENEFICIARIO.

EJEMPLO:


  Valor Archivo Plano Porcentaje
   1.00000 100 %
   0.10000 10 %
   0.01000 1 %
   0.20350 20.35 %
   0.60540 Valor Archivo Plano
   1.00000
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7NEJEMPLO:
  Valor Archivo Plano Porcentaje
   0.33000 33 %
   0.10000 10 %
   0.05000 5 %
   0.20350 20.35 %
   0.49000 49 %
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7NEJEMPLO:


  Valor Archivo Plano Porcentaje
   1.00000 100 %
   0.50010 50.01%
   0.66000 66.00 %
   0.75000 75.00 %
   0.60540 60.54 %
36Fecha de retiro de la pensión 10FAAAA-MM-DD
37Causa de retiro de la pensión

y de movimientos del tipo de pensión familiar
1N1. Traslado de pagador

2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (Revisión pensión de invalidez)

3. Sentencia Judicial

4. Revocatoria

5. Pensión de Sustitución (Sobrevivencia)

6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)

7. Revocatoria de resolución

8. Retiro pensión por fallecimiento

9. Inclusión Errónea

10. Sustitución patronal

11. Fusión

12. Liquidación

13. Por orden de entidades de control

14. Por solicitud del beneficiario

15. Retiro pensión familiar por separación o divorcio de los cónyuges o compañeros permanentes

16. Retiro pensión familiar por muerte de ambos titulares.

17. Fallecimiento del titular pensionado de una pensión familiar

18. Fallecimiento del titular causante de una pensión familiar
Cód.Nombre del campoLongitud máxima del campoTipoValor Permitido
38Fecha de fallecimiento 10FAAAA-MM-DD
39Fecha inicial del período de la información10FAAAA-MM-DD
40Fecha final del período de la información10FAAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8N
42Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)50AVer tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”
43Modalidad de pensión2N1 - Retiro programado

2 - Retiro programado con renta vitalicia diferida

3 - Renta vitalicia inmediata

4 - Convencional

5 - Convencional para compartir

6 - Anticipada

7 - Sentencia judicial de origen legal o extralegal

8 - Conciliaciones

9 - Régimen General.

10 - Renta temporal cierta con renta vitalicia de diferimiento cierto

11 - Renta temporal variable con renta vitalicia diferida

12 - Retiro programado sin negociación de bono pensional

13 - Renta temporal variable con renta vitalicia inmediata.
44Pensión compartida1AS - El pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.

N - El pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
45Tipo de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas 2ANI - Número de identificación Tributaria

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de Extranjería

Si la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas (campos 21, 22, 24), no tiene a cargo otras entidades, los campos 45, 46, 47 deben corresponder a los de la entidad administradora de la pensión (campos 21, 22, 24)

Un ejemplo: Cajanal EICE entidad en liquidación a la cual UGPP administra los derechos pensionales y prestaciones económicas, por lo tanto en los campos 45, 46, 47 irían los datos correspondientes a Cajanal.
46Número de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas17A
47Razón social de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y/o administra los derechos pensionales y prestaciones económicas150A
48Tipo de identificación del pagador de pensión 2ANI - Número de identificación Tributaria

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de Extranjería

Los campos 48, 49 y 50 corresponden a la entidad que realiza el pago de la nómina de pensionados.

Si la entidad administradora (campos 21, 22, 24), no maneja una entidad pagadora de pensión, los campos 48, 49, 50 deben corresponder a los de la entidad administradora de la pensión (campos 21, 22, 24)

Ejemplo: FOPEP
49Número de identificación del pagador de pensión17A
50Razón social del pagador de pensión150A
51Identificador de la pensión en el RUAF9NNúmero único que identifica la pensión en el RUAF.
52Estado de supervivencia del titular pensionado1N0- Vivo

1- Fallecido
53Fecha de fallecimiento del titular pensionado10FAAAA-MM-DD
54Estado de supervivencia del titular causante1N0- Vivo

1- Fallecido
55Fecha de fallecimiento del titular causante10FAAAA-MM-DD

ANEXO TÉCNICO NÚMERO 5.

COMPENSACIÓN FAMILIAR: SUBSISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR.

Las Cajas de Compensación Familiar deben suministrar la información de los afiliados y los subsidios al Ministerio de Salud y Protección Social, para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Deben enviar los siguientes archivos: a) Maestro de Afiliados Cargue Periódico, b) Novedades de Actualización de afiliaciones y subsidios, c) Novedades estado afiliación y al día del aportante y c) Maestro de subsidios, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 5.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE AFILIACIONES Y SUBSIDIOS, NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE Y MAESTRO DE SUBSIDIOS.

