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RESOLUCIÓN 100-001101 DE 2020
(marzo 31)
Diario Oficial No. 51.273 de 31 de marzo 2020
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Por la cual se dictan y adoptan medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de la Superintendencia de Sociedades, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y el Aislamiento Preventivo Obligatorio.
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES
En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en el artículo 8 del Decreto 1023 de 2012 y
CONSIDERANDO:
Que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, «Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus», estableciendo disposiciones destinadas a la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al nuevo coronavirus COVID-19.
Que mediante la Directiva Presidencial 02 del 12 de marzo de 2020, se impartieron directrices para atender la contingencia generada por el coronavirus COVID-19, señalando que debería darse prioridad a los medios digitales para que los ciudadanos realicen trámites a su cargo y adopten los mecanismos necesarios para que los servidores públicos y contratistas cumplan con sus funciones y actividades mediante la modalidad de trabajo remoto.
Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 8 del Decreto 1023 de 2012 le corresponde al Superintendente de Sociedades, dirigirla Superintendencia de Sociedades con la inmediata colaboración de los Superintendentes Delegados y del Secretario General, por lo que ante las circunstancias imprevistas y detonantes de la crisis económica, social y ambiental generada por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, se implementaron medidas con el fin de garantizar los derechos de los administrados y coordinar las acciones correspondientes que permitieran la continuidad de la prestación del servicio, haciendo uso de los medios tecnológicos, durante el tiempo que dure la contingencia.
Que el Consejo Superior de la Judicatura mediante Acuerdos PCSJA20-11517, PCSJA20- 11518 y PCSJA20-11519 de 15 de marzo de 2020, PCSJA20-11521 de 19 de marzo de 2020 y CSJCUA20-41 de 26 de marzo de 2020, ha venido tomando medidas en relación con la suspensión de términos, con el fin de reforzar las medidas adoptadas en materia de salubridad públicas por parte del Gobierno Nacional.
Que mediante Resolución 100-000938 de 16 de marzo de 2020 la Superintendencia de Sociedades decretó como medida transitoria por motivos de salubridad pública, la suspensión de términos para los procesos jurisdiccionales de Procedimientos Mercantiles y de Procedimientos de Insolvencia que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, desde el 17 hasta el 23 de marzo de 2020, Inclusive.
Que mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 el Gobierno Nacional declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional por el término de 30 días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del coronavirus COVID-19.
Que producto de la declaratoria de pandemia del nuevo coronavirus COVID-19, ha sido necesario tomar medidas extraordinarias, estrictas y urgentes relacionadas con la contención del virus y su mitigación, como medidas orientadas a conjurar los efectos económicos asociados, disponiendo los recursos financieros, humanos y logísticos para enfrentarlos.
Que mediante Resolución 100-000978 de 17 de marzo de 2020 se decretó como medida transitoria por motivos de salubridad pública, la suspensión de términos en las actuaciones administrativas y disciplinarias que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, entre el 18 de marzo y el 8 de abril de 2020, inclusive.
Que a pesar de la suspensión de términos administrativos se ha continuado con el trabajo en casa y todos los derechos de petición y otras actuaciones administrativas no sujetas a términos y notificaciones se han adelantado haciendo uso de medios virtuales y tecnológicos.
Que mediante Decreto 90 de 19 de marzo de 2020, la Alcaldesa Mayor de Bogotá D.C., adoptó medidas transitorias para garantizar el orden público en el Distrito Capital, con ocasión de la declaratoria de calamidad pública efectuada mediante Decreto Distrital 087 del 2020 y limitó totalmente la libre circulación de vehículos y personas en la ciudad capital entre el día jueves 19 de marzo de 2020 a las 23:59 horas, hasta el lunes 23 de marzo de 2020 a las 23:59 horas, medida que fue extendida hasta el martes 24 de marzo de 2020 a las 23:59 horas, a través del Decreto Distrital 92 de 19 de marzo de 2020.
Que a nivel local, en varios municipios y departamentos del país también se tomaron medidas para el distanciamiento social y restricciones a la movilidad, incluyendo aquellas ciudades donde tiene presencia esta Entidad, como es el caso de: Barranquilla con el Decreto 376 del 17 de marzo del 2020, Bucaramanga mediante Decreto 194 del 16 de marzo del 2020, Cali a través del Decreto 691 del 18 de marzo del 2020, Cartagena con Decreto 506 del 17 de marzo del 2020, Manizales mediante Decreto 296 del 16 de marzo del 2020 y Medellín con Decreto 0392 de 20 de marzo de 2020, que adhirió al Decreto Departamental 20200070001025 del 19 de marzo de 2020.
Que mediante Decreto 457 de 22 de marzo de 2020, el Presidente de la República impartió instrucciones en virtud de la Emergencia Sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público, a través del cual ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00) del día 25 de marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00) del día 13 de abril de 2020.
Que en virtud de las nuevas disposiciones, mediante Resolución 100-001026 de 24 de marzo de 2020, se decretó como medida transitoria, la suspensión de términos para los procesos jurisdiccionales de Procedimientos Mercantiles y de Procedimientos de Insolvencia que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, desde el 25 hasta el 31 de marzo de 2020.
