Resolución 14673 de 2025 SPT

RESOLUCIÓN 14673 DE 2025

(septiembre 18)

Diario Oficial No. 53.248 de 19 de septiembre de 2025

SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE

Por la cual se adiciona el capítulo 10 del Título V de la Circular Única de Infraestructura y Transporte.

EL SUPERINTENDENTE DE TRANSPORTE,

en ejercicio de sus facultades Constitucionales, legales y, en especial, las que le confiere los numerales 8 y 13 del artículo 7o del Decreto número 2409 del 2018, y

CONSIDERANDO:

Que la Superintendencia de Transporte, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4o del Decreto número 409 de 2018, tiene por objeto la vigilancia, inspección y control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte e infraestructura, así como las funciones de autoridad de protección de usuarios del sector transporte y las demás atribuidas por la ley.

Que de conformidad con lo previsto en el numeral 8 del artículo 7o del Decreto número 2409 de 2018, le corresponde a la Superintendencia de Transporte vigilar, inspeccionar y controlar las condiciones subjetivas de las empresas de servicio público de transporte, puertos, concesiones e infraestructura y servicios conexos.

Que de acuerdo con el numeral 13 del artículo 7o del Decreto número 2409 de 2018, la Superintendencia de Transporte podrá impartir la decisión frente a la vigilancia subjetiva en cuanto al estado jurídico, contable, económico y/o administrativo interno de los prestadores del servicio público de transporte, los puertos, las concesiones o infraestructura, servicios conexos y los demás sujetos previstos en la ley.

Que el Estado colombiano ha desplegado esfuerzos significativos tendientes a evitar la corrupción. En este contexto, el país ha celebrado diversos acuerdos internacionales que fueron aprobados por el Congreso de la República, tales como: la Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de Estados Americanos en 1997; la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC) en 2005 y la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales en 2012.

Que la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y la Convención Interamericana contra la Corrupción, enaltecen la importancia de prevenir y combatir la corrupción como medio para proteger los derechos humanos; el cual tiene un impacto directo e indirecto afectando negativamente la distribución equitativa de recursos, la accesibilidad a servicios básicos, la igualdad de oportunidades.

Que la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), ha adoptado las políticas y estándares de la OCDE en materia de lucha contra la corrupción en el sector privado, reconociendo la importancia de fomentar una cultura empresarial ética y transparente, así como de prevenir y combatir la corrupción en todas sus formas.

Que de acuerdo con el artículo 16 de la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, adiciona al TÍTULO VII Capitulo Quinto delitos contra el patrimonio económico al Código Penal Colombiano, la corrupción privada en su artículo 250 A: “El que directamente o por interpuesta persona prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o fundación una dádiva o cualquier beneficio no justificado para que le favorezca a él o a un tercero, en perjuicio de aquella, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años y multa de diez (10) hasta de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Que el CONPES 4070 de 2021, define la Política pública para la implementación de un Modelo de Estado Abierto, destaca que, bajo el concepto de legalidad, se debe garantizar que los actores del Estado y la sociedad diseñen, implementen y ejecuten reglas y estrategias comunes para el fortalecimiento de la cultura de la integridad, generación de confianza, en aras de fortalecer la lucha contra la corrupción.

Que la Ley 2195 de 2022, señala en su artículo 1o, la necesidad lograr una articulación y coordinación efectiva para desarrollar un enfoque preventivo en la lucha contra la corrupción, promoviendo al interior del Estado colombiano una cultura de legalidad e integridad que permita recuperar la confianza de la ciudadanía en las instituciones y un respeto por lo público.

Que se adicionó el artículo 34-7 de la Ley 1474 de 2011, a través del artículo 9o de la Ley 2195 de 2022, “Artículo 34-7 “PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL. Las personas jurídicas sujetas a su inspección, vigilancia o control adoptarán programas de transparencia y ética empresarial que incluyan mecanismos y normas internas de auditoría. Las respectivas superintendencias o autoridades de inspección, vigilancia o control determinarán el contenido de los programas de transparencia y ética empresarial teniendo en cuenta criterios tales como el sector, los riesgos del mismo, el monto de los activos, ingresos, el número de empleados y objeto social”.

Que el parágrafo 2 del artículo 34-7 de la Ley 1474 de 2011, adicionado por el artículo 9o de la Ley 2195 de 2022, dispone que “Las superintendencias o autoridades de inspección, vigilancia o control de la rama ejecutiva en coordinación con la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, determinarán los lineamientos mínimos que deben prever los programas de transparencia y ética empresarial con el fin estandarizar las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo. Dichos lineamientos serán evaluados y actualizados, de conformidad con los estándares internacionales y nuevas prácticas que fortalezcan los programas de transparencia y ética empresarial, al menos cada cuatro (4) años”.

Que la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República expidió la Circular número CIR24-00000089 / GFPU 13130000 cuyo asunto define el alcance del parágrafo 2 del artículo 34-7 de la Ley 1474 de 2011, en lo relacionado con los lineamientos mínimos que deben prever los Programas de Transparencia y Ética Empresarial. En el cual se imparten directrices a las superintendencias para que estas regulen en cada uno de sus sectores los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Que, en concordancia con lo anterior, la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República expidió la Guía Propositiva para la elaboración e implementación de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), el cual fue elaborado de conformidad con el CONPES 4070 de 2021, el cual tiene como objetivo Promover la corresponsabilidad para la generación de confianza y a su vez propone estándares de cumplimiento en materia de transparencia y ética para el sector empresarial.

Que, en todo caso el Numeral 3. de la Circular número CIR24-00000089 / GFPU 13130000 señala: “Es fundamental resaltar que la competencia para determinar los contenidos de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial es exclusiva de la autoridad de inspección, vigilancia y control. La Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República no determina, en ningún caso, dichos contenidos. La ley tampoco condiciona la facultad que tienen estas autoridades a las decisiones que adopte la Secretaría. Esta función debe ejercerse observando, en todo caso, los preceptos constitucionales y legales aplicables, así como los principios que rigen la función administrativa. En esa medida, las autoridades de inspección, vigilancia y control deben determinar los contenidos que requerirán en los Programas de Transparencia y Ética Empresarial del sector, industria o mercado que supervisan”.

Que la Superintendencia de Transporte, ha identificado que una de las contingencias a las que están expuestos los sujetos a su vigilancia, inspección y control, es la probabilidad de ser utilizadas de manera directa o indirecta en actividades asociadas a la corrupción y el soborno transnacional.