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: RUAF3
Tipo de Fuente250Fuente de la Información – Cajas de Compensación3
Tema de informaciónCMCP

CNCA

CNCE

CMSP
Información de los siguiente temas:


4
 CMCP Maestro de Afiliados Cargue Periódico 
  CNCA Novedades de Actualización de afiliaciones y subsidios 
  CNCE Novedades Estado Afiliación y al día del aportante 
  CMSP Maestro de Subsidios  
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del Día Viernes de la semana8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información:

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860999123
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad reportadora.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

0CCF04

0CCF07

0CCF10

0CCF21
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRES DE ARCHIVOS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE AFILIACIONES Y SUBSIDIOS, NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE Y MAESTRO DE SUBSIDIOS

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de información de las Cajas de Compensación sobre afiliaciones a la seguridad social.RUA250CMCPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250CNCAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250CNCEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250CMSPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE AFILIACIONES Y SUBSIDIOS, NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE Y MAESTRO DE SUBSIDIOS.

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónPUBIdentificador del módulo de información: Publicaciones3
Tipo de Fuente200Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social3

Tema de información

CMCP

CNCA

CNCE

CMSP

Información de los siguientes temas:


CMCP
Maestro de Afiliados Cargue Periódico


 CNCA
Novedades de Actualización de afiliaciones y subsidios


 CNCE
Novedades Estado Afiliación y al día del aportante


 CMSP
Maestro de Subsidios


 
4
Fecha de CorteAAAMMDDCorresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.

Ejemplo: 20141231
8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000900474727
12
Tipo de identificación de la entidad destinoNITipo de identificación de la entidad destino de la información:

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad destino999999999999Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860314055
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad a quien se reporta las inconsistencias.

Número asignado por el ente supervisor que agremia estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

0CCF02

0CCF04

0CCF10

0CCF24
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRES DE ARCHIVOS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE AFILIACIONES Y SUBSIDIOS, NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE Y MAESTRO DE SUBSIDIOS.

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a las Cajas de CompensaciónPUB200CMCPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200CNCAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200CNCEAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200CMSPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

1.2.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

El archivo maestro de afiliados cargue periódico a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo

2) que contienen la información de los afiliados solicitados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

Para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (trabajador afiliado dependiente, trabajador afiliado facultativo, afiliado pensionado, afiliado voluntario, afiliado con exención, afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO NÚMERO 5, tanto en el registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor, y que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
112Código caja de compensación familiar6Ver glosario
22Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
44Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
55Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO. REPORTE PERIÓDICO AFILIADOOBLIG. REQUERIDO REPORTE PERIÓDICO MIEMBRO POBLACIÓN CUBIERTA
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
11Tipo de identificación del afiliado 2Ver glosario
22Número de identificación del afiliado17SISI
324Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2Ver glosarioNO
425Número de identificación del miembro de la población cubierta17NO
53Código género1Ver glosario
64Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DD
75Primer apellido60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
86Segundo apellido60NONO
97Primer nombre60
108Segundo nombre60NONO
119Departamento residencia2Ver glosario
1210Municipio residencia3Ver glosario
1311Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
1412Código caja de compensación familiar6
1513Código tipo de afiliado1Ver glosarioNO
1614Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
1715Número de identificación del aportante17
1816Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNONO
1917Razón social del aportante150Ver glosario
2018Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNO
2119Departamento de la ubicación laboral 2Ver glosarioNO
2220Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO
2322Al día1Ver glosarioNO
2423Código tipo de miembro de la población cubierta1Ver glosario
2526Código condición beneficiario1Ver glosarioNONO
2627Código tipo relación con afiliado1Ver glosarioNO

Los campos con código 6 (segundo apellido) y 8 (segundo nombre) en el glosario del Anexo número 5, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Si el código del campo 13 (tipo de afiliado) en el glosario del Anexo Técnico número 5, es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado, es decir los códigos de campos 14 (Tipo de identificación del aportante) y 15 (Número de identificación del aportante) deben corresponder a los códigos de campos 1 (Tipo de identificación del afiliado) y 2 (Número de identificación del afiliado), respectivamente.