Que (i) el artículo 64 del Código Civil establece que los actos de autoridad competente son hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito y, (ii) las presentes circunstancias impiden a la ciudadanía en general realizar trámites presenciales, asistir a audiencias y diligencias, presentar memoriales, solicitudes y atender otras actuaciones; lo que obliga a la Superintendencia de Sociedades con el fin de garantizar los derechos de los administrados, a adelantar todas las actuaciones y entre ellas, particularmente, las actuaciones relativas a los procesos jurisdiccionales, a través de medios virtuales y a realizar notificaciones por medios electrónicos.
Que ante las circunstancias imprevistas y detonantes de la crisis económica, social y ambiental generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y no obstante la suspensión de términos en las actuaciones administrativas y jurisdiccionales establecidas mediante resoluciones 100-000938 del 16 de marzo de 2020, 100-000978 de 17 de marzo de 2020, y 100-001026 de 24 de marzo de 2020; la Superintendencia de Sociedades ha venido implementando medidas de carácter particular en aras de propender por la prestación de los servicios a su cargo, brindando atención en temas relacionados con: i) Asuntos Económicos y Contables, ii) Inspección, Vigilancia y Control, y iii) Funciones propias de la Secretaría General, al igual que se han venido trabajando en los procesos jurisdiccionales, a pesar de la suspensión de los términos.. Del mismo modo, se han definido los protocolos necesarios para el uso de medios virtuales, en el desarrollo de las audiencias y demás actuaciones en los procesos, para la prestación del servicio.
Que la Superintendencia de Sociedades, para efectos de dar continuidad en la atención de sus servicios, ha tenido y tiene dispuestos los siguientes canales de atención virtuales y telefónicos, que han sido y se seguirán utilizando durante el aislamiento preventivo obligatorio decretado:
Chat:
https://www. supersociedades. aov. co/chat/Paainas/Chat-General. aspx
Ventanilla Única de Trámites y Servicios - VUSS:
https://www.supersociedades.oov.co/ServicioCiudadano/tramites-v-servicios/Paainas/default. aspx
Baranda Virtual, para seguimiento de los trámites:
https://servicios. supersociedades. aov. ca/baranda Virtual/tti/app/dashboard
Correos electrónicos:
webmasteridlsuoersociedades.aov.co
notifícacionesludicialestcbsupersociedades.aov.co
Teléfonos:
- Línea única de atención al ciudadano: (57+1) 220 10 00
- Línea Gratuita Nacional de Atención al Ciudadano: 01-8000-114319
- Centro de Fax (57+1) 324 50 00
- Intendencia de Barranqullla: (575)-3858069 / 5-3858094 / 5-3858076
- Intendencia de Bucaramanga: (577)-6781541
- Intendencia de Cali: (572)-6880404
- Intendencia de Cartagena: (575)-6642429
- Intendencia de Manlzales: (576)-8847987
- Intendencia de Medellín: (574)-3506000
- San Andrés: (578)-5121720 / 8-5120345
Biblioteca:
http://biblioteca.supersociedades.gov.co/php/index.php
Que la Información oficial de la Entidad, ha venido publicándose a través de la web institucional www.supersociedades.aov.co. y, cuando corresponde, en el Diario Oficial.
Que mediante Decreto 491 de 28 de marzo de 2020, se adoptaron medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y, se tomaron medidas para la protección laboral y de los contratistas de las entidades públicas.
Que la Entidad ha tenido que adecuarse a las nuevas circunstancias que imprimió la normatividad que reguló el tema de la emergencia sanitaria, las restricciones locales de movilidad y el aislamiento preventivo obligatorio en todo el país y, en especial, a la manera de trabajar por parte de sus funcionarlos y coordinar toda su actividad en forma virtual.
Que privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial, la Superintendencia de Sociedades hará uso de las tecnologías de la información con las que cuenta, así como de la plataforma y los protocolos que para el efecto fueron preparados durante estos días, para dar continuidad al servicio siempre que ello sea posible, al igual que se tomarán decisiones particulares respecto a la suspensión de algunos. No obstante, también será el Juez o funcionario competente de cada diligencia, quien decidirá sobre la suspensión de manera parcial o total en algunas actuaciones o en todas, o en algunos trámites o en todos, conforme al análisis que realice sobre cada una de sus actividades y procesos, previa evaluación y justificación de la situación particular y concreta.
Que mientras permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada, la notificación o comunicación de los actos administrativos que se expidan, se realizará por medios electrónicos, para cuyo efecto, en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie, se tendrá que indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones y con la sola radicación se entenderá que se ha emitido la autorización, al Igual que se tomarán decisiones respecto a otro tipo de notificaciones para la utilización de medios electrónicos.
El Juez o funcionarlo competente de las diferentes actuaciones, podrá obtener la Información para las comunicaciones correspondientes en el registro mercantil, de la página web oficial del administrado, en las bases de datos oficiales, en los expedientes que se gestionan en la Entidad, a través de los registros públicos obligatorios o en la dirección electrónica informada para el efecto.
Que al respecto, se pronunció la Sala de lo Contencioso Administrativo, indicando que la notificación por medios electrónicos no siempre requiere autorización expresa, cuando quiera que se cumpla con los propósitos de asegurar el conocimiento directo, oportuno e integral de las decisiones que afectan los derechos e intereses de los sujetos procesales. Así mismo, se entiende que el principio de publicidad se encuentra satisfecho, cuando se presenta la comparecencia oportuna al proceso y, en ese sentido, también se acredita el ejercicio efectivo de los derechos de defensa y contradicción, en la medida en que se interviene activamente en las distintas etapas procesales1.