Que, en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adicionar el Capítulo 10 del Título V de la Circular Única de Infraestructura y Transporte de la Superintendencia de Transporte, el cual quedará así:

“TÍTULO V.

OTRAS ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE”

CAPÍTULO 10

Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

Artículo 5.10.1. Objeto. Fijar los lineamientos que las personas jurídicas sujetas a la vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de Transporte que desempeñan una actividad empresarial, deberán observar en la implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) que legalmente se exige en el artículo 34-7 de la Ley 1474 de 2011, adicionado por el artículo 9o de la Ley 2195 de 2022, o la norma que lo adicione, modifique o sustituya.

Artículo 5.10.2. Definiciones. Para efectos de la presente resolución, los siguientes términos deben entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuación se señalan:

Actos/Hechos de corrupción: para efectos de la presente resolución, serán todas las acciones u omisiones que tengan la capacidad de dar lugar a un beneficio o a la satisfacción de un interés vinculado con la comisión de delitos contra la administración pública o el patrimonio público, o con la comisión de conductas de Soborno Transnacional⁽¹⁾.

Asociados: es la persona natural o jurídica que decide voluntariamente, por sí solo o junto con otros, constituir una persona jurídica, cualquiera que sea su naturaleza (comercial o social), vincularse a una existente, según se trate, o convenir con ella para contribuir al desarrollo conjunto del objeto social aprobado en sus estatutos.

Beneficiario(os) Final(es): es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) directa o indirectamente a un cliente y/o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) naturales que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica.

Son beneficiarios finales de la persona jurídica los siguientes:

Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 del Código de Comercio, subrogados por el artículo 26 y siguientes de la Ley 222 de 1995.

Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o activos de la persona jurídica, en los términos del artículo 16 de la Ley 2155 de 2021.

Cuando no se identifique ninguna persona natural en los numerales 1) y 2), se debe identificar la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, en los términos del artículo 16 de la Ley 2155 de 2021.

Canal de Denuncias: instrumentos, herramientas o sistemas de alertas que permiten que los empleados, clientes, usuarios, contratistas, socios, miembros de juntas directivas y demás contrapartes, comuniquen e informen de manera confidencial sobre actividades o hechos posiblemente considerados como un delito de corrupción o conductas que potencialmente atenten contra la transparencia y la ética.

Contratista: cualquier tercero que preste servicios a una Persona Jurídica o que tenga con esta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la Persona Jurídica.

Corrupción privada: según el artículo 250A del Código Penal, adicionado por el artículo 16 de la Ley 1474 de 2011, se entiende como el que directamente o por interpuesta persona prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o fundación una dádiva o cualquier beneficio no justificado para que le favorezca a él o a un tercero.

Debida Diligencia: proceso de identificación y conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma, es decir de todas las personas naturales o jurídicas con las cuales el sujeto obligado establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

Debida Diligencia Intensificada: es el proceso mediante el cual el sujeto vigilado adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones.

Denunciante: persona que pone en conocimiento las circunstancias de tiempo, modo y lugar de un acto específico que derive en un riesgo, hecho ilícito o mala práctica, que pueda afectar la integridad en los negocios o el interés general, y por tanto causar consecuencias administrativas, disciplinarias, fiscales y/o penales para la persona jurídica o natural involucrada.

Empresa: según el artículo 25 del Código de Comercio, es “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio”.

Ética Empresarial: es el conjunto de acciones propuestas por una organización, en el marco de una cultura empresarial respetuosa y responsable, con el fin de promover comportamientos lícitos involucrando a su personal, sus clientes, sus inversionistas, sus proveedores, sus acreedores y el Estado como representante de la sociedad.

Entidad sin ánimo de lucro (ESAL): persona jurídica capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente, en la que se denota la ausencia de concepto capitalista de remuneración de inversión, por tanto, no se realiza el reparto de excedentes o beneficios obtenidos por el sujeto obligado a favor de ninguna persona natural o jurídica. Los excedentes obtenidos por una organización de este tipo al final de cada ejercicio deben ser reinvertidos en su objeto social.

Factores de Riesgo: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo de CO/SO. Los sujetos obligados deberá identificarlos teniendo en cuenta a las contrapartes, los productos, las actividades, los canales y las áreas geográficas donde desarrolle la prestación de sus servicios.

Matriz de Riesgo: herramienta en la que se materializa el conjunto de actividades coordinadas que permiten identificar, analizar, evaluar y mitigar la ocurrencia de riesgos de corrupción en los procesos de gestión.

Negocios o Transacciones: se entiende como todas las operaciones de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado.

OCDE: es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico.

Oficial de Cumplimiento: es la persona natural que debe cumplir con las funciones y obligaciones establecidas en la presente resolución.

Persona Políticamente Expuesta o PEP: corresponde a la definición establecida en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto número 1081 de 2015, modificado por el artículo 2o del Decreto número 830 del 26 de julio de 2021.

Políticas de Cumplimiento: son las políticas generales que adopta el sujeto vigilado para llevar a cabo sus negocios y operaciones de manera ética, transparente y honesta; y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional.

Persona Jurídica: de conformidad con el artículo 633 del Código Civil, corresponden a “una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente”, dentro de las que se encuentran las entidades sin ánimo de lucro, las de derecho público y las sociedades civiles y comerciales.

Persona Jurídica obligada: aquellas sujetas a inspección, vigilancia y control en el marco del artículo 34-7 de la Ley 1474 de 2011, adicionado por el artículo 9o de la ley 2195 de 2022 y que por determinación de las Superintendencias y autoridades correspondientes deben adoptar Programas de Transparencia y Ética Empresarial.

Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE): es el instrumento que integra el conjunto de políticas, lineamientos, mecanismos y herramientas con los que cuentan los sujetos obligados, para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción, a los que pueda estar expuesta.

Riesgos de Corrupción: es la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública hacia un beneficio privado o se afecte el patrimonio público.

Riesgo de Soborno Transnacional o Riesgos ST: es la posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente dé, ofrezca o prometa a un Servidor Público Extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un Negocio o Transacción Internacional.

Riesgos CO/ST: es el Riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional.