Si el código del campo 13 (tipo de afiliado) en el glosario del Anexo Técnico número 5, es 3 (Afiliado pensionado), los códigos de campos 14 (Tipo de identificación del aportante) y 15 (Número de identificación del aportante) deben corresponder a la entidad pagadora de la pensión.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados cargue periódico y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

1.2.2 ARCHIVO MAESTRO DE SUBSIDIOS

El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
112Código caja de compensación familiar6Ver glosario
250Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
351Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
452Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
553Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO AFILIADOSREQUERIDO NO AFILIADOSREQUERIDO APORTANTES
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
155Identificador único del subsidio9Ver glosarioSISISI
212Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSISISI
350A quien se otorgó el subsidio 1Ver GlosarioSISISI
41Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar2Ver glosarioSISINO
52Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar17SISINO
65Primer apellido 60Ver glosarioSISINO
76Segundo apellido 60NONONO
87Primer nombre 60SISINO
98Segundo nombre 60NONONO
1028Fecha de asignación del subsidio 10Ver glosarioNONONO
1129Valor del subsidio10Ver glosarioNONOSI
1230Código tipo de subsidio2Ver glosarioSISISI
1331Estado del subsidio1Ver glosarioSISISI
1432Departamento donde recibe el subsidio2Ver glosarioNOSINO
1533Municipio donde recibe el subsidio3Ver glosarioNOSINO
1634Fecha de entrega del último subsidio10Ver glosarioNONOSI
1738Tipo de identificación del beneficiario2Ver glosarioSISISI
1839Número de identificación del beneficiario17SISISI
1940Código género del beneficiario1Ver glosarioNOSISI
2041Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAA-MM-DDNOSISI
2142Primer apellido del beneficiario60Ver glosarioNOSISI
2243Segundo apellido del beneficiario60NONONO
2344Primer nombre del beneficiario60NOSISI
2445Segundo nombre del beneficiario60NONONO
2546Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2Ver glosarioNONOSI
2647Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17NONOSI
2748Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio1NONONO
2849Razón social de la empresa que recibe el subsidio150Ver glosarioNONOSI

EXPLICACIÓN DEL REPORTE DE SUBSIDIOS

ESTADO DE LOS SUBSIDIOS

1= Otorgado: se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado

2= Suspendido: Es el periodo en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del Programa.

3= Pagado: es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.

4= Terminado: se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.

5= Cancelado

En el campo valor del subsidio, los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.

El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado, suspendido o cancelado.

El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

1. Subsidio de vivienda

En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado y 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:

– Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.

– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.

– Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.

2. Subsidio de desempleo

En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado, 2= Suspendido, 3 = Pagado y 4= Terminado.

Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

– Se debe enviar un registro por el jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio.

– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.

– Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.

– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

3. Subsidio cuota monetaria

En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2= Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

– Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

– Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.

– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

4. Subsidio en especie

El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5o de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3o, parágrafo 2o de la Ley 789 entregados a cada persona.

En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2= Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

– Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

– Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.

– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

5. Subsidio de educación

El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.

En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2= Suspendido o

3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador;

b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio NO es el afiliado trabajador se debe enviar:

– Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

– Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.

– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

6. Subsidios a los aportantes

Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a la empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = Pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.

Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

– Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.

– En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.

7. Seguro de desempleo FOSFEC

En el seguro de desempleo FOSFEC deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado, 3 = Pagado, 4= Terminado, 5= Cancelado. Para reportarlo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

– Se debe enviar un registro de la persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información de la persona que recibe el subsidio.

– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente a la persona que recibe el subsidio.

– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o cancelado.

– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

1.2.3 ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS Y SUBSIDIOS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

El archivo de novedades de afiliados y subsidios a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue inicial.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A COMPENSACIÓN FAMILIAR”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada código de novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de controlSI
112Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSI
250Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
351Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
452Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.SI
553Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”SI

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPOEN EL GLOSARIODEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDOOBSERVACIONES
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalleSIDatos del Afiliado trabajador, del beneficiario o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C01.

Datos del Afiliado trabajador o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C02.

Datos del afiliado beneficiario como están en la base de datos del RUAF para la novedad

C10.

Datos del afiliado trabajador como están en la base de datos del RUAF para las novedades C03, C04, C07 y C08
112Código caja de compensación familiar6SI 
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI
32Número de identificación del afiliado17SI 
45Primer apellido60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
SI
56Segundo apellido60NO
67Primer nombre60SI
78Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”SI
9Nuevo valor 1 NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como ,,

Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
10Nuevo valor 2
11Nuevo valor 3
12Nuevo valor 4
13Nuevo valor 5
14Nuevo valor 6
15Nuevo valor 7
16Nuevo valor 8
17Nuevo valor 9
18Nuevo valor 10
19Nuevo valor 11
20Nuevo valor 12
21Nuevo valor 13
22Nuevo valor 14
23Nuevo valor 15

1.2.3.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A COMPENSACIÓN FAMILIAR

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Código de NovedadDescripciónOrden de las Variables de la novedadObservaciones
C01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.

Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
C02Modificar identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF ya sea afiliado trabajador o un no afiliado para el caso de subsidios.

Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
C03Modificar afiliación a compensación familiar11, 13, 14, 15, 16,

17, 18, 19, 20, 23
Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF.

Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
C04Retirar afiliación a compensación familiar14, 15, 16, 35, 36, 37,58Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF de un afiliado trabajador, en los siguientes casos:

Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16, 35 y 58. El campo 16 no es obligatorio.

Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37, 58.

Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36, 58.

Esta novedad retira el afiliado trabajador referenciado con todo su grupo familiar.
C07Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.11, 23, 24, 25, 26, 27Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.

Los campos 24 y 25 son obligatorios.
C08Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. 24, 25, 36, 37, 58Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.

Los campos 24, 25, 36 y 58 son obligatorios.
C09Modificar subsidio28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante

Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios
C10Modificación de identificación del miembro de la población cubierta24, 25, 56, 57Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF.

Los campos 24 y 25 son obligatorios

Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.

1.2.4 NOVEDADES DEL ESTADO DE LA AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Para las novedades C05 y C06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente los registros para los afiliados trabajadores y que en el mes hayan cambiado el estado respecto al mes anterior.

La novedad C05 estado de la afiliación solamente debe ser usada para cambiar del estado activo a suspendido o de suspendido a activo.

El cambio de estado a inactivo se realiza a través de la novedad C04 (retirar afiliación a compensación familiar) que aplica para el afiliado trabajador y a través de la novedad C08 (retirar miembro de población cubierta a la afiliación a compensación familiar) que aplica para los miembros de la población cubierta.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
112Código caja de compensación familiar6Ver glosario
250Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
351Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
452Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
553Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 5NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
112Código caja de compensación familiar6
21Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
32Número de identificación del afiliado17
45Primer apellido60Ver glosario
56Segundo apellido60NO
67Primer nombre60
78Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3C05

C06


Sólo pueden ser los códigos C05 o C06.
921Estado de la afiliación1Ver glosarioNO

Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05.
1014Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
1115Número de identificación del aportante17Ver glosario
1216Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
1317Razón social del aportante150Ver glosario
1422Al día1Ver glosarioNO

Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se debe enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número de total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).

1.2.5 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos, ya sea del Maestro de Afiliados cargue periódico, maestro de subsidios, Novedades de Actualización o del estado de afiliación y al día del aportante enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/COMPENSACION.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo No. 7 de la presente resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO NÚMERO 5

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las Cajas de Compensación Familiar deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), a través de los archivos maestros de pensionados cargue periódico y de novedades de actualización, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico o F- Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
0Tipo de Registro1N1 – Registro de control

2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte

CD – Carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A
3Código género1AM - Masculino

F - Femenino
4Fecha de nacimiento 10FAAAA-MM-DD
5Primer apellido 60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
6Segundo apellido 60A
7Primer nombre 60A
8Segundo nombre 60A
9Departamento residencia 2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
10Municipio residencia3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
11Fecha de afiliación10FAAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6A
13Código tipo de afiliado1N1 - Trabajador afiliado dependiente

2 - Trabajador afiliado facultativo

3 - Afiliado pensionado

4 - Afiliado voluntario

5 - Afiliado con exención

6 - Afiliado por fidelidad
14Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte

CD – Carné diplomático

NI - Número de identificación tributaria
15Número de identificación del aportante17A
16Dígito de verificación del aportante1N0-9
17Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
18Fecha de vinculación con el aportante10FAAAA-MM-DD
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación 1N1 – Activo

2 – Inactivo

3 – Suspendido
22 Al día1N1 - Al día

2 - En mora
23Código tipo de miembro de la población cubierta1N1 – Afiliado

2 - Persona a cargo

3 – Cónyuge o compañero (a) permanente
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - Registro civil

TI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte

CD – Carné diplomático
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17A
26Código condición beneficiario1AD – Discapacitado

E – Estudiante
27Código tipo relación con el afiliado1N1 - Cónyuge o compañero permanente

2 - Hijo(a)

3 - Padre o madre

4 - Hermano(a)
28Fecha de asignación del subsidio10FAAAA-MM-DD
29Valor del subsidio10NDebe ser igual o mayor que cero y venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
30Código tipo de subsidio1N1 – Subsidio económico (cuota monetaria)

2 – Subsidio desempleo

3 – Subsidio educación

4 – Subsidio vivienda

5 – Subsidio en especie

6 – Microcrédito

7 – Al empleo

8 – Exención

9 – Aportes estudiantes

10 – Aprendices

11 – Subsidio de desempleo FOSFEC

12 – Subsidio de desempleo FOSFEC - empresas (De acuerdo al Decreto 1508 de 2014)
31Estado del subsidio1N1 – Otorgado