Que la Superintendencia protege y garantiza los derechos de los administrados, la primacía de los Intereses generales, la sujeción a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios esenciales estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares.
Que de conformidad con lo anterior, se hace necesario tomar las medidas necesarias para garantizar la atención y la prestación de los servicios, garantizando el acceso a ellos, flexibilizando la atención presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite la exposición física entre los servidores públicos y los ciudadanos y la reunión de las personas en las sedes de la entidad, dando así cumplimiento a las restricciones establecidas de distanciamiento social y Aislamiento Preventivo Obligatorio.
Que en mérito de lo anteriormente expuesto, el Superintendente de Sociedades,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO.- REANUDACIÓN DE TÉRMINOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2527 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Se ordena reanudar los términos de los procesos jurisdiccionales y las actuaciones administrativas, que se adelantan ante las sedes de Bogotá D.C. y las Intendencias Regionales de la Superintendencia de Sociedades, a partir del día 1 de abril de 2020, conforme a lo señalado en la presente resolución.
PARÁGRAFO. - Frente a las actuaciones disciplinarias que actualmente se adelantan en primera y segunda instancia, considerando que no se cuenta con acceso virtual o remoto a los documentos que conforman el expediente, se mantendrán suspendidos los términos hasta el 13 de abril, es decir hasta que esté vigente el Aislamiento Preventivo Obligatorio decretado, inclusive, en los términos señalados en Resolución 100-000978 de 17 de marzo de 2020.
ARTÍCULO SEGUNDO.- AUDIENCIAS Y ACTUACIONES VIRTUALES Y SUSPENSIÓN PARCIAL O TOTAL DE TÉRMINOS. <Artículo sustituido por el artículo 1 de la Resolución 4456 de 2020> Durante la Emergencia Sanitaria y el Aislamiento Preventivo Obligatorio, de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del Código General del Proceso, las audiencias, diligencias y todas las demás actuaciones relativas a los procesos jurisdiccionales que se tramitan ante la Delegatura para Procedimientos Mercantiles y la Delegatura para Procedimientos de Insolvencia, se realizarán a través de medios virtuales y tecnológicos, siempre que las mismas cuenten con las herramientas para que los usuarios puedan acceder en tiempo real desde su ubicación remota.
Igualmente, se adelantarán las actuaciones o diligencias administrativas, tales como solicitudes de información, consultas, peticiones, trámites y servicios que se puedan radicar a través de los canales de atención virtuales de la Entidad y las actuaciones en curso, en ambos casos cuando se cuente con un correo electrónico debidamente autorizado para la respuesta o notificación respectiva, si ello fuere necesario. En caso contrario, las actuaciones administrativas no se podrán adelantar de lo cual se dejarán las constancias correspondientes en cada caso en los expedientes, y su trámite se reanudará una vez se levanten las medidas de Aislamiento Preventivo Obligatorio decretado por el Gobierno Nacional.
Durante el Aislamiento Preventivo Obligatorio no habrá atención presencial en ninguna de las Instalaciones de la Superintendencia para la radicación de documentos, ni estarán disponibles las salas para realizar audiencias judiciales o para realizar actuaciones administrativas.
En cualquier audiencia, diligencia o actuación virtual, judicial o administrativa, en la cual los sujetos de una actuación administrativa o las partes de una judicial, o sus apoderados no tengan los medios tecnológicos para su participación virtual, con el fin de garantizar su derecho de defensa, el funcionario encargado del trámite deberá dar lugar al aplazamiento de dicha audiencia, diligencia o actuación.
Una vez superado el Aislamiento Preventivo Obligatorio, la Superintendencia habilitará salas para la participación presencial en audiencias judiciales o para realizar actuaciones administrativas en sus sedes para la participación de aquellos que no cuenten con los medios tecnológicos para el acceso virtual e, Igualmente, se habilitará una ventanilla de radicación de documentos en las sedes de la Superintendencia, sin perjuicio de la preferencia que se dará a la participación virtual en las mismas, con el fin de proteger la salud de los usuarios y funcionarlos.
Las diferentes delegaturas y dependencias de la Superintendencia deberán hacer uso de los mecanismos electrónicos dispuestos por la Superintendencia, para proferir y notificar providencias, actos administrativos, recibir solicitudes, recursos y demás memoriales y actuaciones relativas a los procesos que se adelantan, para lo cual tomarán la Información que repose al respecto en los expedientes.
Se podrán adelantar por parte del Juez o funcionarlo competente las etapas, audiencias, diligencias y actuaciones que resulten posibles en las actuales circunstancias de la Emergencia Sanitaria y el Aislamiento Preventivo Obligatorio. Al efecto, el Juez o funcionario competente considerará la capacidad y conveniencia de realizarlas, utilizando mecanismos electrónicos o virtuales, y podrán posponerse, caso por caso, audiencias, diligencias o actuaciones que no resulte posibles o convenientes de adelantar, lo cual deberá motivar en la providencia o acto administrativo correspondiente.
El Juez o funcionario competente tomará las decisiones que correspondan dentro de cada proceso o actuación, en el marco de la Constitución y la Ley, para adelantar de la mejor forma las etapas procesales o de la actuación, respetando el debido proceso.
En todo caso, mientras dure el Aislamiento Preventivo Obligatorio no habrá atención presencial, ni se adelantarán etapas procesales judiciales o actuaciones administrativas que impliquen el desplazamiento de funcionarios de la Superintendencia o Auxiliares de la Justicia, tales como diligencias o visitas in situ.