Riesgo Inherente: es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

Riesgo Residual: es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

Sujeto Obligado: Empresa que, como persona jurídica sujeta a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Transporte, se encuentra obligada la implantación del PTEE de acuerdo con los lineamientos de la presente circular.

Artículo 5.10.3. Ámbito de aplicación del PTEE. Los lineamientos e instrucciones impartidas en la presente circular se aplicarán a todas las personas jurídicas sujetas a la vigilancia, inspección y control que, en armonía con el artículo 4.1.1. de la presente circular y atención a lo dispuesto en el anexo técnico del “MÓDULO DE REGISTRO DE VIGILADOS” vigente, se encuentran obligados a reportar información a la Superintendencia de Transporte, siempre que dentro de su objeto se incluya el desarrollo de actividades empresariales, cada uno de los cuales deberá diseñar e implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE con estricto apego a las indicaciones proporcionadas por la esta Entidad.

Artículo 5.10.4. Contenido mínimo del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Este deberá contener los procedimientos encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional CO/ ST, estableciendo, entre otros los riesgos propios y la materialidad, para lo cual se debe analizar el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera, el contexto interno y externo, y demás características particulares. Para estos fines, los sujetos obligados deberán contar con mecanismos de aplicación del enfoque basado en riesgos que les permita identificar, evaluar y controlar riesgos CO/ST, bajo la premisa que a “mayor riesgo - mayor control”.

El diseño del PTEE deberá hacerse con fundamento en una evaluación exhaustiva de los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional, que cada sujeto obligado haya identificado. El PTEE deberá precisar las responsabilidades asignadas a la alta dirección y al Oficial de Cumplimiento, respecto de la correcta puesta en marcha del PTEE, que deberá constar por escrito.

En términos generales el PTEE deberá regular los siguientes aspectos:

a. Identificar, detectar, prevenir y mitigar los riesgos de corrupción y Soborno Transnacional a los que estén expuestos los sujetos obligados. Por lo anterior, deberán adoptar los procedimientos y controles adecuados y asignarles funciones específicas a sus administradores, empleados y asociados de la organización.

b. Definir políticas y procedimientos generales para la gestión de los riesgos de corrupción y soborno transnacional.

c. Establecer los deberes específicos de los empleados que estén expuestos al riesgo de corrupción y soborno transnacional.

d. Implementar procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos, de conformidad con las normas laborales y disciplinarias, respecto de infracciones al PTEE cometidas por cualquier empleado o administrador.

e. Diseñar canales apropiados para permitir que cualquier persona informe de manera confidencial y segura acerca de actividades sospechosas relacionadas con el riesgo de corrupción y soborno transnacional.

f. Implementar herramientas que faciliten que los contratistas, empleados y asociados tengan acceso, conozcan y estén capacitados sobre las políticas de cumplimiento del PTEE por parte de los sujetos obligados.

g. Establecer procedimiento de comunicación para garantizar la divulgación del PTEE a los empleados, asociados, contratistas y la ciudadanía en general.

PARÁGRAFO 1o. Pedagogía sobre el proceso de implementación del PTEE. La Superintendencia de Transporte con el fin de fomentar una cultura de cumplimiento frente al PTEE, enfocará sus esfuerzos en promocionar, informar, difundir, educar, guiar y retroalimentar a los Sujetos Obligados, acerca de la Gestión del Riesgo CO/SO, y sobre cada una de las disposiciones impartidas en el PTEE para el sector transporte.

Para ello, se hará énfasis especial en la pedagogía como base fundamental para lograr una cultura de cumplimiento de las disposiciones impartidas en el PTEE. Para tal fin, se llevarán a cabo las siguientes actividades:

a. Creación de espacios de capacitación sobre los conceptos, metodologías, etapas, elementos, reportes y demás lineamientos relacionados con el PTEE.

b. Creación de un Micrositio dentro de la página web de la Superintendencia de Transporte, donde se compartirán de forma permanente contenidos de interés, tales como, videos, folletos, guías prácticas, conceptos, cronogramas de eventos, formación, educación y demás documentos de interés, destinados a divulgar e incentivar el cumplimiento del PTEE.

c. Creación de foros para la capacitación sobre las instrucciones impartidas por esta Superintendencia relacionadas con el PTEE, sobre el diligenciamiento de formatos para el reporte de información tanto a la UIAF como a esta Superintendencia y sobre tipologías de CO/SO para el sector Transporte.

PARÁGRAFO 2o. Programas de acompañamiento Pymes y Mipymes. La Superintendencia de Transporte en el marco de la Política de supervisión del PTEE desarrollará programa de acompañamiento dirigido a las Pymes y Mipymes sujetas a su Inspección, vigilancia, y control, la cual tiene como objetivo principal facilitar el diseño, elaboración e implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9o de la Ley 2195 de 2022, procurando que no se generen costos ni trámites adicionales para estas empresas.

El programa de acompañamiento contemplará, como mínimo, los siguientes elementos:

a. Desarrollo y publicación de guías metodológicas y formatos simplificados para la elaboración e implementación del PTEE adaptados a las necesidades y características de las Pymes y Mipymes, disponibles de manera gratuita en los canales oficiales de la Superintendencia.

b. Realización de actividades de capacitación y talleres gratuitos, presenciales o virtuales, dirigidos a representantes legales y personal de Pymes y Mipymes sujetos a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Transporte, para el entendimiento e implementación eficiente del PTEE.

c. Asistencia técnica focalizada para las Pymes y Mipymes, mediante canales virtuales, telefónicos y presenciales, para la resolución de inquietudes, orientación en el diligenciamiento de formatos y acompañamiento en el proceso de implementación del PTEE, por parte de expertos designados por la Superintendencia.

d. Todos los servicios y recursos del Programa de Acompañamiento serán de acceso universal y gratuito para las Pymes y Mipymes vigiladas, promoviendo la inclusión, equidad y el fortalecimiento de la cultura de transparencia sin afectar su sostenibilidad operativa ni competitividad en el mercado.