2 - Suspendido

3 – Pagado

4 – Terminado

5 – Cancelado
32Departamento donde recibe el subsidio2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
33Municipio donde recibe el subsidio3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
34Fecha de entrega del último subsidio10FAAAA-MM-DD
35Fecha de desvinculación con el aportante10FAAAA-MM-DD
36Fecha de retiro del afiliado10FAAAA-MM-DD
37Fecha de fallecimiento 10FAAAA-MM-DD
38Tipo de identificación del beneficiario2ARC – Registro civil

TI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte

CD – Carné diplomático
39Número de identificación del beneficiario17A
40Código género del beneficiario1AM - Masculino

F - Femenino
41Fecha de nacimiento del beneficiario10FAAAA-MM-DD
42Primer apellido del beneficiario60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
43Segundo apellido del beneficiario60A
44Primer nombre del beneficiario60A
45Segundo nombre del beneficiario60A
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2ATI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte

CD – Carné diplomático

NI - Número de identificación tributaria
Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17A
48Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio1N0-9
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150ANombre de la empresa que recibe el subsidio.
50A quien se otorgó el subsidio 1N1 – Afiliado

2 – No afiliado

3 – Aportante
51Fecha inicial del período de la información10FAAAA-MM-DD
52Fecha final del período de la información10FAAAA-MM-DD
53Total de registros relacionados en el archivo8N
54Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)58AVer tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”
55Identificador único del subsidio9NCorresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada Caja de Compensación.
56Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - Registro civil

TI - Tarjeta de identidad

CC - Cédula de ciudadanía

CE - Cédula de extranjería

PA – Pasaporte

CD – Carné diplomático
57Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta17A
58Causal de retiro2N1 – Desvinculación del trabajador con el aportante

2 – Fallecimiento

3 – Traslado del aportante a otra CCF

4- Traslado por contrato de cesión

5- Por multiafiliación del aportante

6- Por sustitución de la empresa

7- Por fusión de la empresa

8- Por liquidación de la empresa

9- Por sustitución de la administradora

10- Por fusión de la administradora

11- Por liquidación de la administradora

12- Por inclusión errónea

30- Otra causa de retiro

Para los afiliados trabajadores no aplica la causal 30.

Para los beneficiarios aplican solamente las causales 2, 12 o 30.

ANEXO TÉCNICO NÚMERO 6.

PROGRAMAS ASISTENCIA SOCIAL: SUBSISTEMA DE ASISTENCIA SOCIAL Y SUBSISTEMA DE PARAFISCALES.

Las administradoras de los programas de asistencia social deben suministrar la información de los vinculados a los programas, al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Deben enviar los siguientes archivos: a) Maestro de Vinculados Cargue Periódico y b) Novedades de Actualización, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 6.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.

1.1.1 MAESTRO DE VINCULADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL

Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónRUAIdentificador del módulo de información: Ruaf3
Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Tipo de Fuente250Fuente de la Información – Entidades que asignan subsidios a través de Programas de asistencia social.3

Tema de información

AMNP

ANNA

Información de los siguiente temas:


AMNP
Maestro de Vinculados Cargue Periódico


 ANNA
Novedades de Actualización


 
4
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del último día calendario del período reportado.8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información:

– NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

– Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860999123
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad reportadora.

Número asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social a estas entidades.

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

A00001

A00002

0A0010
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE VINCULADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Reporte de información de las entidades que asignan subsidios mediante programas de asistencia social.RUA250AMNPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

RUA250ANNAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
44

Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.

1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE VINCULADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Los archivos cumplen con los siguientes estándares:

Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Módulo de informaciónPUBIdentificador del módulo de información: Publicaciones3
Tipo de Fuente200Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social3

Tema de información

AMNP

ANNA

Información de los siguientes temas:


AMNP
Maestro de Vinculados Cargue Periódico


 ANNA
Novedades de Actualización


 
4
Fecha de CorteAAAAMMDDCorresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora.

Ejemplo: 20141231
8
Tipo de identificación de la entidad reportadoraNITipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias.

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad reportadora999999999999Número de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social

Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000900474727
12
Componente del Nombre de ArchivoValores Permitidos o FormatoDescripciónLongitud FijaRequerido
Tipo de identificación de la entidad destinoNITipo de identificación de la entidad destino de la información:

NI: correspondiente al tipo de identificación NIT.
2
Número de identificación de la entidad destino999999999999Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior:

Número de NIT

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplo:

000860314055
12
Indicador de Código COIndicador de que a continuación está el dato de código de la entidad a quien se reporta. CO2
Código de la Entidad XXXXXXCódigo de la entidad a quien se reportan las inconsistencias.