Mientras se mantenga la Emergencia Sanitaria, se podrán suspender, reprogramar o aplazar las diligencias o actuaciones presenciales, visitas in situ, entre otras, mediante decisión motivada, previa evaluación y justificación de la situación particular y concreta.
El Juez o funcionarlo administrativo competente podrá suspender términos de manera parcial o total en algunos procesos, actuaciones o trámites, conforme al análisis, evaluación y justificación que se haga en cada caso concreto. En todo caso, los términos así suspendidos se reanudarán una vez se supere la Emergencia Sanitaria y/o el Aislamiento Preventivo Obligatorio.
ARTÍCULO TERCERO.- COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES PERSONALES Y POR ESTADOS. <Artículo sustituido por el artículo 2 de la Resolución 4456 de 2020> Mientras persista la Emergencia Sanitaria y la orden de Aislamiento Preventivo Obligatorio, la Superintendencia de Sociedades comunicará y notificará las decisiones judiciales y sus actos administrativos, a través de medios electrónicos, entre éstos, la baranda virtual de la Entidad o el correo electrónico que el usuario haya autorizado al efecto, según sea procedente.
Conforme lo anterior, teniendo en cuenta lo establecido en el parágrafo del Artículo 295 del Código General del Proceso y el Decreto 491 de 28 de marzo de 2020, las providencias que requieran ser notificadas por estados lo serán en la baranda virtual de la entidad en la página web institucional (www.supersociedades.gov.co). lo cual se incluirá en la providencia correspondiente.
Las notificaciones personales de los autos admlsorlos de las demandas, estarán suspendidas, al igual que los términos del respectivo proceso, mientras subsista el Aislamiento Preventivo Obligatorio decretado. Los términos se reanudarán al día hábil siguiente del levantamiento de la medida de Aislamiento Preventivo Obligatorio.
Para el trámite de las actuaciones judiciales y administrativas, los administrados indicarán la dirección electrónica autorizada para efectuar las notificaciones o comunicaciones por estos medios. La Superintendencia de Sociedades recibirá y gestionará las notificaciones a que se refiere el presente artículo a través del correo electrónico Institucional: notificacioneselectronicasíaísuDersociedades.aov.co.
El mensaje de datos deberá indicar la providencia o el acto administrativo que se notifica, contener copia electrónica del acto administrativo o providencia a notificar, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo, conforme lo establece la ley y fuere aplicable. La notificación se entenderá surtida a partir de la fecha y hora en que la parte o el administrado acceda a la providencia o acto administrativo en caso de notificaciones personales al correo electrónico o cuando la providencia se cuelgue en la baranda virtual en la página web oficial de la superintendencia. En todo caso, cuando se trate de notificaciones personales se dejará constancia en el expediente respectivo del acceso por parte del administrado o parte.
En el evento en que la notificación no pueda realizarse de forma electrónica, se tomarán las decisiones que correspondan por parte del Juez o funcionario competente frente a la continuidad de cada actuación, conforme a lo señalado.
ARTÍCULO CUARTO.- SUSPENSIÓN DE LOS TÉRMINOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL ACUERDO DE REORGANIZACIÓN Y OTRAS ACTUACIONES. Como consecuencia de las limitaciones de movilidad impuestas por el Aislamiento Preventivo Obligatorio ordenado, que (i) dificulta la negociación con los acreedores de los acuerdos de reorganización y adjudicación y que (ii) dificulta que el promotor actualice la calificación y graduación de créditos y derechos de voto, gestione la negociación de las posibles alternativas de solución al incumplimiento de los acuerdos y presente al Juez del concurso el resultado de sus diligencias, se ordena la suspensión de los términos para (i) la presentación de los acuerdos de reorganización y adjudicación, en los términos de los artículos 31, 37 y 57, y (ii) la actualización de la calificación y graduación de créditos y derechos de voto, la gestión de la negociación de las posibles alternativas de solución al incumplimiento de los acuerdos y la presentación al Juez del concurso el resultado de sus diligencias, en los términos del artículo 46, todos ellos de la Ley 1116 de 2006. La suspensión se mantendrá mientras dure el Aislamiento Preventivo Obligatorio decretado por el Gobierno Nacional y los términos se reanudarán el día hábil siguiente.
ARTÍCULO QUINTO.- PRUEBAS Y DILIGENCIAS. En aquellas actuaciones en las que se requiera una prueba, requisito o diligencia que no pueda ser practicada, obtenida o realizada por medios no presenciales, en virtud del Aislamiento Preventivo Obligatorio ordenado, el Juez o funcionario podrá suspender parcialmente la actuación en cuanto dependa de tal prueba, requisito o diligencia y, si resulta viable, se podrá continuar en lo que no dependa de aquellas.
En las actuaciones judiciales o administrativas cuya decisión de fondo requiera de una prueba, requisito o diligencia que no pueda ser practicada u obtenida por medios no presenciales, con el ánimo de garantizar el debido proceso y acatar la orden de Aislamiento Preventivo Obligatorio, el Juez o funcionario podrá suspender la actuación, por el término que dure el Aislamiento Preventivo Obligatorio. Los términos de la actuación se reanudarán el día hábil siguiente a la cesación del Aislamiento Preventivo Obligatorio.