Artículo 5.10.5. Políticas Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Los sujetos obligados al cumplimiento del PTEE deberán adoptar políticas de No tolerancia a la corrupción en todas sus formas, así como de cualquier conducta ilegal como el soborno transnacional, que además defina los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación, y debe traducirse en una regla de conducta que oriente su actuación la de sus empleados, colaboradores, asociados, administradores y partes interesadas. En los términos descritos a continuación:

a. Política de no tolerancia a la corrupción. Los sujetos obligados deberán adoptar la política de no tolerancia a la corrupción, como compromiso desde la alta dirección. Esta deberá contener las acciones para prevenir conductas relacionadas con corrupción y soborno transnacional.

b. Política de protección al reportante o denunciante de hechos de corrupción: Esta deberá manifestar la adopción de mecanismos para garantizar la protección efectiva de las personas que, en ejercicio legítimo y de buena fe, reporten o denuncien hechos relacionados con corrupción o conductas contrarias a la ética empresarial, asegurando su confidencialidad, anonimato y evitando cualquier tipo de represalia o persecución.

c. Política contra el Lavado de Activos. Esta deberá manifestar el compromiso en materia de prevención de riesgos asociados al lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva – LA/FT/FP. Aquellos sujetos obligados que ya cuenten con la política de administración de riesgos LA/FT/FP en cumplimiento del SARLAFT, esta podrá integrarse con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

d. Política de Conflictos de interés. Esta deberá establecer el procedimiento para su trámite y declaración, facilitando el formato a utilizar, el medio de radicación, los responsables de realizar la gestión correspondiente y de realizar el seguimiento. Además, se deberá incluir controles que prevengan la vinculación de exfuncionarios públicos al sector privado, en los tiempos y términos establecidos por la ley.

Esta política deberá incluir el desarrollo detallado del procedimiento para la declaración y gestión de conflictos de interés, que contemple, entre otros:

- La obligación de todo empleado, administrador, asociado y demás vinculado a la entidad, de revelar de manera oportuna cualquier situación que pueda generar un conflicto real, potencial o aparente.

- El formato estandarizado para la declaración de conflicto de interés, el cual deberá ser diligenciado de forma clara, completa y actualizada.

- Los mecanismos y plazos para la presentación y revisión de las declaraciones ante la autoridad competente dentro de la organización.

- La asignación clara de responsabilidades para analizar, gestionar y mitigar los conflictos declarados, garantizando transparencia y la adopción de medidas adecuadas para prevenir impactos negativos.

e. Política de Lobby o cabildeo. Esta deberá plasmar de manera clara los procedimientos para participar en el trámite de aquellos proyectos o iniciativas que son de su interés, de manera directa o a través del gremio al que se encuentre asociado. Donde además deberá definir el formato para la declaración de conflicto de interés del lobista o cabildante; protocolo para gestionar el acercamiento con diferentes actores, entre otros: gobiernos locales y regionales, corporaciones (Senado, Cámara de Representantes, Asambleas departamentales y Concejos Municipales); entes de inspección, vigilancia y control (superintendencias); órganos de control; las Corporaciones Autónomas Regionales (CAR) y organizaciones políticas.

f. Política en Materia de Contratación estatal. Esta deberá establecer una política para su relacionamiento con el sector público en sus diferentes regímenes, estableciendo acciones tendientes a garantizar el cumplimiento de los principios de la contratación pública, para evitar las conductas como colusión, competencia desleal, falsificación de documentos públicos y privados, e incumplimiento de requisitos contractuales. Para lo anterior, es necesario que se construya una matriz de riesgo particular enfocada a contratación pública, donde se haga un tratamiento que permita controlar este tipo de riesgos.

g. Política de regulación de financiación a campañas políticas. Esta deberá definir procedimientos de debida diligencia a los candidatos, partido o movimiento político a financiar; un sistema interno para que el sujeto obligado como tal o los directivos y colaboradores reporten su participación en la financiación; identificación de potenciales conflictos de interés en la toma de decisiones relacionados con la contratación pública; y formatos de solicitud y entrega de aportes por parte del sujeto obligado. Lo anterior, en concordancia con el artículo 2o de la Ley 1474 de 2011.

h. Política de donaciones o contribuciones. Esta deberá señalar claramente la prohibición o regulación de las donaciones benéficas, patrocinios o contribuciones, en dinero o en especie, a personas naturales y jurídicas. En el caso de la regulación, se deben listar los requerimientos mínimos que debe cumplir el beneficiario, el propósito que en todo caso debe estar alineado en el programa de Responsabilidad Social Empresarial de los sujetos obligados, el formato y trámite que debe surtir la solicitud, el área responsable de realizar la debida diligencia y aprobación, los mecanismos de desembolso, medios de seguimiento a su ejecución y los controles, así como las sanciones que se deriven de malas prácticas.

i. Política de gastos para regalos, viajes y entretenimiento. Esta deberá indicar el procedimiento para la recepción, así como la entrega de regalos, gastos de hospitalidad, viajes y entretenimiento a colaboradores, contratistas, proveedores y demás personas naturales o jurídicas con las que se relacione. Además, deberá establecer los topes en pesos colombianos o en dólares y una lista con la clase de regalos y gastos permitidos; se deberá regular su recepción o entrega durante negociaciones; toda solicitud deberá estar debidamente justificada y toda devolución deberá quedar reportada.

Artículo 5.10.6. Manual de Procedimientos del PTEE. Los sujetos obligados deberán adoptar manual de procedimientos del Programa de Transparencia y ética Empresarial, el cual debe contener la descripción sistemática y ordenada sobre el cumplimiento de los lineamientos para la gestión de riesgos de corrupción y soborno transnacional descritos en la presente resolución.

El Manual deberá contener como mínimo:

a. Los procedimientos para la identificación, evaluación, mitigación y control de los riesgos de corrupción y soborno transnacional (CO/ST).

b. El protocolo para la gestión de denuncias y reportes, incluyendo mecanismos para garantizar la confidencialidad, anonimato y protección a los denunciantes.

c. La forma de designación, funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento.

d. Los procesos para la declaración y gestión de conflictos de interés, así como las medidas para su mitigación.

e. Las acciones para la capacitación continua y divulgación del PTEE entre empleados, administradores, asociados y contratistas.

f. Procedimientos para la realización de auditorías internas y seguimiento de las acciones correctivas.

g. Cualquier otro procedimiento necesario para asegurar la eficacia y mejora continua del PTEE.

Este Manual debe ser actualizado periódicamente y contar con la aprobación del máximo órgano o junta directiva, para garantizar su vigencia y adecuación a los cambios normativos y operativos.