Número asignado por Ministerio de Salud y Protección Social

Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.

Ejemplos:

0A0001

0A0002

PASENA

PAICBF
6
Extensión del archivo.TXTExtensión del archivo plano.4

NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE VINCULADOS CARGUE PERIÓDICO Y NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN

Tipo de ArchivoNombre de ArchivoLongitud
Publicación de información de inconsistencias de vinculados a programas de asistencia social. PUB200AMNPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt

PUB200ANNAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt
58

1.2. ESTRUCTURAS DE LOS ARCHIVOS

1.2.1 MAESTRO DE VINCULADOS CARGUE PERIÓDICO A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL

El archivo maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 6, tanto en el Registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.

Los campos que no llevan ningún valor y que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 6.NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
116Código administradora de programa Asistencia Social6Ver glosario
231Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
332Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
433Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
534Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 6.NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO REPORTE PERIÓDICO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
11Tipo de identificación del vinculado2Ver glosario
22Número de identificación del vinculado17
33Código Género1Ver glosario
44Fecha de Nacimiento10AAAA-MM-DD
55Departamento Nacimiento2Ver glosarioNO
66Municipio Nacimiento3Ver glosarioNO
77Primer apellido60Ver glosario

Los datos básicos de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
88Segundo apellido60NO
99Primer nombre60
1010Segundo nombre60NO
1111Departamento Residencia2Ver glosario
1212Municipio Residencia3Ver glosario
1313Código pertenencia étnica2Ver glosarioNO
1414Código Grupo de Interés Social2Ver glosarioNO
1515Fecha de vinculación10AAAA-MM-DD
1616Código administradora de programa Asistencia Social6
1717Código del programa2Ver glosario
1820Tipo de beneficio1Ver glosario
1921Tipo de subsidio para empresas 2Ver glosarioNO
2022Valor del beneficio10
2123Departamento donde recibe el beneficio2Ver glosario
2224Municipio donde recibe el beneficio3Ver glosario
2325Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado *2Ver glosarioNO
2426Número de identificación empresa donde labora el vinculado 17NO
2527Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado 1Ver glosarioNO
2628Razón social empresa donde labora el vinculado *150Ver glosarioNO
2729Fecha de entrega del último beneficio10Ver glosario
2831Estado del beneficio1Ver glosario

Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 6, son obligatorios si el vinculado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.

Los campos con código 25, 26, 28 en el glosario del anexo 6, son obligatorios cuando el campo con código 21 (tipo de subsidio) es para las empresas (Microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención).

Beneficios Económicos Periódicos (BEPS): Respecto a las personas que han tenido acceso al Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS), la administradora del mecanismo BEPS o el tercero que esta contrate, deberá reportar la información de las personas beneficiarias de dichos beneficios al Registro Único de Afiliados (RUAF), en las estructuras definidas en el presente anexo.

1.2.2 ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN VINCULADOS A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL

El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos vinculados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social.

Novedades de actualización

La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados cargue periódico a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE VINCULADOS A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada código de novedad.

REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 6.NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de Registro11 valor que significa que el registro es de control
116Código administradora de programa Asistencia Social6Ver glosario
231Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
332Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
433Total de registros relacionados en el archivo8Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo.
534Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)44Ver tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”

REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE

NoCÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 6.NOMBRE DEL CAMPOLONGITUD MÁXIMA DEL CAMPOVALORES PERMITIDOSREQUERIDO
00Tipo de registro12: valor que significa que el registro es de detalle
116Código administradora de programa de Asistencia Social6
21Tipo de identificación del vinculado2Ver glosario
32Número de identificación del vinculado17
47Primer apellido60Ver glosario
58Segundo apellido60NO
69Primer nombre60
710Segundo nombre60NO
8Código de la novedad3Ver Tabla “Códigos de Novedades de programas de Asistencia Social”
9Nuevo valor 1 Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de vinculados a programas de Asistencia Social” y los que no se modifiquen no llevarán ningún valor, es decir deben ir vacío y reportarse en el archivo como ,,

Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
NO
10Nuevo valor 2 
11Nuevo valor 3 
12Nuevo valor 4 
13Nuevo valor 5 
14Nuevo valor 6 
15Nuevo valor 7 
16Nuevo valor 8 
17Nuevo valor 9 
18Nuevo valor 10 
19Nuevo valor 11 
20Nuevo valor 12 
21Nuevo valor 13 
22Nuevo valor 14 
23Nuevo valor 15 

1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los vinculados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Código de NovedadDescripciónOrden de las Variables de la novedadObservaciones
A01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos básicos modificados de la persona deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
A02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.

Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados.
A03Modificar vinculación programa general15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 35Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio.

Para modificar el campo 29 “Fecha de entrega del beneficio” son obligatorios los campos 17, 29 y el nuevo campo 35, el cual constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio y debe venir en formato AAAA-MM-DD.
A04Retirar vinculación programa general17, 30, 29, 36Retirar vinculación de un programa de asistencia social.

Para el retiro de un beneficio específico, los campos 17, 30, 29 y 36 son obligatorios.

Para el retiro de un vinculado, los campos 17, 30 y 36 son obligatorios, con esta opción se retiran todos los beneficios otorgados a una persona en un programa específico.

1.2.3 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS

La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del Maestro de Vinculados Cargue Periódico o de Novedades de Actualización enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados (RUAF), link:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/ASISTENCIA.pdf

Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, el día 20 calendario siguiente a la fecha de corte de acuerdo a la periodicidad. Para descargar estos archivos se deben usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo número 7 de esta resolución.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.

2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO NÚMERO 6

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras de los programas de asistencia social deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF), a través del archivo maestro de vinculados cargue periódico y de novedades de actualización, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico o F-Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.

Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
0Tipo de Registro1N1 – Registro de control

2 – Registro de detalle
1Tipo de identificación del vinculado2ARC – Registro civil
TI – Tarjeta de identidad
CC – Cédula de ciudadanía
CE – Cédula de extranjería
CD – Carné Diplomático
PA – Pasaporte
2Número de identificación del vinculado17A
3Código Género1AM – Masculino

F – Femenino
4Fecha de Nacimiento10FAAAA-MM-DD
5Departamento Nacimiento2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
6Municipio Nacimiento3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
8Segundo apellido60A
9Primer nombre60A
10Segundo nombre60A
11Departamento Residencia2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio Residencia3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
13Código pertenencia étnica2N1 – Indígena

2 - ROM (gitano)

3 - Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)

4 - Palenquero de San Basilio

5 - Negro(a), Mulato (a), Afrocolombia-no(a) o Afrodescendiente

6 - Ninguno de los anteriores
14Código grupo poblacional2N1 – Habitante de calle

2 – Población infantil a cargo del ICBF

3 – Madres comunitarias

4 – Creador o gestor cultural Decreto 2283 de 2010

5- Población sisbenizada

6 – Menores desvinculados del conflicto armado

7 – Población Discapacitada

8 – Población Desmovilizada

9 – Víctima del conflicto armado interno Ley 1448 de 2012

10- Población infantil vulnerable bajo protección diferente al ICBF

11- Programa en protección a testigos

12 – Población en centros psiquiátricos

13 – Población rural migratoria

14 – Población reclusa

15 – Población rural no migratoria

16- Población de la tercera edad en protección de ancianatos

22- Población carcelaria del INPEC Decreto número 2777 de 2010

31 – Adulto Mayor

32 – Cabeza de Familia

33 – Mujer Embarazada

34 – Mujer Lactante

35 – Trabajador Urbano

36 – Trabajador Rural

38 – Jóvenes vulnerables rurales (Sena)

39 - Jóvenes vulnerables urbanos (Sena)

99 – Ninguno de los anteriores
15Fecha de vinculación10FAAAA-MM-DD
16Código administradora de programa Asistencia Social6NCódigo asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social (RUAF).

Los códigos de las administradoras podrán ser consultados en la página del RUAF.
17Código del programa3NCódigo asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social (RUAF).

Los códigos de los programas podrán ser consultados en la página del RUAF.
20Tipo de beneficio2N1 – Económico

2 – En especie

3 – Económico y en especie

4 – Servicios

5 - Especie y servicios

6- Económico y servicios

7- No aplica (aplica para Registros)

8 - Económico, servicios y especie

9 - Subsidio condicionado Educación

10- Subsidio condicionado Nutrición

11 - Económico Vivienda Nueva o Usada

12 - Económico Construcción en sitio propio

13 - Económico Mejoramiento
Cód.Nombre del CampoLongitud máxima del campoTipoValores Permitidos
21Tipo de subsidio para empresas2N6 – Microcrédito

7 – Al empleo

8 – Exención

9 – Aportes estudiantes

10 – Aprendices
22Valor del Beneficio10NDebe ser igual o mayor que cero y venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
23Departamento donde recibe el beneficio2NTabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
24Municipio donde recibe el beneficio3NTabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado2ANI - Número de identificación tributaria
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado17A
27Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado1N0-9
28Razón social empresa donde labora el vinculado150ANombre de la empresa donde labora el vinculado.
29Fecha de entrega del último beneficio10FAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro10FAAAA-MM-DD
31Estado del beneficio1N1 - Otorgado