Para la procedencia de la suspensión prevista en este artículo, se requerirá acreditar siquiera sumariamente la imposibilidad y la decisión se tomará mediante providencia o acto administrativo debidamente motivado.
PARÁGRAFO.-PRUEBAS DOCUMENTALES APORTADAS MEDIANTE MENSAJES DE DATOS. Tanto los mensajes de datos, como sus archivos adjuntos, que sean allegados a los expedientes, se consideran documentos y por lo tanto se presumen auténticos, al igual que las copias, de acuerdo con las normas procesales, en especial los artículos 243 al 246 y 274 del Código General del Proceso y el artículo 10 de la Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO SEXTO.- PARTICIPACIÓN VIRTUAL EN DILIGENCIAS, MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS. <Artículo sustituido por el artículo 4 de la Resolución 4456 de 2020> La Superintendencia de Sociedades ha implementado un protocolo de participación virtual en diligencias, entiéndase por aquellas, las audiencias judiciales o las actuaciones administrativas que deban gestionarse dentrc de los procesos jurisdiccionales o administrativos, que se adelantan en la Entidad, mediante el uso de herramientas tecnológicas, e igualmente respecto al acceso virtual o remoto a los documentos que conforman el expediente en procesos judiciales y actuaciones administrativas, el cual hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO SÉPTIMO.- ADOPCIÓN DE MEDIDAS POR PARTE DE LOS JEFES INMEDIATOS. <Artículo sustituido por el artículo 5 de la Resolución 4456 de 2020> Los jefes inmediatos en cada dependencia, adoptarán las medidas necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones aquí contenidas y coordinarán cor los servidores a su cargo, las actividades que desarrollarán durante el periodo de vigencia del aislamiento preventivo obligatorio.
ARTÍCULO OCTAVO.- MODIFICACIONES Y VIGENCIA. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2527 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La presente resolución modifica las Resoluciones 100-000978 de 17 de marzo de 2020 y 100-001026 de 24 de marzo de 2020, la Circular Externa 415-000003 de 13 de mayo de 2019 relacionada con la atención al público en la baranda física del Grupo de Apoyo Judicial y las demás disposiciones que sea contrarias a lo aquí previsto y rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLIQUESE Y CÚMPLASE,
JUAN PABLO LIEVANO VEGALARA
SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES
PROTOCOLO PARA ADELANTAR AUDIENCIAS, O ACTUACIONES VIRTUALES Y ACCEDER A LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACIÓN, LOS TRÁMITES Y SERVICIOS, CON EL FIN DE EVITAR DESPLAZAMIENTOS Y AGLOMERACIONES Y COMO ACCIÓN DE CONTENCIÓN ANTE EL COVID-19
<Anexo subrogado, según el artículo 1, por el Anexo contenido en la Resolución 5027 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>
A. CITACIÓN A LA DILIGENCIA
Las diligencias, es decir audiencias y actuaciones de tipo oral, se citarán por el Juez o funcionario administrativo competente mediante providencia o acto administrativo, notificado en el estrado o personalmente, según corresponda.
En caso de que las audiencias o actuaciones estuvieran programadas, el Juez o funcionario competente deberá dar alcance a la citación, a efectos de incluir la información de que trata el presente protocolo respecto de la diligencia, para garantizar la participación de los intervinientes.
B. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
1. Aplicaciones:
Las diligencias se llevarán a cabo haciendo uso de la aplicación tecnológica Microsoft Teams, que permite el acceso del Juez o al funcionario que dirige la diligencia, así como de las partes o el administrado, su conexión simultánea, de tal forma que sea posible su participación virtual.
2. Equipo de cómputo, tabletas y móviles:
Las aplicaciones tecnológicas se podrán descargar e instalar en dispositivos computadores con Windows 7 en adelante y con Mac OS X 10.11 en adelante, así como en dispositivos móviles Android e iOS.
3. Vínculo de descarga de la aplicación:
La ruta de acceso al vínculo de descarga para la diligencia estará disponible en el auto o acto administrativo que la convoca, en el cual se indicará el acceso a la página web de la Superintendencia de Sociedades donde se incluirán los vínculos o carpetas denominados “Audiencias Virtuales” (Delegaturas para Procedimientos Mercantiles y de Insolvencia) o “Actuaciones Virtuales” (Delegatura para Inspección, Vigilancia y Control, Delegatura de Asuntos Económicos y Contables y Secretaría General) y la identificación del proceso por las partes, el nombre del deudor, el número del proceso o del acto administrativo.
Para las diligencias ya convocadas, además del vínculo que se establezca en la página web de la Superintendencia de Sociedades, se proferirá un auto, un acto administrativo o una comunicación electrónica en los que se señalará la ruta de acceso a la misma.
4. Micrófono y cámara:
El equipo de cómputo, tableta o móvil utilizado deberá contar con dispositivos de audio y video que permitan visualizar la diligencia e intervenir en la misma, a fin de garantizar la participación de todos los interesados.
5. Capacidad de acceso a internet:
Para participar en la diligencia a través del aplicativo Teams, los intervinientes deben contar con una conexión de internet con ancho de banda de mínimo 5 megas.
6. Certificación de cumplimiento de requerimientos técnicos:
En el vínculo de acceso a la diligencia, se incluirá una casilla en la cual los intervinientes certificarán el cumplimiento de su parte, de los requerimientos técnicos mínimos que garanticen su participación.