Artículo 5.10.7. Código de Ética y Buen Gobierno. Los sujetos obligados deberán incorporar un código de ética y buen gobierno, que oriente la actuación de los empleados y colaboradores de la organización, sobre el funcionamiento del PTEE, indicando el sistema de valores que rige la cultura organizacional, procedimientos de cómo proceder frente a conductas antiéticas, evaluaciones periódicas que permitan evaluar la percepción de las actuaciones entre colaboradores y directivos y los dilemas a los que se enfrentan en la cotidianidad de su gestión y relacionamiento, la instancia encargada de tramitar las situaciones contrarias al código, los canales para denunciar conductas antiéticas y establecer la obligatoriedad de asistir a los espacios de sensibilización o capacitación que se enmarquen en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.

Artículo 5.10.8. Estructura Organizacional del PTEE. El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), requieren para su diseño, implementación y funcionamiento de la participación de la alta dirección, por lo cual se deberá establecer obligaciones específicas orientadas a garantizar el funcionamiento efectivo del PTEE. De acuerdo con lo anterior, se establecen obligaciones para los siguientes actores dentro de la estructura interna de las organizaciones vigiladas.

Artículo 5.10.9. Obligaciones del máximo órgano social o junta directiva. Le corresponde al máximo órgano social o junta directiva de los sujetos obligados en la presente resolución, establecer y definir las políticas del PTEE, lo cual incluye las instrucciones que deban impartirse respecto del diseño, estructuración, implementación, ejecución y verificación de las acciones dirigidas a la prevención y mitigación efectiva de cualquier caso asociado a la corrupción y el soborno transnacional.

De acuerdo con lo anterior, el máximo órgano social deberá realizar las siguientes funciones:

a. Aprobar y actualizar las Políticas del Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.

b. Aprobar el manual de procedimientos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.

c. Aprobar el código de ética y de buen gobierno del Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.

d. Aprobar el PTEE y sus actualizaciones, presentadas por el representante legal y el Oficial de Cumplimiento.

e. Designar al Oficial de Cumplimiento PTEE conforme a los requisitos establecidos en la presente resolución.

f. Asegurar el suministro de los recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento de su labor.

g. Evaluar y analizar oportunamente los informes sobre el funcionamiento del PTEE, sobre las propuestas de correctivos y actualizaciones que presente el oficial de cumplimiento y la Auditoría interna. Esto deberá constar en las actas del órgano correspondiente.

h. Ordenar las acciones pertinentes contra los asociados, que tengan funciones de dirección y administración en la entidad obligada, los empleados, y administradores, cuando cualquiera de los anteriores infrinja lo previsto en el PTEE.

i. Garantizar la divulgación y conocimiento eficaz de las políticas del PTEE a los empleados, asociados, contratistas y demás partes interesadas.

j. Garantizar la implementación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura, acerca de presuntos incumplimientos del PTEE y posibles actividades sospechosas relacionadas con corrupción y soborno transnacional.

k. Constatar que el oficial de cumplimiento y el representante legal desarrollen las actividades designadas en esta resolución.

Artículo 5.10.10. Obligaciones del Representante Legal. Las obligaciones definidas para el Representante legal están orientadas al efectivo funcionamiento del Programa de Transparencia y ética Empresarial PTEE, para lo cual deberá cumplir como mínimo las siguientes obligaciones.

a. Presentar con el Oficial de Cumplimiento, para aprobación de la junta directiva o el máximo órgano social, la propuesta del PTEE.

b. Estudiar los resultados de la evaluación del Riesgo CO/SO efectuado por el oficial de cumplimiento y establecer los planes de acción que correspondan.

c. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento en el diseño, dirección, supervisión y monitoreo del PTEE.

d. Asegurar que las actividades que resulten del desarrollo del PTEE se encuentran debidamente documentadas, de modo que se permita que la información responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad. Los soportes documentales deberán conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya.

e. Certificar ante la Superintendencia de Transporte el cumplimiento de lo previsto en la presente resolución, cuando esta lo requiera.

f. Certificar que el oficial de cumplimiento reúne los requisitos exigidos en la presente resolución y deberá informar por escrito a la Superintendencia de Transporte, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la designación.

g. Remitir la hoja de vida del oficial de cumplimiento, y copia del acta del máximo órgano social o junta directiva, en la que conste la designación. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra cambio de oficial de cumplimiento.

h. Garantizar la designación de un nuevo oficial de cumplimiento ante la falta permanente o absoluta. Para lo cual tendrá un plazo de diez (10) días hábiles para su designación. A su vez deberá informar por escrito a la Superintendencia de Transporte, conforme a lo establecido en el literal f) del presente numeral.

Artículo 5.10.11. Obligaciones del Oficial de Cumplimiento. Con el fin de que al interior de los sujetos obligados haya una persona natural responsable de liderar y administrar el PTEE, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento, el cual deberá cumplir como mínimo, las siguientes funciones:

a. Velar por el cumplimiento del PTEE bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad, garantizando su óptimo funcionamiento.

b. Realizar la evaluación del riesgo CO/SO a los que se encuentra expuesta la empresa.

c. Diseñar y actualizar el PTEE conforme a las directrices impartidas en la presente resolución. Sin perjuicio de dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por otras autoridades en la materia.

d. Garantizar el desarrollo de auditorías sobre el funcionamiento del PTEE por lo menos una (1) vez al año. El informe de la auditoría deberá presentarse al máximo órgano social o junta directiva con el fin de realizar los ajustes pertinentes que garanticen el efectivo funcionamiento del PTEE.

e. Garantizar las actualizaciones al PTEE por lo menos una vez cada dos (2) años. Para ello, deberá presentar al máximo órgano social o junta directiva las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al PTEE.

f. Ejecutar el desarrollo de programas internos de capacitación con el fin de fortalecer una cultura anticorrupción al interior de los sujetos obligados.

g. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.

h. Certificar ante la Superintendencia de transporte el cumplimiento de lo previsto en la presente resolución, cuando así lo requiera.

i. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia al interior de la organización.

j. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y administración del PTEE.

k. Diseñar las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo del riesgo de CO/SO que formarán parte del PTEE.

l. Reportar a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República aquellos casos que puedan estar asociados a la corrupción y soborno transnacional.

m. Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

Artículo 5.10.12. Revisoría fiscal. las obligaciones para la revisoría Fiscal están orientadas a garantizar el cumplimiento de las funciones de este órgano expresamente señaladas en la ley, en particular el artículo 207 del Código de Comercio, el cual señala, especialmente, la relacionada con la obligación de reporte a la UIAF las Operaciones Sospechosas, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores, conforme lo señala el numeral 10 de dicho artículo.