2 - Suspendido

3 - Entregado

4 - Terminado

5 - Inscripción (Aplica para Registros)
32Fecha inicial del período de la información10FAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10FAAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8N
34Nombre del Archivo (Con extensión .TXT)58AVer tabla “1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO”
35Fecha correcta beneficio 10FAAAA-MM-DD En la Novedad A03 constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio
36Causal de retiro2N1 - Finalización del programa

2 - Inclusión errónea

3 - Por sustitución de la administradora

4 - Por fusión de la administradora

5 - Por liquidación de la administradora

6 - Otra causal

ANEXO TÉCNICO NÚMERO 7.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS APLICABLES A LOS ANEXOS NÚMEROS 1, 2, 3, 4, 5 Y 6 DEL REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS (RUAF).

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

1. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS

2. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE LOS ARCHIVOS

3. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS (RUAF).

4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

5. MESA DE AYUDA

1. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha;

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt;

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes;

d) El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,);

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1,,dato3;

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permitan valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero;

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el CR o LF como fin de registro;

m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

2. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE LOS ARCHIVOS

El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones.

El envío de los archivos al Registro Único de Afiliados (RUAF) a través de la plataforma PISIS, deberá realizarse a partir del 1 de junio de 2015. Para esto, se deberán nombrar los archivos de acuerdo a lo estipulado en los numerales 1.1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO de los Anexos Técnicos números 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del Registro Único de Afiliados (RUAF), constitutivos de la presente resolución.

Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del SISPRO, así:

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Las entidades deberán realizar el registro de la entidad y el registro de la solicitud de los usuarios a partir del 15 de mayo de 2015.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura de los Anexos Técnicos determinados en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

-- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

-- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional RUAF y se informa al reportante el resultado.

Se entenderá cumplida la obligación de este reporte, una vez la segunda validación sea exitosa.

3. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS (RUAF)

Como resultado del procesamiento de la información reportada por las Administradoras al RUAF, se publicarán en el FTPS de este Ministerio, los tipos de archivos que a continuación se relacionan.

Para tener acceso al FTPS y poder descargar los archivos a que refiere este numeral, las administradoras de cada uno de los subsistemas deberán enviar un correo electrónico al especificado en el enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx,

solicitando un usuario y la clave e indicando nombre de la entidad solicitante, tipo y número de identificación de la entidad, identificación y nombre del representante legal, número telefónico de contacto, dos correos electrónicos institucionales y la identificación y nombres de las personas a las que corresponden dichos correos, a los cuales les será enviada la correspondiente información.

a) Archivos con los registros consistentes que han subido a la base de datos del RUAF

La primera semana de cada mes, se dispondrá a cada una de las administradoras de los diferentes Subsistemas, un archivo que contendrá la información que ha subido consistentemente a la base de datos del Registro Único de Afiliados (RUAF), con corte al último día del mes anterior.

Para el caso de los pagadores de pensiones, se dispondrá con periodicidad mensual, por cada pagador de pensión un archivo que contendrá la información de pensionados y las respectivas pensiones, que han subido consistentemente a la base de datos del Registro Único de Afiliados (RUAF) con corte al último día del mes anterior. Para cada una de las pensiones se incluirá un campo que se denomina “Identificador de la pensión en el RUAF”, que permitirá distinguir de manera única una pensión dentro del sistema, el cual deberá ser usado en las correspondientes novedades para modificar una determinada pensión. Para descargar dicho archivo, la entidad deberá realizar el procedimiento establecido en este numeral.

b) Archivos de inconsistencias

A partir del 1o de junio de 2015, los archivos de inconsistencias serán dispuestos de acuerdo a la estructura y periodicidades establecidas en los numerales “archivos de inconsistencias” de los Anexos del 1 al 6 del Registro Único de Afiliados (RUAF), constitutivos de la presente resolución.

b) Archivos de inconsistencias de depuración de los datos básicos de identificación de las personas.

A partir del 15 de junio de 2015, y en la segunda semana de cada trimestre, se dispondrán los archivos de inconsistencias producto de la depuración de la identificación de las personas.

4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

A partir de la fecha de inicio indicada en el artículo 7o de esta resolución, para el envío de los anexos del Registro Único de Afiliados (RUAF), a través de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS), las entidades que para la fecha cuenten con la firma digital podrán hacer uso de la misma, pero a partir del 1o de octubre de 2015 será de carácter obligatorio para todas las entidades, la firma digital para este fin.

5. MESA DE AYUDA

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de los archivos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx.

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

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