7. Funcionario de Soporte Técnico de la Superintendencia:
Es el funcionario encargado del sistema de participación virtual de la diligencia, del soporte técnico, del acceso virtual de los interesados, de la grabación y de seguir las instrucciones del Juez o funcionario que dirija la diligencia, respecto al manejo de la misma y las solicitudes de uso de la palabra.
C. ACCESO VIRTUAL A LA DILIGENCIA
1. El acceso virtual a la diligencia se hará por parte de los intervinientes, a través del vínculo establecido para el efecto. Para ingresar al vínculo de acceso virtual, los intervinientes deberán ingresar su nombre y cédula.
2. Una vez abierto el vínculo, se deberá certificar por parte del interviniente el cumplimiento de los requerimientos técnicos como prerrequisito para acceder a la diligencia. Una vez realizada la certificación, el interviniente deberá seleccionar su audiencia o actuación, e identificarse para que el Funcionario de Soporte Técnico de la Superintendencia le conceda acceso a la misma.
3. Podrán acceder virtualmente a la diligencia el Juez o funcionario que la dirige, los funcionarios de la Superintendencia autorizados, las partes, los apoderados, los administrados y los terceros intervinientes conforme a la ley, o los espectadores en los casos de audiencias públicas, a criterio del Juez.
4. Los canales virtuales estarán habilitados 1 hora antes del inicio de la diligencia, con el propósito de que los intervinientes accedan a la plataforma y reporten al Funcionario de Soporte Técnico de la Superintendencia, los inconvenientes que presenten, a afectos de superarlos antes del inicio de la diligencia. Para tal fin, se podrá hacer uso del chat previsto para la diligencia o de la línea telefónica indicada en los vínculos denominados “Audiencias Virtuales” o “Actuaciones Virtuales”, según corresponda.
D. DESARROLLO DE LA DILIGENCIA A TRAVÉS DE MEDIOS VIRTUALES
1. El Juez o funcionario competente dará inicio a la misma, solicitando a los intervinientes su identificación, quienes deberán indicar: (i) su nombre, (ii) su número de identificación y (iii) su número de tarjeta profesional, en caso de actuar en calidad de apoderado y presentar sus documentos en la cámara de su dispositivo. El Juez o funcionario competente dejará constancia en el expediente sobre los intervinientes que hayan accedido, previamente al inicio de la diligencia.
2. La diligencia se desarrollará de la misma manera prevista en las normas procesales para una audiencia o actuación presencial.
3. Para realizar intervenciones, los intervinientes deben pedir la palabra a través del ícono de la mano o del chat/mensajes de texto del aplicativo Microsoft Teams interno, en el momento en que quien dirige la diligencia abra el espacio para la participación.
4. Los intervinientes deberán mantener siempre sus micrófonos desactivados y solamente lo activarán al momento en que se le haya concedido el uso de la palabra por el Juez o funcionario encargado de la diligencia. Una vez el interviniente finalice su intervención, deberá desactivar su micrófono. Solamente se permitirá el uso de la palabra de un interviniente a la vez.
5. Los intervinientes deberán mantener siempre sus cámaras desactivadas. Únicamente las activarán en el momento en que el Juez o funcionario que dirige la diligencia le haya concedido el uso de la palabra.
6. El Juez o funcionario competente podrá exigir en algunas ocasiones, según el tipo de proceso o actuación, que los intervinientes mantengan siempre sus cámaras activadas.
7. Los intervinientes no podrán conectarse simultáneamente a través de dos dispositivos (computador, tabletas o teléfonos móviles, por ejemplo).
8. El ícono de la mano o el chat/mensajes de texto del aplicativo Microsoft Teams sólo pueden ser utilizados para solicitar el uso de la palabra, en los momentos procesales o de la actuación administrativa correspondiente. La palabra será otorgada por quien dirige la diligencia. No tendrán efectos procesales o en las actuaciones las manifestaciones realizadas el chat/mensajes de texto del aplicativo.
9. Si durante el desarrollo de la diligencia se presenta algún inconveniente, el interviniente deberá tomar una imagen de la pantalla en donde se pueda evidenciar el error y comunicarse inmediatamente con el Funcionario de Soporte Técnico de la Superintendencia a las líneas de atención dispuestas para tal fin, conforme se indique en los vínculos denominados “Audiencias Virtuales” o “Actuaciones Virtuales”, según corresponda. El Juez o el funcionario que dirija la diligencia, como director del proceso, tomará las decisiones que en estos eventos sean pertinentes, siempre garantizando el debido proceso.
10. Si en el curso de la diligencia se presentan documentos, los mismos deberán radicarse a través del correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co indicando el número de expediente (para el caso de los procesos judiciales) y la identificación de la parte o el administrado. La Superintendencia de Sociedades ha previsto los mecanismos necesarios, para que el Juez o funcionario que dirige la diligencia tenga acceso a estos documentos en la medida en la cual así lo considere.
11. La actuación adelantada en desarrollo de las diligencias realizadas a través de medios virtuales será grabada por la Superintendencia de Sociedades en su integridad en medios audiovisuales que ofrezcan seguridad para el registro de lo actuado, en los términos del numeral 4 del artículo 107 del Código General del Proceso en materia judicial y, tratándose de actuaciones administrativas, según el artículo 35 de la Ley 1437 de 2011. Esta grabación obrará como prueba de lo acontecido en la diligencia, en los términos del artículo 107 del Código General del Proceso y el inciso final del artículo 35 de la Ley 1437 de 2011; de la misma se levantará la correspondiente acta.