Para efectos de lo previsto en el numeral 10 del artículo 207 citado, el revisor fiscal debe solicitar usuario y contraseña en el SIREL administrado por la UIAF, para el envío de los ROS.

Así mismo, el revisor fiscal deberá presentar informe anual al máximo órgano social o junta directiva y al oficial de cumplimiento, frente a las inconsistencias y falencias que detecte respecto del funcionamiento del PTEE o de los controles establecidos.

Artículo 5.10.13. Auditoría Interna. Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, se recomienda como una buena práctica empresarial, la cual podrá incluirse dentro de los planes anuales de auditoría para la revisión de la efectividad y cumplimiento del PTEE, con el fin de servir de fundamento para que, tanto el oficial de cumplimiento y la administración de los sujetos obligados, puedan conocer las deficiencias del PTEE y determinar sus posibles soluciones.

En ese sentido, el resultado de dichas auditorías internas debe ser comunicado al representante legal, al oficial de cumplimiento y al máximo órgano social o junta directiva.

Artículo 5.10.14. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento (PTEE). Los sujetos obligados deberán garantizar que el PTEE funcione bajo los principios de eficacia, eficiencia y efectividad. En este sentido, el oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

a. El oficial de cumplimiento deberá estar domiciliado en Colombia.

b. El oficial de cumplimiento deberá ser técnico, tecnólogo o profesional, y acreditar formación en materia de Administración Riesgos demostrable a través de diplomado mínimo de noventa (90) horas o especialización.

c. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.

d. En todo caso, el Oficial de Cumplimiento podrá ser un funcionario de la empresa obligada siempre y cuando no este inmerso en las inhabilidades establecidas en el Literal c) del presente artículo.

e. El Oficial de Cumplimiento podrá ejercer sus funciones hasta en diez (10) empresas obligadas en la presente resolución.

f. El Oficial de Cumplimiento del SARLAFT podrá ejercer las funciones como Oficial de Cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.

g. El Oficial de Cumplimiento deberá ser nombrado mediante acta por parte del máximo órgano social o junta directiva.

Artículo 5.10.15. Etapas del PTEE. El Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE, definido en la presente resolución, deberá contemplar metodologías que le permita identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos CO/SO, adoptando el enfoque basado en riesgos.

Artículo 5.10.16. Etapa de Identificación del Riesgo CO/SO. El PTEE debe elaborarse con fundamento en la evaluación exhaustiva de las particularidades de cada sujeto obligado, de los posibles Riesgos de CO/SO a los que esté expuesta.

Para identificar y controlar los Riesgos de CO/SO los sujetos obligados deberán adoptar, entre otras medidas, el establecimiento de metodologías y la creación de una Matriz de Riesgos CO/SO para definir los mecanismos de control más adecuados y su aplicación a los Factores de Riesgo identificados.

Los sujetos obligados deben realizar las siguientes actividades para identificar los Factores de Riesgos de CO/SO:

a. Analizar el contexto interno y externo para identificar los riesgos CO/SO que pueden afectar la organización.

b. Identificar y evaluar sus riesgos CO/SO por medio de diagnósticos independientes, tales como procedimientos periódicos de Debida Diligencia y de Auditoría de Cumplimiento, que deberán adelantarse con recursos operativos, tecnológicos, económicos y humanos que sean necesarios y suficientes para cumplir el objetivo de una correcta evaluación.

c. Adoptar medidas apropiadas para gestionar los Riesgos CO/SO, una vez que estos hayan sido identificados y detectados.

d. Evaluar los Riesgos, independientemente del mecanismo elegido, los cuales servirán de fundamento para que el máximo órgano social determine la modificación del PTEE, cuando las circunstancias así lo requieran.

e. Las demás que deban aplicarse conforme a las Políticas del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

Artículo 5.10.17. Etapa de Medición o evaluación del Riesgo CO/SO. Los sujetos obligados deberán medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del Riesgo Inherente frente a cada uno de los factores de riesgo CO/SO, así como el impacto en caso de materializarse. Para el cumplimiento de la medición o evaluación del riesgo CO/SO, adelantarán como mínimo las siguientes acciones:

a. Adoptar metodologías para la medición o evaluación del riesgo CO/SO, con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de su ocurrencia y el impacto en caso de materializarse los riesgos CO/SO.

b. Adoptar metodologías de medición o evaluación del riesgo CO/SO frente a cada uno de los Factores de Riesgo CO/SO y los riesgos específicos que fueron identificados, aplicando el enfoque basado en riesgos.

c. Evaluar el riesgo CO/SO cuando incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos Productos.

Artículo 5.10.18. Etapa de Control del riesgo CO/SO: Los sujetos Obligados deberán evaluar y poner en práctica las técnicas que consideren más apropiadas para verificar y evaluar de manera periódica, la efectividad de sus procedimientos para prevenir cualquier acto de corrupción y soborno transnacional, así como actualizar sus Políticas cuando ello sea necesario.

En el mismo sentido, los sujetos obligados deberán tener en cuenta los cambios legislativos y regulatorios que se produzcan en las diferentes jurisdicciones donde desarrolla su operación, al igual que cualquier otro cambio que pueda tener consecuencias respecto de sus Políticas de Cumplimiento y su PTEE.

Los sujetos obligados podrán elegir entre una gran variedad de procedimientos, para controlar y supervisar las Políticas de Cumplimiento y el PTEE, tales como los que se señalan a continuación:

a. Adoptar metodologías para definir los controles al riesgo CO/SO que hayan sido identificados, aplicando el enfoque basado en riesgos.

b. Aplicar controles a cada uno de los factores de riesgo CO/SO.

c. Definir controles y herramientas para la detección de operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, con base en los riesgos CO/SO identificados en la clasificación, segmentación e individualización de los factores de riesgo CO/SO y conforme a la matriz de riesgo CO/SO, teniendo en cuenta que a mayor riesgo mayor control a menor riesgo medidas simplificadas.

