Resolución 690 de 2012 UGPP

RESOLUCIÓN 690 DE 2012

(diciembre 10)

Diario Oficial No. 48.648 de 18 de diciembre de 2012

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL – UGPP

Por medio de la cual se adiciona y modifica la Resolución número 0036 del 1o de marzo 2011.

LA DIRECTORA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL (UGPP),

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en los numerales 8 y 9 del artículo 8o del Decreto número 5021 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, se expidió la Resolución número 0036 de 2011 mediante la cual se creó el Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP);

Que a través de la Resolución número 155 de 2011 del 13 de junio de 2011 se creó el Comité Jurídico Institucional de la entidad como instancia colegiada de la UGPP, a la cual corresponde analizar, debatir y adoptar los argumentos jurídicos que permitan contar con criterios unificados de interpretación y aplicación de las normas y lineamientos como herramienta eficaz que permita realizar el reconocimiento de derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas a este y la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social con los más altos estándares de calidad;

Que en desarrollo de los Comités se ha evidenciado que es posible optimizar su funcionamiento y operatividad, con el fin de dar aplicación a los principios de la eficacia, economía y celeridad de la función administrativa establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política, considerándose conveniente incluir las funciones atribuidas al Comité Jurídico Institucional en las del Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones;

Que se hace necesario implementar el mecanismo que permita realizar sesiones virtuales por parte del Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones, adecuando su funcionamiento a lo establecido por el artículo 5o de la Ley 527 de 1999 que dispone “No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos” en concordancia con el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011 que estableció que los comités, consejos, juntas y demás organismos colegiados en la organización interna de las autoridades, podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad respectivos;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Ver modificaciones directamente en la Resolución 36 de 2011> El artículo 2o de la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011 quedará así:

“Artículo 2o. Conformación. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes tendrán voz y voto:

1. Director General de la entidad, quien lo presidirá, o su delegado.

2. Director Jurídico.

3. Director de Pensiones.

4. Director Parafiscales.

5. Director de Soporte y Desarrollo Organizacional.

6. El Subdirector Jurídico Pensional.

7. El Subdirector Jurídico de Parafiscales.

PARÁGRAFO 1o. La participación de los integrantes enunciados en el presente artículo será indelegable, salvo para el Director General.

PARÁGRAFO 2o. Podrán asistir al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, con voz pero sin voto, el asesor de Control Interno o quien haga sus veces; el Secretario Técnico del Comité; los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto los Subdirectores: Administrativo, Financiero, de Determinación de Obligaciones Parafiscales, de Determinación de Derechos Pensionales de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) entre otros y los apoderados que representen los intereses de la Unidad en cada proceso.

PARÁGRAFO 3o. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien tendrá voz.

PARÁGRAFO 4o. Cuando se traten temas diferentes a solicitudes de conciliaciones judiciales o extrajudiciales podrán ser invitados al Comité, según el o los temas a tratar en cada una de las sesiones: los Jefes de las Oficinas Jurídicas, o quien haga sus veces, de las entidades liquidadas o en liquidación que reconocen los derechos pensionales y las prestaciones económicas derivadas de los mismos; de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones (Caprecom); de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y de las administradoras de las contribuciones de la protección social, quienes tendrán voz pero no voto”.

ARTÍCULO 2o. El artículo 3o de la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011 quedará así:

“Artículo 3o. Decisión y sesiones. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá al menos dos (2) veces al mes y/o cuando las circunstancias lo exijan.

El Comité sesionará con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto, adoptando las decisiones por mayoría simple. En caso de empate en la votación, la Directora General decidirá finalmente sobre el asunto.

PARÁGRAFO 1o. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia simple de la respectiva acta o extracto en la que consten sus fundamentos.

Las decisiones que adopte el Comité, cuando se traten temas diferentes a solicitudes de conciliaciones judiciales o extrajudiciales, constituyen políticas de prevención del daño antijurídico de obligatoria observancia por las dependencias y colaboradores de la entidad.

PARÁGRAFO 2o. Las decisiones adoptadas por el Comité, cuando se traten temas diferentes a solicitudes de conciliaciones judiciales o extrajudiciales, se podrán dar a conocer a las diferentes entidades que administran las contribuciones de la protección social y las entidades que reconocen derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas.

ARTÍCULO 3o. Adiciónese el inciso 1o del artículo 4o de la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011, con los siguientes numerales:

“11. Efectuar el análisis de los casos o temas que sean presentados al Comité y emitir los conceptos o recomendaciones correspondientes.

12. Definir la posición jurídica y criterio institucional que deba ser asumido en el caso de existir diferencia conceptual entre las diferentes dependencias de la entidad relacionada con la interpretación y aplicación de la normatividad aplicable para la definición del mismo”.

ARTÍCULO 4o. Adiciónese la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011, con el siguiente artículo:

“Artículo 11. Temas a discutir en el Comité. Cuando se trate de asuntos diferentes a las solicitudes de conciliación se discutirán los temas que hagan parte del Orden del Día que sea aprobado por la Dirección General de la Unidad, previa propuesta presentada ante dicha dependencia por el área interesada.