12. El uso de los medios virtuales para el desarrollo de las diligencias en ningún momento varía las reglas y etapas procesales o de las actuaciones previstas en las normas aplicables, entre otras, en la Ley 1116 de 2006, Código General del Proceso, los Decretos Legislativos 560 y 772 de 2020, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley 222 de 1995, la Ley 1778 de 2016 y las demás que resulten aplicables.
13. En el evento en que alguna de las partes incumpla las reglas previstas en este protocolo, el Juez, como director del proceso y según las normas que resulten aplicables, podrá adoptar las medidas del caso, incluyendo la de ordenar el retiro de alguno de los intervinientes de la audiencia virtual. De igual manera podrá proceder el funcionario administrativo competente, teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 6o de la Ley 1437 de 2011.
E. SALAS Y RECURSOS DISPONIBLES Y PARTICIPACIÓN VIRTUAL
1. Con el propósito de garantizar el derecho fundamental de acceso a la administración de justicia y el debido proceso, la Superintendencia de Sociedades en todo caso contará con salas de audiencias o de actuaciones para aquellos que no tengan los elementos necesarios para acceder a través de medios virtuales a las diligencias. Los intervinientes que usen las salas de la Superintendencia deberán observar lo establecido en la Circular 100-000012 del 13 de marzo de 2020.
2. Esta opción solamente estará disponible cuando se levante la medida de Aislamiento Preventivo Obligatorio establecida por el Gobierno nacional.
3. Las Delegaturas y la Secretaría General, en conjunto con la Dirección de Informática y Desarrollo, deberán realizar una planeación semanal de los recursos físicos, tecnológicos y/o de soporte técnico, con el fin de que los Jueces y funcionarios administrativos puedan programar las diligencias.
4. En el caso de que alguno de los intervinientes en la diligencia no cuente con los medios tecnológicos establecidos en este protocolo para participar en la misma de modo virtual y esté vigente la medida de Aislamiento Preventivo Obligatorio, el Juez o funcionario competente, previa solicitud del interviniente, podrá autorizar la participación telefónica, siempre y cuando se garantice la participación simultánea de todos los intervinientes en la diligencia virtual, o tendrá la posibilidad de decidir sobre la continuidad de la misma, garantizando la participación de los intervinientes y su derecho de defensa.
5. Por lo anterior, las partes o sus apoderados, los terceros intervinientes o el administrado deberán informar, por lo menos con una hora de antelación a la realización de la misma, mediante el correo electrónico webmaster@supersociedades. gov.co, los inconvenientes que tengan para su participación en la diligencia, indicando las posibles opciones para su participación virtual o telefónica, con el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar antes del inicio de la misma.
6. En general, en el evento en que la diligencia programada no pueda ser llevada a cabo de acuerdo con el protocolo aquí definido, el Juez o funcionario competente que dirija la diligencia tomará las decisiones que correspondan frente a la continuidad de cada actuación para garantizar el debido proceso.
F. CONSULTA DE DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LOS EXPEDIENTES JURISDICCIONALES
1. Por el aplicativo Expediente Digital
A través del siguiente link: http://expediente.supersociedades.gov.co/Paginas/Home. aspx podrán consultarse los documentos que conforman los expedientes correspondientes a los Procesos Especiales, así como los procesos de la Delegatura para Procedimientos Mercantiles, siempre y cuando se adelanten a través de este aplicativo.
La consulta de los documentos que conforman los expedientes judiciales que corresponden al aplicativo Expediente Digital se realiza, a través del usuario y la contraseña que generan directamente los apoderados de la parte demandante y del demandado, una vez este se haya notificado.
Con el fin de garantizar la reserva de la información, las seguridades están direccionadas para su acceso a través de los apoderados de las partes.
2. Por el aplicativo Baranda Virtual
En el link https://servicios.supersociedades.gov.co/barandaVirtual/#!/app/dashboard se puede realizar el seguimiento a los procesos, de los estados y traslados correspondientes a la Delegatura de Procedimientos Mercantiles y los documentos que conforman los expedientes de Procesos Especiales que corresponden a la Delegatura de Procedimientos de Insolvencia, que se adelanten con este aplicativo.
No obstante, los autos no podrán ser descargados por este vínculo y, para tal efecto, el interesado debe ingresar por el aplicativo Expediente Digital con su usuario y contraseña.
Ahora bien, en relación con la consulta de los documentos que conforman los expedientes correspondientes a los Procesos de Insolvencia (Reorganización/ Reorganización abreviada/ Negociación de Emergencia de un Acuerdo de Reorganización/ Trámites de Validación/ Liquidación por Adjudicación / Liquidación Judicial / liquidación simplificada/ Acuerdos de Insolvencia en Ejecución / Intervención / Liquidación Judicial como Medida de Intervención), deberá realizarse a través del aplicativo Baranda Virtual haciendo uso de los links para los módulos que se indican a continuación:
PROCESOS: El usuario podrá ingresar con el NIT o número de expediente de la sociedad, allí encontrará habilitadas dos pestañas de consulta que son:
- Consulta de providencias para verificar los autos y oficios.
- Radicaciones de entrada para consultar los documentos de radicación, presentados por las partes de los procesos.