Artículo 5.10.19. Etapa de Monitoreo del riesgo CO/SO. Los sujetos obligados deberán ejercer vigilancia respecto del perfil de riesgo y en general, estar en condiciones de detectar operaciones inusuales y operaciones sospechosas. En este orden, deben como mínimo adoptar las siguientes acciones:

a. Adoptar metodologías que le permitan realizar el seguimiento periódico y comparativo del riesgo inherente y riesgo residual de cada factor de riesgo CO/SO y de los riesgos asociados.

b. Desarrollar un proceso de seguimiento continuo y efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del PTEE.

c. Asegurar que los controles sean integrales y que obedezcan a los riesgos identificados, garantizando que funcionen en forma oportuna, efectiva y eficiente.

d. Garantizar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por el sujeto obligado.

Artículo 5.10.20. Procedimientos de Debida Diligencia del PTEE. Estos deben prevenir y controlar los riesgos CO/SO a los que se encuentra expuesto el sujeto obligado. Debe aplicar las medidas de debida diligencia mínima que le correspondan conforme a lo establecido en este artículo.

La debida diligencia, se debe ejecutar con un enfoque basado en el riesgo, teniendo en cuenta las operaciones, productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus contrapartes, países o áreas geográficas de operación y canales de distribución y demás características particulares.

Así las cosas, los sujetos obligados deben adoptar medidas razonables de debida diligencia de la contraparte, con un enfoque basado en riesgo adoptando las siguientes medidas mínimas, entre otras:

a. Identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando formatos que permitan obtener información confiable.

b. Tomar medidas razonables para identificar al beneficiario final de la Contraparte y verificar su identidad.

c. Adoptar medidas razonables con personas jurídicas, para conocer la estructura de titularidad y control de la contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales.

d. Consultar permanentemente las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones 6 y 7 del GAFI. En caso de identificar que alguno de sus clientes actuales o clientes potenciales se encuentra en uno de los listados mencionados, de manera inmediata, deberá reportarlo a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) a través del correo cumplimientogafi67@uiaf.gov.co y a la Fiscalía General de la Nación (FGN) a través del correo cumplimientogafi67@fiscalia.gov.co

e. Identificar aquellas contrapartes que los sujetos obligados consideren que representan un mayor riesgo y a los PEP.

f. Implementar procedimiento para obtener la aprobación por parte de la instancia o empleado de mayor jerarquía, para la vinculación, rechazar o para continuar con la relación contractual.

Artículo 5.10.21. Debida Diligencia Intensificada. El proceso de debida diligencia intensificada debe permitir a los sujetos obligados un conocimiento avanzando de la contraparte y del origen de los fondos que reciben, o la necesidad del servicio que se requiere, que incluye actividades adicionales a las llevadas a cabo en la debida diligencia. Estos procedimientos deben cumplir como mínimo lo siguiente:

a. Aplicar a aquellas contrapartes que los sujetos obligados consideren que representan un mayor riesgo, a los PEP, y aquellas contrapartes ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones consideradas de alto riesgo.

b. Implementar procedimiento para obtener la aprobación por parte de la instancia o empleado de mayor jerarquía, para la vinculación, rechazar o para continuar con la relación contractual, luego de la aplicación de la debida diligencia intensificada a una contraparte.

c. Realizar una debida diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tienen los sujetos obligados sobre la contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, el origen de los fondos.

Artículo 5.10.22. Integridad en la contabilidad. Los sujetos obligados a la implementación del PTEE, independientemente de su tamaño, deberán asegurar que los libros, registros, inventarios, estados financieros, comprobantes y demás papeles cuenten con información veraz, completa y actualizada de sus actividades comerciales, operaciones mercantiles y su patrimonio. Asimismo, deberá garantizar su debida conservación, de acuerdo con las disposiciones del Código de Comercio Colombiano.

Así mismo, se deberán contemplar mecanismos que le permitan al sujeto obligado prevenir la adulteración, evasión, destrucción de archivos, fuga de información privilegiada, vulnerabilidad y alteración de datos en los sistemas, alteración de la justificación de transacciones en efectivo, ocultamiento del origen, la legalidad y el destino de los recursos, y en general los relacionados con la corrupción.

Artículo 5.10.23. Transparencia en la gestión empresarial. Los sujetos obligados deberán dar cumplimiento a la estrategia de rendición de cuentas de conformidad con los artículos 45 al 48 de la Ley 222 de 1995, que le permita asegurar la entrega de información básica y de interés a sus contrapartes, incluyendo la comunidad en general, a través de diferentes mecanismos como la publicación en su página web, divulgación en redes sociales y entrega en las reuniones con sus socios, consejo de administración o máximo órgano social, respetando las disposiciones legales de clasificación y reserva de la información:

En el caso, en el que la organización cuente con página web, se deberán definir las acciones que permitan contar con la siguiente información:

a. Nombre completo del sujeto obligado

b. Misión y visión.

c. Estructura del portafolio de servicios.

d. Dirección, municipio y departamento del domicilio principal.

e. Datos de contacto para notificaciones judiciales.

f. Información de su/s zona/s de operación (sedes o regionales).

g. Vínculo a redes sociales.

h. Datos de contacto a proveedores, clientes y comunidad en general (correo electrónico, buzón y/o teléfono)

i. Línea de PQRSF.

j. Línea anticorrupción o denuncia para reportar hechos de corrupción, conductas ilegales o faltas éticas.

k. Política de protección al reportante o denunciante de hechos de corrupción.

l. Política de protección de datos personales.

Asimismo, se deberá divulgar información de Gobierno Corporativo como:

a. Estructura orgánica como la composición societaria y hojas de vida de la Junta Directiva, los principales directivos, el representante legal y su oficial de cumplimiento.

b. Composición accionaria (si aplica) en la que se presenten los principales accionistas de mayor participación.

c. El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

d. El código de ética y buen gobierno.

e. Estatutos.

f. El histórico de informes de gestión o sostenibilidad.

g. Información financiera.

h. Convocatorias de empleo.

i. Convocatorias y noticias para las comunidades en las respectivas zonas de operación.

Artículo 5.10.24. Sistema de reporte y denuncia. Los sujetos obligados deberán tener diferentes canales que les permiten recibir, por parte de los colaboradores, contrapartes y la comunidad en general, reportes o denuncias de posibles eventos o hechos de corrupción o ilícitos en el que se vea implicada la persona jurídica y que puedan afectar la integridad en sus negocios o el interés general.