El área que proponga el tema deberá enviar a la Dirección Jurídica los temas y asuntos que requieren ser tratados y sometidos al estudio del Comité, con una breve exposición de la problemática, los puntos jurídicos que considera necesario sean objeto de pronunciamiento, así como los inconvenientes que genera y el impacto del mismo en la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), con el fin de que se prepare la respectiva ponencia”.

ARTÍCULO 5o. Adiciónese el artículo 4o <sic, 5> de la Resolución número 0036 de 2011 con los siguientes numerales:

“10. Solicitar cuando se trate de temas diferentes a las solicitudes de conciliación a los responsables de elaborar los documentos soportes de los temas a discutir la presentación de los mismos con la debida anticipación, recordando la observancia de los puntos de su contenido, para que los mismos puedan ser sometidos a consideración del Comité.

11. Remitir cuando se trate de temas diferentes a las solicitudes de conciliación los documentos soporte de los asuntos a estudiar en cada una de las sesiones, previa verificación del cumplimiento de su contenido, con la anticipación definida en la presente resolución, confirmando la recepción de cada uno de los miembros e invitados que participarán en la discusión”.

ARTÍCULO 6o. Adiciónese el siguiente parágrafo al artículo 9o de la Resolución número 0036 de 2011:

“Parágrafo 2o. Los miembros del Comité, dentro del siguiente día hábil a la entrega del proyecto de acta para su firma deberán formular por escrito las observaciones que sobre el particular tengan. En caso de no ser formuladas en dicho tiempo se entenderá aprobado el texto.

Contenido de las actas: Las actas deberán contener:

a) Número, lugar, fecha y hora de la sesión;

b) Listado de asistentes;

c) Orden del Día;

d) Documentos Integrales que hacen parte de la sesión;

e) Desarrollo (verificación quórum): enunciación sucinta de los principales temas discutidos;

f) Sentido de la decisión, con aclaración en caso de salvamento de voto;

g) Firmas”.

ARTÍCULO 7o. Adiciónese la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011, con el siguiente artículo:

“Artículo 12. Sesiones virtuales del Comité. El Comité de Conciliación podrá sesionar de forma virtual, por convocatoria que haga la Secretaría Técnica.

Las sesiones virtuales podrán realizarse a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité”.

ARTÍCULO 8o. Adiciónese la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011, con el siguiente artículo:

“Artículo 13. Convocatoria sesiones virtuales. Una vez identificado el caso como aquellos que pueden ser objeto de sesión virtual, el Secretario Técnico informará acerca de la realización de las sesiones virtuales a los miembros del Comité e invitados por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora y el lugar o forma de la reunión.

La citación electrónica deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la sesión virtual, el objeto de la sesión y anexar por vía electrónica el respectivo orden del día, presentación y la ponencia que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.

PARÁGRAFO 1o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de sesión extraordinaria presencial cuando considere y justifique que un caso amerita o requiere un estudio especial. De suceder lo anterior, dicho asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días siguientes o en todo caso antes de la fecha de la diligencia”.

ARTÍCULO 9o. Adiciónese la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011, con el siguiente artículo:

“Artículo 14. Casos objeto de sesión virtual. Los casos que podrán ser sometidos y decididos en sesiones virtuales son aquellos que reúnan las condiciones establecidas y aprobadas por el Comité como de caso tipo o recurrente por tener línea decisional predefinida para la actuación.

PARÁGRAFO 1o. Cuando las circunstancias así lo exijan el Comité de Conciliación podrá decidir sobre cualquier asunto sometido a su consideración mediante la realización de sesiones virtuales”.

ARTÍCULO 10. Adiciónese los siguientes parágrafos al artículo 9o de la Resolución número 0036 de 2011:

“Parágrafo 1o. Procedimiento sesiones virtuales. Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. El Secretario Técnico informará a los integrantes del Comité acerca de la existencia de la circunstancia que amerite la realización de sesión virtual y la convocará mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así como a los apoderados e invitados especiales que deben participar en el mismo.

2. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al Secretario Técnico, máximo dentro de la media hora siguiente a la finalización de la presentación y realización de recomendación por la Subdirección respectiva.

Para tal efecto, los miembros del Comité de Conciliación podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea, utilizando para ello los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como teléfono, teleconferencia, videoconferencia, Internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren a su disposición.

4. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el Secretario Técnico la informará de forma inmediata por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales dejando constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

PARÁGRAFO 2o. La documentación enviada debe contener como mínimo los datos necesarios para el conocimiento de los casos, con el concepto jurídico y la exposición de los argumentos por los cuales se trata de un caso tipo, así como la ponencia del apoderado y la presentación de la Subdirección Jurídica competente para el caso.

PARÁGRAFO 3o. La Secretaría Técnica por el medio escogido para la realización de la sesión virtual verificará el quórum e informará por dicho mecanismo de la existencia de quórum decisorio”.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA Y ADICIONES. La presente resolución empezará a regir a partir de su publicación, deroga en su integridad la Resolución número 155 de 2011 y adiciona y modifica en lo pertinente la Resolución número 0036 del 1o de marzo de 2011.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de diciembre de 2012.

La Directora General,

MARÍA CRISTINA GLORIA INÉS CORTÉS ARANGO.