TRASLADOS / ESTADOS / AVISOS: Se realizará la consulta seleccionando la dependencia que lleva al proceso o a la Intendencia Regional correspondiente y se verifica por el nombre de la Sociedad en Insolvencia. Por estos módulos se consulta la publicación de los traslados y es posible descargar el archivo pdf de los traslados, estados y autos notificados.
RADICACIONES: Se realiza la consulta digitando el número de trámite asignado a la solicitud, a título de ejemplo: 2020-06-007298.
Este módulo permite consultar el estado del trámite de las radicaciones y los radicados que se enuncian en los traslados fijados y en los autos notificados.
La información que se consulta por el aplicativo Baranda Virtual se visualiza de acuerdo como se encuentra radicado en el aplicativo Post@l por orden cronológico, no como se encuentran archivados físicamente en el expediente, teniendo en cuenta que están conformados por cuadernos separados dentro de cada expediente para facilitar la consulta de los asuntos que cuenten con afinidad temática o que deban resolverse en una misma etapa.
Los documentos que no se pueden visualizar a través del aplicativo Baranda Virtual son los trámites de solicitud de Admisión a Procesos y Trámites de Insolvencia y los anexos de los documentos adjuntos al radicado principal de la solicitud de admisión (aun cuando estos estarán disponibles una vez ocurra la admisión), al igual que aquellos que tengan carácter de reserva por ley, pero se podrá solicitar el levantamiento y de ser admisible se generarán los accesos y seguridades correspondientes.
G. CONSULTA DE DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
1. Por el Buzón de Radicación Webmaster
Para efectos de las actuaciones administrativas, se permitirá la consulta de los documentos que las conforman a solicitud del interesado dirigida al correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co.
A través del correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co, los usuarios pueden enviar documentos para radicar, realizar peticiones y consultas, cuyos radicados en el aplicativo gestor documental Post@l llegan automáticamente al correo del usuario. Cada petición o consulta es direccionada a las dependencias correspondientes, con el fin de que se ejecuten los diferentes procesos y trámites que maneja la Entidad.
2. Por Baranda Virtual
A través del link
https://servicios.supersociedades.gov.co/barandaVirtual/#!/app/dashboard
Los usuarios pueden consultar documentos de carácter público, de manera ágil y segura, seleccionando el tipo de búsqueda que desea por número de NIT, razón social, expediente o número de radicado. Para el efecto, deberá seleccionar la opción por consultar de la lista desplegable, llenar el campo de búsqueda y por último hacer clic sobre el botón Buscar.
3. Por el Buzón de Radicación Notificaciones Judiciales
El buzón de correo notificacionesjudiciales@supersociedades.gov.co recibe exclusivamente las notificaciones correspondientes a los procesos de tutelas, fallos y requerimientos de entidades del Estado, los cuales se radican de manera oficial y luego se direcciona a las diferentes dependencias de la Entidad.
H. INICIO DE TRÁMITES, PQRS, ACCESO Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
1. Por el Canal Virtual – Ventanilla Única de Trámites y Servicios
https://www.supersociedades.gov.co/Servicio_Ciudadano/tramites-y-servicios/ Paginas/default.aspx
Mediante este portal, los usuarios pueden radicar los trámites y servicios en línea, hacer seguimiento y encontrar la información relacionada con los mismos. Esta sección se encuentra dividida en Trámites Administrativos y Trámites Jurisdiccionales y los radicados son cargados a las diferentes dependencias en tiempo real.
2. Por el Módulo de PQRS
https://www.supersociedades.gov.co/pqrs/SitePages/Home.aspx
A través de este módulo los usuarios pueden radicar en línea sus peticiones, quejas, reclamos o sugerencias, realizar solicitudes de información, consultas y ver los informes relacionados con el trámite de los derechos de petición.
3. Por el Portal de Información Sistema de Información y Reporte Empresarial (Sirem)
https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/estudios_financieros/Paginas/ sirem.aspx
En este acceso ubicado en el portal web de la Entidad, el usuario podrá encontrar información relacionada con estados financieros y gastos de intereses, con corte a 31 de diciembre, a nivel empresarial o agregado (sectores/regiones) correspondientes a los años 2012 a 2015, cuya información es suministrada por las empresas que se encuentran sometidas a inspección y vigilancia por esta Superintendencia y que pertenecen al sector real de la economía.
4. Por el Portal de Información Empresarial (PIE)
http://pie.supersociedades.gov.co/Pages/default.aspx#/
El usuario puede consultar información básica en materia financiera y jurídica de las sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedad extranjera, que reportan información a la Superintendencia de Sociedades. En esta ubicación encontrará la información financiera desde el año 2015, en adelante.
I. DUDAS O REQUERIMIENTOS EN EL ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN QUE CONFORMA LOS EXPEDIENTES O ACTUACIONES DE FORMA REMOTA E INICIO DE TRÁMITES, PQRS, ACCESO Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
En caso de cualquier inquietud, duda o requerimiento en relación con lo anterior, podrán comunicarse y resolverlo en cualquiera de los siguientes canales de contacto:
Chat:
https://www.supersociedades.gov.co/chat/Paginas/Chat-General.aspx
Correos electrónicos:
webmaster@supersociedades.gov.co
Teléfonos:
- Línea única de atención al ciudadano: (57+1) 220 10 00
- Línea Gratuita Nacional de Atención al Ciudadano: 01-8000-114319
- Centro de Fax (57+1) 324 50 00
¡Cuidarnos es responsabilidad de todos!