En este orden, los sujetos obligados deberán fomentar al interior de sus organizaciones una cultura contra la corrupción y el soborno transnacional, para lo cual se deberán diseñar e implementar diferentes medios de reporte (correo electrónico, buzón físico y/o electrónico, líneas de atención telefónica o sistemas de mensajería) que sean sencillos y en lenguaje claro, se garantice la confidencialidad de los datos del denunciante y se cuente con un protocolo de protección integral que incentive la denuncia.

Estos canales deberán estar en capacidad de recibir denuncias relacionadas con:

a. Conductas y/o actos relacionados con corrupción, o posible materialización de los riesgos asociados a corrupción.

b. Conductas y/o actos relacionados con violación de los derechos humanos consagrados en la constitución política de Colombia.

c. Conductas y/o actos relacionados con acoso, abuso, y ataques, laborales, sexuales o de discriminación.

De acuerdo con lo anterior, si dentro de la organización existen canales para el reporte o denuncia de una o más de las conductas anteriormente mencionadas, estos deberán integrarse con este PTEE, para que sea una sola línea de seguimiento de dicha denuncia o reporte.

Adicionalmente, se debe implementar procedimientos que garanticen la efectiva gestión de la denuncia y/o conducta asociada a corrupción o soborno transnacional, no sólo para tomar las acciones necesarias para hacerle frente a los casos y corroborar su veracidad, sino también para demostrar la efectividad del Programa de Transparencia y Ética Empresarial. En este sentido, el procedimiento debe incluir al menos lo siguiente:

a. Medidas de seguridad de la información que permitan gestionar de manera adecuada las denuncias.

b. El anonimato en la denuncia y sobre todo la garantía de que no será tomada represalia en contra del denunciante.

c. El plazo razonable para dar respuesta.

d. Mantener contacto con el denunciante y establecer la forma a través de la cual se hará la respectiva gestión de la denuncia.

e. Solicitud de información adicional o aclaración en caso de requerirse.

Artículo 5.10.25. Documentación del PTEE. Los sujetos obligados deberán adoptar medidas que garanticen, que el desarrollo del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), estén debidamente documentadas garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad, seguridad, disponibilidad y no repudio de la información.

Además, los sujetos obligados deberán adoptar procedimientos que defina la documentación de la información suministrada por la Contraparte, como parte del proceso de debida diligencia, así como el nombre de la persona que la verificó, deben quedar debidamente documentadas con fecha y hora, a fin de que se pueda acreditar la debida y oportuna diligencia. De cualquier forma, el desarrollo del PTEE al interior de los sujetos obligados deberá respetar las disposiciones legales en materia de protección de datos personales contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, y demás normas aplicables. Así mismo, los soportes deberán conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya.

Artículo 5.10.26. Divulgación y Capacitación. Los sujetos obligados deberán adoptar medidas para divulgar internamente el PTEE con sus empleados, colaboradores, accionistas miembros de junta directiva, así como con sus contrapartes. Estableciendo una frecuencia para asegurar su adecuado cumplimiento, como mínimo una (01) vez al año, garantizando que la estrategia de divulgación y capacitación permita a todas las partes interesadas conocer ampliamente el PTEE adoptado por los sujetos obligados.

Artículo 5.10.27. Reportes de actos de corrupción o soborno transnacional. Los sujetos obligados a la implementación del PTEE deberán reportar a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) aquellos actos asociados a la corrupción y el soborno, que se identifiquen en el desarrollo del giro ordinario de su negocio, de la siguiente manera:

a. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS). Los sujetos obligados deberán reportarle a la UIAF, todas las operaciones sospechosas que detecten en el giro ordinario de sus negocios o actividades, que puedan estar asociadas con hechos de corrupción y/o soborno transnacional. El reporte deberá hacerse de manera inmediata y con naturaleza de ROS, a través del SIREL, conforme a las instrucciones señaladas por la UIAF en el “Manual de usuario SIREL” y el Anexo Técnico que esta defina.

En este sentido, el oficial de cumplimiento deberá registrarse en el SIREL administrado por la UIAF. El cual deberá solicitar usuario y contraseña, seguir las instrucciones del Manual del Usuario SIREL definido por la UIAF. Es importante precisar, que la presentación de un ROS se realiza de manera reservada, no constituye denuncia penal, ni se tiene que tener la certeza del delito y no genera ningún tipo de responsabilidad.

b. Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República: Los sujetos obligados al cumplimiento de la presente resolución deberán reportar aquellos actos que puedan estar asociados a la corrupción y/o soborno transnacional, que en el giro ordinario de su negocio o actividades hayan detectado, a través del siguiente canal: https://portal.paco.gov.co/index.php?pagina=denuncie

Artículo 5.10.28. Sanciones. Los sujetos obligados que incumplan con las directrices impartidas en la presente resolución frente a la implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial darán lugar a la imposición de sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Transporte, contenidas en el artículo 46 de la Ley 336 de 1996, y demás normas pertinentes.

La Superintendencia de Transporte dará inicio al proceso administrativo sancionatorio por un presunto incumplimiento a la ley, normas, directrices, órdenes e instrucciones impartidas conforme al procedimiento establecido en el artículo 47 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA).

Artículo 5.10.29. Plazo Implementación del PTEE. Las empresas del sector transporte que adquieran la calidad de sujetos obligados al cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), cuentan con un plazo de ocho (08) meses siguientes a la fecha de notificación del otorgamiento del requisito habilitante y/o registro por la autoridad competente para dar cumplimiento a los parámetros establecidos en la presente resolución”.

ARTÍCULO 2o. PERIODO DE TRANSICIÓN. Las empresas vigiladas que a la fecha de expedición de la presente resolución cuenten con el otorgamiento del requisito habilitante y/o registro por la autoridad competente, deberán dar cumplimiento a la presente resolución implementando el PTEE dentro de los ocho (8) meses siguientes a su publicación.

PARÁGRAFO. La Superintendencia de Transporte publicará en su página web (https:// transformaciondigital.supertransporte.gov.co) la hoja de ruta de implementación e inicio de la operación del módulo de supervisión PTEE en el Sistema Inteligente Nacional de Supervisión al Transporte (SINST – VIGIA 2).

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación.

ARTÍCULO 4o. Publicar la presente resolución en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia de Transporte.

Publíquese, y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 19 de septiembre de 2025.

El Superintendente de Transporte,

Alfredo Enrique Piñeres Olave

NOTAS AL FINAL:

1. Ley 2195 de 2022, artículo 59, Parágrafo 1. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/ gestornormativo/norma.php?i=175606